Bijlage 1 - Aandachtspunten per ruimte en beschrijving van de scenario's.pdf

Raadzaal en Publiekshal Aandachtspunten en scenario’s

1

Inhoud Aandachtspunten huidige inrichting raadzaal ................................................................................. 3 Techniek voor (streamen van) commissie- en raadsvergaderingen ........................................... 3 Inrichting en gebruik ................................................................................................................................. 3 Veiligheid bestuurders .............................................................................................................................. 3 Beschrijving scenario’s raadzaal............................................................................................................. 4 Scenario R1 ................................................................................................................................................... 4 Scenario R2 ................................................................................................................................................... 4 Scenario R3 ................................................................................................................................................... 5 Aandachtspunten huidige inrichting publiekshal ..........................................................................

7 Beschermen persoonsgegevens baliegebied .................................................................................... 7 Veilige en gezonde werkomgeving ...................................................................................................... 7 Gastvrij en toegankelijk ............................................................................................................................ 7 Beschrijving scenario’s publiekshal ...................................................................................................... 9 Scenario P1 ................................................................................................................................................... 9 Scenario P2 ................................................................................................................................................... 9 Scenario P3 ................................................................................................................................................ 10 Scenario P4 ................................................................................................................................................ 10

2

Aandachtspunten huidige inrichting raadzaal Techniek voor commissie- en raadsvergaderingen De techniek in de raadzaal die wordt gebruikt voor de commissie- en raadsvergaderingen komt uit 2019. Helaas zijn de ervaringen met de huidige techniek niet goed. Het gebeurt bijvoorbeeld regelmatig dat het streamen niet goed gaat waardoor mensen het thuis niet kunnen volgen. Ook geeft het publiek in de raadzaal aan dat sprekers niet goed te verstaan zijn. Daarnaast zijn ook de mogelijkheden van de huidige techniek beperkt. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk dat insprekers een presentatie tonen, is de techniek niet bruikbaar voor andere bijeenkomsten en zijn de microfoons niet uitwisselbaar. Daarnaast moet in de huidige situatie voor elke vergadering het meubilair op de juiste plek gezet worden en de techniek opnieuw worden ingesteld door de griffie.

Inrichting en gebruik De raadzaal en inrichting stamt uit 2008. Een grote uitdaging bij de raadzaal is het flexibele gebruik van de ruimte. De raadzaal wordt op veel verschillende manieren gebruikt. Voor plenaire bijeenkomsten, cursussen, afscheidsrecepties, speciale diners, overleggen, etc. Er waren in 2024 zo’n 200 bijeenkomsten per jaar, waarvan er 55 voor de gemeenteraad waren. Van de overige bijeenkomsten waren er 10 voor meer dan 50 personen en 10 voor 100 of meer personen. Voor deze laatste categorie moet de raadzaal helemaal leeggemaakt worden. Voor de overige 125 bijeenkomsten wordt door de bodes steeds een nieuwe opstelling neergezet. Want in de huidige situatie is de raadzaal in de basis leeg en wordt hij voor elke bijeenkomst opnieuw opgebouwd.

Veiligheid bestuurders De laatste jaren vraagt de veiligheid van bestuurders tijdens raadsvergaderingen steeds meer aandacht. In de huidige situatie loopt de vluchtroute voor bestuurders via de deur naar buiten de tuin in, en vervolgens via de personeelsingang aan de achterzijde van het pand weer naar binnen. Dit is een kwetsbare vluchtroute doordat bestuurders naar buiten moeten.

3

Beschrijving scenario’s raadzaal Scenario R1 € 650.000, kapitaallasten €81.000 Het vervangen van de techniek is in alle scenario’s meegenomen. De nieuwe techniek sluit aan op de huidige wensen. Het streamen van vergaderingen is weliswaar geen wettelijke verplichting, maar draagt wel bij aan de (transparantie) van de lokale democratie. De vluchtroute in scenario R1 loopt via de plek waar zich in de huidige situatie het mindervalidetoilet bevindt. Dit mindervalidetoilet wordt meer richting de hal verplaatst om een doorgang bij de raadzaal mogelijk te maken. Door vervolgens de toegang vanuit de publiekshal richting de toiletten af te sluiten, wordt de vluchtroute een veilige vluchtroute. Bestuurders komen zo vanuit de raadzaal direct in de niet voor anderen toegankelijke kantoorruimte. Voor de inrichting van de raadzaal geldt dat bij alle scenario’s het uitgangspunt is dat de raadsopstelling in de basis in de raadzaal staat. Dat is het tegenovergestelde van de huidige situatie waarbij de raadzaal in de basis leeg is, en voor elke raadsvergadering de raadsopstelling opnieuw wordt geplaatst. Door een nieuw type raadsopstelling met een zogenaamde ‘binnenring’ met banken, wordt de raadsopstelling ook bruikbaar voor een groot deel van de andere bijeenkomsten die in de raadzaal plaatsvinden.

