Bijlage 2. Bijlage A – Resultaten focusgroepsessie en vooruitblik acties.pdf

Evenementenprofiel Heemstede 2024

Bijlage A Resultaten focusgroepsessie en vooruitblik acties

Galvez Vargas, Samantha [Datum]

Inleiding In deze bijlage worden de resultaten besproken van de focusgroepsessie die is gehouden om input te verzamelen voor het Evenementenprofiel 2024 van de gemeente Heemstede. De sessie richtte zich op hoe de gemeente evenementorganisatoren beter kan ondersteunen. De belangrijkste thema's die aan bod komen zijn de gemeentelijke informatievoorziening, ambities, doelgroepen en jongerenbetrokkenheid, toegankelijkheid en communicatie. Voor elk thema worden de uitdagingen en kansen benoemd, gevolgd door een vooruitblik op mogelijke actiepunten en keuzes die de gemeente kan maken om beter aan te sluiten bij de behoeften van organisatoren.

Resultaten focusgroepsessie De gemeente heeft in het participatietraject voor het Evenementenbeleid 2020 organisatoren niet gevraagd hoe zij evenementorganisatoren beter kan ondersteunen en wat organisatoren hiervoor nodig hebben. Daarom hebben we dit verder onderzocht in de vragenlijst en tijdens de focusgroepsessie. Per thema hebben organisatoren de uitdagingen en mogelijke kansen benoemd. Voor het Evenementenbeleid 2025-2029 selecteren we acties uit de focusgroepsessie die zowel impactvol als haalbaar zijn binnen vier jaar. Daarnaast kunnen in het vervolgtraject ook nieuwe acties worden opgehaald.

1. Gemeentelijke informatievoorziening Er is consensus onder de deelnemers dat de huidige gemeentelijke website en het aanvraagproces voor evenementenvergunningen verbeterd moeten worden: • • • •

De website wordt als niet toegankelijk ervaren en het aanvraagformulier lijkt vooral gericht op grootschalige evenementen, wat voor kleinere evenementen als overdreven wordt beschouwd. Het is niet altijd duidelijk waarom bepaalde informatie wordt gevraagd. Dit zorgt voor onbegrip. De gevraagde bijlagen zijn niet altijd noodzakelijk voor kleinere evenementen. Hierdoor wordt Een bijlage op verschillende plekken geüpload. Er wordt gepleit voor een beslisboom per type evenement om duidelijk te maken welke bijlagen vereist zijn, en een knop voor terugkerende evenementen om het aanvraagproces te vereenvoudigen.

Acties/Keuzes: • Verbeteren “landingspagina” op gemeentelijke website met duidelijk stappenplan wat er gevraagd wordt en waarom. • Verbeteren van de formulieren en sjablonen op de website, met beschikbare plattegronden en voorbeelden. • Invoeren van een beslisboom voor evenementen. • Vereenvoudigen van het aanvraagproces voor terugkerende evenementen. • Mogelijkheden verkennen “knop” in het aanvraagformulier voor terugkerende evenementen, waarbij enkel wijzigingen aangegeven worden.

2. Ambities Organisatoren vinden dat de gemeente een proactieve rol moet innemen en een duidelijke visie moet ontwikkelen om de organisatoren beter te ondersteunen. Er wordt benadrukt dat een helder beleid essentieel is voor een kleine gemeente als Heemstede: • • •

De focus moet liggen op kleinschalige evenementen die passen bij de gemoedelijke en groene identiteit van Heemstede. Het ondersteunen en versterken van bestaande tradities en evenementen is belangrijk, evenals het spreiden van evenementen over verschillende locaties en data. Er is behoefte aan meer middelen en financiële ondersteuning voor het organiseren van evenementen.

1

•

Transparantie over subsidiemogelijkheden en een eenvoudiger vergunningstraject zijn nodig om creatieve ideeën te stimuleren en te ondersteunen.

Acties/Keuzes: • Ontwikkelen van een duidelijke gemeentelijke visie en jaaragenda. • Organiseren van bijeenkomsten voor organisatoren om synergie te creëren. • Duidelijkheid geven over subsidiemogelijkheden. • Vereenvoudigen van het vergunningstraject voor creatieve ideeën. • Ondersteunen en versterken van bestaande evenementen en tradities. • Spreiding van evenementen over verschillende locaties en data (elkaar versterken in plaats van concurreren). 3. Doelgroepen en jongerenbetrokkenheid Het betrekken van jongeren (13-18) blijkt een uitdaging te zijn, het is niet de doelgroep waar volgens de organisatoren de kansen liggen in Heemstede. De focus ligt vooral op jonge gezinnen en ouderen: • •

Er is behoefte aan meer gerichte activiteiten en communicatiekanalen die jongeren aanspreken. De huidige communicatiekanalen bereiken deze doelgroep niet. Evenementen moeten inclusiever worden gemaakt door ook jongeren actiever te betrekken via bijvoorbeeld scholen en specifieke sportevenementen.

Acties/Keuzes: • Evenementen gericht op jonge gezinnen en ouderen verder ontwikkelen. • Mogelijkheden voor jongereninclusie verkennen, bijvoorbeeld via scholen en scouting, maar is geen primaire focus. • Communicatie en promotie via platforms die jongeren aanspreken.

4. Toegankelijkheid De toegankelijkheid van evenementen voor alle inwoners wordt als belangrijk ervaren, maar organisatoren ervaren moeilijkheden bij het invullen hiervan door gebrek aan tijd, kennis en middelen: • •

Het voorstel is om toegankelijkheidscriteria op te nemen in een beslisboom voor evenementen en sjablonen beschikbaar te stellen. Samenwerking met initiatieven die al aandacht besteden aan toegankelijkheid wordt ondersteund om de inclusie te bevorderen.

Acties/Keuzes: • Opnemen van toegankelijkheidscriteria in de beslisboom voor evenementen. • Voorbeelden, contactpersonen en sjablonen beschikbaar stellen op de website om toegankelijkheid te verbeteren. • Samenwerken met initiatieven die al aandacht hebben voor toegankelijkheid op een evenement (Werkgroep Toegankelijkheid). 5. Communicatie De deelnemers hebben kritiek op de huidige communicatie vanuit de gemeente over evenementen: • •

Verbetering van de online communicatie en gebruik van bestaande lokale media zijn noodzakelijk. Er is behoefte aan centrale informatiebronnen en betere promotiekanalen.

Acties/Keuzes: • Beter gebruik maken van bestaande lokale media zoals ‘De Heemsteder’. • Betere samenwerken in de online communicatie en gebruik van platforms zoals BeleefHeemstede.

2

• •

Evalueren en leren van communicatiepraktijken in andere gemeenten. Mogelijkheden van een digitaal informatiebord (bij de entree van Heemstede en/of het centrum) voor evenementen verkennen.

Conclusie Het initiatief voor het organiseren van evenementen ligt bij de organisatoren. De gemeente kan helpen door de informatievoorziening en communicatie te verbeteren, en door organisatoren te verbinden en te faciliteren. Een doel is het delen van kennis en middelen. Beleef Heemstede heeft bijvoorbeeld al een werkgroep waar verschillende partijen samenkomen om activiteiten en evenementen te bespreken. Organisatoren uit de focusgroepsessie kunnen aansluiten bij netwerkbijeenkomsten van Beleef Heemstede. Verder moeten de acties zich richten op het versterken van de thema’s muziek, toegankelijkheid, en eten en drinken. Dit kan door het organiseren van themasessies met organisatoren.

3