8. Startnotitie uitvoering 1e tranche wegcategoriseringsplan Heemstede.pdf

Startnotitie uitvoering 1e tranche wegcategoriseringsplan Heemstede 2022-2026

Concept 0.4 Ruimtelijk beheer, team Infra en Projecten 22 februari 2022

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding ..............................................................................................................................3 2. Aanleiding ...........................................................................................................................3 3. Projectuitvoering eerste tranche wegcategoriseringsplan …………………………………………….3 3.1 Doel 3.2 Resultaat 3.3 Nulmeting 4. Uitgangspunten en randvoorwaarden ..............................................................................4 4.1 Beleidskaders 4.2 Dillema’s 5. Financiën ............................................................................................................................7 6. Risico’s ...............................................................................................................................7 7. Participatie en inspraak..................................................................................................... 7 7.1 Communicatiedoelstelling 7.2 Communicatieboodschap 7.3 Participatie 8. Kwaliteit .............................................................................................................................8 8.1 Toetsing 9. Plangebied .........................................................................................................................10 10.

Projectteam/verantwoordelijkheden …............................................................................11 10.1 Projectorganisatie 10.2 Project organogram 10.3 Overlegvormen 11. Planning en fasering ..........................................................................................................15 11.1 Planning 11.2 Fasering 11.3 Evaluatie

2

1. Inleiding De startnotitie beschrijft het voorstel voor de integrale aanpak van het project uitvoering eerste tranche wegcategoriseringsplan 2022-2026 Heemstede. De startnotitie geeft aan wat er moet gebeuren om de wegen, opgenomen in de eerste tranche van het project, af te waarderen naar 30 km. Dit gebeurt volgens het concept Duurzaam Veilig en inclusief de toepassing van klimaatadaptieve maatregelen. Eerst wordt de startnotitie voorgelegd aan en vervolgens vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Het schetsen van de kaders waar binnen het project wegcategorisering Heemstede uitgevoerd wordt is het doel van deze startnotitie. Na bestuurlijke accordering is deze startnotitie het leidende document voor opdrachtgever, projectmanager en projectmedewerkers. Wijzigingen aangaande projectscope, specificaties en hieruit voortvloeiend veranderingen in de beheersfactoren kunnen alleen plaatsvinden via een wijzigingsverzoek.

2. Aanleiding Op 28 oktober 2021 is het wegcategoriseringsplan Heemstede door de gemeenteraad van Heemstede vastgesteld. Het wegcategoriseringsplan Heemstede heeft als doel de verkeersveiligheid in Heemstede te bevorderen. Tijdens de uitvoering is er ook aandacht voor het verbeteren van de leefbaarheid. In het wegcategoriseringsplan worden verschillende wegen in de gemeente Heemstede afgewaardeerd naar 30 km per uur. Het wegcategoriseringsplan bestaat uit twee delen(tranches) van beide 5 jaar. Deze startnotitie gaat in op de eerste tranche van het wegcategoriseringsplan. De eerste tranche van het wegcategoriseringsplan loopt van 2022 tot en met 2026. De wegen opgenomen in de eerste tranche zijn: - Johan Wagenaarlaan - César Francklaan - Lankhorstlaan - Glipperweg - Zandvoortselaan De van Merlenlaan en omliggende wegen vormen hierbij een uitzondering. De herinrichting van deze wegen (Van Merlenlaan, Camplaan-west, Valkenburgerlaan-noord en Raadhuisplein) zijn een pilot. De opgedane ervaringen van dit project zullen mede als uitgangspunt gelden voor de uitwerking van de eerste tranche van het wegcategoriseringsplan.

3. Projectuitvoering eerste tranche wegcategoriseringsplan De maximumsnelheid van de wegen die opgenomen zijn in de eerste tranche van het wegcategoriseringsplan worden teruggebracht naar 30 km/u. Bij de verlaging van de maximumsnelheid streven we naar de inrichting van de weg volgens de richtlijnen van het CROW. De herinrichting verloopt volgens de richtlijnen van Duurzaam Veilig en de aspecten van een klimaatadaptieve inrichting.

