Bijlage 7 - Accountantsverslag 2022 (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
=
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Accountantsverslag 2022 Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond
e
odijmond
OMGEVINGSDIENST
IJMOND
=
PUBLIEKE
Publieke Sector Accountants
3059 VC
SECTOR ACCOUNTANTS
Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond ta. (geanonimiseerd) . Pannekeet, directeur Postbus
1940 AH
325
BEVERWIJK
BV.
Jan Sluijeersstraat 21 Rorterdam
www.publiekesectoraccountants.nl infoepsa-ra.nl
Geachte leden van het algemeen bestuur,
Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van uw omgevingsdienst afgerond. De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 16 maart 2023 hebben wij een aantal controlebevindingen al besproken met uw directeur en uw controller en op 29 maart 2023 met het dagelijks bestuur.
Onderwerp Accountantsverslag 2022
Bij de jaarrekening 2022 hebben wij op 30 maart 2023 een goedkeurende controleverklaring afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid.
Datum 30 maart
2023
Kenmerk 312021001.23.121
Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2022. De
bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.
Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en het management.
Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.
(geanonimiseerd)
PUBLIEKE
SECTOR ACCOUNTANTS
(geanonimiseerd)
Op alle opdrachten verricht door Publieke Sector Accountants 8.V. zijn de ‘'Algemene Voorwaarden Publieke Sector Accountants', gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69411409 van toepassing, Publieke Sector Accountants B.V.
is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.
Inhoudsopgave Û
Contact
1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ……
De volgende personen kunnen benaderd
2. Financiële positie en resultaat ……nenesesese sss
worden bij vragen met betrekkingtot dit accountantsverslag:
3. Bevindingen eindejaarscontrole.assssssssnssensesnsnssssnenee 11
(geanonimiseerd) I
4. Interne beheersing …
19
Tel: 06 - 1509 2694 (geanonimiseerd) n
5.
23
Tel: 06 - 1099 9195
PUBLIEKE
SECTOR ACCOUNTANTS
Overige aangelegenheden ….nnsensses e eeeeeeee sss
6
Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
1.Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij E
e
e
Reikwijdte van de controle | Met de opdrachtbevestiging van 9 september 2022 (kenmerk 312021001.22.300) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening
van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de
reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het “Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2022 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond” dat is vastgesteld door het algemeen bestuurop 26 oktober 2022 en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2022 vallen.
Materialiteitsbepaling is
De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale
overeenkomstig het Besluit | overheden (het Bado). accountantscontrole
decentrale overhedenen het vastgestelde
controleprotocol
Op 26 oktober 2022 heeft het algemeen bestuur het "Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2022 van de
| gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond” vastgesteld, waarin de goedkeuringstoleranties ook zijn bevestigd. In het
accountantsprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld waardoor wij het wettelijke kader als uitgangspunt hebben gehanteerd.
De bij onze controle van de jaarrekening 2022 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen daarom: om
Jarrskening 1933
Goedkeuringsmaterialiteit
€ 133.000
€ 399.000
Het algemeen bestuur heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie gelijkgesteld aan de goedkeuringstolerantie dan wel
bij bedragen van € 25.000 en hoger.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-1
Onze aanpak is ge!
Voor de jaarrekeningcontrole 2022 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met
risico’s
zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout n uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen
hebben. De risico's en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico's die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. De risicogebieden zijn hieronder weergegeven.
=
De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur (over boekjaar 2023).
= _ De kwaliteit van uw IT-omgeving. =
De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.
= De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse. = _ De actualiteit van de (financiële) administratie. = _ Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke interne
beheersingsmaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeenschappelijke regeling. = _ Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.
=
Voorziening (groot onderhoud en personeel) vanwege het schattingselement en de daarmee samenhangende schattingsonzekerheden.
= _ Betaalproces, vanwege de potentiële (fraude-risico's.
Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw omgevingsdienst. Ook is sprake van
inschattingen van bruto risico's, alvorens eventuele beheersmaatregelen
genomen.
Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen.
Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico's moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.
De baten en lasten, en ook balansmutaties, zijn
rechtmatig
Op basis van uw controleprotocol en normenkader, zoals vastgesteld door uw algemeen bestuur op 26 oktober 2022, hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeenschappelijke regeling gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële
bijzonderheden geconstateerd. Uw omgevingsdienst kent slechts één programma, namelijk het Programma Milieu en leefomgeving. Op dit programma is sprake van een overschrijding van de begroting (|asten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Hier komen wij in hoofdstuk 3 van dit accountantsverslag op terug. Onze conclusie is daarom dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2022.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-2
De jaarrekening voldoet
significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de
aan het BBV
baten en lasten van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak — vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken — inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de Omgevingsdienst IJmond zijn uiteengezet in hoofdstuk 4.8.1 van de jaarstukken ‘Waarderingsgrondslagen’. In de jaarrekening 2022 hebben zich ten opzichte van 2021 geen wijzigingen van materieel belang
voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de Omgevingsdienst IJmond.
