Collegebericht - GR Bedrijfsvoering 17 januari 2022.pdf

Collegebericht Collegevergadering: 17 januari 2023 Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

1158232 HRM/Bestuurs- en Juridische Zaken A.C. Nienhuis/ S.A. de Wit- van der Linden Actief openbaar

ONDERWERP Collegebericht: Toezeggingen Gemeenschappelijk regeling Bedrijfsvoering In de raad van 21 december jl. is de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering (GR BV) geagendeerd ter bespreking. De raad heeft op 20 december nog een aanvullend collegebericht ontvangen in antwoord op vragen van de commissie Middelen d.d. 7 december 2022. Hierin is een nadere onderbouwing gegeven van het voorgestelde besluit (bijlage 3). De raad heeft de besluitvorming m.b.t. GR BV aangehouden met het verzoek de concept gemeenschappelijke regeling (GR) extern te laten toetsen op de volgende onderdelen uit de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr): • Termijn voor zienswijze (Wgr artikel 1 lid 3) • Ontbreken van een regeling die de overdracht van bevoegdheden regelt (Wgr artikel 10 lid 2) • Ontbreken van een regeling waar raden een zienswijze naar voren kunnen brengen (Wgr artikel 10 lid 5) • Ontbreken van een regeling omtrent participatie bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie (Wgr artikel 10 lid 7) • Ontbreken van een regeling omtrent de wijze waarop aan de raad gevraagde inlichtingen worden verstrekt (Wgr. Artikel 17 lid 1) De raad heeft daarbij, indien mogelijk, de voorkeur uitgesproken voor een gezamenlijk advies van de advocaat van de gemeente (La Gro Geelkerken) en Schuwer opleiding en advies.

Het college heeft de vraag van de raad bij La Gro Geelkerken uitgezet en hun reactie voorgelegd aan Schuwer opleiding en advies. De conclusie van beide adviseurs is dat GR op bovenstaande 5 punten voldoet aan de wet. Onderstaand treft u de volledige reactie van beide adviseurs aan. La Gro Geelkerken De reactie van La Gro Geelkerken Advocaten is als volgt: ‘1. Aangegeven wordt dat gehandeld is in strijd met artikel 1 lid 3 Wgr, waarin staat dat de raden binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp een zienswijze over het ontwerp van de regeling naar voren kunnen brengen. Als het ontwerp korter dan acht weken voor de raadsvergadering, waarin het ontwerp op de agenda van de raad staat, aan de raad is aangeboden, dan betekent dat nog niet dat dit onrechtmatig is. De raad beslist zelf of zij, op de datum waarop het ontwerp ter besluitvorming geagendeerd staat,

pagina 1 van 4

voldoende tijd heeft gehad om het ontwerp te beoordelen en zo nodig een zienswijze in te dienen. Als de raad van mening is dat zij de volle 8 weken nodig heeft, dan is het aan de raad om meer tijd te nemen voor de besluitvorming en het indienen van een zienswijze (zoals nu ook is gebeurd). 2. Aangegeven wordt dat een regeling, die de overdracht van bevoegdheden regelt, ontbreekt (art. 10 lid 2 Wgr). De Wgr kent in artikel 8 vier varianten van gemeenschappelijke regelingen. Een regeling, waarbij een openbaar lichaam wordt ingesteld (lid 1). Een regeling waarbij een gemeenschappelijk orgaan wordt ingesteld (lid 2). Een regeling waarbij een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt ingesteld (lid 3) en ten slotte een regeling, waarbij (uitsluitend) bevoegdheden van de besturen van de deelnemende gemeenten worden gemandateerd aan organen en personen werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een van de deelnemende gemeenten (lid 4). De laatste regeling (ook wel genoemd de ‘Regeling zonder meer” of “Centrumregeling”) is een lichte vorm van samenwerking tussen gemeenten. Daarbij wordt één gemeente aangewezen die namens de deelnemers de bevoegdheden uitoefent. Doordat geen nieuw orgaan wordt ingesteld en delegatie van bevoegdheden niet mogelijk is stelt de Wet gemeenschappelijke regelingen minder eisen aan deze vorm. Artikel 10 Wgr (en art.

10 a en de artikelen 12 t/m 23 Wgr) is niet van toepassing op zo’n lichte regeling. Art. 10 lid 2 Wgr is daarom niet van toepassing op deze regeling. 3. Aangegeven wordt dat een bepaling, waarin staat dat de raden van de deelnemende gemeenten (voorafgaand aan een besluit van de GR) een zienswijze kunnen indienen, ontbreekt (art. 10 lid 5 Wgr). Ook deze bepaling is hier niet van toepassing (zie 2). 4. Aangegeven wordt dat een bepaling omtrent participatie bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie ontbreekt (art. 10 lid 7 Wgr). Zie 2. 5. Aangegeven wordt dat een bepaling omtrent de wijze waarop door het bestuur van een regeling inlichtingen aan de raden of raadsleden worden verstrekt, ontbreekt (art. 17 lid 1 Wgr). Zie 2. De conclusie, dat sprake zou zijn van onrechtmatigheden c.q. strijdigheid met de wet, deel ik dus niet.’ Schuwer opleiding en advies De reactie van Schuwer opleiding en advies is (bijlage 2 punt 9): ‘De vraag of ik het advies van LaGro, zoals neergelegd in het emailbericht d.d. 28 december 2022 kan onderschrijven, beantwoord ik in bevestigende zin.‘

pagina 2 van 4

Verdere besluitvorming en proces De raad heeft besloten dat het raadsvoorstel over de GR bedrijfsvoering aan te houden. De raad heeft het college gevraagd om extern juridisch advies over de GR. De uitkomst van dit advies is terug te vinden in dit collegebericht. Het voorstel kan in februari geagendeerd worden. Het is aan de raad om te besluiten of ze in dezelfde raadsvergadering ook over de toestemming wil beslissen of dit onderdeel te willen uitstellen tot de vergadercyclus van maart. In het eerste kwartaal 2024 worden alle drie de regelingen (IASZ, GR DIT, GBKZ) plus de gestelde GR (GR BV) geëvalueerd. Daarnaast ontvangt de raad van alle gemeenschappelijke regelingen een vernieuwde regeling die voldoet aan de gewijzigde Wgr. Zij kan hier een zienswijze op geven en de raad wordt dan ook gevraagd in te stemmen met de gewijzigde regelingen.

Schuwer opleiding en advies heeft in de reactie de centrale vraag ruimer geformuleerd dan de vraag die, namens de raad, aan beide partijen is voorgelegd, namelijk: In welke mate en op welke wijze is rekening gehouden met de doelstelling van de wetgever bij het inrichten van de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede. In dit advies wordt de voorkeur uitgesproken voor een andere organisatievorm, namelijk de bedrijfsvoeringsorganisatie. Het advies komt uit op de volgende twee overwegingen: • Waarom geen ‘GR bedrijfsvoeringsorganisatie’? • Nota verbonden partijen aanpassen en daarna pas een besluit nemen op de nieuwe Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering. Voordat hieronder wordt ingegaan op deze overwegingen, nog een korte duiding van de bedrijfsvoeringsorganisatie. In het voorstel dat is voorgelegd, is de raad verzocht een zienswijze te geven op het voorgenomen besluit een Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering (hierna GR BV). Dit is de op te richten gemeenschappelijke regeling met de gemeente Bloemendaal voor de uitvoering van enkele bedrijfsvoeringstaken. Daarnaast kent de Wet gemeenschappelijke regelingen een organisatievorm Bedrijfsvoeringsorganisatie. Vanuit deze wet is dit een organisatievorm die opgericht kan worden om de samenwerking ten aanzien van bedrijfsvoeringstaken in te regelen.

