Bijlage evaluatie Heemstede maakt het mogelijk.pdf

EVALUATIE BUDGET ‘HEEMSTEDE MAAKT HET MOGELIJK’

DOEL VAN HET BUDGET Het doel van zowel het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ als het ‘Stimuleringsbudget’ is om eigenaarschap van inwoners voor de gemeenschap te stimuleren en faciliteren op de wijze die aansluit bij de behoefte van de inwoners van Heemstede. Het ‘Stimuleringsbudget’ richt zich daarbij op de kleinere initiatieven die inwoners (zo goed als) geheel zelf uitvoeren. Het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ is beschikbaar gesteld voor het faciliteren van grotere (duurdere), langdurige initiatieven en/of initiatieven waarbij de gemeente een grote rol in de uitvoering heeft. Beide budgetten zijn ingevoerd om aan te sluiten op een behoefte vanuit de samenleving. Zowel uit de enquête die in 2018 onder het digipanel gehouden is, de straatinterviews die gevoerd zijn, de wijkwandelingen en uit het traject ‘Wij maken Heemstede’ bleek dat inwoners graag meer invloed willen hebben op hun directe leefomgeving. Bij de recent gehouden Quick Scan Lokale Democratie kwam dit ook weer naar voren en ging de vraag zelfs ook al een stapje verder, richting wijkbegrotingen. De beide initiatievenbudgetten geven inwoners de kans om op een laagdrempelige manier de eerste stappen te zetten naar meer regie over de eigen leefomgeving.

OPZET EVALUATIE In deze evaluatie onderzoeken we of de doelen van het budget behaald zijn, welke effecten het budget heeft gehad en welke aandachtspunten er zijn voor een eventueel vervolg. De evaluatie is verdeeld in drie hoofdstukken: 1. 2. 3.

Welke initiatieven zijn financieel ondersteund? Ervaringen van initiatiefnemers Relatie met (en effect op) andere processen

Elk hoofdstuk bestaat uit een aantal onderdelen. Per onderdeel geven we aan het eind steeds in een kader weer wat de aandachtspunten zijn. Voor de evaluatie is een enquête uitgezet onder de initiatiefnemers van 5 initiatieven die budget toegekend hebben gekregen vanuit ‘Heemstede maakt het mogelijk’ en al uitgevoerd zijn of in de uitvoerende fase zitten. Daarnaast zijn ook tussentijdse ervaringen van andere initiatiefnemers meegenomen. Binnen de ambtelijke organisatie zijn de ervaringen meegenomen die per initiatief tussentijds zijn opgedaan. Daarnaast zijn er met een aantal ambtenaren die veel met initiatieven te maken hebben in een workshop ervaringen gedeeld. Die zijn ook meegenomen in deze evaluatie. Na de drie hoofdstukken volgt nog een hoofdstuk waarin we een algemeen beeld schetsen van wat de uitwerking van het budget is op zowel samenleving als gemeente . In grote lijnen zijn hierin ook de belangrijkste conclusies uit de eerste drie hoofdstukken verwerkt.

1. WELKE INITIATIEVEN ZIJN FINANCIEEL ONDERSTEUND? 1.1 Hoeveel initiatieven zijn financieel ondersteund? Van het budget van € 150.000 en de bij de jaarrekening toegevoegde € 25.000 hebben in totaal 9 initiatieven geld toegekend gekregen. Bij een groot deel van de initiatieven is de bijdrage nog niet (geheel) uitbetaald. Dit komt bij de sociale initiatieven doordat deze vaak verspreid over twee jaar geld ontvangen. Bij speelinitiatieven volgt na het besluit om geld toe te kennen vaak nog een lang proces waarbij initiatiefnemers met de buurt het plan verder uitwerken. Pas daarna start de uitvoering en betaling. Er zijn geen initiatieven geweest waarbij besloten is geen budget toe te kennen. Dit komt doordat de budgetten niet direct door inwoners zelf aan zijn te vragen, maar altijd via contact met ambtenaren hun weg vinden. Ambtenaren hebben vaak al een aantal gesprekken met initiatiefnemers gehad en weten dus al goed in te schatten of het initiatief past bij de uitgangspunten van het budget en of het al voldoende ver gevorderd is om een besluit over te nemen.

