94. Jaarverslag 2024 Rekenkamer ANONIEM.pdf

Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2024

REKENKAMER HEEMSTEDE Jaarverslag 2024

Heemstede, januari 2025 Samenstelling 2024: Coos Appelman, voorzitter Petra Richters, secretaris Frans Crul, algemeen lid

1

Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2024

Inhoud 1 2

Inleiding .............................................................................................................................. 3 Algemeen............................................................................................................................ 3 2.1 Taken en bevoegdheden ............................................................................................ 3 2.2 Opvolgonderzoek ....................................................................................................... 4 3 Werkwijze ........................................................................................................................... 4 3.1 Vergaderingen ............................................................................................................ 4 3.2 Onderzoeken .............................................................................................................. 4 3.3 Samenwerking met andere rekenkamer(commissie)s .............................................. 5 3.4 Communicatie ............................................................................................................ 5 4 Onderzoeken in 2024 ......................................................................................................... 6 4.1 Onderzoek Besluitvorming besteding Eneco gelden .................................................

6 4.2 Opvolgonderzoek sturing op duurzaamheidsdoelstellingen ..................................... 6 4.3 Onderzoek Robuustheid Omgevingsdienst IJmond ................................................... 7 5 Groslijst 2024...................................................................................................................... 7 6 Financieel............................................................................................................................ 8

2

Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2024

1 Inleiding De samenstelling van de rekenkamer Heemstede is ongewijzigd ten opzichte van 2023:  Coos Appelman, voorzitter;  Petra Richters, secretaris;  Frans Crul, algemeen lid. De rekenkamer heeft tot taak onderzoek uit te voeren naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. De onderzoeken van de rekenkamer hebben als doel om de raad te adviseren over het gevoerde beleid. Bij de uitoefening van zijn controlerende functie gaat het de raad met name om de vragen: Hebben we bereikt wat we wilden? Hebben we gedaan wat we moesten doen? De rapporten van de rekenkamer zijn zodoende voor de raad een ondersteuning bij zijn kaderstellende en controlerende functie. In 2024 heeft de rekenkamer het afgeronde onderzoek naar de besteding van Eneco gelden besproken met de raadsleden in de commissie middelen. Daarnaast is er een opvolgonderzoek afgerond naar de Sturing op duurzaamheidsdoelstellingen. Eind 2024 is de rekenkamer gestart met de voorbereidingen naar een nieuw onderzoek samen met andere rekenkamers uit de regio naar de omgevingsdienst IJmond. Met dit jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over haar werkzaamheden in 2024. Het jaarverslag wordt ter kennisgeving aan de gemeenteraad en aan het college van B&W gestuurd.

Het wordt onder de aandacht van de inwoners gebracht door plaatsing op de website van de gemeente en een persbericht.

2 Algemeen 2.1 Taken en bevoegdheden De rekenkamer is een onafhankelijk orgaan binnen de gemeente Heemstede, belast met en verantwoordelijk voor de begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de vastgestelde onderzoeksopzet. De rekenkamer bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. De onderzoeksopzet wordt door de rekenkamer ter kennisname aan de raad toegestuurd. Voor de uitvoering van het onderzoek kunnen, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus worden ingeschakeld. De rekenkamer bestaat uit een voorzitter, secretaris en algemeen lid. De taken en bevoegdheden van de rekenkamer zijn beschreven in de Gemeentewet en in de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening Rekenkamer Heemstede (december 2019). In deze verordening is ook opgenomen dat de raad per onderzoek een burgerlid kan benoemen.

3

Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2024 2.2 Opvolgonderzoek Het werk van de rekenkamer heeft zin en is effectief als conclusies en aanbevelingen uit haar onderzoeken invloed hebben op het beleid en de uitvoering daarvan in de gemeente. We noemen dat ‘doorwerking’. De doorwerking wordt veelal getoetst door middel van een opvolgonderzoek. In 2024 heeft de rekenkamer een opvolgonderzoek afgerond naar het in 2020 uitgevoerde onderzoek naar de sturing op duurzaamheidsdoelstellingen.

3 Werkwijze 3.1 Vergaderingen De rekenkamer vergadert zoveel als nodig en bespreekt de gemeentelijke actualiteit, de lopende onderzoeken en actualiseert de groslijst. De vergaderingen van de rekenkamer zijn besloten en vinden digitaal of in het raadhuis plaats. De rekenkamer Heemstede is in 2024 zeven keer bijeengeweest. En de rekenkamer heeft haar onderzoeken besproken met de raadsleden in de commissie Middelen. Daarnaast heeft er een overleg plaats gevonden met de nieuw benoemde burgemeester, de griffie en de gemeentesecretaris. 3.2 Onderzoeken De rekenkamer bepaalt zelf de onderwerpen voor haar onderzoeken. Suggesties voor onderwerpen voor onderzoek kunnen worden voorgedragen door de leden van de rekenkamer, raadsleden en inwoners van de gemeente Heemstede. Deze aangedragen onderwerpen worden opgenomen in een groslijst van potentiële onderzoeken. Eénmaal per jaar inventariseert de rekenkamer bij de raadsfracties de mogelijke onderwerpen. Op basis van de groslijst en een toetsingskader op basis van maatschappelijke relevantie, aanwezige risico’s en toekomstig nut stelt de rekenkamer in januari het onderzoeksplan voor het volgende jaar vast en legt dit -als onderdeel van het jaarverslag- ter kennisneming voor aan de raad. De leden van de rekenkamer treden afwisselend op als projectleider van een onderzoek. De projectleider formuleert vervolgens een onderzoeksopdracht.