Voor de grote bijeenkomsten waarvoor een bioscoopopstelling nodig is, moet de raadsopstelling nog wel uit de ruimte gehaald kunnen worden. Doordat maar bij een beperkt deel van de bijeenkomsten die in de raadzaal plaatsvinden een bioscoopopstelling gemaakt hoeft te worden, hoeft de raadzaal veel minder vaak omgebouwd te worden. Kanttekeningen scenario R1 De plek van de vluchtroute vraagt om verplaatsing van het mindervalidetoilet en afsluiting van de openbare toiletten. Het mindervalidetoilet blijft wel openbaar toegankelijk. Dit betekent dat voor alle bezoekers 1 toilet beschikbaar is, namelijk het mindervalidetoilet. Dit is echter gebruikelijk bij gemeenten van onze omvang. Daarnaast kan de deur richting de overige toiletten op momenten dat er geen raadsvergaderingen zijn, uiteraard ook worden geopend. Bijvoorbeeld op marktdagen. Voor de stabiliteit en veiligheid van de techniek is het beter om met een bedraad systeem te werken in plaats van een draadloos systeem. Daarbij is het handig als in ieder geval de tafel van de griffier en de voorzitter vaste meubels kunnen zijn. Hierin kan dan een groot deel van de techniek geplaatst worden. Omdat de raadzaal echter ook voor grote bijeenkomsten in bioscoopopstelling gebruikt moet kunnen worden, kunnen vaste elementen niet op alle 4

plekken in de ruimte komen te staan. Doordat de plek van de griffier en voorzitter in de raadsopstelling van scenario R1 nog redelijk in het midden van de ruimte zit, maakt dit het lastiger om deze tafels vast te maken. Of dit mogelijk is zal blijken in de verdere uitwerking.

Scenario R2 € 715.000, kapitaallasten €87.000

Ook bij scenario R2 wordt de techniek vervangen. Daarnaast zal ook in dit scenario de raadsopstelling in de basis blijven staan en worden voorzien van een ‘binnenring’. Het grote verschil met scenario R1 is de locatie van de vluchtweg. Deze wordt bij scenario R2 gerealiseerd via de oudbouw, op de plek van de keuken. Hier wordt een doorgang gemaakt waardoor bestuurders direct uitkomen in het afgesloten deel van het oude raadhuis. Dit heeft ook als voordeel dat fracties bij een schorsing via deze route direct naar de vergaderruimtes kunnen lopen om overleg te voeren. De route via het mindervalidetoilet is in dit scenario niet meer nodig als vluchtroute, maar kan nog wel gebruikt worden als extra ontsluiting voor het publiek richting garderobe en toiletten. Het afsluiten van de toiletgroep is nog steeds mogelijk, maar niet meer noodzakelijk. Kanttekeningen scenario R2 Voor de vluchtroute via de keuken, zal ook de daar aanwezige lift verplaatst moeten worden. Deze lift komt uit op de verdieping van de trouwzaal en wordt regelmatig gebruikt voor gasten van een bruiloft. Er is al budget beschikbaar voor de vervanging van deze lift, omdat het eigenlijk een goederenlift is die niet geschikt is om te gebruiken voor gasten van een bruiloft. Er is nog geen budget beschikbaar voor de verplaatsing van de lift.

Wel is bij de realisatie van de ruimte ‘Topzicht’ rekening gehouden met de komst van een lift. Dit zou ook die ruimte beter toegankelijk maken. De extra kosten voor het verplaatsen van de lift worden gezocht binnen andere budgetten omdat dit een breder doel dient dan enkel de realisatie van de vluchtweg voor de raadzaal. Net als bij scenario R1, bevindt ook bij scenario R2 de plek van de griffier en voorzitter zich nog redelijk in het midden van de ruimte. Ook hier zal bij de verdere uitwerking moeten blijken in hoeverre deze meubels vast geplaatst kunnen worden zodat hier techniek in verwerkt kan worden.