3.1 Doel De doelstelling van het wegcategoriseringsplan is uitvoering geven aan het besluit van de gemeenteraad Heemstede: De door de raad vastgestelde wegen in het wegcategoriseringsplan, terugbrengen naar een maximumsnelheid van 30 km/u conform een duurzaam veilige en klimaatadaptieve inrichting. 3

3.2 Resultaat Het beoogde eindresultaat is een veilige en duurzame ingerichte openbare ruimte. Het beoogde resultaat van de uitvoering eerste tranche wegcategoriseringsplan is een breed gedragen herinrichtingsplan van de openbare ruimte. Welke voldoet aan de gestelde doelstelling. 3.3 Vooronderzoek Voorafgaande aan de start van het wegcategoriseringsplan vindt er vooronderzoek plaats om inzicht te krijgen in de huidige staat van de openbare ruimte van de wegen opgenomen in het wegcategoriseringsplan. Er wordt dan gedacht aan onderdelen als: de verhardingen, rioleringen, beplanting en openbare verlichting. In de herinrichting en de uitvoering van het wegcategoriseringsplan worden de uitkomsten meegenomen. Het doel is inzicht krijgen welk van deze onderdelen uit de openbare ruimte in de toekomst moeten worden vervangen en wellicht dit gelijktijdig met het wegcategoriseringsplan uitvoeren. Verkeer Voorafgaande aan de projectstart vindt er ook een meting plaats wat betreft het verkeer. In het onderzoek komen de onderdelen intensiteit, snelheid en verkeersclassificatie aan bod. Zo is er inzicht na de aanpassingen wat de veranderingen in het wegennetwerk hebben veroorzaakt.

4. Uitgangspunten en randvoorwaarden 4.1 Beleidskaders In onderstaande tabel is te zien welk beleid en welke wetgeving en richtlijnen op het project wegcategoriseringsplan van toepassing zijn. Hierbij wordt het beleidskader waar binnen het project zich afspeelt geschetst. Wet/beleid Toelichting Wegcategoriseringsplan Het wegcategoriseringsplan vloeit voort uit het landelijke (Gemeente Heemstede) verkeersveiligheidsprogramma ‘Duurzaam veilig’. De wegen opgenomen in het opgenomen in het wegcategoriseringsplan worden naar 30km/u als GOW30 of ETW30 teruggebracht. Op basis van een aantal onderwerpen is er een afweging gemaakt tussen verschillende belangen met als uitgangspunt: de maximumsnelheid gaat naar 30 km/u. De wegen zijn in het wegcategorisatieplan al bepaald. De wegcategorie geeft richting aan de gewenste weginrichting en bepaald mede welke fietsvoorzieningen noodzakelijk zijn. Zoveel als mogelijk worden de CROW Richtlijnen en Beleidskader toegepast. Wegenverkeerswet De inrichting van de weg wordt binnen de wettelijke kaders van de (WvW) 1994 wegenverkeerswet plaatsvinden. De wegenverkeerswet borgt de veiligheid op de weg. De WvW beschermt de gebruikers en passagiers van de weg. Ook zorgt de WvW voor het in stand houden van de weg en de bruikbaarheid van de weg. Daarbij waarborgt het zo veel mogelijk de vrijheid van verkeer.