Door het college is voor de GR BV is niet voor deze vorm gekozen, maar gekozen voor de organisatievorm van een centrumregeling. Toelichting van deze keuze volgt hieronder en in bijlage 1.

pagina 3 van 4

Waarom geen ‘gemeenschappelijke regeling in de in de wet bedoelde vorm van bedrijfsvoeringsorganisatie’? Het college heeft bewust gekozen voor een lichtere GR, namelijk de centrumregeling. Ze heeft niet gekozen voor ‘de Gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie’ omdat deze vorm niet voldoet aan de door de raad geformuleerde uitgangspunten in het Kader voor ambtelijke samenwerking en de Nota verbonden partijen. Met de voorgestelde centrumregeling worden geen bevoegdheden overgedragen. De plaats en positie van de raad blijft ongewijzigd en volledig in tact. Daarom heeft het college het voorstel gedaan om de GR BV in de vorm van een centrumregeling te gieten en niet in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie. In bijlage 1 wordt deze keuze uitgebreider onderbouwd. Als gekozen wordt voor een zwaardere vorm, waartoe ook de bedrijfsvoeringsorganisatie behoort (art. 8, leden 1 tot en met 3, Wgr en punt 2 van het antwoord van advocaat La Gro Geelkerken), heeft de raad meer bevoegdheden ten aanzien van de GR zelf. De wetgever heeft daarvoor gekozen omdat in die vormen bevoegdheden worden overgedragen aan de GR. Hierdoor zijn extra bevoegdheden voor de raad nodig om het verlies aan bevoegdheden te compenseren. In de voorliggende regeling is daar geen sprake van. Nota verbonden partijen aanpassen aan de nieuwe WGR. De Wgr is per 1 juli 2022 in werking getreden.

Er geldt een overgangstermijn van twee jaar1. Dit betekent dat de diverse gemeenschappelijke regelingen twee jaar de tijd hebben om de regeling aan te passen, in lijn met de gewijzigde Wgr. Deze worden als zienswijze voorgelegd aan de deelnemende raden. Als in de regeling bepalingen staan die in strijd zijn met de (gewijzigde) wet, is de wet van toepassing en niet de daarmee strijdige bepalingen in enige regeling. In de Nota verbonden partijen zijn 12 uitgangspunten genoemd, die de raad als kader heeft vastgesteld. De wetswijziging heeft geen invloed op deze 12 uitgangspunten. Zij worden door de wetswijziging namelijk niet geraakt. Wel kan de wetswijziging zorgen voor aanvullende uitgangspunten. Deze discussie is in voorbereiding, zodat de raad dit gesprek in 2023 kan voeren. De uitkomsten van dit gesprek worden verwerkt in de Nota verbonden partijen en ter vaststelling aan de raad aangeboden.

Bijlagen 1. Nadere onderbouwing college 2. Reactie Schuwer opleiding en advies 3. Collegebericht GR Bedrijfsvoering 20 december 2021

1 Wijzigingswet Wgr artikel V

pagina 4 van 4

Bijlage 1: Nadere onderbouwing college m.b.t. centrumregeling of bedrijfsvoeringsorganisatie en proces juridische toetsing concept regeling aan de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen Belangrijkste uitgangspunten voor keuze samenwerkingsvorm vervlochten teams. Het college heeft bij het voorstel om over te gaan tot oprichting van de GR Bedrijfsvoering in de vorm van een centrumregeling de uitgangspunten gehanteerd die de raad als kaders aan het college heeft meegegeven. Dit is gebeurd bij het Kader voor ambtelijke samenwerking (27 mei 2021) en in de Nota verbonden partijen (30 september 2021). Hieronder staan de belangrijkste uitganspunten. 1. Heemstede en Bloemendaal zijn beide zelfstandige gemeenten en willen dat blijven (Kader voor ambtelijke samenwerking artikel 1) 2. Beide gemeenten werken samen omdat – met het oog op de toekomst – brede regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Toekomstbestendige organisaties worden naast brede regionale samenwerking ook gekenmerkt door opgave gericht werken en een stevige bedrijfsvoering (Kader voor ambtelijke samenwerking artikel 2) 3. Voor alle afdelingen van beide gemeenten, los van de reeds bestaande GR-en IASZ (sociale zaken), GBKZ (belastingen) en GR DIT (ICT), is vervlechting niet aan de orde en werken dus voor de eigen gemeente.

(Kader voor ambtelijke samenwerking artikel 8) 4. Bij het aangaan van een samenwerking in de vorm van een verbonden partij, geeft de gemeente Heemstede (indien mogelijk) de voorkeur aan een publiekrechtelijke rechtsvorm boven een privaatrechtelijke (Nota verbonden partijen uitgangspunt 1) 5. Bij het aangaan van een samenwerking in een gemeenschappelijke regeling, geeft de gemeente Heemstede de voorkeur aan een zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij de over te dragen taken en bevoegdheden. (Nota verbonden partijen uitgangspunt 2)

Zelfstandige gemeente zijn en blijven Zowel voor Heemstede als Bloemendaal is het primaire uitgangspunt een zelfstandige gemeente zijn en blijven, belangrijk. Uitgangspunt 2 in de Nota verbonden partijen geeft daarom aan dat het doel is een zo licht mogelijke samenwerking. Bij deze vorm worden dan ook geen bevoegdheden overgedragen. Dit wordt versterkt door uitgangspunt 4 in de Nota verbonden partijen. Hierin is opgenomen dat de gemeente Heemstede in principe alleen collegeregelingen aangaat en geen raadsbevoegdheden overdraagt aan verbonden partijen.

Geen bevoegdheden overdragen, slechts mandateren Met deze uitgangspunten heeft het college bewust gekozen voor een lichte GR, namelijk een centrumregeling en geen bedrijfsvoeringsorganisatie. Bij een centrumregeling worden geen bevoegdheden overgedragen aan een gemeenschappelijke regeling. Ze worden slechts gemandateerd en dit mandaat kan de gemeente ten alle tijden (eenzijdig) weer intrekken. Dit zijn voornamelijk ambtelijke bevoegdheden en slechts een beperkt aantal collegebevoegdheden. De collegebevoegdheden zijn uitgaven die vallen binnen de vastgestelde begroting. Raadsbevoegdheden worden niet gemandateerd. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt in artikel 10:18 dat een bestuursorgaan een delegatiebesluit te allen tijde kan intrekken. Deze mogelijkheid wordt echter beperkt als in een GR is vastgelegd op welke wijze wijziging kan worden gebracht in een overgedragen bevoegdheid. Dit is

pagina 1 van 3

bijvoorbeeld het geval als de GR bepaalt dat wijziging alleen mogelijk is als alle deelnemers van de GR daarmee instemmen. In dat geval kan je als bestuursorgaan een delegatiebesluit dus niet zomaar intrekken maar ben je afhankelijk van de andere deelnemers. Het kan zelfs betekenen dat je als deelnemer bevoegdheden alleen terug kan nemen door uit te treden uit de GR.

