Bijlage 4. Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen ZK, IJmond en Haarlemmermeer.pdf

Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024 Gemeenschappelijke regeling Beschermd Wonen regio Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer

Het gemeenschappelijk orgaan (GO) Beschermd Wonen, Overwegende, dat het wenselijk is de afspraken vast te leggen over de uitvoering van regionale taken door het GO Beschermd Wonen ten behoeve van de aan de gemeenschappelijke regeling Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer deelnemende gemeenten; gelet op artikel 10, tweede lid, van genoemde gemeenschappelijke regeling; Besluit: vast te stellen het: Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024. Artikel 1: Toepassing en wijziging dienstverleningshandvest 1. Dit dienstverleningshandvest is van toepassing op de uitvoering van regionale taken door het GO Beschermd Wonen, als bedoeld in artikel 10, tweede en derde lid van de Gemeenschappelijke regeling Beschermd Wonen regio Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer (hierna: de regeling). 2. Indien er omstandigheden optreden die naar mening van het GO Beschermd Wonen en de gemeenten die deelnemen aan de regeling van invloed kunnen zijn op de toepassing van dit dienstverleningshandvest, treden zij hierover met elkaar in overleg. 3. Indien de aard en omvang van het takenpakket wijzigt als gevolg van een wijziging van de geldende wet- en regelgeving, dan wordt het dienstverleningshandvest hierop aangepast. 4.

Wijzigingen van dit dienstverleningshandvest worden met inachtneming van artikel 10, tweede lid van de gemeenschappelijke regeling door het GO Beschermd Wonen vastgesteld in een nieuwe integrale versie van dit dienstverleningshandvest, die de voorheen geldende versie vervangt. 5. Afwijkingen van, en aanvullingen op, dit dienstverleningshandvest zijn slechts geldig indien daartoe door het GO Beschermd Wonen, op unaniem voorstel van de colleges van de deelnemende gemeenten, is besloten. Artikel 2: Uitvoering regionale taken 1. De volgende regionale taken worden door het GO Beschermd Wonen voor de aan de regeling deelnemende gemeenten uitgevoerd: a. ontwikkelen van het regionaal beleidskader Beschermd Wonen dat door de raden wordt vastgesteld en de basis vormt voor (lokale) uitvoeringsprogramma's; b. monitoren van, en rapporteren over de wijze waarop door de gemeenten uitvoering gegeven wordt aan het regionaal kader Beschermd Wonen, op door het GO Beschermd Wonen nader te bepalen thema’s en kengetallen;

Pagina 1 van 6 Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024

c.

voorbereiden en uitvoeren van de inkoop van de regionale woonvoorzieningen Beschermd Wonen; d. toezicht houden op de kwaliteit van de regionale woonvoorzieningen Beschermd Wonen; e. zorgdragen voor contractmanagement met de aanbieders van regionale woonvoorzieningen Beschermd Wonen; f. het monitoren van, en rapporteren over het totaal aantal Beschermd Wonen-cliënten, het beschikbare aanbod (woon)voorzieningen voor Beschermd Wonen en de wachtlijsten voor deze voorzieningen, zowel per gemeente als voor de gehele regio; g. het verzamelen en delen van cliëntgegevens van personen die gebruik maken van een voorziening Beschermd Wonen in een van de gemeenten, ter ondersteuning van de uitvoering van de taken; en h. uitvoeren van regionale bedrijfsvoeringstaken op het gebied van Beschermd Wonen. 2. De uitvoering van de toegang tot Beschermd Wonen voor de deelnemende gemeenten vindt tijdelijk plaats, namelijk in 2024, waarna de gemeenten die zelf gaan uitvoeren. 3. Een uitwerking van de bovengenoemde taken is opgenomen in bijlage 1 van dit dienstverleningshandvest. 4. De in het eerste lid genoemde taken a t/m h worden minimaal voor de duur van drie jaar door het GO Beschermd Wonen uitgevoerd.

Artikel 3: Uitgangspunten De uitvoering van taken genoemd in artikel 2 voldoet aan kwaliteitseisen die voortvloeien uit wet- en regelgeving en neemt in acht de uitgangspunten opgenomen in het ‘Kader Opvang, Wonen en Herstel 2022-2027’, van december 2021. Artikel 4: Dienstverleningsovereenkomst voor uitvoering lokale taken 1. In een dienstverleningsovereenkomst bedoeld in artikel 10, vijfde lid van de regeling worden afspraken vastgelegd over de taken, de aard, omvang en frequentie van activiteiten, de bijbehorende prijzen en tarieven en afspraken over relatiebeheer, informatie en rapportage. 2. Het GO Beschermd Wonen stelt bij unaniem besluit minimaal eens per vier jaar een modeldienstverleningsovereenkomst vast. Artikel 5: Inwerkingtreding en citeerwijze 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking. 2. Dit dienstverleningshandvest wordt aangehaald als ‘Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het GO Beschermd Wonen, [datum] Voorzitter [naam]

