Bijlage 4. RIB vraag in de auditcommissie uitvoering artikel 213a van de Gemeentewet.pdf

Raadsinformatiebericht Collegevergadering: 5 november 2024

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1281254 : Concern control : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Raadsinformatiebericht: vraag in de auditcommissie uitvoering artikel 213a van de Gemeentewet

☒ Ter informatie/update ☐ Beantwoording schriftelijke vragen

☐ Toezeggingen/actielijst commissie of raad ☐ Overige

Inleiding In de auditcommissie van 22 oktober jl. is de accountant gevraagd hoe zij uitvoering geven aan artikel 213a van de Gemeentewet. Dit artikel uit de Gemeentewet betreft onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. De accountant heeft hier echter geen (controlerende) rol in. De raad van Heemstede heeft voor de uitvoering van artikel 213a van de Gemeentewet regels uitgewerkt in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heemstede. Deze verordening is in 2010 met terugwerkende kracht vanaf maart 2004 van kracht. Artikel 213a van de Gemeentewet vindt zijn oorsprong in de Wet dualisering gemeentebestuur die vanaf 2004 van kracht is geworden. In dit raadsinformatiebericht ontvangt u uitleg over het artikel 213a van de Gemeentewet, de Verordening waarmee de raad van Heemstede kaders heeft gesteld en lichten we toe op welke wijze daar invulling aan wordt gegeven.

Oorsprong en doel artikel 213a van de Gemeentewet Met de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de rollen, taken en posities van de raad en het college gescheiden. De raad heeft met deze wet drie taken gekregen, volksvertegenwoordiging, kaders stellen en toezicht houden. Op basis van de Wet dualisering gemeentebestuur heeft de raad van Heemstede drie Verordeningen vastgesteld voor de financiële functie van de gemeente: • de Financiële Verordening (artikel 212 van de Gemeentewet); • de Controleverordening (artikel 213 van de Gemeentewet); • de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heemstede (artikel 213a van de Gemeentewet).

pagina 1 van 5

Bij artikel 213a van de Gemeentewet gaat het om onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur. Dit heeft als doel de transparantie van het gemeentelijk handelen te vergroten en daarmee doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Het verschil met onderzoeken van de lokale rekenkamer is dat rekenkameronderzoeken zich richten op doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en beheer. De Financiële Verordening en de Controleverordening worden in Heemstede regelmatig geactualiseerd en aan de raad voorgelegd. De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heemstede is tot heden nog niet geactualiseerd.

Invulling 213a bij de gemeente Heemstede Invulling control functie De raad van Heemstede heeft voor de uitvoering van artikel 213a van de Gemeentewet regels uitgewerkt in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heemstede. De kaders in de verordening zijn uitgebreider en strikter dan die van artikel 213a van de Gemeentewet zoals de onderzoeksfrequentie. Tot 2023 was de functie van concerncontroller van de gemeente beperkt ingevuld. Het college heeft een voorstel gedaan om deze functie te versterken en in de begroting 2023 (programma 0 Bestuur en Dienstverlening, thema “uitvoeringskracht op orde”) heeft de raad toestemming gegeven tot uitbreiding van de capaciteit voor een concerncontroller. Hiermee sluit de invulling van deze functie beter aan bij de landelijke wet- en regelgeving. De functie is sinds 2024 volledig ingevuld. In het eerste jaar heeft de nadruk gelegen op implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording en uitwerken van een visie op control. Deze visie wordt begin 2025 voor zienswijze aan de commissie middelen voorgelegd. Aan de hand van deze uitkomsten wordt de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heemstede geactualiseerd. Op dit moment wijkt de praktische invulling af van de kaders uit de Verordening.

Invulling Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid De nu geldende Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heemstede uit 2004 is in zijn geheel gepubliceerd op de website “Overheid.nl” onder de link: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR30067/1 In deze Verordening is een aantal kaders opgenomen waaronder de volgende: • het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van tenminste één organisatie-eenheid en jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal één (deel van een) programma of één paragraaf; • bij de begrotingsbehandeling wordt de raad een onderzoeksplan voorgelegd van de in het begrotingsjaar te verrichten interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid; • in het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten zijn opgenomen in de productenraming voor de uitvoering van het onderzoek; • in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarrekening wordt gerapporteerd over de voortgang van de onderzoeken en de uitputting van de bijbehorende budgetten én • de uitkomsten van het onderzoek worden de raad aangeboden in een rapportage met indien nodig een aanbeveling voor verbetering.

