12. Eindverslag Implementatie Samenwerkingsafspraken MRA.pdf
Tekst van het document
De MRAwebsite, het maandelijkse Bericht aan raden en Staten en de MRA Agenda inclusief de Meerjarenbegroting, Voortgangsnota en de Termijnagenda worden het meest gebruikt en gewaardeerd. Deze informatiebronnen leveren een positieve bijdrage aan het tijdig met elkaar kunnen voeren van het goede gesprek en stellen ook de deelregio’s en MRA-overheden beter in staat om in de voorbereidingsfase van de kaderdocumenten input aan te leveren; 2. De leden van de raden en Staten worden vaker bijgepraat door hun lid in de Raadtafel en/of hun bestuurder die lid is van een MRA-gremium en kunnen hierdoor ook op proces of inhoud zaken aan hun bestuurder of lid in de Raadtafel meegeven. De bestuurders zelf ervaren ook meer comfort in de gesprekken met hun raden en Staten omdat deze gesprekken nu vaker over de inhoud in plaats van over procesmatige zaken en de betrokkenheid van de raden en Staten kunnen gaan;
23
3. Hoe de verschillende MRA-gremia zich tot elkaar verhouden, is in de afgelopen periode duidelijker geworden. De platforms gaan over de inhoud, voeren de MRA Agenda uit en zorgen dat zaken die van belang zijn op het juiste moment en op de juiste plek geagendeerd worden. Het bestuur richt zich op het vertalen van de inhoud in ambities en strategische en lobbydoelen en bewaakt de uitvoering van de MRA Agenda. De AV controleert het bestuur en stelt – na het ophalen van de wensen en opvattingen bij de raden en Staten – op basis van consensus de inhoudelijke en procesmatige kaders van de MRA vast. De Raadtafel is positief over zijn functioneren en brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur en de Algemene Vergadering. De positie van de deelregio’s is versterkt door een betere organisatie van de samenwerking in de deelregio. Inhoudelijke bijdragen kunnen via de deelregio ook bij de platforms worden ingebracht. Bij het formeel vaststellen/bekrachtigen van documenten door de AV wordt uitgegaan van consensus. Wanneer een of enkele overheden zich hier niet mee kunnen verenigen wordt daarvan aantekening gemaakt in het verslag. Kortom, in vergelijking met ruim 2 jaar geleden is de MRA nu beter in staat om in- en extern uit te dragen waar wij als MRA-overheden met elkaar voor staan en waar wij met elkaar het verschil (kunnen) maken.
4.3 Aanbevelingen Bestuur : Hoewel een aantal zaken nog aandacht behoeft, is het belangrijk dat er nu ook een periode van rust komt zodat de MRA-overheden zich vooral op de inhoud en het behartigen van onze belangen op de (middel)lange termijn kunnen focussen. Om die reden stelt de kwartiermaker voor aan de AV om het bestuur te verzoeken de evaluatie van de Samenwerkingsafspraken in 2027 uit te voeren. Dus op het moment dat de uitvoering van de MRA Agenda 2025 – 2028 halverwege is. Bovendien is het van belang om het tijdstip van de evaluatie goed af te stemmen op het aantreden van nieuwe raden, colleges en bestuurlijke vertegenwoordiging in de MRA-gremia. Daarnaast stelt de kwartiermaker aan de AV voor om het bestuur te verzoeken om een aantal zaken in gang te zetten: 1. In het kader van de transparantie een notitie op de MRA-website te plaatsen (webpagina Samenwerkingsafspraken), waarin ter overbrugging tot aan de evaluatie in 2027 de volgende (werk)afspraken zijn opgenomen: a. De aangepaste werkafspraken voor de Termijnagenda, b. De door de AV vastgestelde afspraak (december 2023) voor het kiezen van een (vice) voorzitter, c. De afspraak dat wij in de MRA niet-vrijblijvende afspraken met elkaar maken en dat wij transparant zijn over waarom we bepaalde keuzes hebben gemaakt, d.
De afspraak dat wij in de MRA standpunten bepalen of kaderdocumenten vaststellen op basis van consensus en niet door middel van stemmen, In de huidige samenwerkingsafspraken wordt niets gewijzigd, eventuele wijzigingen worden pas doorgevoerd - na raadpleging van de raden en Staten - als in 2027 de samenwerkingsafspraken geëvalueerd worden; 2. Aan de voorzitters van de MRA-gremia voor te stellen om jaarlijks de samenwerking te agenderen, met als doel om laagdrempelig te kunnen blijven volgen hoe of dit verloopt en daar dan de portefeuillehouder governance van het bestuur bij uit te nodigen;
24
3. Met de voorzitters van de platforms in gesprek te gaan over wat nodig is om op dossiers – waar het vanuit de inhoud gewenst is om domeinoverstijgend samen te werken – ook portefeuillehouders van de MRA-overheden te betrekken die niet deelnemen aan een platform (zoals bijvoorbeeld portefeuillehouders sociaal). Een idee kan zijn dat rondom dat onderwerp - onder leiding van een bestuurder uit een platform – tijdelijk een themagroep wordt samengesteld; 4. Als bestuur met een voorstel te komen hoe wij als MRA-gremia beter de consequenties van keuzes inzichtelijk kunnen maken. Zodat wij op regionaal niveau meer richtinggevende afspraken met elkaar kunnen maken1. Een idee kan zijn dat de ervaring opgedaan met de voorbereiding van de MRA Agenda 2025 – 2028 hiervoor als casus wordt gebruikt. Voorzitter AV/Algemene Vergadering: De kwartiermaker stelt aan de AV voor om de nieuwe voorzitter te verzoeken om voor de zomer met een voorstel te komen over hoe de in- en externe ‘Ambassadeursrol’ van dit gremium vormgegeven kan worden. Vooral ook als het gaat om het borgen van de netwerkfunctie en de verbinding met de deelregio’s. Tot slot stelt de kwartiermaker aan de AV voor om de vergaderingen voortaan afwisselend in de verschillende deelregio’s te houden. Op deze manier kan de verbinding met de deelregio’s versterkt worden.
De AV-vergaderingen kunnen dan ook gekoppeld worden aan een netwerkevent en/of een werkbezoek in die deelregio.
1 Uit de gesprekken met bestuurders is gebleken dat de MRA-overheden het nog steeds moeilijk vinden om weloverwogen keuzes te
maken en prioriteiten te stellen.
25
5. Bijlagen 5.1 Vastgestelde opdracht Inleiding Op 10 december heeft burgemeester Halsema – als voorzitter van de Metropool Regio Amsterdam (MRA) – het startsein gegeven voor de nieuwe samenwerking in de MRA. Het komend jaar zal een overgangsjaar zijn waarin de samenwerkingsafspraken geïmplementeerd en waar nodig geëffectueerd en aangevuld gaan worden. De opmerkingen en suggesties van de leden die opgenomen zijn in de Nota van Beantwoording zullen in dit traject betrokken worden. Uitgangspunt is dat wij in de MRA met elkaar samenwerken vanuit vertrouwen en gelijkwaardigheid waarbij de inhoud en het boeken van (proces)resultaten voorop staat. Om deze uitgangspunten ook in de nieuwe samenwerking te kunnen waarborgen is het van belang dat duidelijk is hoe de verschillende MRA-gremia zich tot elkaar verhouden qua rolverdeling en positie. Maar ook dat dit zichtbaar is in hoe er met elkaar samengewerkt, afgestemd en gecommuniceerd wordt, in het bijzonder ook in relatie tot de raden en Staten, inwoners en partners. De Algemene Vergadering (AV) is één van de MRA-gremia waarvoor de organisatie, werkwijze en positionering - op basis van de vastgestelde samenwerkingsafspraken en bijbehorende werkprocessen verder vormgegeven en uitgewerkt moet worden. Vanzelfsprekend zal dit ook in afstemming met de overige MRA-gremia en de Raadtafel plaatsvinden.
Burgemeester Wienen wordt voor de komende 2 jaren voorgedragen als kwartiermakend voorzitter van de AV, hij heeft vanuit die rol de regie op dit proces. Hij zal in zijn rol ondersteund worden door de MRA-Directie. Opdrachtgever: Leden van de Algemene Vergadering Opdrachtnemer: Kwartiermakend voorzitter Opdracht Na de oprichtingsbijeenkomst van de Algemene Vergadering op 22 december moet helder worden wat de rol en positie van de AV is ten opzichte van de overige MRA-gremia, maar vooral ook ten opzichte van het Bestuur en wat qua organisatie en werkwijze nodig is om met elkaar op het juiste moment het juiste gesprek te voeren en te acteren.
