Bijlage 1. Plan van aanpak evaluatie centrumregelingen 2025.pdf

Plan van aanpak brede evaluatie centrumregelingen Aanleiding De gemeente Bloemendaal en gemeente Heemstede werken op verschillende gebieden samen. Een deel van deze samenwerking is formeel vastgelegd in een gemeenschappelijke regeling (GR), in de vorm van centrumregelingen. In het totaal gaat het om vier centrumregelingen, namelijk de volgende: 1. Gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke afdeling sociale zaken (IASZ) - Heemstede 2. Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) - Bloemendaal 3. Gemeenschappelijke regeling Digitale informatietechnologie (DIT) - Heemstede 4. Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering (BV) - Bloemendaal Aan de GR GBKZ nemen op dit moment drie gemeenten deel, naast Bloemendaal en Heemstede ook de gemeente Zandvoort. De laatste heeft inmiddels de intentie uitgesproken om vanaf 1 januari 2026 uit de GR te stappen en voor de dienstverlening over te stappen naar de GR Cocensus, te Heemskerk. Op 5 december 2023 hebben zowel het college van de gemeente Bloemendaal, als het college van de gemeente Heemstede ingestemd met de opdracht voor evaluatie van de centrumregelingen. Deze opdracht bestond uit drie deelopdrachten: 1. Lichte evaluatie GR BV en GR DIT; 2. Analyse gevolgen wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) voor de regelingen IASZ, GBKZ, DIT en BV; 3.

Brede evaluatie alle centrumregelingen, inclusief onderzoek mogelijkheden harmonisatie. Inmiddels zijn twee van de drie deelopdrachten uitgevoerd. • Colleges HMS en BMD 2 april 2024: Evaluatie centrumregelingen Bedrijfsvoering en digitale informatietechnologie; • Raad van 29 februari (HMS), 30 mei (BMD) en colleges HMS en BMD 18 juni 2024: Vaststellen gewijzigde gemeenschappelijke regelingen Intergemeentelijke afdeling sociale zaken en Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid Tussendoor nog een onderzoek uitgevoerd naar de toekomstbestendigheid van GBKZ. Dit laatste is op verzoek van de gemeente Zandvoort gedaan. • Colleges HMS en BMD van 16 juli 2024: Resultaten Toekomstbestendigheid Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid In dit document wordt de opdracht voor de brede evaluatie van de centrumregelingen tussen gemeente Bloemendaal en gemeente Heemstede geformuleerd. Op dit moment is ook gemeente Zandvoort deelnemer van de GR GBKZ. Omdat de gemeente Zandvoort de intentie heeft uitgesproken om per 1 januari 2027 uit de GR GBKZ te stappen, wordt de gemeente Zandvoort niet betrokken bij dit onderzoek. Mochten het onderzoek uitkomsten bevatten die van invloed zijn voor de gemeente Zandvoort, nemen wij hen hier uiteraard in mee.

pagina 1 van 14

Juridisch- en beleidskader bij de evaluatie • • • • • • • •

Wet gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke afdeling sociale zaken Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid Gemeenschappelijke regeling Digitale informatietechnologie Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering Kader voor ambtelijke samenwerking Bloemendaal en Heemstede (vastgesteld in de raad van Bloemendaal op 12 december 2019 en in de raad van Heemstede 27 mei 2021) Criteria ambtelijke samenwerking (vastgesteld in de raad van Heemstede) Coalitieakkoord en collegeprogramma (voor de gemeente Bloemendaal)

Uitwerking en afbakening van de opdracht Bij de brede evaluatie worden van de vier centrumregelingen de volgende punten meegenomen in het onderzoek: 1. Doeltreffendheid a. Doelstellingen bij oprichting b. Dienstverlening 2. Doelmatigheid a. Personeel b. Financiën c. Governance d. Harmonisatie

1. Doeltreffendheid Onder doeltreffendheid wordt verstaan de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen. In hoeverre de GR nog doeltreffend is heeft enerzijds te maken met het beoogde resultaat bij de oprichting van de GR. Anderzijds in hoeverre wordt nog voldaan aan de doelstellingen die van kracht waren bij de oprichting van de GR. Hieronder valt ook de dienstverlening aansluit bij hetgeen volgens de geformuleerde doelstellingen werd beoogd in de afzonderlijke regelingen.

