Bijlage 1. Nota verbonden partijen gemeente Heemstede 2025.pdf

22

Elke vier jaar wordt er een MRA agenda vastgesteld door alle deelnemende partijen, zodat de focus voor de komende periode wordt vastgelegd. In het najaar van 2024 is de MRA agenda 2025-2028 opgesteld en vastgesteld. In totaal is zijn in de agenda acht ambities opgenomen: 1. We willen een klimaat neutrale en circulaire regio zijn in 2050; 2. We versterken de (digitale) concurrentie- en innovatiekracht van de MRA om bij te dragen aan de transities die nodig zijn; 3. We willen tekorten op de arbeidsmarkt verminderen en toekomstbestendig werk bieden aan huidige en nieuwe inwoners waardoor zij zich kunnen (blijven) ontwikkelen; 4. We willen voldoende, passende, bereikbare en toekomstbestendige werklocaties in de nabijheid van (potentiële) werkenden; 5. We willen leefbare steden en dorpen met voldoende, betaalbare, bereikbare en toekomstbestendige woningen, in een gezonde leefomgeving; 6. We behouden en (waar mogelijk) versterken de kwaliteit van ons landschap en cultuurhistorisch erfgoed; 7. We willen dat het (inter)nationale toerisme en de recreatiemogelijkheden bijdragen aan de leef kwaliteit van al onze inwoners; 8. We willen dat eenieder zich op toekomstbestendige en betaalbare wijze kan verplaatsen in de MRA en dat we het logistieke vervoer en de internationale connectiviteit verduurzamen.

7.2.2 Regio Zuid-Kennemerland In de regio Zuid-Kennemerland zijn de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Heemstede en Zandvoort verenigd. De regio stelt periodiek een ZuidKennemer Agenda op en deze wordt in alle vier de raden vastgesteld. In de Zuid-Kennemeragenda zijn zeven opgaven gedefinieerd, namelijk de volgende: 1. versterken van ons landschap; 2. inspelen op veranderend klimaat; 3. een thuis voor iedereen; 4. beter benutten van ons economisch kapitaal; 5. verbinden van deze opgaven met bereikbaarheid; 6. gezondheid bevorderen; 7. jeugdhulp: veilig en gezond opgroeien. Deze opgaven worden verder uitgewerkt in het Werkplan Zuid-Kennemerland 2024-2027. In de regio wordt een aantal maal per jaar een regionale radenbijeenkomst gehouden, waarbij meerdere malen deze bijeenkomst wordt gecombineerd met de regio IJmond (Beverwijk, Heemskerk en Velsen).

7.2.3 Energieregio Noord-Holland In het klimaatakkoord is bepaald dat we in Nederland in 2050 geen CO2 meer uitstoten. Dit doen we door afspraken te maken over de opwek van hernieuwbare energie, de warmtetransitie en de energieinfrastructuur. Vanuit de samenwerkingsvorm ‘Energieregio Noord-Holland’ wordt gewerkt aan de programma’s: regionale energiestrategie, de taskforce energie-infrastructuur en de warmtetransitie. De Energieregio Noord-Holland werkt in opdracht van de gemeenten in de provincie Noord-Holland. Deze zijn opgedeeld in 9 regio’s om efficiënt samen te werken. De gemeente Heemstede is aangesloten bij de deelregio IJmond en Zuid-Kennemerland. In dit verband is op het gebied van duurzame opwek van zonneen windenergie op land, voor de warmtetransitie naar aardgasvrij en de energie-infrastructuur een nauwe samenwerking met de IJZK-gemeenten, waterschappen, waterleveranciers, netbeheerders en de provincie Noord-Holland. Daarnaast is de gemeente Heemstede aangesloten bij de commissie Energietransitie van Stedin. In deze commissie zijn bestuurders aanwezig vanuit het Stedin verzorgingsgebied. De gemeente Heemstede is de enige gemeente in de Energieregio Noord-Holland die het elektriciteitsnetwerk van Stedin heeft. Met de deelname aan deze commissie Energietransitie Stedin worden onze belangen op het gebied van de energie-infrastructuur beter geborgd. 23