CROW-ASVV 2021 De ASVV bevat de verkeerskundige richtlijnen voor weginrichtingen (landelijk binnen de bebouwde kom, Handboek wegontwerp. In het Handboek kenniscentrum) staat alle belangrijke onderwerpen wat betreft de weginrichting binnen de bebouwde kom. Afhankelijk van de wegcategorisatie zijn in het CROW-richtlijnen en kaders terug te vinden op welke wijze een ETW30 ingericht dient te worden. Voor de inrichting van een GOW30 zijn de

4

CROW-Afwegingskader 30km/u (landelijk kenniscentrum)

Strategie en uitvoeringsagenda klimaatadaptatie Gemeenten Bloemendaal en Heemstede Programma water Bloemendaal en Heemstede 2022-2026 Flora- en faunawet (ministerie van Economische zaken, Landbouw & Innovatie)

richtlijnen nog niet vastgesteld. Voor de GOW30 is wel het afwegingskader 30/h. Het afwegingskader 30 km/h is een nieuw kader wat wegbeheerders handvatten biedt. Wegbeheerders dienen weloverwogen keuzes te kunnen maken bij het bepalen van de snelheidslimiet voor een weg binnen de bebouwde kom. Het is geen ontwerpprincipe of richtlijn voor hoe een 30 km/h-weg zou moeten ingericht worden. Het afwegingskader bestaat uit een (stroom)schema, bijbehorende uitleg over de te nemen stappen en andere overwegingen bij de keuze voor een bepaalde snelheidslimiet. De gemeenten Bloemendaal en Heemstede hebben de ambitie om klimaatbestendig te zijn in 2050. Klimaatbestendig betekent dat Bloemendaal en Heemstede veilig en leefbaar blijven, ondanks de gevolgen van klimaatverandering. Tijdens de herinrichting wordt invulling gegeven aan de ambitie om klimaatbestendig te zijn in 2050. De beleidsafwegingen op het terrein van beheer van de openbare ruimte, bescherming van bodem en waterkwaliteit en de zorg voor het totale watersysteem. Indien groen verwijderd wordt, dient er te worden onderzocht of er beschermde soorten voorkomen en zo ja, of het verwijderen van groen negatieve gevolgen heeft. Eventueel is ontheffing van de Flora- en faunawet nodig.

4.2 Dillema’s in de uitgangspunten De wegen opgenomen in het wegcategoriseringsplan worden naar 30 km/u afgewaardeerd. Een afwaardering betekent niet automatisch ook een vermindering van verkeer. De verkeersintensiteit zal in eerste instantie hetzelfde blijven, mocht het verkeer in de toekomst anders zijn weg vinden op de daarvoor bestemde wegen is dat bijvangst. De komst van het afweegkader 30/km van het CROW geeft handvatten op welke wijze de wegen ingericht dienen te worden. Het afweegkader is na de publicatie van het wegcategoriseringsplan gepubliceerd. Het volgen van het afweegkader is een belangrijk onderdeel van het beleid van een wegbeheerder. Belangrijkste taak van het wegcategoriseringsplan is de wegen terug te brengen naar 30km/u. Het afweegkader betreft geen richtlijn maar slechts een hulpmiddel om tot een weloverwogen beslissing te komen wat betreft de wegkwalificatie. Als de uitkomt een wegcategorisatie GOW30 is, is het dilemma dat hier nog geen bestaande richtlijnen voor zijn ontwikkeld. Dit geeft ruimte tot discussie aangezien de inrichting dan niet is gestaafd met wettelijke richtlijnen. Bijkomend risico is dat als in de toekomst er wel richtlijnen zijn ontwikkeld, de nieuw ingerichte wegen uit het wegcategoriseringsplan niet conform de richtlijnen ingericht zijn. Een ander dilemma zijn de aanrijtijden van de nood- en hulpdiensten en dan met name de Brandweer.

Een afwaardering van de maximumsnelheid op de wegen die cruciaal zijn voor de nooden hulpdiensten kan zorgen voor een langere aanrijtijd. Momenteel stelt de veiligheidsregio Kennemerland een dekkingsplan op die in kaart brengt wat de veranderingen in het wegennetwerk veroorzaken.