Grip en invloed van de raad Als gekozen wordt voor een zwaardere variant (art. 8, leden 1 tot en met 3, Wgr) heeft de raad meer bevoegdheden ten aanzien van de GR, maar dat is ook logisch omdat in die gevallen juist bevoegdheden worden overgedragen en die ben je als gemeentelijk orgaan dan ook kwijt. In de voorliggende regeling is daar geen sprake van, omdat we geen (raads)bevoegdheden overdragen aan de centrumregeling. De plaats en positie van de raad blijft ongewijzigd en volledig in tact. In de verantwoording aan de raad en invloed van de raad op de taken die worden ondergebracht in de GR Bedrijfsvoering verandert niets t.o.v. de situatie voor de oprichting van de GR. Het budgetrecht van de gemeenteraad blijft in stand, (extra) budgetten worden aangevraagd via de begrotingscyclus van de gemeente zelf. Jaarlijks wordt (financiële) verantwoording afgelegd via de eigen gemeentelijke jaarrekening. Privaatrechtelijke overeenkomst (huidige situatie)

Centrumregeling

Bedrijfsvoeringsorganisatie

Vaststellen begroting

De kosten van de GR voor de gemeente HMS zijn verwerkt in de gemeentelijke begroting. De totale kosten van de samenwerking zijn moeilijk te achterhalen.

De raad kan een zienswijze afgeven op de begroting. Het bestuur van de GR stelt de begroting vast.

Beleidsmatige keuzes

Het college of de raad (afhankelijk of het een raads- of collegebevoegdheid) beslist

De kosten van de GR voor de gemeente HMS zijn verwerkt in de gemeentelijk begroting. De raad stelt de begroting vast. Bij de centrumgemeente en in de nota VP is een overzicht van de totale begroting van de samenwerking Het college of de raad (afhankelijk of het een raads- of collegebevoegdheid) beslist

Informatieplicht

Het college heeft een actieve informatieplicht richting de raad. De raad kan altijd informatie vragen aan het college die nodig is voor de uitvoering van zijn taken.

Het college heeft een actieve informatieplicht richting de raad. De raad kan altijd informatie vragen aan het college die nodig is voor de uitvoering van zijn taken.

Onderzoekscommissie

Vanuit de rekenkamer kan altijd een onderzoek worden gedaan naar het functioneren van de samenwerking. In het reguliere besluitvormingsproces kan de raad informatie inwinnen over het functioneren van de samenwerking

Vanuit de rekenkamer kan altijd een onderzoek worden gedaan naar het functioneren van de GR.

Adviescommissie

pagina 2 van 3

In het reguliere besluitvormingsproces kan de raad informatie inwinnen over het functioneren van de GR

Het bestuur van de GR beslist. In de regeling kan opgenomen worden om de raad voor vooraf vastgestelde soorten besluiten de mogelijkheid te geven tot een zienswijze De raad blijft via de portefeuillehouder op de hoogte van de ontwikkelingen. In de regeling moeten afspraken gemaakt worden over de wijze waarop de GR de deelnemende gemeente informeert. Vanuit de rekenkamer kan altijd een onderzoek worden gedaan naar het functioneren van de GR. N.v.t. alleen van toepassing voor een openbaar lichaam (zelfstandige organisatie met overgedragen bevoegdheden, directeur en een algemeen en dagelijks bestuur)

Proces juridische toetsing concept regeling aan de nieuwe Wgr Na een ambtelijke voorbereiding voor het opstellen van de tekst van de GR Bedrijfsvoering, is deze tekst op 22 juni 2022, ambtelijk per mail voor juridische toetsing aangeboden aan La Gro Geelkerken. In eerste reactie heeft La Gro gewezen op wijzigingen in de Wet GR per 1 juli 2022 en mogelijke consequenties voor de aan de orde zijnde GR Bedrijfsvoering. Op 5 juli zijn de uitkomsten van de juridische toetsing ontvangen. Alle voorgestelde wijzigingen zijn overgenomen. Vervolgens is dit concept van de GR Bedrijfsvoering door de beide gemeentesecretarissen in augustus 2022 besproken met de verantwoordelijke bestuurders van beide gemeenten. De hieruit voortvloeiende voorstellen voor aanpassing van de tekst zijn in een onlineoverleg van beide gemeentesecretarissen met ondersteuning van HRM op 24 augustus 2022, besproken met La Gro Geelkerken. Na verwerking van de uitkomsten van dit overleg, is deze aangepaste versie nogmaals ter finale toetsing aan La Gro Geelkerken voorgelegd (eind augustus), wat nog tot een klein aantal technische wijzigingen heeft geleid.

Op 28 december heeft La Gro Geelkerken, naar aanleiding van de raadsbespreking, per mail het volgende bevestigd: ‘Ik kan hierbij bevestigen dat de aan de raden voorgelegde Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede 2023 door mij is beoordeeld en dat deze regeling naar mijn stellige overtuiging in overeenstemming is met de Wet gemeenschappelijke regelingen, zoals die geldt vanaf 1 juli 2022.’

pagina 3 van 3

ADVIES Aan

:

gemeenteraad Heemstede

Van

:

Olaf Schuwer, adviseur Decentraal overheidsrecht

Betreft :

opmerkingen raadsvoorstel Regeling bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede

Zwolle ,

3 januari 2023

Geachte gemeenteraad, Namens u ontving ik het verzoek om nader advies inzake bovenvermeld onderwerp. Wat vooraf ging Op 21 december 2022 ontving ik in de loop van de ochtend het verzoek vanuit de griffie om beantwoording van een aantal vragen die binnen uw raad leefden, te weten bij de fractievoorzitter van het CDA. Omdat uw raad diezelfde avond hierover zou vergaderen was het verzoek om spoedige beantwoording. Ik gaf aan voor die dag een hele drukke agenda te hebben. Echter gezien de aard van het te nemen besluit, met name de positie van uw raad, ben ik op het verzoek ingegaan. Met daarbij de uitdrukkelijke beperking dat mijn beantwoording een voorlopig karakter zou hebben, dit gezien de (te) korte tijdspanne. Ik heb mijn globale bevindingen in enkele emailberichten d.d. 21 december 2022 aan de plaatsvervangend griffier gestuurd. Begrepen is dat deze diezelfde avond in uw vergadering ter sprake zijn gebracht. Leeswijzer en verantwoording De noodzakelijke en bijbehorende onderbouwing treft u hieronder aan. Daartoe heb ik een aantal documenten bestudeerd. Allereerst de bijlagen die behoorden bij agendapunt 5 van uw vergadering d.d. 21 december 2022. Daarnaast de Nota verbonden partijen en voorts relevante passages uit de (toelichting op de) wijzigingen 2015 en 2022 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr).

In het onderstaande zullen deze worden besproken, geanalyseerd en met elkaar in verbinding worden gebracht. De voorgelegde vragen zullen worden beantwoord, en ook zal worden gewezen op de wettelijke termijn die de raad in acht moet nemen. De notitie eindigt met een conclusie. Het is aan de raad om te bepalen of en zo ja in welke mate hij deze notitie ten grondslag wil leggen aan het door hem te nemen besluit inzake toestemming tot het aangaan van de voorlegde gemeenschappelijke regeling. Plaats en positie Wgr en doorgevoerde wijzigingen Beide wijzigingen van de Wgr zijn in deze notitie van meer dan gemiddeld belang. Enerzijds vanwege de specifieke mogelijkheid om een (intergemeentelijke) bedrijfsvoeringsorganisatie met enkelvoudig bestuur op te richten (2015), anderzijds vanwege de versterking van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad richting een gemeenschappelijke regeling waartoe het college van de betreffende gemeente heeft besloten (2022).