Initiatief

Bedrag collegebesluit

Uitbetaald

Speeltuin Spaarnelicht

€ 15.000

€ 15.000

Platform statushouders

€ 6.800

€ 3.124

loopt nog (tot max mei 2022)

Omkeerboekje Adriaan Pauw

€ 8.825

€ 1.630

€ 7.195 minder gebruikt dan begroot dankzij aanvulling andere fondsen

Werkgroep toegankelijkheid

€ 7.200

€ 200

loopt nog (tot max mei 2023)

Spelen Vrijheidsdreef

€ 27.500

Project nog in voorbereiding

Ons Vlinderplantsoen

€ 15.000

Project nog in voorbereiding

Spelen Johanna Westerdijklaan

€ 15.000

€15.000

Sport skatebaan

€ 60.000

Project nog in voorbereiding

Vrijheidslunch 5 mei

€ 12.000

Project nog in voorbereiding

Totaal uitbetaald + lopend: € 160.130

1.2 Op welke thema’s hebben de initiatieven betrekking? De uitbetaalde en lopende initiatieven zijn als volgt verdeeld: groeninrichting/onderhoud spelen sociaal cultuur sport

1 3 3 1 1

Opmerkingen

Uit dit overzicht blijkt dat het budget een breed scala aan initiatieven ondersteunt. Als we kijken naar de bedragen die voor de initiatieven worden uitgegeven, valt wel op dat de initiatieven waarbij speel- en of sporttoestellen aangeschaft moeten worden meer geld nodig hebben dan de sociale en culturele initiatieven. Daarbij moet worden opgemerkt dat er natuurlijk ook veel sociale en culturele initiatieven zijn die via andere lokale of landelijke subsidies ondersteund worden. Overigens zien we bij het ‘Stimuleringsbudget’ een vergelijkbaar beeld als het gaat om de verhouding van initiatieven rondom groen en spelen ten opzichte van sociale en culturele initiatieven. Dit beeld past bij het onderzoek dat eind 2018 is gehouden onder het digipanel, de straatinterviews uit 2019 en het traject ‘Wij maken Heemstede’. Hierin gaven inwoners aan dat ze vooral wilden meedenken over de openbare ruimte in hun directe leefomgeving. Daarnaast kan ook de coronapandemie gezorgd hebben voor meer initiatieven in de openbare ruimte. Mensen waren vaker thuis, voor ontspanning vaker aangewezen op de eigen leefomgeving en zich daardoor ook meer bewust van dat wat ze hierin missen.

1.3 Aan welke maatschappelijke doelen droegen de initiatieven bij? Bij elk initiatief wordt door de betrokken ambtenaar een formulier ingevuld waarin ook wordt aangegeven aan welke maatschappelijke doelen het initiatief bijdraagt. Het gaat daarbij om de volgende punten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Het initiatief stimuleert eigenaarschap van inwoners Er is sprake van verbetering van de sociale cohesie Het initiatief draagt bij aan de leefomgeving en specifiek de openbare ruimte Het initiatief draagt bij aan het thema duurzaamheid Er is sprake van een verbetering van de positie van een kwetsbare wijk/groep Er is sprake van een innovatief en multidimensionaal karakter Er is sprake van een vliegwieleffect

De initiatieven die nu zijn/worden ondersteund dragen vooral bij aan de punten 1, 2, 3 en 5. Er zijn geen initiatieven geweest die zich richten op het thema duurzaamheid of die innovatief van aard zijn. Ook bij het ‘Stimuleringsbudget’ zien we nauwelijks dit soort initiatieven. Als we als gemeente inwoners willen uitnodigen om ook met dit soort initiatieven te komen, zullen we hier gericht actie op moeten ondernemen. Hier is op dit moment bewust niet voor gekozen. Het uitgangspunt van het budget is in te spelen op de behoefte vanuit de samenleving, daarom is het zo open mogelijk gelaten en niet gericht gestuurd op bepaalde thema’s. Bij initiatieven rondom groen en spelen zorgt vooral het proces om tot een ontwerp te komen en vervolgens het gezamenlijk aanleggen ervan voor een verbetering van de sociale cohesie en het gevoel van eigenaarschap. Bij speelinitiatieven zijn de processen niet altijd gemakkelijk en gebeurt het ook wel dat inwoners het niet meer elkaar eens worden. De gemeente heeft hierin een belangrijke rol als beslisser in het algemeen belang. In de ondersteuning van de initiatiefnemers bij het proces om draagvlak in de buurt te zoeken heeft de gemeente bovendien een adviserende maar ook controlerende rol. Het is belangrijk dat de gemeente, om uiteindelijk een goed besluit over de inhoud te kunnen nemen, weet hoe buurtbewoners naar het initiatief kijken.