7.2.4 Arbeidsmarktregio In 2021 zijn in Nederland 35 arbeidsmarktregio’s gevormd waarin regiogemeenten en UWV de dienstverlening aan werkgevers en werkzoekenden vormgeven. Gemeente Heemstede valt onder de arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland en IJmond. Binnen deze regio werken de regiogemeenten en UWV, maar ook onderwijs en werkgevers- en werknemersorganisaties, samen aan een goed functionerende en toekomstbestendige regionale arbeidsmarkt waarin aandacht is voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Vanuit deze samenwerking is een regionale strategische arbeidsmarktagenda 2023 – 2027 opgesteld. Binnen deze agenda zijn keuzes gemaakt voor focusgroepen en focussectoren. Dit zijn Zorg, Techniek en Onderwijs. In tegenstelling tot de focussectoren is geen keuze gemaakt voor specifieke focusdoelgroepen voor de lange termijn, maar besloten dat jaarlijks wordt bepaald welke doelgroep gebaat is bij extra focus. Voor de huidige periode is dit onder andere de doelgroep statushouders. Daarnaast is gestart met een regionaal werkcentrum. Deze wordt de komende periode verder ontwikkeld en is een plek zijn waar alle inwoners terecht kunnen met vragen over leren, werken of loopbaan.

7.2.5 Jeugdzorg De Hervormingsagenda Jeugd (HAJ), vastgesteld door het Rijk en de VNG in juni 2023, bevat een groot pakket aan landelijke afspraken en maatregelen om het stelsel van jeugdzorg kwalitatief te verbeteren en financieel houdbaar te maken. Een onderdeel van de HAJ is de verbetering van de beschikbaarheid van (hoog)specialistische jeugdzorg, zowel kwalitatief als kwantitatief toereikend en als financieel haalbaar ingericht kan worden. Mede om deze redenen werken de twee jeugdhulpregio’s Zuid-Kennemerland en IJmond, vanaf de voorbereiding van de decentralisatie jeugdhulp in 2015, al samen aan de inkoop van deze hulp. Hiervoor is een gezamenlijke regiovisie opgesteld. Deze visie geeft richting aan de samenwerking tussen de gemeenten, de inhoudelijke opgaven en ambities waar de regio’s aan werken en vormt het gezamenlijke inhoudelijk kader waarop regionaal gestuurd wordt. Gelet op bovenstaande ontwikkelingen, worden de gemeenten in Zuid-Kennemerland en IJmond als één samengevoegde regio opgenomen in de Algemene maatregel van bestuur (amvb) 1, in plaats van twee aparte. Dit wordt beschouwd als een eerste stap om te komen tot de straks voorgeschreven GR voor de gemeente in Zuid-Kennemerland en IJmond. Het vormen van de GR is opgenomen in het regionale programma Jeugdhulp.

Zodra de nieuwe Jeugdwet ingaat hebben we naar verwachting nog 1 à 1,5 jaar de tijd om deze GR daadwerkelijk te treffen.

In de amvb is opgenomen aan welke eisen en randvoorwaarden het aanbod van de jeugdhulp moet voldoen. De regio-indeling is verwerkt in een concept amvb. Na internetconsultatie wordt de amvb waar nodig verder aangescherpt en voorgelegd aan de Tweede Kamer en de Raad van State. 24 1

Verklarende woordenlijst Bedrijfsvoeringsorganisatie

Een publiekrechtelijke organisatie met een eigen rechtspersoonlijkheid, die valt onder de Wgr, en een enkelvoudig bestuur heeft.

Bestuurlijk belang

Zeggenschap uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur of uit hoofde van stemrecht.

Burgemeestersregeling

Een gemeenschappelijke regeling waarbij de bevoegdheden van een burgemeester worden overgedragen.

