Advies beheer en gebouwen, gronden en overig vastgoed (Metafoor Vastgoed en Software).pdf

Advies Gemeente Heemstede

Advies beheer gebouwen, gronden en overig vastgoed gemeente Heemstede

Datum: 8 april 2022 Adviseurs: Niek Roeling, Tobias Minks, Marcel Maassen

Advies Gemeente Heemstede

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Vraagstelling

4

3.

Vervolgstappen

8

4.

Advies

10

Bijlagen: 1. 2.

Excel-overzicht objecten Vastgoedladder

2

Advies Gemeente Heemstede

1. Inleiding Het gemeentelijk domein van grond en gebouwen is breed en veel omvattend. Dat geldt voor de meeste gemeenten in Nederland en ook voor de gemeente Heemstede. Een gemeente heeft veelal een breed samengestelde portefeuille aan gronden en gebouwen. Dit varieert van molens tot strategisch woningbezit en van buurthuizen tot overdekte rijwielstallingen. Dit betekent ook iets voor de benodigde kennis en invulling van diverse relevante rollen binnen de gemeente. Daar worden de werkzaamheden die binnen een vastgoedafdeling worden verricht ook door bepaald. In de gemeente Heemstede is geen vastgoedafdeling en is de informatie over de vastgoedportefeuille versnipperd. Aan Metafoor Vastgoed en Software (hierna te noemen: Metafoor) is daarom gevraagd te inventariseren welke objecten de gemeente in eigendom heeft, welke objecten de gemeente van derde partijen huurt en welke contracten er zijn per object. Vervolgens de informatie per object te analyseren en dit verwerken in een Excel-overzicht waaruit de vervolgstappen per object naar voren komen.

3

Advies Gemeente Heemstede

2. Vraagstelling De vraag die de gemeente Heemstede aan Metafoor heeft gesteld is de volgende: “Maak inzichtelijk welke gronden, gebouwen en ander gebouwd vastgoed de gemeente Heemstede in bezit heeft en van derden huurt. Wie zijn de gebruikers en welke contracten zijn er per object van toepassing?”. 2.1 Opzet onderzoek De werkwijze van Metafoor is om een 4-tal stappen te doorlopen om inzicht in de vastgoedvoorraad te verkrijgen en vervolgens de vastgoedportefeuille op orde te krijgen. Deze stappen zijn in de bijgevoegde Vastgoedladder (bijlage 2) inzichtelijk gemaakt. Stap 1 is Inventariseren, Stap 2 Analyseren, Stap 3 Optimaliseren en Stap 4 Vastgoed op Orde. Voor de eerste twee stappen heeft Metafoor offerte uitgebracht aangevuld met een derde stap, het voorbereiden van een aanbesteding van een vastgoedbeheersysteem. Metafoor is gestart met het in beeld brengen van de betrokken afdelingen en medewerkers die met Vastgoed binnen de gemeente te maken hebben. Daardoor ontstond ook een beeld van de werkwijze binnen de gemeente. Vervolgens zijn wij doorgegaan, met behulp van de inmiddels verkregen informatie, met Stap 1, het inventariseren van de informatie die al binnen de gemeente aanwezig is.

2.2 Stap 1 - Inventarisatie gemeentelijk vastgoed Het inventariseren van de belangrijkste gegevens en documenten inzake de eigendommen, de gebruikers en de overeenkomsten in de bestaande, huidige, situatie is de basis voor Stap1 (Inventariseren). Niet alleen de gebouwen, maar ook gronden welke de gemeente in bezit heeft en of verpacht of verhuurd zijn, zijn meegenomen in de inventarisatie. Bij de start van de opdracht werd duidelijk dat binnen de gemeente de gegevens van de objecten niet centraal beschikbaar zijn. Dat is één van de redenen geweest om tot de inventarisatie over te gaan. Echter was de informatie meer versnipperd dan vooraf werd ingeschat. Hierdoor heeft de inventarisatie langer geduurd. Met de hulp van een aantal enthousiaste medewerkers is alle beschikbare informatie in beeld gebracht. De geïnventariseerde objecten en contracten zijn opgenomen in een Excel-overzicht en in verschillende digitale mappen zijn de belangrijkste correspondentie en contracten geplaatst (Excel-overzicht als bijlage 1 toegevoegd). De verwachting is dat met de gegevens in het Excel-overzicht en de gegevens in de mappen alle vastgoedobjecten nu volledig in beeld zijn. Zowel degene die in eigendom zijn van de gemeente Heemstede als degene die worden gehuurd van derden. De informatie per object staat uitgebreid in het Excel-document.