5

4.3 Integrale aanpak Het uitgangspunt van de integrale aanpak tijdens de uitvoering van de werkzaamheden is werk met werk combineren. Daar waar mogelijk kunnen andere beleidsdoelen meegenomen worden in de uitvoering. Zo nemen wij indien mogelijk het onderhoud van wegen mee, maar ook de groenvoorziening of de riolering. Er wordt specifiek gekeken naar de te nemen maatregelen in het kader van klimaatadaptatie. 4.4 Trends en ontwikkelingen Een toekomstbestendige startnotitie uitvoering wegcategoriseringsplan vindt zijn basis in trends en ontwikkelingen en de hiermee gepaard gaande opgaven voor de lange termijn. Tijdens de uitvoering van het wegcategoriseringsplan wordt er rekening gehouden met trends en ontwikkelingen die spelen. Er wordt gekeken naar de trends en ontwikkelingen betreft het 30 kilometer beleid (GOW30) en klimaatadaptatie. Daarbij wordt voornamelijk gekeken naar de gevolgen van de trends en ontwikkelingen voor de uitvoering van het wegcategoriseringsplan. 30 km beleid/GOW30 Het afwaarderen van de maximumsnelheid naar 30 km/u is een beleidskwestie wat landelijk is ingezet. Het hoofddoel van deze afwaardering is de verkeersveiligheid te verhogen door het aantal verkeersslachtoffers te verminderen. Gekoppeld aan het nieuwe 30 volgt een nieuwe wegcategorisatie, GOW30.

Er zijn voor de GOW30 nog geen richtlijnen ontwikkeld, maar de verwachting is dat deze in de komende jaren aangenomen worden. De Tweede Kamer heeft wel een motie aangenomen om een afwegingskader te ontwikkelen om wegbeheerders te ondersteunen bij het nieuwe 30. Het afwegingskader is aangenomen en zal tijdens de uitvoering gebruikt worden. Andere met name de wat grotere gemeenten zijn al gestart met het herinrichten van wegen naar GOW30 zonder de nog niet-bestaande richtlijnen. Er is contact gelegd met een van deze gemeenten om op ambtelijk niveau te zien hoe dit proces eraan toe gaat. Het doel is te leren van de bevindingen van anderen. Klimaatadaptatie Door klimaatverandering neemt de kans op wateroverlast, hitte, droogte en bodemdaling toe. Klimaatverandering levert risico’s op voor de gezondheid, veiligheid en economie. Klimaatbestendig en water robuust inrichten moet een vanzelfsprekend onderdeel van ruimtelijke (her)ontwikkelingen worden.

6

5. Financiën Het wegcategoriseringsplan is met de daarbij behorende financiën vastgesteld. De financiën zijn met behulp van kengetallen begroot. Deze kengetallen zijn op ervaringscijfers van het pilotproject Van Merlenlaan gebaseerd. De budgetten voor de uitvoering van de eerste tranche wegcategoriseringsplan zijn vastgesteld in de raad. In de financiën is klimaatadaptatie meegenomen in het ontwerp en de uitvoering.

6. Risico’s Er dient rekening te worden gehouden met de volgende risico’s: - Geen draagvlak voor aanpassingen/ontwerp door verschil van inzicht tussen bewoners en beleid van gemeente en wet- en regelgeving; - Mogelijke kans dat bewoners verregaande maatregelen willen vanwege een andere wegcategorisering dan eerder vermeldt in het wegcategoriseringsplan vanwege de invoering van het afweegkader 30km/u; - Onvoldoende handhaafbaarheid door de politie van de heringerichte wegen; - Onvoldoende draagvlak nood- en hulpdiensten vanwege mogelijke lagere opkomsttijden; - Planning is een risico; - Geen richtlijnen voor het toepassen van een GOW30; - Nieuwe ontwikkelingen zoals nieuwe richtlijnen voor een weg met de categorisatie GOW30.

