Actualisering Financiële verordening 2022 Heemstede.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 19 oktober 2023

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1203576 : Financieel Beleid Heemstede : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Actualisering Financiële verordening 2022 Heemstede.

Kernboodschap Door gewijzigde wetgeving moet het college vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening. Daarnaast is de toerekening van de overheadkosten aan de leges geactualiseerd. De nieuwe methodiek van overheadtoerekening doet daarmee recht aan de werkelijke situatie. De Financiële verordening wordt op deze punten geactualiseerd.

Besluit B&W 1. 2.

De raad voor te stellen de Financiële verordening Heemstede 2023 vast te stellen; Dit voorstel voor te leggen aan de commissie Middelen om advies te geven aan de raad (A-stuk).

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 september 2023

Besluit: De Financiële verordening Heemstede 2023 vast te stellen. De raad voornoemd,

de griffier,

pagina 1 van 4

de voorzitter,

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader Volgens de Gemeentewet artikel 212 stelt de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, beheer en de inrichting van de financiële organisatie vast (Financiële verordening Heemstede 2023).

Bevoegdheden Op grond van artikel 149 Gemeentewet maakt de raad de verordeningen die in het belang van de gemeente nodig zijn.

Bestuurlijke achtergrond Rechtmatigheidsverantwoording De Tweede kamer heeft in 2022 is het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ aangenomen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van dit wetsvoorstel. Tot nu toe verstrekten externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is dit gewijzigd. Vanaf boekjaar 2023 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. De rechtmatigheidsverantwoording valt wel onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ (getrouw) is. De commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze standaardtekst wordt opgenomen in de jaarrekening. In deze tekst noemt het college de (eventuele) afwijkingen qua rechtmatigheid. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening geeft het college een toelichting op de afwijkingen en welke maatregelen het college neemt om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Toerekening overhead In het verleden werd de toegerekende overhead niet jaarlijks geactualiseerd maar alleen bij de begroting geïndexeerd. Hierdoor was de overhead die toegerekend werd aan rechten en heffingen lager dan deze in werkelijkheid was. De toerekening van overhead wordt nu jaarlijks geactualiseerd. Deze nieuwe methodiek van toerekening doet daarmee recht aan de werkelijkheid.

Motivering In de gemeentewet en andere rijksbesluiten is geregeld hoe het college en de raad met elkaar omgaan op het gebied van financiële onderwerpen, zoals de planning & controlcyclus. Dit zijn algemeen geformuleerde regelingen. Daarom zijn er aanvullende lokale regels nodig. Met de pagina 2 van 4

Financiële verordening regelt de raad de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer en heeft zo invloed op procedures rondom en vormgeving van het financiële proces. Vanwege de nieuwe wet ‘versterking decentrale rekenkamers’ en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het nodig om de Financiële verordening 2022 van Heemstede aan deze nieuwe wetgeving aan te passen. Daarnaast is de toerekening van de overhead aan de leges gewijzigd zodat deze recht doet aan de werkelijkheid. De toerekening gebeurt als volgt: • Berekening overheadpercentage: de begrote overhead als percentage van de personele lasten; • Vermenigvuldigen van het overheadpercentage met de directe salariskosten op het betreffende taakveld; • De directe salariskosten op het betreffende taakveld zijn een inschatting van de ureninzet. Deze methodiek wordt in de Financiële verordening opgenomen.

Voorgestelde wijzigingen De Financiële verordening Heemstede 2023 is als bijlage bijgevoegd. In een aparte bijlage is de ‘oude’ Financiële verordening met zichtbare wijzigingen bijgevoegd. Voor deze wijzigingen is gebruik gemaakt van de modelverordening van de VNG. De wijzigingen zijn: • Artikel 1 Definities: toegevoegd is lid f. rechtmatigheidsverantwoording. • Toegevoegd is Hoofdstuk 3 Rechtmatigheidsverantwoording. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verantwoordings- en rapportagegrens. De verantwoordings- en rapportagegrens wordt opgenomen in het controleprotocol accountantscontrole (raad november 2023). Daarnaast wordt ingegaan op de drie rechtmatigheidscriteria: Voorwaardencriterium, Begrotingscriterium en het Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium. - Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen (handelingen met financiële gevolgen). De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. - Het begrotingscriterium houdt in dat de financiële beheershandelingen moeten passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

- Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium heeft betrekking op misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgeld en gemeentelijke eigendommen. Het college zorgt voor regels en legt deze vast om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. • Als gevolg van de invoeging van hoofdstuk 3 zijn de artikelnummers vanaf hoofdstuk 3 gewijzigd. pagina 3 van 4

• •

• •

Artikel 16 Kostprijsberekening: lid 3 toerekening van overheadkosten is gewijzigd (zie hierboven). Artikel 20 Bedrijfsvoering: Toegevoegd is lid 3. Het college neemt een toelichting op de afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording op in de Bedrijfsvoeringsparagraaf bij de jaarrekening. Artikel 19 Misbruik en oneigenlijk gebruik: Dit artikel vervalt omdat hoofdstuk 3 artikel 11 hier op in gaat. Artikel 27 Citeertitel: Financiële verordening Heemstede 2023.

Financiën De geactualiseerde overhead wordt doorberekend in tarieven. Bij tarieven die 100% kostendekkend moeten zijn (afvalstoffenheffing en rioolrecht) vindt dat direct in de begroting 2024 plaats. De raad ontvangt jaarlijks in december de verordeningen met de belasting- en legestarieven.

Samenwerking en communicatie De Financiële verordening 2023 Heemstede wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad (via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/). Na vaststelling door de raad is de Financiële verordening in geconsolideerde vorm (volledige, gewijzigde versie) te raadplegen via www.overheid.nl. Ook wordt er een publicatie geplaatst in de Heemsteder, waarin wordt verwezen naar www.overheid.nl. De wijziging van de Financiële verordening is ook op onze website te vinden (www.heemstede.nl/bekendmakingen en zoek op naam van de regeling). De auditcommisie wordt betrokken bij de ontwikkelingen rond de rechtmatigheidsverantwoording.

Planning/uitvoering • • •

5 september 2023: behandeling voorstel in het college 4 oktober 2023: behandeling voorstel in de commissie middelen 19 oktober 2023: behandeling voorstel in de raad

De financiële verordening geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023.

Bijlage(n) 1. Financiële verordening Heemstede 2023 2. Financiële verordening Heemstede 2022 (met zichtbare wijzigingen)

pagina 4 van 4