Er zijn een aantal opvallende punten voortgekomen uit de inventarisatie die extra aandacht vragen en besproken worden onder punt 2.4.

2.3 Stap 2 – Analyse van de gegevens De inventarisatie is aangevraagd, omdat enkele afdelingen binnen de gemeente de mogelijkheid namen om desgewenst contracten met derde partijen af te sluiten. Daardoor zijn contracten niet centraal gearchiveerd en ontbreekt er ook een duidelijke lijn met betrekking tot de voorwaarden in reeds gesloten contracten. Dit is het direct gevolg van het gebrek aan enige centrale aansturing vanuit een “vastgoedeigenaar”. Uit de analyse blijkt een verscheidenheid aan contractuele afspraken. Zelfs wanneer één object aan meerdere huurders of gebruikers ter beschikking wordt gesteld, kennen de contracten van elkaar afwijkende

4

Advies Gemeente Heemstede

huurvoorwaarden. Dit komt tot uitdrukking in de contractteksten of in de demarcatielijsten (overzicht verplichtingen gebruiker en gemeente) per pand. Ook komt uit de analyse naar voren dat contracten lang geleden (soms meer dan 20 jaren) zijn afgesloten, en er slechts een beperkt aantal huurindexatiebrieven is terug te vinden. Daardoor ontstaat in eerste instantie het beeld dat de contracten stilzwijgend zijn beëindigd, dan wel om een andere reden niet meer relevant zijn. Uit opgevraagde financiële gegevens blijkt dan echter dat de huur nog betaald wordt en ook jaarlijks wordt geïndexeerd, maar dat er of geen indexatiebrief meer wordt verstuurd of dat die brief elders (bijvoorbeeld in Mozard) wordt opgeslagen. Door het opslaan in Mozard blijkt dat correspondentie ten aanzien van een object minder makkelijk te herleiden is tot dat object. Dit is een algemeen beeld in gemeenten welke het systeem Mozard gebruiken. Dit komt omdat Mozard met name een systeem is dat gericht is op de communicatie met burgers en minder op het overzichtelijk opslaan van overeenkomsten. De gemeente beschikt over een team van deskundigen die zorgdragen voor het onderhoud van het vastgoed. Zij zorgen voor het opstellen van de meer jaren onderhoud prognose, waardoor er inzicht is in de kwaliteit van de pandobjecten. De onderhoud informatie per object is opgeslagen in het systeem O-prognose.

2.4 Vastgoed in de gemeentelijke organisatie Metafoor heeft zich vooral gericht op de stappen 1 en 2, Inventariseren en Analyseren van de vastgoedobjecten. Voor Stap 3, het optimaliseren van de voorraad, is het nodig een gerichte aanpak per object af te spreken, waaronder het namens de gemeente mogen benaderen van huurders en eigenaren van betrokken objecten. In de door Metafoor uitgebrachte offerte is bij het optimaliseren vooral aandacht gegeven aan het voorbereiden van een uitvraag voor een vastgoedbeheersysteem. Deze werkzaamheden vinden nog plaats en zullen resulteren in een programma van eisen, zowel functioneel als technisch (ICT). De noodzaak om de basis op orde te hebben vloeit voort uit de bijzondere, publieke rol die de gemeente heeft als eigenaar van grond en gebouwen. Die positie vraagt immers om een gelegitimeerde, zorgvuldige, transparante en (kosten)efficiënte handelwijze. Het vastgoed van een gemeente wordt meestal aangehouden om een ondersteunende rol te kunnen vervullen in het realiseren van beleidsdoelstellingen van de gemeente. Daarnaast moet goed in beeld zijn wie waarvoor verantwoordelijk zijn om gevaarlijke situaties, door bijvoorbeeld achterstallig onderhoud, te voorkomen. In de gemeente Heemstede zijn bovengenoemde zaken nog niet optimaal geregeld. Vooral dient nu de aandacht uit te gaan naar het op orde brengen van de vastgoedportefeuille.