1a. Doelstellingen bij oprichting ▪ ▪ ▪ ▪

Wat waren de doelstellingen bij oprichting van de GR; In hoeverre zijn deze doelstellingen nog steeds van toepassing; In hoeverre wordt met deze GR voldaan aan deze doelstellingen; Is een GR nog steeds de beste vorm om aan deze doelstellingen te voldoen. Zo nee, wat is wel ween goede vorm.

pagina 2 van 14

1b. Dienstverlening ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Welk product of dienst wordt door de GR geleverd; Past hetgeen dat geleverd wordt binnen de beoogde dienstverlening, zoals opgenomen in de afzonderlijke regelingen; Draagt de dienstverlening bij aan de doelstellingen van de gemeente; Is een GR nog steeds de beste vorm om deze dienstverlening te leveren. Zo nee, wat is dan een betere vorm en kunnen de individuele gemeenten de taken ook zelfstandig vormgeven.; Is de schaalgrootte voldoende toekomstbestendig; Is bovenliggend beleid dienstig aan de gemeenschappelijke gezamenlijk uitvoering.

2. Doelmatigheid Onder doelmatigheid bekijken we de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen. In hoeverre de GR doelmatig is heeft te maken met verschillende elementen namelijk, personeel, financiën en governance. Bij elk van deze elementen wordt ook de vraag gesteld in hoeverre de invulling binnen de verschillende centrumregelingen overeenkomen of juist van elkaar verschillen. Is er een goed argument waarom deze verschillen bestaan, zo nee, op welke wijze kunnen de regelingen zoveel mogelijk geharmoniseerd worden.

2a. Personeel Op dit moment is de wijze waarop met personeel wordt omgegaan verschillend per GR. Hierbij is wel een parallel te trekken ten aanzien van IASZ en GBKZ enerzijds en DIT en BV anderzijds. Bij IASZ en GBKZ zijn de personeelsleden in dienst van de centrumgemeente. Bij de GR DIT en de GR BV zijn de personeelsleden in dienst van één van beide gemeente, waarbij de verdeling van het personeel ongeveer gelijk is aan de onderlinge financiële verhouding tussen beide gemeenten (46% versus 54%). Zijn deze verschillen logisch te verklaren, te rechtvaardigen en wenselijk. Hoe ervaren medewerker, de directie en het bestuur de wijze waarop binnen de GR wordt omgegaan: ▪ Op welke wijze is de GR qua personeel ingericht; ▪ Wat zijn de pluspunten en kanttekeningen ten aanzien van deze inrichting; ▪ Hebben medewerkers voldoende ontwikkelmogelijkheden; ▪ Wordt de beschikbare formatie efficiënt ingezet (verhoogd het de flexibiliteit en verlaagd het de kwetsbaarheid, is beter specialistische kennis aan te trekken), beter dan als het afzonderlijk per gemeente wordt gedaan?

pagina 3 van 14

2b. Financiën Qua financiën wordt verschillend omgegaan met verwerking van budgetten. Ook is het goed om te beoordelen in hoeverre de kosten van de GR marktconform zijn. Daarnaast willen we ook onderzoek op welke wijze wordt omgegaan met doorrekenen van overheadkosten en worden financiële processen van de GR-en met elkaar vergeleken. Denk daarbij aan de afhankelijkheid van de accountant t.a.v. de GR-en waar gemeenten centrumgemeente van zijn. Maar ook de wijze waarop de verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd. ▪ Hoe is de GR qua financiën ingericht (administratie, loon- en prijsstijgingen, doorrekening overhead); ▪ Wat zijn de pluspunten en kanttekening ten aanzien van deze inrichting; ▪ Zijn de kosten van de GR hoger, gelijk of lager dan wanneer de werkzaamheden per afzonderlijke gemeente was georganiseerd; ▪ Op welke wijze wordt overhead doorberekend en tegen welk tarief; ▪ Op welke wijze is de interne controle georganiseerd of geborgd.