Scenario R3 € 750.000, kapitaallasten €91.000 Ook bij dit scenario wordt de techniek vervangen, blijft de raadsopstelling in de basis staan en wordt deze voorzien van een ‘binnenring’. 5

Voor de vluchtroute geldt hetzelfde als bij scenario R2. Het verschil tussen scenario R2 en R3 zit in de plaatsing van de raadsopstelling. Door deze te kantelen, kan het meer richting de raamzijde en daarmee ook de hoek van de ruimte geplaatst worden. Dit sluit niet alleen beter aan op de oriëntatie van de ruimte, maar zorgt er ook voor dat de tafel van de griffier en de voorzitter een vast meubel kan zijn waar techniek in verwerkt kan worden. Plenaire bijeenkomsten in bioscoopopstelling blijven dan nog steeds mogelijk. In de verder uitwerking moet blijken of er wellicht nog meer delen van de raadsopstelling in de vorm van vaste meubels geplaatst kunnen worden. Kanttekeningen scenario R3 Net als bij scenario R2, wordt in dit scenario de lift verplaatst. De kanttekeningen die hierover bij R2 genoemd zijn, gelden dus ook voor R3.

Bij alle scenario’s voor de raadzaal zit bij de kosten inbegrepen: de techniek, ringleiding, vloerbedekking, nieuw meubilair (deels maatwerk), schilderwerk, akoestische maatregelen, maken vluchtweg, nieuw mindervalidetoilet. De kosten zijn inclusief advieskosten en onvoorzien, en exclusief BTW. Omdat het nog om zeer globale scenario’s gaat, zijn afwijkingen +/- 15 % mogelijk. Ook de exacte inrichting van de ruimtes is in deze fase nog niet bepaald. Zo is de raadsopstelling in de tekeningen weliswaar ovaal ingetekend, maar dit ligt nog helemaal open. Deze uitwerking volgt in de volgende fase.

6

Aandachtspunten huidige inrichting publiekshal Beschermen persoonsgegevens baliegebied De inrichting van de publiekshal komt uit 2008. Sinds die tijd is er veel veranderd aan de taken van de gemeente die zich concentreren in de publiekshal. Er zijn functies bijgekomen zoals het CJG, de uitbreiding van de taken van het WMO loket en de wet inburgering. Daarnaast wordt ook de informatie bij de gesprekken steeds complexer en worden de regels rondom persoonsgegevens steeds strenger. Door deze veranderingen zorgen een aantal kenmerken van de huidige inrichting voor problemen. In het huidige ontwerp is de backoffice waar allerlei persoonsbewijzen worden gemaakt en bewaard, vrij toegankelijk voor andere medewerkers. Hiermee wordt niet voldaan aan wetgeving. De akoestiek in de hal is slecht. Nu gesprekken steeds complexer zijn, er meer persoonsgegevens gedeeld moeten worden en bovendien de wetgeving rond privacy steeds strenger wordt, is het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens steeds belangrijker. Met de huidige akoestiek zijn gesprekken aan de balie tot in de hoeken van de wachtruimte letterlijk te verstaan. Daarnaast is de verdeling van functies ongunstig voor de akoestiek. Zo wordt het ronde deel van de hal nauwelijks gebruikt, en concentreert alle drukte zich nu precies in het gebied rondom de balies.

Veilige en gezonde werkomgeving Het licht in de publiekshal is heel wisselend. Met name bij de balies is het erg donker. Dit zorgt niet alleen voor een onprettig werkklimaat, maar maakt bijvoorbeeld ook de controle van pasfoto’s moeilijk. De balies zelf zijn vrij laag en niet in hoogte verstelbaar. Daarnaast zorgt het open karakter van de balies ervoor dat mensen die kwaad willen, makkelijk over de balies heen kunnen springen. Dat is voor de baliemedewerkers niet veilig, maar in de huidige situatie betekent het ook dat deze persoon direct op de werkvloer erachter kan komen. Sommige gevoelige gesprekken waarbij een risico op onveilige situaties bestaat, zouden gevoerd moeten worden op een plek waarbij het gesprek in alle privacy gevoerd kan worden maar waar ook de veiligheid van de medewerkers gegarandeerd is. De balies bieden nu onvoldoende privacy. Maar de spreekkamers zijn ook geen alternatief. Dit omdat de medewerkers hier niet goed zichtbaar zijn, wat de veiligheid niet ten goede komt.

Gastvrij en toegankelijk De inrichting uit de gehele publiekshal en de aangrenzende spreekkamers komt uit 2008.

7

De spreekkamers worden gebruikt door CJG, WMO loket, publiekszaken, sociale zaken en bij de ingang door handhaving en politie . Dit was niet sinds de bouw zo. Er zijn meer functies bijgekomen (zoals WMO, CJG en politie) en ook de gesprekken zelf zijn veranderd. Ze zijn vaak complexer geworden (met meer gevoelige gegevens), duren langer en vragen vaker om een wat meer huiselijkere sfeer. De huidige spreekkamers zijn vrij gesloten en hebben een kille uitstraling. Ook de rest van de publiekshal heeft een vrij kille uitstraling met een voor bezoekers vaak wat onduidelijke routing. In de ronde hal bij de entree staan vaak wisselende losse elementen zoals kunst, sandwichborden of andere tentoonstellingen. Voor mensen met een lichamelijke beperking kan dit storend zijn. Daarnaast is de lichtinval door de publiekshal heen erg wisselend, wat maakt dat mensen met een visuele beperking zich lastig kunnen oriënteren.

8

Beschrijving scenario’s publiekshal Scenario P1 € 760.000, kapitaallasten €87.000 Met scenario P1 worden alle problemen in de publiekshal opgelost. De spreekkamers zijn echter niet meegenomen in dit scenario, dus daar vinden geen wijzingen plaats. Door het plaatsen van een wand achter de balies, wordt de backoffice veilig afgesloten. In dit afgesloten deel wordt ook een nieuwe RAAS (Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation) ruimte gemaakt zodat deze documenten optimaal beveiligd zijn. Daarnaast wordt in deze ruimte ook een aparte ruimte gemaakt voor het KCC (Klant Contact Center). In deze afgesloten ruimte kunnen telefonistes de binnenkomende telefoontjes naar de gemeente beantwoorden. Dit laatste zorgt er ook voor dat de medewerkers van de balie zich iets meer kunnen richten op de ontvangst van gasten. De ontvangstbalie kan dan ook los van de overige balies worden vormgegeven. De publieksbalies zelf worden maatwerkmeubels die voorzien zijn van akoestische elementen, apparatuur, en verstelbare tafels en stoelen. Ze worden zo vormgegeven dat ze voldoende privacy bieden voor gevoelige gesprekken, maar tegelijkertijd ook zorgen dat de medewerkers goed zichtbaar zijn om hun veiligheid te waarborgen. Om de omgeving rondom de balies rustiger te maken, wordt in het ronde deel van de hal (meteen na binnenkomst) een ontmoet- en wachtruimte gemaakt.

Hier komt naast een aantal losse meubels ook een vast meubel te staan dat voorzien is van aansluitingen, koffie/theevoorzieningen en akoestische elementen. Hier kunnen mensen wachten die geen afspraak hebben bij de publieksbalie, maar bijvoorbeeld met een andere medewerker of een bestuurder. Ook mensen die soms in het gemeentehuis komen werken of studeren kunnen hier plaatsnemen. Mensen die een afspraak hebben bij de balie of in een spreekkamer, wachten in het wachtgebied bij de balies zelf. Kanttekeningen scenario P1 Bij scenario P1 worden de spreekkamers niet meegenomen in de aanpassingen. Dat betekent dat deze ruimtes nog niet helemaal aansluiten op het type gesprek dat in deze ruimtes plaatsvindt. Een ander aandachtspunt is de functie van host. Dit geldt voor alle scenario’s van de publiekshal. Door een aparte ruimte voor het KCC te maken, kan een host bij de balie zich meer richten op de ontvangst van gasten. Op dit moment is er echter nog niet voldoende personeel om deze scheiding helemaal te maken. Het zal in eerste instantie dus nog wel zo

9

zijn dat de medewerker die de host functie vervult, ook nog een deel van de binnenkomende telefoontjes af moet handelen.

Scenario P2 € 985.000, kapitaallasten €112.000 Het verschil tussen scenario P1 en P2 is dat bij scenario P2 ook de spreekkamers worden aangepast. In de huidige situatie zijn de spreekkamers naast de entree van politie en handhaving. Omdat zij omgaan met gevoelige informatie, mag er van buitenaf geen inkijk in de ruimtes zijn. Daarom zijn de ruimtes aan de buitenzijde afgeplakt. Nadeel daarvan is dat het een gesloten beeld geeft rondom de entree van het gemeentehuis. Bij scenario P2 worden politie en handhaving verplaatst naar de spreekkamers rondom de publiekshal. De kamers naast de entree kunnen dan weer opengemaakt worden en ingericht worden als spreekkamer. De overige spreekkamers rondom de hal worden ook aangepast. De spreekkamers krijgen een meer open karakter, met behoud van privacy. De inrichting wordt aangepast naar een meer huislijke sfeer, passend bij de gesprekken. De exacte uitwerking volgt in de volgende fase en wordt gedaan met de gebruikers van de ruimtes. Kanttekeningen scenario P2 Zie hostfunctie bij scenario P1.

Scenario P3 € 1.125.000, kapitaallasten €124.000 Bij dit scenario wordt in het atrium achterin de publiekshal een extra multifunctionele ruimte gemaakt. Deze grote ruimte kan gebruikt worden voor overleggen waar veel verschillende partijen bij betrokken zijn. Bijvoorbeeld vanuit het CJG. Daarnaast biedt deze extra ruimte ook kansen voor dubbelgebruik bij bijvoorbeeld avondbijeenkomsten. In de huidige situatie is alleen de raadzaal beschikbaar voor bijeenkomsten met inwoners. Dat betekent dat op de avonden van commissie- of raadsvergaderingen, geen andere bijeenkomsten voor inwoners mogelijk zijn. Door de extra multifunctionele ruimte wordt dit wel mogelijk. Ook kan de ruimte bijvoorbeeld gebruikt worden voor fractievergaderingen. Kanttekeningen scenario P3 In theorie zou de extra ruimte ook gebruikt kunnen worden voor commissievergaderingen. Zo zouden commissievergaderingen ook tegelijkertijd plaats kunnen vinden. In het ontwerp is echter geen budget opgenomen om techniek toe te voegen aan de ruimte zodat het streamen van vergaderingen mogelijk wordt.

Scenario P4 10

€ 1.610.000, kapitaallasten €158.000 In scenario P4 wordt de ruimte die bij scenario P3 als multifunctionele ruimte was ingericht, bij het kantoor getrokken. De ruimte wordt dan ingevuld met werkplekken en is niet meer toegankelijk vanuit de publiekshal. Deze aanpassing maakt het mogelijk om de backoffice te verplaatsen, waardoor de publieksbalies meer bij de raamkant geplaatst kunnen worden. Dit zorgt ervoor dat de balies meer natuurlijk licht krijgen. Ook bevinden de balies zich iets meer ‘om de hoek’ waardoor het automatisch wat rustiger is. Eén van de spreekkamers bij de ingang wordt verwijderd, zodat er een grotere ontvangstbalie geplaatst kan worden die bovendien wat meer in het zicht ligt na binnenkomst in het gemeentehuis. Kanttekeningen scenario P4 Een voordeel van scenario P4 zou kunnen zijn dat er meer werkplekken komen in de kantoorruimte. Het is echter de vraag of er inderdaad meer werkplekken ontstaan, omdat er ook werkplekken verdwijnen op de plek waar de backoffice komt.

Bij alle scenario’s voor de publiekshal zit bij de kosten inbegrepen: het maken van de nieuwe publieksbalies, een nieuwe receptiebalie, de wand bij de backoffice en een kcc en raasruimte, speciaal akoestisch meubilair voor de wachtruimtes, een vast meubel in de centrale hal met aansluitingen en akoestisch element. Bij de varianten 2, 3 en 4 komt de inrichting voor de nieuwe ruimtes en de spreekkamers erbij. De kosten van de scenario’s voor de publiekshal zijn inclusief advieskosten en onvoorzien, en exclusief BTW. Omdat het nog om zeer globale scenario’s gaat, zijn afwijkingen +/- 15 % mogelijk. Ook de exacte inrichting van de ruimtes is in deze fase nog niet bepaald. Zo zijn de balies in de tekeningen weliswaar als drie losse elementen ingetekend, maar dit ligt nog helemaal open. Deze uitwerking volgt in de volgende fase.

11