26
Daarnaast is het belangrijk dat de leden van de AV zorgdragen voor structurele contacten en afstemming met de Raadtafel en de deelregio’s, zodat zij zicht hebben op het functioneren van de MRA en tijdig passende interventies kunnen voorstellen aan het Bestuur wanneer de praktijk hier aanleiding toe geeft. Belangrijk dat allerlei vragen beantwoord worden die raken aan de rol en positie van de AV en dat deze antwoorden en inzichten verankerd worden in een passende organisatie, communicatie en werkwijze. Voorbeelden van vragen zijn onder andere: − Wat is de rol en positie van de leden van de AV: Welke onderwerpen dienen geagendeerd te worden in de AV? Wat voor type gesprek moet daar gevoerd worden? − Hoe gaan we dit gesprek organiseren en welke werkafspraken horen daarbij? − Een belangrijke rol van de AV is ‘verbinder’.
Is de in december 2021 voorgestelde bestuurlijke samenstelling een juiste afspiegeling van de MRA of is er bijvoorbeeld meer diversiteit in de bestuurlijke samenstelling nodig en wat wordt dan gemist? − De AV bestaat in de loop van volgend jaar uit 33 leden2, wat is nodig om met dit aantal Bestuurders effectief te kunnen zijn? − Hoe verhoudt de AV zich tot de Raadtafel? o Hoe krijgt de afstemming en terugkoppeling tussen de AV en de Raadtafel vorm en inhoud? o Welke werkwijze is passend om de adviesrol ((on)gevraagd adviseren op procesniveau) van de Raadtafel in relatie tot het Bestuur en de AV goed te borgen? − Hoe verhoudt de AV zich tot het Bestuur en wat betekent dit voor de afstemming, verantwoording enz. en welke werkwijze is dan passend? − Wat is nodig om feeling te houden met de leden van de Raadtafel en de deelregionale (Bestuurlijke) overleggen, zodat de leden van de AV zicht hebben en houden op het functioneren van de MRA als geheel? − Wat is de rol van de AV als het gaat om het borgen van de actieve informatievoorziening en transparantie aan alle leden (bestuurders en raden en Staten) zodat ieder zijn rol effectief kan invullen? − Wat kan de AV leren van andere regio’s op nationaal, maar ook op internationaal niveau en wat betekent dit voor de werkwijze van de AV? Planning Korte termijn eerste kwartaal 2022: 1.
Agenderen concept opdracht voor AV op 22 december 2021: bespreken en waar nodig aanscherpen; 2. Op basis van de samenwerkingsafspraken ontwikkelen van een implementatie aanpak en dit agenderen voor de AV in het eerste kwartaal van 2022; 3. Tegelijkertijd de organisatie van de AV-overleggen goed borgen, ook in relatie tot andere MRA-gremia en in het bijzonder richting het Bestuur en de Raadtafel; Lange termijn: vanaf het tweede kwartaal 2022: 4. Na goedkeuring door de leden van de AV starten met de implementatie van de samenwerkingsafspraken; 5. Opzetten en uitvoeren van een onderzoek (casestudy) naar het functioneren van andere regio’s in ons land en daar buiten. 2 Vanwege de gemeentelijke herindeling (op 1 januari Beemster en na 16 maart 2022 Weesp) bestaat de MRA in 2022 uit 30 gemeen-
ten.
27
Algemene Vergadering (bron MRA-Samenwerkingsafspraken) De AV stelt de financiële en procesmatige kaders vast, en is primair gericht op het behouden en vergroten van het draagvlak voor de MRA-samenwerking onder de deelnemers. Het Bestuur legt verantwoording af aan de AV. Het Bestuur en de AV worden op procesniveau geadviseerd door de Raadtafel. De raden en Staten zijn met één lid vertegenwoordigd in de Raadtafel. De Raadtafel komt in de week voorafgaande aan de AV bij elkaar en adviseert de AV (on)gevraagd over de processen die de raden en Staten aangaan. Bijvoorbeeld over de passende werkwijze om als raden en Staten de kaderstellende documenten van de MRA3 te kunnen doorgronden, bijsturen en vaststellen.
Kenmerken van de AV zijn: − Controleert het MRA Bestuur, is de link naar alle leden, deelregio’s, MRA-gremia en de Raadtafel; − In de AV worden de kaders vastgesteld; − De Raadtafel adviseert de AV (on)gevraagd op procesniveau, zodat de raden en Staten in de MRA in positie zijn en hun rol effectief kunnen invullen; − Taken zijn: zorgen voor draagvlak en monitoren en evalueren van de samenwerking; − Gemeenten, provincies en de vervoerregio Amsterdam vaardigen één bestuurder af in de AV; − De leden van de AV zijn de schakel richting hun eigen colleges, raden en Staten; − De burgemeester van Haarlem wordt met ingang van 18 februari 2022 voor een periode van 2 jaar aangesteld als kwartiermakend voorzitter; − Komen minimaal 4 maal per jaar bij elkaar.
5.2 Groslijst Planning: implementatie samenwerkingsafspraken 1 april 2022 tot 1 april 2024 Wanneer
Wat
Q1 en Q2
1. 2. 3.
Opdracht implementatie samenwerkingsafspraken geformuleerd Planning en groslijst en vastgesteld in AV Uitvoering gestart
Q3
1. 2.
Om niet detachering MRA-directie (streven is afronden voor 1 juli 2022) Aanpak en planning selectie bestuurders voor bestuur en platforms en voorzitters voor platforms Werkafspraken maken met de (vice) voorzitters van de MRA-gremia over voorbereiding vergaderingen
3. 18 november 2022
4.
Stand van zaken (voortgang en resultaten) implementatie Q4 bespreken
3 Kaderstellende documenten zijn: de MRA-Agenda (afgeleide kaderdocumenten zijn de jaarlijkse Termijnagenda en de Voortgangs-
nota), de (Meerjaren)Begroting en Investeringsagenda
28
Q4 2022: activiteiten lopen door in alle kwartalen in 2023
1. 2. 3. 4. 5.
Q1 2023
1. 2.
Q2 2023
3. 4. 5. 6.
Rol en positie van de Raadtafel uitwerken Rol en positie van de Algemene Vergadering t.o.v. het bestuur en de Raadtafel vormgeven Rol en positie van het bestuur t.o.v. de platforms en de Raadtafel vormgeven Hoe omgaan met keuzes maken, prioriteiten stellen en standpunten bepalen en hoe omgaan met minderheidsstandpunten Bepalen wat nodig is om tijdig ‘het goede gesprek’ in de MRA-gremia, de deelregio’s en tussen colleges, raden en Staten te kunnen voeren Infographic (s) of (animatie) filmpjes opstellen voor 4-jaarlijkse en jaarlijkse kaderdocumenten zodat deze processen zichtbaar blijven en toegepast worden Structurele informatievoorziening aan deelregio’s en raden en Staten verder optuigen Ontwikkelen instrumenten zodat de AV zijn controlerende en kaderstellende rol kan vervullen Contacten onderhouden met de deelregio’s: ambassadeursrol AV-leden uitrollen? Doorontwikkelen samenwerking MRA-directie Vormgeven rol en betrokkenheid bestuursadviseurs MRA met de medewerkers van de MRA-directie en als verbinder tussen de deelregio’s en MRA-gremia en MRA-directie
Q3 2023
1. 2.
Uitvoeren evaluatie nieuwe samenwerking MRA (overgangsjaar?) Triple Helix samenwerking vormgeven: Hoe en waarom betrekken stakeholders: aanpak inventariseren. Opstellen pamflet casus om hiermee ervaringen op te doen?
Q4 2023
1. 2. 3. 4.
Eerste resultaten presenteren monitoring MRA-samenwerking Stand van zaken implementatie samenwerking zichtbaar maken Voorstel voor kiezen (vice) voorzitter agenderen in de Algemene Vergadering AV informeren over activiteiten eerste kwartaal 2024 en afronding implementatiefase
Q1 2024
1.
Balans opmaken implementatie samenwerkingsafspraken: stand van zaken, conclusies en aanbevelingen. Deze notitie agenderen voor de AV (inclusief advies Raadtafel en Bestuur) op 24 maart aanstaande Voorstel agenderen (inclusief advies Raadtafel en Bestuur) in de AV op 24 maart 2024 voor voorbereiding en uitvoering algehele evaluatie MRA-samenwerking
2.
29
Termini 179 1025 XM Amsterdam info@metropoolregioamsterdam.nl www.metropoolregioamsterdam.nl
Evaluatie MRA Samenwerking Bestuursleden 29 februari 2024
Inleiding Sinds eind 2021 zijn de nieuwe Samenwerkingsafspraken van kracht. De Samenwerkingsafspraken beschrijven hoe de colleges van de MRA-overheden met elkaar willen samenwerken: elkaar betrekken en informeren, kaders stellen, lobbyen en verwachtingen managen. In de Samenwerkingsafspraken is het ‘wat’ en het ‘hoe’ op procesniveau beschreven. Het ‘wat’ wordt vastgelegd in de kaderdocumenten: MRA Agenda, Investeringsagenda en meerjarenbegroting (inclusief jaarlijkse Voortgangsnota en Termijnagenda) en de MRA Samenwerkingsafspraken. Het ‘hoe’ van de samenwerking komt tot uiting in de verschillende MRA-gremia: de bestuurlijke platforms (Economie, Mobiliteit en Ruimte), het Bestuur, de Algemene Vergadering en de MRA Raadtafel. Doel van de Samenwerkingsafspraken is om te zorgen dat alle colleges van de MRA-overheden goed geïnformeerd, betrokken en in positie zijn. Het jaar 2022 was een overgangsjaar en er is besloten om in 2023 de eerste ervaringen met de nieuwe samenwerking op te halen en om hieruit lessen te leren. Daarom zijn ook zowel de leden van de Raadtafel als de leden van raden en Staten gevraagd naar hun eerste ervaringen. Bovendien hebben de leden van de Raadtafel aan het MRA bestuur voorgesteld om ook bij de bestuurders via een vergelijkbare enquête hun ervaringen met de nieuwe samenwerking op te halen.