Door per object te bekijken wat ontbreekt of in overeenkomsten aangepast moet worden. Daartoe is de opgestelde Excellijst een prima uitgangspunt. Er is een apart overzicht van de panden en de gronden gemaakt en toegevoegd als bijlage 1. Uit de inventarisatie noemen wij hieronder enkele aandachtspunten als voorbeeld, maar ook om de diversiteit in aandachtspunten te duiden. 1.

Uit de bestanden die Metafoor tot haar beschikking had blijkt dat er niet gewerkt werd of wordt met een eenduidige oppervlakte methodiek. Soms staan in een contract BVO meters (bruto vloer oppervlak) genoemd, soms NVO meters (nuttig vloer oppervlak). Bij verhuur wordt volgens de NEN 2580 de VVO oppervlakte gehanteerd en daaraan wordt ook de huurprijs gerelateerd (verhuurbaar vloer oppervlak). De oppervlakten voor alle objecten zouden daarom in VVO eenheid moeten worden uitgedrukt en de huurprijzen moeten daarop gebaseerd zijn. Advies in deze is om voor elk object een NEN-meting uit te laten voeren en de overeenkomsten daar vervolgens op af te stemmen.

2.

Uit de beschikbare informatie blijkt dat bij veel objecten het energielabel op G staat. Dit betekent dat er of geen formeel vastgesteld energielabel is, of dat het energielabel te laag is. Voor kantoorgebouwen dient dit per 1 januari 2023 op C te staan. Onderzoek waar dit aandacht verdient, is ons advies.

5

Advies Gemeente Heemstede

Noot: Op een later moment is duidelijk geworden dat NEN metingen en Energielabels beschikbaar zijn. Tijdens de inventarisatie is dat niet boven tafel gekomen. 3.

In meerdere dossiers is wel een contract aanwezig, maar dat is dan niet namens de gemeente ondertekend. Daardoor is er onduidelijkheid over de status van de verhuur. In sommige dossiers (met name bij sportzalen) ontbreken de contracten geheel.

4.

De gemeente verhuurt gronden waarop huurders bouwwerken neerzetten, terwijl daar geen nadere afspraken over zijn gemaakt. Dit speelt onder andere bij de woonschepen nabij de Cruquiusweg. Er worden gronden als tuin verhuurd aan de woonbooteigenaren, die vervolgens schuren of carports op de gehuurde grond bouwen. Voor deze bouwwerken is in contractuele zin niets geregeld. De gemeente loopt hier het risico dat de bouwwerken door natrekking eigendom zijn geworden van de gemeente, met als gevolg dat de gemeente bij schade of brand aansprakelijk gesteld kan worden voor het volledig herstel van de bouwwerken. Een oplossing kan hier zijn huurafhankelijke rechten van opstal op de diverse percelen te vestigen.

5.

Een ander aandachtspunt zijn de volkstuinen. Zo blijkt volgens de opgehaalde informatie dat de volkstuinen aan de dr. Schaepmanlaan op gemeentegrond zouden liggen, dat deze grond aan de volkstuinverenging wordt verhuurd en vervolgens aan individuele tuinders wordt onderverhuurd. Uit kadastrale informatie blijkt echter dat een aanzienlijk deel van het complex niet op gemeente grond is gelegen, maar op grond van een watertransportmaatschappij. De gemeente zou dus op basis van de door Metafoor verzamelde informatie niet volledig eigenaar zijn en daardoor ook niet als verhuurder van de grond kunnen optreden.

6.

Bij de verhuur van Glipperweg 55-57 is onduidelijk of huurprijs inclusief BTW is. Deze onduidelijkheid troffen wij bij meer objecten aan.

