bijlage 1. Participatieplan Pinbox Plein 1.pdf

Participatieplan Pinbox Plein1 Inleiding Door het vertrek van de Geldmaat-pinautomaat ter hoogte van Binnenweg 81-83 op februari 2022 is het voor ondernemers niet langer mogelijk om geld af te storten in Heemstede via een sealbag. Met een sealbag kunnen ondernemers in een speciaal etui biljetten afstorten. De dichtstbijzijnde sealbag automaat is op de Grote Houtstraat in Haarlem. Geldmaat heeft de gemeente Heemstede benaderd met het verzoek om een pinbox te plaatsen in het centrum als alternatief. Geldmaat wil hiermee de basisinfrastructuur van de chartale keten (contante geldstroom) borgen in Heemstede. De basisinfrastructuur in Heemstede is nog niet op orde. In Heemstede ontbreekt momenteel: • •

Een toereikende verdeling tussen binnen- en buitenautomaten. Er is op dit moment geen enkele buitenautomaat in Heemstede. Sinds februari 2022 de mogelijkheid voor ondernemers om verpakt af te storten.

Door het plaatsen van een Pinbox met zowel de functie van het afstorten van sealbags, als het onverpakt opnemen en afstorten van contant geld, worden beide hiaten opgevuld. Door de Pinbox op Plein1 te realiseren draagt het college bij aan de noodzakelijke diensten voor de infrastructuur van geldstortingen en opnames. Verschillende locaties zijn onderzocht. Het college heeft op 11 juni 2024 ingestemd met het besluit om een Pinbox te plaatsen op het voorterrein van Plein1.

Locatie Plein1 en plaatsen Pinbox Plein1 is een multifunctioneel gebouw gevestigd aan het Julianaplein 1 in Heemstede. Dit gemeentelijke monument biedt onderdak aan de bibliotheek, diverse maatschappelijke organisaties en een horecagelegenheid. Oorspronkelijk was de Dreefschool hier gevestigd, totdat de Openbare Bibliotheek in 1986 haar intrek nam. De beoogde locatie voor de Pinbox is op het voorterrein van Plein1, op de locatie waar nu twee gehandicaptenparkeerplaatsen zijn. Onderstaande tekening geeft een indicatie van de locatie en grootte van de Pinbox.

Pinbox

Figuur 1 Situatietekening Plein1

De Pinbox is een kubus van globaal 3 x 3 x 3 meter. De pinbox dient in verband met veiligheid zichtbaar in de ruimte te staan, en wel zodanig dat het geldloket niet in een slecht zichtbare en/of opgesloten hoek zit. Daarnaast moet de geldauto (lengte 6 m) er met zijn zijdeur tegenaan kunnen staan.

Figuur 2 Geldmaat Pinbox

Doel participatie Plein1 is een monumentale en centrale ontmoetingsplek voor inwoners van Heemstede. De plek heeft een belangrijke maatschappelijke functie en uitstraling: het is een plek waar mensen samenkomen en zich verbonden voelen met de gemeenschap. Daarom willen we dat de nieuwe Pinbox niet alleen functioneel is, maar ook een passend onderdeel wordt van deze omgeving. Om die reden kiezen we ervoor om de Pinbox te “wrappen” met een ontwerp dat past bij de uitstraling van Plein1. Dit ontwerp kan een foto, kleur, of illustratie zijn, en we willen graag dat de vormgeving samen met de inwoners van Heemstede wordt bepaald. Door middel van een participatietraject willen we iedereen de kans geven mee te denken en bij te dragen aan een ontwerp dat de Pinbox écht onderdeel maakt van Plein1 en van Heemstede als geheel.

Figuur 3 Pinbox Mariahout (Laarbeek)

Figuur 4 Pinbox Helvoirt (Vught)

Figuur 5 Pinbox Valkenswaard

Ruimte voor participatie De locatie van de pinbox staat vast. Hierover gaan we niet participeren. Het ontwerp moet voldoen aan een aantal eisen: •

Het ontwerp mag niet aanstootgevend zijn

•

Het ontwerp kan gedrukt worden op een folie en past op de pinautomaat

•

Bepaalde onderdelen van de pinautomaat mogen niet bedekt worden. Deze informatie staat in Bijlage 1.

In de bijlage staat alle informatie over de afmetingen de onderdelen van de pinautomaat die bedekt mogen worden met het ontwerp. Alle vier de zijden mogen worden ontwerpen. De met roze omlijnde onderdelen mogen niet bedekt worden.

Mate van invloed De mate van invloed in dit participatieplan combineert de categorieën B: Samen doen en C: Samen beslissen, passend bij de verschillende fases van het project. In de eerste fase gaan we samen doen: de gemeenschap wordt actief betrokken bij het bedenken van ontwerpideeën voor de wrapping van de Pinbox. Inwoners en andere geïnteresseerden kunnen creatief bijdragen door een ontwerp te maken voor de Pinbox. De commissie selecteert drie tot vijf ontwerpen als meest ‘kansrijk’. Deze ontwerpen zullen ook getoetst worden door Geldmaat, of ze voldoen aan de vereisten en uitgangspunten. In de tweede fase valt de mate van invloed onder samen beslissen: inwoners en bezoekers van Heemstede krijgen de mogelijkheid om te stemmen op hun favoriete ontwerp uit de selectie van de commissie, waarmee ze rechtstreeks bepalen welk ontwerp het winnende wordt.