Tijdens de Algemene Vergadering op 20 december 2023 is afgesproken om aan de leden van de Algemene Vergadering en het Bestuur de enquête toe te sturen, zodat zijzelf en/of een MRA bestuurder uit hun college de vragenlijst invult. Aan O&S Almere is gevraagd om onder deze bestuurders (totaal 42) een enquête uit te zetten. In totaal hebben 19 bestuurders gereageerd, waarvan 15 de vragenlijst compleet hebben ingevuld, dat is een respons 45% (n=19) tot 36% (n=15).
pagina 2
De respondenten Figuur 1: Van welke gemeente of provincie bent u bestuurder? (n=19)
Negentien bestuurders hebben meegedaan aan dit onderzoek, negen burgemeesters, 8 wethouders en 2 commissarissen van de Koning, zie figuur 3. De meeste respondenten hebben nog niet zo lang deze bestuursfunctie, 57% zit in de eerste termijn. Ruim een derde (36%) zit in de tweede termijn en 5% is langer in functie dan twee termijnen.
7
6
6 5 4
3
3
Alle deelregio’s zijn tenminste vertegenwoordigd met één bestuurder, zie figuur 1.
3
2
2
1
1
1
1
1
1 0
Alle respondenten zijn lid van één of meer MRAgremia, zie figuur 2.
Figuur 2: Van welk MRA-gremium bent u lid? (meerdere antwoorden mogelijk, n=19) Algemene Vergadering
Figuur 3: Functie van de bestuurder (n=19) Commissaris van de Koning; 2
79%
Bestuur
32%
Platform Ruimte
16%
Platform Economie
Burgemeester; 9
10%
Platform Mobiliteit
Wethouder; 8
5%
Overig (portefeuillehoudersoverleg)
10% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
pagina 3
Informatiebronnen en kaderdocumenten
Figuur 5: Met welke kaderdocumenten bent u bekend? (meerdere antwoorden mogelijk, n=18)
Figuur 4: Met welke informatiebronnen bent u bekend? (meerdere antwoorden mogelijk, n=18) MRA Nieuwsbrief
MRA Agenda
100%
MRA Website
89%
MRA raads- en statenleden bericht
83%
Podcast
33% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
100%
Samenwerkingsafspraken
94%
Voortgangsnota
94%
Termijnagenda
94% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Alle bestuurders zijn bekend met de MRA Nieuwsbrief, zie figuur 4. De bestuurders kennen ook de andere informatiebronnen goed; de bekendheid van de MRA Website is 89% en de MRA raads- en Statenbericht 83%. Het minst bekend is de podcast (33%). De podcast is gestart om onder andere de bestuurders, raads- en Statenleden kennis te laten maken met de onderwerpen voor de nieuwe MRA Agenda. De podcast is kortgeleden gestart, dit kan de onbekendheid verklaren.
In figuur 5 is te zien dat alle bestuurders bekend zijn met de MRA Agenda en bijna alle bestuurders met de andere kaderdocumenten; Samenwerkingsafspraken (94%), Voortgangsnota (94%) en de Termijnagenda (94%).
pagina 4
Informatiebronnen en kaderdocumenten Figuur 6: Van welke informatiebronnen en kaderdocumenten van de MRA maakt u gebruik? (n=17) Voortgangsnota
24%
Samenwerkingsafspraken
18%
24%
Termijnagenda
18%
24%
MRA Agenda
18%
Nieuwsbrief MRA
12%
Voortgangsnota
53%
6%
Samenwerkingsafspraken
80%
20%
53%
6%
Termijnagenda
80%
20%
29%
MRA Agenda
73%
27%
35%
Nieuwsbrief MRA
73%
27%
Website van de MRA
67%
27%
60%
40%
41%
53% 53% 65%
Podcast over inhoudelijke thema's 6% 24% van de MRA Maandelijks MRA-raads- en 24% statenleden bericht
Altijd
6%
29%
Website van de MRA 6% 12%
Figuur 7: In hoeverre vindt u de informatiebronnen en kaderdocumenten van de MRA nuttig? (n=15)
18%
Maandelijks MRA-raads- en statenleden bericht Podcast over inhoudelijke thema's van de MRA
71% 65%
0
0,2
0,4
Vaak
Soms
Nooit
0,6
12% 0,8
93%
1
Bijna een kwart van de bestuurders maakt altijd gebruik van de Voortgangsnota, 18% van de Samenwerkingsafspraken en 18% van de Termijnagenda, zie figuur 6. Het minst wordt er gebruik gemaakt van de podcast (71% nooit). Top 3 van meest gebruikte informatiebronnen en kaderdocumenten (Altijd + Vaak): 1) MRA Agenda (71%) 2) Nieuwsbrief MRA (65%) en 3) Voortgangsnota (53%).
21% 0%
Nuttig
20%
7%
36% 40%
Soms wel en soms niet nuttig
7%
43% 60%
80%
100%
Niet nuttig
In figuur 7 is te zien dat de bestuursleden bijna alle informatiebronnen en kaderdocumenten nuttig vinden. De podcast en de website zijn hierop de uitzondering, 43% van de bestuurders vindt de podcast niet nuttig en 7% vindt de website niet nuttig. Het is opvallend dat er een groot verschil is tussen het gebruik van de informatiebronnen en kaderdocumenten (figuur 6) en wat er nuttig wordt gevonden (figuur 7).
5
Betrokkenheid bij de MRA
Figuur 8: Stellingen Voelt u zich door deze informatiebronnen en kaderdocumenten meer betrokken bij de MRA? (n=15)
7%
67%
Door de MRA Agenda, en in het bijzonder de Termijnagenda en de Voortgangsnota, ben ik beter in staat om tijdig het goede gesprek te voeren met mijn raad of Staten (n=15)
60%
De Termijnagenda en de Voortgangsnota helpen mij bij het tijdig kunnen voeren van het 'Goede Gesprek' met mijn collega bestuurders uit mijn college of in mijn deelregio of in het MRA-gremium waar ik lid van ben (namens en/of vanuit) (n=16)
Zeer mee eens
20%
40%
56%
0
0,1
Eens
Neutraal
0,2
0,3
7%
44%
0,4
0,5
0,6
0,7
0,8
0,9
1
Oneens
De betrokkenheid van de bestuurders is gemeten aan de hand van drie stellingen. Een ruime meerderheid van de bestuurders (74% (zeer) mee eens) voelt zich door de informatiebronnen en kaderdocumenten meer betrokken bij de MRA. Slechts 7% van de bestuurders voelt zich niet meer betrokken door de informatiebronnen en kaderdocumenten. Geen van de bestuurders is het zeer oneens met de stelling. Opvallend is dat bij de twee andere stellingen alleen is geantwoord in ‘neutraal’ en ‘eens’. Geen van de bestuurders heeft de uitersten ‘zeer oneens’, ‘oneens’ en ‘zeer mee eens’ ingevuld. Bij de stelling ‘Door de MRA Agenda, en in het bijzonder de Termijnagenda en de Voortgangsnota, ben ik beter in staat om tijdig het goede gesprek te voeren met mijn raad of Staten’ is 60% het eens en 40% van de bestuurders antwoordt neutraal.
En 56% van de bestuurders is het eens met de stelling ‘De Termijnagenda en de Voortgangsnota helpen mij bij het tijdig kunnen voeren van het 'Goede Gesprek' met mijn collega bestuurders uit mijn college of in mijn deelregio of in het MRA-gremium waar ik lid van ben (namens en/of vanuit)’ en 44% is neutraal.
6
Hoe heeft u het proces rond de voorbereiding en vaststelling van de MRA Voortgangsnota ervaren?
Figuur 9: Stellingen (n=15) Ik had voldoende tijd om het gesprek in mijn college en met mijn raad of Staten voor te bereiden.
60%
Het proces liep voorspoedig in onze raden en Staten.
7%
Ik werd op de hoogte gehouden van het proces door mijn collega in het platform, bestuur of in de Algemene Vergadering.
