Bijlage 1. Aanbiedingsbrief begeleidingsgroep.pdf

Aan de gemeenteraad van Heemstede

Heemstede 30 januari 2025

Onderwerp: Aanbiedingsbrief 2 rapporten evaluatie Heemsteeds burgerberaad afvalinzameling Bijlagen: - rapport Evaluatieonderzoek Burgerberaad Afvalinzameling januari 2025 - rapport Samen Besturen in Heemstede januari 2025 1.Wat eraan voorafging en leeswijzer In 2021 is in Heemstede een Quick Scan Lokale Democratie gehouden. In vervolg daarop is in januari 2022 een werkgroep Samen Besturen van start gegaan. De werkgroep bestond uit bewoners, ambtenaren (en aanvankelijk ook bestuurders). In het voorjaar van 2023 heeft de werkgroep geadviseerd in Heemstede een burgerberaad (over afvalzinzameling) te houden. De raad heeft daar op 8 juni 2023 mee ingestemd. Tegelijkertijd is besloten het burgerberaad te evalueren. Op basis van die evaluatie “besluit de raad of en zo ja op welke wijze een burgerberaad in Heemstede onderdeel gaat uitmaken van het participatiebeleid”. De evaluatietaak is ondergebracht bij een begeleidingsgroep die ook verantwoordelijk was voor het organiseren van het burgerberaad. In het voorjaar van 2024 is de raad nader geïnformeerd over de wijze van evalueren. De belangrijkste elementen zijn: • Een tweejarig onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam naar burgerberaden bij diverse gemeenten waaronder Heemstede • In Heemstede zullen de onderzoekers aanvullend hierop ook de werkgroep Samen Besturen en de begeleidingsgroep interviewen .

Op basis van enquêtes, observaties en interviews zullen de onderzoekers na afloop van het burgerberaad zorgdragen voor een onafhankelijke rapportage met daarin adviezen voor uw raad. We verwachten dit rapport in het vierde kwartaal van 2024 zodat u er in het eerste kwartaal van 2025 over kunt besluiten. De beide rapporten zijn recent opgeleverd. Met deze brief bieden wij als begeleidingsgroep de rapporten aan. In paragraaf 2 en 3 van deze brief presenteren we kort de belangrijkste uitkomsten zoals die door de onderzoekers zijn opgeschreven. In paragraaf 4 stellen we als begeleidingsgroep een 12-tal overdenkingen aan de orde waarvan we menen dat die relevant zijn voor de evaluatie en/of eventuele nieuwe burgerberaden. In paragraaf 5 informeren we u over onze intentie om, als laatste actie van ons, een praktische set tips voor de gemeente achter te laten. Ons “slotwoord” is in paragraaf 6 opgenomen. 1

2. Evaluatieonderzoek Burgerberaad Afvalinzameling De onderzoekers komen tot de volgende belangrijkste conclusies: • Het burgerberaad was een goede afspiegeling van de bewoners van Heemstede wat betreft geslacht, leeftijd, geografische spreiding en type woning. Wel was sprake van een forse oververtegenwoordiging van hoger opgeleide bewoners (84% tegenover 55%). Dit was overigens geen lotingscriterium. • Het uitvalpercentage (16% ten opzichte van de eerste bijeenkomst) is niet uitzonderlijk in vergelijking met andere burgerberaden. • De deelnemers waren positief over de organisatie van het burgerberaad, het contact met de organisatie, de informatie die zij ontvingen, de uitleg en de invloed die zij hadden op de uitkomsten. Er was veel ruimte voor vragen, feedback en andere inbreng. Er was invloed op de (sub)thema’s en welke experts werden uitgenodigd. Er was voldoende tijd voor overleg (30% van de tijd is besteed aan groepsgesprekken). De voorzitter en gespreksleiders waren van grote waarde. Experts werden gezien als onafhankelijk en deskundig en waren goed voorbereid. De hoge scores, die voorafgaand waren gegeven, werden geëvenaard dan wel overtroffen. • De verbinding tussen het burgerberaad en het maxi-publiek had beter kunnen worden uitgewerkt. Daarbij de kanttekening dat de ervaring van het maxipubliek geen onderdeel uitmaakte van het onderzoek.

