Bijlage 4 Reactie college Heemstede op raadsmemo criteria.pdf

Collegebericht Datum

14 oktober 2020

Aanleiding Memo ‘criteria ambtelijke samenwerking’ commissie Middelen 21–10-20 Onderwerp Reactie college memo ‘criteria ambtelijke samenwerking’ Portefeuillehouder A. Nienhuis Naar aanleiding van de memo ’criteria ambtelijke samenwerking’, opgesteld door de raadsleden Rocourt en De Zeeuw en geagendeerd voor de commissie Middelen van 21 oktober 2020, hierbij een collegebericht. Aanleiding Eind 2019 is in de raad het ‘Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal’ geagendeerd. In de raad van Heemstede is de behandeling van dit kader aangehouden. In Bloemendaal is het kader aangenomen. De raad heeft aangegeven eerst te willen spreken over nut en noodzaak van ambtelijke samenwerking, voordat de raad besluit over de kaders voor ambtelijke samenwerking met Bloemendaal of met andere gemeenten. In de memo van de twee raadsleden wordt het college advies gevraagd of ‘de voorgestelde criteria geschikt en praktisch toepasbaar zijn, en eventueel voorstellen te doen voor aanpassing of aanvulling van de criteria’. In dit collegebericht wordt hierop gereageerd. Advies college Het College kan zich vinden in de opzet, omdat wij daarmee een instrument tot onze beschikking krijgen waarmee het gesprek over de keuze voor ambtelijke samenwerking gericht gevoerd kan worden.

Het College constateert dat in de notitie: Criteria worden aangereikt voor toetsing van de gewenste ambtelijke samenwerking in algemene zin, dus een bredere insteek dan het voorgestelde ambtelijke kader dat specifiek gericht is op ambtelijke samenwerking van een aantal bedrijfsvoeringsteams met Bloemendaal; Een onderscheid wordt gemaakt naar ‘beleid’ en ‘bedrijfsvoering’, waarbij bedrijfsvoering over de volle breedte van de organisatie wordt beschouwd; De discussie zich toespitst op beoordelingscriteria. De vormen waarin de samenwerking wordt gegoten is een volgende stap en is er verder ook geen onderdeel van deze notitie. Met betrekking tot de vraag of de voorgestelde criteria geschikt en praktisch toepasbaar zijn, en met betrekking tot het vervolg proces geeft het college het volgende advies. Algemeen Het college wordt gevraagd, na vaststelling van de criteria, de zes afdelingen die vervlochten zijn met Bloemendaal te toetsen. Hierbij wordt ook Informatisering genoemd. Eerder heeft de raad het college reeds opdracht gegeven de afdeling Informatisering en GRIT samen te voegen met Bloemendaal op basis van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Deze samenvoeging is dus een lopend traject en eind 2020 zal een voorstel aan de raad worden aangeboden, waarbij ook de criteria uit de memo ’criteria ambtelijke samenwerking’ worden betrokken.

Ambtelijke samenwerking met andere gemeenten vraagt partnerschap. Met wie willen wij waarvoor en hoe samenwerken en andersom, wie wil waarvoor en hoe met ons samenwerken. 1 Collegebericht 14 oktober 2020

Hierbij is een belangrijke vraag op welk niveau willen we samenwerking? In de memo ‘criteria ambtelijke samenwerking’ wordt gesproken over verschillende niveaus van samenwerking. Voor de helderheid in de discussie benoemen we hier op hoofdlijnen twee samenwerkingsniveaus met voorbeelden uit de huidige praktijk: Samenwerking op het niveau van informatie uitwisseling, kennisdeling en projectmatig samen optrekken (voorbeelden; regionaal corona projectteam met 9 gemeenten VRK, Omgevingswet met Bloemendaal, in het sociaal domein met Zuid- Kennemerland en IJmond). Gezamenlijk inzet en aansturing van personele capaciteit middels een GR of een structureel samenwerkingsverband (voorbeelden; vervlochten teams met Bloemendaal, gemeenschappelijke regelingen zoals GBK, IASZ, Omgevingsdienst IJmond en GR Paswerk). Criteria Het ondervangen van kwetsbaarheid is een belangrijk criterium voor een gezonde bedrijfsvoering. Daarmee wordt bedoeld kwetsbaarheid in de zin van functies en takenpakketten met een kleine ambtelijke capaciteit (‘eenmansfuncties’). Bij ziekte, verlof of piekbelasting geeft dit in de bedrijfsvoering direct een knelpunt. We adviseren daarom om onder het criterium flexibiliteit ook kwetsbaarheid te verstaan. Het lijkt verstandig om ook criteria te benoemen m.b.t. het proces van ambtelijke samenwerking.

Wat vindt u als raad belangrijk in het proces bij een ambtelijk samenwerking, hoe wilt u erbij betrokken blijven? Bijvoorbeeld een tussentijdse evaluatie vormgeven of een begeleidingsgroep van de raad. Toetsing en verantwoording De criteria zijn toepasbaar en uitvoerbaar maar kennen nog geen norm; wat is goed? Bij ‘toetsing’ staat een aantal bronnen en gegevens opgesomd die als nullijn worden gehanteerd. De nullijn en normering vragen echter nog verdere uitwerking. Daarbij geven wij aan dat deze nulmeting, normering en uitwerking niet tot onevenredige bureaucratisering moet leiden. Met betrekking tot de toetsing van kosten kan daar via de reguliere P&C cyclus in de begroting en jaarrekening jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering inzicht in worden geboden. Inmiddels zijn wij aan de slag gegaan hoe wij hier vorm aan kunnen gaan geven waarbij ook gekeken wordt naar een nulmeting. Vervolg proces Het college stelt voor: Gezien het belang van objectivering en gevraagde expertise de nadere uitwerking van de criteria te laten begeleiden en uitvoeren door een extern bureau. Het Rekenkamerrapport ambtelijke samenwerking uit 2017 kan hierbij worden betrokken. Tevens extern advies te vragen op welke wijze de raad de voortgang kan volgen en haar rol met betrekking tot samenwerking kan invullen, op basis van de ervaringen van andere gemeenten.

Het extern adviesbureau te vragen de 5 afdelingen (excl. Informatisering) te toetsen op de criteria en gestelde normen en hierbij de jaren 2018, 2019 en 2020 te betrekken. Een kleine begeleidingsgroep vanuit de Raad bij bovenstaand proces te betrekken. Tot slot wordt gevraagd in hoeverre de raad van Heemstede, de raad van Bloemendaal op enigerlei wijze in dit proces mee wil nemen? Het college van Heemstede zal het college van Bloemendaal informeren over de uitkomst van bespreking in de commissie Middelen.

2 Collegebericht 14 oktober 2020