7%
Zeer mee eens
53%
47%
0%
10%
20%
Eens
Neutraal
30%
33%
7%
33%
7%
47%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Oneens
Door middel van drie stellingen is onderzocht hoe de bestuurders het proces rond de voorbereiding en vaststelling van de MRA Voortgangsnota hebben ervaren, zie figuur 9. Zo is 60% van de bestuurders het eens met de stelling ‘Ik had voldoende tijd om het gesprek in mijn college en met mijn raad of Staten voor te bereiden’, een derde heeft aangegeven neutraal ten opzichte van deze stelling te staan en 7% van de bestuurders is het niet met deze stelling eens. Een meerderheid van de bestuurders (60%) is het (zeer) met de stelling eens dat het proces voorspoedig is verlopen in de raden en Staten. Net als bij de vorige stelling is een derde neutraal en is 7% het niet eens met deze stelling. Ruim de helft van de bestuurders (54%) is het (zeer) eens met de stelling ‘Ik werd op de hoogte gehouden van het proces door mijn collega in het platform, bestuur of in de Algemene Vergadering’, 47% heeft neutraal geantwoord. Bij geen van de drie stellingen is geantwoord in de categorie ‘zeer oneens’.
7
Structureel overleg
Figuur 10: Vindt er, in uw deelregio, structureel overleg plaats (voor- en achteraf) tussen de bestuurder die lid is van een platform en een bestuurder die niet lid is van een platform? (n=16)
Bijna twee derde (63%) van de bestuurders geeft aan dat er, in hun deelregio, structureel overleg plaatsvindt tussen de bestuurder die lid is van een platform en een bestuurder die niet lid is van een platform, zie figuur 10. Soms vindt er structureel overleg plaats, geeft 19% aan en volgens 19% vindt er geen structureel overleg plaats.
Nee; 19%
Soms; 19% Ja; 63%
Drie bestuurders hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid om hun antwoord toe te lichten:
“Binnen IJmond is er structureel overleg tussen de wethouders op het economisch domein. In brede zin vindt er tevens overleg plaats tussen IJmond en Zuid-Kennemerland, alsook met wethouders in het Noordzeekanaalgebied op relevante thema’s.”
“Overleg vindt standaard plaats voorafgaand aan een bijeenkomst.”
8
De nieuwe MRA Agenda
Alle bestuurders, die hebben meegedaan aan dit onderzoek, zijn op de hoogte van het feit dat er een nieuwe MRA Agenda 2025-2029 wordt voorbereid. De meerderheid (80%) vindt dat ze in de afgelopen maanden tijdig hebben kunnen aangeven wat voor hen belangrijke inhoudelijke thema’s zijn voor de nieuwe MRA Agenda, 20% heeft deze mening niet. Ook bij deze vraag hebben bestuurders hun antwoord kunnen toelichten. Twee hebben daar gebruik van gemaakt. Eén bestuurder die van mening is dat hij/zij heeft kunnen bijdragen aan de MRA Agenda:
“Middels onze deelregionale propositie hebben wij voorgestelde keuzes voor de MRA Agenda ingediend.” Eén bestuurder die van mening is dat hij/zij niet heeft kunnen bijdragen aan de MRA Agenda:
Figuur 11: Hoe wordt u over het proces en de planning om te komen tot deze nieuwe MRA-Agenda geinformeerd? (meerdere antwoorden mogelijk, n=15) Via het MRA-gremium waar ik als bestuurder lid van ben
80%
MRA Directie
20%
Bestuurder die mij vertegenwoordigt in een MRA-gremium
13%
Eigen College
13%
Anders, namelijk:
13%
“De discussie moet in de raden plaatsvinden. We moeten dit proces beter beschrijven en vastleggen; wie gaat over wat.”
0%
20%
40%
60%
80%
100%
De meeste bestuurders (80%) zijn via het MRA-gremium waar ze lid van zijn geïnformeerd over het proces en de planning om te komen tot een nieuwe MRA Agenda, zie figuur 11. Twee bestuurders zijn op een andere manier geïnformeerd; een bestuurder is door een ambtenaar geïnformeerd en de andere bestuurder geeft aan de bestuurlijk trekker in het bestuur te zijn.
9
Voorbereiding en nabespreking van de Algemene Vergadering Aan de bestuurders is de vraag gesteld of in hun college en met hun raad of Staten de Algemene Vergadering (4 maal per jaar) wordt voorbereid en nabesproken. De meerderheid (73%) geeft aan dat dit gebeurt, 27% van de bestuurders geeft aan dat dit niet gebeurt. Zeven bestuurders hebben hun antwoord toegelicht: De Algemene Vergadering wordt wel voorbereid en nabesproken:
“In het college wel, in de raad niet”. “Maar wel zeer beperkt”. “Met enkele wethouders, die betrokken zijn bij de MRA platforms, bereid ik de Algemene vergadering voor”. “Nabesproken in de rondvraag, niet voorbereid”. “We hebben al jaren een raadscommissie MRA”. “Wel in college, afhankelijk van onderwerp terugkoppeling in raad”.
Bezoekt u MRA-informatiebijeenkomsten in uw deelregio? Als laatste vraag is aan de bestuursleden gesteld of ze MRAinformatiebijeenkomsten in de deelregio bezoeken. Hierop antwoordt 87% van wel en 13% van niet (n=15). Van degenen die aangeven MRA-informatiebijeenkomsten te bezoeken, geven drie bestuurders een toelichting:
“Als wethouder ben ik zo goed als overal aanwezig. Ik merk dat mijn raad nooit sterk vertegenwoordigd is bij regionale sessies”. “Bij informatie bijeenkomsten zorgen we dat enkele bestuurders vanuit de deelregio aanwezig zijn. Bijvoorbeeld bij het aanbieden van de definitieve deelregionale propositie aan onze raad”.
De Algemene Vergadering wordt niet voorbereid en nabesproken:
“Is in mijn raad geen behoefte aan”.
“Ook gaat mijn college B&W op bezoek bij het MRA directie/team”.
10
Samenvatting Sinds eind 2021 zijn de nieuwe Samenwerkingsafspraken van kracht. Het jaar 2022 was een overgangsjaar en er is besloten om in 2023 de eerste ervaringen met de nieuwe samenwerking op te halen en om hieruit lessen te leren. Met dit onderzoek zijn ook de bestuurders betrokken bij deze evaluatie. Bekendheid van informatiebronnen en kaderdocumenten De MRA Nieuwsbrief is onder de bestuursleden het meest bekend, gevolgd door de MRA Website. Deze informatiebronnen worden het meest gebruikt. De podcast over inhoudelijke thema’s van de MRA is het minst bekend en wordt het minst gebruikt.
Alle bestuurders zijn bekend met de MRA Agenda en bijna alle bestuurders met de andere kaderdocumenten. De MRA Agenda en de Voortgangsnota worden het meest gebruikt. Naast bekendheid en gebruik is er ook gevraagd in hoeverre de informatiebronnen en kaderdocumenten als nuttig worden ervaren. De Voortgangsnota, de Samenwerkingsafspraken en de Termijnagenda worden als het meest nuttig ervaren. Betrokkenheid bij de MRA De betrokkenheid van de bestuurders is gemeten aan de hand van drie stellingen. Zo blijkt dat drie kwart van de bestuurders zich door deze informatiebronnen en kaderdocumenten meer betrokken voelt bij de MRA. Een meerderheid van de bestuurders is het eens met de stelling ‘Door de MRA Agenda, en in het bijzonder de Termijnagenda en de Voortgangsnota, ben ik beter in staat om tijdig het goede gesprek te voeren met mijn raad of Staten’ en ruim de helft van de bestuurders is het eens met de stelling ‘De Termijnagenda en de Voortgangsnota helpen mij bij het tijdig kunnen voeren van het 'Goede Gesprek' met mijn collega bestuurders uit mijn college of in mijn deelregio of in het MRA-gremium waar ik lid van ben (namens en/of vanuit)’. Het proces Door middel van drie stellingen is onderzocht hoe de bestuurders het proces rond de voorbereiding en vaststelling van de MRA Voortgangsnota hebben ervaren.
Een meerderheid van de bestuurders is het eens met de stelling ‘Ik had voldoende tijd om het gesprek in mijn college en met mijn raad of Staten voor te bereiden’. Een meerderheid van de bestuurders is het ook eens met de stelling dat het proces voorspoedig is verlopen in de raden en Staten. Ruim de helft van de bestuurders is het eens met de stelling ‘Ik werd op de hoogte gehouden van het proces door mijn collega in het platform, bestuur of de Algemene Vergadering’. De nieuwe MRA Agenda Alle bestuurders die hebben meegedaan aan dit onderzoek zijn op de hoogte van het feit dat er een nieuwe MRA Agenda 2025-2029 wordt voorbereid. Een ruime meerderheid van de bestuurders vindt dat ze in de afgelopen maanden tijdig hebben kunnen aangeven wat voor hen belangrijke inhoudelijke thema’s zijn voor de nieuwe MRA Agenda. Een ruime meerderheid van de bestuurders is ook via het MRA-gremium waar ze lid van zijn geïnformeerd over het proces en de planning om te komen tot een nieuwe MRA Agenda.