• De deelnemers hebben vertrouwen in de opvolging van de adviezen. Informatie aan hen en het maxi-publiek over de voortgang is van belang. • De meeste deelnemers gaven aan opnieuw te willen deelnemen aan een burgerberaad als het onderwerp hen interesseert. Zie verder het betreffende rapport voor nadere onderbouwing, de enquêteresultaten en overige bevindingen. 3. Samen Besturen in Heemstede In opdracht van de gemeente hebben de onderzoekers aanvullend onderzoek gedaan naar de samenwerking tussen inwoners en gemeente bij de voorbereiding en uitvoering van het burgerberaad. Met name is gekeken naar de werkgroep “Samen Besturen” en de begeleidingsgroep van het burgerberaad. Beide bestonden voor twee derde uit inwoners en voor één derde uit ambtenaren. De bevindingen, met name die van de begeleidingsgroep, konden niet gelegd worden naast die van andere gemeenten of overheidsinstellingen, simpelweg omdat de Heemsteedse opzet tot nu toe uniek is.

2

De belangrijkste uitkomsten zijn: • Van te voren is veel aandacht is besteed aan de rolverdeling tussen het burgerberaad (het “wat”, de adviezen ) en de begeleidingsgroep (het “hoe” , de organisatie om tot de adviezen te komen). En ook tijdens de rit bleef dit terecht een punt van aandacht, evenals het borgen van de onafhankelijkheid. • De gekozen werkwijze wreef met de reguliere gang van zaken. Dat werkte soms vertragend en vroeg om flexibiliteit van het ambtelijk apparaat. Het is het scharnierpunt van de participatieve en representatieve democratie. Daar staat tegenover dat er meer wederzijds begrip is ontstaan tussen de betrokken inwoners en de gemeente. • Er is veel tijd besteed door zowel inwoners als ambtenaren om de juiste aanpak te kiezen, te werken aan onderling vertrouwen, gelijkwaardigheid en begrip in elkaars positie. Bij een volgend burgerberaad zal hiervoor minder tijd nodig zijn. • De opvolging van de uitkomsten van een participatietraject in het interne gemeentelijke proces vraagt om extra aandacht. Door vóór de start van het traject heldere afspraken te maken wordt de kans op een soepel proces vergroot. • Het eerste burgerberaad in Heemstede is in samenwerking tussen inwoners, raad, bestuurders en ambtenaren voorbereid en uitgevoerd. Deze uitzonderlijke samenwerking heeft bijgedragen aan een succesvol burgerberaad.

Anders dan in veel participatietrajecten was er sprake van gelijkwaardige samenwerking. De opgedane ervaringen kunnen worden gebruikt bij toekomstige trajecten. 4. Overdenkingen van de begeleidingsgroep De afgelopen 3 jaar heeft de werkgroep/begeleidingsgroep intensief gewerkt aan voorbereiding, besluitvorming, opzet en begeleiding van het eerste burgerberaad in Heemstede. Gedurende die tijd hebben we regelmatig onze ervaringen met elkaar gedeeld en vastgelegd teneinde die te kunnen gebruiken bij de evaluatie en – als daartoe besloten wordt – te betrekken bij volgende burgerberaden. In deze paragraaf delen we kort onze belangrijkste bevindingen. Deels komen die overeen met die van de onderzoekers zoals beschreven in de vorige 2 paragrafen. Vertrouwen en samenwerking 1. Een vertrouwensrelatie bouwen en blijven onderhouden is bij deze vorm van samenwerken echt een voorwaarde. 2. Een andere verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden dan gebruikelijk binnen de gemeente, vereist dat deze aan de voorkant in voldoende mate wordt geëxpliciteerd (daar hoort ook de griffie bij). 3. Een experimenteel burgerberaad vraagt vanuit meerdere perspectieven om een analyse. Maak daarbij ook de eigen bestuurlijke rol (inclusief het opdrachtgeverschap) onderwerp van beschouwing. 3