7.

Per contract verschillen de opzegtermijnen. Advies is om daar 1 lijn in te trekken en zo veel als mogelijk in elk contract uit te gaan van dezelfde termijnen.

8.

Voor transformatorhuisjes is binnen de gemeente niets geregeld. In algemene zin worden deze soms als onderdeel van het leidingnetwerk gezien, soms als opstal. Aangezien de toestemming, op grond waarvan de kabels en leidingen in de grond kunnen liggen, op verschillende juridische grondslagen gebaseerd kan zijn, en de hoogte van de bijdrage in de kosten van de verlegging daardoor per geval verschilt, kiezen steeds meer gemeenten er voor een algemene nadeelcompensatieregeling vast te stellen voor kabels en leidingen in de openbare ruimten. Het is onduidelijk of de gemeente Heemstede een dergelijke regeling heeft vastgesteld. In de nadeelcompensatieregeling wordt dan vastgelegd wanneer de kabels en leidingen kunnen worden verlegd en wie de kosten van de verlegging dient te dragen. Door het vaststellen van een nadeelcompensatieregeling kunnen veel tijd en kosten bespaard worden, aangezien niet telkens onderzocht hoeft te worden wat de specifieke juridische grondslag is voor de aanwezigheid van de transformatorhuisjes, kabels en leidingen in de openbare ruimte, en of de gemeente dient bij te dragen in de kosten van de verlegging. Indien er in de gemeente Heemstede nog geen nadeelcompensatieregeling bestaat, adviseren wij een dergelijke nadeelcompensatieregeling op te stellen. Via de website van de VNG zijn enkele voorbeelden te downloaden.

Noot: Na afronding van de inventarisatie werd aan Metafoor meegedeeld dat er voor enkele transformatorhuisjes iets geregeld zou zijn. Er zijn geen documenten overlegd waaruit dat verder blijkt. 9.

In enkele gevallen is een huurovereenkomst en een huurafhankelijk recht van opstal overeengekomen (b.v. A. van Ostadeplein 6), maar is het recht van opstal volgens het dossier en het kadaster niet afgesloten. De juridische gevolgen voor de eigenaar als gevolg van natrekking dienen in deze situaties nader onderzocht te worden.

6

Advies Gemeente Heemstede

Een proactieve en kwalitatief goede invulling van de rollen binnen de gemeente (bijvoorbeeld wie treedt namens de gemeente op als eigenaar, wie heeft welke panden in technisch beheer) vereist dat de basis op orde is. Die basis omvat niet alleen actueel inzicht in de portefeuille van objecten en contracten, maar ook toereikende beleidsmatige kaders, adequate processen en de inzet van mensen en middelen die aansluiten bij de te verrichten werkzaamheden. De wereld rondom het gemeentelijk vastgoed verandert. De financiële positie van gemeenten staat onder druk, participatie en invulling van het Right to Challenge winnen aan terrein onder invloed van de Omgevingswet, en thema’s als duurzaamheid en de benutting van vastgoeddata vragen om stappen van organisatie en bestuur. Er is de toenemende wens bij gemeentebesturen om vastgoeddata te benutten voor informatie, sturing en verantwoording. Hoewel volledig data gedreven werken nauwelijks realiseerbaar is in een politieke organisatie, zijn stappen waarbij data worden benut voor (bij)sturing op portefeuilleniveau vaak wel te realiseren. Daarbij gaat het niet alleen om de puur financiële informatie en analyse, maar ook om onderwerpen als de geografische spreiding van voorzieningen, gebruik en leegstand van objecten, gebruikerstevredenheid en de mogelijkheid om duurzaamheidsmaatregelen toe te passen.