Voorbereiding en nabespreking van de Algemene Vergadering Bijna twee derde van de bestuurders geeft aan dat er, in hun deelregio, structureel overleg plaatsvindt tussen de bestuurder die lid is van een platform en een bestuurder die niet lid is van een platform. Bijna drie kwart van de bestuurders geeft aan dat in hun college en met hun raad of Staten de Algemene Vergadering wordt voorbereid en nabesproken.
pagina 11
Colofon
Colofon De gegevens voor dit onderzoek zijn verzameld, bewerkt en gepresenteerd door team Onderzoek & Statistiek van de gemeente Almere Uitvoering en rapportage Gemeente Almere/BVLS/Onderzoek & Statistiek Mirjam Boon Contactgegevens Gemeente Almere Postbus 200 1300 AE Almere onderzoek&statistiek@almere.nl OenS.almere.nl © Gebruik van gegevens uit dit rapport is alleen toegestaan met bronvermelding.
Projectnummer P2023-037 en P2024-005 Februari 2024
pagina 12
Evaluatie MRA Samenwerking Raads- en Statenleden 29 februari 2024
Inleiding Sinds eind 2021 zijn de nieuwe Samenwerkingsafspraken van kracht. De Samenwerkingsafspraken beschrijven hoe de colleges van de MRA-overheden met elkaar willen samenwerken: elkaar betrekken en informeren, kaders stellen, lobbyen en verwachtingen managen. In de Samenwerkingsafspraken is het ‘wat’ en het ‘hoe’ op procesniveau beschreven. Het ‘wat’ wordt vastgelegd in de kaderdocumenten: MRA Agenda, Investeringsagenda en meerjarenbegroting (inclusief jaarlijkse Voortgangsnota en Termijnagenda) en de MRA Samenwerkingsafspraken. Het ‘hoe’ van samenwerking komt tot uiting in de verschillende MRA-gremia: de bestuurlijke platforms (Economie, Mobiliteit en Ruimte), het Bestuur, de Algemene Vergadering en de MRA Raadtafel. Doel van de Samenwerkingsafspraken is om te zorgen dat alle colleges van de MRA-overheden goed geïnformeerd, betrokken en in positie zijn. Het jaar 2022 was een overgangsjaar en er is besloten om in 2023 de eerste ervaringen met de nieuwe samenwerking op te halen en om hieruit lessen te leren. Daarom zijn ook de leden van de Raadtafel gevraagd naar hun eerste ervaringen. Omdat de leden van de Raadtafel alleen iets kunnen zeggen over processen en procedures en niet over inhoudelijke zaken, hebben zij voorgesteld om ook de leden van de raden en Staten van de MRA-overheden te betrekken bij deze evaluatie.
Daarom is aan O&S Almere gevraagd om onder alle raads- en Statenleden van de MRAoverheden (totaal 910) een enquête uit te zetten. In totaal hebben 164 raads- en Statenleden gereageerd (15 Statenleden en 149 raadsleden), dat is een respons van 18 %. Helaas hebben niet alle respondenten de volledige vragenlijst ingevuld. De laatste vraag is door 132 raads- en Statenleden beantwoord; 123 raadsladen en 9 Statenleden. Bij elke grafiek staat vermeld door hoeveel personen de vraag is ingevuld door de aanduiding (n=xx). Bij sommige vragen was het mogelijk om het antwoord toe te lichten. Deze reacties zijn per vraag gebundeld en aan dit rapport toegevoegd.
pagina 2
De respondenten De Statenleden
Figuur 1: Van welke deelregio maakt uw gemeente deel uit? (n=149) Zaanstreek-Waterland
Vijftien Statenleden hebben de vragenlijst ingevuld. Zes van hen zijn Statenlid van de provincie Noord-Holland en negen van de provincie Flevoland. Twaalf van de Statenleden zitten in hun eerste termijn, drie in hun tweede termijn.
24%
Zuid-Kennemerland
21%
Amstelland-Meerlanden
De Raadsleden De meeste raadsleden (43%) zitten in hun eerste termijn, 26% zit in hun tweede termijn en 32% is al langer dan twee termijnen raadslid. Figuur 1 laat zien uit welke deelregio de respondenten afkomstig zijn. Figuur 2 laat zien van welke gemeente van de verschillende deelregio’s de respondenten raadslid zijn (in aantallen).
18%
Gooi en Vechtstreek
17%
IJmond
9%
Almere-Lelystad
9%
Amsterdam
3% 0%
5%
10%
15%
20%
25%
Figuur 2: Van welke gemeente bent u raadslid? (n=148) 12 10
9
Zaanstreek-Waterland
Zuid-Kennemerland
Amstelland-Meerlanden
Gooi en Vechtstreek
IJmond
5
5
Amsterdam
4
Almere
3
Heemskerk
2
Beverwijk
Laren
Huizen
Hilversum
Gooise Meren
Diemen
1
2
Velsen
4
2
Lelystad
6
Wijdemeren
5
6
Blaricum
6
Amstelveen
Ouder-Amstel
Heemstede
Bloemendaal
Haarlem
Zaanstad
Wormerland
1
6
Aalsmeer
3
Haarlemmermeer
4 2
Purmerend
Oostzaan
Landsmeer
3
6
Zandvoort
5 3
Edam-Volendam
6
Uitgeest
5
8
7
Uithoorn
7
Waterland
14 12 10 8 6 4 2 0
AlmereLelystad
3
Informatiebronnen en kaderdocumenten
Totaal Statenleden
MRA Agenda
80% 60%
Raadsleden
82%
Totaal
72%
Statenleden
60%
Raadsleden
74%
Totaal
62%
Statenleden
53%
Raadsleden
63%
Totaal
Podcast
Figuur 4: Met welke kaderdocumenten bent u bekend? (meerdere antwoorden mogelijk, n=146)
Samenwerkings afspraken Voortgangsnota Termijnagenda
MRA raads- en statenleden bericht
MRA Website
MRA Nieuwsbrief
Figuur 3: Met welke informatiebronnen bent u bekend? (meerdere antwoorden mogelijk, n=151)
13%
Statenleden
20%
Raadsleden
12% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Met de nieuwsbrief zijn de raads- en Statenleden het meest bekend, totaal 80%; uitgesplitst bij de raadsleden is dit 82% (n=136) en bij de Statenleden 60% (n=15), zie figuur 3. De podcast over inhoudelijke thema’s van de MRA is het minst bekend, 20% van de Statenleden kent de podcast, bij de raadsleden is dit 12%. De podcast is gestart om onder andere de raads- en Statenleden kennis te laten maken met de onderwerpen voor de nieuwe MRA Agenda. De podcast is kortgeleden gestart, dit kan de onbekendheid verklaren.
Totaal
83%
Statenleden
80%
Raadsleden
83%
Totaal
66%
Statenleden
50%
Raadsleden
68%
Totaal
64%
Statenleden
60%
Raadsleden
64%
Totaal
52%
Statenleden
80%
Raadsleden
50% 0%
20%
40%
60%
80%
100%
De MRA Agenda is het meest bekend bij de raads- en Statenleden, totaal 83%; uitgesplitst 83% bij de raadsleden (n=136) en 80% bij de Statenleden (n=10), zie figuur 4. Opvallend is dat de Samenwerkingsafspraken bij 80% van de Statenleden bekend is en maar voor 50% bij de raadsleden.
