Bijlage 3 Raadsmemo criteria ambtelijke samenwerking.pdf

Memo criteria ambtelijke samenwerking t.b.v. bespreking in de Commissie Middelen d.d. 9 september 2020 Opgesteld door: A. Rocourt (D66) en E. de Zeeuw (GroenLinks), 05 september 2020

INLEIDING Op 10 maart 2020 heeft een overleg plaatsgevonden met één vertegenwoordiger per raadsfractie HBB, VVD, D66, GroenLinks, CDA en PvdA. Het agendapunt “Ambtelijke samenwerking – verkenning” is niet besproken in de Commissie Middelen van 11 maart 2020, omdat meer voorbereiding nodig was. Het gesprek over ambtelijke samenwerking is op de agenda gekomen, omdat de raad eerst in het algemeen wil spreken over de nut en noodzaak van ambtelijke samenwerking, voordat de raad besluit over de kaders voor de ambtelijke samenwerking met Bloemendaal of met andere gemeenten. Op 10 maart 2020 zijn we het eens geworden over de volgende uitgangspunten die van belang zijn voor het gesprek over ambtelijke samenwerking: 1. Heemstede is en blijft een zelfstandige gemeente; 2. We zoeken samenwerking als, en waar en met wie, dat gewenst is; 3. Voor de beoordeling van noodzaak en wenselijkheid van ambtelijke samenwerking zijn enkele toetsingscriteria nodig. De beoordelingscriteria moeten nog uitgewerkt worden. Aan de hand van de criteria kan de raad desgewenst teruggaan naar de vraag op welke terreinen ambtelijke samenwerking gewenst of noodzakelijk is.

DOEL Deze memo is bedoeld om het gesprek te faciliteren over welke toetsingscriteria de raad wil hanteren om de wenselijkheid en noodzaak van ambtelijke samenwerking vast te stellen, en hoe de ambtelijke samenwerking getoetst kan worden aan deze criteria. Dit gesprek zal plaats vinden in de Commissie Middelen van 9 september as. Doel van het gesprek op 9 september is om overeenstemming te krijgen over de toetsingscriteria voor wel/niet ambtelijk samenwerken. Vervolgens zou het college de opdracht kunnen krijgen in hoeverre bijvoorbeeld de ambtelijke samenwerking met Bloemendaal scoort op de criteria. Het gaat dan primair om die afdelingen waar nu reeds in vervlochten teams gewerkt wordt, zoals Communicatie, Personeel & Organisatie, Facilitaire Zaken, Financiële Administratie (= vastlegging en verwerking financiële gegevens, niet de afdeling Financieel Beleid), Informatisering en Handhaving. Wij willen het gesprek in de commissie Middelen voeren aan de hand van twee vragen: 1. Welke criteria wil de raad hanteren om te besluiten of ambtelijke samenwerking nuttig is? 2. Hoe kan het effect van samenwerking per criterium gemeten worden? MOGELIJKE CRITERIA Ondergetekenden zijn begonnen met een lijst van 7 verschillende criteria.

Tijdens de uitwerking is gebleken dat: • Sommige criteria op dezelfde wijze getoetst kunnen worden, waardoor minder criteria nodig zijn; • Het goed is om onderscheid te maken tussen bedrijfsvoering, zoals de 6 afdelingen die genoemd worden in de kaders voor ambtelijke samenwerking met Bloemendaal, en beleid. Het gaat om de volgende criteria: 1. Kwaliteit dienstverlening; 2. Efficiency; 3. Flexibiliteit; 4. Kosten; 5. Specifieke Kennis of Specialisten nodig (zoals bijv. bij complexe digitale processen); 6. Ontwikkelingsmogelijkheden personeel; Memo criteria ambtelijke samenwerking, 5 september 2020 1/3

Memo criteria ambtelijke samenwerking t.b.v. bespreking in de Commissie Middelen d.d. 9 september 2020 Opgesteld door: A. Rocourt (D66) en E. de Zeeuw (GroenLinks), 05 september 2020