Die opdracht bestaat uit een startdocument met daarin onder andere de aanleiding, de onderzoeksvragen en het gewenste resultaat. Alvorens de rekenkamer het startdocument met de onderzoeksvragen definitief vaststelt, wordt dit met een vertegenwoordiging van de raad besproken. Na vaststelling door de rekenkamer wordt de onderzoeksopdracht ter kennisneming aan de raad gezonden. De uitvoering van een onderzoek duurt gemiddeld 4-8 maanden. Daarbij komen dan nog de voorbereiding (circa 2 maanden) en de afrondende werkzaamheden (circa 2 maanden). In totaal dus circa 8-12 maanden doorlooptijd. Per onderzoek wordt een tijdsplanning gemaakt. 4

Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2024 Globaal zijn de volgende stappen te onderkennen: • Startbijeenkomst; • Tussenrapportage(s); • Oplevering conceptonderzoeksrapport; • Vaststellen conceptonderzoeksrapport; • Ambtelijk wederhoor; • Vaststellen onderzoeksrapport; • Concept eindrapport; • Bestuurlijk wederhoor; • Vaststellen eindrapport; • Aanbieding aan raad / raadscommissie; • Bespreken met raad / raadscommissie; • Nazorg. 3.3 Samenwerking met andere rekenkamer(commissie)s De rekenkamer is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft tot doel kennis en ervaring uit te wisselen. Door deze uitwisseling kunnen de leden met goed en onafhankelijk onderzoek bijdragen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur. De NVRR houdt jaarlijks een algemene ledenvergadering en een congres. De rekenkamer is tevens lid van de regionale NVRR-kring Kennemerland. In 2024 is de kring Kennemerland niet bijeen geweest. Wel zijn er gesprekken gevoerd met rekenkamers uit de regio om gezamenlijk een onderzoek te starten. 3.4 Communicatie Hoewel de rekenkamer in eerste instantie dient om de raad in zijn kaderstellende en controlerende functie te ondersteunen, rekent de rekenkamer het college van B&W, het ambtelijk apparaat en de inwoners van Heemstede ook tot haar doelgroepen.

De communicatie met het college van B&W bestaat met name uit het bestuurlijk wederhoor op het onderzoeksrapport. Na ambtelijk wederhoor om te controleren of de feiten kloppen, wordt aan het college van B&W gevraagd om haar visie op het rapport te geven. Communicatie met de raad bestaat uit het bespreken van het startdocument en het onderzoeksrapport met aanbevelingen en reactie op bestuurlijk wederhoor. Nadat de ambtelijke en bestuurlijke reacties zijn verwerkt, biedt de rekenkamer het eindrapport aan de gemeenteraad aan. Daarbij doet de rekenkamer het aanbod om, indien gewenst, een toelichting te geven op het onderzoek en eventuele vragen te beantwoorden. De inwoners van Heemstede worden geïnformeerd door het rapport op de gemeentelijke website te plaatsen en er wordt een persbericht uitgebracht. De rekenkamer heeft haar eigen pagina op de website van de gemeente Heemstede: https://gemeentebestuur.heemstede.nl/Rekenkamer. Op deze website zijn onder andere recente onderzoeken, jaarverslagen en het onderzoeksprotocol te vinden. 5

Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2024

4 Onderzoeken in 2024 4.1 Onderzoek Besluitvorming besteding Eneco gelden Het onderzoek naar de besluitvorming omtrent de besteding Eneco gelden is in 2023 opgestart en afgerond en is op 17 januari 2024 besproken met de raadsleden in de commissie Middelen. De belangrijkste conclusie uit het rapport is dat de gekozen bestemmingen voor de Enecogelden breed worden gedragen en goed aansluiten bij de uitkomsten van de discussie die over de inzet van de gelden is gevoerd. Echter, het besluitvormingsproces zelf is in grote mate onduidelijk en ongestructureerd verlopen. Dit betreft de vorm, het tijdspad en de vraag bij wie het initiatief voor de discussie lag. Op basis van deze conclusies zijn de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Besteed aandacht aan het besluitvormingsproces, zeker als het om een groot (eenmalig) bedrag gaat. 2. Geef als raad (dus niet het college) een duidelijk normenkader mee ten behoeve van de bestedingsdoelen en de criteria waaraan de mogelijke bestedingsdoelen moeten voldoen. En maak de afweging op basis van dit normenkader. 3. Betrek de burgers bij de mogelijke bestedingsdoelen van een dergelijk groot (eenmalig) bedrag. 4.2 Opvolgonderzoek sturing op duurzaamheidsdoelstellingen In 2023 is een opvolgonderzoek naar het in 2020 uitgevoerde onderzoek over de sturing op duurzaamheidsdoelstellingen uitgevoerd.