2c. Governance Hierbij stellen we ons de vraag op welke wijze de afstemming tussen de gemeenten plaatsvindt op bestuurlijk en ambtelijk niveau en bekijken we op welke wijze de gemeenteraden worden betrokken en geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen, begrotingen en jaarrekeningen. ▪ Welke overleggen zijn structureel ingericht en is dit voldoende of heeft dit aanpassing nodig; ▪ Op welke wijze worden de gemeenteraden betrokken en geïnformeerd, is dat conform de eisen conform de regeling en is het voor beide gemeenten gelijk; ▪ Is er verschil tussen de centrumgemeente en de deelnemende gemeente; ▪ Wordt het budgetrecht en het recht op informatie van de gemeenteraden goed bediend.

2d. Harmonisatie Tussen de vier centrumregelingen zien we zowel veel verschillen als overeenkomsten. Het is goed om te beoordelen waar de verschillen zitten en in hoeverre het te beredeneren is waarom deze verschillen bestaan. Zien we mogelijkheden tot harmonisatie en zo ja, wat zijn de gevolgen hiervan. Daarnaast ook de vraag wat nodig is om tot harmonisatie van processen of inrichting te komen. ▪ Wat zijn de verschillen en overeenkomsten ten aanzien van personeel, financiën en governance; ▪ Wat zijn de gevolgen van de verschillen of harmonisatie; ▪ Zijn er mogelijkheden om deze verschillen te harmoniseren; ▪ Welke acties/besluiten zijn nodig om de verschillen te harmoniseren.

pagina 4 van 14

Kanttekeningen, afbakening en risico’s Uittreding Zandvoort uit GBKZ Het onderzoek naar de uittreding van de gemeente Zandvoort uit GBKZ staat los van deze opdracht. Het kan gebeuren dat door ontwikkelingen vanuit dit onderzoek of resultaten van de brede evaluatie de verschillende projectopdrachten zorgen voor vermenging van beide opdrachten.

Afbakening opdracht De opdracht beperkt zich tot de vier centrumregelingen. Andere gemeenschappelijke regelingen of verbonden partijen maken geen onderdeel uit van dit onderzoek. De opdracht maakt zoveel gebruik van uitkomsten van recente onderzoeken ten aanzien van de doelmatigheid en doeltreffendheid van de vier centrumregelingen. Daarnaast geeft dit project alleen opdracht om de vier regelingen te onderzoeken en hier conclusies en aanbevelingen bij te leveren. De conclusies en aanbevelingen moet wel bezien worden binnen de context van de bestaande organisaties van de gemeente Bloemendaal en Heemstede. Eventuele vervolgtrajecten, uitbreiden of anders inrichten van regelingen, zijn geen onderdeel van dit traject. Mogelijk worden er conclusies getrokken die door de gemeenteraden van beide gemeenten worden overgenomen, die vervolgacties met zich meebrengen. Dit leidt dan tot een vervolgtraject, waarvoor een nieuwe projectopdracht moet worden geformuleerd. In Heemstede is in het voorjaar 2024 de Motie gemeenschappelijke regelingen aangenomen. In deze motie wordt het college verzocht om binnen de gemeenschappelijke regelingen te zoeken naar besparingen. Deze motie maakt geen onderdeel uit van deze opdracht. Hiervoor komt een apart onderzoek, waarbij apart op wordt teruggekomen bij de raad van Heemstede.

Verantwoordelijkheden Uitgangspunt is dat de opdracht en uitkomst van de evaluatie voor beide gemeenten gelijk zijn. Om dit te bereiken is het belangrijk dat beide gemeenten op alle fronten vertegenwoordigd zijn. Daarbij is afstemming tussen beide gemeenten bij opdrachtverstrekking, tussentijdse gesprekken, beslismomenten en bespreken van de uitkomst cruciaal. Om dit te waarborgen, komt er een stuurgroep, waarbij de ambtelijke opdrachtgevers en opdrachtnemers regulier met elkaar afstemmen. Daarnaast wordt een periodiek een gezamenlijk portefeuilleoverleg gezocht voor bestuurlijke afstemming.