Wij hebben het door het dagelijks bestuur toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de
berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
Geen geïdentificeerde materiële fouten
en
tekortkomingen in de
jaarstukken
Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn daarom niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.
Goedkeurende
Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2022 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond een getrouw beeld geeft
controleverklaring
van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en asten over 2022 als van de activa en passiva op 31 december 2022. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en |asten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet-
en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het door het algemeen bestuurop 26 oktober 2022 vastgestelde normenkader
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
2022.
312021001.23.121-3
Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door het algemeen bestuur wordt vastgesteld. Wij verzoeken u daarom ons een door de leden van het algemeen bestuur ondertekend exemplaar van de vastgestelde jaarrekening
te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-4
Financiële positie en resultaat
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
2.Financiële positie en resultaat e
De vermogenspositie van uw omgevingsdienst verbetert
In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenschappelijke regelingen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen
resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd.
De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten 2022 bedraagt£ 86.003 voordelig. Per saldo is tussentijds€ 35.952 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2022 € 121.955 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen.
Eigen vermogen per 1 januari
648
861
419
Uitkering aan gemeenten/ resultaatbestemming
--0
433
+
Subtotaal
648
530
a19
Tussentijdse resultaatbestemming
--36
+a2
-+-29
Gerealiseerd resultaat
122
160
471
Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)
86
118
442
igen vermogen per 31 december
734
6ag
861
De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw algemeen bestuur.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-6
De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 ongeveer 6,2 % van het balanstotaal (2020: 5,5% van het balanstotaal). In paragraaf 4.8.6 van de jaarrekening geeft het dagelijks bestuur een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen in 2022.
Wij verwijzen u naar deze toelichting.
Resultaat 2022 is beïnvloed
Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde saldo van baten en lasten. Daarnaast
door reservemutatie(s)
kent de gemeenschappelijke regeling ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen aan reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoeging aan dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van
door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeenschappelijke regeling het volgende:
Totale
baten
13.403
Totale
lasten
13317
Gerealiseerde saldo van baten
en lasten
86
Af: toevoegingen aan reserves
0
Bij onttrekkingen aan reserves
36
Saldo mutaties reserves
36
Gerealiseerd resultaat
122
De exploitatie over 2022 laat een voordelig gerealiseerd resultaat van € 122.000 zien, ten opzichte van een begroot saldo (na
wijzigingen) van nihil. Dit is een voordeel van € 122.000. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 122.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting en de gerealiseerde baten en lasten verklaard (paragraaf 4.3). Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.
Het voordelige gerealiseerde saldo van baten lasten 2022 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-7
en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekeningte houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is
eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven (paragraaf 4.4.3). Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.
Het dagelijks bestuur
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit
kwalificeert het
vanwege ingeschatte risico's. U heeft besloten de bestemmingsreserves niet tot de beschikbare weerstandscapaciteitte rekenen
weerstandsvermogen als
omdat de aanwending daarvan voor het afdekken van risico's ten koste zou gaan van bestaand beleid. De weerstandscapaciteit is daarmee door u gelijk gesteld aan de omvang van de algemene reserve. De omvang van uw algemene reserve bedraagt ultimo 2022
voldoende om
de
onderkende
risico's af te
kunnen
dekken
€ 467.360 en daarmee ongeveer 3,9 % van het balanstotaal (2021 ongeveer 3,2%). De directe weerstandscapaciteit van de Omgevingsdienst IJmond is daarmee in 2022 relatief gezien iets toegenomen. Ook in absolute zin is de beschikbare weerstandscapaciteit toegenomen ten opzichte van 2021, en wel met € 92.000 (dit is gelijk aan de mutatie in de algemene reserve in