Op basis daarvan is in maart 2024 het definitieve rapport opgesteld met aanbevelingen en gedeeld met de griffie. Het onderzoek heeft geleid tot de volgende conclusies/constateringen:  Er is een instrument ontwikkeld om effectief te kunnen sturen op duurzaamheidsdoelstellingen.  Het monitoringssysteem Heemstede Duurzaam (inclusief nulmeting) bevat nauwelijks sturingsinformatie. Het gaat met name in op doelen en indicatoren, behaalde resultaten zijn beperkt beschikbaar.  De gemeenteraad stuurt niet actief op de realisatie van de duurzaamheidsdoelstellingen.  De gemeenteraad laat de bespreking van het onderwerp duurzaamheid over aan de raadscommissie en laat hierdoor de kans voorbij gaan om te vragen naar sturingsinformatie.  De gemeenteraad is betrokken bij de financiële vraagstukken ten aanzien van duurzaamheid.  Het programmamanagement is versterkt met aanvullend budget en mankracht.  Er is een klimaatburgemeester aangesteld om de samenwerking met de partners te versterken.  Er is een versterkte samenwerking met de partners door de samenwerking met de energiecoaches en het inblazen van nieuw leven in de denktank duurzaamheid. 6

Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2024 Op basis daarvan worden de volgende aanbevelingen gedaan: 1) Vervul als gemeenteraad actief de kaderstellende en controlerende rol door actief te vragen om sturingsinformatie over het onderwerp duurzaamheid. 2) Ga als gemeenteraad op basis van deze sturingsinformatie actief sturen op het realiseren van de gestelde duurzaamheidsdoelstellingen. 3) Blijf actief investeren in de participatie en samenwerking met de partners. Eind juli heeft de rekenkamer een reactie van het college ontvangen. Het college heeft aangegeven dat de aanbevelingen aansluiten bij de ingeslagen weg welke leidt tot een versterking van de ingezette koers. In september 2024 is het onderzoek besproken in de commissie Middelen. 4.3 Onderzoek Robuustheid Omgevingsdienst IJmond Op initiatief van de rekenkamer Heemskerk doet de rekenkamer Heemstede (en vele andere rekenkamers uit de omgeving) mee aan een onderzoek naar de robuustheid van de Omgevingsdienst IJmond. Uit recente onderzoeken blijkt dat er vraagtekens geplaatst kunnen worden bij de robuustheid. De rekenkamers zijn nu bezig met het formuleren van de onderzoeksvragen. Dit gaat nog moeizaam omdat hiervoor overeenstemming is vereist van alle deelnemende rekenkamers.

5 Groslijst 2024 De rekenkamer inventariseert onderwerpen die mogelijk voor onderzoek in aanmerking kunnen komen in de zogenaamde groslijst en actualiseert deze lijst elk jaar. Na vijf jaar zelf de onderwerpen aangedragen te hebben heeft de rekenkamer expliciet aan de gemeenteraad gevraagd om onderwerpen aan te dragen voor de groslijst. Op de groslijst staan de volgende onderwerpen:  Plein 1  Duinpolderweg  Samenwerking handhaving/politie  Woonbeleid  Bereikbaarheid/verkeersbeleid  Cultuurbeleid  Aanbestedingstrajecten/  Participatie  Winkelvisie  Plan Delva  Vergunningsprocedure  Vestigingsklimaat bedrijven  Preventie akkoord  Subsidiebeleid  Gang van zaken voormalig postkantoor  Voorbereidingskrediet tunnel bij Leyduin  Woningtoewijzing  WIJ-Heemstede 7

Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2024 De rekenkamer heeft nog geen onderzoek gepland voor 2025, anders dan de deelname aan het gezamenlijke onderzoek naar de Omgevingsdienst IJmond. De rekenkamer denkt na over een ex ante onderzoek naar de begroting 2026 of een opvolgonderzoek naar participatie en de nieuwe route. Daarnaast nodigt de rekenkamer alle burgers, bezoekers en ondernemers van de gemeente Heemstede uit om onderwerpen voor de groslijst aan te dragen.

6 Financieel De rekenkamer beschikt over een eigen budget dat jaarlijks wordt vastgesteld door de gemeenteraad via de begroting. Voor 2024 is het budget vastgesteld op € 35.879. Hieronder worden de uitgaven verantwoord Begroting 2024

Realisatie 2024

Verschil

Vergoeding voorzitter, secretaris en algemeen lid Contributies en lidmaatschappen Onderzoek

7.090 436 28.353

6.147 0 0

943 436 28.353

Totaal

35.879

6.147

29.732

Alle onderzoek werkzaamheden zijn in 2024 door de leden van de rekenkamer zelf uitgevoerd en er is dan ook geen gebruik gemaakt van een extern bureau. Hierdoor zijn de kosten voor de rekenkamer in 2024 laag gebleven. De rekenkamer stelt voor om het overschot van €29.732 vrij te laten vallen in de algemene middelen.

8