Bestuurlijk opdrachtgever Beide colleges zijn bestuurlijk opdrachtgever van deze opdracht. Trekkend portefeuillehouders zijn de bestuurders die Bedrijfsvoering in de portefeuille hebben zitten. Dit zijn: - Bloemendaal: Thessa van der Windt - Heemstede: Arianne de Wit

pagina 5 van 14

Ambtelijk opdrachtgever De twee gemeentesecretarissen zijn ambtelijk opdrachtgever van deze opdracht. Dit zijn: - Bloemendaal: gemeentesecretaris - Heemstede: gemeentesecretaris

Ambtelijk opdrachtnemer (coördinatie) In verband met het benodigde tijdsbeslag wordt voorgesteld de uitvoering van de opdracht extern te beleggen. Het is hierbij cruciaal om de opdracht richting het bureau duidelijk te formuleren en ook zowel ambtelijk als bestuurlijk dicht op het proces te blijven zitten. - Bloemendaal: strategisch adviseur - Heemstede: concerncontroller

Financiën Het voorstel is om deze opdracht extern uit te zetten. De achterliggende redenen zijn tweeledig. Aan de ene kant ontbreekt de capaciteit om een dergelijk onderzoek intern uit te voeren. Aan de andere kant wordt de objectiviteit van de resultaten van het onderzoek vergroot door het onderzoek extern te beleggen. Een globale inschatting van de kosten bedraagt € 60.000. De kosten worden verdeeld over de gemeente Bloemendaal (46%) en Heemstede (54%).

Planning Vaststellen plan van aanpak/opdracht Verstrekken opdracht extern bureau Start uitvoeren opdracht Eindrapportage en informeren raad

februari 2025 eind Q1 2025 Q2 2025 Q3/Q4 2025

Bijlagen 1. Opdracht evaluatie centrumregelingen 2023 2. Evaluatie centrumregelingen Bedrijfsvoering en Digitale informatievoorziening en technologie (2024) 3. Opdracht en eindrapport toekomstbestendigheid GKBZ

pagina 6 van 14

Achtergrond doelstellingen per GR Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid Historie oprichting Gemeenten bij oprichting De gemeenten Bennebroek, Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heemstede en Zandvoort hebben de samenwerking op het gebied van belastingen en invordering in 2006 geformaliseerd in een gemeenschappelijke regeling.

Doel bij oprichting Hierbij was het doel van de samenwerking vermindering van kwetsbaarheid en een verbetering van de continuïteit en de kwaliteit van uitvoering alsmede een verhoging van het dienstverleningsniveau.

Centrumgemeente Gemeente Bloemendaal

Historie evaluatie Bij de start in 2007 is afgesproken dat de samenwerking na 3 jaar zou worden geëvalueerd. Na de eerste evaluatie in 2010 bleek het nodig om de regeling aan te passen. Allereerst vanwege de fusie van Bennebroek en Bloemendaal. Daarnaast ook omdat de kostenverdeling niet meer aansloot bij de huidige situatie. Hierop is de regeling in 2011 aangepast. In 2016 heeft het college Bloemendaal een 213a onderzoek uitgevoerd. De volgende aanbevelingen zijn gedaan; 1. Vanuit de constatering van de duidelijke taakgerichtheid binnen de teams kan GBKZ het functioneren verder versterken (proactiever dan tot nu toe over de teamgrenzen heen denken en werken) 2. De klanttevredenheid wordt tot nu toe niet in kaart gebracht. Overweeg waar-staat-jegemeente, en dan meer accent leggen bij de burger als belastingbetaler en bij de diensten die de gemeenten daarvoor door middel van GBKZ verricht 3. De digitalisering van de dienstverlening is functioneel, maar niet in meer in overeenstemming met dat wat andere belastingorganisaties bieden. Zoek bij de mogelijkheden van de dienstverlening van de applicatieleveranciers en de mogelijkheden van MijnOverheid. 4. De beleidsmatige samenwerking kan aan intensiteit winnen. 5.

