Bijlage 4 Controleverklaring bij jaarrekening 2023 Was Getekend.pdf

Publieke Sector Accountants B.V. Arcadialaan 20 E 1813 KN Alkmaar www.publiekesectoraccountants.nl info@psa-ra.nl

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: de raad van de gemeente Heemstede

VERKLARING OVER DE IN DE JAARSTUKKEN OPGENOMEN JAARREKENING 2023 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeente Heemstede te Heemstede gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2023 en van het vermogen van de gemeente Heemstede op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De jaarrekening bestaat uit: ▪ ▪ ▪

▪ ▪

Het overzicht van baten en lasten over 2023; De balans per 31 december 2023; De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2023; De SiSa-bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen; en De bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 gemeente Heemstede zoals vastgesteld door de raad op 30 november 2023 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Heemstede, zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies.

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Pagina 2 7 juni 2024 312021008.24.268

Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 885.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2023. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 442.500 rapporteren, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSa- of WNT-redenen relevant zijn. Controleaanpak frauderisico's 1.

Geen materieel frauderisico ten aanzien van de opbrengstverantwoording

Conform onze beroepsstandaarden hebben wij aandacht besteed aan het frauderisico rondom het bestaan, de juistheid en de volledigheid van de opbrengstenverantwoording. In onze frauderisicoanalyse hebben wij geconcludeerd dat wij geen materieel frauderisico zien ten aanzien van de opbrengstverantwoording. Dit vloeit voort uit het feit dat een opbrengststroom vast kan zijn, waarop de gemeente Heemstede geen invloed heeft (zoals een rijksbijdrage of bijdrage van derden), dat een opbrengststroom geen materiële omvang heeft of dat een opbrengstenstroom bestaat uit een grote hoeveelheid kleine, routinematige, niet materiële transacties waardoor de kans op een materiële fraude laag is. De risico’s zijn naar onze mening niet zodanig groot dat we hieraan significante aandacht hebben besteed. 2.

Het risico dat het college maatregelen van interne beheersing doorbreekt

Geïdentificeerd frauderisico Het college bevindt zich in een positie om fraude te kunnen plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersingsmaatregelen te doorbreken, die anderszins effectief lijken te werken. Wij besteden bij de controle aandacht aan het risico van het doorbreken van maatregelen van interne beheersing door het college bij: ▪ ▪ ▪

Journaalposten en andere aanpassingen die tijdens het opstellen van de jaarrekening zijn gemaakt; Schattingen en schattingsprocessen; Significante transacties buiten het kader van de normale bedrijfsuitoefening.

Controlewerkzaamheden en waarnemingen Wij hebben de opzet en het bestaan geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het genereren en verwerken van journaalposten en het maken van schattingen, uitgaande van een risico op doorbreking van dat proces. We hebben het proces rondom de totstandkoming van financiële verslaggeving beoordeeld.

Pagina 3 7 juni 2024 312021008.24.268

Het risico op het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management hebben wij ondervangen door het selecteren van journaalposten op basis van risicocriteria. Hierop hebben wij detailcontroles uitgevoerd. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het doorbreken van de interne beheersing door het management. 3.

Het vermoeden van fraude in het inkoopproces gericht op het betalen van inkoopfacturen, waarbij de prestatielevering achterwege blijft

Geïdentificeerd frauderisico Wij hebben materiële frauderisico’s onderkend op het betalen van facturen zonder dat er een prestatielevering aan ten grondslag ligt, en op het uitvoeren van handmatige uitgaande betalingen die niet het reguliere factuurbetalingsproces hebben doorlopen. Controlewerkzaamheden en waarnemingen Wij hebben detailcontroles uitgevoerd op inkoopfacturen en daarbij vastgesteld dat de onderliggende prestatie is geleverd. Daarnaast hebben wij aanvullende analyses gedaan op crediteuren en de betaalregels uit de bankapplicaties waarbij wij ons hebben gericht op het voorkomen van betalingen naar dezelfde crediteur met verschillende bankrekeningnummers en het voorkomen van betalingen naar buitenlandse rekeningnummers. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het betalen van inkoopfacturen, waarbij de prestatielevering achterwege blijft. Controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Het college van burgemeester en wethouders heeft de jaarrekening opgemaakt uitgaande van de continuïteit van het geheel van de werkzaamheden voor de periode tot en met eind 2027, ofwel de termijn waarvoor de laatst vastgestelde begroting is opgesteld.