2022). In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing (paragraaf 3.3) heeft u toegelicht dat het benodigde weerstandsvermogen zoals besloten door het algemeen bestuur op 15 december 2021 € 467.360 is. Dit bedrag is bepaald op basis van de actualisatie van de door het dagelijks bestuur onderkende risico's. Door de inventarisatie en kwantificering van risico's periodiek te actualiseren,
houdt u goed zicht op de risico's en kunt u een goede kwalitatieve beoordeling van uw vermogen maken. Vanuit het voordelig resultaat van 2021 heeft een zodanige dotatie aan de algemene reserve plaatsgevonden dat de algemene
reserve exact gelijk i aan het benodigde weerstandsvermogen. Op basis hiervan en van de (actualisatie van de) risico's en de beschikbare weerstandscapaciteit kwalificeert het dagelijks bestuur (zie paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing) het weerstandsvermogen dan ook als “Voldoende”. Wij adviseren u om de risico-inventarisatie daarom te blijven actualiseren en te
kwantificeren en, gelet op het feit dat uiteindelijk de deelnemers “belast” worden met de risico's, dit periodiek in het algemeen bestuur te bespreken. Wel merken wij op dat in uw analyse van de benodigde weerstandscapaciteit bedacht moet worden dat vanaf 2021 de financiële verplichtingen uit hoofde van boventallig verlof in de balans gewaardeerd worden en vanaf 2022 ook de gespaarde bedragen voor spaarverlof. Ultimo 2022 vertegenwoordigen die tezamen een waarde van € 542.000. Voor dit bedrag loopt u dus minder risico,
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-8
A
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
I
ITEE eA
3.Bevindingen eindejaarscontrole ,
Er is geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid die doorwerkt in ons oordeel
Naastde controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de
begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeenteweten moet door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het
begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk
Het begrotingscriterium is verder
tijdige melding aan het algemeen bestuur
wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur.
verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat
het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen
in het
accountantsoordeel. Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen
bij het oordeel van de accountant.
In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing ofal dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze
kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze ingen - waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat het algemeen bestuur deze nog dient te autoriseren — in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor
de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij de Omgevingsdienst IJmond overigens niet aan de orde.
Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop het
algemeen bestuurde begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij sprake is van slechts één programma (Programma Milieu en leefomgeving). In totaal heeft uw gemeenschappelijke regeling € 12,0 miljoen aan lasten begroot, tegenover € 13,3 miljoen aan werkelijke lasten in 2022. Dit is in totaal een overschrijding van € 13,8 miljoen (11%). Aan baten had uw
gemeenschappelijke regeling een bedrag van € 12,0 miljoen begroot, tegenover€ 13,4 aan werkelijke baten in 2022. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van € 1,4 miljoen (12%).
PUBLIEKE
SECTOR ACCOUNTANTS
312019006.21.049-11
Het gerealiseerde saldo van baten en lasten komt daarmee op € 0,1 miljoen voordelig. De afwijkingen zijn in 2022 voor zowel de lasten als de baten relatief hoog doordat in de begroting na wijziging voor een deel van 2022 werd uitgegaan van een andere
systematiek voor het zichtbaar maken van projectbaten en -lasten in het overzicht van baten en lasten dan in de jaarrekening 2021 en 2022 wordt toegepast. De systematiek in de begroting ging er van uit dat de projectlasten en -baten voor projecten die in opdracht van de gemeenten worden uitgevoerd deels “binnen de balans” bleven. Overigens maakt dit voor de behaalde resultaten
uiteindelijk geen verschil. Wij zullen deze zomer met het management vaststellen wat de meest passende verwerkingswijze in de toekomst
is.
In paragraaf 4.2 "Begrotingsrechtmatigheid” is een analyse van deze onrechtmatigheid opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid is ten aanzien van de extra lasten die gemaakt zijn aangegeven dat deze gedekt worden door direct
gerelateerde baten. Gelet op de analyse en verklaring van het dagelijks bestuur werken deze overschrijdingen daarom niet door in ‚ons accountantsoordeel.
Naast overschrijdingen van lasten, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven.
De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2022 niet voorgedaan. Uit de verstrekte informatie hebben wij op kunnen maken dat het bestuur tijdig geïnformeerd is over de in de jaarrekening 2022
opgenomen investeringen en daaraan haar goedkeuring heeft gekregen. Wij adviseren u wel om n komende begrotingen en begrotingswijzigingen de goedgekeurde investeringen explicieter en ook met daarbij de goedgekeurde investeringsbedragen te verwerken.