pagina 2 van 5

In de begroting van 2013 is een besparing doorgevoerd op het budget ten behoeve van het doelmatigheidsonderzoek van artikel 213a. In deze begroting is besloten om het onderzoek niet meer extern, maar intern te laten uitvoeren door de afdeling personeel en organisatie. Door de werkdruk is onvoldoende ruimte geweest om deze onderzoeken binnen de kaders op te pakken, zoals opgenomen in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. Er zijn wel onderzoeken uitgevoerd naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerd bestuur door het college. Deze onderzoeken zijn niet expliciet gekoppeld aan (de kaders van) artikel 213a. Hieronder vindt u een overzicht met daarin de onderzoeken die vanaf 2018 zijn gevoerd die passen binnen de reikwijdte van artikel 213a. Het overzicht heeft betrekking op twee collegeperiodes.

Ensia, jaarlijks vanaf 2018 Elk jaar vindt de Ensia rapportage plaats (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Dit geeft aan in hoeverre de gemeente voldoet aan informatiebeveiligingsnormen. De Ensia rapportage wordt opgenomen in de bijlagen van de jaarrekening van de gemeente en als zodanig aan de raad gerapporteerd. In deze rapportage wordt ingegaan op de prestaties voor informatiebeveiliging voor specifiek Digid en Suwinet en de mate waarin die prestaties ook worden behaald. Het betreft een externe audit.

Benchmark ICT, 2019 en 2024 De benchmark ICT heeft als doel meer inzicht te verschaffen in de jaarlijkse ICT kosten en hoe deze zich verhouden tot vergelijkbare overheidsorganisaties die deelnemen aan deze benchmark. Het draagt bij aan het efficiënter en doelmatiger inzetten van ICT middelen. De benchmark wordt uitgevoerd door een onafhankelijk externe organisatie en op basis van de financiële input van deelnemende organisaties. De benchmark leidt tot twee rapportages. Een rapportage wat ingaat op algemene landelijke ICT trends en ontwikkelingen en een specifieke rapportage wat ingaat op de situatie voor de gemeente Heemstede. In 2024 is ervoor gekozen om de benchmark gezamenlijk met de gemeente Bloemendaal uit te voeren omdat de ICT van beide gemeenten ondergebracht is bij de gemeenschappelijke regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT). In 2019 en 2024 zijn de rapportages ter kennisname naar de raad gebracht via de commissie Middelen (C-stuk).

Audit Wet politie gegevens, 2020 tot en met 2023 Met deze audit wordt gerapporteerd over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de politietaak. Ingegaan wordt op de prestaties die geleverd moeten worden op basis van de Wet politiegegevens en de mate waarin daaraan wordt voldaan. In 2020 was er een externe audit, de jaren 2021 tot en met 2023 betroffen een interne audit. Er is geen aparte rapportage aan de raad.

Privacy onderzoeken, jaarlijks vanaf 2020 Jaarlijks wordt het voldoen aan de privacywetgeving onderzocht. Rapportage vindt niet apart aan de raad plaats.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek, 2021 en 2024 Het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) heeft als doel in kaart te brengen waar de organisatie een risico loopt dat organisatiedoelen niet bereikt worden en waar kansen liggen om dat te verbeteren. Daarnaast wordt een MTO ingezet om een beeld te krijgen van de beleving van medewerkers, tevreden medewerkers zijn gemotiveerde medewerkers. Naar aanleiding van de resultaten kunnen acties ingezet worden voor het behoud van medewerkers. In 2021 is gerapporteerd via een collegebericht aan de raad en in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening 2021. In 2024 is de raad geïnformeerd via de commissie Middelen (C-stuk). pagina 3 van 5

Rapportage ambtelijke samenwerking (vervlochten teams) in P&C cyclus, jaarrekening 2020 en 2021 In de jaarrekeningen 2020 en 2021 is in de bedrijfsvoeringsparagraaf op basis van de benchmark “Waar staat je gemeente” een rapportage opgenomen over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de vervlochten teams (samenwerking met de gemeente Bloemendaal). Hierbij zijn de volgende criteria voor ambtelijke samenwerking (in samenspraak met raadsleden) afgesproken: • Kwaliteit; rapportage op basis van benoemde criteria burgerpeiling voor gehele ambtelijke organisatie. • Efficiency: o loonkosten en formatie per vervlochten team; o inhuur; wordt reeds op gerapporteerd in jaarrekening over organisatie als geheel; o opvangen kwetsbaarheid per vervlochten team. • Medewerkerstevredenheidsonderzoek: o Gemiddeld cijfer ‘mijn werk’, ‘leidinggevenden’, ‘personeelsbeleid’ voor de vervlochten teams als geheel.