Het is aan de gemeente om de initiatiefnemers te wijzen op het belang de buurt goed te betrekken en na te gaan of dit ook daadwerkelijk gebeurt. Op die manier kan zoveel mogelijk voorkomen worden dat mensen in plaats van dichter bij elkaar, tegenover elkaar komen te staan. Wel blijft het uitgangspunt altijd dat het initiatief van de initiatiefnemer is. De gemeente gaat het proces dus niet overnemen. Het gebeurt nu nog wel eens dat initiatiefnemers dat verwachten als het proces niet goed loopt. Het is belangrijk om hierover bij aanvang goede afspraken met elkaar te maken. Dat gebeurt nu nog onvoldoende.

Omdat het proces bij speelinitiatieven niet altijd goed blijkt te lopen gaan we dit proces beter in stappen uitschrijven. Het doel is de initiatiefnemer meteen bij de start meer duidelijkheid te geven over de stappen die doorlopen moeten worden, wat er van de initiatiefnemer verwacht wordt en wat de initiatiefnemer van de gemeente kan verwachten.

Aandachtspunten: • •

•

Alle initiatieven dragen bij aan de belangrijkste doelen: stimuleren van eigenaarschap en verbeteren van de sociale cohesie Er zijn geen initiatieven geweest die zich richten op het thema duurzaamheid of die innovatief van aard zijn. Als je dat wel wil moet je hier gericht op sturen. Dit gaat dan wel in tegen de basisgedachte dat we uitgaan van de behoefte vanuit de samenleving. Processen bij speelinitiatieven lopen niet altijd goed. In plaats van nader tot elkaar te komen, ontstaat daar soms juist afstand. Door de processen beter in te richten en hier vanuit de gemeente goed op te ondersteunen hopen we dit te voorkomen.

2. ERVARINGEN VAN INITIATIEFNEMERS Vanuit het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ is voor 9 initiatieven budget toegekend. Veel initiatieven zijn nog in de voorbereidende fase en kunnen daarom nog niet naar hun ervaringen over het gehele proces gevraagd worden. Aan de initiatiefnemers van 5 afgeronde en lopende initiatieven is via een korte enquête naar hun ervaringen gevraagd. Onderstaande is gebaseerd op deze reacties, aangevuld met reacties die we tussentijds van initiatiefnemers ontvangen hebben. 2.1 Heeft het vooruitzicht op een financiële bijdrage initiatiefnemers gesteund? De initiatiefnemers die wij naar hun ervaringen hebben gevraagd geven, op één initiatiefnemer na, aan dat zij er zonder zicht op een financiële bijdrage niet aan begonnen zouden zijn. Zonder dit budget kunnen initiatieven alleen financiële ondersteuning krijgen als dit in de begroting is opgenomen of als er via een apart voorstel geld voor wordt aangevraagd. Vaak zijn initiatieven aangewezen op de tweede route. Bij die route moet het initiatief al verder gevorderd zijn zodat duidelijk is welk bedrag precies aangevraagd moet worden. Voor initiatiefnemers betekent dat, dat ze het hele voorbereidende proces doen zonder enige zekerheid op een financiële bijdrage om het initiatief uit te kunnen voeren.

Met het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ kan al vroeg in het proces zekerheid gegeven worden dat er geld beschikbaar is voor het initiatief. Ook helpt het inwoners dat er een duidelijk financieel kader is waarbinnen zij aan de slag kunnen. Zo kunnen zij bij de verdere uitwerking beter rekening houden met wat het maximaal mag gaan kosten. Aandachtspunten: •

De vroege toezegging van een financiële bijdrage stimuleert inwoners om met een initiatief aan de slag te gaan. De initiatiefnemers geven aan dat deze vroege toezegging voor hen doorslaggevend is geweest

