39. Raadsinformatiebericht fasering opvang asielzoekers Heemstede (2022-heden).pdf

Raadsinformatiebericht Collegevergadering: 24 juni 2025

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1322687 : Welzijn : S.A. Meerhoff : Actief openbaar

Onderwerp Raadsinformatiebericht: fasering opvang asielzoekers Heemstede (2022-heden) ☒ Ter informatie/update ☐ Beantwoording schriftelijke vragen

☐ Toezeggingen/actielijst commissie of raad ☐ Overige

Inleiding Het college heeft als doel actief te communiceren, daar waar het kan en moet. We betreuren het daarom als er andere beelden zijn ontstaan. Het college geeft in dit bericht een nadere uitleg over hoe de gemeente werkt als het gaat om actief communiceren, het voorbereiden van beleid en het samenwerken met private partijen. Daarna kunt u de verschillende fases van de zoektocht naar asielopvanglocaties terugvinden. Voorbereiding van beleid De ambtelijke organisatie in een gemeente speelt een cruciale rol in de voorbereiding en uitvoering van onze wettelijke en maatschappelijke taken, ook vooruitlopend op bestuurlijke besluitvorming. Deze voorbereidingen zijn door inwoners opvraagbaar via WOO-verzoeken, zonder dat dit altijd op bestuurlijke tafels is besproken en besloten. Hieronder nemen we u eerst mee in hoe dat ambtelijke proces doorgaans werkt. Signalering en agendering, beleidsvoorbereiding en advisering bestuur De ambtelijke organisatie houdt ontwikkelingen in de samenleving, wetgeving en beleid in de gaten. Als er bijvoorbeeld maatschappelijke problemen ontstaan of nieuwe wet- of regelgeving in aantocht is, kunnen zij dit signaleren. Zoals het Regionaal plan asielopvang en de Spreidingswet of brieven van de minister.

Ook doen ambtenaren onderzoek, raadplegen stakeholders (zoals het COA, instellingen, private eigenaren) en ontwikkelen en verkennen scenario’s en (beleids)opties met deze stakeholders. Afhankelijk van de situatie is het belangrijk om bijvoorbeeld schetsen, kostenramingen en risicoinschattingen te maken. Kortom, zij verkennen ideeën, kansen en risico’s, voordat deze bestuurlijk worden gemaakt. Soms worden paden verkend en daarna weer verlaten. Soms wordt het nooit bestuurlijk gemaakt. Dit vraagt discretie, bijvoorbeeld omdat eigenaren van panden of gronden van potentiële asiellocaties niet direct in het openbaar willen treden, maar eerst meer informatie nodig hebben over ideeën of plannen. Of wanneer, vanwege bedrijfsgevoelige informatie van derden, (nog) pagina 1 van 5

niet alles gedeeld kan worden. Ambtenaren lopen dus vooruit op bestuurlijke besluitvorming. Ze peilen wat politiek haalbaar is en passen hun voorstellen daarop aan. Soms worden ‘ambtelijkbestuurlijke’ sessies en technische sessies met de gemeenteraad gehouden ter voorbereiding van formele besluitvorming. WOO-verzoeken De recente WOO-verzoeken maken dit ambtelijk vooronderzoek deels openbaar. Ook voorstellen die nooit verder zijn gekomen dan ideeënvorming, zoals het idee dat is verkend om locaties Constantijn Huygens, Binnenweg en Sein als één locatie te beschouwen. Of oplossingsrichtingen van samenwerkingspartners in crisessituaties, naar aanleiding van meerdere oproepen van de minister. Waardoor COA bijvoorbeeld ongevraagd een scenario voor 300 plekken op het SEIN terrein heeft aangeleverd. De verschillende opgaven die op ons af zijn gekomen afgelopen jaren en de complexiteit van deze opgaven (opvang Oekraïners, statushouders en asielopvang), maakt dat er in de loop der tijd verschillende scenario’s in ambtelijk vooronderzoek naar voren komen. Voor deze opgaven zijn we in Heemstede voor een groot deel afhankelijk van particuliere/private eigenaren. Op verzoek van eigenaren praten we hierover niet in de openbaarheid, totdat we expliciet toestemming hebben om openbaar te maken dat we hun eigendom in onderzoek hebben.