Benchmark “formatie op weg naar een toekomstbestendig personeelsbestand”, 2023 De benchmark formatie is uitgevoerd door een externe partij met als belangrijkste onderzoeksvraag ‘Welke formatie is passend voor Heemstede, ook gezien de in- en externe ontwikkelingen de komende 3 jaren?’. De rapportage is via de commissie Middelen ter kennisname van de raad gebracht (C-stuk). Tevens is er over gerapporteerd in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting 2024.

Evaluatie centrumregelingen Bedrijfsvoering en informatievoorziening, voorjaar 2024 In het voorjaar van 2024 heeft een lichte evaluatie plaatsgevonden van de centrumregelingen Digitale informatietechnologie (DIT) en Bedrijfsvoering (BV). In de evaluatie zijn de volgende vier onderzoeksvragen onderzocht: 1. in hoeverre voldoet de regeling op zichzelf aan de taakuitvoering en de uitgangspunten bij oprichting; 2. hoe verloopt de financiële afwikkeling van de samenwerking, komt de vooraf bepaalde kostenverdeling overeen met de werkelijke dienstverlening; 3. in hoeverre is er bestuurlijk (colleges en raden) voldoende grip op de regelingen; 4. hoe verloopt de aansturing van de teams. De evaluatie en de conclusies en aanbevelingen die hierin zijn opgenomen, zijn via de commissie Middelen ter kennisname gebracht aan de raad (C-stuk).

Toekomstbestendigheid Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid, voorjaar 2024 In de eerste helft van 2024 heeft een extern bureau onderzoek gedaan naar de toekomstbestendigheid van Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (GBKZ). Hierbij is onderzoek gedaan naar de toekomstbestendigheid door een analyse te doen op kosten, kwetsbaarheid, kwaliteit en governance. Bij dit onderzoek is gekeken naar vijf mogelijke scenario’s namelijk: 1. voorzetting in de huidige vorm met de drie gemeenten Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort; 2. voortzetting met de gemeenten Bloemendaal en Heemstede 3. samengaan met de samenwerking Gemeentebelastingen Bollenstreek (centrumregeling); 4. gemeentebelastingen onderbrengen bij Cocensus (openbaar lichaam); 5. gemeentebelastingen onderbrengen bij de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (openbaar lichaam). De uitkomsten van dit onderzoek zijn via de commissie Middelen ter kennisname gebracht aan de raad (C-stuk). pagina 4 van 5

Evaluatie van vier Gemeenschappelijke Regelingen, gepland in 2025 In 2025 is een evaluatie van de vier centrumregelingen (Bedrijfsvoering, Digitale informatie technologie, Gemeentelijke belastingen Kennemerland-zuid en Sociale zaken) gepland. Hierover heeft het college in december 2023 besloten. Dit besluit is ter kennisname gebracht van de commissie Middelen (C-stuk). Aan dit besluit zijn de criteria voor ambtelijke samenwerking toegevoegd (zoals die eerder ook zijn gebruikt in samenspraak met raadsleden voor de vervlochten teams). Uitkomsten van deze evaluatie worden eind 2025/begin 2026 gepresenteerd aan de raad.

Overige rapportage in P&C documenten In de begroting en de jaarrekening wordt ook onder de programma’s aan de hand van de voorgeschreven indeling en door het opnemen van prestatie-indicatoren eveneens gerapporteerd over doelmatigheid (realisatie met zo beperkt mogelijke inzet van middelen) en doeltreffendheid (behalen van de maatschappelijk gewenste prestaties en effecten). Deze informatie is echter niet overeenkomstig de Heemsteedse Verordening maar overeenkomstig de wettelijke verplichting in het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).

Conclusie en vervolg Doordat de control functie een periode beperkt is ingevuld is praktische uitvoering gegeven aan de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heemstede. Onderzoeken vinden plaats, maar niet geheel overeenkomstig de Verordening. De control functie is in 2024 versterkt. Naar aanleiding van de Wet versterking decentrale rekenkamers heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een nieuwe modelverordening voor de uitwerking van artikel 213a van de Gemeentewet gepresenteerd. Deze wordt als onderlegger gebruikt voor de herijking van de Heemsteedse Verordening waarbij een vorm kan worden gekozen die past bij een gemeente met de omvang van Heemstede. Bijvoorbeeld voor de onderzoeksinvulling of de onderzoeksfrequentie. Daarbij wordt ook in aanmerking genomen dat voor onderzoek budget beschikbaar moet worden gesteld.

pagina 5 van 5