2.2 Hoe hebben initiatiefnemers de ambtelijke ondersteuning tijdens het proces en bij de financiële afhandeling ervaren? De initiatiefnemers geven aan tevreden te zijn over de ambtelijke ondersteuning die zij gekregen hebben. Wel zijn speelinitiatieven vaak zulke intensieve en lange trajecten dat inwoners hier graag nog meer ondersteuning van de gemeente bij krijgen. Zeker als tijdens een proces blijkt dat er buurtbewoners zijn die het niet eens zijn met het initiatief is een grotere rol en duidelijkheid vanuit de gemeente gewenst. Wel is het belangrijk om als gemeente niet het initiatief over te nemen. Zoals bij hoofdstuk 1 al is aangegeven zullen we de processen bij speelinitiatieven beter uitwerken in een duidelijk stappenplan. Wat initiatiefnemers mogelijk ook zou kunnen helpen, is om contact te hebben met andere initiatiefnemers. Op dit moment faciliteert de gemeente deze ontmoeting nog niet. Er wordt nu alleen achteraf aan initiatiefnemers gevraagd om een kort verslag te schrijven. Dit verslag plaatst de gemeente op www.wijmakenheemstede.nl om andere inwoners te inspireren. Door nog meer aandacht te besteden aan het delen van de initiatieven en uitwisseling tussen initiatiefnemers, stimuleer je niet alleen nieuwe initiatieven maar kunnen initiatiefnemers ook elkaar steunen.

Bij de initiatieven die over groen en spelen gaan merken initiatiefnemers niks van de financiële afhandeling van hun initiatief. Dit verloopt dan via de betrokken ambtenaar. Bij de sociale/culturele initiatieven wordt de financiële bijdrage vaak rechtstreeks aan de initiatiefnemer overgemaakt. Uitgangspunt hierbij is het voor de

initiatiefnemer zo makkelijk mogelijk te maken. Per initiatief maken we hier afspraken over, passend bij de behoeftes van de initiatiefnemer. De initiatiefnemers die de enquête hebben ingevuld geven aan dat ze de huidige werkwijze als prettig ervaren.

Aandachtspunten: • • •

Initiatiefnemers hebben positieve ervaringen met de ambtelijke ondersteuning. Wel kunnen speelinitiatieven vaak meer ondersteuning gebruiken Het is goed om meer aandacht te besteden aan voor het delen van initiatieven en uitwisseling tussen initiatiefnemers onderling De huidige werkwijze rondom de financiële afhandeling verloopt goed

2.3 Zouden de initiatiefnemers een volgende keer weer met een initiatief aan de slag gaan? Ondanks dat sommige initiatiefnemers aangeven dat het proces ze veel tijd en energie heeft gekost, zeggen ze allemaal aan dat ze een volgende keer zeker weer met een initiatief aan de slag zouden gaan. Het is fijn om iets voor de eigen buurt/gemeente te kunnen betekenen en het zorgt vaak voor veel nieuwe contacten in de buurt. Bij speelinitiatieven waarbij weerstand in de buurt is ontstaan, is het enthousiasme om nog een keer met een initiatief aan de slag te gaan minder groot. De budgetten van de gemeente vinden mensen erg belangrijk. Ze vinden allemaal dat de gemeente in de toekomst dit soort budgetten moet houden. Het geeft hen het gevoel meer regie te hebben over hun eigen leefomgeving. Daarnaast zorgt het samen met de buurt oppakken van een initiatief voor meer sociale cohesie. Aandachtspunten: • •

•

Initiatiefnemers zijn over het algemeen positief over hun ervaringen en zouden in de toekomst weer met een initiatief aan de slag gaan Bij initiatieven die tot weerstand in de buurt leiden is het enthousiasme om nog een keer met een initiatief aan de slag te gaan minder groot. Bij speelinitiatieven kan het al eerder genoemde uitwerken van het proces hierbij hulp bieden Initiatiefnemers adviseren de gemeente initiatievenbudgetten te behouden. Dit draagt bij aan het gevoel regie te hebben over de eigen leefomgeving

3. RELATIE MET (EN EFFECT OP) ANDERE PROCESSEN

3.1 Vullen het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ en het ‘Stimuleringsbudget’ elkaar aan? Het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ en het ‘Stimuleringsbudget’ zijn ingericht met de intentie elkaar aan te vullen om zo alle typen initiatieven vanuit de samenleving te kunnen ondersteunen. Samen met subsidiemogelijkheden vanuit bijvoorbeeld Welzijn en Duurzaamheid, ontstaat zo een totaalpakket waarmee alle typen initiatieven vanuit de samenleving ondersteund kunnen worden. Waar het ‘Stimuleringsbudget’ zich vooral richt op initiatieven die inwoners (zo goed als) zelf uitvoeren, richt ‘Heemstede maakt het mogelijk’ zich op initiatieven waarbij de gemeente een grote rol in de uitvoering heeft. Daarnaast is er ook een financiële knip gemaakt tussen beide budgetten. Initiatieven tot €6000 vinden hun weg via het ‘Stimuleringsbudget’ en initiatieven die een hogere bijdrage nodig hebben kunnen terecht bij ‘Heemstede maakt het mogelijk’. In de praktijk blijken de budgetten elkaar inderdaad goed aan te vullen. Bijna alle initiatieven vinden hun weg wel via één van de twee budgetten of via de reeds bestaande subsidiemogelijkheden. In sommige gevallen past een initiatief niet in één van beide initiatievenbudgetten.