Van de lokale overheid wordt immers steeds meer een voorbeeldfunctie ten opzichte van duurzaamheid verwacht. In de gemeente Heemstede is ten aanzien van de vastgoedobjecten het onderhoud goed op orde. Aan de hand van de meer jaren onderhoud prognose is een goed beeld van de staat van de objecten en de te investeren bedragen voor het onderhoud en de instandhouding van objecten. Zoals beschreven is het vastgoed er vooral om het gemeentelijk beleid te ondersteunen. In Heemstede kan daar meer aandacht aan gegeven worden. In meerdere gesprekken met medewerkers blijkt dat er geen eenduidig beeld is voor welke maatschappelijke partijen de gemeente huisvesting zou moeten of willen organiseren. Op het financiële vlak denken wij dat er meer zicht moet komen op uitgaven en inkomsten per object. Is dat zicht er, dan kunnen er ook keuzes gemaakt worden of een object niet te duur is om in de voorraad te houden, en dus bijvoorbeeld bij einde huur op de markt te brengen.

7

Advies Gemeente Heemstede

3. Vervolgstappen De eerste stap richting professionalisering van het gemeentelijk vastgoed is gezet. De inventarisatie is afgerond, maar wat zijn hieruit nu de belangrijkste lessen? 3.1 Vervolg Metafoor stelt voor, dat binnen de gemeente Heemstede gestreefd wordt naar de inzet van twee fulltime medewerkers die het centrale aanspreekpunt worden voor het juridische en financiële vastgoedcontractbeheer. Het zijn in de ogen van Metafoor deze twee medewerkers die de rol van “vastgoedeigenaar” namens de gemeente gaan vorm geven. Dit advies van Metafoor is gebaseerd op ervaring bij andere gemeenten en gelet op de hoeveelheid objecten in beheer van de gemeente. Binnen de gemeentelijke organisatie is de rol van “vastgoedeigenaar” bedoeld om namens het college de dagelijkse regie over de vastgoedvoorraad te verzorgen. Deze vastgoedeigenaar staat voor de uitvoering van het door het college vastgestelde beleid, het volgen van vastgestelde processen, het hanteren van standaard overeenkomsten en demarcatielijst. De werkzaamheden welke voortkomen uit de inventarisatie vragen veel tijd en aandacht. Die hoeveelheid werk kan één fte niet aan. Immers ook de dagelijkse werkzaamheden blijven aandacht vragen. Ook stelt Metafoor voor, dat vanuit de vastgoedeigenaar initiatief wordt genomen om de processen duidelijk te maken.

Vanuit de kennis over het vastgoed is de vastgoedeigenaar goed in staat het gewenste proces rond vraag en aanbod duidelijk te omschrijven. Met de uitgevoerde inventarisatie kan dat eigenaarschap al beter worden opgepakt. Op basis van de inventarisatie dient naar onze mening wel een inhaalslag gemaakt te worden, die veel tijd in beslag gaat nemen. Uit de inventarisatie en analyse van de vastgoedgegevens blijkt dat er verschillende vormen van contracten zijn gebruikt. Het ligt voor de hand om bij nieuw af te sluiten overeenkomsten op het gebied van verhuur van onroerend goed de standaard overeenkomsten van de ROZ (Raad voor Onroerende Zaken) te gebruiken. Deze standaarden zijn op de website van de ROZ te vinden onder het kopje “Standaard Overeenkomsten”. Het voordeel van deze contracten is dat deze regelmatig worden vernieuwd op basis van nieuwe wet- en regelgeving, en mede daardoor zijn deze overeenkomsten breed geaccepteerd in vastgoedland. Waar mogelijk, dit is afhankelijk van de overeengekomen contractvoorwaarden, kunnen bestaande overeenkomsten worden omgezet naar een ROZ-overeenkomst, opdat er zoveel mogelijk uniforme overeenkomsten worden afgesloten.

Er ligt dus veel werk aan het alsnog uitvoeren van achterstallige huurverhogingen, het afsluiten van huurovereenkomsten en het vernieuwen van oude huurovereenkomsten (ouder dan 10 jaren), die qua inhoud ingehaald zijn door nieuwe wet- en regelgeving. En ook zal het hier en daar nodig zijn kadastrale gegevens te corrigeren. In de Excellijst is terug te lezen dat er 60 contracten ontbreken (niet gevonden), en 25 contracten meer dan 10 jaar geleden zijn aangegaan. Daarbij adviseren wij de gemeente om een duidelijk proces vast te stellen. Deze stappen zijn in de vastgoedladder terug te vinden bij Stap 3, het optimaliseren.

