Bijlage 1. Concept Evenementenprofiel 2024.pdf

Evenementenprofiel Heemstede 2024 Vegan

LOKAL

E

Verse producten

Foodtruck

o

Bi

AA NB IEDIN

G

GROENTE EN FRUIT

Het Evenementenprofiel in vogelvlucht Een evenementenprofiel voor een gemeente is een overzicht dat doelstellingen en richtlijnen vastlegt voor het organiseren en faciliteren van evenementen binnen de gemeentegrenzen. Het dient als leidraad voor organisatoren om duidelijkheid te bieden over de type evenementen die passen bij de identiteit, waarden en ambities van de gemeente. Het evenementenprofiel is de eerste stap in het verder actualiseren van het evenementenbeleid.

Conclusie Het evenementenprofiel van Heemstede richt zich op kleinschalige en gemoedelijke evenementen met stadsallure, met extra aandacht voor eten en drinken, muziek en toegankelijkheid. Heemsteedse evenementen zijn er voor jong en oud, waarbij iedereen zich welkom en verbonden voelt.

Wat is het karakter van Heemsteedse evenementen?

Welk type evenementen passen bij het karakter van Heemsteedse evenementen?

Hoe kan de gemeente meer evenementen stimuleren bij organisatoren?

We hebben inwoners, evenementorganisatoren en bestaand onderzoek geraadpleegd. Hieruit zijn enkele kernwaarden afgeleid die van toepassing zijn op het karakter van Heemsteedse evenementen:

Inwoners zijn al erg tevreden met het huidige aanbod. Over het algemeen missen zij niets. Wat inwoners echter graag meer zouden willen zien in een toekomstig aanbod zijn: • Muzikale evenementen • Evenementen voor iedereen, jong en oud, met nadruk op toegankelijkheid • Evenementen gericht op eten en drinken

Deze vraag loopt deels vooruit op de vervolgstap om stimuleringsmaatregelen te verkennen. Concrete acties staan in bijlage A.

Het huidige evenementenaanbod moet behouden blijven, met verduurzamingskansen waar mogelijk. De evenementen worden als kwalitatief hoogwaardig beschouwd, en kunnen worden versterkt door extra elementen zoals muziek, toegankelijkheid, en eten en drinken toe te voegen.

Rolverdeling De gemeente faciliteert, deelt kennis, verleent vergunningen en communiceert alleen over evenementen met een maatschappelijk doel. Organisatoren zijn verantwoordelijk voor de volledige organisatie, inclusief vergunningen en veiligheid.

‘Heemstede is een gemoedelijk dorp met de allure van een stad (“Stadse fratsen”). Inwoners zien graag evenementen die passen bij de kleinschaligheid van het dorp. Heemstede kenmerkt zich door veel (historisch) groen, waar inwoners blij en trots op zijn. Daarnaast vinden zij het fijn dat er genoeg aandacht besteed wordt aan verduurzaming.’

Ambitie De gemeente wil kwalitatief hoogwaardige evenementen die passen bij Heemstede, sociale verbinding bevorderen, toegankelijk zijn en veilig worden georganiseerd.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

2

Inhoud 1. Introductie Wat is een evenementenprofiel? Waarom een evenementenprofiel? Leeswijzer 1.1 Maatschappelijke waarde van evenementen 1.2 Bestuurlijke opdracht Scope 1.3 Centrale vragen in het proces

4 4 4 4 5 6 6 6

2. Naar een nieuw evenementenprofiel voor Heemstede 2.1 Deskresearch (fase 1) 2.2 Beleidskaders (fase 2) 2.3 Participatietraject (fase 3) 2.4 Samenvatting

7 8 9 13 14

3. Resultaten participatietraject 3.1 Vragenlijst met inwoners 3.2 Focusgroepsessie 3.3 Samenvatting

15 15 18 19

4. Het nieuwe evenementenprofiel van Heemstede 4.1 Wat is het karakter van Heemsteedse evenementen? 4.2 Welk type evenementen passen bij het karakter van Heemstede? 4.3 Hoe kan de gemeente meer evenementen stimuleren bij organisatoren? 4.4. Conclusie

20 20 20 20 22

5. Terugblik en vervolg

23

Foodtruck

Evenementenprofiel Heemstede 2024

3

1. Introductie In het voorjaar van 2020 bracht de uitbraak van het coronavirus grote veranderingen in het dagelijks leven. Ook in Heemstede werden de effecten van de pandemie duidelijk voelbaar, vooral op het gebied van sociale interactie. Evenementen die normaal gesproken zorgden voor gezelligheid werden geannuleerd of uitgesteld in 2020, 2021 en een deel van 2022. De pandemie liet ons de waarde inzien van evenementen voor het versterken van sociale verbindingen en het bevorderen van saamhorigheid. Kort voor de uitbraak van de coronacrisis had de gemeenteraad het Evenementenbeleid 2020 vastgesteld. Een ongunstige tijd aangezien veel evenementen niet konden plaatsvinden. Het college wil daarom het Evenementenbeleid een nieuwe impuls geven. De eerste stap hierin is het opstellen van een evenementenprofiel voor de gemeente Heemstede.

Wat is een evenementenprofiel? Een evenementenprofiel is een overzicht dat doelstellingen en richtlijnen vastlegt voor het organiseren en faciliteren van evenementen binnen de gemeentegrenzen. Een evenementenprofiel is geen toetsingskader met weigeringsgronden. Het dient enkel als een leidraad voor organisatoren om duidelijkheid te creëren over het type evenementen die passen bij de identiteit, waarden en ambities van de gemeente.

Hierin ontbreekt echter een evenementenprofiel. Een evenementenprofiel toont wat inwoners en de gemeente belangrijk vinden. Daarnaast laat een evenementen­ profiel zien hoe evenementen kunnen bijdragen aan gemeentelijke ambities, bijvoorbeeld het Jeugdakkoord (2024).