De gevallen waarbij dit niet zo is betreffen initiatieven die via het aanvraagformulier van het ‘Stimuleringsbudget’ binnen zijn gekomen en die niet passen bij de kaders en uitgangspunten van het budget. Daarbij kan gedacht worden aan initiatieven met een commercieel of individueel belang of initiatieven waarbij het gevraagde budget voor een groot deel bestaat uit kosten die de initiatiefnemers rekenen voor hun eigen inzet. In sommige gevallen vinden die initiatieven hun weg nog via de andere subsidiemogelijkheden. Hoewel inwoners bij hun initiatief niet belast worden met uit welk budget een bijdrage moet komen, is het wel een aandachtspunt om nog eens goed te kijken naar de samenhang tussen alle beschikbare budgetten en subsidies. Het gebeurt ook wel dat inwoners een initiatief met behulp van het ‘Stimuleringsbudget’ hebben uitgevoerd en het enthousiasme in de buurt vervolgens zo groot is dat men meteen al nieuwe plannen maakt. Dat kunnen weer nieuwe initiatieven voor het ‘Stimuleringsbudget’ zijn, maar soms maken mensen grotere plannen en dan komt ‘Heemstede maakt het mogelijk’ in beeld. Ook op die manier kunnen de budgetten elkaar mooi aanvullen. Zo blijven inwoners enthousiast en stimuleer je hen als gemeente om steeds een stapje verder te zetten. Een aandachtspunt zijn de initiatieven die gaan over het inrichten en onderhouden van openbaar groen.

Deze initiatieven hebben vaak een budget nodig dat nog net binnen het maximale bedrag van het ‘Stimuleringsbudget’ valt (€6000). In de kaders van dit budget is opgenomen dat initiatieven die een bijdrage tussen €3000 en €6000 vragen, een begroting aan moeten leveren én moeten aantonen hoe de continuïteit is gewaarborgd. Het gaat hierbij dus niet om eenmalige activiteiten maar initiatieven met een meer duurzaam karakter. Bij initiatieven in de openbare ruimte zit dit duurzame karakter in de afspraken die met initiatiefnemers gemaakt worden over hun rol in het onderhouden van het stuk groen. Deze initiatieven komen daarmee altijd in aanmerking voor het budget tot €6000. Het reguliere ‘Stimuleringsbudget’ bedraagt jaarlijks €25.000. De afgelopen twee jaar was dit bedrag hoger door de toevoeging van €50.000 vanuit de reserve Nieuwe initiatieven. Als deze toevoeging er niet meer is, terwijl de vraag vanuit de samenleving zich wel blijft focussen op initiatieven in de openbare ruimte, betekent dat dat er voor die €25.000 maximaal 4 initiatieven ondersteund kunnen worden. In 2021 is er voor ongeveer €35.000 vanuit het ‘Stimuleringsbudget’ aan initiatieven uitbetaald. Het totaal aantal gefinancierde initiatieven in 2021 was 14. Daar zaten 6 van dit soort groeninitiatieven bij die bij elkaar ongeveer €20.000 hebben gekost. Naast de 14 al uitbetaalde initiatieven is er

ook nog een aantal lopende initiatieven waarbij uitbetaling pas volgend jaar zal zijn. Ook hier zitten een paar van dit soort groeninitiatieven tussen. Aandachtspunten: •

•

Beide initiatievenbudgetten vullen elkaar goed aan. Het onderscheid in initiatieven die inwoners geheel zelf uitvoeren en initiatieven waarbij de uitvoering bij de gemeente ligt werkt goed. Ook het onderscheid in bedragen sluit goed aan op de doelen van de budgetten. Het is wel goed om nog te kijken naar de samenhang tussen alle beschikbare budgetten en subsidies. Initiatieven in de openbare ruimte vormen wel een aandachtspunt. Deze kosten veel geld. Het ‘Stimuleringsbudget’ van €25.000 is dan snel op waardoor er geen ruimte meer is om andere initiatieven te ondersteunen. Bij een eventueel nieuw budget voor initiatieven moet hier aandacht voor zijn. Moet het ‘Stimuleringsbudget’ bijvoorbeeld verhoogd worden? Of passen dit soort initiatieven beter bij een budget als ‘Heemstede maakt het mogelijk’? Of moeten dit soort initiatieven via andere budgetten/processen ondersteund worden?