7. Participatie en communicatie Tijdens de verschillende projecten binnen het wegcategoriseringsplan speelt participatie en communicatie een grote rol. Voor ieder deelproject zal er dan ook een apart participatie- en communicatieplan opgesteld worden. Het participatie- en communicatieplan maakt deel uit van het plan van aanpak en wordt door de projectleider opgesteld met hulp van het projectteam communicatie (communicatieadviseur, omgevingsmanager en adviseur bewonerscontacten). 7.1 Communicatiedoelstelling(en) Communicatie speelt een belangrijke rol richting de huiseigenaren en bewoners van het wegcategoriseringsplan. De communicatiedoelstellingen luiden als volgt: • Bewoners en huiseigenaren van de wegen opgenomen in de eerste tranche van het wegcategoriseringsplan worden goed geïnformeerd over de planvoorbereiding en het te volgen proces. • Waar er ruimte is – in financieel en ruimtelijk opzicht – worden bewoners betrokken bij (her)inrichting van de openbare ruimte.

7

7.2 Communicatieboodschap Voor de uitvoering van het wegcategorisatieplan wordt gebruik gemaakt van een kernboodschap. Deze boodschap vormt basis voor eventuele afgeleide boodschappen: ‘’Wegen in de gemeente Heemstede worden teruggebracht naar 30 kilometer per uur. Het uitgangspunt van het wegcategoriseringsplan is de verkeersveiligheid te verhogen. Bij een afwaardering van de maximaal toegestane snelheid hoort een weginrichting die passend is bij het betreffende snelheidsregime. Dit is een mooi moment om de wijk klimaatadaptief in te richten en te bekijken waar optimalisaties mogelijk zijn. We zoeken we naar oplossingen om Heemstede verkeersveilig en toekomstbestendig te maken zodat we tot een omgeving komen die zo goed mogelijk afgestemd is op de wensen van alle gebruikers en omwonenden’’ 7.3 Participatie Op 18 mei 2021 is door het college een participatieplan voor het WCP vastgesteld. Dit participatieplan betrof met name het algemene plan, dat voor heel Heemstede geldt en in mei 2021 van start is gegaan. In het participatieplan is aangegeven dat voor de projecten die volgen uit het algemene plan aparte participatieplannen worden opgesteld. Een aantal inwoners van Heemstede heeft al gereageerd tijdens de totstandkoming van het wegcategoriseringsplan.

In deze reacties zijn verschillende suggesties gedaan over mogelijke aanpassingen in de weginrichting voor verschillende deelprojecten. Deze suggesties worden ook meegenomen in de voorbereiding van ieder deelproject.

8. Kwaliteit Voor het toetsen van de kwaliteit van werkzaamheden in de openbare ruimte zal bij de aanbesteding aan de huidige richtlijnen van de gemeente Heemstede moeten voldaan worden. Er wordt ook rekening gehouden met de materiaalkeuze zoals we elders gebruiken in de gemeente, om zo de uniformiteit binnen de gemeente te waarborgen. Technische randvoorwaarden en eisen Het inrichtingsplan van de openbare ruimte dient te voldoen aan vigerend beleid op het gebied van beheer en inrichting. Integrale aanpak Het is een nadrukkelijke wens om projecten in de openbare ruimte op een integrale manier aan te pakken. Dat betekent voor de inwoners een samenhangende aanpak waar aandacht is voor de leefomgeving en de vraagstukken die spelen. Voor de organisatie betekent dit dat de werkprocessen, werkwijze en expertise op elkaar worden afgestemd om tot een gezamenlijk plan te komen Draagvlak bij bewoners Bewoners zijn betrokken bij de planvorming en we streven naar een breed draagvlak bij bewoners. 8.1 Toetsing Eind en/of deelproducten zullen in eerste aanleg collegiaal worden getoetst en voorts worden getoetst door de ambtelijk opdrachtgever en/of de bestuurlijk opdrachtgever. Pas na deze toetsing en het verwerken van de daaruit voortvloeiende op- en aanmerkingen op een (eind)product wordt deze vrijgegeven voor bijvoorbeeld bestuurlijke behandeling of voor communicatie.