Secretaris [naam]

Pagina 2 van 6 Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024

Bijlage 1: Nadere omschrijving regionale taken Taak artikel 2, lid 1 onder a: Ontwikkelen van het regionaal beleidskader Beschermd Wonen dat door de raden wordt vastgesteld en de basis vormt voor (lokale) uitvoeringsprogramma's Het GO beschermd Wonen (GO BW) is verantwoordelijk voor de regie op de totstandkoming en eventuele wijziging van het regionaal beleidskader Beschermd Wonen. De deelnemende gemeenten zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de inhoud en dragen actief bij aan de totstandkoming van (onderdelen van) de beleidsstukken. Dit betekent dat het opstellen van het regionaal beleidskader een samenwerking is tussen het GO BW en de deelnemende gemeenten. In het regionaal beleidskader staan de gezamenlijke uitgangspunten voor het beleid op het gebied van BW beschreven. Het regionaal beleid voor BW is onderdeel van het bredere kader Opvang, Wonen en herstel, dat ook betrekking heeft op Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang. Totstandkoming of wijziging van het regionaal beleidskader vindt plaats bij afloop van het geldende beleidskader of wanneer daar volgens het GO BW aanleiding voor is. Bijvoorbeeld als het regionaal beleidskader onvoldoende aansluit bij de praktijk of landelijke ontwikkelingen.

Taak artikel 2, lid 1 onder b: Monitoren van, en rapporteren over de wijze waarop uitvoering gegeven wordt aan het regionaal kader BW, op door het GO BW nader te bepalen thema’s en kengetallen Het GO Beschermd Wonen monitort hoe door de deelnemende gemeenten lokaal uitvoering wordt gegeven aan de afspraken zoals opgenomen in het regionaal kader. Het doel daarvan is gezamenlijk zicht te houden op de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het regionaal beleid en eventuele knelpunten die zich daarin voordoen. In het kader van de monitoring vraagt het GO BW, binnen de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), relevante gegevens op bij de deelnemende gemeenten. Deze gegevens worden verwerkt in een jaarlijkse rapportage waarin aan de hand van vooraf vastgestelde thema's en kengetallen in ieder geval wordt gerapporteerd over: de gewenste transformatiebeweging van de doordecentralisatie (zo thuis mogelijk en cliënt centraal), onder andere door te kijken naar: ontwikkeling van cliëntaantallen per (soort) voorziening en verblijfsduur, de ontwikkeling van verschillende vormen van BW-voorzieningen en BW, en de spreiding over de regio en binnen gemeenten. Rapportages worden besproken door het GO BW en verstrekt aan de deelnemende gemeenten. Taak artikel 2, lid 1 onder c: Voorbereiden en uitvoeren van de inkoop van de regionale woonvoorzieningen BW.

Daarbij vindt de ondertekening en de besluitvorming ten aanzien van de contracten met de aanbieders van regionale woonvoorzieningen BW vanaf 2025 plaats door elk van de gemeenten Het GO BW voert de regie op het inkoopproces van woonvoorzieningen in de regio. Dat betekent dat het GO BW in ieder geval verantwoordelijk is voor het (laten) uitvoeren van een evaluatie van het inkoopproces, evaluatie van de inkoopafspraken, voorbereiding van gezamenlijke besluitvorming ten aanzien van aangaan van en verlenging van contracten, het opstellen van de verwervingsstrategie, het selectiedocument, het programma van eisen, het selecteren van aanbieders en de totstandkoming van contracten. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd namens en in nauwe samenwerking met de deelnemende gemeenten.

Pagina 3 van 6 Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024

Taak artikel 2, lid 1 onder d: Toezicht houden op de kwaliteit van de regionale woonvoorzieningen BW Het GO BW is verantwoordelijk voor het periodiek of incidenteel (laten) controleren of zorgaanbieders voldoen aan de wettelijke vereisten en aanvullende (kwaliteits)eisen zoals opgenomen in de contracten. Jaarlijks wordt door het GO BW een toezichtplan opgesteld, waarin uitgewerkt is op welke doelgroepen, aanbieders en/of locaties het toezicht zich in dat jaar concentreert en door wie het toezicht uitgevoerd wordt. Dit plan wordt opgesteld in samenspraak met de deelnemende gemeenten. Daarnaast worden voorzieningen of aanbieders, indien daar aanleiding toe is (naar aanleiding van 1 of meerdere meldingen over de kwaliteit van de voorziening of naar aanleiding van een calamiteit incidenteel gecontroleerd). Over de resultaten van het toezicht wordt jaarlijks gerapporteerd door het GO BW en tussentijds indien daar aanleiding voor is, bijvoorbeeld in geval van calamiteiten. Rapportages worden voorzien van een reactie van het GO BW, en vervolgens ter informatie gedeeld met de colleges van de deelnemende gemeenten als onderdeel van de jaarlijkse evaluatie/rapportage. Indien er aanleiding toe is wordt tussentijds aan de deelnemende gemeenten gerapporteerd.

