Bijlage 2 Concept aanvullende werkafspraken Heemsteedse Dreef.pdf

Concept

Aanvullende werkafspraken inzake de vestiging van een opvanglocatie op de Heemsteedse Dreef 156 te Heemstede

Aanvullende Werkafspraken behorende bij de Bestuursovereenkomst [ datum ] tussen het COA en de gemeente Heemstede inzake de opvanglocatie op de Heemsteedse Dreef 156 te Heemstede. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) hierbij vertegenwoordigd door de regiomanager Opvang & Begeleiding [ regio ], de heer/mevrouw [ naam ] en De gemeente Heemstede, gevestigd aan Raadhuisplein 1 te Heemstede, hierbij vertegenwoordigd door de burgemeester, mevrouw A.C. Nienhuis hebben ter uitwerking van artikel 8 van bovengenoemde Bestuursovereenkomst de volgende afspraken gemaakt.

Ondertekening: [ plaats ]

[ plaats ]

[ datum ] gemeente Heemstede

[ datum ] Centraal Orgaan opvang asielzoekers

mevrouw A.C. Nienhuis

[ naam ]

burgemeester

regiomanager Opvang & Begeleiding [ naam regio ]

Aanvullende werkafspraken I – Doel Aanvullende werkafspraken

In artikel 8 van de Bestuursovereenkomst is opgenomen dat de gemeente en het COA nadere werkafspraken kunnen maken over de vestiging van een opvanglocatie en deze vastleggen in een separaat document ‘Aanvullende werkafspraken’. Indien bepaalde aanvullende zaken voor de gemeente belangrijk zijn om vast te leggen, dan kan dit in overleg met de regiomanager Opvang & Begeleiding [naam regiomanager]. Het betreft hier ook aanvullingen en/of uitwerkingen op de in de Toelichting Bestuursovereenkomst genoemde informatie. Dit kunnen afspraken zijn op het terrein van de organisatie van en diensten op de opvanglocatie. Dit gebeurt onder erkenning van elkaars bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

1. Organisatie en omgeving COA 1.1. Wettelijke taak COA Het COA zorgt voor een adequate aanpassing, inrichting en instandhouding van de opvanglocatie in overeenstemming met de ter zake geldende wettelijke en gemeentelijke regelgeving. Hiervoor dient het COA voor de opvanglocatie in het bezit te zijn van de benodigde vergunningen. 1.2 Leeftijdsgroep Zoals opgenomen in de bestuursovereenkomst worden in de opvanglocatie vooralsnog enkel 13 tot 14 jarige vreemdelingen opgevangen. Alleen als de instroom van AMV’ers en de behoefte aan plekken voor deze leeftijdsgroep minder wordt, kan er ook gekozen worden om 15,16 of 17 jarigen in de locatie op te vangen. 1.2 Communicatie 1. Tot de datum van ingebruikname van de opvanglocatie is de gemeente verantwoordelijk voor communicatie en informatievoorziening over de opvanglocatie naar de inwoners van de gemeente en andere betrokkenen. Het COA zal de gemeente hierin ondersteunen, wanneer de gemeente dit vraagt. 2.

Vanaf de datum van ingebruikname van de opvanglocatie dragen het COA en gemeente zorg voor de informatie aan de inwoners van de gemeente over de opvanglocatie, de ontwikkelingen en over de te volgen procedures.

3.

Voorafgaand en na ingebruikname van de opvanglocatie spant het COA zich in om omwonenden van de opvanglocatie kennis te laten maken met de opvanglocatie.

4.

Het COA en de gemeente verstrekken elkaar informatie die van belang is voor de uitvoering van de taken van de gemeente of het COA, die verband houden met de aanwezigheid van de opvanglocatie in de gemeente.

5.

Het COA is telefonisch en per e-mail bereikbaar voor vragen en klachten uit de wijk en stelt daartoe een vast lokaal aanspreekpunt aan.

6.

Voor de communicatie voor bewoners zorgt het COA voor wifi op de opvanglocatie.

1.3 Buitenruimte opvanglocatie 1. Er wordt een schutting en hekwerk geplaatst voor de privacy van de buren en de bewoners van de opvanglocatie. 2.

Fietsenrekken worden geplaatst waar de opvanglocatie grenst aan de Bachlaan.

3.

Eventuele rookruimte wordt buiten geplaatst in de voortuin, waar de opvanglocatie grenst aan de Heemsteedse Dreef.

1.4 Overleg tussen COA en de gemeente 1. Op ambtelijk niveau zal ten minste één keer per kwartaal overleg plaatsvinden tussen het COA en de gemeente.

2.

Op bestuurlijk niveau zal ten minste één keer per jaar overleg plaatsvinden tussen het COA en de gemeente.

1.4 Omwonendenoverleg 1. Het COA en de gemeente stellen gezamenlijk een overlegcommissie (omwonendenoverleg) in ter bevordering van de relatie tussen de bewoners van de opvanglocatie en de omwonenden. Het COA faciliteert en financiert de vergaderkosten van de overlegcommissie. 2.

Nadere afspraken worden in ieder geval gemaakt over samenstelling van de overlegcommissie.

3.

In de overlegcommissie hebben in ieder geval zitting: vertegenwoordigers van de gemeente, de wijkagent, vertegenwoordiging van de omwonenden en het lokale COAmanagement.

4.

Bij ingebruikname van de opvanglocatie is er de eerste periode eenmaal per week contact tussen een omwonende die deelneemt aan de overlegcommissie en iemand van het lokale COA-management.

5.

In de overlegcommissie spreken de deelnemers over de registratie bijgehouden door de omwonenden. Deze registratie wordt bijgehouden in een logboek.

1.6 Monitoring en Evaluatie 1. Het COA en de gemeente monitoren de opvang. De eerste evaluatie zal 10 maanden na de volledige bezetting plaatsvinden. 2.

Het COA levert gegevens genoemd in artikel 6 lid 2 van de bestuursovereenkomst aan de gemeente. Daarnaast wordt inbreng van belanghebbenden verzameld. Belanghebbenden zijn in ieder geval de gemeente, COA en vertegenwoordigers van de omwonenden.

3.

Mede op basis van de gegevens van COA en inbreng belanghebbenden gaat een ambtelijk advies naar het college.

4.

Naast het ambtelijk advies gaat ook een advies van de omwonenden naar het college en de raad. Waarna bestuurlijke besluitvorming plaatsvindt.

1.7 Klachtenafhandeling Door het COA wordt een telefoonnummer en e-mailadres opengesteld voor meldingen en klachten met betrekking tot de opvanglocatie.

1.8 Veiligheid en Openbare Orde 1. Het COA stelt, na overleg met de gemeente, een bedrijfsnoodplan vast voor de opvanglocatie zodat in voorkomende gevallen hulporganisaties adequaat kunnen handelen.

2.

Met betrekking tot geluidshinder worden de normen aangehouden genoemd in de Algemene Plaatselijke Verordening Heemstede 2023.

3.

Het COA garandeert 24 uur per dag, 7 dagen per week begeleiding, aanwezigheid van bedrijfshulpverleners op de opvanglocatie. Ook zijn er ten allen tijden minstens 2 begeleiders aanwezig.

4.

Het COA meldt calamiteiten die plaatsvinden in de opvanglocatie in eerste instantie aan de politie en aan de burgemeester. Indien de burgemeester niet bereikbaar is, wordt contactgenomen met het piketnummer van de Burgermeester en wethouders.

5.

Met betrekking tot samenscholing op een openbare plaats geldt de Algemene Plaatselijke Verordening Heemstede 2023. De politie kan hier in optreden.

6.

Bij het voordoen van ernstige incidenten wordt, zoals algemeen gebruikelijk, contact opgenomen met de politie en wordt indien nodig aangifte gedaan.

7.

Indien het, naar het oordeel van de burgemeester, noodzakelijk is om de politietoezicht tijdelijk te verhogen in de wijk, brengt de burgemeester deze wens in, in het daarvoor bestemde overleg.

1.9 Begeleiding Het COA spant zich in zoveel mogelijk dagbestedingsactiviteiten binnen de opvanglocatie aan te bieden, zoals bijvoorbeeld recreatieve activiteiten en (basale) Nederlandse taalles door vrijwilligers. Het COA werkt hierin samen met lokale organisaties.

1.10 Vrijwilligers Het COA werft en begeleidt vrijwilligers die actief willen zijn op de opvanglocatie en sluit met deze personen een vrijwilligerscontract.

2.

Onderwijs

1.

De gemeente neemt maatregelen die voorzien in onderwijs aan de leerplichtige kinderen die in de opvanglocatie verblijven.

2.

Ten behoeve van de uitvoering van deze afspraak verstrekt het COA de gemeente schriftelijke informatie met betrekking tot de van toepassing zijnde regelgeving.

3.

Gezondheidszorg

1.

De verantwoordelijkheid voor het onderkennen en bestrijden van besmettelijke ziekten in de opvanglocatie en de overige preventieve gezondheidszorgtaken ten behoeve van de bewoners, heeft het COA contractueel belegd bij GGD-GHOR Nederland. De gemeente heeft krachtens de Wet publieke gezondheid haar eigen verantwoordelijkheid hierin.

2.

De verantwoordelijkheid van het eerste- en tweedelijns zorgaanbod heeft het COA contractueel belegd bij RMA Healthcare die de Regeling Medische Zorg Asielzoekers (RMA) uitvoert.