Onze werkzaamheden om de continuïteitsbeoordeling van college van burgemeester en wethouders te evalueren omvatten onder andere: ▪

Het overwegen of de continuïteitsbeoordeling van het college van burgemeester en wethouders alle relevante informatie bevat waarvan wij als gevolg van onze controle kennis van hebben kunnen nemen, door het college van burgemeester en wethouders te bevragen over de belangrijkste veronderstellingen en uitgangspunten bij het maken van haar beoordeling, het kennis nemen van de begroting 2024 – 2027 alsmede de financiële resultaten zoals deze blijken uit de financiële administratie tot het moment van afgifte van onze controleverklaring en het kennis nemen van de uitkomsten van het financieel toezicht regime door de Provincie Noord-Holland op basis van haar beoordeling van de begroting 2023 – 2026;

▪

Het nagaan of het college van burgemeester en wethouders gebeurtenissen of omstandigheden heeft geïdentificeerd die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over de mogelijkheid van de gemeente om haar continuïteit te handhaven (hierna: continuïteitsrisico's);

▪

Het inwinnen van inlichtingen bij het college van burgemeester en wethouders over haar kennis van continuïteitsrisico’s met betrekking tot de periode van de door haar verrichte continuïteitsbeoordeling.

Onze controlewerkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde continuïteitsveronderstelling.

Pagina 4 7 juni 2024 312021008.24.268

Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6 sub a WNT en artikel 5, lid 1 sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden - rechtmatigheidsverantwoording Wij vestigen de aandacht op het onderdeel rechtmatigheidsverantwoording in de toelichting op de jaarrekening op pagina 203. Het college van burgemeester en wethouders heeft in deze rechtmatigheidsverantwoording toegelicht dat een deel van de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand is gekomen. Het totaal aan geconstateerde afwijkingen (rechtmatigheidsfouten), voor een bedrag van in totaal € 4.601.000, ligt boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.

VERKLARING OVER DE IN DE JAARSTUKKEN OPGENOMEN ANDERE INFORMATIE De jaarstukken omvatten andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. De andere informatie bestaat uit: ▪ ▪ ▪ ▪

De leeswijzer; De inleiding; Het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen; en Deel D: Bijlagen.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV. VERKLARING BETREFFENDE OVERIGE DOOR WET- OF REGELGEVING GESTELDE VEREISTEN Ingevolge artikel 213 lid 3 (b) Gemeentewet hebben wij onderzocht of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 Financiële-verhoudingswet (hierna: de specifieke uitkeringen) rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de jaarrekening is verantwoordingsinformatie opgenomen over deze specifieke uitkeringen (de SiSa-bijlage).

Naar ons oordeel zijn de baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2023 met betrekking tot de specifieke uitkeringen in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de vereisten aan de specifieke uitkeringen bij en krachtens artikel 58a BBV en de Financiële-verhoudingswet - Regeling Informatieverstrekking SiSa. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen, in overeenstemming

Pagina 5 7 juni 2024 312021008.24.268

met de vereisten aan de specifieke uitkeringen bij en krachtens artikel 58a BBV en de Financiëleverhoudingswet - de Regeling Informatieverstrekking SiSa. In dit kader is het college van burgemeester en wethouders tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk acht om de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Het is onze verantwoordelijkheid een redelijke mate van zekerheid te krijgen voor ons oordeel ingevolge artikel 213 lid 3 (b) Gemeentewet. Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Bado en de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2023, zoals opgenomen in de Nota procedure aanlevering SiSa-verantwoordingsinformatie 2023 in bijlage 2 van de Regeling Informatieverstrekking SiSa. Wij hebben bij de controle van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen dezelfde materialiteit toegepast als bij de controle van de jaarrekening. Onze controle bestond onder andere uit: ▪

het identificeren en inschatten van de risico’s dat baten en lasten alsmede de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel;

▪

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente;

▪

het evalueren of de baten en lasten alsmede de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

BESCHRIJVING VAN VERANTWOORDELIJKHEDEN MET BETREKKING TOT DE JAARREKENING Verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders en de raad voor de jaarrekening Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het college van burgemeester en wethouders is ook verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het door de raad op 30 november 2023 vastgestelde en op 29 februari 2024 bijgestelde normenkader voor de financiële rechtmatigheid en voor het getrouw toelichten van de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. In dit kader is het college van burgemeester en wethouders tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college van burgemeester en wethouders de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de gemeente in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Het college van burgemeester en wethouders moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.

Pagina 6 7 juni 2024 312021008.24.268

De raad is verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeente. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het Controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 gemeente Heemstede zoals vastgesteld door de raad op 30 november 2023, het Controleprotocol WNT 2023, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: ▪

het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

▪

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente;

▪

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het college van burgemeester en wethouders en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

▪

het vaststellen dat de door het college van burgemeester en wethouders gehanteerde veronderstellingen aanvaardbaar zijn inzake de afweging dat de gemeente in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan omtrent de financiële positie. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen echter van materiële betekenis zijn voor de financiële positie van de gemeente;

Pagina 7 7 juni 2024 312021008.24.268

▪

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en

▪

het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Gegeven onze eindverantwoordelijkheid voor het oordeel zijn wij verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening van de gemeente, rekening houdend met de invloed daarop van de aard en de significantie van de activiteiten van uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de gemeente. Op basis hiervan hebben wij de aard en omvang bepaald van de uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van deze uitvoeringsorganisaties. Wij communiceren met de raad onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Alkmaar, 7 juni 2024 Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA ValidSigned door A. Booij RA op 07-06-2024