Bovenmatige verlof-
In de afgelopen jaren zijn de opgebouwde restant verloftegoeden van uw medewerkers snel opgelopen. De jaarlijkse mutaties
tegoeden zijn in 2022 verder gestegen
bestaan uit de opbouw en opnames van verlofuren, de mutaties in de dienstverbanden en aanstellingen en de wijzigingen in de
grondslagen voor de bepaling van het uurloon plus de opslagen. Op basis van het verslaggevingsregels van het BBV mogen jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume niet in de balans gewaardeerd worden. Tot en met 2020 werden de verloftegoeden daarom alleen onder de 'Niet uit de balans blijkende verplichtingen’ opgenomen. Aangezien de omvang van deze postde afgelopen jaren bleef stijgen, is in 2021 vastgesteld dat geen sprake meer van en jaarlijks gelijkblijvende verplichting. In de Notitie Arbeidsgerelateerde verplichtingen (januari 2013) van de Commissie BBV is voor overmatig
verlofsaldo opgenomen dat hier (meestal} een financiële verplichting voor moet worden opgenomen. Gezien de oplopende verplichting heeft uw omgevingsdienst bepaald welk deel van het saldo als overmatig” gezien moet worden. Hiervoor zijn binnen het BBV namelijk geen normen voor voorgeschreven. De directie heeft bepaald dat een tegoed van maximaal tweemaal de
normuren per week niet als bovenmatig wordt gezien, en het meerdere dus wel. Deze beleidsregel is ook in 2022 toegepast. Nieuw is dat de commissie BBV heeft bepaald dat vanaf 2022 ook het spaarverlof dat op basis van de (nieuwe) voor uw personeel geldende personeel gevormd is voorzien moet worden. De reden daarvoor is dat daarbij per definitie geen sprake is van een
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-12
gelijkblijvende verplichting omdat er voor pensioen gespaard wordt. Daarbij dient er al voor het eerste uur dat gespaard wordt voorzien te worden, en mag dus geen rekening gehouden worden met overmatigheid. Uw omgevingsdienst heeft daarom voor de
het spaarverlof vanaf 2022 ook een voorziening opgenomen. De verwachting is dat deze voorziening de komende jaren nog op zal gaan lopen.
De gewaarde verlofverplichtingen aan uw personeel in de afgelopen jaren en de wijze waarop deze in de balans zijn verwerkt hebben wij n de onderstaande opstelling uiteengezet: Totaalopgebouwde restant
Gewaardeerdin de balans als
Gewaardeerdin debalansals _
Totaal gewaardeerdin
€394.000
€0
co
co
€394.000
c493000
€0
€0
€0
€493.000
€556.000
€291.000
co
€291.000
€265.000
€897.000
€503.000
€39.000
€542.000
€355.000
verloftegoeden EE 2021
E
boventalligverlof | spaarverlof
de balans
Niet uit de balans _ blijkende
verplichting
Uit bovenstaande opstelling blijkt ook dat de verloftegoeden het afgelopen jaar weer zijn opgelopen en dat ook de niet uit de balans blijkende verplichting toeneemt. Wij adviseren u toe te zien op het terugbrengen van de verloftegoeden.
De onderbouwing van uw
onderhoudsvoorziening verdient aandacht
In de jaarrekening is een voorzieningen voor het onderhoud van het kantoorpand dat u deelt met de gemeente Beverwijk en IJmond Werkt opgenomen. Uiteraard is de voorziening gebaseerd op uw deel van het totale gebouw (1/16-deel). De voorziening is bedoeld om de kosten van groot onderhoud over een meerjarige periode te egaliseren (vaste jaarlijkse dotatie). Hiermee worden
schommelingen in uw meerjarenbegroting voorkomen. De werkelijk gemaakte onderhoudskosten worden vervolgens uit de voorziening gedekt. Om dit moment is nog nauwelijks sprake van werkelijke onderhoudskosten. Omdat gemeente Beverwijk verreweg de grootste gebruiker is van het gebouw, heeft uw omgevingsdienst de gemeente Beverwijk gevraagd de regie te nemen voor het onderhoudsplan dat ten grondslag ligt aan de voorziening. De gemeente Beverwijk heeft het onderhoudsplan met hulp van een externe deskundige opgesteld in 2020. Er wordt in de plannen gerekend met een indexatie van
2,5%. De kosten voor onderhoud zijn zoals bekend door externe invloeden de afgelopen jaren bovenmatig gestegen. Gezien de actuele ontwikkelingen in de landelijke inflatiecijfers ontstaat er een risico dat de voorziening niet toereikend zal zijn op het moment dat de werkelijke onderhoudslasten optreden.