3.2 Hoe verhoudt het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ zich tot andere processen in de gemeente? Het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ staat los van de vaste structuren en processen die de gemeente gewend is. Dit geeft ruimte om de initiatieven te ondersteunen in het tempo en op de wijze die past bij het initiatief. Dit vraagt wel iets van de ambtelijke organisatie. Want initiatieven houden zich niet aan planningen en vragen dus ook aandacht op de momenten dat ambtenaren druk zijn met de reguliere taken die wel in de planningen zijn opgenomen. Bij initiatieven die via het ‘Stimuleringsbudget’ binnenkomen is de behoefte aan ambtelijke ondersteuning over het algemeen beperkt. De initiatieven in de openbare ruimte die een bedrag tussen €3000 en €6000 aanvragen hebben vaak wel wat extra ondersteuning en afstemming nodig. Dit vraagt flexibiliteit van ambtenaren en dat is soms lastig te realiseren binnen hun reguliere takenpakket. Initiatieven in de openbare ruimte (groen en spelen) die via ‘Heemstede maakt het mogelijk’ lopen hebben altijd veel ondersteuning van ambtenaren nodig. Met name bij speelinitiatieven vraagt dit zowel veel tijd als kennis (van participatie) om de initiatieven optimaal te kunnen ondersteunen.

Om dit te vergemakkelijken kijken we naar hoe we de processtappen (die in de basis vaak vergelijkbaar zijn) beter uit kunnen schrijven zodat deze zowel voor ambtenaar als initiatiefnemer houvast en duidelijkheid bieden. Nadat het voorbereidende proces doorlopen is en men het eens is over de uitwerking van het initiatief, is soms nog wel besluitvorming over de inhoud nodig. Ook start daarna de fase van uitvoering van het initiatief. Bij het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ heeft de gemeente hier vaak een grote rol in. Initiatiefnemers geven soms aan dat zij in deze laatste fase zowel het proces van besluitvorming als uitvoering te lang vinden duren. Waar de eerste fase van het proces (over de toekenning van gelden en de uitwerking van het initiatief) los van de reguliere processen en op het tempo van de initiatiefnemers doorlopen kan worden, zijn we in de laatste fase wel weer aangewezen op de reguliere gemeentelijke processen. Dit betekent voor initiatiefnemers dat ze soms (te) lang moeten wachten voordat het resultaat zichtbaar is. Het is goed om te onderzoeken of deze besluitvormings- en uitvoeringsprocessen versneld kunnen worden. Is dit niet mogelijk, dan is het belangrijk om initiatiefnemers goed voor te bereiden op deze fase en wel regelmatig contact te houden.

Bij speel- en groeninitiatieven zijn er nog drie andere aandachtspunten: het Actieplan Spelen, de afschrijving van speeltoestellen en vervanging van groen in de toekomst. Allereerst de afschrijving en vervanging van groen. Het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ voorziet in een financiële impuls om het initiatief bij de start te kunnen realiseren. Bij speelinitiatieven betekent dat, dat de

speelvoorziening van het budget aangeschaft en geplaatst kan worden. Het budget voorziet echter niet in een bijdrage voor vervanging en onderhoud van de geplaatste toestellen in de toekomst. Bij de reguliere processen worden hier afschrijvingstermijnen voor opgenomen in de begroting. Voor de speelinitiatieven die nu met ‘Heemstede maakt het mogelijk’ zijn gerealiseerd is deze afschrijving achteraf alsnog geregeld. Bij eventuele toekomstige initiatievenbudgetten is het goed om hier vooraf afspraken over te maken. Bij de groeninitiatieven speelt iets vergelijkbaars. Als inwoners het initiatief hebben om een groenstrook anders in te richten, is dat zelden een invulling die de gemeente zelf zou hebben gekozen. Als de gemeente zelf groenstroken inricht wordt daarbij namelijk rekening gehouden met de kosten die gemaakt moeten worden en de tijd die het kost om het stuk groen te onderhouden. Als inwoners het zelf inrichten en zelf onderhouden is er meer mogelijk. Het kan natuurlijk voorkomen dat zo’n door inwoners ingerichte groenstrook in de toekomst niet meer door de buurtbewoners onderhouden kan worden. Bijvoorbeeld omdat veel mensen verhuisd zijn of omdat mensen ouder en minder mobiel zijn geworden. In die situaties moet de gemeente het onderhoud weer overnemen. Het onderhouden van de invulling die door de inwoners gekozen is, is dan voor de gemeente vaak niet haalbaar.