Leeswijzer Na dit inleidende hoofdstuk, gaat hoofdstuk 2 dieper in op het proces en de kaders, met een visueel overzicht van de doorlopen stappen. Het hoofdstuk omvat ook een toelichting op het participatietraject. Hoofdstuk 3 toont de resultaten van het participatietraject, waarin inwoners en evenementorganisatoren hun ervaringen hebben gedeeld via interviews en een focusgroep. Hoofdstuk 4 presenteert het nieuwe evenementenprofiel voor Heemstede, ontwikkeld op basis van de bevindingen en kaders uit de voorgaande hoofdstukken. Het document sluit af met een terugblik en vooruitblik voor de volgende stappen in het actualiseren van het evenementenbeleid.

Waarom een evenementenprofiel? Het huidige evenementenbeleid (2020) beschrijft vier doelen: 1. het verschaffen van een duidelijke aanvraagprocedure; 2. het stimuleren van evenementen; 3. bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van Heemstede; 4. het beperken van de mogelijke negatieve aspecten van evenementen.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

4

1.1 Maatschappelijke waarde van evenementen Evenementen dragen op verschillende manieren bij aan de doelstellingen van de gemeente. Ten eerste door het versterken van de sociale verbinding. Evenementen zijn een ontmoetingsplek en zorgen ervoor dat inwoners zich meer verbonden voelen met buren, elkaar en de gemeente. Ten tweede versterken succesvolle evenementen het imago van de gemeente. Evenementen zorgen voor meer waardering voor een woonplaats. Een mooi voorbeeld hiervan is de Winterfair, een jaarlijks evenement in het centrum met vele marktkramen en entertainment voor jong en oud. Na verloop van tijd kunnen evenementen ook tradities worden waar inwoners veel waarde aan toe kennen. Tot slot, zijn evenementen van economische waarde voor Heemstede. Lokale evenementen trekken bezoekers aan, wat de omzet voor lokale ondernemers, zoals horeca en detailhandel, kan verhogen. Bovendien helpen evenementen om Heemstede op de kaart te zetten. Dit draagt bij aan de marketing van de gemeente, doordat meer mensen kennis maken met Heemstede. Kortom, evenementen voorzien in een maatschappelijke behoefte aan beleving en plezier. Inwoners zijn op zoek naar leuke ervaringen, en evenementen voldoen aan deze behoefte.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

5

1.2 Bestuurlijke opdracht Op 10 maart 2020 heeft de gemeenteraad het evenementenbeleid vastgesteld. Sindsdien hebben er diverse veranderingen plaatsgevonden, waaronder de vaststelling van het Handboek Evenementenveiligheid (2024) en de ontwikkeling van de haven tot evenementenlocatie. Begin 2024 is een evaluatie van het huidige evenementenbeleid uitgevoerd. Deze evaluatie bevatte diverse voorstellen die nader uitgewerkt moeten worden. Daarom heeft het college op 19 maart 2024 ingestemd met het actualiseren van het evenementenbeleid.

Evenementenbeleid 2020

Evenementenlocaties

Stimuleren evenementen

Aanvraagprocedure

Spelregels evenementen wet- en regelgeving, voorwaarden

Scope Om het evenementenbeleid te actualiseren is de eerste stap het ontwikkelen van een evenementenprofiel (zie figuur 1). Nadat het profiel is vastgesteld, is de volgende stap het herzien van de evenementenlocaties, waaronder het inventariseren van beschikbare voorzieningen. De laatste stap is het opzetten van nieuwe stimulerings­ maatregelen. Een evenementenprofiel is de basis. Het biedt richtlijnen om evenementenlocaties te herzien en de stimuleringsmaatregelen op te stellen. Dit alles vormt het nieuwe evenementenbeleid, die nog ter besluitvorming wordt voorgelegd.

Handboek evenementenveiligheid (2024)

Evenementenbeleid 2024

1.3 Centrale vragen in het proces Om tot een evenementenprofiel te komen staan twee vragen centraal: 1. Wat is het karakter van Heemsteedse evenementen? 2. Welk type evenementen passen bij het karakter van Heemsteedse evenementen?

Aanvraagprocedure

Spelregels evenementen wet- en regelgeving, voorwaarden

Omdat de vervolgstap is om stimuleringsmaatregelen te onderzoeken, hebben we in het traject alvast rekening gehouden met de volgende vraag.

Stimuleren evenementen

Evenementenprofiel (nieuw)

3. Hoe kan de gemeente meer evenementen stimuleren bij organisatoren? Deze vragen vormen de leidraad van het document.

Evenementenlocaties

Figuur 1 schematische weergave actualiseren evenementenbeleid.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

6

2. Naar een nieuw evenementenprofiel voor Heemstede Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van de drie fases die we hebben doorlopen om tot een evenementenprofiel van Heemstede te komen. De verschillende fases zijn als volgt: 1. 2. 3.

Deskresearch uitvoeren Beleidskaders verkennen Participatietraject opzetten

Het deskresearch en de beleidskaders geven input voor het participatie­ traject. Het participatietraject bestaat uit een enquête voor inwoners, een enquête voor organisatoren en een focusgroepsessie met organisatoren. Al deze informatie geeft ons inzicht in wat het karakter is van Heemsteedse evenementen, welke type evenementen hierbij passen en hoe de gemeente evenementen kan stimuleren. Onderstaande tijdlijn visualiseert het volledige traject:

APRIL 2024

Deskresearch: inlezen beleidsstukken die van toepassing zijn voor het profiel en voorgaande onderzoeken voor het 2020 evenementenbeleid

MAART 2024

2024

Opstellen plan van aanpak

Maart

April

Mei

17 JULI 2024 TOT 22 JULI 2024

Interne presentaties om inhoud te toetsen aan gemeentelijke doelen.