4
Informatiebronnen en kaderdocumenten Tabel bij figuur 5 MRA Website
Figuur 5: Van welke informatiebronnen en kaderdocumenten van de MRA maakt u gebruik? (n=138) MRA Website
30%
MRA Nieuwsbrief
25%
44%
23%
9%
MRA raads- en statenleden bericht
27%
40%
23%
11%
56%
Podcast
11% 4%
89%
8%2% 2%
MRA Agenda
28%
49%
15%
9%
Termijnagenda
28%
50%
13%
8%
Voortgangsnota
26%
Samenwerkingsafspraken
48%
38% 0%
15%
41%
11%
10% 11%
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Nooit
Soms
Vaak
Altijd
Altijd Vaak Soms Nooit MRA Nieuwsbrief Altijd Vaak Soms Nooit MRA-raads- en Altijd Vaak statenleden bericht Soms Nooit Podcast Altijd Vaak Soms Nooit MRA Agenda Altijd Vaak Soms Nooit Termijnagenda Altijd Vaak Soms Nooit Voortgangsnota Altijd Vaak Soms Nooit Samenwerkingsafspraken Altijd Vaak Soms Nooit
Statenlid 10% 60% 30% 18% 18% 36% 27% 20% 20% 30% 30% 20% 80% 20% 20% 40% 20% 22% 11% 33% 33% 36% 9% 27% 27% 20% 10% 30% 40%
Raadslid 4% 11% 56% 30% 8% 23% 44% 24% 10% 23% 41% 27% 2% 2% 7% 90% 8% 14% 49% 29% 7% 14% 52% 28% 9% 16% 50% 26% 11% 10% 42% 38%
Totaal 4% 11% 56% 30% 9% 23% 44% 25% 11% 23% 40% 27% 2% 2% 8% 89% 9% 15% 49% 28% 8% 13% 50% 28% 11% 15% 48% 26% 11% 10% 41% 38%
Alhoewel raads- en Statenleden tot op enige hoogte bekend zijn met de informatiebronnen en kaderdocumenten van de MRA, worden deze niet even vaak gebruikt. De respondenten geven aan 40% tot 56% van de informatiebronnen en kaderdocumenten soms te gebruiken, zie figuur 5. De podcast wordt het minst gebruikt. In de tabel bij figuur 5 is het gebruik uitgesplitst naar raads- en Statenleden. 5
Informatiebronnen en kaderdocumenten Tabel bij figuur 6
Figuur 6: In hoeverre vindt u de informatiebronnen en kaderdocumenten van de MRA nuttig? (n=126)
MRA Website
MRA ieuwsbrief
MRA Website MRA Nieuwsbrief
19%
45%
14%
MRA raads- en statenleden bericht
36%
43%
19%
43%
41%
Podcast
MRA raads- en statenleden bericht
40%
63%
28%
Podcast
9% MRA Agenda
MRA Agenda
16%
Termijnagenda
33%
16%
Voortgangsnota
50%
39%
15%
Termijnagenda
44%
38%
47% Voortgangsnota
Samenwerkingsafspraken
22% 0%
Niet nuttig
32% 20%
40%
Soms wel, soms niet nuttig
46% 60% Nuttig
80%
100%
Samenwerkingsafspraken
Raadsleden
Statenleden
Totaal
Nuttig
37%
29%
36%
Soms wel, soms niet nuttig
44%
57%
45%
Niet nuttig
19%
14%
19%
Nuttig
42%
63%
43%
Soms wel, soms niet nuttig
44%
25%
43%
Niet nuttig
14%
13%
14%
Nuttig
39%
56%
40%
Soms wel, soms niet nuttig
42%
22%
41%
Niet nuttig
19%
22%
19%
Nuttig
9%
13%
9%
Soms wel, soms niet nuttig
27%
38%
28%
Niet nuttig
64%
50%
63%
Nuttig
50%
56%
50%
Soms wel, soms niet nuttig
33%
33%
33%
Niet nuttig
17%
11%
16%
Nuttig
43%
63%
44%
Soms wel, soms niet nuttig
40%
25%
39%
Niet nuttig
17%
13%
16%
Nuttig
46%
63%
47%
Soms wel, soms niet nuttig
38%
38%
38%
Niet nuttig
16%
0%
15%
Nuttig
45%
63%
46%
Soms wel, soms niet nuttig
32%
38%
32%
Niet nuttig
23%
0%
22%
De mate waarin de respondenten de informatiebronnen en kaderdocumenten nuttig vinden varieert tussen de 9% en 50%. Zoals te zien in figuur 6 wordt de podcast als minst nuttig ervaren en de MRA Agenda het meest nuttig. De helft van de respondenten vindt de MRA Agenda nuttig. Uit de tabel bij figuur 6 blijkt dat 50% van de raadsleden deze agenda nuttig vindt, bij de Statenleden is dit 56%. Bij de toelichting op deze vraag geven enkele respondenten aan dat het lastig is om documenten te beoordelen als ze niet op de hoogte zijn van het bestaan van deze documenten. Enkele anderen geven aan dat elk document een eigen waarde en doel heeft. Uit de toelichting blijkt ook dat het sentiment heerst dat je als raadslid weinig invloed hebt.
6
Betrokkenheid bij de MRA
Figuur 7: Stelling: De MRA Agenda, en in het bijzonder de Termijnagenda en de Voortgangsnota, dragen eraan bij dat ik mij meer inhoudelijk betrokken en aangehaakt voel bij de MRA. (n=133) Totaal
17%
20%
Raadslid
17%
21%
Statenlid
11% 0%
29% 32%
11% 10%
29%
5% 4%
27%
67%
20%
30%
Helemaal mee oneens
40% Oneens
50% Neutraal
11% 60%
70%
Eens
80%
90%
100%
Totaal
16%
21%
31%
30%
2%
Raadslid
15%
22%
33%
27%
2%
22% 0%
10%
11% 20%
Helemaal mee oneens
30%
67% 40% Oneens
50% Neutraal
60% Eens
Een derde van de raads- en Statenleden (32%) is het (helemaal) eens met de stelling dat de Termijnagenda en de Voortgangsnota de respondent helpt bij het tijdig kunnen voeren van het 'Goede Gesprek' met de college/bestuurder. Een kwart (27%) is het (helemaal) oneens met deze stelling.
Helemaal mee eens
Figuur 8: Stelling: De Termijnagenda en de Voortgangsnota helpen mij bij het tijdig kunnen voeren van het 'Goede Gesprek' met mijn college/bestuurder. (n=134)
Statenlid
Aan de respondenten zijn twee stellingen voorgelegd, zie figuur 7 en 8. Een derde van de raads- en Statenleden (34%) is het (helemaal) eens met de stelling dat de MRA Agenda, en in het bijzonder de Termijnagenda en de Voortgangsnota, eraan bijdragen dat de respondent zich meer inhoudelijk betrokken en aangehaakt voelt bij de MRA. Een iets hoger percentage, namelijk 37%, is het (helemaal) oneens met deze stelling.
70%
80%
90%
Helemaal mee eens
100%
Samenvatting van de toelichtingen op de stellingen De respondenten waren in de gelegenheid om hun antwoord op de stellingen toe te lichten, bijna 40 hebben hier gebruik van gemaakt. De meeste toelichtingen hadden betrekking op de matige invloed die zij als raadslid kunnen uitoefenen op de MRA. De rol van college, raad en griffie in relatie tot de MRA werd door enkelen uitgelicht. Zo wordt er weinig over de MRA gesproken in de raad of is het aan de wethouder om de raadsleden te informeren. Anderen vestigen de aandacht op het proces; de documenten worden in een moordend tempo behandeld, de stukken hebben een hoog hamerstuk-gehalte en de stukken zijn zeer vaag en abstract. 7
Hoe heeft u het proces rond de voorbereiding en vaststelling van de MRA Voortgangsnota ervaren?
Figuur 9: Het proces liep voorspoedig in onze raden of Staten.(n=126) Totaal
7%
Raadslid
8%
Statenlid
13% 0%
17%
37%
17%
33%
38%
13%
6%
31%
6%
63%
20%
40%
Helemaal mee oneens
Oneens
13%
60% Neutraal
Figuur 10: Ik krijg voldoende informatie om te doorgronden wat er zich inhoudelijk binnen de MRA afspeelt. (n=126)
80%
Eens
100%
Helemaal mee eens
14%
25%
33%
27%
1%
Raadslid
15%
25%
35%
25%
1%
Statenlid
13%
25%
Helemaal mee oneens
63% 40% Oneens
60% Neutraal
Eens
80%
26%
25%
31%
2%
Raadslid
16%
26%
26%
31%
2%
11% 0%
33% 20%
Helemaal mee oneens
Totaal
20%
16%
Statenlid
Figuur 11: Met behulp van de (afgeleide) kaderdocumenten ben ik in staat om tijdig het ‘goede inhoudelijke gesprek’ met mijn college te voeren. (n=125)
0%
Totaal
100%
11% 40%
Oneens
33% 60%
Neutraal
Eens
11% 80%
100%
Helemaal mee eens
Door middel van drie stellingen is onderzocht hoe de raads- en Statenleden het proces rond de voorbereiding en vaststelling van de MRA Voortgangsnota hebben ervaren, zie figuur 9 t/m 11. Met de stelling ‘Het proces liep voorspoedig in onze raden of Staten’ is 39% het (helemaal) eens. De Statenleden hebben het proces positiever ervaren dan de raadsleden. Deze trend is bij alle drie de stellingen te zien. Een derde van de raads- en Statenleden is het (helemaal) eens met de stelling dat ze voldoende informatie krijgen om te doorgronden wat zich inhoudelijk binnen de MRA afspeelt, 42% is het daar (helemaal) mee oneens. En 28% is het (helemaal) eens met de stelling dat met behulp van de (afgeleide) kaderdocumenten ze in staat zijn om tijdig het ‘goede inhoudelijke gesprek’ met het college te voeren, 39% is het (helemaal) niet met deze stelling eens.