Taak artikel 2, lid 1 onder e: Zorgdragen voor contractmanagement met de aanbieders van regionale woonvoorzieningen BW Het GO BW is in 2024 verantwoordelijk voor het strategisch, tactisch en operationeel contractmanagement met de aanbieders van BW-voorzieningen in de regio. Onderstaand zijn deze begrippen uitgewerkt: Strategisch contractmanagementInvulling geven aan strategische beleidsdoelen, (laten) vertalen naar tactisch en operationeel beleid en inkoopafspraken met (zorg)aanbieders en maatschappelijke partners. Vanuit een brede blik, rekening houdend met ontwikkelingen op aangrenzende beleidsterreinen, zoals maatschappelijke opvang. Afstemmen over invulling strategische beleidsdoelen met aanbieders, gericht op ontwikkeling BW over aanbieders heen, op lange(re) termijn. Afstemmen met aanbieders over knelpunten in de uitvoering van contractafspraken, wanneer bespreking op uitvoerend/tactisch niveau niet tot overeenstemming leidt (escalatie). Organiseren van bestuurlijke gesprekken tussen voorzitter/vertegenwoordiging GO BW en bestuurders van aanbieders BW, deze gesprekken vinden (half)jaarlijks plaats en voorts indien daar aanleiding toe is. Tactisch contractmanagement Het bewaken van de voortgang van de gemaakte contractafspraken met aanbieders BW. Daartoe voert het GO BW namens de deelnemende gemeenten kwartaalgesprekken met de aanbieders BW.

Het GO BW betrekt de deelnemende gemeenten bij deze gesprekken, onder andere door het verzamelen van input over de voorgang van contractafspraken per gemeente en door (een of meer) gemeenten de gelegenheid te bieden aan te sluiten bij de gesprekken. Onderwerpen die tijdens de kwartaalgesprekken in ieder geval aan bod komen zijn: - de te leveren voorzieningen en dienstverlening, zoals vastgelegd in de overeenkomsten. Aandachtpunten zijn de kwaliteit van de voorzieningen, voortgang van de transformatieafspraken (kwalitatief en kwantitatief), samenwerking tussen aanbieders BW en overige (maatschappelijke) partners en bijzondere bepalingen, zoals acceptatieplicht.

Pagina 4 van 6 Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024

-

ontwikkelingen en knelpunten in de regio en per gemeente m.b.t. soort aanbod, plaatsing van cliënten en capaciteit BW.

Operationeel contractmanagement Onder operationeel contractmanagement wordt verstaan de contacten met aanbieders op casusniveau, over cliënten met een BW-beschikking uit de eigen gemeente en /of over voorzieningen binnen de eigen gemeentegrenzen, indien hier aanleiding toe is. Zo nodig vindt hierover afstemming plaats tussen het GO BW en de gemeente. Taak artikel 2, lid 1 onder f: het monitoren van, en rapporteren over het totaal aantal BWcliënten, het beschikbare aanbod (woon)voorzieningen voor BW en de wachtlijsten voor deze voorzieningen, zowel per gemeente als voor de gehele regio Hierbij speelt de noodzaak om te registreren per woonplaats. Ten behoeve van plaatsing van cliënten in voorzieningen, (sturing op) beleid, inkoop/contractmanagement, financiële verantwoording etc. is het van belang om zicht te houden op het aantal cliënten, het aantal voorzieningen en de kwalitatieve en kwantitatieve aansluiting tussen vraag naar en aanbod van BW-voorzieningen in de regio. Hiertoe verzamelt het GO BW relevante gegevens, met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze gegevens worden verwerkt in overzichten ten behoeve van de in-, door- en uitstroomtafel, in een jaarlijkse rapportage en rapportages op verzoek ten behoeve van de individuele gemeenten.

