Collegebesluit Accountantsverslag jaarrekening 2021.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 31 mei 2022

Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

1046792 Team Financieel Beleid Heemstede N.F. Mulder Openbaar

ONDERWERP Accountantsverslag 2021 gemeente Heemstede SAMENVATTING De bevindingen van de accountant naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2021 zijn verwoord in een rapport dat rechtstreeks is gericht aan de leden van de raad. Een afschrift daarvan is verzonden aan het college van B&W. Heemstede heeft een goedkeurend oordeel voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid ontvangen. In deze adviesnota wordt ingegaan op het rapport van Publieke Sector Accountants (PSA) en de door hen gedane aanbevelingen. JURIDISCH EN BESLUITKADER Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2021 (A-stuk) Normenkader 2021 (bevat een overzicht van relevante externe wet- en regelgeving 2021-B-stuk) BESLUIT B&W 1. Kennis te nemen van het accountantsverslag van PSA bij de controle van de jaarrekening 2021; 2. Akkoord te gaan met de reactie op de adviezen in het controlerapport; 3. Dit advies ter kennisname te brengen van de leden van de Auditcommissie en de commissie Middelen met het voorstel om deze rapportage gezamenlijk met de jaarrekening 2021 te behandelen in de commissie Middelen (C-stuk). AANLEIDING De accountant brengt jaarlijks twee rapportages uit. De eerste rapportage betreft de interim controle die in het najaar van het boekjaar wordt uitgevoerd en waarin met name gekeken wordt naar de opzet en werking van de administratieve organisatie en interne controle.

Op 7 december 2021 zijn de bevindingen uit de interim controle 2021 in het college behandeld (C-stuk). De tweede rapportage is de controle van de jaarrekening die wordt uitgevoerd in het voorjaar volgend op het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. De accountant concludeert dat de gemeente voor het verslagjaar 2021 een goedkeurend oordeel heeft voor getrouwheid en rechtmatigheid. Tijdens de controle van de jaarrekening 2021 heeft de accountant geconstateerd dat er zaken zijn die beter kunnen of op een andere manier verantwoord moeten worden. Daartoe zijn door PSA enkele aanbevelingen gedaan, die hierna worden toegelicht.

606219

1/5

Collegebesluit Collegevergadering: 31 mei 2022

MOTIVERING Bevinding 1 Ambitie investeringsplanning Op basis van onze beoordeling van de staat van kredieten stellen wij vast dat mogelijk sprake is van een zekere mate van “planningsoptimisme” waarbij de (politieke) ambities en de ambtelijke capaciteit niet op elkaar aansluiten. Diverse kredieten staan al geruime tijd open en hebben vooralsnog een onderbesteding. Op basis van onze controle stellen wij vast dat er op 14 kredieten, ofwel circa 22%, (nog) geen sprake is van uitgaven, terwijl deze al in 2021 of eerder beschikbaar gesteld zijn. Het lang open laten staan maakt de beheersing van uw investeringskredieten lastig en brengt een risico met zich mee dat kosten ten laste van kredieten worden gebracht, maar feitelijk betrekking hebben op een ander krediet. Overigens hebben wij op basis van onze controle geen aanwijzingen dat dit gebeurd is. Reactie: In Heemstede worden kredieten die de raad in bijvoorbeeld de begroting heeft geautoriseerd pas vrijgegeven aan de organisatie nadat B&W in een collegebesluit heeft vastgesteld dat de werkzaamheden aanvangen. Hiermee wordt voorkomen dat kredieten opengesteld zijn zonder dat er uitvoering aan wordt gegeven.

Niet door het college vrijgegeven kredieten blijven gehandhaafd op het investeringsoverzicht, vrijgegeven kredieten komen op het overzicht “lopende kredieten” bij de P&C cyclus waarin toetsing plaatsvindt en de raad de kredieten kan volgen. Met deze werkwijze wordt geborgd dat de begroting rekening houdt met de kapitaallasten die voortkomen uit de (politieke) planning maar waarbij kredieten tevens niet zonder reden worden opengesteld. Daarnaast wordt jaarlijks het investeringsplan geactualiseerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de politieke ambities zodat uitvoering plaats kan vinden op het moment dat de politiek dit wil. Vrijgegeven kredieten (investeringen) hebben betrekking op veelal uitgebreide projecten. De planning van een krediet beslaat door de omvang vaak meerdere boekjaren; dit is ook één van de kenmerken van een investering. Daarnaast is steeds vaker een intensief traject van participatie van toepassing. Hierdoor duurt de voorbereiding van het project langer en staat een krediet langer open. Voorbeelden van langer openstaande kredieten zijn onder meer de haven, fietspad Leidsevaartweg, Heemsteedse Dreef en oversteekplaats Adriaan Pauwlaan. Kosten worden nauwgezet verantwoord op het juiste krediet. De budgetbeheerder is hier leidend in maar toetsing vindt ook plaats tijdens de P&C cyclus.