Helemaal mee eens
8
De nieuwe MRA Agenda Twee derde van de raads- en Statenleden is op de hoogte van het feit dat er een nieuwe MRA Agenda 2025 - 2029 wordt voorbereid. Dit is zowel twee derde van de raadsleden als twee derde van de Statenleden. Aan de respondenten (n=89) die op de hoogte zijn van deze voorbereiding is gevraagd hoe ze over het proces en de planning om te komen tot deze nieuwe MRA Agenda zijn geïnformeerd. Ruim een derde (37%) is door een collega in de Raadtafel geïnformeerd, 27% door het college of een bestuurder en 23% door de griffie, zie figuur 12. Enkele respondenten geven aan op een andere manier te zijn geïnformeerd. Deze respondenten geven aan door meerdere kanalen op de hoogte te zijn gebracht, zoals college, griffie en Raadtafel, door de griffie en via stukken voor Raadtafelleden, door een voorstel dat momenteel bij de commissie/raad ligt, via een regio werkgroep of door een wethouder. Aan de respondenten die op de hoogte zijn van de voorbereiding van de nieuwe MRA Agenda is de vraag gesteld: ‘Heeft u in de afgelopen maanden via uw college/bestuurder tijdig kunnen aangeven welke thema's u belangrijk vindt voor de nieuwe MRA Agenda?’ Twee derde (63%) vindt van wel en 37% vindt van niet. Vijfentwintig respondenten hebben gebruik gemaakt om een toelichting op hun antwoord te geven.
Figuur 12: Hoe wordt u over het proces en de planning om te komen tot deze nieuwe MRA Agenda geïnformeerd? (n=89) MRA Directie (informatiebronnen); 6%
Anders; 8%
College/Bestuurder; 27%
Collega in de Raadtafel; 37% Griffie; 23%
Reacties van respondenten (n=15) die wel vinden dat ze thema’s voor de MRA Agenda hebben kunnen aanreiken: Enkelen geven aan dat ze goed betrokken zijn, terwijl anderen aangeven dat het wel besproken is, maar dat de invloed nihil is. Dat de thema’s niet aansluiten bij de belangen. Ook zijn er enkelen die aangeven er geen gebruik van te hebben gemaakt. Reacties van respondenten (n=10) die niet vinden dat ze thema’s voor de MRA Agenda hebben kunnen aanreiken: Enkelen geven aan dat de MRA een ver-vanmijn-bed-show is, met onderwerpen als hamerstukken of voldongen feiten, niet op de agenda verschijnen en notulen die niet openbaar zijn.
9
Voorbereiding en nabespreking van de Algemene Vergadering en de Raadtafel Aan de raads- en Statenleden is de vraag gesteld of in hun raad of Staten de Algemene Vergadering (4 maal per jaar) wordt voorbereid en nabesproken. De meerderheid (72%) geeft aan dat dit niet gebeurd, bij 28% is dit wel het geval. Ook op deze vraag hebben de respondenten hun toelichting kunnen geven. Eén respondent die wel de Algemene Vergadering met de raad of staat voorbereidt geeft aan dat deze voorbereiding en nabespreking hun werkwijze voortdurend verbetert. Vijfentwintig respondenten die de Algemene Vergadering niet voorbereiden hebben een toelichting gegeven. Het wordt niet geagendeerd, want de agenda zit al vol, er is te weinig tijd tussen de stukken en de vergadering (daar zit geen raadcyclus tussen). Anderen weten niet of en waar het wordt besproken. Het gesprek over de MRA is vraaggestuurd en bij een andere gemeente gebeurt het achter gesloten deuren.
Bezoekt u MRA-informatiebijeenkomsten in uw deelregio? Als laatste vraag is aan de raads- en Statenleden gesteld of ze MRAinformatiebijeenkomsten in de deelregio bezoeken. Hierop antwoordt 43% van wel en 57% van niet. Van degenen die aangeven een MRAinformatiebijeenkomst in de deelregio te hebben bezocht, geven twintig een toelichting. Dit varieert van nuttig tot zinloze bijeenkomsten. En van een voornemen tot soms. Vijfentwintig respondenten hebben een toelichting gegeven op hun antwoord waarom ze geen MRA-bijeenkomsten in de deelregio bezoeken. Soms zijn raads- of Statenleden verhinderd, hebben ze te weinig tijd, is er een afvaardiging of spreekt de agenda hen niet aan.
Ook is de vraag aan de raads- en Statenleden gesteld of in hun raad of Staten de Raadtafel (4 maal per jaar) wordt voorbereid en nabesproken. Hierop antwoordt 39% van de respondenten van wel en 61% van niet. Vijf respondenten geven aan dat er een (minimale) terugkoppeling is. Veertig respondenten die hebben aangegeven dat de Raadtafel niet wordt voorbereid en nabesproken geven op hun antwoord een toelichting. Volgens enkelen is er geen belangstelling of aandacht voor. Anderen geven aan dat er geen tijd is of dat er met een afvaardiging wordt gewerkt (dus niet met de hele raad wordt voorbereid en teruggekoppeld). En anderen geven aan dat er wel wordt voorbereid, maar niet teruggekoppeld of anders om.
10
Samenvatting Sinds eind 2021 zijn de nieuwe Samenwerkingsafspraken van kracht. Het jaar 2022 was een overgangsjaar en er is besloten om in 2023 de eerste ervaringen met de nieuwe samenwerking op te halen en om hieruit lessen te leren. Met dit onderzoek zijn ook de leden van de raden en Staten betrokken bij deze evaluatie. Bekendheid van informatiebronnen en kaderdocumenten De MRA Nieuwsbrief is onder de raads- en Statenleden het meest bekend, gevolgd door de MRA website, en wordt dus ook het meest gebruikt. De podcast over inhoudelijke thema’s van de MRA is het minst bekend en wordt ook het minst gebruikt. Bij de raadsleden is de MRA Agenda het meest bekend. Bij de Statenleden zijn dat de Samenwerkingsafspraken. De MRA Agenda, de Termijnagenda en de Voortgangsnota worden ongeveer in gelijke mate gebruikt. De Samenwerkingsafspraken het minst. Naast bekendheid en gebruik is er ook gevraagd in hoeverre de informatiebronnen en kaderdocumenten als nuttig worden ervaren. De MRA Agenda en de Voortgangsnota worden als het meest nuttig ervaren. Betrokkenheid bij de MRA De betrokkenheid van de raads- en Statenleden is gemeten aan de hand van twee stellingen. De betrokkenheid is erg verdeeld.
Zo zijn niet alle raads- en Statenleden het eens met de stelling dat de MRA Agenda, en in het bijzonder de Termijnagenda en de Voortgangsnota, eraan bijdragen dat een raads- of Statenlid zich meer inhoudelijk betrokken en aangehaakt voelt bij de MRA. Ruim een derde is het oneens met deze stelling en een derde eens.
Het proces Door middel van drie stellingen is onderzocht hoe de raads- en Statenleden het proces rond de voorbereiding en vaststelling van de MRA Voortgangsnota hebben ervaren. Vier op de tien raads- en Statenleden zijn het eens met de stelling ‘Het proces liep voorspoedig in onze raden of Staten’. Een derde van de raads- en Statenleden is het eens met de stelling dat ze voldoende informatie krijgen om te doorgronden wat zich inhoudelijk binnen de MRA afspeelt. En drie op de tien zijn het eens met de stelling dat met behulp van de (afgeleide) kaderdocumenten ze in staat zijn om tijdig het ‘goede inhoudelijke gesprek’ met het college te voeren. De Statenleden hebben het proces positiever ervaren dan de raadsleden. Deze trend is bij alle drie de stellingen te zien. De nieuwe MRA Agenda Twee derde van de raads- en Statenleden is op de hoogte van het feit dat er een nieuwe MRA Agenda 2025 - 2029 wordt voorbereid. Zij zijn door een collega in de Raadtafel, college/bestuurder of door de griffie geïnformeerd. Van de raads- en Statenleden die op de hoogte zijn van de voorbereiding van de nieuwe MRA Agenda geeft twee derde aan dat ze in de afgelopen maanden via het college en/of bestuurder tijdig hebben kunnen aangeven welke thema's voor hen belangrijk zijn voor de nieuwe MRA Agenda. Voorbereiding en nabespreking van de Algemene Vergadering en de Raadtafel
Drie op de tien raads- en Statenleden geven aan dat de Algemene Vergadering wordt voorbereid en nabesproken. Bij de voorbereiding en nabespreking van de Raadtafel ligt dit aandeel iets hoger, vier op de tien raads- en Statenleden geven aan dit wel te doen.
Deze verdeeldheid is ook terug te zien bij de tweede stelling. Een derde van de raads- en Statenleden is het eens met de stelling dat de Termijnagenda en de Voortgangsnota de respondent helpt bij het tijdig kunnen voeren van het 'Goede Gesprek' met de college/bestuurder. Een kwart is het oneens met deze stelling.