Uw omgevingsdienst blijft zelfstandig verantwoordelijk voor het maken van de beste inschatting van de benodigde omvang van de onderhoudsvoorziening in haar jaarstukken, ook al ligt de regie van het onderhoudsplan bij de gemeente Beverwijk. Om die reden
heeft uw omgevingsdienst begin 2023 navraag gedaan bij de gemeente Beverwijk of er aanleiding zou kunnen bestaan de dotaties aan de voorziening aan te passen. Wij hebben van uw controller begrepen dat de gemeente Beverwijk hiertoe vooralsnog geen
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-13
aanwijzingen ziet en de indexatie in het onderhoudsplan daarom ook niet aangepast heeft. Uw omgevingsdienst heeft zich hierbij aangesloten, zodat in 2022 geen aanvullende dotatie is gedaan voor inflatie. Daarnaast is in 2022 gebleken dat in de boekwaarde van het kantoorpand ook domotica voor de aansturing van verlichting en screeners is opgenomen, die echter gedurende de afschrijvingstermijn van het pand een aantal keer vervangen moeten worden. Dit
classificeert als groot onderhoud. Hiermee is in het onderhoudsplan echter geen rekening gehouden. Omdat naar inschatting van de gemeente Beverwijk de onderhoudslasten voor de domotica in 2023 zullen plaatsvinden, heeft uw omgevingsdienst in 2022 reeds de helft van de voor haar te verwachten kosten aan de voorziening toegevoegd. Dit betreft een extra last van circa € 19.000 in 2022.
In 2023 zal een gelijk bedrag als extra ast genomen worden. Deze twee zaken bij elkaar geven ons inziens aanleiding in 2023 het onderhoudsplan, samen met de gemeente Beverwijk, weer onder de loep te nemen. Indien nodig kunt u hierbij ook eigen deskundigheid inschakelen. Dit moet er toe leiden dat in 2023 wederom een actuele onderbouwing voor de voorziening beschikbaar is.
WNT-verantwoording en
De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de
anticumulatiebepaling
openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging
WNT
van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit
publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2022 van € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief - wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan — ingehuurd
personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de
anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren. In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt daarom geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2022 i voor geen van de topfunctionarissen en overige
medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2022 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaarte maken. Als op grond van andere op de
verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-14
Verplichte rapportering
Op 13 september 2021 publiceerde de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants ("NBA”) een consultatiedocument waarin
door accountants over
werd voorgesteld dat accountants verplicht worden om altijd in aparte secties over fraude en continuïteit te rapporteren in de
fraude en continuïteit
controleverklaring
in
de
controleverklaring. Frauderapportage
Fraude kan een groot effect hebben op de reputatie van organisaties en kan tot grote financiële schade leiden. Het is daarom zowel n uw belang als dat van al uw belanghebbenden, dat in het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering) expliciet aandacht wordt besteed aan het beheersen van frauderisico's. Van u (zowel het algemeen bestuur als het dagelijks bestuur) wordt daarom verwacht dat u
frauderisico's in kaart brengt en adequate maatregelen neemt om deze te beheersen. Omdat bij fraude sprake is van bewust handelen van personeel of management, is een goede frauderisicoanalyse ook in uw belang, ter voorkoming van daadwerkelijke fraude.
Wanneer u vervolgens informatie geeft over de wijze van beheersing (bijvoorbeeld in het jaarverslag) en indien van toepassing over vermoedens van fraude, over onderzoek dat is verricht en over maatregelen om herhaling te voorkomen — voor zover deze informatie openbaar is —, draagt dit bij aan het vertrouwen van belanghebbenden in uw omgevingsdienst. De door u zelf uitgevoerde frauderisicoanalyse vormt voor controlerend accountants het startpunt van hun werkzaamheden ten aanzien van frauderisco's. Met het 0og op de voor boekjaar 2023 ingaande rapportageverplichting voor accountants, waardoor zij n hun verklaring gaan rapporteren over fraude, zullen wij in 2023 nog nadrukkelijker het gesprek met u (het algemeen bestuuren het
dagelijks bestuur) willen aangaan over dit onderwerp. Tijdens de controle zullen wij dan met u spreken over: =
de frauderisicoanalyse van de organisatie
en de organisatie specifieke frauderisico’s;
= _ de evaluatie van frauderisico's die voor de controle het meest van belang zijn; =
eventuele fraude incidenten en de bijbehorende opvolging.