1

Centrale vraag In welke mate en op welke wijze is rekening gehouden met de doelstelling van de wetgever bij het inrichten van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede? Uitwerking en onderbouwing 1. Wijziging Wgr per 1 januari 2015 Op 1 januari 2015 is de Wgr gewijzigd. Met deze wijziging is een nieuwe samenwerkingsvorm geïntroduceerd, te weten de bedrijfsvoeringsorganisatie.1 Deze samenwerkingsvorm is minder zwaar opgetuigd dan een openbaar lichaam en is beter toegesneden op intergemeentelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering en uitvoering.2 Zo kent een bedrijfsvoeringsorganisatie een enkelvoudig bestuur in plaats van een algemeen en een dagelijks bestuur. Ook kan een bedrijfsvoeringsorganisatie zelf overeenkomsten sluiten en personeel in dienst nemen. Van de kant van de regering werd in de toelichting op het wetsvoorstel opgemerkt dat erop wordt vertrouwd dat de deelnemers aan een bedrijfsvoeringsorganisatie verstandige keuzes maken bij de instelling van de organisatie en dat de vertegenwoordigende organen3 hier goed bij zouden worden betrokken.4 2. Bedrijfsvoeringsorganisatie Een bedrijfsvoeringsorganisatie is een regeling als bedoeld in artikel 8 lid 3 Wgr.

Dit betekent dat de mogelijkheden die de Wgr biedt op het vlak van democratische legitimatie en kaderstelling/controle door de gemeenteraad ten volle van toepassing zijn.5 Volgens de regering is deze rechtsfiguur geschikt voor taken van bedrijfsmatige aard, zoals personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, inkoop en huisvesting.6 3. Dit sluit nauw aan bij de taken die in de beoogde Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede worden ingebracht. In artikel 2 lid 1 is te lezen: “De Regeling wordt getroffen ter behartiging van een goede taakuitoefening door de Gemeenten op het gebied van HRM, Facilitaire Zaken en Communicatie, in het belang van een goede dienstverlening door de Gemeenten.“ Ondanks dat de Wgr voor deze uit te voeren en over te brengen taken de rechtsvorm van de “bedrijfsvoeringsorganisatie” kent, maakt het college de keuze voor een “regeling zonder meer” c.q. “centrumgemeente-constructie” als bedoeld in artikel 8 lid 4 Wgr. Een dergelijke “lichte regeling” staat in een volstrekt andere verhouding tot de raden van de deelnemende gemeenten dan een regeling gebaseerd op het daartoe bestemde artikel 8 lid 3 Wgr. 4. Onderbouwing onvoldoende deugdelijk Het had op de weg van het college gelegen om aan de raad op onderbouwde wijze uiteen te zetten wat het doorslaggevende argument is geweest om, met passering van de 1

Artikel 8 lid 3 Wgr TK 33597, nr. 3, paragraaf 1.2. 3 Lees: de raden van de aan de bedrijfsvoeringsorganisatie deelnemende gemeenten. 4 TK 33597, nr. 3, paragraaf 4. 5 Artikel 10 en paragraaf 2 Wgr 6 TK 33597, nr. 3, pg. 16. 2

2

voorliggende voorziening als bedoeld in artikel 8 lid 3 Wgr, de keuze te maken voor een regeling zonder meer als bedoeld in artikel 8 lid 4 Wgr. Laatstgenoemde rechtsfiguur ontbeert elke betekenende voorafgaande en tussentijdse invloed van de gemeenteraad. Punt van aandacht: de wetgever heeft de figuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie met zoveel woorden bestemd voor een intergemeentelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. Het is onduidelijk waarom het college van B&W niet uitdrukkelijk onderbouwt waarom desondanks de keuze is gevallen op de minste vergaande vorm van samenwerking te weten een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 8 lid 4 Wgr.7 Noch in het raadsvoorstel noch in het collegebericht d.d. 20 december 2022 is hierover specifieke informatie te vinden. Laatstgenoemd collegebericht is weliswaar uitgebreid te noemen, doch de informatie aan de raad is niet volledig te noemen. In elk geval niet tegen de achtergrond van de op 1 juli 2022 in werking getreden wijziging van de Wgr. Voor de plaats en positie van de gemeenteraad is dit wezenlijk. 5. Wijziging Wgr per 1 juli 2022 Op 1 juli 2022 is een wijziging van de Wgr in werking getreden.8 Doel van deze wetswijziging is het tegemoet komen aan de breed gedeelde behoefte bij gemeenteraden om meer grip en invloed op de totstandkoming en het functioneren van een gemeenschappelijke regeling.

Met deze wetswijziging krijgen de raden direct vanuit de Wgr én na aanpassing van bestaande gemeenschappelijke regelingen, meer zeggenschap en invloed9 op het functioneren en bestuur van de door colleges opgerichte gemeenschappelijke regelingen. Dat wil zeggen regelingen die zijn gebaseerd op artikel 8 lid 1 tot en met 3 Wgr. Voor de “regeling zonder meer” op basis van artikel 8 lid 4 Wgr verandert er wezenlijk niet veel op het vlak van kaderstelling en controle door de gemeenteraden. De nieuwe mogelijkheden van beïnvloeding vooraf en tijdens het functioneren van een gemeenschappelijke regeling zijn de volgende. 6. Mogelijkheden gemeenteraad beïnvloeding voorafgaand aan treffen c.a. gemeenschappelijke regeling (kort weergegeven) - Indienen zienswijze - In regeling vastleggen welke besluiten van het bestuur van een GR pas mogen worden genomen nadat de raden van de deelnemende gemeenten de gelegenheid hebben gehad voor het kenbaar maken van een zienswijze - Afspraken over participatie - Vastleggen regeling actieve informatieplicht vanuit bestuur GR richting raden deelnemende gemeenten - Afspraken over evaluatie - Afspraken over uittreding, inclusief de gevolgen voor vermogen, personeel, contracten, huisvesting en investeringen - Aanpassing begrotingscyclus

7

Zogeheten “centrumgemeenteconstructie”. Staatsblad 2022, 18. 9 Anders gezegd: meer ruimte voor kaderstelling (vooraf) en controle (achteraf). 8

3

7. Mogelijkheden gemeenteraad beïnvloeding tijdens het functioneren gemeenschappelijke regeling (kort weergegeven) - Instelling gemeenschappelijke adviescommissie, bemensd door raadsleden deelnemende gemeenten - Mogelijkheid uitvoeren gemeenschappelijk raadsonderzoek naar functioneren gemeenschappelijke regeling 8. Nota verbonden partijen 2021 in relatie tot collegebericht d.d. 20 december 2022 Het collegebericht d.d. 20 december 2022 maakt gewag van een door te voeren wijziging van de Wgr10. Ook vermeldt het college daarbij dat de raad een aantal extra instrumenten krijgen voor het vervullen van hun kaderstellende en controlerende rol11. Van die extra instrumenten noemt het college er twee: een verplichte zienswijzeprocedure en een bepaling inzake evaluatie van een regeling12. Zoals hierboven (onder punt 5 en volgende) is opgemerkt, worden met de wetswijziging meer dan de hier genoemde twee nieuwe instrumenten voor de gemeenteraden ingevoerd. Verder merkt het college op dat de voorgestelde lichte GR in de vorm van een Centrumgemeente aansluit bij de vastgestelde Nota verbonden partijen13. Echter: de Nota verbonden partijen is gedateerd aangezien ze niet is aangepast aan het nieuwe stelsel van kaderstelling en controle die de Wgr op 1 juli 2022 aan de gemeenteraden beschikbaar stelt.