8

Advies Gemeente Heemstede

Het begint ermee dat de beleidsafdelingen in hun beleidsplannen de eisen voor huisvesting ter ondersteuning van het beleid opnemen. De vastgoedeigenaar kan daardoor de voorraad op het gewenste niveau van kwaliteit en aanbod (m2) houden. Door heldere processen te schrijven wordt iedereen binnen de gemeentelijke organisatie geïnformeerd over de spelregels rondom vastgoedbeheer en de uitgangspunten binnen de organisatie. Binnen dit kader valt te denken aan een uniform tariefbeleid, standaard overeenkomsten (met standaard voorwaarden) en adequate processen. Er dienen duidelijke antwoorden te komen op vragen als wie er een overeenkomst mag opstellen, hoe de (huur)prijs wordt bepaald, en waar correspondentie en getekende contracten worden opgeslagen.

Het is aan te bevelen om alle informatie over het gemeentelijk vastgoed onder te brengen in een zogenaamd vastgoedinformatiesysteem. Het optimaliseren van de vastgoedvoorraad Het maken van heldere prijsafspraken Eenduidige huurovereenkomsten Achterstanden wegwerken Bezetting objecten Vastleggen afspraken

Aandachtspunten: waar baseren wij de huurprijs op-kostendekkend of marktconform-is er sprake van mogelijke subsidie? Advies is om de ROZ standaardovereenkomsten te gebruiken Nog niet ontvangen huren innen; indexaties bijwerken en deze duidelijker vastleggen Met beleidsafdelingen de vraag naar huisvesting inventariseren en oplossingen aanbieden in bestaande voorraad waar mogelijk Het op één centrale plek opslaan van alle contracten en corresponentie per object Op basis van de politieke wensen het vastgoedbeleid van de gemeente verder vorm geven: welke panden, welke gebruikers.

Interne afspraken maken 1 Procedure afspraken vastleggen: wie is waar voor verantwoordelijk, wie doet wat en welke basisdocumenten worden gebruikt. Interne afspraken maken 2 Processen beschrijven Externe NEN-meting panden Een externe partij alle panden in laten meten conform NEN en daarvan direct ook tekeningen laten maken Extern energieprestatie per object vaststellen Een externe partij voor alle panden de energieprestatie laten vaststellen. DE oorzaken van een lage EPC score verwerken in het MJOP

9

Advies Gemeente Heemstede

4. Advies De inventarisatie is nu afgerond. Daarmee heeft de gemeente Heemstede weer inzicht in haar vastgoedportefeuille. Om dit inzicht te behouden zullen vervolgstappen gemaakt moeten worden. Wanneer die vervolgstappen, hieronder verder beschreven, niet worden genomen, zal binnen enkele maanden tot een jaar het zicht op de portefeuille verdwenen zijn. 4.1 Overzicht in voorraad De medewerkers van de gemeente zijn veel tijd en geld kwijt aan onderhoud, beheer en administratieve werkzaamheden wanneer de informatie over de objecten niet op orde is. Daarnaast loopt de gemeente het risico inkomsten uit de portefeuille mis te lopen. Een goede stap is om alle relevante vastgoedgegevens en documenten in een centrale administratie samen te brengen. Metafoor heeft nu de eerste stap uitgevoerd door het vastgoed in een Excel-overzicht te zetten, maar de contracten en relevante documenten kunnen daar niet aan gekoppeld worden en staan in een aparte map. Er zijn systemen op de markt die deze componenten samen brengen en daarmee het inzicht en overzicht vergroten. Wanneer de meest actuele informatie hierin wordt verwerkt is voor iedereen overzichtelijk wat de stand van zaken is. Dit biedt grote voordelen in het geval een medewerker de gemeente verlaat, met vakantie is of langdurig ziek is.