Gelet op de juridische vorm van GBKZ voor de effectiviteit en efficiëntie bevelen wij aan om binnen de thans bestaande bestuurlijke en ambtelijk opzet van GBKZ aandacht te geven aan het verder ontwikkelen van het onderscheid opdrachtgever- opdrachtnemerschap. 6. Met het oog op de tevredenheid van de gemeenten als klant is het wenselijk dat GBKZ de verbetering voor de aansluiting van de financiële gegevens tussen GBKZ en gemeenten monitort.

pagina 7 van 14

In 2022 heeft de Rekenkamer Bloemendaal een vooronderzoek uitgevoerd om te bepalen of er aanleiding is het functioneren van de uitvoeringsorganisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) nader te onderzoeken. Uit dit vooronderzoek bleek geen aanleiding voor de RKC om de GBKZ nader te onderzoeken: De Waarderingskamer heeft de kwaliteit van de taxaties en WOZ-processen als goed beoordeeld (4 sterren). In het meest recente Bedrijfsplan 2022 noch uit het Jaarverslag 2020 zijn aanwijzingen gevonden waaruit zou kunnen blijken dat de GBKZ onvoldoende zou functioneren. In 2024 is er een onderzoek naar de toekomstbestendigheid van GBKZ indien de gemeente Zandvoort uit de regeling zou treden. Uitkomst is dat de GR naar alle waarschijnlijkheid toekomstbestendig is.

Wijziging gemeenschappelijke regeling In 2018 is de gemeente Haarlemmerliede-Spaarnwoude gefuseerd met Haarlem en Haarlemmermeer en zijn uit de regeling getreden. Vanaf 2019 is er een nieuwe GR in werking getreden. De samenwerkende gemeenten zijn Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort. In 2023 heeft de gemeente Zandvoort aangegeven de GR te willen verlaten. De gemeente is inmiddels ambtelijk gefuseerd met Haarlem en wenst de diensten op het gebied van belastingen en invordering net als Haarlem onder te brengen bij Cocensus. Deze intentie moet nog geformaliseerd worden. Gelet op de afspraken in de GR betekent dat uittreding van Zandvoort per 2026.

pagina 8 van 14

Intergemeentelijke afdeling sociale zaken Oprichting Gemeenten bij oprichting De GR werd in 2006 opgericht met de gemeenten Bloemendaal, Haarlemmerliede, Heemstede en Spaarnwoude. In 2009 is de regeling aangepast.

Doel oprichting Doel bij oprichting van de gemeenschappelijke regeling was dat voor een doelmatige uitvoering van de gemeentelijke taken op het gebied van werk, inkomen en zorg intergemeentelijke samenwerking wenselijk is. De belangrijkste taken (uitvoering en beleidsadvisering) van de IASZ op een rij: 1. uitkeringen verstrekken aan inwoners die het nodig hebben; 2. ondersteuning bieden bij het vinden van werk; 3. bijzondere bijstand/minimabeleid bieden aan inwoners met een minimuminkomen; 4. schuldhulpverlening bieden; 5. personele bezetting leveren voor het Wmo-loket Heemstede; 6. frontoffice taken Wmo-loket Bloemendaal uitvoeren; 7. backoffice taken uitvoeren voor de Jeugdwet en de Wmo; 8. uitvoeren van de taken vanuit de Wet Inburgering; Naast bovengenoemde taken zijn er incidenteel extra taken bij de IASZ terecht gekomen en uitgevoerd. Zo is er een regeling voor het leefgeld en inning van eigen bijdrage voor verblijf voor mensen die zijn gevlucht uit Oekraïne die door de IASZ wordt uitgevoerd, en is de energietoeslag over 2022 en 2023 als extra taak uitgevoerd door de IASZ.