Het verdient dan ook aanbeveling om de Nota verbonden partijen eerst aan te passen aan en in lijn te brengen met de per 1 juli 2022 gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen alvorens de raad een besluit voor te leggen inzake het verlenen van toestemming tot het aangaan van de onderhavige gemeenschappelijke regeling. 9. Beantwoording vraagstelling en resumerend Mijn beantwoording van de vraagstelling in het emailbericht van mevrouw H. de Vos (gemeentesecretaris/algemeen directeur) d.d. 28 december 2022 is tweeledig. De vraag of ik het advies van LaGro, zoals neergelegd in het emailbericht d.d. 28 december 2022 aan de heer P. van Wonderen, kan onderschrijven beantwoord ik in bevestigende zin. Doch plaats daarbij wel een relativerende opmerking, gezien bovenstaande overwegingen. Voorliggende voorziening voor de beoogde gemeenschappelijke regeling is een regeling als bedoeld in artikel 8 lid 3 Wgr, te weten een bedrijfsvoeringsorganisatie. Pas als overtuigend en onderbouwd duidelijk kan worden gemaakt waarom een (lichte) regeling als bedoeld in artikel 8 lid 4 Wgr voor zowel college als gemeenteraad van Heemstede de meest optimale rechtsfiguur is om te dienen als juridische onderlegger voor deze samenwerking, is het verantwoord om de regeling aan te gaan in die zin.

Deze gevolgtrekking houdt in dat ik persisteer bij mijn (voorlopige) beantwoording aan de fractievoorzitter CDA d.d. 21 december 2022. Voorliggende adviesnotitie heeft derhalve

10

Pagina 3 van het collegebericht. Idem. 12 Idem. 13 Pagina 4 van het collegebericht, 11

4

mede de functie van uitbreiding, afronding en onderbouwing van mijn voorlopig oordeel d.d. 21 december 2022. 10. Wettelijke termijnen toestemmingsbesluit gemeenteraad De Wgr bepaalt dat een gemeenschappelijke regeling die twee of meer colleges treffen pas kan worden aangegaan na verkregen toestemming van de gemeenteraden.14 De Wgr noemt hiervoor geen termijn. De hiervoor geldende termijn is te vinden in artikel 10:31 juncto artikel 10:32 Algemene wet bestuursrecht. De termijn bedraagt 13 weken en deze kan eenmaal met ten hoogste 13 weken worden verdaagd.15 Het verlengen van die termijn dient wel te geschieden voordat de (eerste) termijn van 13 weken is afgelopen. Neemt de raad geen besluit binnen deze termijn dan is de toestemming van rechtswege gegeven.16 11. Terzijde Terzijde veroorloof ik mij de opmerking dat het gedeelte van het conceptdictum, inhoudende een “positieve zienswijze” letterlijk en per definitie nietszeggend is. Als de raad een zienswijze heeft dan is dat een inhoudelijke en gaat deze ergens over. Als de raad geen zienswijze heeft, is er geen zienswijze laat staan een positieve. 12. Conclusie Er is voldoende aanleiding voor de gemeenteraad om in overweging te nemen geen toestemming te geven aan de voorgelegde gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering Bloemendaal en Heemstede.

De Wgr bepaalt dat de toestemming kan worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.17 Van strijd met het recht kan worden gesproken als de regeling haaks staat op het onderliggende wettelijk voorschrift. In het bovenstaande kan onderbouwing worden gevonden om te kunnen spreken van “strijd met het recht”. Van strijd met het algemeen belang kan worden gesproken als het algemeen belang van het in voldoende mate kunnen komen tot het uitvoering geven aan de kaderstellende en/of de controlerende rol door de gemeenteraad niet op adequate en doeltreffende wijze in de regeling is verwerkt. In het bovenstaande kan onderbouwing worden gevonden om te kunnen spreken van “strijd met het algemeen belang”. Zwolle, 3 januari 2023 Mr. Olaf Schuwer Adviseur Decentraal overheidsrecht

14

Artikel 1 lid 4 Wgr. Artikel 10:31 lid 2 en 3 Algemene wet bestuursrecht. 16 Artikel 10:31 lid 4 Algemene wet bestuursrecht. 17 Artikel 1 lid 4 Wgr. 15

5

Collegebericht Collegevergadering: 20 december 2022

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

1149741 HRM S.A. de Wit-van der Linden en A.C. Nienhuis Actief openbaar

ONDERWERP Collegebericht: n.a.v. de zienswijze GR Bedrijfsvoering van de commissie Middelen d.d. 06 -12- 22. In het kader van de zienswijze op de gemeenschappelijke regeling (GR) Bedrijfsvoering zijn in de commissie Middelen van 6 december 2022 vragen gesteld over het proces. In dit collegebericht gaat het college in op deze vragen ten aanzien van de oprichting van een GR Bedrijfsvoering ter ondersteuning van de bespreking in de raad van 21 december as. In het voorstel van 27 mei 2021 heeft het college aangegeven om in het vervolgproces verschillende scenario’s aan de raad voor te leggen voor de oprichting van de GR Bedrijfsvoering. Het college heeft dit niet gedaan. In dit collegebericht wil het college deze omissie herstellen door de verschillende mogelijke scenario’s te beschrijven. Bij alle scenario’s worden de voor- en tegenargumenten gegeven. De belangrijkste overwegingen voor de oprichting van een GR Bedrijfsvoering in de vorm van een Centrumgemeente zijn: A. De raad kan haar controlerende en kaderstellende rol beter uitoefenen. Deze grip kan versterkt worden door de raad expliciet mee te nemen in het proces van evaluatie van de GR in 2024. B. Door het aangaan van een GR in de vorm van een Centrumgemeente, ontstaat er meer transparantie. Met name ten aanzien van de financiële verantwoording. C.

De voorgestelde lichte GR in de vorm van een Centrumgemeente sluit aan bij de Kaders voor ambtelijke samenwerking Heemstede-Bloemendaal die 27 mei 2021 door de raad zijn vastgesteld. D. De voorgestelde lichte GR in de vorm van een Centrumgemeente sluit aan bij de vastgestelde Nota verbonden partijen (zie toetsing zes scenario’s). We schetsen in dit collegebericht een korte achtergrond en de mogelijke scenario’s. Daarna wordt bij de hierboven genoemde overwegingen een nadere toelichting gegeven. Korte achtergrond De gemeente Heemstede is een zelfstandige gemeente en de gemeente kiest ervoor om deze zelfstandigheid te behouden. We merken dat de afgelopen jaren de druk op de gemeenten is toegenomen. Dat komt deels door de overdracht van diverse taken vanuit het Rijk naar de gemeenten. Maar ook de krappe arbeidsmarkt zorgt ervoor dat binnen de gemeente de druk toeneemt. Om als zelfstandige gemeente deze uitdagingen het hoofd te kunnen (blijven) bieden is het noodzakelijk om op bepaalde fronten de samenwerking binnen de regio op te zoeken. We werken samen op verschillende onderwerpen, zoals het sociaal domein, het ruimtelijk domein en op bedrijfsvoeringstaken.