Vanaf 2023 zal de accountant ook met u bespreken wat er in de controleverklaring gerapporteerd zal worden, en hoe verwezen zal worden naar de door u beschreven risicoanalyse in het jaarverslag. Door spoedig met elkaar in gesprekte gaan over frauderisicofactoren, eerder geïdentificeerde frauderisico's en de rapportage daarover door de accountant, bent u betet
staat om
relevante risico's te onderkennen en uw interne beheersing daarop aan te passen of effectiever te maken. Rapportage over continuïteit
Meer aandacht van de accountant voor continuïteitsrisico’s leidt er mogelijk toe dat organisaties vaker stilstaan bij hun continuiteitsveronderstelling, hierop acteren en er (uitgebreider) over rapporteren n het jaarverslag. De accountant kan hierop steunen en in de verklaring verwijzen naar de desbetreffende passages. Als sprake is van continuiteitsrisico's, bent u
verantwoordelijk voor het maken van een gedetailleerde beoordeling in hoeverre de organisatie haar continuiteit kan handhaven, inclusief een kasstroom- en/of convenantenprognose. De accountant beoordeelt deze plannen en maatregelen en evalueert de prognoses.
Vanaf boekjaar 2023 zal hij of zij ook gaan rapporteren over deze werkzaamheden. Het tijdig bespreken van
continuiteitsrisico's, de daaraan gerelateerde maatregelen en toelichtingen in de jaarrekening en controleverklaring, dragen bij aan
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-15
de effectiviteit van de jaarrekeningcontrole. Als bijeffect zal ook de informatiewaarde van de jaarrekening en de controleverklaring voor gebruikers van uw jaarrekening toenemen. Wat
betekent
dit voor
u?
De mate van detail en de omvang van de rapportage over fraude en continuïteit n de controleverklaring hangen onder meer af van
de onderkende risico's, de omvang en aard van de organisatie alsmede de bevindingen naar aanleiding van de werkzaamheden. Dit betekent dat naarmate de vermoedens en signalen van fraude duidelijker of de mate van continuiteitsrisico's groter zijn, de toelichting bij de jaarrekening en de tekst in de desbetreffende paragrafen in de controleverklaring uitgebreider zullen zijn. Indien er
weinig aan de hand is, zal de rapportage korter kunnen zijn. Wwij zien dat het onderwerp “fraudepreventie en beheersing” in 2022 goed onder de aandacht is geweest bij uw omgevingsdienst. De frauderisico is verder uitgewerkt door de controller, en uw medewerkers hebben er kennis van kunnen nemen. Daarnaast is de frauderisico-analyse op 26 oktober 2022 besproken en vastgesteld in het algemeen bestuur (als bijlage bij het Controleprotocol 2022). Wij vinden het een goede zaak dat de frauderisico-analyse bij het toezichthoudend orgaan geagendeerd is. Om de toezichthoudende rol de komende jaren verder te versterken zouden wij het krachtig vinden als bij de volgend actualisatie van de frauderisico-analyse het bestuur vooraf ook om input gevraagd zou worden, en dat de opgestelde analyse ook nadrukkelijk(er) bediscussieerd wordt.
Verder hebben wij begrepen dat het uw wens is dat de frauderisicoanalyse een dynamisch proces blijft. Wij onderschrijven dat. Wij
adviseren u daarbij om in jaarlijkse actualisaties de kringen nadrukkelijker aan de voorkantte betrekken. Dat kan uw frauderisicoanalyse nog krachtiger maken.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-16
Geen
fouten
onzekerheden
en met
betrekking tot de SiSa-bijlage
Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen in de bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen
(SiSa) in 2022. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Hierna treft u deze tabel aan. Omdat wij geen fouten of onzekerheden hebben aangetroffen hebben wij
in overeenstemming met de
Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2022 alle cellen leeggelaten.
a2x&
Volgnr1 __ Speclteke ikeringRampenbestrijding ofoverig (BDUR) |Brede Doeluitkering
Foutof [Fout onzekerheid
1
[Fout
Fouten en onzekerheden
2022
ë
1 2
E3 Fa Fa
3 Regeing pecieke uiering nerbesturikprogamma _ Onzekehed 1 Eemaigespeefeke utkerngenten behoerevanedra dt 7 \Eenmalge speclieke uergenenbefoevevaneta _ [Onzekerhed
E93
Subssderegeing sanerng verkeersawaa Subseteregelng sanerng verkeer
Regeling specifieke uitkering Interbestuurlijk programma\T
‘Financiele omvangineuro's __ Toelichting foutlonzekerheid
Foa Onzeiereid
\T
ondersteunng vor toezit p e Panchaving van de erergebespangspient
ondersteuning voortoezicht op en handhaáng van de energiebesparingspicht
Strekking controleverklaring rechtmatigheid: goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwhei
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
zoedkeurend
312021001.23.121-17
Interne beheersing
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
4.Interne beheersing D
Kernboodschappen interim- | Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van controle 2022
maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle op de getrouwheid en
rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Naar aanleiding van de controle 2022 hebben wij met onze managementletter van 10 januari 2023 (kenmerk 312021001.22.423) onze bevindingen gedeeld met het dagelijks bestuuren de directie. De kernboodschappen die wij het dagelijks bestuur en directie hebben meegegeven uit onze interim-controle hebben wij hieronder opgenomen.