7. Gemeentegrens overschrijdende maatschappelijke opgaven (alleen beleid). Criteria meetbaar en toetsbaar maken - Beleid Voor beleidsontwikkeling kan toetsing door de raad vooraf plaatsvinden aan de hand van het vaststellen van een plan van aanpak en/of van het budget. Het college zal de ambtelijke samenwerking inzichtelijk maken door in collegevoorstellen een vaste paragraaf daarover op te nemen, een paragraaf ‘Samenwerking met andere partijen’. Dan kan de raad gefundeerd besluiten of: • De gemeente het beleid zelf kan ontwikkelen binnen de huidige formatie, planning en budget; • Inhuur nodig is van specialisten (wat inhuur extra kost en wat de inhuur voor winst oplevert w.b. planning, kwaliteit en kosten); • Sprake is van gemeentegrensoverschrijdende maatschappelijke opgave, waarbij Heemstede afhankelijk is van anderen gemeenten; • Samenwerking met andere overheden nodig is (en wat dat extra koste of bespaart, of winst oplevert in planning, kwaliteit en kosten). Voorbeelden zijn het opstellen van de Regionale mobiliteitsvisie, de RES en de Warmtevisie (voorbeelden van gemeentegrens overstijgende maatschappelijke opgaven) of de invoering van de Omgevingswet of het participatiebeleid, waarin we samenwerken met Bloemendaal door medewerkers te delen en daarmee kosten te besparen.

Criteria meetbaar en toetsbaar maken - Bedrijfsvoering Hieronder een tabel met 4 criteria voor de bedrijfsvoering (waarbij efficiency, flexibiliteit en kosten uiteindelijk zijn samengevoegd), en de wijze waarop ze getoetst zouden kunnen worden, waarbij zoveel mogelijk aangesloten wordt bij bestaande Planning & Control cycli (financieel) of bij bestaande onderzoeken naar de kwaliteit van de dienstverlening van de gemeente. Criterium Toetsing 1. Kwaliteit • Waarstaatjemeente.nl (om de twee jaar, oneven jaren) • Quick scan Lokale Democratie (eventueel herhalen om de 2 of 4 jaar met ingang van 2020) 2. Efficiency • Als nul-lijn de kosten (personeel, materieel en Flexibiliteit materialen, evt. afschrijving), aantal FTE’s en Kosten kosten inhuur over 2018, 2019 en begroting 2020 per taakveld. Vervolgens jaarlijks begroten en vastleggen in de jaarrekening per taakveld (als paragraaf opnemen in begroting?) • Toelichting indien en in welke mate er sprake van uitbreiding van taakveld-pakket 3. Specifieke kennis of specialisten • Aangeven welke projecten stagneren door nodig? gebrek aan kennis of interne specialisten of vanwege complexe digitale projecten (ICT, hardware of software) 4. Ontwikkelingsmogelijkheden • Regelmatig tevredenheidsonderzoek personeel medewerkers (MTO)? VERVOLGSTAPPEN 1.

College om advies vragen of de voorgestelde criteria geschikt en praktisch toepasbaar zijn, en eventueel voorstellen te doen voor aanpassing of aanvulling van de criteria; Memo criteria ambtelijke samenwerking, 5 september 2020 2/3

Memo criteria ambtelijke samenwerking t.b.v. bespreking in de Commissie Middelen d.d. 9 september 2020 Opgesteld door: A. Rocourt (D66) en E. de Zeeuw (GroenLinks), 05 september 2020

2. De criteria door de raad laten vaststellen (kan in September?); 3. College opdracht geven om a) in eerste instantie die 6 afdelingen die vervlochten zijn met Bloemendaal te toetsen aan de hand van de criteria, b) eventueel andere afdelingen mee te nemen in een verder vervolg, en c) een procesvoorstel te doen waarbij deze toetsing op praktische wijze aansluiting kan vinden bij de P&C cyclus (kan in oktober?); 4. Tenslotte kan het gesprek in de raad gaan over welke afdelingen de samenwerking nodig is, welke inrichting het beste is, en hoe de raad de voortgang kan controleren.

Memo criteria ambtelijke samenwerking, 5 september 2020 3/3