1149741

1/5

Collegebericht Collegevergadering: 20 december 2022

Op dit moment zijn we met de gemeente Bloemendaal vier samenwerkingen aangegaan: 1. Sociale zaken (GR IASZ centrum gemeente Heemstede), 2. Gemeentelijke belastingen (GBKZ centrum gemeente Bloemendaal) 3. Digitale informatievoorziening (GR DIT centrum gemeente Heemstede) 4. Bedrijfsvoeringstaken van Human Resource Management, Communicatie en facilitaire zaken (privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst) In het B en W besluit d.d.19 januari 2021 (C-stuk) bij de oprichting van de GR DIT (Informatievoorziening) is door het college aangegeven dat er een gezonde balans moet blijven bestaan tussen beide gemeente. Ook in relatie tot het bestendigen van de bedrijfsvoeringsafdelingen. In de bijlage is een uitgebreid overzicht gegeven van het proces dat de afgelopen jaren doorlopen is en dat heeft geleid tot het huidige voorstel. Voor de ambtelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering zijn zes scenario’s mogelijk Zoals eerder is toegezegd, legt het college scenario’s aan de raad voor. Onder dit kopje worden zes scenario’s kort toegelicht. 1. Privaatrechtelijke overeenkomst van vervlochten teams (huidige situatie) (PO) 2. GR in de vorm van een Openbaar lichaam (OL) 3. GR in de vorm van een Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) 4. GR in de vorm van een Gemeenschappelijk orgaan (GO) 5. GR in de vorm van een Centrumgemeente (CM) 6.

GR in de vorm van een Regeling zonder meer (Rzm) In de bijlage zijn de kenmerken van deze zes scenario’s nader uitgewerkt. Scenario 1 is een samenwerkingsovereenkomst en scenario 2 t/m 6 zijn gemeenschappelijke regelingen. Waarbij scenario 2 t/m 4 vallen onder een zware GR en scenario 4 en 5 valt onder een lichte GR. Een zware GR: een samenwerking waarbij een zelfstandig orgaan wordt opgericht. Dit orgaan heeft een eigen directeur en een eigen bestuur, waaraan bevoegdheden worden overgedragen. Een lichte GR: een samenwerking waarbij geen zelfstandig orgaan wordt opgericht en geen bevoegdheden worden overgedragen. Zoals hierboven beschreven gaan we hieronder in op de vier overwegingen voor de oprichting van een GR Bedrijfsvoering.

1149741

2/5

Collegebericht Collegevergadering: 20 december 2022

A. Een GR biedt de raad meer mogelijkheden om de kaderstellende en controlerende rol te vervullen dan een samenwerkingsovereenkomst. Vanuit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) heeft de raad een nadrukkelijke rol die vanuit de wet verplicht is. Hierdoor is de raad meer in staat om haar kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. Vanuit het Rijk is in het regeerakkoord van 2017-2021 opgenomen dat de Wgr moet worden aangepast om de politieke verantwoording over gemeentelijke samenwerking te verbeteren. De besluitvorming moet transparant zijn in een GR en betrokken gemeenteraden moeten hun controlerende en kaderstellende taak beter kunnen uitvoeren en zo nodig kunnen ingrijpen. Met de gewijzigde Wgr heeft de raad een aantal extra instrumenten in handen gekregen om hun kaderstellende en controlerende rol te vervullen. De kaderstellende en controlerende rol van de raad wordt nog beter bestendigd en vanuit de wet gefaciliteerd. Deze instrumenten zijn: • Verplichte zienswijze procedure; aan de raad moet verplicht een zienswijze worden gevraagd, boven op de toestemming, voordat het college kan overgaan tot het treffen, wijzigen en opheffen van een GR • Evaluatie GR; In de regeling moet iets worden opgenomen over de evaluatie van de GR.

In de GR bedrijfsvoering is opgenomen dat de colleges periodiek evalueren op doelmatigheid, effectiviteit, rapportage, aansturing en de financiële kaders van de GR. Daarnaast is opgenomen dat de eerste evaluatie in het eerste kwartaal van 2024 moet plaats vinden. B. Door het aangaan van een GR in de vorm van een Centrumgemeente, ontstaat er meer transparantie. Met name ten aanzien van de financiële verantwoording. De raad krijgt meer inzicht in de financiële verantwoording en wordt hier in ieder geval op vaste, bij de wet bepaalde, momenten bij de P&C producten over geïnformeerd. Met het bestendigen van de samenwerking met Bloemendaal in een GR in de vorm van een centrumgemeente, wordt de transparantie richting de raden ten aanzien van de financiële verantwoording vergroot. Bij een samenwerkingsovereenkomst (privaatrechtelijk of Regeling zonder meer) vindt de verantwoording in de eigen gemeente plaats. Het is lastig om een totaal financieel beeld te geven van de kosten van de samenwerking. Daarnaast wordt de administratieve last verzwaard omdat voor diensten aan een vervlochten team we van een leverancier twee facturen ontvangen (voor elke gemeente een aparte factuur). Jaarlijks wordt bij zowel de begroting als bij de jaarrekening verantwoording afgelegd over de verschillende verbonden partijen.

De informatie die hier minimaal in moet worden op genomen, is vastgelegd in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Bij de vervlochten teams wordt alleen bij de jaarrekening verantwoording afgelegd.

1149741

3/5

Collegebericht Collegevergadering: 20 december 2022

C. De voorgestelde vorm sluit aan bij de Kaders voor ambtelijke samenwerking Heemstede-Bloemendaal die 27 mei 2021 vastgesteld. Op 27 mei 2021 heeft de raad de Kaders voor ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal vastgesteld. Hierin zijn tien kaders benoemd waar een ambtelijke samenwerking tussen beide gemeente aan moet voldoen (zie bijlage) Belangrijke knelpunten die opgelost worden met het aangaan van een regionale samenwerking zijn: • Uitgangspunt 3: Een ambtelijke samenwerking vanuit bestuurlijke zelfstandigheid, met een heldere, transparante verantwoording naar de betrokken raden. Zoals hierboven beschreven, wordt de raad niet alleen bij de jaarrekening, maar ook bij de begroting geïnformeerd. •

Uitgangspunt 10: Bij een bredere regionale samenwerking moet steeds een afweging worden gemaakt tussen de extra opbrengst van de samenwerking, toenemende complexiteit in aansturing en de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Zoals eerder toegelicht, zijn in de Wgr handvatten voor de raad om meer grip te houden op de gemeenschappelijke regelingen. Zowel bij het aangaan, wijziging als uittreding.

D. De voorgestelde lichte GR in de vorm van een Centrumgemeente sluit aan bij de vastgestelde Nota verbonden partijen. Toetsing van de zes scenario’s aan de uitgangspunten van de Nota verbonden partijen. In de Nota verbonden partijen zijn 12 uitgangspunten geformuleerd (zie bijlage). Bij het beoordelen van de zes scenario’s zijn de volgende 6 uitgangspunten van toepassing. Het gaat om de volgende uitgangspunten: 1. Voorkeur voor een publiekrechtelijke samenwerking boven een privaatrechtelijke 2. Een zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij de over te dragen/mandateren taken en bevoegdheden. 3. Bij de jaarrekening wordt jaarlijks, door middel van een quick scan, een korte evaluatie gehouden over de verbonden partijen 4. Alleen collegeregelingen 5. Gebruikt het besliskader samenwerkingsverbanden 6. Indien van toepassing wordt waar mogelijk de vier vastgestelde criteria ambtelijke samenwerking betrokken.

