Bijlage 2. Opdracht evaluatie centrumregelingen 2023.pdf

Opdracht evaluatie centrumregelingen Aanleiding De volgende ontwikkelingen spelen waardoor een behoefte is om de centrumregelingen te evalueren: • •

•

•

Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Uiterlijk 1 juli 2024 moeten de regelingen aangepast zijn aan de nieuwe wet. Per 1 januari 2023 is de gemeenschappelijke regeling (GR) Bedrijfsvoering (GR BV) opgericht. Bij de totstandkoming is aan beide gemeenteraden het volgende toegezegd: “In de GR Bedrijfsvoering is een artikel opgenomen ten behoeve van de evaluatie GR Bedrijfsvoering. Deze zal plaatsvinden in het eerste kwartaal 2024. Dit gebeurt in samenhang met de GR DIT die ook in deze periode tegelijk wordt geëvalueerd. In 2023 analyseren we ook in hoeverre eenduidigheid in de uitwerkingen van de Gemeenschappelijke Regelingen Intergemeentelijke Afdeling Sociale Zaken, Gemeentelijke Belastingen Kennemerland Zuid, Digitalisering en Informatie Technologie en Bedrijfsvoering aan de orde zijn. Hierover wordt advies uitgebracht aan beide colleges. De uitkomsten kunnen worden betrokken bij de evaluatie.” In de beraadslagingen van Heemstede is besproken dat de eerste evaluatie lichter van aard kan zijn, met een focus op de juridische vastlegging van de samenwerking. In 2021 is de GRIT gewijzigd in de GR DIT. In de nieuwe regeling is het volgende opgenomen met betrekking tot evaluatie: Partijen evalueren iedere 2 jaar, voor het eerst in 2023, in ieder geval de genoemde kostenverdeling in artikel 9, zesde lid.

Indien de evaluatie hier aanleiding tot geeft zullen partijen de nieuw overeengekomen kostenverdeling in een overeenkomst vastleggen. In het collegeprogramma 2022-2026 van Bloemendaal is opgenomen “We willen inzicht in de effectiviteit van regionale samenwerking, in het bijzonder de ambtelijke samenwerking met Heemstede. Hier uitvoering aan geven door evaluatie regionale samenwerkingen in het algemeen en ambtelijke samenwerking met Heemstede.”

Relevante kaders bij evaluatie • • • • •

Wet gemeenschappelijke regelingen Regelingen van de GR-en Kader voor ambtelijke samenwerking Bloemendaal en Heemstede (vastgesteld in de raden van Bloemendaal 12 december 2019 en Heemstede 27 mei 2021) Criteria ambtelijke samenwerking (vastgesteld in de raad van Heemstede) Dit voorstel gaat over de volgende gemeenschappelijke regelingen: o Intergemeentelijke afdeling sociale zaken (IASZ) o Gemeentelijke belastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) o Digitale informatie technologie (DIT) o Bedrijfsvoering (BV)

Uitwerking en afbakening van de opdracht Er lopen drie onderdelen naast elkaar, zie hieronder. 1. 2. 3.

Analyse gevolgen wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) voor de regelingen IASZ, GBKZ, DIT en BV. Wens om de vier gemeenschappelijke regelingen, waar mogelijk, te harmoniseren. De evaluatie van de centrumregelingen.

pagina 1

Analyse gevolgen wijziging Wgr voor de regelingen IASZ, GBKZ, DIT en BV De update van de regelingen om ze in lijn te brengen met de gewijzigde Wgr heeft een deadline van 1 juli 2024. Op dit moment is de planning zodanig dat deze termijn gehaald wordt. Het kan zijn dat een of meerdere onderdelen uitlopen, waardoor de deadline van 1 juli 2024 voor aanpassing van de regelingen niet gehaald worden. Het heeft juridisch geen consequenties als de wettelijke termijn van aanpassing Wgr niet gehaald wordt. Indien er strijdigheden in de regelingen staan ten opzichte van de wet, is de wet van toepassing. Voor alle regelingen geldt dat er geen strijdige artikelen staan in de regelingen en moeten we de regelingen alleen aanvullen. Daarnaast wordt praktisch al nagenoeg uitvoering gegeven aan de inhoud van de artikelen die nog opgenomen moeten worden door middel van dit voorstel (evaluatie).