8

Initiatieffase Resultaat: Integraal Plan van Aanpak deelproject Wijze van toetsing: Bespreken projectgroep Akkoord PM en AOG/BOG Definitiefase Resultaat: Programma van Eisen Wijze van toetsing: Bespreken projectgroep Akkoord PM en AOG Ontwerpfase Resultaat: VO en DO inrichting openbare ruimte Wijze van toetsing: Bespreken projectgroep Beoordeling ruimtelijke kwaliteit Beheertoets door beheerteam Technische toets door werkvoorbereiding Beheerparagraaf bij bestuurlijke besluitvorming Akkoord PM en AOG/BOG

9

9. Plangebied In de onderstaande tekening is het plangebied aangegeven.

De wegen opgenomen in de eerste tranche van het wegcategoriseringsplan betreffen: - 2022 Johan Wagenaarlaan - 2023 César Francklaan - 2024 Lankhorstlaan - 2025 Glipperweg - 2026 Zandvoortselaan

10

10. Projectteam/ Verantwoordelijkheden Het projectteam uitvoering wegcategoriseringsplan is vastgesteld voor de eerste tranche. De gemeente Heemstede beschikt niet over de capaciteit om een grootschalig project als de uitvoering van het wegcategoriseringsplan naast de huidige werkzaamheden te dragen. Om die reden heeft de gemeente reeds een fulltime omgevingsmanager met een verkeerskundige achtergrond aangetrokken en is van plan om op korte termijn drie fulltime medewerkers aantrekken: een (technisch) projectleider, werkvoorbereider en een projectmedewerker. De projectmanager wordt gedurende de eerste tranche per deelproject ingehuurd om het project te managen. Bij het inhuren van de projectmanager wordt rekening gehouden met het eerdere pilotproject Van Merlenlaan. De projectmanager, (technisch) projectleider en omgevingsmanager vormen de kern van het projectteam. 10.1 Projectorganisatie Rol Verantwoordelijkheid Bestuurlijk Namens het college opdrachtgever (BOG) eindverantwoordelijk voor het Wethouder Verkeer project. Stuurt het project aan en ziet toe op procesverloop binnen de bestuurlijke randvoorwaarden en beleidsmatige en financiële kaders. Ambtelijk Stuurt projectmanager aan, maakt opdrachtgever (AOG) afspraken over resultaat, tijd en inzet Manager Ruimtelijk van middelen.

Verantwoordelijk voor Beheer benodigde condities van tijd, geld en menskracht en geeft sturing aan proces. Eindverantwoordelijk richting bestuurlijk opdrachtgever en budgethouder. Projectmanager (PM) Verantwoordelijk voor het bereiken Extern (inhuur) van het overeengekomen resultaat. Stuurt op aspecten tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatiecommunicatie en risico(beheersing). Budgetbewaker. (Technisch) Inhoudelijke aansturing Projectleider (PL) projectmedewerkers. Toezien op de (Vacature) technische uitwerking van het project. Voorbereiding en organisatie besluitvorming. Verantwoordelijk voor de inkoop aannemer(s). Omgevingsmanager Verantwoordelijk voor (OM) communicatieplan en Adviseur Verkeer stakeholderanalyse. Proactief contact onderhouden, afstemmen belangen en vastleggen afspraken met stakeholders. Communicatie vanuit

Bevoegdheid Beslissingsbevoegd binnen de kaders van het project.

Beslissingsbevoegd over wijzigingen in projectorganisatie en -zo nodig samen met bestuurlijk opdrachtgever over wijzigingen in plan van aanpak.

Aansturen projectteamleden. Ondertekenen informatie brieven, zonder financiële of juridische consequenties.

Rapporteert aan projectmanager.

Rapporteert aan projectmanager.

11

project naar omgeving en andersom. Doorlopen (vergunning)procedures.