1149741

4/5

Collegebericht Collegevergadering: 20 december 2022

Kenmerken

PO

1. Publiekrechte lijk 2. Vorm zo licht mogelijk 3. Quick-scan verbonden partij 4. Alleen collegeregeli ngen 5. Besliskader samenwerkin g 6. Criteria ambtelijke samenwerkin g

Privaatrech telijk-

Publiekrechtelijk

Overeenko mst -

Zware GR- Oprichting zelfstandig Lichte GR orgaan Jaarlijkse verantwoording bij begroting en jaarrekening van de gemeente. Daarnaast extra verantwoordingsmomenten, zoals vastgelegd in de regeling. Alle regelingen kunnen collegeregelingen zijn.

N.v.t. N.v.t.

GR-OL

GR-BVO

GR-GO

GR-CG

GR-Rzm

Is toegelicht in voorliggend voorstel Bbv oprichting GR Bedrijfsvoering. Is toegelicht in voorliggend voorstel Bbv oprichting GR Bedrijfsvoering.

Als we de verschillende scenario’s naast de uitgangpunten uit de Nota verbonden partijen leggen, komen we tot een volgende afweging: • Op basis van het eerste uitgangspunt, valt een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst af. • Zoals opgenomen bij het tweede uitgangspunt, wordt er gekozen voor een zo licht mogelijke vorm, passend bij de over te dragen/mandateren bevoegdheden. De GR openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie en een gemeenschappelijk orgaan zijn zwaardere regelingen, omdat er een apart, zelfstandig orgaan wordt opgericht (een aparte organisatie met eigen directeur en bestuur). Zowel een Centrumgemeente als een Regeling zonder meer vallen onder een lichte GR, omdat er geen apart orgaan wordt opgericht. • Een Regeling zonder meer wordt vooral gebruikt voor convenanten, intentieovereenkomsten of bestuursafspraken. Tussen de gemeenten kunnen afspraken gemaakt worden over afstemming over en weer. Een Regeling is echter niet bedoeld als structuur voor een eenduidige aansturing van een vervlochten team. Dit leidt bijvoorbeeld ook tot een dubbele facturenstroom. Als we de verschillende scenario’s naast de uitgangspunten van de Nota verbonden partijen leggen in samenhang met de uitgangspunten en de Kaders ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal blijft één passend scenario over. Dit is de ‘lichte’ GR in de vorm van een Centrumgemeente.

Bijlagen Bijlage met verder uitgewerkte informatie over: 1. Voorgaand proces inzake ambtelijke samenwerking (Heemstede – Bloemendaal) 2. Uitwerking zes scenario’s voor ambtelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering 3. Kaders voor ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal 4. Uitgangspunten vanuit de Nota verbonden partijen.

1149741

5/5

Voorgaand proces Datum 2017

Document Rekenkameronderzoek naar ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal.

2019

Rekenkameronderzoek naar de ICTsamenwerking tussen Bloemendaal en Heemstede

2019

Kader voor ambtelijke samenwerking, met uitgangspunten voor samenwerking. Voorstel samenvoeging Informatisering en automatisering Bloemendaal-Heemstede (Cstuk) Vaststellen criteria voor toetsing ambtelijke samenwerking

19 februari 2021

25 maart 2021

22 april 2021

Toetsing vervlochten teams van HeemstedeBloemendaal aan de criteria toetsing ambtelijke samenwerking.

22 april 2021

Raad geeft toestemming voor wijzigingsbesluit GR Digitale informatievoorziening College neemt wijzigingsbesluit GR Digitale informatievoorziening

4 mei 2021

Toelichting Aanbevelingen: • Maak doelen en toetsingscriteria van huidige samenwerking helder. • Maak sturing op de ambtelijke samenwerking transparant. • Maak financiële verantwoording van de samenwerking transparant • Optimaliseer verantwoording naar de raad. Aanbevelingen: • Verlaat het idee dat ontvlechting altijd mogelijk moet zijn • Wees bewust dat outsourcing niet mag betekenen ‘loslaten’ • Maak beleid voor het omgaan met data en versterk het databeheer • Verbeter de legitimatie voor ICT uitgaven • Zorg dat de verantwoordings- en rapportagelijnen helder en eenvoudig zijn De raad heeft dit stuk aangehouden Verstuurd naar de raad. Hierin is opgenomen dat er een gezonde balans tussen beide gemeenten moet bestaan in omvang van personeel in relatie tot de gemeentegrootte. Op verzoek van de raad zijn in samenspraak met en inzet van een raadswerkgroep de uitgangspunten verdiept met ‘criteria voor toetsing ambtelijke samenwerking’. • Op basis van deze criteria is besloten bij de jaarrekening te rapporteren aan de raad, zoals zichtbaar in de afgelopen jaarrekeningen. • Na instemming van het ambtelijk kader aan de raad, wordt een richtinggevend voorstel gedaan voor borging van de vervlochten teams in een aangepaste overeenkomst of een (lichte) GR.

Datum 27 mei 2021

Document Raad stelt Kader voor ambtelijke samenwerking vast

30 september 2021

Raad stelt Nota verbonden partijen, inclusief uitgangspunten vast.

6 april 2022

Commissie middelen geeft zienswijze af op voorstel om per 1 januari 2023 de ambtelijke samenwerking op bestendigen in de vorm van een lichte GR bedrijfsvoering. In de raad van 21 december wordt de raad gevraagd toestemming te geven op de oprichting van de GR Bedrijfsvoering

21 december 2022

Toelichting In het vastgestelde ambtelijk kader staat ook de vervolgstap beschreven. Het bestendigen van de bedrijfsvoering en ICT zodat eenduidige sturing en transparante verantwoording beter vorm gegeven kan worden. Onderzocht wordt wat een passende vorm is zoals een ‘regeling zonder meer’ of een lichte GR. Het voornemen was een voorstel met verschillende varianten voor te leggen aan de gemeenteraad. Eén van de uitgangspunten is dat bij een publiekrechtelijke samenwerking de voorkeur heeft boven een privaatrechtelijk, waardoor een privaatrechtelijke samenwerkingsvorm voor ambtelijke samenwerking niet meer voor de hand ligt. In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is opgenomen dat aan de raad een zienswijze wordt gevraagd, voordat het college een GR opricht.

In de WGR is opgenomen dat de raad om toestemming wordt gevraagd als het college een GR wil aangaan. Deze toestemming kan alleen onthouden worden als het aangaan van de GR in strijd is met de wet of in strijd is met het algemeen belang.