Centrumregeling

Een samenwerking conform de regeling zonder meer, waarbij wel taken of bevoegdheden gemandateerd worden.

Collegeregeling

Een gemeenschappelijke regeling getroffen door het college, waarbij collegebevoegdheden worden overgedragen.

Financieel belang

Een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is, indien de verbonden partij failliet gaat of het bedrag waarvoor de gemeente aansprakelijk is als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt.

Gemeenschappelijke regeling

Een publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft, op basis van de Wgr.

Gemeenschappelijk orgaan

Een lichte vorm van samenwerking op basis van de Wgr, met een beperkte rechtspersoonlijkheid en een enkelvoudig bestuur.

Gemengde regeling

Een gemeenschappelijke regeling getroffen door de raad of het college, waarbij zowel raads- als collegebevoegdheden worden overgedragen.

Openbaar lichaam

Een publiekrechtelijke organisatie met eigen rechtspersoonlijkheid, die valt onder de Wgr, en een algemeen en dagelijks bestuur heeft.

Raadsregeling

Een gemeenschappelijke regeling getroffen door de gemeenteraad, waarbij kaderstellende of verordenende bevoegdheden worden overgedragen.

Regeling zonder meer

Een samenwerking (overeenkomst) op basis van de Wgr, zonder gebruik te maken van een rechtspersoonlijkheid en zonder dat taken of bevoegdheden worden gemandateerd.

Regio IJmond

Een regionale samenwerking tussen de gemeenten Beverwijk, Heemskerk en Velsen.

Regio Zuid-Kennemerland

Een regionale samenwerking tussen de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Heemstede en Zandvoort.

Samenwerking

Het gezamenlijk inzetten om een bepaald doel te bereiken. Samenwerking vindt plaats tussen minimaal twee personen of organisaties.

Verbonden partij

Een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft.

25

Bijlage 1: Criteria ambtelijke samenwerking Bijgaand schema geeft een aantal criteria weer om de ambtelijke samenwerking te toetsen. Het gaat hierbij om toetsing van ambtelijke samenwerking met andere gemeenten, die niet vormgegeven is in een formele juridische vorm zoals een Gemeenschappelijke Regeling (zie verbonden partijen). Met betrekking tot verbonden partijen zijn reeds criteria vastgelegd voor sturings- en controlemogelijkheden (zie begroting 2021 Heemstede pagina 168). Over de verbonden partijen wordt gerapporteerd via de P&C cyclus. Op dit moment zijn er verschillende ambtelijke samenwerkingen (naast de gemeenschappelijke regelingen): Vervlochten teams met Bloemendaal (Financiële administratie, Facilitair, P&O, Communicatie, Informatisering en Handhaving). Gezamenlijke inzet en aansturing van personele capaciteit. Projectmatige samenwerkingen met andere gemeenten (bv. Governance Zuid Kennemerland, regionale inkoop jeugdzorg, HRM samenwerking regio, regio samenwerking gevolgen Covid 9 gemeenten, programma omgevingswet met Bloemendaal). Het betreft hier kennisdeling en, projectmatig samen optrekken. In de notitie criteria ambtelijke samenwerking van de raad (d.d. 21 oktober commissie Middelen) is een lijst van criteria aangegeven op welke wijze ambtelijke samenwerkingen getoetst kunnen worden. In onderstaand schema zijn de criteria verder uitgewerkt en verdiept.

Op basis van dit schema kunnen de vervlochten teams met Bloemendaal getoetst worden waarbij 2018 als nullijn wordt gehanteerd zoals aangegeven in de raadsnotitie en kunnen in de toekomst andere samenwerkingen getoetst worden. Tot slot is na dit schema is beschreven op welke wijze over de samenwerking met Bloemendaal gerapporteerd kan worden in de P&C cyclus (jaarrekening).

1

Thema of beleidsdoel

Beschrijving

Wijze van meten

Normen & realisatie

Kwaliteit

Hierbij wordt ervan uit gegaan dat de bedrijfsvoering in de breedte van de organisatie bijdraagt aan goede resultaten van de gemeente als geheel.

VNG-monitor Waarstaatjegemeente.nl; onderdeel Burgerpeiling. Tweejaarlijks wordt deze peiling in Heemstede gehouden. De scores worden afgezet tegen benchmark met gemeenten van gelijke omvang (referentie-gemeenten) en tegen landelijk gemiddelde van alle deelnemende gemeenten. In 2019 namen 42 referentiegemeenten deel aan het onderzoek.

Als norm wordt het landelijk gemiddelde gebruikt van laatste burgerpeiling (nu 2019) op de volgende onderwerpen: Waardering alle inspanning gemeente (H: 7,1 L: 6,7) Zorg voor woon en leefomgeving (H: 7,1 L 6,7) Samenwerking met inwoners (H:6,5 L: 6,1) Directe dienstverlening (H: 7,4 L:6,7) Communicatie en voorlichting (H: 7,1 L: 6,6) *H=Heemstede, L=landelijk

2

Efficiency (flexibiliteit en kosten)

Efficiency betekent een doeltreffende inzet van middelen (personeel en budget) in relatie tot de te realiseren kwaliteit (zie 1). Doeltreffende inzet betekent ook voldoende flexibiliteit om

1. 2. 3.

Loonkosten (exclusief cao verhogingen) Formatie ontwikkeling (formatie op basis van 36 uur) Onder inhuur wordt verstaan: derden die tijdelijk en onder aansturing van gemeentelijk personeel taken voor de gemeente vervullen. De kosten voor het

(organisatie als geheel) 1.& 2. Huidige situatie gebaseerd op de begroting 2020 is de nul lijn voor: - Loonkosten - Formatie ontwikkeling - En afwijkingen worden toegelicht, ook indien taak is uitgebreid

1

nieuwe opgaven en kwetsbaarheid op te kunnen vangen.

inlenen van personeel, welke in rekening worden gebracht op basis van een tarief voor het aantal gewerkte uren, vallen onder deze definitie.

3. Inhuur: als % van de loonkosten, afwijkingen in relatie tot voorgaand jaar verantwoorden (organisatie als geheel) 4. Beschrijvend: de uitvoering van welke taken is kwetsbaar en waarom

De inhuurcijfers worden gerapporteerd over de organisatie als geheel2. De reden hiervoor is dat we een relatief kleine organisatie zijn, waardoor vacatureruimte waarvoor ingehuurd kan worden (= vacaturepot; tijdelijke vervanging bij vacature, ziekte etc.) en inhuur ten laste van flexibel budget (specialisme, extra capaciteit en kunde) in een centraal budget staan en niet zijn verdeeld per afdeling. Sommige primaire afdelingen met veel uitvoerende taken (bijvoorbeeld Publiekszaken en IASZ) hebben een eigen inhuurbudget om pieken in productie op te vangen. 4.

3

Specifieke kennis of specialisten nodig

4

Ontwikkelingsmogelijk heden personeel

Belangrijke reden voor ambtelijke samenwerking is ook het borgen en delen van specialistische kennis. Kleine gemeenten hebben een te kleine formatie vaak voor meerdere specialisten. Samenwerking verminderd ook de kwetsbaarheid op specialistische functies. Door ambtelijke samenwerking ontstaan er meer ontwikkelmogelijkheden voor medewerkers.

In welke mate speelt het opvangen van kwetsbaarheid een rol. Dit kan erin gelegen dat er geen achtervang beschikbaar is, dan wel vanwege vereisten aan werkwijzen (bijvoorbeeld accountantsvoorschriften) Aangeven welke projecten stagneren door gebrek aan kennis of interne specialisten of vanwege complexe digitale projecten. Een criterium ook voor nieuwe samenwerkingen.