De verzamelde informatie wordt tevens gebruikt voor beleidsmatig advies over de aantallen en kwaliteit van de benodigde (woon)voorzieningen voor BW in de regio en per gemeente. En voor het opstellen van stuurinformatie ten behoeve van de bedrijfsvoering. Taak artikel 2, lid 1 onder g: het verzamelen en delen van cliëntgegevens van personen die gebruik maken van een voorziening BW in een van de gemeenten, ter ondersteuning van de uitvoering van de taken Tussen het GO BW, gemeente Haarlem, zorg- en welzijnsorganisaties en andere uitvoeringsorganisaties worden indien noodzakelijk gegevens over cliënten uitgewisseld ten behoeve van de uitvoering van de BW-taken. Het gaat om de volgende taak: - het verlenen van toegang tot BW-voorzieningen op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) (aanmelding, onderzoek, toekennen/afwijzen beschikking, bepalen verstrekkingsvorm, bezwaar, wachtlijst en plaatsing, administratieve processen (PGB, CAK, facturatie), evaluatie en heronderzoek, aanpassen of verlengen beschikking, uitstroom, terugstroom en overige toegangsprocessen). Partijen voldoen bij de verwerking van persoonsgegevens en informatie-uitwisseling aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, met name de AVG.

Taak artikel 2, lid 1 onder h: uitvoeren van regionale bedrijfsvoeringstaken op het gebied van BW Dit bestaat uit alle werkzaamheden die nodig zijn voor het goed functioneren van het GO BW (overhead). Op hoofdlijnen gaat het in ieder geval om de volgende taken:

Pagina 5 van 6 Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024

-

-

-

-

-

Informatie: beschrijven, inrichten en beheren (informatie)processen en gegevensstromen en systemen van het GO BW, organiseren afstemming tussen gemeenten bij (wijzigingen in) uitwisseling gegevens tussen gemeenten, genereren stuurinformatie t.b.v. het GO BW. Kwaliteit: beschrijven en beheren processen van het GO BW, organiseren afstemming met gemeenten bij wijzigingen in processen van het GO BW. Personeel en Organisatie: bemensen, aansturen en faciliteren Uitvoeringsteam Regionale BW (URB), inclusief huisvesting en overige voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van de taken. Financiën: opstellen begroting GO Beschermd Wonen, P&C, Financieel beheer regie, financieel beheer cliënten, monitoring kostenontwikkeling GO BW op basis van financiële kengetallen, beheer en verantwoording vereveningsfonds en innovatiefonds. Administratieve organisatie: registratie en beheer (administratieve verwerking beschikkingen en facturen, secretariële ondersteuning GO BW). Communicatie: met betrekking tot regionale voorzieningen en processen en besluitvorming GO BW.

Juridisch: juridische vraagstukken binnen het GO BW, waaronder in ieder geval (aanpassing van) de samenwerkingsafspraken die zijn vastgelegd in de GR GO BW; indien nodig actualiseren van de controleverordening, het treasurybesluit en andere regelingen en besluiten van het GO BW; behandelen en beschikken op verzoeken als bedoeld in de Wet open overheid en AVGvraagstukken; advisering bij vragen naar aanleiding van inkoop/contracten, etc.. Inkoop: regie op inkoopproces namens deelnemende gemeenten, voorbereiden en (laten) uitvoeren van de inkoop, in samenspraak met inkoopadviseurs/contractmanagers van de deelnemende gemeenten. Evaluatie van inkoopafspraken ten behoeve van volgende inkoopronden.

Taak artikel 2, lid 2: uitvoeren van de toegang tot BW voor de deelnemende gemeenten in het jaar 2024 Deze taak bestaat uit: - Het in beeld brengen van de situatie van de aanvrager, op basis van gesprek en de informatie van derden. - Het beoordelen van de toegang tot Beschermd Wonen op basis van een analyse van de problematiek. - Het voorbereiden en nemen van een besluit. - Het zoeken van een passende plaats in begeleiding of opvang. - Herindicatie, uitstroming, crisisplaatsing, overloop naar Wet langdurige zorg. - Volgen/evaluatie cliënt. - Crisis/casuïstiek (problemen tijdens verblijf cliënt). - Herplaatsing/doorstroming/time out cliënt. - Verlengen beschikking dan wel uitstroom cliënt. - Afstemming (overlegtafels, casusniveau). - Het beschikken, het behandelen en beslissen op bezwaar en het voeren van verweer in (hoger) beroep, voorlopige voorziening, het behandelen en beslissen op klachten. - Operationeel contractmanagement. - Contact met zorgaanbieders van (woon)voorzieningen voor BW, direct gerelateerd aan een of meerdere (bestaande) individuele cliënten die vallen onder het GO BW.

Pagina 6 van 6 Dienstverleningshandvest uitvoering regionale taken Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer 2024