Managementsamenvatting Inleiding
Uw interne beheersing
+
= _ Onze indruk van uw interne beheersing s positief. U heeft stappen gezet in het verder uitwerken van de “Fraude risico analyse” en het interne controleplan dat ten grondslag Igt aan de verbijzonderde interne controle die
Voorde controle van de aarrekening 2022 onderkennen wij een aantal aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) isico met zich mee (kunnen)
brengen op een materlële fout n uw jaarrekening en die een mogelijke impactop de bedrijfsvoering kunnen hebben.
wuitvoert.
= _ De materialiteit hebben wij op basis van de primaire begroting 2022 bepaald n overeenstemming met het BADO. BIJ de interim-controle zijn wij uitgegaan van een goedkeuringsmaterialiteit van € 120.000 voor fouten en €360.000 voor onzekerheden.
= _ Rechtmatigheidsverantwoording i uitgesteld naar boekjaar 2023. In de Kademota rechtmatigheid 2023 is een tiental tellige uitspraken gedaan en zin zeven aanbevelingen gedaan die wij graag onder de aandacht brengen. Daarnaast maken wij graag afspraken over uw VIC werkzaamheden. = _ Umonitort bevindingen en
aanbevelingen vanuit de accountantscontrole
periodiek. WIj adviseren u te overwegen om ook eventuele bevindingen en aanbevelingen vanuit interne controleste monitoren.
Procesbevindingen =
Uheeftveel
aandacht om de betrouwbaarheid
Overige onderwerpen n
continarteit van de T-
=
omgeving verder e verbeteren. Wij adwseren u om, nadat nog enkele verbeteringen zjn doorgevoerd, een T aucit uftt aten voeren om ook de
Medewerkerskunnen op batis van de CAO SGO vanaf 1 januari 2022 bovenwettelike vakantie-uren sparen. Onderzoek of u een voorziening “verlofsparen’ dient te vormen.
werking van IT-maatregelen te laten toetsen. = _ Wij adviseren een 4-ogen principe in terichten en de zelfstandige betalingsbevoegdheid tot een noodzakelijk minimumte beperken binnen de procuratiebevoegdheden bij de Rabobank. = _ Een gebruiker van SpendCloud heeft als applicatiebeheerder de mogelijkheid
= _ Onderbouw de bestedingen in het kader van de specifieke uitkering omgevingsdiensten inzet interbestuurlijk programma VTH 2022-2023. bestedingen bestaan voornamelijk uit “uren x arief”.
= _ Neem verantwoordingsinformatie voor de Wet open overheid (Woo) op in de jaarrekening 2022. Ga daarom na op welke wijze de te rapporteren informatie
‘bevoegdheden aan te passen. Dt brengt isico’s met zich mee. = _ De controle op wijzigingen van crediteurenstamgegevens wordt niet atijd afgedwongen, omdat de medewerker die de wizigingen controleert ook zelf wijigingen kan doorvoeren. Dit brengtrisico’s met zich mee.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
De
eschikbaaris.
=
Wijonderkennen een aantal aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening 2022.
312021001.23.121-19
Rechtmatigheidsverantwoording 2023
Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw omgevingsdienst een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de
jaarrekening 2023. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het dagelijks bestuur in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het dagelijks bestuur zichzelf dus over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het dagelijks bestuur worden gegeven.
De Commissie BBV heeft de herziene kadernota uitgebracht (hierna: Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat uw omgevingsdienst zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. De Kadernota rechtmatigheid 2023 is daarmee vooral een belangrijk document voor het dagelijks bestuur geworden. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw organisatie.
Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: = _ De Kadernota rechtmatigheid 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het dagelijks bestuur niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het dagelijks bestuur.