26 JUNI, 3 JULI EN 11 JULI 2024

Vragenlijst uitgezet en interviews uitgevraagd

Juni

Juli

OKTOBER 2024

Definitief evenementenprofiel

September

APRIL 2024

30 MEI 2024

9 JULI 2024

SEPTEMBER 2024

Opstellen kaders voor het participatietraject op basis van deskresearch

Vragen uitgezet bij de sociale coalitie Heemstede

Focusgroepsessie met evenementenorganisatoren

concept versie besproken in commissie middelen

Oktober

Evenementenprofiel Heemstede 2024

7

2.1 Deskresearch (fase 1) Deskresearch is een methode waarbij we bestaande informatie en gegevens verzamelen en analyseren. In de context van evenementenbeleid helpt deskresearch ons om inzichten te verkrijgen uit de ervaringen en strategieën van andere gemeenten, evenals om trends en ontwikkelingen in de evenementenbranche te identificeren.

en doel hebben waar ze naartoe willen werken. Met een profiel geven deze gemeenten duidelijke richtlijnen, die dienen als houvast voor organisatoren. Daarnaast kan een profiel helpen bij het opzetten van stimuleringsmaatregelen, omdat er een duidelijk doel is. Dit is een kracht ten opzichte van andere stukken omdat deze gemeenten met een profiel een sterke basis voor zichzelf neerzetten. In Heemstede ontbreekt momenteel deze basis.

Verkenning bij andere gemeentes

Trends en ontwikkelingen

Opvallend is dat sommige gemeenten eerst een karakterschets of pijlers opstellen op basis van hun inwonerdemografie en gemeentelijke karaktereigenschappen. Gemeenten zoals Hoogeveen, Amersfoort en Eindhoven hebben dit duidelijk in hun evenementenbeleid opgenomen. • Hoogeveen: deze gemeente wil graag de kindvriendelijkste gemeente worden. Hiervoor hebben ze een plan gemaakt genaamd "Jong Hoogeveen". Een vernieuwende aanpak om een betere toekomst voor kinderen in de gemeente te creëren. Ze willen ook dat evenementen bijdragen aan dit doel. • Amersfoort: in hun meerjarenbeleid stelt Amersfoort vast dat ze culturele, sportieve en maatschappelijke publieksevenementen willen gebruiken om de stad aantrekkelijker, levendiger en moderner te maken. • Eindhoven: Eindhoven heeft een citymarketingonderzoek uitgevoerd, waaruit verschillende belangrijke pijlers naar voren kwamen waarmee Eindhoven zich identificeert: technologie, design en kennis. In hun evenementenvisie staat dat evenementen in Eindhoven op de een of andere manier moeten aansluiten op een van deze pijlers. Het grootste verschil tussen citymarketing en een evenementenprofiel is dat citymarketing tot doel heeft om bezoekers aan te trekken. Het evenementenprofiel dient daarentegen meer als inspiratie voor organisatoren.

Sinds het vaststellen van het Evenementenbeleid 2020 zijn er weinig nieuwe trends en ontwikkelingen ontstaan voor evenementen. De gemeente dient wel rekening te houden met het volgende:

Wat deze drie gemeenten gemeen hebben, is dat ze allemaal een duidelijk profiel

Citymarketing en ­branding Citymarketing is een strategische aanpak die gemeenten gebruiken om zichzelf te promoten en te positioneren op een manier die hun aantrekkelijkheid en concurrentiepositie verhoogt. Dit omvat diverse activiteiten en campagnes gericht op verschillende doelgroepen, zoals toeristen, nieuwe bewoners, bedrijven en investeerders. Citymarketing speelt een rol bij het organiseren en promoten van evenementen die een gemeente op de kaart zetten. Gemeente Eindhoven zet citymarketing in om evenementen te ondersteunen die passen bij het karakter van Eindhoven. Een citymarketing onderzoek kan een gemeente helpen bij beter begrijpen wat een plek uniek maakt. Citybranding verschilt van citymarketing. Anders dan citymarketing waarbij een plek bepaalde doelgroepen probeert vast te houden, neemt citybranding het merk van een stad als uitgangspunt. Dat “merk” verschilt tussen gemeenten. Sommige gemeenten kijken vooral naar het imago wat ze al hebben of leggen juist een nieuwe identiteit vast om naartoe te werken. Met een evenementenprofiel leggen we de identiteit van Heemsteedse evenementen vast.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

8

Inclusiviteit en diversiteit Organisatoren besteden steeds meer aandacht aan het toegankelijk en inclusief maken van evenementen voor diverse bevolkingsgroepen, waaronder mensen met een beperking. Naast het verbeteren van de toegankelijkheid, organiseren zij ook evenementen die bewustwording over het leven met een beperking vergroten. In 2023 organiseerde de werkgroep Toegankelijkheid in Heemstede bijvoorbeeld een obstakelrun. Tijdens dit evenement leggen deelnemers een parcours af alsof zij een beperking hebben. Bezoekers reageerden zeer positief op het evenement, dat nu een vaste plek heeft op de evenementenkalender. Daarnaast zijn er verschillende activiteiten in Heemstede gericht op de LHBTIQA+ gemeenschap, zoals de maandelijkse regenboogborrel en roze filmavond. Inclusie en diversiteit is belangrijk zodat iedereen zich thuis en welkom voelt in de gemeente. Ontmoetingsevenementen Organisaties zetten evenementen steeds vaker in om de saamhorigheid te versterken. Bijvoorbeeld door middel van vrijwilligerswerk, lokale samenwerkingen en activiteiten die de sociale cohesie bevorderen. Hierdoor ontstonden meer initiatieven naar aanleiding van corona en de al eerder groeiende individualisering van de samenleving, waardoor er meer eenzaamheid ontstond binnen gemeentes.

In Heemstede organiseert de stichting IK ZIE JE WEL elk jaar de vrijheidslunch waarbij ontmoeting en verbinding tussen inwoners centraal staat. Andere voorbeelden zijn de open lucht bioscoop georganiseerd door de Rotary Club en het festival ‘BeleefHeemstede 1909’. Duurzaamheid Duurzaamheid is al een lange tijd een belangrijk aspect bij het organiseren van evenementen. Tegenwoordig is er ook veel samenwerking tussen festivalorgani­ saties en de Nederlandse overheid. Alle partijen werken samen om festivals duurzamer en meer circulair te maken. Nieuwe ontwikkelingen hierin zijn organisaties zoals NEXTSTAGE die samenwerken met overheden om cursussen

te geven in het opzetten van een circulair evenement. Om afval na evenementen te verminderen heeft de gemeente Heemstede bijvoorbeeld een eigen voorraad herbruikbare bekers. Organisatoren kunnen deze tegen een vergoeding huren.