Fasering opvang asielzoekers Heemstede Fase 0: Quickscan crisis- en noodopvang van Oekraïense vluchtelingen en statushouders Op 11 maart 2022 stemt de raad in met de verdere verkenning van en het voorbereiden van de benodigde procedures om tijdelijke crisis- en noodopvang te realiseren. Het gaat hier nog niet om asielzoekers, maar om het vinden van locaties voor de noodopvang van Oekraïense vluchtelingen. Dit leidt uiteindelijk tot een lijst van ruim 60 locaties. Het SEIN terrein wordt hier als niet geschikt aangemerkt, omdat de locatie niet in eigendom is van de gemeente en het een potentiële IHP-locatie betreft. De lijst van ruim 60 locaties wordt op 20 december 2022 openbaar gemaakt onder de naam Quickscan. De eigenaar van het SEIN terrein heeft toen aangegeven niet op deze openbare lijst te willen staan. In het raadsvoorstel (Tijdelijke) huisvesting statushouders en Oekraïense vluchtelingen op 23 maart 2023 staat: ‘Naast de gemeentelijke locaties is er nog een aantal niet openbare particuliere locaties die kansrijk zijn. Met deze eigenaren blijven we in gesprek over de mogelijkheden.’ De niet-openbare locaties waren voor raadsleden vertrouwelijk inzichtelijk bij de griffie. De Quickscan is een belangrijke basis voor het onderzoek naar mogelijke locaties voor asielzoekers dat medio 2024 start, zie fase 4.

Fase 1: Regionaal plan vooruitlopend op de Spreidingswet (2023) In januari en februari 2023 is de raad per collegebericht (nu een ‘raadsinformatiebericht’) op 31 januari en 14 februari geïnformeerd over de regionale aanpak van de opvang van asielzoekers. Op 6 maart en 17 mei 2023 zijn vertrouwelijke technische sessies georganiseerd waarin de raad is bijgepraat. Deze informatie vormde de voorbereiding op het raadsbesluit van 8 juni 2023 waarin het conceptplan regionale opvang werd vastgesteld. Op 18 juli 2023 stelde het college het definitieve regioplan vast. In deze periode werd duidelijk dat de Spreidingswet eraan zat te komen. In afwachting hiervan stelde de regio Kennemerland (Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Velsen, Uitgeest en Zandvoort) gezamenlijk een plan op. In Heemstede zijn in deze fase de locaties Leidsevaartweg 5-7 en Leidsevaartweg 15-17 onder voorbehoud opgenomen. Tegelijkertijd werd verkennend onderzoek gedaan naar andere locaties, waaronder SEIN, Herenweg 29 en 55, Heemsteedse Dreef 156, en een andere locatie van een particuliere eigenaar. Deze locaties zijn toen niet openbaar gemaakt vanwege afspraken en discretie rondom particuliere eigenaren. Tijdens de technische raadsessie in maart 2023 is het volgende gedeeld met de raad: - Spreidingswet komt eraan, vooruitlopend wordt een regioplan opgesteld pagina 2 van 5

-

Hierbij gaan we ervan uit dat we ongeveer 105 plekken moeten realiseren Twee locaties onder voorbehoud laten opnemen: Leidsevaartweg 5-7 en Leidsevaartweg 15-17 Verkennend onderzoek en gesprekken met SEIN, Herenweg 29 en Herenweg 55, Heemsteedse Dreef 156 en een andere locatie ban een particuliere eigenaar

In mei 2023 is er nogmaals een technische raadsessie gehouden waarin we de raad meenamen in het volgende: - Locaties Leidsevaartweg afgevallen sneller dan verwacht - De gemeente gaat door met zoektocht langs bepaalde uitgangspunten (regionale en lokale) - De locaties waarnaar verder onderzoek gedaan zou worden, zijn: - Herenweg 55, Postkantoor, Heemsteedse Dreef op korte termijn - Herenweg 29, SEIN en een derde locatie verder verkennen op lange termijn Fase 2: Noodoproep tijdelijke crisisnoodopvang en verhoogde opgave (2024) De Spreidingswet trad op 1 februari 2024 in werking. Deze wet bevatte ook een verhoging van het aantal te realiseren plekken. Heemstede ging van 105 naar 191 plekken. Ook werd definitief duidelijk dat deze plekken per 1 juli 2025 operationeel zouden moeten zijn. Op 15 april 2024 ontving de gemeente een brief van de staatssecretaris met het verzoek om crisisnoodopvangplekken voor 500 asielzoekers. Hoewel de gemeente dit serieus heeft verkend, bleken locaties (SEIN en de Vrijheidsdreef) vanwege noodzakelijke ruimtelijke procedures niet geschikt voor directe inzet binnen twee weken en het aantal van 500 leek onwenselijk. SEIN bleef wel in beeld vanwege de bereidheid tot samenwerking voor een periode van drie tot vijf jaar, maar dan voor een aanzienlijk lager aantal.

