Bijlage 5 - Notitie richtinggevend kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal.pdf

Notitie ‘Richtinggevend kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal’ Zienswijze gevraagd bij richtinggevend kader In deze notitie wordt een richtinggevend kader beschreven voor de ambtelijke samenwerking tussen de gemeente Heemstede en Bloemendaal. De notitie wordt voor zienswijzen voorgelegd aan de commissie Middelen (B-stuk) in april. Aan de hand van de opgehaalde zienswijzen zal dan in juni een kader aan de Raad ter besluitvorming worden aangeboden (A-stuk). Tevens zal de opgehaalde zienswijze ook worden betrokken bij het toegezegde voorstel voor de bestendiging van de bedrijfsvoering, die in juni als B-stuk aan de commissie Middelen zal worden voorgelegd. Stand van zaken van het bestuurlijk proces De Raad van Heemstede heeft voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 een overdrachtsnotitie gemaakt voor de nieuwe Raad met stellingen en vragen. Daarnaast is in 2017 een Rekenkamerrapport uitgebracht over de ambtelijke samenwerking. Uit beide kwam duidelijk de wens naar voren om meer transparantie, informatie en grip op het samenwerkingsproces. Naar aanleiding hiervan is, als eerste stap, een informatiebijeenkomst georganiseerd voor beide Raden op 10 januari jongstleden waarin de gemeentesecretarissen een presentatie hebben gegeven over de huidige stand van zaken en de knelpunten.

Het huidige College heeft met nieuwe initiatieven voor verdere ambtelijke vervlechting een pas op de plaats gemaakt in afwachting van de Raadsgesprekken in beide gemeenten over het verdere perspectief van de samenwerking. Op 31 januari en 13 februari is de overdrachtsnotitie besproken in respectievelijk de Raad en de commissie Middelen van de gemeente Heemstede en zijn er een heel aantal vragen opgehaald. De beantwoording van deze vragen is als bijlage 1 toegevoegd. De commissie heeft tevens gevraagd naar de visie van het college op de ambtelijke samenwerking. Het richtinggevend kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal zoals in deze notitie wordt voorgelegd, kan beschouwd worden als de visie van het College. Opbouw notitie Eerst wordt een korte samenvatting gegeven van de samenwerking zoals die de afgelopen jaren is gegroeid en de belangrijkste bevindingen van het rekenkamerrapport. Daarna volgt de visie van het college en het voorgestelde vervolg proces. Korte samenvatting ontwikkeling van de ambtelijke samenwerking tot nu toe In 2013 is de gemeente Heemstede gestart met een ambtelijke samenwerking met de gemeente Bloemendaal. De hoofddoelstellingen zijn: het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, het verminderen van kwetsbaarheid en het verhogen van de efficiency om kwaliteitsverbetering te realiseren.

De gestelde randvoorwaarde is dat de samenwerking ontvlochten moet kunnen worden. De samenwerking heeft zich vooral gericht op bedrijfsvoeringsafdelingen. De afgelopen jaren is de Raad regelmatig tussentijds geïnformeerd door middel van 6 voortgangsrapportages. Vormen van samenwerking Heemstede - Bloemendaal De samenwerking met de gemeente Bloemendaal kent 2 vastgelegde samenwerkingsvormen: 1. Vervlochten teams waarbij medewerkers in dienst zijn en blijven van de eigen gemeente. 20% van het totaal aantal Heemsteedse formatieplaatsen betreffen vervlochten teams. 2. Heemstede en Bloemendaal kennen een 3-tal gemeenschappelijke regelingen met een centrumgemeente-constructie: IASZ, GBKZ en GRIT. Heemstede is centrumgemeente voor IASZ en GRIT en levert dus diensten aan de gemeente Bloemendaal. IASZ en GRIT beslaan 23% van het totaal aantal Heemsteedse formatieplaatsen. De overige 57% van het totaal aantal Heemsteedse formatieplaatsen wordt enkel ingezet voor de gemeente Heemstede (zie bijlage 2, Collegebericht fte samenwerking). Natuurlijk vindt in de breedte van de organisatie ook collegiale kennisuitwisseling plaats tussen de organisaties van Heemstede en Bloemendaal en helpen we elkaar. En waar relevant gebeurt dit ook met andere gemeenten.