Medewerkers Tevredenheid Onderzoek (MTO) wordt in Heemstede om de 3 a 4 jaar uitgevoerd. In de huidige opzet worden 6 clusters uitgevraagd (10-20 vragen per thema): mijn werk, interne organisatie en strategie, arbeidsomstandigheden, collega’s, leidinggevenden,

beschrijvend

MTO: -

-

Verhouding medewerkers bij de vraag ‘over het algemeen ben ik een zeer tevreden / tevreden / ontevreden / zeer ontevreden medewerker (2016: 21% - 70% - 8% - 1%) Gemiddeld cijfer cluster ‘mijn werk‘ (2016: 6,9)

2

De raad heeft op 8-11-2019 een motie aangenomen mbt inhuur externen. Hierin werd gevraagd inzicht te geven in het totale budget zowel voor vast personeel als inhuur op aantal fte en totale loonsom, op jaarbasis en dit inzicht jaarlijks aan het eind van het jaar aan te leveren. In de jaarrekening over 2019 is dit reeds opgenomen.

2

personeelsbeleid. Ontwikkelaspecten komen aan de orde bij de clusters mijn werk, leidinggevenden en personeelsbeleid.

-

Gemiddeld cijfer cluster ‘leidinggevenden’ (2016: 6,6) Gemiddeld cijfer cluster ‘personeelsbeleid’ (2016: 6,2)

(organisatie als geheel of vervlochten teams als geheel)

Rapportage in P&C cyclus over samenwerking vervlochten team (Heemstede - Bloemendaal): 1. In de jaarrekening op basis van bovenstaand schema een vaste rapportage over de ambtelijke samenwerking met Bloemendaal toe te voegen aan de paragraaf Bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt dan het volgende opgenomen terugkijkend over drie jaar: o Kwaliteit; rapportage op basis van benoemde criteria burgerpeiling voor gehele ambtelijke organisatie o Efficiency; ▪ loonkosten en formatie per vervlochten team ▪ inhuur; wordt reeds op gerapporteerd in jaarrekening over organisatie als geheel ▪ opvangen kwetsbaarheid per vervlochten team o Medewerkerstevredenheidsonderzoek: ▪ Gemiddeld cijfer ‘mijn werk’, ‘leidinggevenden’, ‘personeelsbeleid’ voor de vervlochten teams als geheel. 2. Een vast ‘kopje’ toe te voegen aan de paragraaf Bedrijfsvoering met overige ‘projectmatige’ ambtelijke samenwerkingsverbanden, belangrijkste of nieuwe ontwikkelingen kunnen hier gemeld worden.

3

Bijlage 2: Kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede Bloemendaal

De gemeenten Heemstede en Bloemendaal zijn zelfstandige gemeenten en willen dat blijven. De gemeenten werken bestuurlijk samen met diverse andere gemeenten en overheden op verschillende terreinen omdat (brede) regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale dienstverlening aan inwoners en bestuurskracht als zelfstandige gemeente. De ambtelijke samenwerking Heemstede Bloemendaal op het terrein van bedrijfsvoering draagt voor ieder van beide gemeenten ook bij aan deze doelstelling. Deze ambtelijke samenwerking is afgelopen jaren organisch tot stand gekomen en praktisch van aard. Om deze samenwerking af te bakenen, is onderstaand kader opgesteld, mede aan de hand van de opgehaalde zienswijzen van de beide Raden (Heemstede: commissie Middelen van 3 april 2019, Bloemendaal: beeldvormende avond op 25 april 2019 en de commissie Bestuur en Middelen van 16 mei 2019), de ervaring in de afgelopen jaren en het Rekenkamerrapport van de Gemeente Heemstede.

1

Kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal 1.

Heemstede en Bloemendaal zijn beide zelfstandige gemeenten en willen dat blijven.

2.