Aanpak 0. Communicatie naar omwonenden Plein1 We sturen een brief naar de omwonenden om hen te informeren over de geplande plaatsing van de Pinbox, de aankomende vergunningaanvraag, en hun mogelijkheid om eventueel bezwaar te maken. In de brief leggen we de achtergrond en functies van de Pinbox uit en nodigen we hen uit om zich aan te melden voor de selectiecommissie voor de vormgeving. Bij meerdere aanmeldingen zal een loting plaatsvinden. Door hen vooraf te betrekken en te wijzen op hun rechten, zorgen we voor transparantie en een sterker draagvlak rondom de komst van de Pinbox. De omwonenden zijn inwoners die rondom Plein1 wonen aan: Eikenlaan 29 t/m 45 (oneven), Juliaplein 2 t/m 12 (even) en Julianaplein 5 t/m 15 (oneven). 1. Vergunningaanvraag en plaatsing van de 'kale' Geldmaat Pinbox o

Start met de vergunningsaanvraag voor de plaatsing van de Pinbox op het voorterrein van Plein1.

o

Plaats na goedkeuring de 'kale' Pinbox, zodat bewoners en ondernemers al gebruik kunnen maken van de functionaliteiten en gebruikers een beeld hebben bij de Pinbox.

2. Samenstellen van een representatieve commissie o

o

Stel een commissie van vijf personen samen die representatief is voor de betrokkenen rond Plein1. De commissie kan bijvoorbeeld bestaan uit: ▪

Een lokale ondernemer;

▪

Een direct omwonende;

▪

Een vertegenwoordiger van de Historische vereniging;

▪

Een vertegenwoordiger van Plein1;

▪

Een vertegenwoordiger uit de kunst- of designsector;

▪

Een jonge inwoner uit de buurt.

De commissie begeleidt het proces en selecteert uiteindelijk drie tot vijf van de meest kansrijke ontwerpvoorstellen.

3. Oproep voor ontwerpideeën ('wrapping') o

Start een oproep voor ontwerpideeën voor de ‘wrapping’ van de Geldmaat via het platform openstad. Ook kijken we naar mogelijkheden voor een QR code op de Pinbox voor de ontwerpwedstrijd.

o

Communiceer via verschillende kanalen over de ontwerpwedstrijd. Denk aan actief communiceren van scholen, sportclubs en andere maatschappelijke instellingen.

o

Zorg dat de kaders duidelijk zijn: het ontwerp moet binnen de afmetingen van de Geldmaat passen, en de herkenbare gele elementen van Geldmaat dienen behouden te blijven. Hiervoor stelt de gemeente standaard tekeningen ter beschikking.

o

Geef de deelnemers een deadline om hun inzendingen digitaal of fysiek in te leveren. Zorg ervoor dat iedereen, ongeacht achtergrond of ervaring, kan deelnemen.

4. Selectie en publieksstemming o

De commissie selecteert drie tot vijf kansrijke ontwerpen. Deze ontwerpen worden getoetst aan de criteria van de Welstandscommissie en de vereisten van Geldmaat.

o

Vervolgens worden de ontwerpen via het online platform en een fysieke expositie op Plein1 aan de gemeenschap gepresenteerd.

o

Organiseer een openbare stemronde waarin bewoners hun stem kunnen uitbrengen op hun favoriete ontwerp. Hierbij kunnen zowel online stemmen als fysieke stemformulieren worden gebruikt.

5. Toetsing en uitvoering van het gekozen ontwerp o

Het ontwerp met de meeste stemmen wordt geselecteerd. In afstemming met Geldmaat worden de details van het ontwerp uitgewerkt, waarna de Pinbox zal worden ‘wrapped’ in het gekozen ontwerp.

o

Indien de uitslag uitkomt op een gelijk aantal stemmen, zal de commissie een keuze maken.

o

Houd een onthullingsceremonie met betrokkenen, om de participatie en het winnende ontwerp te vieren.

6. Communicatie en evaluatie o

Communiceer regelmatig over de voortgang en belangrijke momenten in het traject, via nieuwsbrieven en sociale media.

o

Bedank alle deelnemers en bied hen de mogelijkheid om feedback te geven op het proces.

o

Plan een evaluatiebijeenkomst met de commissie en de wethouder om de resultaten en leerpunten van dit traject te bespreken en vast te leggen voor toekomstige participatietrajecten.

Planning: •

Maand 1: Vergunningsaanvraag

•

Maand 2: samenstelling commissie.

•

Maand 3: Oproep en inzameling ontwerpideeën.

•

Maand 4: Selectie en toetsing

•

Maand 5: Publieksstemming

•

Maand 6: Onthulling winnende ontwerp

•

Maand X: wrapping door Geldmaat

Als er toch weinig of geen inzendingen komen, kan de commissie besluiten om een beroep te doen op professionele ontwerpers of kunstenaars om het proces alsnog voort te zetten. Beheersmaatregel bij onvoldoende deelname Indien het participatietraject voor het ontwerp van de wrapping te weinig deelnemers trekt, behoudt het college zich het recht om het traject te staken wanneer er minder dan tien aanmeldingen zijn. Mocht het aantal inzendingen voldoende zijn maar de kwaliteit van de ontwerpen onder de gestelde maatstaven liggen, kan de commissie beslissen om het proces voort te zetten met professionele ontwerpers of kunstenaars. Dit zorgt ervoor dat de Pinbox op Plein1 op tijd geplaatst wordt en altijd een passend uiterlijk krijgt. De plaatsing van de Pinbox zelf wordt door dit traject niet vertraagd.