Analyse mogelijkheden voor harmonisatie centrumregelingen Harmonisatie draagt bij aan overzicht, transparantie en sturing. Hiertoe moeten de 4 GR-en naast elkaar worden gelegd en betreft vooral technische aangelegenheid waarbij de inrichting van de verschillende regelingen met elkaar worden vergeleken op wijze van sturing, mate van zeggenschap, overhead en de regelingen op zich. De gemeenten Heemstede en Bloemendaal zijn zelfstandige gemeenten en willen dat blijven. De gemeenten werken bestuurlijk samen met diverse andere gemeenten en overheden op verschillende terreinen omdat (brede) regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale dienstverlening aan inwoners en bestuurskracht als zelfstandige gemeente. De ambtelijke samenwerking Heemstede- Bloemendaal draagt voor ieder van beide gemeenten ook bij aan deze doelstelling. Om deze samenwerking af te bakenen, is het ‘Kader voor ambtelijke samenwerking Bloemendaal-Heemstede’ in beide raden vastgesteld in 2019.

Evaluatie centrumregelingen In Bloemendaal is in het collegeprogramma de wens opgenomen om in 2024 alle regelingen met Heemstede te evalueren op effectiviteit. Vanuit Heemstede ligt alleen een opdracht voor een lichte evaluatie op de GR DIT en GR BV en niet voor GBKZ en IASZ. Toch is het goed om af en toe alle gemeenschappelijke regelingen die we zijn aangegaan te evalueren. Hiervoor is het door beide raden vastgelegde Kader voor ambtelijke samenwerking een goed middel. Aan dit kader kunnen de verschillende GR-en periodiek getoetst worden. In de regeling van de GR DIT (2021) is opgenomen dat iedere 2 jaar wordt geëvalueerd, voor het eerst in 2023. Dit betreft in ieder geval kostenverdeling: De resterende kosten van de uitvoering van de Regeling (zijnde de totale kosten minus de in rekening gebrachte kosten volgens lid 3, 4 en 5 van artikel 9 in de regeling) worden aan de gemeenten toegerekend naar het inwonertal op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarover de kostenverdeling plaatsvindt. Indien de evaluatie hier aanleiding tot geeft zullen partijen de nieuw overeengekomen kostenverdeling in een overeenkomst vastleggen.

In de raadsbesluiten van beide raden tot toestemming voor het treffen van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering (GR BV) begin 2023 is aangegeven dat een evaluatie in het eerste kwartaal van 2024 zal plaatsvinden in samenhang met een evaluatie van de GR DIT. In de raad van Heemstede van februari 2023 is een amendement aangenomen voor een lichte evaluatie in Q1 van 2024. Ter vergadering is nadrukkelijk door de indiener aangegeven dat deze evaluatie dient te worden geïnterpreteerd als een evaluatie van de juridische vastlegging van de samenwerking en niet bedoeld is als een opdracht tot een bredere evaluatie in 2023/2024. De raad van Bloemendaal heeft in aansluiting van de beraadslaging in Heemstede eenzelfde amendement aangenomen. In dit amendement is eind 2023 opgenomen als datum evaluatie. In de begroting 2024 van Zandvoort is de volgende tekst opgenomen t.a.v. GBKZ: “Bij de start van de ambtelijke samenwerking met Haarlem is besloten de bestaande gemeenschappelijke regelingen ongewijzigd te houden tot na de evaluatie. Nu de samenwerking met Haarlem wordt voortgezet, wordt bekeken hoe de werkprocessen, waaronder belastingen en heffingen, verder geharmoniseerd kunnen

pagina 2

worden met Haarlem. Haarlem heeft namelijk de werkzaamheden op het gebied van belastingen en heffingen grotendeels belegd bij Cocensus.” Zandvoort zal betrokken moeten worden in de kaders voor evaluatie. Voor een goede evaluatie op de GR BV en GR DIT op het ‘Kader voor ambtelijke samenwerking’ is enige looptijd van de nieuwe regeling van belang. Bij de IASZ zijn op dit moment geen noemenswaardige ontwikkelingen die een evaluatie wel of niet in de weg staan. Gelet op de benodigde ambtelijke inzet bij een evaluatie op het kader voor ambtelijke samenwerking is het efficiënter om aan te sluiten bij de andere evaluaties. Daarnaast is een betere vergelijking van de verschillende regelingen mogelijk bij een gelijktijdige evaluatie. Gelet op vorenstaande is het daarom zinvoller te wachten met een bredere evaluatie aan de hand van het Kader voor ambtelijke samenwerking van alle gemeenschappelijke regelingen en deze in 2025 te plannen tezamen met het onderzoek naar de harmonisering van de GR-en. Een evaluatie van de GR BV en GR DIT kan conform de opdracht van de raden in eind 2023-begin 2024 in uitvoering worden gebracht inclusief analyse van wijzigingen van de regelingen in het kader van de Wgr.

Voorstel Hieronder worden puntsgewijs de onderdelen weergegeven en nader toegelicht. 1. 2. 3.