Het risico op verschrijven is daarmee geminimaliseerd en overigens ook niet geconstateerd door de accountant. Bevinding 2 Onzekerheden bij toekomstige dotaties aan onderhoudsvoorzieningen Wat momenteel speelt is dat het college niet goed kan inschatten wat de mogelijke impact is van prijsstijgingen die zich voordoen in de markt voor aannemers en grondstoffen op de meerjarige dotatie aan de voorzieningen en de gewenste omvang van deze voorzieningen. Dit speelt bijvoorbeeld bij de voorziening onderhoud woningen en gebouwen, de voorziening onderhoud wegen en de voorziening onderhoud bruggen en beschoeiingen. Omdat het college deze impact vooralsnog niet goed kan inschatten, is het onzeker of de huidige dotaties

606219

2/5

Collegebesluit Collegevergadering: 31 mei 2022

voldoende zijn om de toekomstige kosten van onderhoud te kunnen dekken. Het college heeft deze onzekerheid adequaat toegelicht in de jaarrekening. Daarbij heeft het college ook aangegeven dat zij in 2022 verwacht duidelijk te kunnen geven over de effecten van de huidige marktontwikkelingen en de eventuele gevolgen voor de meerjarige dotaties. Wij adviseren u dit te volgen. Mocht uit de actualisatie van beheerplannen en de onderbouwing van het totaal benodigde bedrag blijken dat het meerjarig groot onderhoud meer gaat kosten dan waar u nu rekening mee houdt, dan moet dit prospectief, dus in de meerjarige dotatie, worden verwerkt, waarbij tevens geldt dat een voorziening in enig jaar niet negatief mag worden. Reactie: De prijzen van materialen en grondstoffen zijn sterk in beweging, evenals de kosten van uitbesteed werk. Dit heeft effect op de hoogte van de hiervoor genoemde onderhoudsvoorzieningen. In 2022 komen de actualisaties van deze voorzieningen door externe partijen gereed. Hierbij wordt ook rekening gehouden met verschuivingen van werkzaamheden binnen de voorziening (zoals het in de tijd naar voren halen of juist naar achter verschuiven van onderhoudswerkzaamheden op basis van het door de raad bepaalde kwaliteitsniveau). Van de uitkomsten en de benodigde dotatie aan de voorzieningen wordt de raad in 2022 een voorstel voorgelegd.

Bevinding 3: Europese aanbestedingen; rechtmatigheidsfouten van in totaal € 356.000 Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 3 dossiers de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Wij merken op dat de bevindingen grotendeels zijn geconstateerd door uw gemeente en voortkomen uit financiële beheershandelingen van voor 2021. De onrechtmatigheidsfout komt uit op een bedrag van € 356.000. Reactie: Momenteel zorgen wij ervoor dat de processen bij inkoop worden aangescherpt zodat is geborgd dat deze fouten in de toekomst worden ondervangen. Bevinding 4: Sociaal domein: prestatielevering Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo ZIN en Jeugdwet ZIN zijn geleverd, moet op twee manieren worden vastgesteld, namelijk: ▪ Enerzijds via de productieverantwoordingen van de zorginstelling die zijn voorzien van een controleverklaring met goedkeurend oordeel van de accountant van de zorginstellingen. Zorginstellingen zijn op basis van het “Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2021” verplicht bij productieverantwoordingen boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toe te voegen. De accountant stelt bij de controle onder andere vast dat de zorg is geleverd.

606219

3/5

Collegebesluit Collegevergadering: 31 mei 2022

▪ Anderzijds door bij productieverantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt, het college van burgemeester en wethouders aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestatie zijn geleverd. Dit kan bijvoorbeeld door middels een telefonische enquête vast te stellen dat de cliënt de zorg heeft ontvangen. Over 2021 is in totaal € 205.000 aan bestedingen in het kader van de Wmo ZIN en in totaal € 815.000 aan bestedingen in het kader van Jeugdwet ZIN niet voorzien van een productieverantwoording met (goedkeurende) controleverklaring van de accountant van de zorginstelling. Omdat het college van burgemeester en wethouders geen aanvullende controles heeft uitgevoerd in 2021 ten aanzien van deze bestedingen is er geen zekerheid verkregen dat prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij hebben daarom in totaal € 205.000 aan bestedingen in het kader van Wmo ZIN en € 815.000 aan bestedingen in het kader van Jeugdwet ZIN als onzeker aangemerkt. Deze cumulatieve onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

Voor 2022 en verder adviseren wij het college om na te denken over hoe zij de afhankelijkheid van zorginstellingen en de door hen afgegeven productieverantwoordingen met controleverklaring, kan beperken door zelfstandig onderzoek uit te voeren en de onzekerheden mogelijk kan verminderen. Reactie: Het klopt dat de huidige verantwoordingssystematiek ertoe leidt dat er jaarlijks een post aan bestedingen in het sociaal domein als onzeker wordt opgenomen. De bestedingen zijn wel door de gemeente zelf gecontroleerd maar aanbieders met een omzet onder de €125.000,- zijn uitgezonderd van de verplichting om een accountantsverklaring te verstrekken bij hun verantwoording. Het voorstel om deze klanten telefonisch te gaan enquêteren om de levering vast te stellen is niet overgenomen door de gemeente, mede doordat veel van deze klanten in de jeugdzorg geen directe relatie met de gemeente hebben, zij worden namelijk verwezen door huisarts, gecertificeerde instelling, medisch specialist of rechter. Bevinding 5 Onzekerheden Pgb’s (Wmo en jeugdwet) Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdwet is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. Uw gemeente kent de Pgb’s toe voor jeugdzorg en Wmo. De Pgb-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB).

De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2021 verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. De SVB beoordeelt een deel van de bestedingen ten laste van de pgb-budgetten als onrechtmatig. Dit betekent voor uw gemeente voor de Jeugd pgb’s een meest waarschijnlijke fout van € 3.962 en voor Wmo pgb’s € 954. Reactie: De gemeente voert wel administratieve controles uit over de bestedingen PGB maar voert inderdaad geen telefonische enquête uit op PGB klanten om de levering vast te stellen. Hierdoor worden de bestedingen als onzeker opgenomen.

606219

4/5

Collegebesluit Collegevergadering: 31 mei 2022

FINANCIËN Niet van toepassing. PLANNING/UITVOERING Niet van toepassing. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Niet van toepassing. DUURZAAMHEID Niet van toepassing. BIJLAGEN 1. Accountantsverslag over boekjaar 2021

606219

5/5