Centrumgemeente Gemeente Heemstede

Evaluatie In 2010 is een 213a onderzoek uitgevoerd. De vraag hierbij was hoe de taken zich relateren tot de omvang fte en welke mogelijkheden er zijn om de doelmatigheid te verhogen. Conclusie uit dit onderzoek was dat de formatie kleiner was dan nodig gelet op de uitdagingen. Geconcludeerd werd dat er doelmatig gewerkt werd door gemotiveerde medewerkers. Wel kan er een betere vertaling worden gemaakt naar taken/doelen op medewerker niveau. De aanleiding om in 2016 de Gemeenschappelijke regeling Samenwerking Sociale Zaken 2009 nader te bekijken had drie redenen: 1. de inwerkingtreding van de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen. 2. het wijzigen van de taken binnen de IASZ als gevolg van het Sociaal Domein op het gebied van WMO en Jeugd. 3. tevens is van de gelegenheid gebruik gemaakt om de in 2009 beschreven verplichtingen te actualiseren.

pagina 9 van 14

In 2019 is de regeling wederom aangepast vanwege de fusie van Haarlemmerliede-Spaarnwoude met Haarlemmermeer. In 2021 is de regeling aangepast als gevolg van het onderbrengen van het WMO Loket Bloemendaal bij de IASZ. In 2021 heeft de Rekenkamercommissie Bloemendaal een onderzoek gedaan naar de uitvoering van de participatiewet 2015-2020: welke doelstellingen zijn geformuleerd en behaald en hoe de raad is geïnformeerd. Daaruit blijkt dat de uitvoering naar behoren wordt gedaan door de IASZ. Wel komt naar voren dat de gemeente Bloemendaal doelstellingen meer SMART zou kunnen formuleren. De raad wordt steeds vaker geïnformeerd, maar richt zicht vooral op de financiële gegevens, dan op de output op cliënten. Eind 2022 is het laatste klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Inwoners met een uitkering van zijn geraadpleegd over hun ervaringen met de Participatiewet in 2022 en de uitvoering daarvan door de IASZ. Uit dit klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat het merendeel van de respondenten positief is over de dienstverlening. In de jaarplannen wordt verantwoording afgelegd of de afgesproken indicatoren van het voorgaande jaar zijn gerealiseerd.

pagina 10 van 14

Digitale informatievoorziening en Technologie Oprichting Gemeenten bij oprichting De GR DIT 2021 is ontstaan uit de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie (GRIT) 2015, een regeling tussen de gemeente Bloemendaal en Heemstede

Doel bij oprichting De GRIT 2015 betrof de ICT infrastructuur (automatisering). Informatisering was hier geen onderdeel van. In 2019 hebben de rekenkamercommissies van beide gemeenten een gezamenlijk onderzoek uitgevoerd naar de samenwerking binnen automatisering en informatisering. Dit heeft geleid tot het rekenkamerrapport Samenwerking ICT. Eén van de aanbevelingen luidde: "Verlaat het idee dat ontvlechten altijd mogelijk moet zijn. Bouw dit om naar een positief streven waarin de doelen van de ICT-samenwerking op het gebied van Automatisering en Informatisering concreet zijn geformuleerd zodat deze ook houvast geven aan de werkorganisatie. Hef daarmee de belemmering op de ontwikkeling van de afdeling Informatisering op. Maak er een "gewone" afdeling van met een eigen budget en een eigen formatie." Naar aanleiding van deze aanbeveling is de GRIT 2015 in 2021 aangepast naar de GR DIT. De teams Informatisering van de gemeenten Bloemendaal en Heemstede en GRIT werden samengevoegd tot één uitvoeringsorganisatie Informatievoorziening en ondergebracht in de lichte Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT).

Centrumgemeente Gemeente Heemstede.