Eind 2023/Q1 2024 evalueren GR BV en GR DIT. Eind 2023/Q1 2024 Analyse gevolgen wijziging Wgr voor regelingen IASZ, GBKZ, DIT en BV. Eind 2025 evaluatie alle regelingen inclusief harmonisering

Onderdeel 1: Evaluatie GR BV en GR DIT De GR BV is met terugwerkende kracht op 1 januari 2023 opgericht. In het raadsvoorstel is opgenomen dat de GR BV en GR DIT geëvalueerd wordt. Belangrijkste evaluatiepunt is de vraag of de beoogde voordelen ook gerealiseerd worden conform het raadsvoorstel GR BV en regeling GR DIT: • Eenduidige aansturing; • Financieel meer overzicht, inzicht en kostenverdeling; • Grip door de gemeenteraden Bij deze evaluatie zijn doelmatigheid en doeltreffend geen onderdeel.

Onderdeel 2: Analyse gevolgen wijziging Wgr voor centrumregelingen De wet is per 1 juli 2022 gewijzigd. De overgangstermijn voor de aanpassing van de regelingen is twee jaar. Binnen twee jaar moeten alle regelingen aangepast zijn conform nieuwe wetgeving. Tot de aanpassing is de wet altijd van toepassing, als er bepalingen in de regeling staan die strijdig zijn met de wet, is de wet leidend. Als de regelingen voor 1 juli 2024 niet zijn aangepast heeft dit in beginsel geen consequenties.

Onderdeel 3: bredere evaluatie van de 4 GR-en Voorstel is om eind 2025 een volledige evaluatie uit te voeren voor alle centrumregelingen langs het Kader voor ambtelijke samenwerking. Daarnaast wordt een analyse gemaakt op welke wijze de regelingen zijn ingericht. Is dat voor alle vier de regeling gelijk of zitten hier verschillen tussen. Uitgangspunt is dat voor dezelfde soort regelingen de wijze waarop zaken geregeld zijn hetzelfde zijn. Het is mogelijk dat er redenen zijn dat er toch verschillen nodig zijn tussen de regelingen. Als dit het geval is, beargumenteren we dit en maken het inzichtelijk. Aan de volgende punten kan worden gedacht bij de evaluatie: 1. Wijze van aansturing 2. Mate van zeggenschap door college en raad 3. Gemeenschappelijke regelingen 4. Overhead In 2024 wordt een nadere opdracht gespecificeerd.

pagina 3

Verantwoordelijkheden Uitgangspunt is dat de opdracht en uitkomst van de evaluatie voor beide gemeenten gelijk zijn. Om dit te bereiken is het belangrijk dat beide gemeenten op alle fronten vertegenwoordigd zijn. Daarbij is afstemming tussen beide gemeenten bij opdrachtverstrekking, tussentijdse gesprekken en uitkomst cruciaal. Er komt een stuurgroep waar ambtelijk opdrachtgevers en opdrachtnemers regulier met elkaar afstemmen. Daarnaast wordt in een gezamenlijk portefeuilleoverleg bestuurlijk afstemming gezocht.

Bestuurlijk opdrachtgever Beide colleges zijn bestuurlijk opdrachtgever van deze opdracht. Trekkend portefeuillehouders P&O: • •

Bloemendaal: Henk Wijkhuisen Heemstede: Arianne de Wit

Ambtelijk opdrachtgever De twee gemeentesecretarissen zijn ambtelijk opdrachtgever voor deze opdracht. • •

Bloemendaal: Gemeentesecretaris Heemstede: Gemeentesecretaris

Ambtelijk opdrachtnemer • •

Bloemendaal: Strategisch adviseur Heemstede: Bestuursadviseur

Planning 1. Ambtelijk afstemmen opdracht 2. Bestuurlijk afstemmen opdracht met portefeuillehouders 3. Bestuurlijke besluitvorming opdracht in college 4. Bij B en W voorstel ook een brief/raadsinformatiebericht 5. Uitvoering onderdeel 1 6. Uitvoering onderdeel 2 7. Uitkomsten en voorstel presenteren aan colleges 8. Uitkomsten en voorstel presenteren aan gemeenteraden 9. Indien van toepassing vaststelling wijziging regelingen 10. Nader specificeren van onderdeel 3 11. Uitvoering onderdeel 3 12. Indien van toepassing vaststelling wijziging regelingen

juli 2023 september/november 2023 december 2023 december 2023 december 2023/januari 2024 december 2023/januari 2024 februari/maart 2024 maart/april 2024 mei/juni 2024 eind 2024 medio/eind 2025 medio 2026

pagina 4