4. Neem de bestaande bestuurlijke processen als vertrekpunt en kijk zorgvuldig naar waar die waarom en op welke wijze aanpassing verdienen en dat dan goed vastleggen. Organisatie 5. Met de gekozen opzet en uiteindelijke invulling is een werkbudget van € 75.000 nodig. Voor minder is het organiseren van een verantwoord burgerberaad niet mogelijk. 6. Daarnaast geldt als voorwaarde dat er substantieel gemeentelijk menskracht beschikbaar is (projectleiding, operationele assistentie, facilitators/ gespreksbegeleiding, communicatie, etc.). Zonder dit is er géén burgerberaad mogelijk. 7. Vanwege specifieke kennis en ervaring blijft externe ondersteuning noodzakelijk. 8. Een lichtere vorm van betrokkenheid / rol van inwoners i.p.v. wat we nu hebben gedaan is realistisch: een werkgroep als initiator lijkt niet meer nodig, wel een begeleidingsgroep (als onafhankelijkheidsbewaker en (on)gevraagd sparring partner). Invulling burgerberaad 9. Overweeg -binnen de randvoorwaarden en mogelijkheden- de volgende keer te kijken om, net zoals bij het Nationale Burgerberaad Klimaat, over een reservelijst te beschikken in geval er vóór feitelijke aanvang van het burgerberaad afvallers zijn (zodat je deze nog kunt aanvullen waardoor de beoogde groepsgrootte maximaal wordt gehaald). 10. De keuze van uit te nodigen experts luistert nauw.

Hoewel het uiteindelijke besluit erover bij het burgerberaad zelf ligt, dient er vanwege beschikbaarheid etc. door de organisatie al wel het nodige voorwerk te worden verricht. 11. Alles afwegende is de gehanteerde lijn om de deelnemers niet te betalen voor hun inzet, nog steeds te verdedigen. Maar het kan van invloed zijn op het animo om mee te doen. 12. Communicatie naar het maxi-publiek met name tijdens de rit bezien op mogelijkheden die te vergroten zodat er meer bekendheid en acceptatie ontstaat. 5. Praktische tips voor een volgend burgerberaad Als de raad positief denkt over nieuwe burgerberaden, dan is ons voornemen om de praktische ervaringen die we hebben opgedaan op papier te zetten zodat die kennis en inzichten niet verloren gaan. Die set tips is te zien als een “aanhangsel” op hetgeen recent landelijk is verschenen vanuit VNG/BZK en waaraan Heemstede als één van de 8 pilot gemeenten ook aan heeft bijgedragen: Handreiking Burgerberaden. Verder is het interessant te melden dat – mede op aandringen van Heemstede - in het voorjaar een “Evaluatiekader” verschijnt waarmee overheden geholpen worden een burgerberaad op structurele wijze na te beschouwen.

4

6. Tot slot. De begeleidingscommissie heeft kennisgenomen van beide onderzoeksrapporten. Deze rapporten leveren, samen met de eigen overdenkingen, veel inzichten en observaties op die om verdere reflectie en bespreking vragen. We gaan ervan uit dat dit alles betrokken zal worden bij de verdere bestuurlijke besluitvorming over de evaluatie en eventuele nieuwe burgerberaden. Zoals al aangegeven was de manier van samenwerken tussen gemeente en bewoners er niet een “uit het boekje”. Rollen moesten worden ge(her)definieerd, standaard processen aangepast en ambtelijke en bestuurlijke verhoudingen opnieuw geschetst. Dan ging niet altijd even soepel. Maar het gezamenlijke doel “versterking van de lokale democratie in Heemstede” in algemene zin en een oplossing vinden voor het inmiddels al enkele jaren liggende vraagstuk van een optimale afvalinzameling, zorgden voor het zoeken en vinden naar oplossingen bij stagnatie etc. We hebben de samenwerking met (ambtenaren van) de gemeente de afgelopen 3 jaar als plezierig ervaren. Het contact met (leden van) de gemeenteraad en leden van het college was constructief. We bedanken de gemeente in het in ons gestelde vertrouwen en wensen u succes met de besluitvorming over de evaluatie en eventuele nieuwe burgerberaden. De inwoner-leden van de begeleidingsgroep, Pascal Boekman Frans Cornelis Peter Don Marcel van Heck Suzanne Wartenbergh

5