14 maart 2019 pagina 1

Rekenkamerrapport (RKC) ambtelijke samenwerking en overdrachtsnotitie Eind november 2017 heeft de rekenkamercommissie een rapport uitgebracht over de ambtelijke samenwerking met Bloemendaal. Belangrijkste aanbevelingen aan de Raad waren: 1. Maak nog in deze raadsperiode de doelen en toetsingscriteria van de huidige samenwerking met Bloemendaal expliciet en zorg voor een duidelijke planning, voor een eenduidige sturing en voor heldere verantwoordelijkheden. De mogelijkheid om te ontvlechten moet hierbij een uitgangspunt zijn. 2. Betrek de Raad actief bij dit onderwerp door de bovengenoemde doelen en toetsingscriteria als B-stuk aan te bieden. 3. Breng voor het eind van deze raadstermijn in kaart welke samenwerkingsvormen (bestuurlijke fusie, ambtelijke samenwerking, ambtelijke fusie of een eventuele andere vorm) er mogelijk zijn voor Heemstede en Bloemendaal. Geef de voor- en nadelen aan van de verschillende samenwerkingsvormen. Breng zo mogelijk tevens in kaart de personele en financiële gevolgen. In de volgende raadstermijn kan dan besluitvorming plaatsvinden. 4. De rekenkamercommissie beveelt aan om na de hierboven aanbevolen besluitvorming in de Raad een routeplan op te stellen waarin de kaders, de gekozen samenwerkingsvorm en het tempo van de samenwerking zijn uitgewerkt inclusief de afhankelijkheden en risico’s. 5.

Meer in detail beveelt de rekenkamercommissie aan om aandacht te besteden aan informatisering en automatisering: neem in een volgende voortgangsrapportage de stand van zaken omtrent de ontwikkeling van automatisering (GRIT) en informatisering op, waarbij de nadruk ligt op de toekomstbestendigheid en de strategie van beide (gezamenlijke) taakgebieden. Neem de Raad mee in dit dossier. Het rapport van de Rekenkamer is besproken in de commissie Middelen van 13 december 2017 en in de Raadsvergadering van 20 december 2017. Vervolgens is in de Raadvergadering van 1 februari 2018 besloten een overdrachtsnotitie op te stellen voor de nieuwe raad over het thema ambtelijke samenwerking. In deze overdrachtsnotitie staan enkele dilemma’s genoemd en zijn vragen geformuleerd om te beantwoorden door de Raad of het College (zie bijlage 3). Richtinggevend kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal De gemeente Heemstede blijft bestuurlijk zelfstandig en het College adviseert om niet over te gaan tot een ambtelijke fusie. Daartoe ziet het College geen aanleiding. Ook de wens om op beleidsniveau zelfstandigheid te behouden wordt onderkend. Zelfstandigheid impliceert in grote lijnen twee dingen: zelfstandige gemeente (eigen bestuursorganen) en beleidsvrijheid op de thema’s die belangrijk worden gevonden voor en door inwoners. Complexe opgaven waar onze gemeente voor staat – o.a.

nieuwe taken zoals Omgevingswet en energietransitie, verdere digitalisering en krapte op de arbeidsmarkt – kan ambtelijke en soms bestuurlijke samenwerking vergen. De benodigde samenwerking zal per dossier en domein verschillen. Bestuurlijke samenwerking (met Bloemendaal) kan nodig zijn om een dossier zoals verkeer op de agenda te krijgen in de regio en daarbij wordt partnerschap gezocht met gemeente(n) met een gedeeld belang. Kennisuitwisseling op ambtelijk niveau wordt vaak pragmatisch dichtbij gezocht bij onze buurgemeente, maar zeker ook bij andere gemeenten als daar de expertise zit. De vraag is ook of andere omliggende gemeenten (naast kennisdeling) openstaan voor verdergaande samenwerking met Heemstede. In deze context wordt Bloemendaal als preferred partner gezien, in lijn met het uitgangspunt van de provincie van congruente samenwerkingen. Ambtelijke samenwerking met Bloemendaal is nu voornamelijk gericht op de bedrijfsvoeringafdelingen om kwetsbaarheid te verkleinen, efficiency te behalen. Dit rendement wordt – conform de uitgangspunten van de samenwerking – ingezet voor betere kwaliteit, meer inhoud voor minder capaciteit en minder meerkosten. Een niet onbelangrijk bijkomend voordeel is het zijn van een aantrekkelijke werkgever voor (nieuwe) medewerkers.

De gemeentesecretarissen van Heemstede en Bloemendaal hebben op de informatiebijeenkomst van 10 januari een presentatie gegeven over de belangrijkste opbrengsten en knelpunten van de huidige samenwerking en een advies over het vervolg. Hun conclusie was dat de ambtelijke samenwerking duidelijk meerwaarde heeft, maar dat de knelpunten wel moeten worden opgelost. Het belangrijkste advies is om de samenwerking in de bedrijfsvoering te bestendigen, zodat eenduidige sturing en helderheid in verantwoordelijkheden (o.a. formatie, administratie en verantwoording) wordt vormgegeven.