Evaluatie In 2024 heeft een lichte evaluatie plaatsgevonden ten aanzien van de GR DIT en GR BV. Naar aanleiding van deze evaluatie zijn conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. In zijn algemeenheid kan geconcludeerd worden dat de GR BV en GR DIT voordelen bieden voor zowel bestuur, directie en medewerkers. Toch zijn er wel nog verbeterpunten. Daarnaast kan geconcludeerd worden dat de evaluatie van de GR BV nog wat vroeg is om echt goede conclusies te trekken.

pagina 11 van 14

Belangrijkste conclusies 1. De conclusie naar aanleiding van de verschillende interviews is dat de slagkracht door de samenwerking vergroot is. 2. Voor de GR DIT is het belangrijk om te blijven monitoren of de slagkracht voldoende is voor de grootte en complexiteit van de uitdagingen. 3. De vorming van een GR biedt meerwaarde ten opzichte van een minder formele samenwerkingsvorm. 4. Om echt efficiencyvoordelen te behalen, is eenduidigheid in proces en besluitvorming tussen beide gemeenten cruciaal. 5. De financiële afrekening loopt wel conform afspraken, maar daar is wel veel handwerk voor nodig. Hier is nog een efficiencyslag te maken. 6. Doordat medewerkers in dienst zijn bij de moedergemeente, is het invullen van nieuwe, openstaande vacatures complex. Er moet continue gecheckt worden of de verhouding van de formatie voldoet aan de loonkostenverdeling van 46%/54%. 7. Het financiële inzicht in de beide GR-kan verbeterd worden, om hier beter op te kunnen sturen. 8. De financiële afhandeling van facturen is wel verbeterd t.o.v. de oude situaties. 9. Door de medewerkers wordt qua aansturing geen verschil substantieel ervaren tussen de oude en nieuwe situatie.

Belangrijkste aanbevelingen 1. Onderzoek de mogelijkheden om de processen van beide gemeenten beter op elkaar af te stemmen. Dit zit vooral in de financiële processen. 2. Neem bij de evaluatie, die eind 2025 plaatsvindt, mee of de slagkracht van GR DIT nog steeds voldoet. 3. Zorg dat de bestuurlijke en directie overleggen goed ingericht worden. Maak duidelijke keuzes welke onderwerpen op welke tafel worden besproken. Deze overleggen moeten ook duidelijk als doel hebben dat beide gemeenten zich voldoende betrokken voelen bij de GRen, ongeacht wie de centrumgemeente is. 4. Werk toe naar de mogelijkheid om de medewerkers van de GR-en in dienst te laten treden bij de centrumgemeente. Zet het proces al in gang zet door nieuwe vacatures alleen bij de centrumgemeente uit te zetten. Daarnaast moet het proces in gang gezet worden door in overleg te treden met de ondernemingsraad en de vakbonden. 5. Zorg dat van beide GR-en de begroting nader uitgesplitst is, zodat het college en de gemeenteraad beter inzicht krijgt in de kosten van de GR. Op deze manier zijn ze beter in staat hun rollen goed in te kunnen vullen. 6. Koester en behoud de waarde dat het voor medewerkers geen verschil maakt voor welke gemeente ze werken, maar dat ze zichzelf zien als onderdeel van beide organisaties.

pagina 12 van 14

Bedrijfsvoering Oprichting Gemeenten bij oprichting De gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering is de jongste GR die we hebben en is een samenwerking tussen gemeente Bloemendaal en Heemstede. Deze is in werking gegaan op 1 januari 2023.

Doel bij oprichting De ambtelijke samenwerking Bloemendaal - Heemstede is in de afgelopen jaren sinds 2013 gestart. In 2016 zijn beide gemeenten met elkaar een privaatrechtelijke ‘samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal’ aangegaan op basis waarvan vervlochten teams zijn ingericht. Dit zijn gezamenlijke teams Bloemendaal – Heemstede, samengebracht onder 1 leidinggevende, waarvan de medewerkers in dienst blijven van de eigen gemeente maar werken voor beide gemeenten. In 2020 is deze samenwerking organisatorisch afgebakend tot een aantal teams Bedrijfsvoering (HRM, Communicatie, Facilitaire Zaken, Financieel Beheer) en Handhaving Openbare Ruimte aan de hand van het door beide raden vastgestelde ‘kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal’. Hierop is vervolgens de samenwerkingsovereenkomst ook aangepast. De beide raden hebben de wens aangegeven behoefte te hebben aan meer transparantie, informatie en grip op de samenwerking. Onder andere naar aanleiding van een in 2017 bij de gemeente Heemstede uitgebracht Rekenkamerrapport over de ambtelijke samenwerking.

