Bijlage 3 - Huidige samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal.pdf

thiik j Samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal 1.

De gemeente Heemstede, te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw drs. M.J.C. Heeremans, burgemeester van deze gemeente, ter uitvoering van het besluit van het college d.d.19 december 2016, hierna te noemen: Heemstede

2.

De gemeente Bloemendaal, te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer mr. B.B. Schneiders, burgemeester van deze gemeente, ter uitvoering van het besluit van het college d.d. 19 december 2016, hierna te noemen: Bloemendaal

tezamen hierna te noemen: partijen

Overwegende: • • • • • • • •

• • • • • •

dat partijen op tal van terreinen op verschillende manieren samenwerken; dat die samenwerking voor een aantal onderdelen is vormgegeven in verschillende gemeenschappelijke regelingen; dat partijen hun samenwerking wensen uit te breiden op beleids- en beheerterrein alsmede op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering; dat de vormen van samenwerking die daarbij voor ogen staan niet onder te brengen zijn in een van de bestaande regelingen; dat in de lopende collegeperiode een bestuurlijke en/of am btelijke fusie is uitgesloten; dat het college van burgemeester en wethouders van Heemstede in vervolg hierop aangegeven heeft een nieuwe gemeenschappelijke regeling niet passend te vinden; dat flexibiliteit een motief is geweest om te kiezen voor de privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst; dat in algemene zin de uitwisseling van kennis, kunde en capaciteit zo eenvoudig mogelijk en met zo min mogelijk administratieve handelingen kan worden gerealiseerd en waarbij de rechten en plichten van medewerkers zijn gewaarborgd; dat juridisch is gewaarborgd dat medewerkers bevoegd zijn bij beide partijen taken behorende bij hun functie uit te voeren; dat partijen daarom hebben besloten een samenwerkingsovereenkomst op te stellen; dat deze samenwerkingsovereenkomst moet worden gekwalificeerd als een raamovereenkomst waarin de algemene kaders voor de samenwerking nader zijn bepaald;

dat de concrete samenwerking op het gebied van beleids- en beheerterreinen, dienstverlening en bedrijfsvoering nader wordt vormgegeven door de verschillende teams in op te stellen teamplannen; dat de teamplannen moeten voldoen aan de algemene kaders zoals die in deze samenwerkingsovereenkomst zijn opgenomen; dat de bestuurders van partijen met de ondernemingsraden van partijen het Convenant van Huis Leyduin (hierna: Convenant) zijn overeengekomen, waarin afspraken zijn opgenomen over de rol en positie van de ondernemingsraden ten aanzien van de (toekomstige) samenwerking tussen partijen.

Samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal — definitieve versie dd 18december 2016

Pagina 1

gezien het advies van de ondernemingsraden van Heemstede en Bloemendaal;

Komen het volgende overeen:

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze overeenkomst wordt verstaan onder: a. b. C.

college: het college van burgemeester en wethouders van Heemstede of Bloemendaal; colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van Heemstede en Bloemendaal; managementteam: het MT K-zoom

Artikel 2 Doel en belang van de overeenkomst 1.

2.

3.

4.

Deze overeenkomst is opgesteld met de intentie dat de samenwerking tussen partijen wordt bevorderd door het onderling uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit. Deze samenwerking zal plaatsvinden binnen verschillende teams van partijen. Deze teams zullen de door hen gewenste samenwerking en afspraken hierover gezamenlijk nader uitwerken in teamplannen. Deze overeenkomst heeft als doel het vaststellen van de algemene kaders en afspraken waar partijen zich toe verbinden. De teams dienen bij het opstellen van de teamplannen rekening te houden met deze algemene kaders en afspraken. De met de samenwerking te dienen belangen betreffen het bevorderen van de kwaliteit van de dienstverlening van partijen, verminderen van de kwetsbaarheid van teams en afdelingen, het delen van kennis en het bieden van ontwikkelingskansen voor medewerkers. De teamplannen worden door de betreffende teams van partijen in gezamenlijkheid opgesteld.

In de team plannen worden in ieder geval de volgende punten uitgewerkt: Wat is de visie die aan de voorgestelde samenwerking ten grondslag ligt? Welke doelen gaan met de samenwerking gerealiseerd worden? Hoe wordt de samenwerking binnen het team organisatorisch gestructureerd? Wat zijn alle personele gevolgen? Welke ontwikkelingsmogelijkheden worden aan de medewerkers geboden? Wat is het Plan van Aanpak? Hoe zijn de medewerkers bij het gehele proces betrokken? Zie voor de nadere uitwerking hiervan het document `Inhoud teamplan bij samenwerking Bloemendaal Heemstede' dat als bijlage bij het Convenant is gevoegd.

Artikel 3 Inhoud van de werkzaamheden 1.

2. 3.

Partijen stellen aan elkaar medewerkers, materieel en middelen beschikbaar op de volgende terreinen: a. Beleid; b. Beheer; c. Dienstverlening; d. Bedrijfsvoering. De samenwerking op de in het eerste lid genoemde terreinen omvat zowel de samenwerking in het kader van beleidsvoorbereiding als beleidsuitvoering. De samenwerking als bedoeld in het eerste lid kan bestaan uit het aan elkaar leveren van diensten, het voor elkaar uitvoeren van werkzaamheden en/of het aan elkaar leveren van beleidsof uitvoerende capaciteit.

Samenwerkingsovereenkomst ultwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal — definitieveversie dd 18december 2016

Pagina 2

Artikel 4 Personele inzet 1.

2. 3.

4.

5.

6.

7.

8.

Inzet van medewerkers van de andere partij vindt plaats conform en binnen de bestaande aanstelling en arbeidsvoorwaarden. Er worden geen individuele detacheringsovereenkomsten gesloten. Dit betekent dat de medewerkers de oorspronkelijke aanstelling behouden en dat er geen wijziging zal zijn van werkgever. Bij de inzet van medewerkers bij de andere partij zal zo nodig de betreffende Mandaatregeling worden gewijzigd c.q. worden aangevuld. Bij de inzet leggen de medewerkers verantwoording af passend binnen de hierarchische structuur zoals vastgelegd in het teamplan. lndien er geen teamplan is dan volgens de hierarchische structuur van de partij waar hij zijn werkzaamheden uitvoert conform het geldende organigram van die partij. Bij aanvang van de werkzaamheden wordt er tussen de medewerker en de partij waar hi] zijn werkzaamheden uitvoert afspraken gemaakt over de opdrachten die de medewerker moet uitvoeren, de duur van de werkzaamheden en de wijze waarop deze worden geevalueerd. Vaststelling van de formele beoordeling van de werkzaamheden die de medewerkers bij de andere partij uitvoeren is en blijft een bevoegdheid van de partij waar de medewerkers een aanstelling hebben. De directeuren van partijen zijn bevoegd functies aan te wijzen. Het aanwijzen van de functies heeft tot gevolg dat de medewerkers die belast zijn met deze functies voor beide partijen werkzaam (kunnen) zijn.

De medewerkers van de aangewezen functies kunnen voor de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van deze overeenkomst aangewezen worden om voor beide partijen werkzaam te zijn. Tegen deze aanwijzing kunnen medewerkers bezwaar maken bij hun werkgever. Daar waar er personele gevolgen zijn die niet zijn benoemd in deze regeling dan wel waarvan de gevolgen niet benoemd zijn in deze regeling, gelden de afspraken zoals vastgelegd in het Sociaal Statuut.

Artikel 5 Managementteam 1.

2.

Het managementteam adviseert ter uitvoering van deze overeenkomst de directies en colleges over: coordinatie van planning, prioriteitsstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, a. beleidsuitvoering en verantwoording; b. co6rdinatie van activiteiten tussen afdelingen en projecten onderling en in relatie tot het college en de burgemeester; c. tijdige signalering van relevante ontwikkelingen; d. afstemming operationele vraagstukken; uitwisseling van informatie over gemeenschappelijke zaken. e. Het managementteam draagt er zorg voor dat er voortgangsrapportages aan de colleges worden verstrekt.

De ondernemingsraden worden door de beide bestuurders geconsulteerd over de inhoud van deze rapportages. De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud van de voortgangsrapportage ligt bij beide bestuurders. Eventuele aanvullingen van de OR worden hierbij meegenomen.

Samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal —

definitieveversie dd 18december 2016

Pagina 3

Artikel 6 Duur, beeindiging en wijziging van de overeenkomst 1. 2. 3,

4. 5.

Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en gaat in op datum van ondertekening. Deze overeenkomst kan door partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden, tenzij partijen gezamenlijk een kortere term ijn overeenkomen. lndien het bestuurlijke standpunt over het vormgeven van de samenwerking in een publiekrechtelijke entiteit in beide gemeenten wijzigt, is dit een reden om tot opzegging van deze overeenkomst over te gaan en de samenwerking onder te brengen in een publiekrechtelijk orgaan. Deze overeenkomst kan alleen worden gewijzigd indien beide partijen hiermee schriftelijk instemmen. De financiele gevolgen van opzegging komen voor rekening van de opzeggende partij. Op basis van een advies van een door beide partijen aangewezen onafhankelijke externe deskundige worden de kosten verbonden aan opzegging of wijziging bepaald. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten van het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de opzeggende partij.

Arlikel 7 Geschillen De partijen verplichten zich om in geval van geschillen omtrent de inhoud en de uitvoering van deze regeling met elkaar in overleg te treden om tot een oplossing te komen. De directies leggen de oplossing aan de colleges ter besluitvorming voor.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend op 19 december 2016,

Heemstede

1131oemendaal

Mevrouw drs. M.J.C. eeremens Burgemeester

De heer . B.B. Schneiders Burge ester

_

Samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal -

definideveversie dd 18december 2016

Pagina 4