= _ In de Kadernota rechtmatigheid 2023 wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan. = _ De Commissie BBV adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten n de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft
de Commissie BBV in de “Notitie Paragraaf bedrijfsvoering” meer geschreven. = _ De Commissie BBV adviseert eveneens de verordeningen 212, 213 en het normenkader te actualiseren, waarbij zij tevens adviseert om zowel de verantwoordingsgrens als de rapportagegrens op te nemen in de financiële verordening of een
beleidsnota rechtmatigheid c.q. normenkader. De modelverordeningen van de VNG zijn hier inmiddels op aangepast. Ook moeten afspraken met de accountant worden herzien of gemaakt. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne
controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de (verbijzonderde) interne controle. U beschikt over een “Intern controleplan 2022-2024” datop 5 oktober 2022 door het dagelijks bestuur is vastgesteld. Het intern controleplan bevat belangrijke voorwaarden om in kalenderjaar 2024 een rechtmatigheids-
verantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot verslagjaar 2023, zoals de aanpak
verbijzonderde interne controle (VIC).
Onderdeel van deze aanpak is de bepaling deelwaarneming VIC en het opstellen en actualiseren van checklisten. Wij maken graag afspraken hierover, zodat wij zoveel als mogelijk gebruik kunnen maken van uw VIC werkzaamheden.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-20
Verder geven wij u de volgende aandachtspunten mee bij het plannen van uw VIC ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording over verslagjaar 2023: = _ Naaronze mening is het waardevol als u in het interne controleplan ook expliciet aandacht besteed aan de interne beheersing rondom uw eigen IT-omgeving.
=
Laat het algemeen bestuur (jaarlijks) het normenkader expliciet vaststellen. Dit doet u (als onderdeel van het controleprotocol)
al, maar is vanaf verslagjaar 2023 verplicht. = _ Voer geplande werkzaamheden overeenkomstig uw planning uit en evalueer bevindingen en aanpak. Maak oorzaakanalyse bij
afwijkingen en stel indien noodzakelijk bij. Rapporteer periodiek bevindingen.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-21
Overige aangelegenheden
$ PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
5.Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met
Er zijn geen meningsverschillen met het dagelijks bestuur geweesten er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze
controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het dagelijks bestuur van uw gemeenschappelijke regeling de volledige medewerking verleend en hebben wij de volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
gen van het dagelijks bestuur ontvangen
Wij hebben namens het dagelijks bestuur een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.
Naleving van wet- en regelgeving
Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden n verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving.
Betrouwbaarheid
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen
en
continuïteit van de
van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuiteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van
automatiseringsomgeving
onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden
zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.
Geen aanwijzingen van
In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de
fraude
organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er
geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-23
Ook hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen
en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico's van
fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude.
Bevestiging onafhankelijkheid
Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conlicten met betrekking tot zijn
onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandachtte brengen van het college en het algemeen bestuur. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende
het afgelopen jaar niet is aangetast.
Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te
waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:
= _ Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico's ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.
=
Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants.
=
Procedures voor de organisatie voor periodieke training over de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.
=
Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de
=
onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en
voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. =
Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin s vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is
omgegaan en als er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de heid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-24
=
Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook
overwegen het algemeen bestuurof de auditcommissiete raadplegen. =
Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.
De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder Interne
getoetst.
roulatie
Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant
wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken.
Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvlosien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging.
Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar
partners en haar medewerkers en de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden. Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Publieke Sector Accountants, een bestuurder of interne
toezichthouder van Publieke Sector Accountants of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond of een bij de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening dat de verstrekte en ontvangen
geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en daarom niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Volledigheidshalve merken wij op dat wij geen geschenken en persoonlijke
uitingen van gastvrijheid hebben verstrekt/ontvangen die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben, Aanvullende dienstverlening Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-25
= _ Geen aanvullende dienstverlening
Conclusie onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)' en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan
een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Umond in 2022 voldoende is gewaarborgd.
Controleverschillen
Overzicht
van de controleverschillen:
Fouten
Doorwerking fout van 2021: Verplichting restantverlof te laag 2021 te
nvt.
6
Fout in projectbaten (te hoog verantwoord)
5
-5
Totaal fouten
5
1
Geen
0
0
Totaal onzekerheden
0
0
laag waardoor lasten 2022 te hoog
Onzekerheden
Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur bevestigt dat de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn.
Disclaimer en beperking in
gebruik PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Dit verslag is alleen bestemd voor het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en het management van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJmond en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke 312021001.23.121-26
toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Daardoor nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag
getoond of in zijn handen komt, op ons. De in dt verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van
mening
zijn datzij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder
kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico's of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de
jaarrekening als geheel. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
312021001.23.121-27
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS