Bijlage 2 Accountantverslag getekend.pdf

Accountantsverslag 2022 Gemeente Heemstede

Aan de gemeenteraad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE

Onderwerp Accountantsverslag 2022 Datum 23 mei 2023 Kenmerk 312021008.23.212

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Heemstede is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 10 mei 2023 hebben wij een aantal controlebevindingen reeds besproken met de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris en uw coördinator jaarrekening. Bij de jaarrekening 2022 hebben wij op 23 mei 2023 een goedkeurende controleverklaring afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2022. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

A. Booij RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2

Arie Booij

3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 12

Tel: 06 – 1509 2689 Jan Scholten Tel: 06 – 2832 1383

2. Financiële positie en resultaat ................................................. 7 4. Interne beheersing ................................................................ 22 5. Overige aangelegenheden ..................................................... 27 6. Verplichte tabel SiSa ..…………………………………………………………..35

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312021008.23.212 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 5 december 2022 (kenmerk 312021008.22.291) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening 2022 van de gemeente Heemstede. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door de gemeenteraad op 24 november 2022 vastgestelde “Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2022 gemeente Heemstede” en de Regeling Controleprotocol WNT 2022. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op het door de gemeenteraad op 24 november 2022 vastgestelde “Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2022 gemeente Heemstede”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2021 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2022 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 883.000

€ 2.649.000

De gemeenteraad heeft in het accountantsprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op 0,5% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves, derhalve (afgerond) € 441.500.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2022 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze 312021008.23.212 - 2

opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪

▪ ▪ ▪

Voortgang verbetering interne beheersing, interne controle en verbijzonderde interne controle. Voortgang investeringsplanning en beheersing van investeringskredieten. Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot (doorlopende) fouten in voorgaande jaren. De verantwoording en waardering van voorzieningen in relatie tot de aanwezigheid van actuele onderbouwingen (vanwege schattingselementen en onzekerheden met betrekking tot prijsontwikkelingen op meerjarige dotaties). Het programma Water in relatie tot de voorziening vervangingsinvesteringen riolering. Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het college en management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Heemstede. Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over boekjaar 2021 gerapporteerde onzekerheden ad € 1.302.000 rondom de prestatielevering Wmo en Jeugd. Uw afhankelijkheid van derden: Sociaal Domein (Jeugd en WMO) Belastingen (GBKZ) De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse.

De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (over boekjaar 2023).

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw controleprotocol hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Op de programma’s 3 Economie, 5 Sport, cultuur en recreatie, 7 balansmutaties, zijn in Volksgezondheid en milieu en 8 Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing is sprake van een overschrijding van materiële zin rechtmatig de begroting (lasten). Gelet op de analyse en toelichting die het college in de paragraaf “Begrotingsrechtmatigheid” heeft opgenomen, werken deze overschrijdingen niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Tevens is sprake van kredietoverschrijdingen tot een bedrag van € 223.500. In het “Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2022 gemeente Heemstede” heeft u opgenomen dat in beginsel voor kredieten een overschrijding van 10% van het krediet, met een maximum van € 50.000, is toegestaan als maximale afwijking, waarbij voor kredieten ≤ € 100.000 sprake mag zijn van een maximale overschrijding van € 10.000. De overschrijdingen vallen hierbinnen ofwel worden gecompenseerd door bijhorende baten. Om die redenen wegen deze niet mee in ons

312021008.23.212 - 3

rechtmatigheidsoordeel. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar hoofdstuk 3 van dit accountantsverslag. Tenslotte is sprake van fouten als gevolg van niet rechtmatig Europees aanbestede contracten voor een bedrag van € 372.000. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in materiële zin, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2022.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Heemstede. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Heemstede zijn uiteengezet in de jaarrekening 2022 in de “Toelichting op de balans” (algemene grondslagen) en in de toelichting op de balans steeds bij elke balanspost afzonderlijk. In de jaarrekening 2022 hebben zich ten opzichte van 2021 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de Gemeente Heemstede. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld.

Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva van de gemeente Heemstede op 31 december 2022 geeft in overeenstemming met het BBV.

312021008.23.212 - 4

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder de verordeningen van de gemeente, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader 2022, wat via de commissie Middelen van 16 november 2022 als hamerstuk ter kennisgeving aan de raad op 24 november 2022 is aangeboden. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312021008.23.212 - 5

2.

Financiële positie en resultaat

312021008.23.212 - 6

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt zowel in absolute als relatieve zin toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten 2022 bedraagt € 2.801.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 957.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerd resultaat over 2022 € 3.758.000 voordelig bedraagt. Dit gerealiseerd resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2022

2021

2020

Eigen vermogen per 1 januari

56.563

56.638

23.045

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 957

-/- 1.714

32.805

Gerealiseerd resultaat (-/- = nadelig)

3.758

2.639

788

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

2.801

925

33.593

Eigen vermogen per 31 december

60.364

57.563

56.638

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 62,0% van het balanstotaal (2021: 59,5% van het balanstotaal) en daarmee in relatieve zin iets gestegen. In absolute zin is het eigen vermogen eveneens toegenomen in 2022. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college van burgemeester en wethouders een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2022. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312021008.23.212 - 7

Resultaat 2022 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Heemstede ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen aan reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerd resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

78.065

Totale lasten

75.264

Gerealiseerde saldo van baten en lasten (voordelig)

2.801

Af: stortingen in reserves

13.132

Bij: onttrekkingen aan reserves

14.090

Saldo mutaties reserves Gerealiseerd resultaat (voordelig)

957 3.758

De exploitatie over 2022 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 2.801.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 378.000 nadelig. Dit is een voordeel van € 3.178.000. Het voordelig gerealiseerd resultaat van € 3.758.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het gerealiseerd resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het voordelige exploitatieresultaat 2022 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, 312021008.23.212 - 8

overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf Weerstandsvermogen burgemeester en en risicobeheersing) heeft het college van burgemeester en wethouders bepaald op € 19.751.000. In 2021 bedroeg deze wethouders kwalificeert het € 24.352.000. De beschikbare weerstandscapaciteit is derhalve ten opzichte van 2021 gedaald. weerstandsvermogen als uitstekend In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college van burgemeester en wethouders een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2022 tot een bedrag van € 2.981.000 (2021: € 4.152.000). Op basis van deze kwantificering is de weerstandsratio voor 2022 6,6 (2021: 5,9).

Deze ratio is hoger, zo geeft het college van burgemeester en wethouders aan, dan de gewenste ratio van 2,0 (passend binnen een bandbreedte van 1,8 – 2,2) die de raad in de Nota reserves en voorzieningen – weerstandsvermogen 2019, heeft aangegeven en kwalificeert, zo geeft het college aan, als “uitstekend”. Ten opzichte van 2021 is sprake van een daling van de gekwantificeerde risico’s en een daling van de beschikbare weerstandcapaciteit. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312021008.23.212 - 9

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312021008.23.212 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole Activering voorbereidingskosten overweg Leyduin

Onder de immateriële vaste activa zijn in 2022 kosten van een onderzoek naar de overweg Leyduin voor een bedrag van € 29.000 geactiveerd. Het BBV staat het activeren van deze kosten toe, wanneer voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: ▪ ▪ ▪ ▪

Er is sprake van een voornemen om het te realiseren actief te gebruiken of te verkopen; De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien moet vaststaan; Het actief moet in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; en De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen moeten betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

De geactiveerde kosten voldoen vooralsnog aan deze criteria. Wanneer dit niet of niet meer het geval is, dienen de kosten alsnog en direct ten laste van het resultaat gebracht te worden. Dat zou zich voor kunnen doen wanneer de beoogde toekomstige investeringen in de overweg Leyduin niet gerealiseerd worden. Wij adviseren u de tijdige afwikkeling van deze post (lees realisatie van de overweg) te bewaken.

Blijf alert op uw investeringskredieten

In de jaarstukken is, in bijlage 1, een overzicht van restantkredieten van lopende investeringen opgenomen. Van 73 kredieten (totaal beschikbaar gesteld € 27,2 miljoen) is aangegeven wat de cumulatieve bestedingen (ultimo 2022 € 11,5 miljoen) zijn. Per krediet is tevens aangegeven wat de bestedingsruimte nog is. Ook is aangegeven welke kredieten in 2022 zijn afgesloten. Dat zijn er in totaal 5, waarbij is vastgesteld dat per saldo een bedrag van circa € 215.000 kon vrijvallen. Met het overzicht van openstaande en afgesloten kredieten krijgt u goed zicht op de financiële voortgang van de investeringen. Wat daarbij van belang is, is dat voldoende rekening wordt gehouden met mogelijke effecten van vertraging in de uitvoering en de impact daarvan op de ingeschatte kosten. Niet elke krediet komt namelijk overeenkomstig uw planning in uitvoering en momenteel is nog steeds sprake van stijgingen van kosten om bepaalde investeringen te realiseren. Wanneer een investering later in uitvoering komt, kan het voorkomen dat het initieel geraamde krediet niet meer toereikend is. Wij adviseren u hier alert op te blijven.

Lening RCH nominaal gewaardeerd

Uw gemeente is in 2022 door de Bank Nederlandse Gemeenten aangesproken op een afgegeven borgstelling aan de stichting Accommodatie Racing Club Heemstede voor een tweetal door deze stichting afgesloten geldleningen. Omdat de stichting niet meer aan haar aflossingsverplichtingen voldeed, diende het college vanwege de borgstelling, de betreffende leningen voor een waarde van € 201.000, direct te voldoen. Het college is momenteel met RCH is gesprek, om onder dezelfde voorwaarden als destijds bij de BNG waren overeengekomen, het 312021008.23.212 - 12

bedrag terug te vorderen van RCH. Onder de financiële vaste activa, overige langlopende geldleningen, is daarom een vordering op RCH opgenomen. Op dit moment schat het college in dat zij afspraken met RCH kan maken, die ertoe zullen leiden dat de openstaande vordering de komende jaren zal afwikkelen. Een voorziening voor oninbaarheid acht het college daarom niet noodzakelijk. Wij adviseren u de volwaardigheid van deze lening te monitoren en erop toe te zien dat er op korte termijn afspraken met RCH gemaakt worden.

Blijf de volwaardigheid van uw vorderingen bewaken en stel vast dat uitgangspunten bij het bepalen van voorzieningen voor oninbaarheid nog valide zijn

In de balans zijn onder de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar onder meer de volgende vorderingen opgenomen: 2021 Soort vordering Reguliere debiteuren Debiteuren sociale zaken Belastingdebiteuren

2022

Bruto waarde

Voorziening

Voorziening relatief

Bruto waarde

Voorziening

Voorziening relatief

564.000

219.000

39%

4.746.000

124.000

3%

1.366.000

160.000

12%

1.200.000

197.000

16%

358.000

100.000

28%

382.000

61.000

16%

De omvang van de reguliere debiteuren is ten opzichte van 2021 fors toegenomen, omdat de huurvordering van uw gemeente op Sportplaza in de jaarrekening 2022 onder de debiteuren is opgenomen, terwijl dat in de jaarrekening 2021 nog onder de overlopende activa was. In totaal staat er per 31 december 2022 een bedrag van € 3.900.000 open over de jaren 2019 tot en met 2022. Daarnaast staat voor een bedrag van circa € 239.000 aan huurvorderingen open met betrekking tot 2020 en 2021 op een horecabedrijf. Het college schat in dat deze vorderingen volwaardig zijn en de komende periode zullen afwikkelen. Wij adviseren u de afwikkeling, vooral gelet op de omvang van de openstaande bedragen, goed te blijven volgen. De omvang van de voorziening is door het college bepaald door op postniveau na te gaan welke risico’s uw gemeente loopt. Daaruit blijkt dat een bedrag van € 124.000 op dit moment voldoende zou moeten zijn. De voorziening dubieuze debiteuren sociale zaken is bepaald op basis van ervaringscijfer die u heeft opgedaan. Dat is in de basis een goed uitgangspunt, waarbij het belangrijk is deze uitgangspunten te blijven valideren met de daadwerkelijke afboekingen die in de toekomst nodig blijken te zijn. De belastingdebiteuren zijn gewaardeerd op basis van een opgave van GBKZ. Wij adviseren u, omdat het uiteindelijk uw vorderingen zijn, deze waardering zichtbaar te valideren.

312021008.23.212 - 13

Voorziening verlofsparen gevormd – deze zal de komende jaren waarschijnlijk toenemen

Medewerkers kunnen op basis van de CAO Gemeenten vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Met dit 'verlofsparen' kunnen medewerkers passend bij hun levensfase hun bovenwettelijke vakantie-uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning. Deze vakantie-uren verjaren niet. Dit kan gaan leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw kennen, dient hier volgens de Commissie BBV een voorziening voor gevormd te worden. De hoogte van deze voorziening hangt onder andere af van de mate waarin medewerkers gebruik gaan maken van deze regeling. In de jaarrekening 2022 heeft het college een voorziening getroffen voor een bedrag van € 7.000. Deze voorziening is bepaald door het verlof te kwantificeren van de medewerkers die zich hebben aangemeld voor “verlofsparen”. Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 “verlofsparen”. Niet al uw medewerkers hebben hier gebruik van gemaakt, waardoor de omvang van de voorziening relatief van beperkte omvang is. Mogelijk dat dit in de komende jaren het beroep op deze mogelijkheid vanuit uw medewerkers groter gaat worden.

Wij adviseren u hier alert op te zijn en blijven, omdat dit niet alleen financiële gevolgen kan hebben (het treffen van een voorziening), maar ook kan betekenen dat verloftegoeden significant kunnen gaan toenemen, met als gevolg dat u (eerder) personeel moet gaan vervangen. Op het moment dat medewerkers het tegoed aan “verlofsparen” opnemen zal de voorziening voor het deel dat opgenomen wordt vrijvallen, waardoor budget beschikbaar komt om eventueel een vervanger aan te trekken. Voor de komende jaren adviseren wij u dit goed te blijven volgen en te analyseren, omdat enerzijds u de risico’s zult moeten voorzien, maar anderzijds geen sprake mag zijn van een arbeidskosten gerelateerde verplichting met gelijkblijvende omvang. De Commissie BBV adviseert hierbij om na te gaan of u in de toekomst mogelijk gebruik kunt maken van ervaringscijfers.

Om de kosten van het meerjarig groot onderhoud te kunnen dekken, is een aanvullende storting aan de onderhoudsvoorzieningen noodzakelijk geweest

In de balans zijn diverse voorzieningen voor groot onderhoud opgenomen. Deze voorzieningen zijn bepaald op basis van meerjarenonderhoudsplannen, waarbij jaarlijks onderzocht wordt of planning en uitvoering nog met elkaar in de pas lopen en zo niet, wat dat voor eventuele financiële gevolgen heeft of kan hebben. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen heeft het college aangegeven uit welk jaar het onderliggende plan per soort kapitaalgoederen dateert, wat de looptijd van het plan is en wanneer het plan geactualiseerd wordt en of voor de betreffende soort kapitaalgoederen een onderhoudsvoorziening aanwezig is of niet. Op basis van dit inzicht kan vastgesteld worden dat sprake is beheerplannen die in opzet kunnen dienen ter onderbouwing van de betreffende voorzieningen en dat er in de komende jaren weer een aantal plannen geactualiseerd moet worden. De huidige werkwijze van het college is prima om meerjarig in te schatten wat het noodzakelijk meerjarig groot onderhoud is en wat de inschatting is wat dat gaat kosten. In de praktijk is het zo dat het regelmatig voorkomt dat gepland onderhoud niet of later wordt uitgevoerd of dat niet voorzien onderhoud uitgevoerd moet worden. Doordat het college hier jaarlijks naar kijkt, houdt u grip op de uitvoering van de plannen en kunt u beoordelen wat de eventuele impact is van het niet of later uitvoeren van gepland onderhoud.

312021008.23.212 - 14

Het komt soms voor dat sprake is van enige vertraging in de uitvoering van de beheerplannen. Hierin liggen logische oorzaken aan ten grondslag zoals het (nog) niet beschikbaar zijn van aannemers. Het college verwacht dat dit onderhoud nog wel uitgevoerd zal worden. Omdat de financiële middelen voor het nog uit te voeren onderhoud beschikbaar blijven in de voorzieningen levert niet direct financiële risico’s voor u op. Bij het opstellen van de jaarrekening over 2022 heeft het college per soort kapitaalgoed op basis van het huidige meerjarenonderhoudsplannen de impact beoordeeld van prijsstijgingen die zich in de afgelopen periode hebben voorgedaan. Op basis van deze beoordeling heeft een extra dotatie aan de onderhoudsvoorzieningen voor woningen en gebouwen (€ 143.000) en wegen (€ 410.000) in de jaarrekening 2022 plaatsgevonden en zal ook de komende jaren sprake zijn van hogere stortingen dan waar tot op heden rekening mee werd gehouden. Hiermee verwacht het college de kosten van het meerjarig groot onderhoud te kunnen dekken. Wij adviseren u om zich door het college te laten informeren over de voortgang van het groot onderhoud in relatie tot de vastgestelde plannen en de kostenontwikkeling die dat met zich mee brengt.

Onderzoek de kostentoerekening aan het product riolering

Op de balans is onder de voorzieningen de voorziening gemeentelijk rioleringsplan opgenomen. Deze voorziening heeft ultimo 2022 een saldo van € 828.000 en is daarmee ten opzichte van 2021 met € 231.000 toegenomen. De voorziening is opgenomen onder de “voorzieningen voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is”. Het jaarlijks resultaat op het product Riolering wordt toegevoegd of onttrokken aan de voorziening, waardoor eventueel overtollige middelen beschikbaar blijven (gesloten systeem) voor het beheer aan het rioolstelsel. Ons valt op dat in de afgelopen jaren stelselmatig sprake is van een overschot op het product Riolering en dat derhalve de voorziening in omvang toeneemt. In de volgende tabel (bedragen x € 1.000) hebben wij dit weergegeven: Jaar

2018

Stand voorziening 1-1 boekjaar 272

176

-

Stand voorziening 31-12 boekjaar 448

2019

448

87

-

535

2020

535

59

-

594

2021

594

3

-

597

2022

597

231

Toevoegingen

Onttrekkingen

828

In de Notitie Lokale heffingen (april 2021) heeft de commissie BBV een stellige uitspraak gedaan dat er extracomptabel moet worden aangetoond dat de middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is binnen een redelijke termijn worden ingezet ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd. Uit het Programma Water 2022-2026 blijkt dat de voorziening 312021008.23.212 - 15

Riolering in 2022 en 2023 wordt betrokken bij de rioolexploitatie. Dit komt echter niet terug in de cijfers. Wij adviseren u dit te blijven monitoren en vast te stellen dat het beschikbare saldo de komende jaren daadwerkelijk ingezet zal worden voor het beheer aan uw rioolstelsel.

Europese aanbestedingen: rechtmatigheidsfouten van in totaal € 372.000

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is nageleefd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 6 dossiers de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Wij merken op dat de bevindingen grotendeels zijn geconstateerd door uw gemeente en voortkomen uit financiële beheershandelingen van voor 2022. De onrechtmatigheidsfout komt uit op een bedrag van € 372.000. Gelet op de omvang van dit bedrag heeft deze rechtmatigheidsfout geen effect op de strekking van de controleverklaring. De fouten hebben betrekking op contracten welke Europees aanbesteed hadden moeten worden, die (in voorgaande jaren) zijn aangegaan of uitgaven waar geen contract aan ten grondslag ligt, maar waar uw gemeente al geruime tijd leveringen en diensten afneemt van derden. De gemeente is zich hiervan bewust en neemt acties om deze te onrechtmatigheden te herstellen in komende jaren, met name op het gebied van ICT-gerelateerde dienstverleningen en de bijhorende applicaties binnen de gemeente, middels een meerjarig vervangingsplan.

De onrechtmatigheden zullen voor 2023 nog deels doorlopen als gevolg van noodzakelijke voorbereidingen en beschikbare capaciteit voor de uit te zetten Europese aanbestedingen.

Onzekerheden sociaal domein – prestatielevering niet vastgesteld

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo ZIN en Jeugdwet ZIN zijn geleverd, moet op twee manieren worden vastgesteld, namelijk: ▪

Enerzijds via de productieverantwoordingen van de zorginstelling die zijn voorzien van een controleverklaring met goedkeurend oordeel van de accountant van de zorginstellingen. Zorginstellingen zijn op basis van het “Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2022 verplicht bij productieverantwoordingen boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toe te voegen. De accountant stelt bij de controle onder andere vast dat de zorg is geleverd.

▪

Anderzijds door bij productieverantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt, het college van burgemeester en wethouders aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestatie zijn geleverd. Dit kan bijvoorbeeld door middels een telefonische enquête vast te stellen dat de cliënt de zorg heeft ontvangen.

Over 2022 is in totaal € 154.000 aan bestedingen in het kader van de Wmo ZIN en in totaal € 1.135.000 aan bestedingen in het kader van Jeugdwet ZIN niet voorzien van een productieverantwoording met (goedkeurende) controleverklaring van de accountant van de 312021008.23.212 - 16

zorginstelling. Omdat het college van burgemeester en wethouders geen aanvullende controles heeft uitgevoerd in 2022 ten aanzien van deze bestedingen is er geen zekerheid verkregen dat prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij hebben daarom in totaal € 154.000 aan bestedingen in het kader van Wmo ZIN en € 1.135.000 aan bestedingen in het kader van Jeugdwet ZIN als onzeker aangemerkt. Deze cumulatieve onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring. Voor 2023 en verder adviseren wij het college om na te denken over hoe zij de afhankelijkheid van zorginstellingen en de door hen afgegeven productieverantwoordingen met controleverklaring, kan beperken door zelfstandig onderzoek uit te voeren en de onzekerheden mogelijk kan verminderen.

Onzekerheden Pgb’s (Wmo en Jeugdwet)

Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdwet is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. Uw gemeente kent de Pgb’s toe voor jeugdzorg en Wmo. De Pgb-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2021 verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. De SVB beoordeelt een deel van de bestedingen ten laste van de pgb-budgetten als onrechtmatig. De Auditdienst SVB controleert niet de prestatielevering die ten grondslag dient te liggen aan de Pgb's, omdat de SVB niet op prestatielevering toetst. Daarom dient de gemeente zelfstandig onderzoek naar de prestatielevering uit te voeren, bijvoorbeeld aan de hand van de BADO-notitie "PGB-verantwoording/controle door gemeenten" d.d. 13 maart 2018, om vast te stellen dat er daadwerkelijk prestaties aan de Pgb's ten grondslag liggen. Uw college heeft, net als voorgaand jaar, een dergelijk onderzoek naar de prestatielevering van de Pgb's niet uitgevoerd. Op basis hiervan hebben wij de gehele massa aan Pgb’s (€ 209.000) als onzeker gekwalificeerd. Dit betekent overigens niet dat wij fouten hebben geconstateerd.

Er is geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid die, in materiële zin, doorwerkt in ons oordeel

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 (welke van toepassing is op de jaarrekening 2022) van de Commissie BBV.

312021008.23.212 - 17

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij sprake is van een overschrijding van de lasten op de volgende programma’s: ▪ ▪ ▪ ▪

Programma 3 Economie voor een bedrag van € 57.000. Programma 5 Sport, cultuur en recreatie voor een bedrag van € 1.450.000. Programma 7 Volksgezondheid en milieu en 8 Volkshuisvesting voor een bedrag van € 275.000. Programma 8 Ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing voor een bedrag van € 325.000.

Gelet op de analyse en toelichting die het college in de paragraaf “Begrotingsrechtmatigheid” heeft opgenomen, werken deze overschrijdingen niet door in ons rechtmatigheidsoordeel, omdat de hogere lasten passen binnen bestaand beleid, wordt gecompenseerd door hogere inkomsten of sprake is van zogenaamde openeinderegelingen. Naast overschrijdingen van lasten per programma, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en in het onderdeel “Begrotingsrechtmatigheid”, zoals opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten, waarin een analyse van de (begrotings-)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2022 is opgenomen. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2022 voor een totaalbedrag van € 223.500 voorgedaan. Hiervan heeft een bedrag van € 49.000 betrekking op reeds eerder gemelde en afgesloten kredieten. Daarnaast is sprake van een overschrijding van € 127.000 waar in 2023 een bijdrage tegenover zal staan en geen sprake (meer) is dan van een overschrijding.

Het resterende bedrag van € 47.500 betreft overschrijdingen van kredieten die op grond van uw controleprotocol niet meewegen in ons rechtmatigheidsoordeel. In het “Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2022 gemeente Heemstede” heeft u opgenomen dat in beginsel voor kredieten een overschrijding van 10% van het krediet, met een maximum van € 50.000, is toegestaan als maximale afwijking, waarbij voor kredieten ≤ € 100.000 sprake mag zijn van een maximale overschrijding van € 10.000. De overschrijdingen ad € 47.500 vallen hierbinnen. Wij verwijzen u verder naar bijlage 1: overzicht kredieten, zoals opgenomen in de jaarstukken 2022.

312021008.23.212 - 18

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2022 van € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2022 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2022 stelden wij verder vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2022 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2022 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in bijlage 1 bij dit accountantsverslag opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa (en het door de gemeenteraad

312021008.23.212 - 19

vastgestelde controleprotocol met bijhorend normenkader). In overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa is de tabel leeg als er geen bevindingen zijn.

M&O-beleid inzake de Wet Inburgering 2021 niet formeel vastgesteld

Op 1 januari 2022 is het nieuwe inburgeringsstelsel ingegaan waarin de Wet Inburgering 2021 wordt uitgevoerd door uw gemeente. Van uw gemeente wordt verwacht dat, in aanvulling op het bestaande M&O-beleid, specifiek aandacht wordt besteed aan de Wet Inburgering 2021. Van de externe accountant wordt verwacht dat zij de opzet van het M&O-beleid van de gemeente inzake de Wet Inburgering controleert of het toereikend is. Op basis van gesprekken met uw medewerkers hebben wij vastgesteld dat uw gemeente over een M&O-beleid beschikt, echter blijkt dat er geen sprake is van een formeel vastgesteld M&O-beleid specifiek voor de Wet Inburgering 2021.

312021008.23.212 - 20

4.

Interne beheersing

312021008.23.212 - 21

4. Interne beheersing Kernboodschappen interimcontrole 2022

Naar aanleiding van de interimcontrole hebben wij op 7 december 2022 een managementletter uitgebracht. Voor een nadere duiding van onze opmerkingen en aanbevelingen uit de managementletter 2022 verwijzen wij daarnaar. Op 13 december hebben wij de managementletter besproken met de auditcommissie. Hieronder hebben wij de managementsamenvatting uit de managementletter opgenomen.

312021008.23.212 - 22

Rechtmatigheidsverantwoording wordt met ingang van 2023 ingevoerd

In de meicirculaire 2018 (en de daarna verschenen informatie en besluiten) heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna ministerie BZK) aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2023. Inmiddels is duidelijk dat dit ook het definitieve invoeringsjaar is. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven.

In onze managementletter over het jaar 2022, maar ook in de managementletter 2021 en het accountantsverslag 2021, zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: ▪

Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld.

▪

In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.

▪

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld.

▪

De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat de 312021008.23.212 - 23

gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag (nogmaals) onder uw aandacht: o

o

De kadernota 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan.

▪

De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven.

▪

De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een concept Intern Controleplan 2023, wat wij beoordeeld hebben. Wij hebben het college enkele verbetersuggesties daarbij gegeven. Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse, de tijdige uitvoering van de geplande interne controles en de evaluatie van de uitkomsten daarvan, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023.

▪

Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Voor uw gemeente geldt dit vooral voor de transactiestromen die via de GBKZ lopen.

Het is belangrijk dat op korte termijn de noodzakelijke vervolgstappen gezet worden. De belangrijkste treft u in de volgende tabel aan.

312021008.23.212 - 24

Stappen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2023

(in concept) Gereed

Onderhanden

Voorbereiden besluitvorming gemeenteraad (verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens en normenkader) Uitwerking rechtmatigheidscriteria en het opstellen van een intern controleplan In kaart brengen relevante wet- en regelgeving en het doorvertalen naar een zichtbaar uitgewerkt toetsingskader Uitvoeren risicoanalyse inclusief risico’s ten aanzien van de financiële verslaggeving en rechtmatigheid (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan). Aanpassen van de verordeningen 212 en 213 Relevante beheersmaatregelen identificeren en kritisch beoordelen van de processen Bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en actualiseren van werkprogramma’s.

312021008.23.212 - 25

5.

Overige aangelegenheden

312021008.23.212 - 26

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van Europese aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeente Heemstede, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. 312021008.23.212 - 27

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude. Tot slot merken wij op dat het college niet beschikt over een actuele frauderisicoanalyse.

Fraude en continuïteit in de controleverklaring

Op 13 september 2021 publiceerde de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (“NBA”) een consultatiedocument waarin werd voorgesteld dat accountants verplicht worden om altijd in aparte secties over fraude en continuïteit te rapporteren in de controleverklaring. Met ingang van verslagjaar 2022 is deze verplichting al voor wettelijke controles, waar uw gemeente onder valt, van toepassing. Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Op 13 september 2021 publiceerde de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (“NBA”) een consultatiedocument waarin werd voorgesteld dat accountants verplicht worden om over fraude en continuïteit te rapporteren in de controleverklaring. In 2022 heeft de NBA de notitie ‘Frauderisicobeheersing: aanbevelingen voor bestuurders en toezichthouders’ uitgebracht. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de raad en het college, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude.

Van het bestuur, in uw geval zowel de raad als het college wordt daarom verwacht dat u frauderisico’s in kaart brengt en adequate maatregelen neemt om deze te beheersen. Omdat bij fraude sprake is van bewust handelen van personeel of management, is een goede frauderisicoanalyse ook in uw belang, ter voorkoming van daadwerkelijke fraude. Een door u zelf uitgevoerde frauderisicoanalyse vormt voor controlerend accountants ook het startpunt van hun werkzaamheden ten aanzien van frauderisco’s. Uit onze werkzaamheden komt naar voren dat het college belang hecht aan het treffen van maatregelen om fraude te voorkomen. Uw gemeente beschikt over een analyse van frauderisico’s per proces waarbij ook beheersmaatregelen zijn benoemd die de onderkende risico’s moeten mitigeren. Gelet op de mogelijke impact van fraudes die zich voor doen, adviseren wij u de frauderisicoanalyse minimaal jaarlijks te actualiseren. De huidige uitwerking kan daartoe een goede aanzet zijn. Wij adviseren u bij de actualisatie van de frauderisicoanalyse tevens de kans (dat een risico zich voordoet) en de impact (het mogelijke schadedrag) in te schatten, wat u vervolgens kan helpen bij het maken van keuzes om de risico’s te beheersen.

Uit onze werkzaamheden zijn, voor zover wij hebben kunnen vaststellen op basis van de verstrekte controle-informatie, overigens geen gevallen of vermoedens van fraude van materieel belang gebleken.

312021008.23.212 - 28

Continuïteit Een aanleiding voor het verplicht rapporteren over continuïteit is de toenemende behoefte aan transparante informatie over bijvoorbeeld organisatie-specifieke inzichten en langetermijnperspectieven. Omdat bij het opstellen van de jaarrekening wordt uitgegaan van de continuïteitsveronderstelling, is continuïteit ook een belangrijk aandachtspunt voor accountants bij de controle van de jaarrekening. Meer aandacht van de accountant voor continuïteitsrisico’s leidt er mogelijk toe dat organisaties vaker stilstaan bij hun continuïteitsveronderstelling, hierop acteren en er (uitgebreider) over rapporteren in het jaarverslag. De accountant kan hierop steunen en in de controleverklaring verwijzen naar de desbetreffende passages. Als sprake is van continuïteitsrisico’s, bent u verantwoordelijk voor het maken van een gedetailleerde beoordeling in hoeverre de organisatie haar continuïteit kan handhaven, inclusief een kasstroom- en/of convenantenprognose. De accountant beoordeelt deze plannen en maatregelen en evalueert de prognoses. Uiteraard hebben gemeente en andere decentrale overheden een bijzondere positie als het gaat om het aspect continuïteit. Wel dient er ook bij gemeenten, zij het in mindere mate, aandacht te zijn voor dit onderwerp, omdat deze verplichting geldt voor alle wettelijke controles.

Uit onze controlewerkzaamheden, waaronder het kennis nemen van de begroting 2023 – 2026 alsmede de financiële resultaten zoals deze blijken uit de financiële administratie tot het moment van afgifte van onze controleverklaring en het kennis nemen van de uitkomsten van het financieel toezicht regime door de Provincie Noord-Holland op basis van haar beoordeling van uw begroting zijn ons geen bijzonderheden gebleken. Wij verwijzen u verder naar de, verplicht in de controleverklaring opgenomen, passages omtrent fraude en continuïteit.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Heemstede in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: