Bijlage 1. Evaluatie Nota verbonden partijen gemeente Heemstede 2021 V02.pdf

Evaluatie Nota verbonden partijen Heemstede 2021 Grip op samenwerking

1

Inhoudsopgave Managementsamenvatting ........................................................................................................................ 4 Juridische lijn ..................................................................................................................................... 4 Sturingslijn ......................................................................................................................................... 4 Evaluatie twaalf uitgangspunten ........................................................................................................ 4 Criteria ambtelijke samenwerking ...................................................................................................... 4 Wet gemeenschappelijke regelingen .................................................................................................. 5 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 6 1.1

2.

Leeswijzer .................................................................................................................................... 6 Evaluatie Nota verbonden partijen 2021 ....................................................................................... 7

Juridische lijn ..................................................................................................................................... 7 Sturingslijn ......................................................................................................................................... 7 Twaalf uitgangspunten ....................................................................................................................... 8 Uitwerking uitgangspunt Publiekrechtelijke samenwerking ................................................................ 8 Evaluatie uitgangspunt Publiekrechtelijke samenwerking .................................................................. 8 2.1

Samenwerkingsvorm GR zo licht mogelijk .................................................................................... 8

Uitwerking uitgangspunt Samenwerkingsvorm GR zo licht mogelijk ................................................... 8 Evaluatie uitgangspunt Samenwerkingsvorm GR zo licht mogelijk ...................................................... 8 2.2

Korte evaluatie verbonden partijen bij de jaarrekening .................................................................. 8

Uitwerking uitgangspunt Korte evaluatie verbonden partijen bij de jaarrekening ................................. 8 Evaluatie Korte evaluatie verbonden partijen bij de jaarrekening ........................................................ 9 2.3

Alleen aangaan collegeregelingen ................................................................................................ 9

Uitwerking uitgangspunt Alleen aangaan collegeregelingen ............................................................... 9 Evaluatie Alleen aangaan collegeregelingen ....................................................................................... 9 2.4

Gebruik besliskader samenwerkingsverbanden ........................................................................... 9

Uitwerking uitgangspunt Gebruik besliskader samenwerkingsverbanden .......................................... 9 Evaluatie Gebruik besliskader samenwerkingsverbanden .................................................................. 9 2.5

Zienswijze begrotingen GR-en ...................................................................................................... 9

Uitwerking uitgangspunt Zienswijze begrotingen GR-en ..................................................................... 9 Evaluatie Zienswijze begroting GR-en ............................................................................................... 10 2.6

Vast agendapunt ‘Mededelingen uit het college’ ........................................................................ 10

Uitwerking uitgangspunt Vast agendapunt ‘Mededelingen uit het college’ ........................................ 10 Evaluatie Vast agendapunt ‘Mededelingen uit het college’ ............................................................... 10 2.7

Evaluatie Nota verbonden partijen.............................................................................................. 10

Uitwerking uitgangspunt Evaluatie Nota verbonden partijen ............................................................. 10 Evaluatie uitgangspunt Evaluatie Nota verbonden partijen ............................................................... 10 2.8

Criteria ambtelijke samenwerkingen .......................................................................................... 10

Uitwerking uitgangspunt Criteria ambtelijke samenwerking ............................................................. 10 2

Evaluatie Criteria ambtelijke samenwerkingen ................................................................................. 10 2.9

Raad niet in (algemeen) bestuur ................................................................................................. 11

Uitwerking uitgangspunt Raad niet in (algemeen) bestuur ................................................................ 11 Evaluatie Raad niet in (algemeen) bestuur ........................................................................................ 11 2.10

Regionaal delen besluiten, moties en amendementen ........................................................... 11

Uitwerking uitgangspunt Regionaal delen besluiten, moties en amendementen .............................. 11 Evaluatie Regionaal delen besluiten, moties en amendementen ...................................................... 11 2.11

Training raadsleden over verbonden partijen .......................................................................... 11

Uitwerking uitgangspunt Training raadsleden over verbonden partijen ............................................. 11 Evaluatie Training raadsleden over verbonden partijen ..................................................................... 11 3.

Wijzigingen van de Wgr per 1 juli 2022 ........................................................................................ 13 3.1

Wijzigingen zijn verplicht en gaan per direct in ............................................................................ 14

1.

Verplichte zienswijzeprocedure bij treffen van een collegeregeling ........................................ 14

2.

Wijziging van de termijnen P&C cyclus ................................................................................... 14

3.2

Wijzigingen zijn verplicht en regeling moet aangepast worden .................................................... 14

3.

Bepaling over toetreding, wijziging en opheffing GR ................................................................ 14

4.

Bepalingen over evaluatie van de GR ...................................................................................... 14

5.

Facultatieve zienswijzeprocedure .......................................................................................... 14

6.

Participatie van inwoners en belanghebbenden ..................................................................... 14

7.

Actieve informatieplicht van bestuur aan raden ..................................................................... 15

3.3

Wijzigingen niet verplicht, unaniem besluit door alle deelnemende raden .................................. 15

8.

Instellen gemeenschappelijke onderzoekscommissie ........................................................... 15

9.

instellen gemeentelijke adviescommissie .............................................................................. 15

4.

Conclusies en aanbevelingen ..................................................................................................... 16 4.1

Meer grip op verbonden partijen ................................................................................................. 16

Uitgangspunt Criteria ambtelijke samenwerking .............................................................................. 16 4.2

Gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen ........................................................................ 16

Verklarende woordenlijst ......................................................................................................................... 17 Bijlage 1: Nota verbonden partijen Heemstede 2021 ............................................................................... 18 Bijlage 2: Vier criteria ambtelijke samenwerking ........................................................................................ 1

3

Managementsamenvatting In de Nota verbonden partijen van 2021 zijn handreikingen gedaan om meer grip te krijgen op verbonden partijen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de juridische en de sturingslijn.

Juridische lijn In zijn algemeenheid zien we dat juridisch veel instrumenten zijn aangereikt om meer grip te krijgen op gemeenschappelijke regelingen. De kanttekening hierbij wel is dat voor de inzet van de meeste instrumenten een meerderheid in het AB van de GR nodig is. Hierdoor is de gemeente niet zelfstandig in staat om alle instrumenten in te zetten. Daarnaast zijn deze instrumenten niet van kracht voor de privaatrechtelijke verbonden partijen.

Sturingslijn Via de sturingslijn wordt op zowel raads-, college en ambtelijk niveau de samenwerking en samenspraak gezocht. Wel zien we dat door de incongruentie bij de regio-indeling het ingewikkelder is om integraal bestuurlijke afwegingen te maken. Daarnaast is in de regio nog geen gremium om meer regionale afspraken te maken over zaken als generieke methodiek bepalen hoogte loon- en prijsindexatie, vormen algemene reserve bij de GR, Termijnen voor zienswijze op kadernota, begroting en jaarrekening etc.

Evaluatie twaalf uitgangspunten In de Nota verbonden partijen zijn twaalf uitgangspunten geformuleerd. Ten aanzien van deze uitgangspunten zien we dat het merendeel volledig geïmplementeerd is. Zie overzicht hieronder. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Uitgangspunten

Mate opgevolgd

Publiekrechtelijke samenwerkingsvorm Samenwerkingsvorm GR zo licht als mogelijk Korte evaluatie verbonden partijen bij jaarrekening Alleen aangaan collegeregelingen Gebruik Besliskader samenwerking Zienswijzen begrotingen GR-en Vast agendapunt ‘Mededelingen uit het college’ Evaluatie Nota verbonden partijen Criteria ambtelijke samenwerking Raad niet in (algemeen) bestuur Regionaal stukken ten aanzien van verbonden partijen delen Training raadsleden over verbonden partijen

Volledig Volledig Deels Volledig Deels Volledig Volledig Volledig Deels Volledig Deels Volledig

Criteria ambtelijke samenwerking Zoals zichtbaar in bovenstaande tabel zijn van de twaalf uitgangspunten acht uitgangspunten volledig opgevolgd en geïmplementeerd. Van de vier overgebleven punten zijn er vier nog niet volledig geïmplementeerd, maar hier zijn wel acties ondernomen om ze volledig te implementeren. We constateren ook dat het merendeel van de uitgangspunten nog steeds actueel zijn. Alleen bij de Criteria ambtelijke samenwerking lijkt een actie te zitten die ruimte geeft voor aanpassing. Het hanteren van de vier criteria ambtelijke samenwerking wordt ingezet bij aangaan nieuwe ambtelijke samenwerkingsverbanden en evaluatie. We zien ook dat de genoemde criteria van toegevoegde waarde zijn en het voorstel is om deze criteria te handhaven. Aanvullend onderdeel van dit uitgangspunt is dat jaarlijks een rapport wordt opgesteld over de Criteria ambtelijke samenwerking bij de jaarrekening. Dit lijkt geen grote toegevoegde waarde te hebben om twee redenen. Als eerste zijn de criteria niet in hoge mate aan verandering onderhevig. Zoals aangegeven zijn de criteria goed, maar de uitkomst verandert niet jaarlijks. Daarnaast is één van de uitgangspunten is om minimaal eenmaal per vier jaar een GR te evalueren. Daarom is het voorstel om het jaarlijkse rapportagemoment van de vier criteria bij de jaarrekening te laten vervallen in het uitgangspunt.

Wet gemeenschappelijke regelingen

4

In de Wgr zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd waardoor de raad meer instrumenten heeft om grip op de GR-en te krijgen. Het is belangrijk om als raad een afweging te maken welke instrumenten op welke wijze en wanneer in te zetten. Zeker ook omdat voor veel uitgangspunten een meerderheid in het AB van de GR nodig is. In onderstaande tabel is een korte omschrijving gegeven van de wijzigingen vanuit de Wgr en het standpunt van de gemeente Heemstede.

Nr.

Wijziging

Toepassin g

Standpunt gemeente Heemstede

A. Wijzigingen zijn verplicht en gaan per direct in 1. Verplichte zienswijze procedure bij Alle GR-en Niet van toepassing treffen van een collegeregeling 2. Wijziging van de termijnen P&C cyclus. OL/BVO/GO Niet van toepassing B. Wijzigingen zijn verplicht en de regeling moet aangepast worden 3. In de regeling zijn bepalingen Alle GR-en De bepalingen moeten eenduidig opgenomen over toetreding, wijziging uitlegbaar zijn. en opheffing. 4. In de regeling is een bepaling Alle GR-en Niet vaker dan eenmaal per vier jaar, opgenomen over evaluatie van de GR. afhankelijk van de regeling. 5. In de regeling opnemen in welke OL/BVO/GO Alleen als zienswijze betrekking heeft op gevallen het verplicht is om bij de kaderstellende en controlerende rol van deelnemende raden een zienswijze te de raad. vragen voor besluitvorming in het AB. 6. In de regeling opnemen in welke OL/BVO/GO Alleen als het onderwerpen betreft gevallen participatie door de GR wordt waarbij ingezetenen of belanghebbende ingezet bij inwoners en direct gevolgen merken van het te belanghebbenden voor besluitvorming nemen besluit. in het AB. 7. In de regeling moet een bepaling OL/BVO/GO Informatie moet passend zijn ten worden opgenomen over de wijze aanzien van de kaderstellende en waarop het bestuur van de GR omgaat controlerende rol van de raad. met de actieve informatieplicht richting de deelnemende raden. C.

Wijzigingen zijn niet verplicht en unaniem besluit van alle deelnemende raden nodig. 8. De mogelijkheid tot het instellen van OL/BVO/GO Alleen in die gevallen dat er een gemeenschappelijke aanwijzingen zijn dat het functioneren onderzoekscommissie van de GR veelvuldig ter discussie staat. 9. De mogelijkheid tot het instellen van OL In uitzonderlijke situaties dat grote een gemeentelijke adviescommissie politiek gevoelige beleidsvraagstukken spelen. We zien dat een aantal wijzigingen vergaande consequenties kunnen hebben voor de workload binnen zowel de GR als de gemeenten. Zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau. Daarom is het advies ook om het standpunt van de gemeente, ten aanzien van de inzet van de instrumenten, te laten aansluiten op de taken en bevoegdheden van de raden. Het voorstel is dan ook om bovenstaande standpunten te onderschrijven en een nieuw uitgangspunt toe te voegen aan de reeds bestaande twaalf uitgangspunten in de Nota verbonden partijen. Het nieuwe uitgangspunt wordt: “De instrumenten vanuit de Wet gemeenschappelijke regelingen alleen in te zetten als ze passend zijn bij de aard en de doelstelling van de GR en betrekking hebben op de kaderstellende en controlerende rol van de raad.” Met toevoeging van dit standpunt kan voor elke afzonderlijke GR en afzonderlijke situatie een afweging worden gemaakt welk instrument passend id voor de situatie.

5

1. Inleiding In 2021 heeft de gemeenteraad voor de Nota Verbonden partijen vastgesteld. In deze nota zijn twaalf uitgangspunten uitgewerkt die het kader geeft waarlangs de gemeente Heemstede werkt als het gaat om verbonden partijen. Een van de uitgangspunten is dat de Nota verbonden partijen eenmaal in de vier jaar wordt geëvalueerd. Daarnaast is op 1 juli 2022 de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) aangepast. Een deel van deze aanpassingen geven geen keuzeruimte en moeten doorgevoerd worden. Maar er zijn ook aanpassingen die van de raad een afweging vragen van het gemeentelijk beleid ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen. In deze evaluatie wordt de Nota verbonden partijen Heemstede 2021 geëvalueerd. Daarnaast wordt uitgewerkt wat de nieuwe instrumenten zijn vanuit de Wgr en welke keuzes de raad hierin kan maken.

1.1 Leeswijzer We starten de nota in hoofdstuk 2 met de evaluatie van de Nota verbonden partijen 2021. In hoofdstuk 3 wordt toelichting gegeven op de wetswijziging per 1 juli 2022 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. In hoofdstuk 4 zijn de conclusies en aanbevelingen terug te vinden.

6

2. Evaluatie Nota verbonden partijen 2021 Bij de Nota verbonden partijen 2021 zijn twaalf uitgangspunten geformuleerd en in deze paragraaf evalueren we deze uitgangspunten. In 2021 zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd: 1. Als de gemeente besluit tot een samenwerking in de vorm van een verbonden partij, geeft ze (indien mogelijk) de voorkeur aan een publiekrechtelijke vorm boven een privaatrechtelijke. 2. Bij het aangaan van een samenwerking met een GR geeft de gemeente de voorkeur aan een zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij de over te dragen taken en/of bevoegdheden. 3. Bij de jaarrekening wordt jaarlijks, door middel van een quickscan, een korte evaluatie gehouden over de verbonden partijen. 4. De gemeente gaat in principe alleen collegeregelingen aan, omdat het uitgangspunt is dat ze alleen college- of burgemeestersbevoegdheden delegeren of mandateren. 5. De gemeente gebruikt het “Besliskader samenwerkingsverbanden” bij de overweging om een samenwerking met een verbonden partij aan te gaan, te wijzigen of bij evaluatie. 6. De zienswijze van de begrotingen en andere kaderstellende voorstellen van de GR-en worden als raadsvoorstel aan de raad aangeboden. 7. Op de agenda van de raad/commissie wordt periodiek of vast het agendapunt ‘Regionale samenwerking’ opgenomen. 8. De Nota verbonden partijen wordt eenmaal in de vier jaar geëvalueerd. 9.

Bij de evaluatie van de verbonden partijen wordt, waar mogelijk de vier vastgestelde “Criteria ambtelijke samenwerking” betrokken. 10. Uit het oogpunt van dualisme nemen raadsleden geen plaats in het (algemeen) bestuur van een GR. 11. Regionale afspraken maken om zienswijzen, moties en amendementen die betrekking hebben op verbonden partijen, met elkaar te delen. 12. Trainingen voor raadsleden verzorgen bij de start van elke raadsperiode.

Juridische lijn In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat het lastig blijft om als raad voldoende grip te krijgen en te houden op verbonden partijen. Vanuit de juridische lijn zien we dat vanuit de Wgr veel handvatten worden aangereikt. We maken altijd een afweging voordat we de instrumenten inzetten. Daarnaast is voor de inzet van veel van deze instrumenten een meerderheid in het (algemeen) bestuur (AB) nodig, waardoor de gemeente niet altijd zelfstandig in staat is beslissingen te nemen over de inzet van de verschillende instrumenten.

Sturingslijn Een andere manier om meer grip te krijgen op de gemeenschappelijke regelingen is de sturingslijn. Op deze manier wordt vooral via het netwerk allianties gezocht om een gemeentelijk standpunt onder de aandacht te brengen. We zien dat we op verschillende schaal regionale overleggen plaatsvinden. Het college en ambtenaren hebben regelmatig overleg op regionaal niveau. Dat kan zowel op specifieke dossiers zijn, maar ook in breder verband, zoals bij de regionale radenbijeenkomsten. Daarnaast vindt er regelmatig (in)formele bijeenkomsten plaats tussen colleges en portefeuillehouders. Het is aan de raad zelf om te bepalen welke rol zij pakken ten aanzien van de sturingslijn. Ze worden wel gefaciliteerd door verschillende bijeenkomsten binnen de regio Zuid-Kennemerland, IJmond of Metropool Amsterdam. De toename van (verplichte vormen van) intergemeentelijke samenwerking leidt tot incongruentie van de regio-indeling. Zo heeft gemeente Heemstede bijvoorbeeld bij de Veiligheidsregio met (deels) andere gemeenten te maken dan bij de Omgevingsdienst. Doordat de gemeente bij verschillende regionale samenwerkingen met andere partners van doen heeft, is het erg moeilijk om een integrale bestuurlijke afweging te maken en ontstaat het risico van verkokerde inzet van beleidsinstrumenten.

7

Zo is binnen de regio waar de gemeente Heemstede onderdeel van uitmaakt nog geen Uitgangspuntennotitie waarin op regionaal niveau afspraken worden gemaakt over zaken als generieke methodiek bepalen hoogte loon- en prijsindexatie, vormen algemene reserve bij de GR, Termijnen voor zienswijze op kadernota, begroting en jaarrekening etc. Binnen de regio Zuid-Kennemerland hebben we (nog) geen gremium om dergelijke regionale afspraken te maken.

Twaalf uitgangspunten Hieronder evalueren we de twaalf uitgangspuntenPubliekrechte samenwerkingsvorm

Uitwerking uitgangspunt Publiekrechtelijke samenwerking Bij het aangaan van een samenwerking in de vorm van een verbonden partij, heeft de gemeente (indien mogelijk) de voorkeur aan een publiekrechtelijke rechtsvorm boven een privaatrechtelijke. Voor een publiekrechtelijke rechtsvorm is in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) veel geregeld binnen de juridische lijn. Dit gaat onder andere over zaken die betrekking hebben op het treffen, wijzigingen of opheffen van een regeling, bevoegdheden van bestuur en deelnemers en informatievoorziening. Ook zijn artikelen opgenomen ten aanzien van inrichting van een gemeenschappelijke regeling (GR). Via de juridische lijn zijn veel bepalingen opgenomen die de democratische legitimiteit bevorderen.

Evaluatie uitgangspunt Publiekrechtelijke samenwerking Sinds 2021 zijn twee nieuwe samenwerkingen aangegaan in de vorm van een verbonden partij. Het gaat om de centrumregeling Bedrijfsvoering (2023) en het gemeenschappelijk orgaan Beschermd wonen (2024). Beide regelingen zijn gemeenschappelijke regelingen en hebben een publiekrechtelijke rechtsvorm. Daarmee is voldaan aan het genoemde uitgangspunt.

2.1 Samenwerkingsvorm GR zo licht mogelijk Uitwerking uitgangspunt Samenwerkingsvorm GR zo licht mogelijk Bij het aangaan van een samenwerking in een GR, geeft de gemeente de voorkeur aan een zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij de over te dragen taken en bevoegdheden. In zijn algemeenheid geldt dat bij een openbaar lichaam (de zwaarste rechtsvorm) de meeste bevoegdheden worden overgedragen, terwijl bij een regeling zonder meer geen bevoegdheden worden overgedragen. Bij het aangaan van een samenwerking is het altijd goed om een samenwerkingsvorm te kiezen die het best past bij de over te dragen bevoegdheden.

Evaluatie uitgangspunt Samenwerkingsvorm GR zo licht mogelijk De twee regelingen die zijn aangegaan hebben beide een samenwerkingsvorm die past bij de over te dragen taken en bevoegdheden. De GR Bedrijfsvoering is een gelijksoortige GR als de GR Digitale informatievoorziening en technologie, deze heeft ook de rechtsvorm van een centrumregeling. De GR Beschermd wonen heeft als rechtsvorm een gemeenschappelijk orgaan. In de regio is ook de mogelijkheid naar voren gebracht voor een openbaar lichaam (de meest zware samenwerkingsvorm binnen de Wgr). Door de gemeente Heemstede is nadrukkelijk de wens geuit om voor Beschermd wonen te kiezen voor de samenwerkingsvorm gemeenschappelijk orgaan. Deze samenwerkingsvorm past ook bij de over te dragen taken en bevoegdheden. Hiermee is ook voldaan aan het uitgangspunt om de samenwerkingsvorm zo licht mogelijk als passend bij de werkzaamheden.

2.2 Korte evaluatie verbonden partijen bij de jaarrekening Uitwerking uitgangspunt Korte evaluatie verbonden partijen bij de jaarrekening In dezelfde periode van de behandeling van de jaarrekening wordt jaarlijks, door middel van een quickscan, een korte evaluatie gehouden van de verbonden partijen. Als uit deze quickscan bijzonderheden en grote risico’s komen, wordt een voorstel gedaan voor vervolgacties.

8

De gemeente kan zelf jaarlijks een korte evaluatie houden op basis van vooraf vastgestelde aandachtspunten. Als uit deze quickscan bijzonderheden naar voren komen, kan besloten worden tot vervolgacties. Een eventueel uitgebreide evaluatie kan de gemeente zelf (laten) doen, maar kan ook opgestart worden met meerdere deelnemers van de verbonden partij. Als voor het laatste de voorkeur bestaat, moet overleg plaatsvinden tussen de andere partijen. Dit heeft gevolgen voor de doorlooptijd en de evaluatie. Daarentegen bestaat voor de uitkomsten van de evaluatie waarschijnlijk een groter draagvlak.

Evaluatie Korte evaluatie verbonden partijen bij de jaarrekening Dit uitgangspunt is tot op heden nog onvoldoende uitgewerkt. Wel wordt jaarlijks in de paragraaf Verbonden partijen verschillende aandachtspunten genoemd. Denk hierbij aan risico’s en bijzonderheden. Dit heeft niet geleidt tot een eenduidige evaluatie per verbonden partij. Vanaf de jaarrekening 2024 is expliciet gekozen een apart blokje korte evaluatie op te nemen voor alle verbonden partijen. De komende jaren wordt dit punt nader uitgewerkt en doorontwikkeld.

2.3 Alleen aangaan collegeregelingen Uitwerking uitgangspunt Alleen aangaan collegeregelingen De gemeente gaat in principe alleen collegeregelingen aan Uitgangspunt is dat de gemeente geen raadsbevoegdheden overdraag, maar alleen collegebevoegdheden aan verbonden partijen. Het gevolg hiervan is dat ze alleen collegeregelingen aangaat.

Evaluatie Alleen aangaan collegeregelingen De gemeente Heemstede heeft ten aanzien van de GR-en alleen college- of burgemeestersregelingen. Er zijn geen gemengde of raadsregelingen. Er zijn dan ook geen raadsbevoegdheden overgedragen aan samenwerkingsverbanden. Daarmee wordt voldaan een dit uitgangspunt.

2.4 Gebruik besliskader samenwerkingsverbanden Uitwerking uitgangspunt Gebruik besliskader samenwerkingsverbanden De gemeente gebruikt het Besliskader samenwerkingsverbanden bij de overweging om een samenwerking met een verbonden partij aan te gaan, te wijzigen of bij evaluatie. Het besliskader is een handvat om bij elke nieuwe afweging tot een objectief oordeel te komen die leiden tot een uitkomst die aansluit bij de uitgangspunten van de gemeente. Daarnaast wordt bij een ambtelijke samenwerking getoetst aan de vier vastgestelde Criteria ambtelijke samenwerking.

Evaluatie Gebruik besliskader samenwerkingsverbanden Het besliskader maakt nog geen nadrukkelijk onderdeel uit bij het aangaan van een samenwerking. Het besliskader is wel onderdeel van de afwegingen, maar het kader wordt niet expliciet ingevuld. Wat we merken is dat het besliskader meer een kader is die voor een groot gedeelte ook is opgenomen in andere afwegingskaders, zoals het Kader voor ambtelijke samenwerking en Criteria voor toetsing ambtelijke samenwerking. Het is goed om hier scherp op te zijn en explicieter mee te nemen bij de afwegingen. Er wordt deels voldaan aan dit uitgangspunt.

2.5 Zienswijze begrotingen GR-en Uitwerking uitgangspunt Zienswijze begrotingen GR-en De zienswijzen van de begroting en andere kaderstellende voorstellen van gemeenschappelijke regelingen worden als raadsvoorstel aan de raad aangeboden. Door de stukken als raadsvoorstel in de raad te behandelen, heeft de raad de mogelijk zelf sturing te geven aan de zienswijzen op de begroting van de GR-en.

9

Evaluatie Zienswijze begroting GR-en Alle zienswijze op begrotingen of aangaan/wijzigingen GR-en zijn via een raadsvoorstel naar de raad gebracht en de raad heeft hier een besluit over kunnen nemen. Dit uitgangspunt is volledig geïmplementeerd.

2.6 Vast agendapunt ‘Mededelingen uit het college’ Uitwerking uitgangspunt Vast agendapunt ‘Mededelingen uit het college’ Op de agenda van de raad/commissie wordt vast het agendapunt ‘Mededelingen uit het college’ opgenomen. Bij dit agendapunt kan het college in het kader van de actieve informatievoorziening, informatie, passend bij de rol van de raad, delen over verbonden partijen en regionale samenwerking. Bij dit punt wordt onderscheid gemaakt tussen: • •

informatie die het college aan de raad geeft ten aanzien van de verbonden partij; informatie die rechtstreeks vanuit de verbonden partij aan de raad wordt voorgelegd.

Evaluatie Vast agendapunt ‘Mededelingen uit het college’ Zowel bij de commissies als bij de raadsvergadering is het agendapunt ‘Regionale samenwerking’ opgenomen als vast agendapunt. We merken dat niet alleen vanuit het college, maar ook vanuit de raad invulling wordt gegeven aan dit agendapunt. Dit uitgangspunt is ook volledig geïmplementeerd.

2.7 Evaluatie Nota verbonden partijen Uitwerking uitgangspunt Evaluatie Nota verbonden partijen De ‘Nota verbonden partijen’ wordt eenmaal in de vier jaar geëvalueerd. Tijdens deze evaluatie wordt specifiek ingezoomd op de keuzes die de raad heeft gemaakt om meer grip op de verbonden partijen te krijgen. Daarnaast wordt ook het wettelijk kader herijkt. Als in het wettelijk kader veel verandert, of veranderingen van het wettelijk kader op komst zijn, kan de evaluatie eerder danwel later opgepakt worden, waardoor de evaluatietermijn afwijkt van de gestelde periode van vier jaar.

Evaluatie uitgangspunt Evaluatie Nota verbonden partijen De eerste Nota verbonden partijen gemeente Heemstede is voor het eerst in 2021 vastgesteld. Precies vier jaar na vaststelling wordt deze evaluatie aangeboden. Daarnaast wordt de raad gevraagd nadere invulling te geven aan de kader vanuit de gewijzigde Wgr per 1 juli 2022. In hoofdstuk3 zijn ze benoemd en is het standpunt van de gemeente opgenomen. Hiermee wordt aan dit uitgangspunt wordt voldaan.

2.8 Criteria ambtelijke samenwerkingen Uitwerking uitgangspunt Criteria ambtelijke samenwerking Bij de evaluatie verbonden partijen, wordt waar mogelijk, de vier vastgestelde criteria ambtelijke samenwerking, betrokken. De criteria hebben beetrekking op ambtelijke samenwerking. Daarmee is ze niet altijd geschikt om mee te nemen bij de evaluatie van alle verbonden partijen. Bij de evaluatie van ambtelijke samenwerkingsverbanden en verbonden partijen worden de vier vastgestelde criteria altijd betrokken. Bij de overige verbonden partijen wordt vooraf beoordeeld of de vier vastgestelde criteria van toepassing zijn op het betreffende samenwerkingsverband.

Evaluatie Criteria ambtelijke samenwerkingen Sinds het vaststellen van de Nota verbonden partijen is een evaluatie geweest van ambtelijke samenwerkingen, namelijk de evaluatie GR bedrijfsvoering en GR Digitale informatievoorziening en technologie. Bij deze evaluatie zijn de vier criteria ambtelijke samenwerking meegenomen. Op korte 10

termijn volgt een brede evaluatie van de vier centrumregelingen. Bij de opdrachtformulering zijn de vier criteria meegenomen en maken onderdeel uit van de evaluatie. Ook onderdeel van het genomen besluit is dat in de paragraaf bedrijfsvoering jaarlijks bij de jaarrekening een rapportage wordt gevoegd over de samenwerking met gemeente Bloemendaal. De laatste jaren heeft deze evaluatie niet consequent plaatsgevonden. Dit wordt onder andere veroorzaakt doordat door een aantal andere uitgangspunten op een andere momenten periodiek evaluatie plaatsvindt. In alle vier de ambtelijke samenwerkingen zijn bepalingen opgenomen om periodiek de regelingen te evalueren, waarin deze criteria onderdeel uitmaken. Daarnaast zijn de opgenomen elementen in de Criteria ambtelijke samenwerking niet in hoge mate aan verandering onderhevig. Aan dit uitgangspunt daarom gedeeltelijk voldaan.

2.9 Raad niet in (algemeen) bestuur Uitwerking uitgangspunt Raad niet in (algemeen) bestuur Uit het oogpunt van dualisme nemen raadsleden geen plaats in het algemeen bestuur van een GR. De raad heeft een kaderstellende en controlerende rol. Als een raadslid zitting neemt in het (algemeen) bestuur van een GR, ontstaat de situatie dat de raad zichzelf moet controleren. Alleen bij een raadsregeling, neemt een raadslid zitting in het (algemeen) bestuur van een GR. In uitgangspunt 4 is opgenomen dat Heemstede in principe alleen collegeregelingen aangaat.

Evaluatie Raad niet in (algemeen) bestuur In geen van de verbonden partijen hebben raadsleden van de gemeente Heemstede een plek in het (algemeen) bestuur. Wel hebben enkele raadsleden een rol in de samenwerking Zuid-Kennemerland of Metropoolregio Amsterdam. De rol die zij hierin vervullen ligt in het verlengde van de rol die past bij een raadslid. Daarmee wordt voldaan aan het genoemde uitgangspunt.

2.10 Regionaal delen besluiten, moties en amendementen Uitwerking uitgangspunt Regionaal delen besluiten, moties en amendementen Regionale afspraken maken om zienswijzen, moties en amendementen, die betrekking hebben op verbonden partijen, met elkaar te delen. Afstemming tussen fracties, afstemming tussen partijgenoten vanuit deelnemende gemeenten. Daarnaast kunnen de regionale informatieavonden gebruikt worden om afstemming te zoeken. In dat kader is het handig om regionaal besluiten, moties en amendementen die betrekking hebben regionale samenwerking met elkaar te delen.

Evaluatie Regionaal delen besluiten, moties en amendementen Regionaal worden nog niet alle besluiten, moties en amendementen gedeeld die een relatie hebben met regionale samenwerking. Dit actiepunt wordt op korte termijn wel opgepakt door de griffie. Op dit moment wordt nog niet volledig voldaan aan dit uitgangspunt.

2.11 Training raadsleden over verbonden partijen Uitwerking uitgangspunt Training raadsleden over verbonden partijen Training voor raadsleden verzorgen over verbonden partijen bij de start van elke raadsperiode. Bij de start van elke raadsperiode starten nieuwe raadsleden, maar blijven ook raadsleden nog een periode aan. Door eenmaal in de vier jaar een training te geven, krijgt elk raadslid een goede start ten aanzien van dit onderwerp. Daarnaast wordt een handreiking beschikbaar gesteld over het onderwerp verbonden partijen.

Evaluatie Training raadsleden over verbonden partijen Bij de start van de huidige raadsperiode is een technische sessie gegeven over verbonden partijen aan alle raadsleden. Ook is in het handboek van lopende onderwerpen een hoofdstuk gewijd aan dit punt. Bij

11

de start van de volgende raadsperiode wordt ambtelijk het aanbod gedaan om een technische sessie te houden over de verbonden partijen. Het laatste uitgangspunt is volledig geïmplementeerd.

12

3. Wijzigingen van de Wgr per 1 juli 2022 De oorspronkelijke Wgr is in 1984 vastgesteld en daarna zijn er meerdere wetswijzigingen geweest. In de loop der jaren is de democratische legitimiteit en het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden en provinciale staten altijd een aandachtspunt geweest. Ook de wetswijziging per 1 juli 2022 heeft tot doel de democratische legitimiteit vergroten en het versterken van de kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast richt de wetswijziging zich op het vergroten van participatiemogelijkheden van inwoners en belanghebbenden bij de besluitvorming binnen gemeenschappelijke regelingen. In grote lijnen zijn er negen wijzigingen doorgevoerd met het aannemen van de gewijzigde Wgr per 1 juli 2022. Deze wijzigingen zijn onder te verdelen in drie categorieën: A. wijzigingen zijn verplicht, gaan per direct in en de GR hoeft niet aangepast te worden, tenzij de vertaling van de wet is opgenomen inde regeling. Zolang de GR niet is aangepast geldt de hoger liggende wetgeving. B. wijzigingen zijn verplicht, regeling moet aangepast worden, maar er is ruimte voor de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de wijziging. Besluit wordt genomen bij meerderheid van stemmen in het AB. C.

wijziging is niet verplicht en kan doorgevoerd worden bij unanieme besluitvorming van alle deelnemende gemeenteraden.

Nr.

Wijziging

Toepassing

Standpunt gemeente Heemstede

A. Wijzigingen zijn verplicht en gaan per direct in 1. Verplichte zienswijze procedure bij Alle GR-en Niet van toepassing treffen van een collegeregeling 2. Wijziging van de termijnen P&C cyclus. OL/BVO/GO Niet van toepassing B. Wijzigingen zijn verplicht en de regeling moet aangepast worden 3. In de regeling zijn bepalingen Alle GR-en De bepalingen moeten eenduidig opgenomen over toetreding, wijziging uitlegbaar zijn. en opheffing. 4. In de regeling is een bepaling Alle GR-en Niet vaker dan eenmaal per vier jaar, opgenomen over evaluatie van de GR. afhankelijk van de regeling. 5. In de regeling opnemen in welke OL/BVO/GO Alleen als zienswijze betrekking heeft gevallen het verplicht is om bij de op kaderstellende en controlerende deelnemende raden een zienswijze te rol van de raad. vragen voor besluitvorming in het AB. 6. In de regeling opnemen in welke OL/BVO/GO Alleen als het onderwerpen betreft gevallen participatie door de GR wordt waarbij ingezetenen of ingezet bij inwoners en belanghebbelanghebbende direct gevolgen benden voor besluitvorming in het AB. merken van het te nemen besluit. 7. In de regeling moet een bepaling OL/BVO/GO Informatie moet passend zijn ten worden opgenomen over de wijze aanzien van de kaderstellende en waarop het bestuur van de GR omgaat controlerende rol van de raad. met de actieve informatieplicht richting de deelnemende raden. C.

Wijzigingen zijn niet verplicht en unaniem besluit van alle deelnemende raden nodig. 8. De mogelijkheid tot het instellen van OL/BVO/GO Alleen in die gevallen dat er een gemeenschappelijke aanwijzingen zijn dat het functioneren onderzoekscommissie van de GR veelvuldig ter discussie staat. 9. De mogelijkheid tot het instellen van OL In uitzonderlijke situaties dat grote een gemeentelijke adviescommissie politiek gevoelige beleidsvraagstukken spelen. Alle GR-en waar de gemeente Heemstede in deelneemt voldoen inmiddels aan de gewijzigde Wgr.

13

3.1 Wijzigingen zijn verplicht en gaan per direct in 1. Verplichte zienswijzeprocedure bij treffen van een collegeregeling Bij het treffen, wijzigen of uittreden van een collegeregeling, krijgen de deelnemende raden de mogelijkheid hier een zienswijze op te geven. Het college stuurt de ontwerpregeling naar de raad en de raad heeft dan 8 weken om een zienswijze af te geven. Met inachtneming van de zienswijze, wordt de ontwerpregeling naar de raad gestuurd voor toestemming.

2. Wijziging van de termijnen P&C cyclus In de termijnen ten aanzien van de P&C cyclus zijn verruimd, • • •

Het DB zendt de ontwerpbegroting met kaders en de jaarrekening uiterlijk 30 april (i.p.v. 15 april) naar de raden; Het DB stuurt de ontwerpbegroting aan de raad, 12 weken (i.p.v. 10 weken) voordat zij de stukken aan het algemeen bestuur aanbieden, voor zienswijze op de ontwerp begroting; Het DB zendt de begroting binnen 2 weken na vaststelling uiterlijk 15 september (i.p.v. 1 augustus) naar de provincie;

3.2 Wijzigingen zijn verplicht en regeling moet aangepast worden 3. Bepaling over toetreding, wijziging en opheffing GR In de regeling zijn bepalingen opgenomen over toetreding, wijziging of opheffing van de GR en onder welke voorwaarden kan worden uitgetreden. Ook wordt in de regeling bepalingen opgenomen over de vereffening van het vermogen bij ontbinding van een openbaar lichaam of een bedrijfsvoeringsorganisatie. Uitgangspunt is dat bepalingen eenduidig zijn en niet voor verschillende uitleg vatbaar zijn. Dit voorkomt discussie in die gevallen dat toetreding, uittreding of opheffing speelt.

4. Bepalingen over evaluatie van de GR De wet geeft niet wat er moet worden opgenomen, maar alleen dat in de regeling iets moet worden opgenomen over de evaluatie van de GR. Het is daarmee mogelijk dat in de regeling wordt opgenomen dat een GR niet wordt geëvalueerd. Het lijkt in zijn algemeenheid logisch om niet vaker dan eenmaal in de vier jaar te evalueren, waarbij het meest logisch is om een evaluatie te laten plaatsvinden in het tweede of derde jaar van de raadsperiode. Bij bepalingen over een evaluatie is het belangrijk om te kijken wat voor soort regeling het betreft. Daarbij is de bepaling in de GR een minimum. Als de omstandigheden hierom vragen kan altijd vanuit de raad verzocht worden om tussentijds een evaluatie te laten plaatsvinden.

5. Facultatieve zienswijzeprocedure Binnen de regeling kan worden besloten of er naast de verplichte zienswijzeprocedure (aangaan, wijziging, uittreding GR en zienswijze begroting) aanvullende onderwerpen zijn waarbij de raad eerst om een zienswijze wordt gevraagd voordat het AB een besluit neemt. Daarbij is het ook verplicht om na elke zienswijze, ook ten aanzien van de wettelijk verplichte onderwerpen, als DB een gemotiveerde reactie te geven richting het AB en de raden. Het is passend om een aanvullende zienswijze te vragen bij belangrijke wijzigingen van het takenpakket, of bij strategische meerjarige beleidsplannen. In zijn algemeenheid kan gesteld worden om alleen een aanvullende zienswijze te vragen voor onderwerpen die passen bij de kaderstellende en controlerende rol van de raad.

6. Participatie van inwoners en belanghebbenden Binnen de regeling kan worden besloten en zo ja en voor welke onderwerpen inwoners en belanghebbenden kunnen participeren over de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Dit kan vooral van toegevoegde waarde zijn als de GR beleid uitvoert waar inwoners en belanghebbenden direct mee te maken hebben. 14

7. Actieve informatieplicht van bestuur aan raden In de regeling worden bepalingen opgenomen over de wijze waarop door het bestuur van de GR aan de raden gevraagde inlichtingen wordt verstrekt. Het uitgangspunt daarbij is dat het bestuur de raden alle inlichtingen geven die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Dit artikel gaat nadrukkelijk over de informatieverstrekking en niet over de verantwoordingsplicht van het bestuur aan de raden. Het is belangrijk dat onderscheid wordt gemaakt tussen reguliere en incidentele informatievoorziening. Deze informatievoorziening moet vooral toegespitst zijn op de informatie die de raad nodig heeft voor het uitoefenen van haar taken. De raad moet wel zo spoedig mogelijk geïnformeerd worden over situaties die gevolgen hebben voor de kaderstellende of controlerende rol.

3.3 Wijzigingen niet verplicht, unaniem besluit door alle deelnemende raden 8. Instellen gemeenschappelijke onderzoekscommissie Het functioneren van de GR als geheel kan onderzocht worden. Voorheen was dat formeel niet mogelijk, maar vanuit de rekenkamerfunctie hebben deze onderzoeken in het verleden wel plaatsgevonden. Nu is deze mogelijkheid in de Wgr verankerd. Om een gemeenschappelijke onderzoekscommissie in te stellen, moeten alle raden met dit voorstel instemmen. Het is verstandig goed na te denken op welke momenten het verstandig is te kiezen een dergelijk onderzoek uit te laten voeren. Het is verstandig om zorgvuldig te zijn met de keuze voor een onderzoek via een gemeenschappelijke onderzoekscommissie. Hierbij kan gedacht worden aan situaties waarbij aanwijzingen dat het functioneren van de GR (veelvuldig) ter discussie staat. Als voor een onderzoek wordt gekozen, moet wel nagedacht worden hoe om te gaan met het instrument rekenkameronderzoek. Wanneer wordt een gezamenlijk onderzoek gestart, hoe wordt een dergelijk onderzoek gefinancierd.

9. instellen gemeentelijke adviescommissie Een adviescommissie is een afvaardiging van een aantal raadsleden van verschillende gemeenten die zitting nemen in een adviescommissie. Een adviescommissie kan de besluitvorming van de raden m.b.t. de GR voorbereiden en adviseren ten aanzien van de besluitvorming. Een dergelijke adviescommissie kan alleen ingesteld worden bij een openbaar lichaam. Het is verstandig om alleen een adviescommissie in te stellen in uitzonderlijke gevallen. Deze maatregels is namelijk ook erg arbeidsintensief voor de raadsleden. Het kan ingezet worden als de GR belangrijke, politiek gevoelige beleidsvraagstukken oppakt en als bij het merendeel van de deelnemende raden de beleving ontstaat dat de GR de zaak onvoldoende op orde heeft. Dit kan namelijk tot gevolg hebben dat deze situatie voor grote risico’s zorgt bij de gemeenten zelf. De regionale raadsadviescommissie moet zich wel beperken tot de kaderstellende en controlerende rol. Als laatste is belangrijk om vooraf na te denken op welke wijze de raadsadviescommissie ondersteund wordt. Om de onafhankelijkheid van de commissie te versterken, kan gekozen worden om de ondersteuning te laten plaatsvinden vanuit de gemeenten zelf en niet vanuit de GR.

15

4. Conclusies en aanbevelingen Sinds het vaststellen van de Nota verbonden partijen in 2021 zijn een aantal zaken meteen opgepakt en ingebed in de ambtelijke en bestuurlijke organisatie.

4.1 Meer grip op verbonden partijen In zijn algemeenheid zien we dat juridisch veel instrumenten zijn aangereikt om meer grip te krijgen op verbonden partijen. De kanttekening hierbij wel is dat voor de inzet van de meeste instrumenten een meerderheid in het AB van de GR nodig is. Hierdoor is de gemeente niet zelfstandig in staat om alle instrumenten in te zetten. Daarnaast zijn deze instrumenten niet van kracht voor de privaatrechtelijke verbonden partijen. Via de sturingslijn wordt op zowel raads-, college en ambtelijk niveau de samenwerking en samenspraak gezocht. Wel zien we dat door de incongruentie bij de regio-indeling het ingewikkelder is om integraal bestuurlijke afwegingen te maken. Daarnaast is in de regio nog geen gremium om meer regionale afspraken te maken over zaken als generieke methodiek bepalen hoogte loon- en prijsindexatie, vormen algemene reserve bij de GR, Termijnen voor zienswijze op kadernota, begroting en jaarrekening etc. Ten aanzien van de twaalf uitgangspunten zien we dat het merendeel volledig geïmplementeerd is. Er zijn nog vier uitgangspunten waar wel stappen zijn gezet, maar waar nog wel actie op moet plaatsvinden.

Uitgangspunt Criteria ambtelijke samenwerking Het merendeel van de uitgangspunten geldt dat ze nog steeds actueel zijn. Bij een onderdeel van uitgangspunt negen is het de vraag in hoeverre het toegevoegde waarde heeft om jaarlijks een rapportage op te nemen bij de jaarrekening. De elementen die in de Criteria ambtelijke samenwerking zijn opgenomen zijn niet in hoge mate aan verandering onderhevig. In alle vier de ambtelijke samenwerkingen zijn bepalingen opgenomen om periodiek de regelingen te evalueren. Het is voldoende om bij deze evaluatie de Criteria ambtelijke samenwerking mee te nemen als evaluatiepunt.

4.2 Gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen We zien dat een aantal wijzigingen vergaande consequenties kunnen hebben voor de workload binnen zowel de GR als de gemeenten. Zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau. Daarom is het advies ook om het standpunt van de gemeente, ten aanzien van de inzet van de instrumenten, te laten aansluiten op de taken en bevoegdheden van de raden. Het voorstel is dan ook om bovenstaande standpunten te onderschrijven en een nieuw uitgangspunt toe te voegen aan de reeds bestaande twaalf uitgangspunten in de Nota verbonden partijen. Het nieuwe uitgangspunt wordt: “De instrumenten vanuit de Wet gemeenschappelijke regelingen alleen in te zetten als ze passend zijn bij de aard en de doelstelling van de GR en betrekking hebben op de kaderstellende en controlerende rol van de raad.” Met toevoeging van dit standpunt kan voor elke afzonderlijke GR en afzonderlijke situatie een afweging worden gemaakt welk instrument passend id voor de situatie.

16

Verklarende woordenlijst Bedrijfsvoeringsorganisatie

Een publiekrechtelijke organisatie met een eigen rechtspersoonlijkheid, die valt onder de Wgr, en een enkelvoudig bestuur heeft.

Bestuurlijk belang

Zeggenschap uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur of uit hoofde van stemrecht.

Burgemeestersregeling

Een gemeenschappelijke regeling waarbij de bevoegdheden van een burgemeester worden overgedragen.

Centrumregeling

Een samenwerking conform de regeling zonder meer, waarbij wel taken of bevoegdheden gemandateerd worden.

Collegeregeling

Een gemeenschappelijke regeling getroffen door het college, waarbij collegebevoegdheden worden overgedragen.

Financieel belang

Een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is, indien de verbonden partij failliet gaat of het bedrag waarvoor de gemeente aansprakelijk is als de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt.

Gemeenschappelijke regeling

Een publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft, op basis van de Wgr.

Gemeenschappelijk orgaan

Een lichte vorm van samenwerking op basis van de Wgr, met een beperkte rechtspersoonlijkheid en een enkelvoudig bestuur.

Gemengde regeling

Een gemeenschappelijke regeling getroffen door de raad of het college, waarbij zowel raads- als collegebevoegdheden worden overgedragen.

Openbaar lichaam

Een publiekrechtelijke organisatie met eigen rechtspersoonlijkheid, die valt onder de Wgr, en een algemeen en dagelijks bestuur heeft.

Raadsregeling

Een gemeenschappelijke regeling getroffen door de gemeenteraad, waarbij kaderstellende of verordenende bevoegdheden worden overgedragen.

Regeling zonder meer

Een samenwerking (overeenkomst) op basis van de Wgr, zonder gebruik te maken van een rechtspersoonlijkheid en zonder dat taken of bevoegdheden worden gemandateerd.

Regio IJmond

Een regionale samenwerking tussen de gemeenten Beverwijk, Heemskerk en Velsen.

Regio Zuid-Kennemerland

Een regionale samenwerking tussen de gemeenten Bloemendaal, Haarlem, Heemstede en Zandvoort.

Verbonden partij

Een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft.

17

Bijlage 1: Nota verbonden partijen Heemstede 2021

18

Bijlage 2: Vier criteria ambtelijke samenwerking Bijgaand schema geeft een aantal criteria weer om de ambtelijke samenwerking te toetsen. Het gaat hierbij om toetsing van ambtelijke samenwerking met andere gemeenten, die niet vormgegeven is in een formele juridische vorm zoals een Gemeenschappelijke Regeling (zie verbonden partijen). Met betrekking tot verbonden partijen zijn reeds criteria vastgelegd voor sturings- en controlemogelijkheden (zie begroting 2021 Heemstede pagina 168). Over de verbonden partijen wordt gerapporteerd via de P&C cyclus. Op dit moment zijn er verschillende ambtelijke samenwerkingen (naast de gemeenschappelijke regelingen): Vervlochten teams met Bloemendaal (Financiële administratie, Facilitair, P&O, Communicatie, Informatisering en Handhaving). Gezamenlijke inzet en aansturing van personele capaciteit. Projectmatige samenwerkingen met andere gemeenten (bv. Governance Zuid Kennemerland, regionale inkoop jeugdzorg, HRM samenwerking regio, regio samenwerking gevolgen Covid 9 gemeenten, programma omgevingswet met Bloemendaal). Het betreft hier kennisdeling en, projectmatig samen optrekken. In de notitie criteria ambtelijke samenwerking van de raad (d.d. 21 oktober commissie Middelen) is een lijst van criteria aangegeven op welke wijze ambtelijke samenwerkingen getoetst kunnen worden. In onderstaand schema zijn de criteria verder uitgewerkt en verdiept.