Zes scenario’s voor ambtelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering Kenme rken

Privaatrechtelijke samenwerkingsov ereenkomst

GR - Openbaar lichaam

GR Bedrijfsvoeringsorg anisatie

GR GR Gemeenschappelijk Centrumgemeente orgaan

GR - Regeling zonder meer

Rechtsvor m Vorm van samenwe rking Bevoegdh eden

Privaatrechtelijke

Publiekrechtelijk

Publiekrechtelijk

Publiekrechtelijk

Publiekrechtelijk

Publiekrechtelijk

Afstemming

Zelfstandige organisatie met algemeen en dagelijks bestuur Bevoegdheden kunnen gedelegeerd worden

Zelfstandige organisatie met een bestuur

Zelfstandige organisatie met een gemeenschappelijk orgaan Bevoegdheden kunnen gedelegeerd worden

Netwerkconstructie

Afstemming

Bevoegdheden kunnen gemandateerd worden

- De raad kan zienswijze geven bij het aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR. - De raad moet toestemming geven voor aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR - Budgetrecht van de raad bij de begroting - Verantwoording bij de jaarrekening over het gedeelte van de eigen gemeente. - Recht van een zienswijze op de begroting van de GR. - Veiligheidsregio Kennemerland (incl. GGD) - Omgevingsdienst IJmond

- De raad kan zienswijze geven bij het aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR. - De raad moet toestemming geven voor aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR - Budgetrecht van de raad bij de begroting - Verantwoording bij de jaarrekening over het gedeelte van de eigen gemeente. - Recht van een zienswijze op de begroting van de GR. - Werkvoorzieningschap Zuid-Kennemerland

- De raad kan zienswijze geven bij het aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR. - De raad moet toestemming geven voor aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR - Budgetrecht van de raad bij de begroting - Verantwoording bij de jaarrekening over het gedeelte van de eigen gemeente. - Recht van een zienswijze op de begroting van de GR. - Schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten WestKennemerland - Bereikbaarheid Zuid Kennemerland - Beschermd wonen

- De raad kan zienswijze geven bij het aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR. - De raad moet toestemming geven voor aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR - Budgetrecht van de raad op begroting - Verantwoording bij de jaarrekening over het gedeelte van de eigen gemeente - Evaluatie van GR

Bevoegdheden kunnen niet gemandateerd of gedelegeerd worden. - De raad kan zienswijze geven bij het aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR. - De raad moet toestemming geven voor aangaan/wijziging/uittr eding/opheffing van de GR - Budgetrecht van de raad op begroting - Verantwoording bij de jaarrekening over het gedeelte van de eigen gemeente

Rol van de raad bij aangaan, wijzigen of uittreding

Bevoegdheden kunnen niet gemandateerd en gedelegeerd worden Indien de overeenkomst ingrijpende gevolgen voor de gemeente heeft, kan de raad wensen en bedenken kenbaar maken voor het aangaan van de overeenkomst.

Tussentij dse verantwo ording aan de raad

- Budgetrecht van de raad op begroting - Verantwoording bij de jaarrekening over het gedeelte van de eigen gemeente

Regelinge n in Heemste de

- Vervlochten teams op het gebied van bedrijfsvoering

Bevoegdheden kunnen gedelegeerd worden

-

Intergemeentelijke samenwerking sociale zaken (HMS) Gemeentelijke belastingen Kennemerland Zuid (BLD)

- N.v.t.

Kenme rken

Privaatrechtelijke samenwerkingsov ereenkomst

GR - Openbaar lichaam

GR Bedrijfsvoeringsorg anisatie

GR GR Gemeenschappelijk Centrumgemeente orgaan -

Digitale informatie voorziening (HMS)

GR - Regeling zonder meer

Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal 1. Heemstede en Bloemendaal zijn beide zelfstandige gemeenten en willen dat blijven. 2. Beide gemeenten werken samen omdat - met het oog op de toekomst – (brede) regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Toekomstbestendige organisaties worden naast brede regionale samenwerking ook gekenmerkt door opgave gericht werken en een stevige bedrijfsvoering. 3. Uitgangspunt is ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal vanuit bestuurlijke zelfstandigheid, met een heldere, transparante verantwoording naar de betrokken Raden. 4. De ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal is vooral praktisch van aard en gericht op bedrijfsvoering en handhaving openbare ruimte. 5. De doelen voor ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal zijn kwaliteitsverbetering (meer inhoud met relatief minder capaciteit en minder meerkosten), verminderen kwetsbaarheid, slimmer werken en een aantrekkelijk werkgeverschap. 6. Enkel de (bedrijfvoerings)afdelingen Communicatie, Personeel & Organisatie, Facilitaire Zaken, Financiële Administratie (= vastlegging en verwerking financiële gegevens, dit staat geheel los van de afdeling Financieel Beleid), Informatisering en Handhaving openbare ruimte worden zodanig ingericht en georganiseerd dat zij formeel voor beiden gemeenten werken.

In deze context zijn Heemstede en Bloemendaal ‘preferred partner’ van elkaar, wat onverlet laat dat in de toekomst ook andere gemeenten in de samenwerking zouden kunnen aansluiten als dat de bestuurskracht van beide gemeenten versterkt. Bij inhoudelijke beleidswijzigingen bij taakvelden binnen het domein bedrijfsvoering (o.a. informatiebeleidsplan, communicatiebeleid) worden beide Raden elk afzonderlijk betrokken. 7. De onder 6 genoemde afdelingen kennen een eenduidige sturing en zijn zo effectief en formatief zo scherp mogelijk georganiseerd. De toegang voor ieder van beide gemeenten tot de gewenste en benodigde ambtelijke ondersteuning is gegarandeerd. 8. Voor alle andere afdelingen van beide gemeenten, los van de reeds bestaande GR’en IASZ (Sociale Zaken), GBKZ (Belastingen) en GRIT (ICT), is vervlechting niet aan de orde en werken dus voor de eigen gemeente. 9. In de ambtelijke samenwerking wordt ‘slimmer werken’ onder andere vormgegeven door het optimaliseren van werkprocessen. 10. Brede regionale samenwerking is noodzakelijk om de grote opgaven, zoals mobiliteit en duurzaamheid/energietransitie het hoofd te bieden en is breder dan alleen Heemstede en Bloemendaal.

Bij een bredere regionale samenwerking moet steeds een afweging worden gemaakt tussen de extra opbrengst van de samenwerking, toenemende complexiteit in aansturing en de kaderstellende en controlerende functie van de Raden.

Uitgangspunten vanuit de Nota verbonden partijen 1. Als de gemeente besluit tot een samenwerking in de vorm van een verbonden partij, geef ze (indien mogelijk) de voorkeur aan een publiekrechtelijke vorm boven een privaatrechtelijke. 2. Bij het aangaan van een samenwerking met een gemeenschappelijke regeling geeft de gemeente de voorkeur aan een zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij de over te dragen taken en bevoegdheden. 3. Bij de jaarrekening wordt jaarlijks, door middel van een quickscan, een korte evaluatie gehouden over de verbonden partijen. 4. De gemeente Heemstede gaat in principe alleen een collegeregeling aan. 5. De gemeente Heemstede gebruikt het besliskader samenwerkingsverbanden bij de overweging om een samenwerking met een verbonden partij aan te gaan, te wijzigen of bij de evaluatie. 6. De zienswijzen van de begrotingen en andere kaderstellende voorstellen van gemeenschappelijke regelingen worden als A-stuk aan de raad aangeboden. 7. Op de agenda van de raad/commissie wordt periodiek of vast het agendapunt ‘mededelingen uit het college’ opgenomen. 8. De nota verbonden partijen wordt eenmaal in de vier jaar geëvalueerd. 9. Bij de evaluatie van verbonden partijen wordt, waar mogelijk, de vier vastgestelde criteria ambtelijke samenwerking betrokken. 10.

Uit het oogpunt van dualisme nemen raadsleden geen plaats in het (algemeen) bestuur van een gemeenschappelijke regeling. 11. Regionale afspraken maken om zienswijzen, moties en amendementen die betrekking hebben op verbonden partijen, met elkaar te delen. 12. Trainingen voor raadsleden verzorgen bij de start van elke raadsperiode.