De gemeente zal de groenstrook in dat geval weer aanpassen naar een invulling die de gemeente wél kan onderhouden. De kosten om dit te doen zijn nu niet voorzien. Tot slot de relatie van het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ met het Actieplan Spelen. In het Actieplan Spelen is een planning opgenomen voor het vervangen en opknappen van de speelvoorzieningen in de gemeente. Daarnaast staat in het Actieplan dat initiatieven voor speeltuinen die niet in de planning zijn opgenomen, mogelijk een bijdrage kunnen krijgen vanuit het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’. Als dit soort initiatieven binnenkomen moet er steeds goed gekeken worden naar de relatie van dat initiatief tot de rest van het Actieplan. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgorde waarin je de initiatieven aanpakt en de ambtelijke capaciteit die nodig is om zowel het Actieplan uit te voeren als de extra initiatieven te begeleiden. Binnen het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ bestond ook de mogelijkheid om kosten voor externe inhuur op te nemen als er ambtelijk geen capaciteit beschikbaar is. Daar is tot nu toe geen gebruik van gemaakt. Nu het Actieplan Spelen is vastgesteld en daar een duidelijke planning voor is die gehaald moet worden, kan externe inhuur bij initiatieven in de toekomst mogelijk wel noodzakelijk zijn. In 2024 wordt, met de samenleving, een speelvisie opgesteld.

Als er in de nieuwe raadsperiode weer een budget voor initiatieven wordt ingevoerd, is het belangrijk om goed te kijken naar de relatie tussen dit budget, het Actieplan Spelen en de nog op te stellen Speelvisie.

Aandachtspunten: •

De wijze waarop het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ nu is ingericht sluit goed aan op de flexibiliteit die de initiatieven vragen. Wel is er aandacht nodig voor: o ambtelijke ondersteuning bij initiatieven. We starten een intern traject waarbij we ambtenaren handvatten geven om initiatiefnemers te ondersteunen en de juiste balans te vinden tussen wat de gemeente doet en wat de initiatiefnemer kan doen o ambtelijke capaciteit bij speelinitiatieven o de processen rondom besluitvorming en uitvoering. Als initiatiefnemers het hele voorbereidende proces doorlopen hebben is het fijn als ook deze fase snel verloopt o afschrijving en onderhoud van speeltoestellen en voor vervanging van groen op het moment dat inwoners het niet meer zelf kunnen onderhouden

ALGEMEEN BEELD EN CONCLUSIE Ondanks de coronacrisis -waarbij het ‘samen doen’ erg lastig was- zijn er de afgelopen jaren voor beide budgetten veel initiatieven ingediend, uitgewerkt en uitgevoerd. Het budget van €150.000 voor ‘Heemstede maakt het mogelijk’ is geheel toegekend aan initiatieven en ook van het laatst toegevoegde bedrag van €25.000 is de helft al toegekend aan een initiatief. Voor het ‘Stimuleringsbudget’ zijn de afgelopen 3 jaar meer dan 60 aanvragen ontvangen. Ongeveer 10% hiervan zijn meer vragen dan initiatieven. De rest gaat om initiatieven in allerlei vormen. Vaak wordt er geld van de gemeente gevraagd, maar het gebeurt ook regelmatig dat een initiatiefnemer al geholpen is met wat inhoudelijke hulp of verbinding met andere organisaties. In 2021 is voor zo’n €35.000 aan initiatieven vanuit het Stimuleringsbudget ondersteund. In 2021 waren er meer initiatieven dan in de jaren ervoor. Vaak zeggen mensen bij het eerste contact dat ze hebben gelezen of gehoord dat de gemeente initiatieven ondersteunt. Dat gaat via de website www.wijmakenheemstede.nl, via de aandacht in de media die er voor sommige initiatieven is geweest, maar ook door positieve ervaringen die mensen van andere initiatiefnemers horen.