14 maart 2019 pagina 2

Met het oog op de opgaven waar wij als gemeente voor staan en mede op basis van het advies van de RKC, het overdrachtsdocument van de Raad en het advies van de beide gemeentesecretarissen stelt het College het volgende richtinggevend kader voor:  Het college vindt een toekomstgerichte organisatie – die opgave gericht werkt, regionale samenwerking zoekt en een stevige bedrijfsvoering vorm geeft – het beste antwoord voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente.  De gemeente Heemstede blijft bestuurlijk zelfstandig. Het college adviseert om niet over te gaan tot een ambtelijke fusie, maar ziet wel nut en noodzaak in van ambtelijke samenwerking.  De primaire doelen voor ambtelijke samenwerking zijn kwaliteitsverbetering, verminderen kwetsbaarheid, slimmer werken en een aantrekkelijk werkgeverschap.  Het college vindt het huidige niveau van samenwerking voldoende en wil de energie niet richten op het verder uitbreiden van de samenwerking (in formele zin verder vervlechten), maar vooral in het verder verbeteren en bestendigen van de huidige samenwerking.  Uitgangspunt blijft bestuurlijke zelfstandigheid op beleidsniveau. Er zal geen specifieke inzet zijn om te komen tot harmonisering van beleid. Vanuit dit perspectief is vervlechten van beleidsafdelingen niet aan de orde.

 Het college ziet zeker meerwaarde om op regionaal niveau, dus breder dan alleen Bloemendaal, op sommige dossiers samen op te trekken om kennis en capaciteit op projectbasis te bundelen (bv omgevingswet). Tevens is een bestuurlijke samenwerkingsagenda in de regio (met ambtelijke ondersteuning) van belang om de grote opgaven, zoals mobiliteit en duurzaamheid/energietransitie, het hoofd te bieden en effectief deel te kunnen nemen aan de MRA.  Het college vindt het van belang om de ambtelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering verder te bestendigen en zal hiervoor, rekening houdend met de opgehaalde zienswijze over het richtinggevend kader, een concreet voorstel doen met specifieke aandacht voor helderheid in sturing en verantwoording.  Het college ziet grote risico’s in het ontvlechten van de bedrijfsvoeringsafdelingen. Naast de eenmalige financiële gevolgen, zal de ontvlechtte organisatie extra structurele middelen behoeven om de kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen en zal de gemeente inboeten op haar imago als aantrekkelijke werkgever. Zie hiervoor ook thema 8 bij de beantwoording van de vragen die als bijlage is toegevoegd.  Er is in de raad een grote behoefte aan informatie, inspraak en zeggenschap.

Het college wil hier invulling aan geven door: o eerst het richtinggevend kader in deze notitie voor zienswijze (B-stuk) voor te leggen aan de raad. Op basis van deze zienswijze wordt een kader voor ambtelijke samenwerking voorgelegd aan de raad ter besluitvorming (A-stuk). o op het moment dat er (substantiële) ontwikkelingen aan de orde zijn die niet binnen dit kader passen, zullen deze aan de Raad worden voorgelegd. o een voorstel uit te werken voor het bestendigen van de bedrijfsvoering. Hierbij worden de opgehaalde zienswijzen op het richtinggevend kader betrokken. Proces in de raad met betrekking tot de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal Gezien het Rekenkamerrapport ambtelijke samenwerking, de overdrachtsnotitie vanuit de vorige raadsperiode en het verzoek/advies in beide notities om meer transparantie en grip op het samenwerkingsproces is het voorstel vanuit het college om de raad op verschillende momenten de komende periode te informeren en te betrekken. In bijgaand overzicht zijn alle momenten (ook de momenten die reeds geweest zijn) opgenomen. Bijeenkomst/vergadering

datum

Informatieavond ambtelijke samenwerking beide raden

10 januari 2019

Raadsvergadering & Commissie Middelen: - Raadsgesprek overdrachtsnotitie ambtelijke samenwerking

31 januari & 13 februari 2019

Informatieavond ICT/Informatisering voor Heemstede en Bloemendaal

Resp. 26 en 28 maart

Commissie Middelen: - Antwoord vragen gesteld 10 januari, 31 januari en 13 februari

3 april

14 maart 2019 pagina 3

-

Notitie ‘Richtinggevend kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal’ (B-stuk)

Commissie Middelen: - Notitie bestendigen bedrijfsvoering (B-stuk) - Notitie ‘kader voor ambtelijke samenwerking Bloemendaal – Heemstede (A-stuk)

12 juni

Raad: - 7de voortgangsrapportage - Notitie ‘kader voor ambtelijke samenwerking Bloemendaal – Heemstede (A-stuk)

27 juni

In de gemeenteraad van Bloemendaal wordt een gelijksoortig traject doorlopen.

14 maart 2019 pagina 4