Een ander voordeel van een dergelijk systeem is dat u gewaarschuwd wordt wanneer belangrijke termijnen verlopen, zodat u tijdig actie kunt ondernemen als bijvoorbeeld een contract afloopt of opzegbaar wordt. Ook bieden vastgoedbeheersystemen de mogelijkheid u te informeren over de contracten die moeten worden gefactureerd en kan het systeem de factuurgegevens klaarzetten voor uw financiële administratie. Zo borgt u de aansluiting tussen de vastgoedportefeuille en de boekhouding.

4.2 Adviezen Om het zicht op de portefeuille goed te behouden zijn onderstaand een aantal adviezen beschreven. Vastgoedbeheersysteem Zorg voor een vastgoedbeheersysteem waarin alle objecten en de daarbij behorende belangrijkste documenten en acties worden samengebracht. Dit vergroot het inzicht in uw portefeuille en vergemakkelijkt het beheer. De voorbereidingen zijn al gestart. Contracten updaten Uit onze inventarisatie komt naar voren dat veel objecten geen of oude contracten kennen. Op basis van de inventarisatie dient per pand gekeken te worden of het zinvol is een nieuw contract op te stellen of te vernieuwen. Hoewel op dit moment niet van toepassing in Heemstede, kan het ook zijn dat het pand technisch afgeschreven is en daarom beter afgestoten, gerenoveerd of gesloopt kan worden. De afstemming met de medewerkers van

10

Advies Gemeente Heemstede

afdeling vastgoedbeheer is hierin belangrijk.

Afstemming en aanvulling Afstemming met afdeling vastgoedbeheer om de inventarisatie aan te vullen met een technische staat van de objecten, bij voorkeur door de inzet van een MJOP per pand. Besproken dient te worden of er een koppeling moet komen tussen het vastgoedbeheersysteem en het onderhoudsprogramma. Dit zou wel een compleet inzicht in de portefeuille geven. Tijdens de inventarisatie is de beschikbaarheid van een MJOP per pand niet geconstateerd. Tevens zou dit zich moeten uiten in een demarcatielijst bij alle huurcontracten. Standaardovereenkomsten Zorg voor een reeks standaard overeenkomsten (o.a. huurovereenkomst, gebruiksovereenkomst, pachtovereenkomst) voor nieuw af te sluiten contracten. Metafoor zorgt voor aanlevering van standaardovereenkomsten. Oude overeenkomsten kan Metafoor actualiseren aan de hand van de standaard. Extra medewerkers Zorg voor 2 fte aan medewerkers om de contracten voor de objecten op orde te krijgen. Naast het vervangen van oude overeenkomsten dienen binnenkort ook veel nieuwe overeenkomsten te worden afgesloten (voor ligplaatsen haven, gebruiksovereenkomst gronden Cruquiusweg en diverse objecten in gebruik bij de Hartekampgroep).Een belangrijke taak bestaat uit het beschrijven van de (huisvestings)processen en de daarvoor noodzakelijke afstemming met de beleidsafdelingen. Dit gaat veel tijd van de vastgoedeigenaar vragen.

In hoofdstuk 3 is al aangegeven dat het de taak van de vastgoedeigenaar is om namens het college de dagelijkse regie over de vastgoedvoorraad te verzorgen. Dat betekent ook de nieuwe taak om te bepalen of onderhoud, en voor welke bedragen, onderhoud aan een pand mag worden verzorgd. De eigenaar heeft namelijk het totaaloverzicht op de voorraad en kan daardoor sturen op die voorraad. Opstellen PvE vastgoedbeheersysteem Stel samen met de ICT afdeling en medewerkers van betrokken afdelingen een Programma van Eisen op, om te komen tot het selecteren van partijen en de aanschaf van een vastgoedbeheersysteem. Voor het kiezen van een vastgoedbeheersysteem is het noodzakelijk goed te weten wat men met het systeem wenst te doen en wat het systeem voor informatie moet opslaan en moet kunnen verwerken. Daartoe dient het Programma van Eisen. Vanuit Metafoor adviseren wij altijd een SaaS-systeem. Updates, onderhoud en back-up worden door de leverancier verzorgd. De gemeente heeft niet meer nodig dan een browser en een veilige internetverbinding om de vastgoedportefeuille te beheren. Een eisenoverzicht van de ICT afdeling geeft inzicht in de technische mogelijkheden en onmogelijkheden, inclusief beveiligingseisen, dus deze afdeling moet zeker betrokken worden bij de uitvraag. Processen Zorg voor duidelijke processen en zorg ervoor dat het beleid in de organisatie breed gedragen wordt.