Inwoners die in hun eigen buurt met een initiatief aan de slag zijn geweest vertellen vaak achteraf hoe het de buurt heeft samengebracht en welke mooie contacten en nieuwe ideeën er weer ontstaan zijn tijdens de uitvoering van het initiatief. We vragen alle initiatiefnemers altijd om na uitvoering van hun initiatief een verslag te schrijven met een aantal foto’s erbij. Deze plaatsen we dan op de website www.wijmakenheemstede.nl om zo andere inwoners te inspireren. Een aantal verslagen staat al op de site. Er liggen wel kansen om dit een stap verder te brengen en niet alleen nóg meer inwoners te inspireren maar ook initiatiefnemers onderling met elkaar te verbinden. Door hier meer aandacht aan te besteden kan er binnen de samenleving een netwerk rondom initiatieven ontstaan waarbij men elkaar helpt en inspireert. Initiatiefnemers zijn ook vaak blij verrast met de (financiële) mogelijkheden die de gemeente biedt voor hun initiatief. Het is een kant van de gemeente die men vaak niet kent. En voor de gemeente dus ook een kans om zich van een andere kant te laten zien. Dat is niet altijd makkelijk want deze kant vraagt wel een andere houding en rol. Vooral als het gaat om de flexibiliteit om mee te kunnen bewegen met het tempo en de behoefte van het initiatief. Voor raad en college ligt de rol veel meer aan de voorkant.

Door het vooraf stellen van heldere kaders houd je als raad en college grip op zaken die je echt wel en niet wil. Voor initiatiefnemers geeft het duidelijkheid over binnen welke ruimte zij hun initiatief uit kunnen werken. Binnen die ruimte hebben zij alle vrijheid. Raad en college kunnen het met vertrouwen loslaten wetende dat het altijd binnen de kaders blijft die zij vooraf gesteld hebben. Zoals uit voorgaande hoofdstukken blijkt, is er bij het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ in het proces wel altijd weer een link met andere gemeentelijke processen die (nog) niet zo flexibel zijn ingericht. Denk bijvoorbeeld aan besluitvormingstrajecten of uitvoeringsprocessen. Het zou mooi zijn als we ook bij deze processen iets flexibeler kunnen meebewegen zodat ook de laatste fase van een traject beter aansluit op de behoefte van initiatiefnemers. Voor ambtenaren betekenen de initiatieven dat zij hier binnen hun planbare werk ook tijd vrij moeten maken voor initiatieven die zich niet laten plannen. Dat blijkt in de praktijk niet altijd makkelijk want de deadlines van de geplande werkzaamheden (onder andere projecten, onderhoud, voorstellen voor college en raad) zijn soms moeilijk te verschuiven. En dat is zonde, want op het moment dat initiatiefnemers zich melden zitten zij vol energie om te starten. Als er bij de gemeente vervolgens iets blijft ‘hangen’ neemt de energie snel af.

Ook voor ambtenaren betekenen initiatieven dat zij een andere rol in het proces hebben. Het initiatief is niet van de gemeente, maar van de initiatiefnemer. Als ambtenaar heb je dus vooral een ondersteunende rol en

moet je het initiatief niet ‘overnemen’. Zo is de verleiding soms groot om in het enthousiasme al bepaalde taken van een initiatiefnemer over te nemen, maar dat komt het eigenaarschap van initiatiefnemers niet ten goede. Aan de andere kant kan het ook voorkomen dat een ambtenaar, namens de gemeente, wel een grotere rol in het proces moet nemen. Bijvoorbeeld als dingen niet lopen volgens de afspraken of als er onenigheid in de buurt ontstaat. Het is aan de ambtenaar om dat te signaleren en de juiste stappen te zetten. Dit soort processen vraagt daarom ook andere kwaliteiten van ambtenaren dan alleen inhoudelijke expertise. Ambtenaren krijgen hier ondersteuning bij. Conclusie Beide budgetten voorzien in de behoefte van de Heemsteedse samenleving om meer regie te hebben over hun eigen leefomgeving. Mensen worden enthousiast van de mogelijkheden die de budgetten bieden en geven aan dat de initiatieven de sociale cohesie in de buurt verbeteren. In de basis werkt de opzet van beide initiatievenbudgetten goed. Wel moet er bij een eventueel vervolg van het budget ‘Heemstede maakt het mogelijk’ gekeken worden naar de aandachtspunten die in dit document genoemd zijn. Door hier verder aan te werken kan een volgende stap gezet worden in de samenwerking tussen gemeente en samenleving. Want samen maken wij Heemstede!