Op basis van dit schema kunnen de vervlochten teams met Bloemendaal getoetst worden waarbij 2018 als nullijn wordt gehanteerd zoals aangegeven in de raadsnotitie en kunnen in de toekomst andere samenwerkingen getoetst worden. Tot slot is na dit schema is beschreven op welke wijze over de samenwerking met Bloemendaal gerapporteerd kan worden in de P&C cyclus (jaarrekening).

1

Thema of beleidsdoel

Beschrijving

Wijze van meten

Normen & realisatie

Kwaliteit

Hierbij wordt ervan uit gegaan dat de bedrijfsvoering in de breedte van de organisatie bijdraagt aan goede resultaten van de gemeente als geheel.

VNG-monitor Waarstaatjegemeente.nl; onderdeel Burgerpeiling. Tweejaarlijks wordt deze peiling in Heemstede gehouden. De scores worden afgezet tegen benchmark met gemeenten van gelijke omvang (referentiegemeenten) en tegen landelijk gemiddelde van alle deelnemende gemeenten. In 2019 namen 42 referentiegemeenten deel aan het onderzoek.

Als norm wordt het landelijk gemiddelde gebruikt van laatste burgerpeiling (nu 2019) op de volgende onderwerpen: Waardering alle inspanning gemeente (H: 7,1 L: 6,7) Zorg voor woon en leefomgeving (H: 7,1 L 6,7) Samenwerking met inwoners (H:6,5 L: 6,1) Directe dienstverlening (H: 7,4 L:6,7) Communicatie en voorlichting (H: 7,1 L: 6,6)

1. Loonkosten (exclusief cao verhogingen) Formatie ontwikkeling (formatie op basis van 36 uur) Onder inhuur wordt verstaan: derden die tijdelijk en onder aansturing van gemeentelijk personeel taken voor de gemeente vervullen. De kosten voor het inlenen van personeel, welke in rekening worden gebracht op basis van een tarief voor het aantal gewerkte uren, vallen onder deze definitie.

(organisatie als geheel) 1.& 2. Huidige situatie gebaseerd op de begroting 2020 is de nul lijn voor: - Loonkosten - Formatie ontwikkeling - En afwijkingen worden toegelicht, ook indien taak is uitgebreid 3. Inhuur: als % van de loonkosten, afwijkingen in relatie tot voorgaand jaar verantwoorden (organisatie als geheel)

*H=Heemstede, L=landelijk

2

Efficiency (flexibiliteit en kosten)

Efficiency betekent een doeltreffende inzet van middelen (personeel en budget) in relatie tot de te realiseren kwaliteit (zie 1). Doeltreffende inzet betekent ook voldoende flexibiliteit om nieuwe opgaven

2. 3.

1

en kwetsbaarheid op te kunnen vangen.

3

Specifieke kennis of specialisten nodig

4

Ontwikkelings mogelijk heden personeel

Belangrijke reden voor ambtelijke samenwerking is ook het borgen en delen van specialistische kennis. Kleine gemeenten hebben een te kleine formatie vaak voor meerdere specialisten. Samenwerking verminderd ook de kwetsbaarheid op specialistische functies. Door ambtelijke samenwerking ontstaan er meer ontwikkelmogelijkheden voor medewerkers.

De inhuurcijfers worden gerapporteerd over de organisatie als geheel1. De reden hiervoor is dat we een relatief kleine organisatie zijn, waardoor vacatureruimte waarvoor ingehuurd kan worden (= vacaturepot; tijdelijke vervanging bij vacature, ziekte etc.) en inhuur ten laste van flexibel budget (specialisme, extra capaciteit en kunde) in een centraal budget staan en niet zijn verdeeld per afdeling. Sommige primaire afdelingen met veel uitvoerende taken (bijvoorbeeld Publiekszaken en IASZ) hebben een eigen inhuurbudget om pieken in productie op te vangen. 4. In welke mate speelt het opvangen van kwetsbaarheid een rol. Dit kan erin gelegen dat er geen achtervang beschikbaar is, dan wel vanwege vereisten aan werkwijzen (bijvoorbeeld accountantsvoorschriften) Aangeven welke projecten stagneren door gebrek aan kennis of interne specialisten of vanwege complexe digitale projecten. Een criterium ook voor nieuwe samenwerkingen.

Medewerkers Tevredenheid Onderzoek (MTO) wordt in Heemstede om de 3 a 4 jaar uitgevoerd. In de huidige opzet worden 6 clusters uitgevraagd (10-20 vragen per thema): mijn werk, interne organisatie en strategie, arbeidsomstandigheden, collega’s, leidinggevenden, personeelsbeleid. Ontwikkelaspecten komen aan de orde bij de clusters mijn werk, leidinggevenden en personeelsbeleid.

4. Beschrijvend: de uitvoering van welke taken is kwetsbaar en waarom

beschrijvend

MTO: Verhouding medewerkers bij de vraag ‘over het algemeen ben ik een zeer tevreden / tevreden / ontevreden / zeer ontevreden medewerker (2016: 21% 70% - 8% - 1%) Gemiddeld cijfer cluster ‘mijn werk‘ (2016: 6,9) Gemiddeld cijfer cluster ‘leidinggevenden’ (2016: 6,6) Gemiddeld cijfer cluster ‘personeelsbeleid’ (2016: 6,2) (organisatie als geheel of vervlochten teams als geheel)

1

De raad heeft op 8-11-2019 een motie aangenomen mbt inhuur externen. Hierin werd gevraagd inzicht te geven in het totale budget zowel voor vast personeel als inhuur op aantal fte en totale loonsom, op jaarbasis en dit inzicht jaarlijks aan het eind van het jaar aan te leveren. In de jaarrekening over 2019 is dit reeds opgenomen.

2

Rapportage in P&C cyclus over samenwerking vervlochten team (Heemstede - Bloemendaal): 1. In de jaarrekening op basis van bovenstaand schema een vaste rapportage over de ambtelijke samenwerking met Bloemendaal toe te voegen aan de paragraaf Bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt dan het volgende opgenomen terugkijkend over drie jaar: o Kwaliteit; rapportage op basis van benoemde criteria burgerpeiling voor gehele ambtelijke organisatie o Efficiency; ▪ loonkosten en formatie per vervlochten team ▪ inhuur; wordt reeds op gerapporteerd in jaarrekening over organisatie als geheel ▪ opvangen kwetsbaarheid per vervlochten team o Medewerkerstevredenheidsonderzoek: ▪ Gemiddeld cijfer ‘mijn werk’, ‘leidinggevenden’, ‘personeelsbeleid’ voor de vervlochten teams als geheel. 2. Een vast ‘kopje’ toe te voegen aan de paragraaf Bedrijfsvoering met overige ‘projectmatige’ ambtelijke samenwerkingsverbanden, belangrijkste of nieuwe ontwikkelingen kunnen hier gemeld worden.

3