Projectadviseur (PA) (Vacature)

Werkvoorbereider (vacature)

Projectteamleden (Externe en interne medewerkers)

Verantwoordelijk voor plannen vergaderingen, actielijsten, notulen, projectarchief, secretariële werkzaamheden etc. etc. Verantwoordelijk voor een juiste planning, dat er voldoende en bekwaam personeel inzetbaar is en alle materialen ingekocht worden. Het opstellen van technische tekeningen. De voortgang van het deelproject monitoren. etc. etc. Advisering op en uitvoering van Advisering aan projectleider, onderwerpen betreffende de eigen omgevingsmanager en discipline. projectmanager

Gedurende het project wordt er een beroep gedaan op verschillende expertises van binnen en buiten de organisatie. Externe medewerkers worden enkel op projectbasis ingehuurd. Deze personen zijn projectteamleden die het project ondersteunen in ieder zijn of haar expertise: - beleidsmedewerker riolering, water en klimaatadaptatie; - stedenbouwkundig ontwerper; - verkeerskundig adviseur; - communicatieadviseur; - juridisch adviseur; - adviseur wijkbeheer en bewonerscontacten; - beleidsmedewerker openbaar verlichting en verhardingen; - beleidsmedewerker parkeren, verkeer en vervoer; - beleidsmedewerker groenvoorziening; - directievoerder; - beleidsmedewerker verkeerslichten.

12

10.2 Organogram projectorganisatie

Bestuurlijk opdrachtgever BOG

Ambtelijk opdrachtgever AOG

Projectmanager PM

(technisch) projectleider

Omgevingsmanager

PL

OM

Technisch team: - (technisch) projectleider - Werkvoorbereider

- Beleidsmedewerkers

Communicatie team: - Omgevingsmanager - Communicatieadviseur - Adviseur bewonerscontacten

10.3 Overlegvormen Naam overleg

PO WCP

Doel

Besturen van project

Onderwerp(en)

Voortgang project (tijd, geld, kwaliteit etc.) adviezen op deelonderwerpen

Samenstelling

BOG, AOG, PL, PM, OM

Frequentie

4-wekelijks of meer indien nodig voor besluiten

13

Naam overleg

Projectteam (PT) wegcategoriseringsplan

Doel

Informeren, afstemmen, bewaken, voorbereiden

Onderwerp(en)

Voortgang project (tijd, geld, kwaliteit, communicatie etc.) adviezen op deelonderwerpen

Samenstelling

PL, PM, OM, PA,. Afhankelijk van de agenda: AOG.

Frequentie

1 x per 2 weken

Naam overleg

Planningsoverleg

Doel

Bijhouden, bewaken en sturen op planning

Onderwerp(en)

Overall planning

Samenstelling

PL, OM

Frequentie

4-wekelijks

Naam overleg

Communicatieoverleg

Doel

Voorbereiden, afstemmen en uitvoeren communicatie

Onderwerp(en)

Communicatiestrategie, planning (incl. overall planning), communicatiemiddelen,

Samenstelling

OM, communicatieadviseur, juridisch adviseur. Afhankelijk van de agenda: PL, PM

Frequentie

1x per 2 weken

Naam overleg

Technisch overleg/ K&L overleg

Doel

VO, DO en uitvoering voorbereiden

Onderwerp(en)

Onderzoeksstrategie, onderzoeksresultaten, vervolgaanpak maatregelen onder- en bovengronds, overall planning, K&L overleg

Samenstelling

PM, PL, werkvoorbereider, coördinator beheer. Afhankelijk van de agenda: externe bedrijven.