2.2 Beleidskaders (fase 2) Naast deskresearch is het belangrijk om bestaand beleid te verkennen, omdat het evenementenprofiel deel uitmaakt van de bredere beleidscontext van Heemstede. Deze verkenning helpt niet alleen de wet­ en regelgeving, zoals het vergunnings­ aanvraagproces van evenementen, in kaart te brengen, maar ook om ongeschreven kaders te begrijpen die invloed kunnen hebben.

De kernwaarden van Heemstede Wat maakt Heemstede, Heemstede? De gemeente heeft deze vraag al eerder verkend in verschillende trajecten. • Op 17 juni 2019 heeft de gemeente een vooronderzoek naar citybranding uitgevoerd. De conclusie was dat een citybranding profiel voor Heemstede niet nodig is vanwege de kleinschaligheid van de gemeente. • Op 20 november 2019 heeft de gemeente een werkatelier georganiseerd voor de eerste fase van de Omgevingsvisie. Hier verkenden ambtenaren van de gemeente samen met een aantal inwoners de kernwaarden van Heemste­ de. Het werkatelier heeft de resultaten gebundeld in vijf overkoepelende thema’s. De omgevingsvisie op hoofdlijnen, met het profiel van Heemstede, wordt aan de raad voorgelegd in september 2024. 1. Karakter van het dorp • Gemoedelijk • Harmonieus • Levendig • Stadsallure

Evenementenprofiel Heemstede 2024

9

2. Groen en openbare ruimte • Veel (historisch) groen • Waardevolle openbare buitenruimte en gebouwen 3. Woonomgeving • Veel dure woningen • Ruim opgezet • Veilig voor iedereen 4. Duurzaamheid • Aandacht voor duurzaamheid in de breedste zin. Inwoners vinden het belangrijk om een leefbare omgeving te behouden door bijvoorbeeld afval te verminderen, meer groen en eigen energieopwekking te bevorderen (met bijvoorbeeld zonnepanelen).

Vegan

5. Voorzieningen en bereikbaarheid • Kwalitatief goede voorzieningen • Ruim aanwezige voorzieningen • Uitstekende bereikbaarheid • Veel doorgaand verkeer Uit bovenstaande thema’s komen aspecten naar voren die ook van toepassing zijn op evenementen binnen de gemeente, namelijk: een gemoedelijk dorp met stadsallure, veel groen en aandacht voor duurzaamheid. Ondanks dat deze trajecten een aantal jaar geleden hebben plaatsgevonden zijn de resultaten nog steeds relevant en toepasbaar op de huidige situatie. De kernwaarden van Heemstede zijn in hoofdlijnen niet veranderd.

LOKAL

E

Verse producten

Evenementenprofiel Heemstede 2024

10

De Omgevingsvisie en Heemsteedse evenementen In de tweede fase van de Omgevingsvisie heeft de gemeente op 3 oktober 2023 een vragenlijst uitgezet onder inwoners. Een van de thema’s was “Ruimte voor recreatie en toerisme”. De vraag "Bieden we meer ruimte voor evenementen?" toont dat inwoners neutraal staan tegenover meer ruimte voor evenementen. Veel deel­ nemers geven aan dat evenementen kleinschalig moeten blijven (zie figuur 2).

Meer ruimte voor recreatie en toerisme?

Verbeteren wandel­, fiets en vaarroutes rondom Heemsteedse hoogtepunten, uitbreiden overnachtingsmogelijkheden en meer ruimte voor kleinschalige evenementen Willen we recreatieve routes koppelen aan onze parels?

Beperkte rol recreatie en toerisme

Bieden we meer ruimte voor onze evenementen?

Figuur 2 Visualisatie resultaat "Meer ruimte voor recreatie en toerisme".

Evenementenprofiel Heemstede 2024

11

Straatinterviews evenementenbeleid 2020 Voor het Evenementenbeleid 2020 heeft de gemeente 23 straatinterviews gehouden met inwoners van Heemstede. Hierbij hebben we inwoners gevraagd naar hun mening over het toenmalige evenementenaanbod, welke soorten evenementen volgens hen bij Heemstede passen, en of ze een evenementweek zouden willen. Hieruit kwamen de volgende inzichten naar voren: • Inwoners beschouwen het huidige evenementenaanbod als goed; ze vinden het leuk en divers. • Ze vinden dat sfeervolle evenementen, markten, kunst­ en cultuuractiviteiten, en muzikale evenementen goed passen bij Heemstede. • Ze vinden dat de grootte van evenementen moet passen bij de kleinschalig­ heid van Heemstede. • De meeste deelnemers geven aan niet geïnteresseerd te zijn in een evenementweek. Deze informatie is waardevol. Het toont wat inwoners goed vinden aan de Heemsteedse evenementen: de sfeer, kleinschaligheid en diversiteit van aanbod. Echter geven deze interviews geen informatie over het type evenementen wat inwoners graag in Heemstede willen zien.

Het evenementenveiligheidshandboek Het college heeft in 2024 het Handboek Evenementenveiligheid vastgesteld, dat zich specifiek richt op de wettelijke vereisten, procedures en voorwaarden die van toepassing zijn op het organiseren van evenementen. Het handboek is gebaseerd op het regionaal evenementenveiligheidsbeleid van de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK). Het regionale evenementenveiligheidsbeleid dient als basis voor het lokale beleid. Het evenementenveiligheidshandboek bespreekt de volgende onderwerpen: • definitie van een evenement; • wanneer een vergunningsaanvraag nodig is of een melding;

• benodigde documenten; • termijnen voor meldingen en aanvragen; • vergunningsvoorwaarden; • verantwoordelijkheden van organisatoren en gemeente. Evenementenveiligheid is een vereiste waar organisatoren zich aan moeten houden. Daarom moeten organisatoren een aantal stappen doorlopen, zoals het opstellen van een risicoanalyse en een calamiteitenplan.