Beide gemeenten werken samen omdat - met het oog op de toekomst – (brede) regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Toekomstbestendige organisaties worden naast brede regionale samenwerking ook gekenmerkt door opgave gericht werken en een stevige bedrijfsvoering.

3.

Uitgangspunt is ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal vanuit bestuurlijke zelfstandigheid, met een heldere, transparante verantwoording naar de betrokken raden.

4.

De ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal is vooral praktisch van aard en gericht op bedrijfsvoering en handhaving openbare ruimte.

5.

De doelen voor ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal zijn kwaliteitsverbetering (meer inhoud met relatief minder capaciteit en minder meerkosten), verminderen kwetsbaarheid, slimmer werken en een aantrekkelijk werkgeverschap.

6.

Enkel de (bedrijfvoerings)afdelingen Communicatie, Personeel & Organisatie, Facilitaire Zaken, Financiële Administratie (= vastlegging en verwerking financiële gegevens, dit staat geheel los van de afdeling Financieel Beleid) en Handhaving openbare ruimte worden zodanig ingericht en georganiseerd dat zij formeel voor beiden gemeenten werken. In deze context zijn Heemstede en Bloemendaal ‘preferred partner’ van elkaar, wat onverlet laat dat in de toekomst ook andere gemeenten in de samenwerking zouden kunnen aansluiten als dat de bestuurskracht van beide gemeenten versterkt. Bij inhoudelijke beleidswijzigingen bij taakvelden binnen het domein bedrijfsvoering (o.a. informatiebeleidsplan, communicatiebeleid) worden beide Raden elk afzonderlijk betrokken.

7.

De onder 6 genoemde afdelingen kennen een eenduidige sturing en zijn zo effectief en formatief zo scherp mogelijk georganiseerd. De toegang voor ieder van beide gemeenten tot de gewenste en benodigde ambtelijke ondersteuning is gegarandeerd.

8.

Voor alle andere afdelingen van beide gemeenten, los van de bestaande GR-en IASZ (Sociale Zaken), GBKZ (Belastingen) en GRIT (ICT), is vervlechting niet aan de orde en werken dus voor de eigen gemeente.

9.

In de ambtelijke samenwerking wordt ‘slimmer werken’ onder andere vormgegeven door het optimaliseren van werkprocessen.

10. Brede regionale samenwerking is noodzakelijk om de grote opgaven, zoals mobiliteit en duurzaamheid/energietransitie het hoofd te bieden en is breder dan alleen Heemstede en Bloemendaal. Bij een bredere regionale samenwerking moet steeds een afweging worden gemaakt tussen de extra opbrengst van de samenwerking, toenemende complexiteit in aansturing en de kaderstellende en controlerende functie van de Raden.

2

Bijlage 3: Besliskader (nieuwe) samenwerkingsverbanden Is er sprake van een publiek belang

NEE

Niets doen en aan de markt overlaten.

JA Is volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de behartiging van het publieke belang noodzakelijk en efficiënt?

JA De gemeente voert het zelf uit.

NEE Kan de gemeente het publieke belang als regel-, subsidie- of opdrachtgever voldoende behartigen?

JA Uitbesteden of met toezicht van de markt uitvoeren.

NEE Is een publiekrechtelijke rechtsvorm op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen mogelijk? NEE

Oprichten of aangaan van een publiekrechtelijke samenwerking met gemeenschappelijke vertegenwoordiging.

JA

JA

Oprichten publiek-private samenwerking met gemeenschappelijke vertegenwoordiging.

Is een publiek-private samenwerking opportuun NEE Is een privaatrechtelijke participatie mogelijk en opportuun

Deelneming in een privaatrechtelijke organisatie met gemeenschappelijke vertegenwoordiging

JA

NEE NEE Uitvoeren door de gemeente zelf

Zijn er voldoende voordelen om samenwerking met een verbonden partij aan te gaan? JA

• •

Welke taken willen we onderbrengen? Bij ambtelijke samenwerking toetsing aan 4 vastgestelde criteria (bijlage 5).

3