De raad werd hierover geïnformeerd via het raadsinformatiebericht van 6 februari 2024, waarin de verhoogde taakstelling aan de orde kwam, zonder dat in dit openbare stuk concrete locaties zijn genoemd. Het college startte met de voorbereidingen van een raadsvoorstel voor juni 2024. Parallel liep de verkenning van kleinere locaties door. Informatie over locaties die toen concreet werden onderzocht door het COA (het Oude Postkantoor en Herenweg 55) werd vertrouwelijk gedeeld met de fracties. Op 4 juni wordt de raad geïnformeerd via een raadsinformatiebericht dat deze twee locaties, zonder ze bij naam te noemen, niet gebruikt zullen worden voor crisisnoodasielopvang. - 1 februari 2024: inwerkingtreding Spreidingswet - 6 februari 2024: raadsinformatiebericht over verhoogde opgave - 15 april 2024: brief staatssecretaris over crisisnoodopvang - 4 juni 2024: raadsinformatiebericht stand van zaken opvang Fase 3: Nota van uitgangspunten en scenario’s asielopvang juni 2024 In juni 2024 bood het college deze nota ter besluitvorming aan, waarin het aangaf naast kleinere locaties ook grotere locaties te willen onderzoeken, om te voldoen aan de verhoogde taakstelling. Tijdens de raadsvergadering lichtte de wethouder toe dat een grotere locatie noodzakelijk leek. Een amendement om uitsluitend locaties van circa 50 plekken te onderzoeken werd ontraden met inhoudelijke argumenten.

Zoals de mogelijk verminderde aanwezigheid van begeleiding en beheer. Wat betekent dat de gemeente daar voor aan de lat kan komen te staan, mocht er meer beheer en begeleiding nodig zijn. Ook is het voorbereiden en realiseren van vier kleinschalige locaties ingewikkelder, er komen meer locaties op tafel en onderzoek duurt langer met een onzekere uitkomst. Daarom was het amendement volgens het college niet passend bij de wet en de uitgangspunten van het college en adviseerde het college negatief op het amendement. Op de achtergrond werd het contact met de eigenaar van het Oude Postkantoor hernieuwd op verzoek van de eigenaar (4 juli) en na bespreking in de raad (verzoek om 4 afgewezen locaties opnieuw te laten onderzoeken door het COA in commissie Samenleving 11 juni). Tegelijkertijd vond een ambtelijke verkenning plaats met SEIN over een mogelijke opvanglocatie. COA werkte ongevraagd een scenario van 300 plekken op het SEIN terrein uit, dat door de gemeente (ambtelijk) pagina 3 van 5

werd afgewezen. Ambtelijk werd verder een verkenning gedaan naar circa 150 plekken, zonder bestuurlijke opdracht. - 28 mei 2024: technische sessie raad inzake de nota uitgangspunten en scenario’s opvang vluchtelingen en huisvesting statushouders - 11 juni 2024: behandeling nota van uitgangspunten in commissie samenleving - 27 juni 2024: behandeling nota van uitgangspunten in gemeenteraad Fase 4: Sweco-onderzoek conform kaders raad (augustus-december 2024) Na het raadsbesluit juni 2024 werd adviesbureau Sweco ingeschakeld om, op basis van door de raad vastgestelde kaders, 47 locaties te onderzoeken. Twintig locaties zijn onderzocht op onder andere ruimtelijke inpasbaarheid, eigendom, beschikbaarheid en maatschappelijke context. De overige locaties vallen af, omdat zij gelegen zijn in Bescherm Landschap (BL) of Natura 2000 gebied. Wel doen we vooronderzoek naar deze 27 locaties (4 locaties vallen af vanwege NNN gebied). Bij de overige 23 locaties zijn de beschermende kernwaarden uit het vastgestelde beleid van de provincie van de locaties in kaart gebracht. Parallel blijven ambtelijk gesprekken met eigenaren van te onderzoeken locaties doorgaan of worden opgestart.