Waar verder rekening mee moet worden gehouden Belangrijk is ook de communicatie van de gemeente via de website. De gemeente kan processen eenvoudiger maken met duidelijke uitleg en voorbeelden. Daarnaast lijkt het evenementenbudget vaak ontoereikend, wat stimuleringsmogelijkheden beperkt. De gemeente biedt echter wel hulp bij het aanvragen van vergunningen en denkt mee over de uitvoering. Hoewel de gemeente geen evenementen kan weigeren als ze aan de gestelde voorwaarden voldoen, biedt een evenementenprofiel meer mogelijkheden voor sturing. Sociale coalitie Sinds begin 2022 werkt de gemeente Heemstede samen met de ‘Sociale Coalitie’. Dit is een netwerk van meer dan 40 partners vanuit onder meer zorg, welzijn, woningcorporaties, ondernemersverenigingen, kerken en de klankbordgroep Wmo. In een van de bijeenkomsten heeft de Sociale Coalitie gesproken over het evenementenbeleid. De Sociale Coalitie vindt het belangrijk dat iedereen welkom is, iedereen mee mag doen en verschillende doelgroepen elkaar kunnen ontmoeten tijdens evenementen, van jong tot oud, met en zonder beperking. Daarnaast geven zij aan dat jongeren meer aandacht verdienen bij het organiseren van evenementen. Het betrekken van jongeren bij activiteiten is ook een belangrijke pijler uit het Jeugdakkoord 2024. Daarnaast zet WIJ Heemstede zich ook in voor deze ambitie samen met Jongerenwerk.

Dit onderdeel nemen we mee in hoofdstuk 3 (de resultaten van het participatietraject).

Evenementenprofiel Heemstede 2024

12

2.3 Participatietraject (fase 3) Het opzetten van een karakterschets is de eerste stap in het opstellen van een evenementenprofiel. Het is belangrijk om te weten wat Heemstede ‘Heemsteeds’ maakt. Zoals eerder beschreven geven eerdere participatietrajecten al veel informatie over het karakter. Hierdoor is het niet nodig om deze informatie nogmaals op te halen bij inwoners. In de inwonersparticipatie ligt de focus op nieuwe vragen, zoals wat men mist in het huidige evenementenaanbod. Daarnaast ontbreekt er ook informatie over hoe de gemeente evenement­ organisatoren beter kan ondersteunen en hoe zij het evenementenaanbod ervaren. Het participatietraject met organisatoren dient hier antwoord op te geven.

Vragenlijsten en semigestructureerde interviews met inwoners De gemeente heeft in het participatietraject voor het Evenementenbeleid 2020 inwoners niet gevraagd naar het type evenementen dat hen trekt en wat voor aanbod zij willen. De focus in de vragenlijsten ligt daarom op deze onderwerpen. In totaal hebben 78 inwoners deelgenomen. De vragenlijsten zijn op verschillende momenten fysiek afgenomen binnen Heemstede, wat ruimte gaf om dieper in te gaan op antwoorden. De vragenlijsten zijn daarmee semigestructureerde interviews. De vragenlijsten behandelen de volgende onderwerpen: • Het huidige evenementenaanbod: hoe ervaren inwoners het huidige aanbod? • Ontbrekende evenementen: welke type evenementen missen inwoners en wat zouden zij graag in het aanbod willen zien?

Deze vragenlijst is gericht aan organisatoren die sinds 2020 een evenementen­ vergunning hebben aangevraagd. De vragenlijst richt zich op de volgende drie hoofdlijnen: de ervaringen van organisatoren met de informatievoorziening van de gemeente, hun mening over het huidige evenementenaanbod en de duurzaamheid van het evenement. Ook hebben we deze groep organisatoren uitgenodigd voor een focusgroepsessie. Tijdens de focusgroepsessie zijn we met 9 organisatoren, op basis van de vragenlijst en de aanbevelingen uit de evaluatie, dieper ingegaan op: • De informatievoorziening van de gemeente • Ambities vanuit de evenementorganisatoren • Doelgroepen (het betrekken van jongeren en toegankelijkheid voor mensen met een beperking) Deze focusgroepsessie levert niet alleen waardevolle informatie voor de twee centrale vragen (paragraaf 1.3), maar ook voor de volgende stap: het verkennen van stimuleringsmaatregelen. Aangezien we al in gesprek waren met de organisatoren, hebben we deze inzichten direct meegenomen.

Koffie en gebak

Vragenlijst en focusgroepsessie voor evenementorganisatoren Om meer input te krijgen over het evenementenaanbod en hoe we als gemeente organisatoren beter kunnen ondersteunen, hebben we een vragenlijst verstuurd.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

13

2.4 Samenvatting Dit hoofdstuk geeft de bouwstenen weer voor het evenementenprofiel. Inspirerende beleidsstukken van andere gemeenten tonen dat een profiel en duidelijke doelen essentieel zijn. Deze inzichten, samen met de beleidskaders, vormen de basis voor het participatietraject. Figuur 3 toont een schematische weergave van de bouwstenen en hoe deze informatie geven voor de centrale vragen.

Enquête inwoners

Wat is het karakter van Heemsteedse evenementen?

Enquête organisatoren

Welk type evenementen passen bij het karakter van Heemsteedse evenementen?

Focusgroepsessie

Hoe kan de gemeente meer evenementen stimuleren bij organisatoren?

Beleidskaders

Participatietraject

Deskresearch

Figuur 3 Schematische weergave van de bouwstenen en hoe deze de centrale vragen beantwoorden.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

14

3. Resultaten participatietraject Dit hoofdstuk bestaat uit twee delen. Paragraaf 3.1 gaat dieper in op het algemene sentiment uit de vragenlijst met inwoners. Het tweede deel (paragraaf 3.2) beschrijft de resultaten uit de focusgroepsessie met evenementorganisatoren. Beide onderdelen zijn opgesplitst in uitdagingen en kansen. Een volledig rapport met de resultaten is terug te vinden in de bijlage.

3.1 Vragenlijst met inwoners Op basis van eerder onderzoek is er al veel bekend over het karakter van Heemsteedse evenementen, zoals genoemd in paragraaf 2.1 en 2.2. De vragenlijst richt zich daarom op het type evenementen wat inwoners graag in Heemstede willen zien. We hebben de vragenlijst 78 keer afgenomen bij verschillende leeftijdsgroepen.

Het huidige evenementenaanbod 48,1% van de deelnemers geeft aan dat het huidige evenementenaanbod erg compleet is. De meeste deelnemers gaan af en toe (35,4%) naar evenementen in Heemstede. Deelnemers zijn ook tevreden over de kwaliteit van het huidige aanbod. De grootste groep (36,7%) beoordeelt evenementen in Heemstede met een 4 op 5. Kansen Deelnemers ervaren het huidige evenementenaanbod als prettig en kwalitatief hoogwaardig. Ze geven aan dat er nauwelijks iets mist. Daarom ligt een van de kansen in het behouden en zelfs verbeteren van de kwaliteit van de evenementen.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

15

Ontbrekende evenementen Het belangrijkste onderdeel van de vragenlijst betreft wat er nog ontbreekt in het huidige aanbod en wat inwoners graag in de toekomst zouden willen zien. Uit de cirkeldiagram in figuur 4 blijkt dat bijna de helft van de deelnemers vindt dat er precies genoeg evenementen zijn in Heemstede. 24,1% wil meer evenementen. Hoewel een groot aantal extra evenementen niet nodig is, waarderen inwoners wel extra toevoegingen.

0% Veel te weinig

evenementen

20% Geen

24%

mening

Te weinig

evenementen

8% Meer dan genoeg evenementen

Vindt u dat er genoeg evenementen worden georganiseerd per jaar?

48% Precies genoeg evenementen

Figuur 4 Cirkeldiagram van de respondenten over de mate waarin zij vinden dat er voldoende evenementen in Heemstede worden georganiseerd.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

16

Wat voor soort evenementen mist u in het huidige evenementenaanbod van Heemstede?

Hoewel het aantal evenementen goed is, blijkt er vooral behoefte aan meer muzikale evenementen, zoals bandjes. Dit noemen respondenten maar liefst 37 keer (Figuur 5). Verder geven zij aan dat er geen specifiek type evenement ontbreekt, wat zij 23 keer vermelden. Respondenten zien graag wel dat organisatoren het huidige aanbod uitbreiden met elementen zoals eten en drinken. Organisatoren moeten wel rekening houden met het regelen van een ontheffing wanneer zij alcohol willen schenken. Ten slotte vragen respondenten om meer evenementen voor kinderen. Vooral grootouders zouden meer evenementen willen zien voor hun kleinkinderen omdat ze vinden dat organisaties al genoeg evenementen en activiteiten voor hen organiseren, via bijvoorbeeld WijHeemstede.

Muzikale evenementen Mist niets Evenementen voor kinderen Culturele evenementen Eten en drinken Markten Ontmoetingsevenementen Sportevenementen Weet niet wat het aanbod is Evenementen voor 25-40 jarige Vuurwerk Evenementen voor ouderen Kermis Gemeentelijke evenementen

0

10

20

30

Figuur 5 Staafdiagram met een verdeling van wat inwoners missen in het huidige evenementenaanbod.

40

Ook was er ruimte om dieper in te gaan op bepaalde vragen. Veel respondenten benadrukten het belang van de grootte van een evenement en de manier waarop er wordt gecommuniceerd naar inwoners. Respondenten geven aan dat de gemeente rekening moet houden met de agenda van Haarlem. Het is belangrijk dat Heemsteedse evenementen niet concurreren met evenementen daar of met evenementen aan het strand in Zandvoort en Bloemendaal. Door de omvang van Haarlemse evenementen ervaren bezoekers de sfeer anders dan Heemsteedse evenementen. Haarlem Culinair zal bijvoorbeeld niet hetzelfde zijn als wanneer het in Heemstede wordt georganiseerd. Het advies is dan ook om geen stadse evenementen in het dorp te organiseren, maar uit te gaan van de eigen kracht. De lokale krant, De Heemsteder, blijkt de voornaamste bron van communicatie over dit aanbod te zijn. Desondanks geven respondenten aan dat ze niet weten wat het evenementenaanbod is.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

17

3.2 Focusgroepsessie De gemeente heeft in het participatietraject voor het Evenementenbeleid 2020 organisatoren niet gevraagd hoe zij evenementorganisatoren beter kan ondersteunen wat zij vinden van de thema’s uit de vragenlijsten met inwoners. Daarom hebben we dit verder onderzocht in de vragenlijst en tijdens de focusgroepsessie. In bijlage A is het volledige verslag opgenomen van de focusgroepsessie met mogelijke acties. In deze paragraaf geven we een samenvatting van de thema’s en uitdagingen.

De informatievoorziening van de gemeente Binnen dit thema hebben we gesproken over hoe organisatoren de informatievoorziening van de gemeentelijke website ervaren, met name het aanvraagproces voor evenementenvergunningen. Organisatoren ervaren dit als ontoegankelijk en onduidelijk. Voor kleine evenementen vinden zij het huidige proces te complex. Kansen hierbij zijn het gebruiksvriendelijker maken van de evenementen pagina van de gemeentelijke website, bijvoorbeeld door duidelijkere taal en voorbeelden te geven.

Ambities Binnen dit thema hebben we gekeken naar wat de organisatoren graag willen bereiken en wat zij hierin van de gemeente verwachten. De organisatoren willen dat de gemeente een meer proactieve rol aanneemt en een duidelijke visie ontwikkelt. Er is behoefte aan meer middelen, financiële steun, geschikte locaties en transparantie over subsidiemogelijkheden. Een kans is met name om de samenwerkingen tussen organisatoren te verbeteren. Bijvoorbeeld door aan te sluiten bij een netwerkbijeenkomst voor organisatoren.

Doelgroepen en jongerenbetrokkenheid Binnen dit thema hebben we gesproken over de resultaten vanuit de Sociale Coalitie (betrekken van jongeren bij evenementen). Ook vinden respondenten

jongerenbetrokkenheid belangrijk. Het betrekken van jongeren (13­18) blijft lastig voor organisatoren omdat deze doelgroep moeilijk te bereiken en te activeren is.

Toegankelijkheid We hebben met organisatoren gesproken over hoe toegankelijk hun evenementen zijn voor mensen met een beperking, en waar eventuele verbetermogelijkheden zitten. Organisatoren ervaren vooral problemen door gebrek aan tijd, kennis en middelen om evenementen toegankelijk te maken. Samenwerking met initiatieven die al aandacht besteden aan toegankelijkheid, zoals de Werkgroep Toegankelijkheid kunnen hierbij helpen.

Communicatie Binnen dit thema hebben we met organisatoren gesproken over de communicatie van evenementen naar inwoners en over de rol van zowel de gemeente als de organisatoren daarin. De huidige communicatie vanuit de gemeente over evenementen wordt door organisatoren als ontoereikend ervaren. Organisatoren blijven zelf verantwoordelijk voor het promoten van hun evenement. Ze kunnen echter wel een platform zoals Beleef Heemstede gebruiken als centraal punt voor de promotie.

Beleef Heemstede www.beleefheemstede.nl is een digitale uitagenda voor Heemstede, waar activiteiten en evenementen worden gepromoot. Het is een samenwerking van organisaties en inwoners van Heemstede, waar informatie staat over organisaties in de gemeente en hun activiteiten. Daarnaast organiseert Beleef Heemstede netwerkbijeenkomsten waarbij inwoners, evenementen­ organisatoren en betrokken partners ideeën kunnen uitwisselen over activiteiten, evenementen en uitjes.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

18

3.3 Samenvatting Dit hoofdstuk laat de resultaten vanuit het participatietraject zien. We hebben informatie opgehaald bij zowel inwoners als bij organisatoren. De resultaten laten zien dat inwoners tevreden zijn met het huidige aanbod. De kansen liggen met name op het versterken van muzikale elementen bij evenementen en het verbeteren van de inclusiviteit (evenementen voor iedereen, jong en oud). Ook waarderen inwoners evenementen met eten en drinken. De grootste kansen voor organisatoren liggen in het verbeteren van de communicatie vanuit de gemeente op de website. Dit kan de drempel verlagen om evenementen te organiseren en de kwaliteit verder verbeteren. Een andere kans is het samenbrengen van organisatoren om samenwerking te bevorderen op bijvoorbeeld het thema eten en drinken.

Evenementenprofiel Heemstede 2024

19

4. Het nieuwe evenementenprofiel van Heemstede Aan het begin hebben wij twee centrale vragen gesteld om tot een nieuw evenementenprofiel te komen: 1. 2.

Wat is het karakter van Heemsteedse evenementen? Welk type evenementen passen bij het karakter van Heemsteedse evenementen?

Daarnaast hebben we ook gekeken naar de volgende vraag: 3.

Hoe kan de gemeente meer evenementen stimuleren bij organisatoren?

In dit hoofdstuk beantwoorden we deze vragen op basis van de informatie uit de deskresearch, de beleidskaders en het participatietraject.

4.1 Wat is het karakter van Heemsteedse evenementen? Om deze centrale vraag te beantwoorden zijn de resultaten uit de Omgevingsvisie, het citybranding­onderzoek en de inwoners enquête gebruikt. Deze verkenning laat enkele kernwaarden zien die ook van toepassing zijn op het karakter van Heemsteedse evenementen. ‘Heemstede is een gemoedelijk dorp met de allure van een stad (“Stadse fratsen”). Inwoners zien graag evenementen die passen bij de kleinschaligheid van het dorp. Heemstede kenmerkt zich door veel (historisch) groen, waar inwoners blij en trots op zijn. Daarnaast vinden zij het fijn dat er genoeg aandacht besteed wordt aan verduurzaming.’

4.2 Welk type evenementen passen bij het karakter van Heemstede? Deelnemers uit het onderzoek zijn al erg tevreden met het huidige aanbod. Over het algemeen missen zij niets. Wat inwoners echter graag meer zouden willen zien in een toekomstig aanbod zijn: • muzikale evenementen; • evenementen voor iedereen, jong en oud, met nadruk op toegankelijkheid; • evenementen gericht op eten en drinken. De hoofdlijn is dat het huidige evenementenaanbod behouden moet blijven, met kansen voor verduurzaming waar mogelijk. Huidige evenementen worden als kwalitatief hoogwaardig ervaren, en om dit te behouden kunnen organisatoren extra elementen toevoegen die te maken hebben met muziek, toegankelijkheid en eten en drinken. Bijvoorbeeld door toevoeging van eet­ en drinkelementen aan het huidige aanbod.

4.3 Hoe kan de gemeente meer evenementen stimuleren bij organisatoren? Een van de doelen uit het evenementenbeleid van 2020 was het stimuleren van evenementen. De resultaten van het participatietraject tonen aan dat inwoners het huidige aanbod en de kwaliteit van evenementen goed vinden en niet veel missen. Daarom heeft de gemeente de ambitie aangepast. De gemeente wil evenementen stimuleren die passen bij het profiel van Heemstede. Dit betekent kwalitatief hoogwaardige evenementen die de sociale verbinding vergroten en toegankelijkheid bevorderen. Om een evenement toegankelijker te maken kunnen organisatoren bijvoorbeeld rustruimtes introduceren, toegankelijke informatie voor mensen met een beperking bieden,

Evenementenprofiel Heemstede 2024

20

of activiteiten zoals een ‘silent disco’ voor jonge kinderen toevoegen. Daarnaast worden Heemsteedse evenementen veilig georganiseerd, met aandacht voor de omgeving. Belangrijk is een duidelijke rolverdeling om verwachtingen te managen. Daarnaast is de gemeente terughoudend in het stimuleren van evenementen waar alcohol wordt geschonken in het kader van volksgezondheid. Hieronder gaan we in op de rolverdeling en acties.

evenementenorganisatoren om hen vanaf het begin te betrekken en relevante inzichten te verkrijgen. Dit helpt ons om gerichter te werken aan maatregelen die aansluiten bij hun behoeften en verwachtingen. In bijlage A is het volledige verslag opgenomen van de focusgroepsessie en mogelijke acties. Deze acties richten zich vooral op de informatievoorziening en communicatie naar inwoners, evenals het combineren van onze ambitie (muziek, toegankelijkheid en eten en drinken) met het huidige evenementenaanbod.

Rolverdeling De rolverdeling maakt duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is. Op basis van resultaten uit de focusgroepsessie, processen in het evenementenveiligheids­ handboek en communicatierichtlijnen van de gemeente volgt de verdeling: • Gemeente: biedt praktische faciliteiten. Dit omvat bijvoorbeeld het tegen vergoeding beschikbaar stellen van recyclebare bekers en hekken voor het veilig afzetten van evenemententerreinen. Daarnaast verzorgt de gemeente kennisdeling en verlenen, (evenementen)vergunningen en denkt mee over praktische zaken. De gemeente neemt alleen een rol in de communicatie en promotie van een evenement wanneer er een directe link is naar de gemeente of maatschappelijk doel. Hierbij moeten organisatoren de gewenste communicatie aanleveren. • Evenementenorganisatoren: de organisator is verantwoordelijk voor alle aspecten van de organisatie van een evenement (waaronder de aanvraag van de vergunning, de financiering, veiligheid, communicatie en eventuele schoonmaak).

Vooruitblik van stimuleringsmaatregelen Met de vraag: “Hoe kunnen we evenementen stimuleren bij organisatoren” lopen we deels vooruit op de vervolgstap om stimuleringsmaatregelen in kaart te brengen. We hebben deze vraag alvast meegenomen in onze gesprekken met de

Evenementenprofiel Heemstede 2024

21

4.4. Conclusie De beantwoording van twee centrale vragen leiden tot een evenementenprofiel. Het evenementenprofiel biedt inspiratie en houvast voor organisatoren, waardoor zij evenementen kunnen creëren die niet alleen leuk en aantrekkelijk zijn, maar ook een positieve bijdrage leveren aan de gemeente en de ambities. Het profiel van Heemstede toont aan welke kernwaarden inwoners belangrijk vinden en daar hoort het volgende profiel bij:

Evenementenprofiel Heemstede Het evenementenprofiel van Heemstede richt zich op kleinschalige en gemoedelijke evenementen met stadsallure, met extra aandacht voor eten en drinken, muziek en toegankelijkheid. Heemsteedse evenementen zijn er voor jong en oud, waarbij iedereen zich welkom en verbonden voelt. Foodtruck

o

Bi

AA NB IEDIN G

GROENTE EN FRUIT

Evenementenprofiel Heemstede 2024

22

5. Terugblik en vervolg Een nieuw evenementenprofiel is opgesteld op basis van deskresearch, eerdere onderzoeken en een participatietraject. We zijn als gemeente trots dat de Heemsteedse inwoners zeer tevreden zijn met het huidige aanbod en de kwaliteit ervan. Over het algemeen missen zij geen nieuwe evenementen, maar ze zien wel graag dat organisatoren het huidige aanbod uitbreiden met elementen zoals eten en drinken, muziek en toegankelijkheid. Ze vinden het belangrijk dat Heemsteedse evenementen voor iedereen zijn, van jong tot oud. Samen met organisatoren werken we verder uit hoe zij deze elementen verder kunnen toevoegen of versterken in hun evenementen. Dit profiel geldt voor de komende vier jaar en dient als inspiratie en leidraad voor zowel organisatoren als de gemeente. De volgende stappen in het actualiseren van het evenementenbeleid omvatten het herzien van de evenementenlocaties en waar mogelijk verduurzamen, door bijvoorbeeld te elektrificeren. De ruimte in Heemstede is echter beperkt, waardoor het vinden van geschikte locaties voor evenementen lastig is. Daarnaast vergt het aanleggen van voorzieningen zoals water een aanzienlijke investering. Verder ontwikkelen we stimuleringsmaatregelen om organisatoren te ondersteunen en te motiveren bij het organiseren van evenementen die aansluiten bij het profiel.

Hierbij gebruiken we de input uit de focusgroepsessie (bijlage A).

meldingen van buurtfeesten waren, wat kan wijzen op verzadiging of onbekendheid met de mogelijkheden. Vervolgonderzoek is nodig om dit te verkennen. Een actie kan zijn om de communicatie over dit budget te verbeteren. • Vereenvoudigen van het aanvraagproces voor kleine en terugkerende evenementen: Organisatoren geven aan dat er een versimpeling nodig is van het aanvraagproces voor kleine, terugkerende evenementen. Dit helpt ook andere organisatoren die een klein evenement willen organiseren. Een oplossingsrichting kan bijvoorbeeld zijn om terugkerende evenementen, die niet inhoudelijk wijzigen, enkel een melding te laten doen in plaats van het doorlopen van het vergunningsproces. Een kanttekening hierbij is dat evenementen moeten voldoen aan veel veiligheidsvereisten daarom moet de mogelijkheid hiervan verder verkend worden. Deze aanbevelingen kunnen een waardevolle toevoeging zijn aan het evenementenbeleid, en bieden de mogelijkheid om onze evenementen meer in lijn te brengen met de wensen en behoeften van onze inwoners en organisatoren.

Aanbevelingen Tijdens het opstellen van het evenementenprofiel zijn interessante inzichten naar voren gekomen die het onderzoeken waard zijn, maar buiten de vervolgstappen vallen: • Vervolgonderzoek naar de informatievoorziening over buurtfeesten: Inwoners waarderen sociale verbinding en de kleinschaligheid van evenementen. Uit de evaluatie bleek dat er het afgelopen jaar geen nieuwe

Evenementenprofiel Heemstede 2024

23

Gemeente Heemstede Raadhuisplein 1 2101 HA Heemstede Postadres Postbus 352 2100 AJ Heemstede www.heemstede.nl