Frequentie

1x per 2 weken

14

Naam overleg

Klankbordgroep

Doel

Feedback geven op diverse deelproducten alvorens deze ter besluitvorming worden voorgelegd aan het college/raad

Onderwerp(en)

Deelproducten zoals inrichtingsplannen openbare ruimte (VO/DO)

Samenstelling

Inwoners uit de wijk, communicatiemedewerker (verslag), projectmanager, omgevingsmanager

Frequentie

1 keer per 2 maanden, afhankelijk van de planning van het project

10.4 Klankbordgroep Een klankbordgroep is bedoeld om direct aanwonenden, ondernemers, wijkverenigingen en andere belanghebbenden te betrekken bij het proces. De leden van de klankbordgroep worden geacht te spreken namens een zekere achterban. Hun rol is mee te denken met de planontwikkeling. De klankbordgroep heeft een adviserende rol. Dat betekent dat het college de adviezen van de klankbordgroep meeneemt in het projectproces. Van het advies van de klankbordgroep kan worden afgeweken, maar dan moet wel worden uitgelegd en onderbouwd waarom. De omgevingsmanager is voorzitter van de klantbordgroep. De projectadviseur is verantwoordelijk voor de organisatie en verslaglegging van de bijeenkomsten.

11. Fasering en planning 11.1 Planning Het wegcategoriseringsplan eerste tranche staat gepland in de periode 2022-2026. Het wegcategoriseringsplan is opgedeeld in 4 deelprojecten. Daarbij wordt de onderstaande fasering toegepast: - 2022-2023 Johan Wagenaarlaan en César Francklaan Het uitgangspunt is om de deelprojecten Johan Wagenaarlaan en César Francklaan samen te voegen tot één deelproject. De samenvoeging is vanwege het besluit van de gemeenteraad Heemstede om de Johan Wagenaarlaan en César Francklaan een uniforme categorisering te geven. - 2024 Lankhorstlaan - 2025 Glipperweg - 2026 Zandvoortselaan Tijdens de voortgang van het wegcategoriseringsproject tracht het projectteam voortvarender te werk te gaan dan de planning. Het kan zijn dat er gedurende het project eerder gestart wordt met de voorbereiding van een volgend deelproject.

15

11.2 Fasering Hieronder wordt globaal de fasering weergegeven die gedurende de uitvoering van de eerste tranche van het wegcategoriseringsproject wordt doorlopen. Deze startnotitie wordt voor de gehele periode van de eerste tranche opgesteld en vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Vervolgens start de uitvoering van het wegcategoriseringsplan. Per deelproject worden de fases 2 tot 9 doorlopen. FASE 1

Startnotitie vastleggen Besluit door college van B&W Start wegcategoriseringsproject

Start Deelproject FASE 2

Plan van aanpak deelproject (inclusief communicatie en participatietraject) en aanvragen voorbereidingskrediet (VBK) Besluit door college van B&W Vrijgeven voorbereidingskrediet

FASE 3 FASE 4

onderzoeken en bepalen interne uitgangspunten 1e participatieronde inventarisatie externe wensen en aandachtspunten en verwerking tot schetsontwerp (SO).

FASE 5

2e Participatieronde presentatie schetsontwerp (SO) ophalen reacties schetsontwerp en verwerken tot voorlopig ontwerp (VO) Vaststellen VO door college van B&W incl. inspraaktermijn 4 weken

FASE 6

3e participatieronde presentatie voorlopig ontwerp en verwerken inspraakreacties in nota van beantwoording Verwerken tot Concept DO en vaststellen door college van B&W. --------Zienswijze Concept DO commissie Ruimte

FASE 7

Verwerken zienswijze commissie Ruimte tot Definitief Ontwerp Vaststellen DO door college van B&W.

FASE 8

Vrijgeven/publiceren definitief ontwerp (DO) Vrijgeven uitvoeringskrediet

16

11.3 Evaluatie Tijdens de voortgang van het wegcategoriseringsplan zal na de afronding van ieder deelproject een evaluatie plaatsvinden. Tijdens de evaluatie wordt bekeken hoe de afwikkeling verbeterd kan worden. Op basis van de evaluatie wordt wellicht een nieuwe werkwijze voorbereid. Voordat tot de nieuwe werkwijze wordt overgegaan dient eerst inzicht gegeven te worden in de resultaten van de huidige werkwijze. De inbreng van de projectorganisatie en de inwoners worden meegenomen in de evaluatie. Zij zullen dan ook betrokken worden bij het evaluatieproces.

17