Om een eenduidige sturing en transparante verantwoording te kunnen vormgeven is de samenwerking in de teams Bedrijfsvoering (HRM, Communicatie en Facilitaire zaken) op een andere wijze vormgegeven: met een lichte Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering. De financieeladministratieve en fiscale beheersing van de samenwerking in vervlochten teams bleek in de eerdere samenwerkingsovereenkomst niet optimaal en is niet opgenomen in de GR en weer ‘ontvlecht’. Ook het team Handhaving Openbare Ruimte is niet ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling.

Centrumgemeente Gemeente Bloemendaal

Evaluatie In 2024 heeft een lichte evaluatie plaatsgevonden ten aanzien van de GR DIT en GR BV. Naar aanleiding van deze evaluatie zijn conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. In zijn algemeenheid kan geconcludeerd worden dat de GR BV en GR DIT voordelen bieden voor zowel bestuur, directie en medewerkers. Toch zijn er wel nog verbeterpunten. Daarnaast kan geconcludeerd worden dat de evaluatie van de GR BV nog wat vroeg is om echt goede conclusies te trekken.

pagina 13 van 14

Belangrijkste conclusies 1. De conclusie naar aanleiding van de verschillende interviews is dat de slagkracht door de samenwerking vergroot is. 2. Voor de GR DIT is het belangrijk om te blijven monitoren of de slagkracht voldoende is voor de grootte en complexiteit van de uitdagingen. 3. De vorming van een GR biedt meerwaarde ten opzichte van een minder formele samenwerkingsvorm. 4. Om echt efficiencyvoordelen te behalen, is eenduidigheid in proces en besluitvorming tussen beide gemeenten cruciaal. 5. De financiële afrekening loopt wel conform afspraken, maar daar is wel veel handwerk voor nodig. Hier is nog een efficiencyslag te maken. 6. Doordat medewerkers in dienst zijn bij de moedergemeente, is het invullen van nieuwe, openstaande vacatures complex. Er moet continue gecheckt worden of de verhouding van de formatie voldoet aan de loonkostenverdeling van 46%/54%. 7. Het financiële inzicht in de beide GR-kan verbeterd worden, om hier beter op te kunnen sturen. 8. De financiële afhandeling van facturen is wel verbeterd t.o.v. de oude situaties. 9. Door de medewerkers wordt qua aansturing geen verschil substantieel ervaren tussen de oude en nieuwe situatie.

Belangrijkste aanbevelingen 1. Onderzoek de mogelijkheden om de processen van beide gemeenten beter op elkaar af te stemmen. Dit zit vooral in de financiële processen. 2. Neem bij de evaluatie, die eind 2025 plaatsvindt, mee of de slagkracht van GR DIT nog steeds voldoet. 3. Zorg dat de bestuurlijke en directie overleggen goed ingericht worden. Maak duidelijke keuzes welke onderwerpen op welke tafel worden besproken. Deze overleggen moeten ook duidelijk als doel hebben dat beide gemeenten zich voldoende betrokken voelen bij de GRen, ongeacht wie de centrumgemeente is. 4. Werk toe naar de mogelijkheid om de medewerkers van de GR-en in dienst te laten treden bij de centrumgemeente. Zet het proces al in gang zet door nieuwe vacatures alleen bij de centrumgemeente uit te zetten. Daarnaast moet het proces in gang gezet worden door in overleg te treden met de ondernemingsraad en de vakbonden. 5. Zorg dat van beide GR-en de begroting nader uitgesplitst is, zodat het college en de gemeenteraad beter inzicht krijgt in de kosten van de GR. Op deze manier zijn ze beter in staat hun rollen goed in te kunnen vullen. 6. Koester en behoud de waarde dat het voor medewerkers geen verschil maakt voor welke gemeente ze werken, maar dat ze zichzelf zien als onderdeel van beide organisaties.

pagina 14 van 14