In het beleid kan bijvoorbeeld beschreven worden welke organisaties in aanmerking kunnen komen voor huisvesting in gemeentelijke panden, welke (huur)prijzen er worden gehanteerd en hoe deze zijn opgebouwd, of er mogelijkheden voor subsidie zijn. Maar ook hoe de gemeente met de voorraad wil omgaan. Waarom worden bepaalde panden in voorraad gehouden, bij welk jaarlijks bedrag aan onderhoud kan worden overwogen een object te verkopen of te slopen? Een voorbeeld van een procesbeschrijving is op de volgende bladzijde in beknopte vorm opgenomen. Zo een proces dient voor alle voorkomende vragen en te maken keuzes beschikbaar te zijn. Niet alleen binnen het ambtelijk apparaat weet men daardoor hoe te werken, het geeft bestuurders een instrument om objectief en onderbouwd besluiten te nemen. Daarnaast dienen processen te worden beschreven voor onder andere de verhuur van objecten, het vaststellen van de huurprijs, het vaststellen MJOP, van beleidsvraag naar vastgoedoplossing. Op die wijze wordt iedereen binnen de gemeentelijke organisatie geïnformeerd over de spelregels rondom vastgoedbeheer en de uitgangspunten binnen de organisatie. In dit kader valt te denken aan uniforme

11

Advies Gemeente Heemstede

voorwaarden en adequate processen. De processen geven inzicht in wie wat doet en mag doen, wie contracten opstelt en waar documenten worden opgeslagen. De beleidsafdelingen moeten weten hoe zij een ruimtevraag kunnen indienen en op welke wijze deze behandeld wordt.

Voorbeeld processchema. In beeld is gebracht dat een huisvestingsvraag van een biljartclub eerst bij de beleidsafdelingen wordt bekeken en vervolgens of goedgekeurd of afgewezen. Bij goedkeuring stelt de beleidsafdeling samen met de aanvrager een programma van eisen op en wordt een budget vastgesteld, zo mogelijk een subsidie bij beschikking toegekend. Vervolgens krijgt de vastgoedeigenaar deze informatie met de vraag in de bestaande voorraad naar mogelijkheden te zoeken. Mogelijkheden worden met de club besproken. Zijn die er niet, dan kan de club nog zelf op zoek via een makelaar. Dit is een voorbeeld. Analoog aan dit voorbeeld kan de gemeente Heemstede haar eigen processen omschrijven en daarbij de gewenste stappen zelf bepalen. Informeren medewerkers bij gebruik vastgoedinformatiesysteem Zorg ervoor dat iedereen, die gegevens moet verwerken, op de hoogte is van het nieuwe systeem zodat hier de meest recente informatie in komt te staan. Daarnaast is het aan te raden om iedereen die met het programma moet gaan werken een cursus of training aan te bieden, zodat alle mogelijkheden die er zijn benut kunnen worden en er geen externe lijstjes meer gemaakt worden. Voortgangsoverleggen omtrent vastgoed Organiseer voortgangsoverleggen voor iedereen die taken uitvoert met betrekking tot het vastgoed.

Door deze overleggen plaats te laten vinden zijn deze medewerkers op de hoogte van wat er speelt en wat er verwacht kan

12

Advies Gemeente Heemstede

worden op het gebied van vastgoed. Tevens biedt dit ook een stukje binding tussen de verschillende medewerkers/teams en kan dit nieuwe inzichten opleveren.

13

Advies Gemeente Heemstede

Advies Gemeente Heemstede

Advies beheer gebouwen, gronden en overig vastgoed gemeente Heemstede Datum: 8 april 2022 Adviseurs: Niek Roeling, Tobias Minks, Marcel Maassen Contactpersonen klant: Peter Broer

14