De gemeente vraagt COA in september 2024, gezien de opgave van 50 asielzoekers (niet AMV‘ers) per locatie, opnieuw naar het Oude Postkantoor en de Constantijn Huygens te kijken als kleinschalige opvang locatie voor reguliere asielzoekers. Het COA stelt voor in Heemstede een pilot te starten en deze locaties eventueel samen met SEIN in samenhang te bekijken. COA maakt schetsen van de locaties en deelt deze met de gemeente. Tot voor kort zijn schetsen van het Oude Postkantoor onopgemerkt gebleven. Deze schets is recent na een WOO-verzoek aan het licht gekomen, en daarom toegevoegd aan dit raadsinformatiebericht, samen met de laatste schets die COA heeft gemaakt van Constantijn Huygens. Ook vinden er in deze fase gezamenlijke technische verkenningen plaats met de eigenaar van het postkantoor, om te onderzoeken of de locatie ondanks eerdere afwijzing alsnog onderzocht kan worden. COA, eigenaar en gemeente komen mondeling tot de conclusie dat het de moeite waard is de locatie mee te nemen in het onderzoek van Sweco. De eigenaren gaan akkoord met het openbaar maken van Binnenweg 160 als potentiële locatie. Ook voor deze locatie geldt dat er geen uitgewerkte plannen of overeenkomsten zijn.

Na oplevering van het Sweco rapport in deze periode maakt de ambtelijke organisatie een eigen interne analyse op het rapport om het college goed te kunnen adviseren over de vervolgstappen en onderbouwingen van de locatie die afvalt en de locaties die voorgesteld worden. - 16 juli 2024: raadsinformatiebericht: brief van ministerie van Justitie en Veiligheid gericht aan het college van burgemeester en wethouders over Acute opvang. - augustus 2024: start Sweco-onderzoek - 10 september 2024: collegebesluit brief aan regio en gemeente Haarlem bevestiging ca 50 AMV in Heemstede - 17 september 2024: raadsinformatiebericht inzake planning aandragen asiellocaties - 24 september 2024: collegebesluit regionaal plan opvang asiel Kennemerland 2025-2026 - 7 oktober 2024: oplevering rapport Sweco - 17 december 2024: raadsinformatiebericht stand van zaken opvang, met daarin vervolgstappen op rapport voor publicatie Fase 5: Publicatie Sweco-rapport en communicatie (januari-april 2025) Op 4 maart 2025 neemt het college kennis van het locatieonderzoek asiel en maakt het openbaar. SEIN heeft, voordat het rapport openbaar gemaakt werd, een eigen interne proces moeten doorlopen met als doel de raad van toezicht te adviseren. Zij hebben stukken, zoals de schetsen voor het SEIN terrein die een recent WOO-verzoek hebben laten zien, gevraagd aan het COA.

Zodat zij intern de beslissing konden nemen om naar buiten te treden als locatie voor asielopvang. Het COA biedt dus in januari 2025, vooruitlopend op eventuele besluiten, deze schetsen aan inclusief planvorming. De documenten hebben geen enkele status, zijn niet bestuurlijk of ambtelijk besproken pagina 4 van 5

en voor kennisgeving aangenomen. Datzelfde geldt voor de door het COA in januari 2025 aangeboden eerste visie op gezamenlijke aanpak meerdere locaties in Heemstede. Daarin oppert het COA dat het interessant kan zijn drie locaties als één te beschouwen. Dat heeft het college nooit aangenomen, dat wil zeggen er is geen enkele beslissing over genomen, ook niet over een eventuele verbondenheid. Het college en COA zien de locaties namelijk als aparte locaties, die ook los van elkaar ontwikkeld kunnen worden, en waarbij een eventuele KSO net zo goed kan aanhaken op een locatie buiten Heemstede. Na het openbaar maken van het locatieonderzoek start de gemeente met het informeren van de omwonenden en omgeving van de locaties Binnenweg 160 en het terrein van SEIN. We gaan met hen in gesprek over het onderzoek, over de vervolgstappen met betrekking besluitvorming en participatie en over hun vragen, zorgen en ideeën. Op 6 maart wordt de raad via een technische sessie geïnformeerd over het rapport en het voorgenomen informatie- en participatieproces. Van de 47 onderzochte locaties bleken er 44 ongeschikt. Het college concludeerde dat het terrein van SEIN en het Oude Postkantoor mogelijk geschikt konden zijn. De locatie Constantijn Huygenslaan werd door het college niet als geschikt beoordeeld.

Omdat het plaatsen van een locatie op dit terrein ten koste gaat van de gehele speelvoorziening, welke niet in de omgeving kan worden opgevangen. Er werden brieven verspreid aan omwonenden met de uitnodiging voor informatiebijeenkomsten eind maart over deze twee overgebleven locaties. - 4 maart 2025: collegebesluit openbaar maken geschikte locaties asiel en informeren omgeving - 6 maart 2025: technische sessie met de raad inzake locatieonderzoek - 24 maart 2025: informatieavond SEIN terrein - 25 maart 2025: informatieavond Binnenweg Fase 6: Informatie en participatie (mei-juni 2025) Het college koos ervoor om eerst met omwonenden en andere belanghebbenden in gesprek te gaan, alvorens een voorgenomen besluit te nemen. Hiermee werd ruimte gecreëerd voor participatie, zonder dat er sprake was van vastgestelde uitgewerkte plannen of vastgelegde overeenkomsten. De vervolginformatieavonden vonden plaats in mei 2025 om uit te leggen wat de gemeente heeft gedaan met de zorgen, wensen en ideeën die opgehaald zijn. Ook is het voorgenomen besluit om de locaties aan te dragen bij het COA toegelicht inclusief planning en vervolgproces. Daarbij werd benadrukt dat er geen definitieve keuzes zijn gemaakt, en dat de uiteindelijke afweging plaatsvindt op basis van alle ontvangen input.

Naar aanleiding van deze bijeenkomsten stelt het college op 26 juni 2025 een besluit voor aan de raad over het al dan niet voordragen voornemen voor het voordragen van de locaties aan het COA. - 13 mei 2025: college neemt voorgenomen besluit om asiellocaties voor te dragen bij het COA - 19 mei 2025: informatieavond SEIN - 21 mei 2025: informatieavond Oude Postkantoor - 12 juni 2025: behandeling voorstel asiellocaties voordragen bij COA in commissie Samenleving - 26 juni 2025: behandeling voorstel asiellocaties voordragen bij COA in gemeenteraad

pagina 5 van 5

Scenario 2x KSO Wonen units Optie: Constantijn Huygenslaan - 1 unit is circa 9 x 11 m2, geschikt voor 8 personen inclusief keuken, woonkamer en wasruimte - Units kunnen gestapeld worden, meestal t/m 3-laags. Mogelijke opties:

Wonen bestaande bouw Optie: Binnenweg Netto oppervlaktes - 5m2 slaapgedeelte per bewoner. Max 4 personen op 1 kamer, voorkeur voor minder. - Afhankelijk van aantal bewoners circa 250 m2 slaapgedeelte nodig - 1 woonkamer van 11 m2 per 8 bewoners - Afhankelijk van aantal bewoners, circa 70 m2 aan woonkamer nodig - 1 toilet (1,3 m2) en 1 doucheruimte (3,3 m2) per 8 bewoners - 1 keuken van 6 m2 per 8 bewoners - Afhankelijk van aantal bewoners circa 40 m2 aan keuken nodig - 1 was/droogcombinatie van 1 m2 per 8 bewoners

Voorzieningen op locatie: • Beide locaties 1 spreekkamer: circa 12 m2 (hier kan het ambulante team COA gebruik van maken en evt op de dagen dat ze daar niet zitten voor Vluchtenlingenwerk) • Beide locaties 1 wc personeel: 3,6 m2 • Fietsruimte: aantal bewoners x 0,5 • Parkeerplaatsen: aantal bewoners x 0,1 • Bij de ingang ruimte voor receptie Eventueel: • Kleine ruimte voor de huismeester • Evt 1 MFC op 1 van de locaties van circa 30 m2, ook afhankelijk van hoe groot de woonkamers zijn

Overig: - Zorg – scenario’s - Gebruik maken van GZA in Haarlem - Gebruik maken van GZA AMV Achterweg (mits hier GZA gerealiseerd kan worden, afhankelijk van GZA) - Bewoners maken gebruik van huisartsen in de gemeente - Recreatie: - Wenselijk om buitenruimte te hebben op locatie maar niet noodzakelijk als er in de buurt speelplaatsen o.i.d. zijn - Bij KSO: evt gebruik maken van sportvoorzieningen in de gemeente, lokale sportclubs etc. - Ruimtes voor taallessen - Onderzoeken of dit binnen de gemeente gerealiseerd kan worden, bijvoorbeeld in buurthuizen o.i.d.

Heemstede - Constantijn Huygenslaan

Mogelijke indeling Capaciteit: 64 (kan ook minder) In dit geval: 2 laags-units 1 unit = 8 pers

Heemstede - Binnenweg

Mogelijke indeling

Begane grond: capaciteit 20

D

Was

D

3

2

3 3

3

Huiskamer Keuke n T T personeel

COA spreekkamer

ontvangst

Mogelijke indeling

1e verdieping: capaciteit: 28

Was

4

3

3

4 Keuk en

T/D

4

3

3

4

Huis kame r