11
verder niet met de MRA. Dat is je rol niet. Voedt de raads- en statenleden op, maar voedt ook de bestuurders op; bestuurders moeten hun onderwerpen durven te pakken en niet door medebestuur de verantwoordelijkheid bij de controlerende raads- en statenleden proberen te leggen. Doordat bestuurders dat doen, gaan de raads- en statenleden zich met de inhoud bemoeien. Dus de onbedwingbare bemoeizucht van raads- en statenleden komt doordat zij zelf hun rol niet kennen en door bestuurders die daar misbruik van maken door hen medeverantwoordelijk te maken in de uitvoering. Die herschikking van rollen is de grootste uitdaging, maar tegelijk de enige manier om de MRA weer ‘lean and mean’ te krijgen. Slagkracht heb je door korte lijnen en duidelijke rollen en posities. De MRA steekt met kop en schouders boven alle andere regio's in Nederland uit en dat kwam doordat de bestuurlijke slagkracht zo hoog was. Dat is enorm uitgehold en de grootste bedreiging voor de MRA als netwerkorganisatie. De MRA is heel belangrijk als het gaat om een gezamenlijk resultaat van gemeenten. De MRA moet niet alleen gaan over economische thema's, maar ook om thema's als natuur en sociaal. De podcast vind ik slecht en voegt niets toe aan de informatie die ik nodig heb voor mijn werkzaamheden. Als plaatsvervanger van de raadtafel moet ik wel alle documenten van de MRA tot mij nemen.
De relatie en de bestuurslagen zijn vrij complex Een aantal instrumenten komt 1x per jaar langs voor de route tot besluitvorming, vandaar soms. Enkel de maandelijkse briefing die naar de griffies wordt verstuurd kijk ik meestal door, maar is nog nooit aanleiding geweest tot het maken van een lokale agendering. Als lid van de raadtafel kijk ik nu wel veel vaker dan toen ik raadslid was op de website van de MRA. Geef voorkeur aan 1 informatiekanaal te volgen, niet ook een website of podcast Geen fan van de MRA Geen tijd voor om te lezen
Bijlage Open antwoorden bij de vragenlijst ‘Evaluatie MRA Samenwerking raads- en Statenleden’ Pagina 5 Rapport: Toelichting bij de vraag: Van welke informatiebronnen en kaderdocumenten maakt u gebruik? Als lid van de raadtafel zijn deze documenten voor mij leidend en de overige documenten raadpleeg ik waar nodig. Belangrijk vind ik de maandelijkse nieuwsbrief om de zaken MRA breed te kunnen volgen en waar nodig via de aangegeven links te raadplegen. Ook belangrijk zijn de via de griffie binnenkomende MRA-documenten (zoals de nieuwsbrief en raad betrokken documenten) waardoor alle raadsleden beter op de hoogte blijven. Ik ben momenteel druk bezig me te verdiepen in de Flevolandse dossiers. De MRA heeft daarbij nog geen prioriteit gehad. De MRA is een belangrijk orgaan, men moet weten wat hier zich afspeelt. Ook de eigen inbreng is belangrijk, zeker bij een specialisme. De MRA is een netwerkorganisatie, geen GR. Veel Raads- Statenleden snappen dat eigenlijk niet. De reden waarom ik er weinig mee doe, is omdat het niet aan mij is om de MRA te controleren. Het is aan het college om er iets mee toe doen. Wat kunnen zij brengen en wat kunnen zij halen. (nu weten jullie al wel wie ik ben...) Als raadslid controleer ik mijn college, stel kaders en budgetten vast. De uitvoering is aan hen en daar zouden ze goed aan doen om dat met de MRA in te steken.
Helaas moet je ook weten wat je college wel of niet in staat is om te doen met de ambtelijke ondersteuning. Dus als Uitgeest moet je dan maar erkennen dat we weinig kunnen doen. Dus MRA: heel belangrijk, vooral mee doorgaan. Maar maak duidelijk wat de rol van raads- en statenleden is: controleer je bestuurder, maar bemoei je 1
Het is erg abstract en onze zienswijzen worden altijd aan de kant geschoven, dus de invloed is gering. Het komt ons voor dat veel onderwerpen voorgekookt en opgelegd worden. Niet altijd is het belang van de eigen gemeente inzichtelijk. Amsterdam heeft een te grote rol in het geheel. Het komt sporadisch voor dat er wat wordt besproken over de Metropool Regio Amsterdam. Af en toe komt er via een commissie iets naar voren waar we wat aan hebben. Het gevoel en de betrokkenheid bij de burgers is mijlen ver weg, de Metropool Regio Amsterdam wordt niet begrepen en het is zeer onzichtbaar welke toegevoegde waarde deze heeft voor ons. Ga eens naar buiten en laat zien aan de burgers (en raad-, commissieleden) wat jullie doen! Het maakt niet uit wat andere gemeentes willen. MRA beslist toch zelf wat zij willen. En vooral hoe zij het willen Ik ben geen woordvoerder MRA en maak dus feitelijk alleen gebruik van de documenten die bij de agenda van de Politieke Markt worden gevoegd. Ik blijf op de hoogte via het maandelijkse bericht. Als ik van een specifiek onderwerp meer wil weten, zoek ik verdere informatie op de website. De kaderdocumenten zijn met name om na te gaan of e.e.a. past binnen de afspraken of hoe we het ook alweer hadden afgesproken. Podcasts luister ik sowieso in de regel niet.
Ik heb de naar mijn gevoel niet zo veel te maken met de MRA mijn collega uit de fractie heeft de MRA in haar portefeuille zijn er onderwerpen die betrekking hebben op mijn portefeuille dan laat ze dat weten, wij worden wel door onze collega die aansluit bij de MRAtafel op de hoogte gehouden. Ik heb geprobeerd om antwoorden in te vullen die ik als vanzelfsprekend acht. Helaas zit ik sinds kort als raadslid in de MRA. Ik moet bekennen dat ik tot op heden geen bijeenkomst hebt bezocht. Maar probeer dit te verbeteren. Als raadslid heb je met heel veel onderwerpen te maken. Ik heb hier voldoende aan
Ik ken blijkbaar niet alle informatiebronnen. Ik luister graag naar podcasts, wat ik leuk en handig vind. Hierdoor blijf ik een beetje op de hoogte van wat er speelt. Ik moet me er beter van op de hoogte stellen Ik ontvang veel stukken en informatie. De informatie die ik 'vanzelf' ontvang gebruik ik soms, ik heb geen gelegenheid om me in andere bronnen te verdiepen. De MRA is niet mijn kernthema/portefeuille. Ik probeer op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen. De MRA vind ik echter een gedrocht van een samenwerking, een soort olietanker waar door geen enkel individu sturing aan te geven is. Info over MRA komt meestal tot ons via college. Verder te veel te lezen. Maak er geen gebruik van Maandelijkse bericht voor raads- en statenleden ontvangen we niet volgens mij Mijn betrokkenheid is beperkt tot de onderwerpen die in onze commissies en raad worden voorgelegd. MRA heeft geen toegevoegde waarde. Amsterdam bepaalt. MRA is een onbereikbaar orgaan wat lastig controleerbaar is. MRA is te veel gericht op Amsterdam en het gebied ten zuiden van Amsterdam MRA-documenten worden bekeken als ze voor zienswijze/besluitvorming worden voorgelegd. Wij hebben als raadsleden meer aan de informatie die we van onze MRAvertegenwoordiger in de Raadtafel krijgen en de kwartaalrapportages GR van het college. Nut en noodzaak van MRA voor Zandvoort ontbreekt.
Zandvoort lijkt niet interessant genoeg voor MRA. Onduidelijk Onduidelijke bestuurslaag, niet duidelijk toegevoegde waarde voor Amstelveen en thema's waar ik op zit (duurzaamheid en groen)
2
Sinds ik in 2017 als gekozen burger actief ben heeft de MRA mijn belangstelling gehad. De informatie destijds was oppervlakkig en meestal niet openbaar, ook voor raad en statenleden. Nu is de informatie divers en heeft ook meer diepgang op belangrijke onderwerpen. Soms check ik wat er ook alweer over iets is afgesproken in MRAverband. Staat heel ver van mij en wat moeten we ermee? stop met podcast, maak communicatie compact Tijdens de raadsvergaderingen worden we bijgepraat hoe en wat er in de MRA besproken is, besluiten zijn genomen en nieuwe ontwikkelingen Vaak zijn bijeenkomsten overdag, of op tijden dat we zelf vergaderen, mondelinge Internet sessies zijn niet interactief en vragen worden niet beantwoord, heb nog steeds het idee dat met name de grotere gemeenten het beleid bepalen waar de belangen van kleine gemeenten worden overlopen, neem als voorbeeld het bal gebied, maakt woningbouw onmogelijk ook de agenda bevat onderdelen die de gemeentelijke(kleine) belangen niet raken. Via de griffie en onze vertegenwoordigers in de Raad worden we van informatie voorzien. Volg de ontwikkelingen op hoofdlijnen. Volgens mij krijg ik het Maandelijkse MRA-raads- en statenleden bericht niet.
Voor mij als raadslid Heemskerk, is de MRA voor MRA ben is de IJmond een onder geschoven kindje Ik ben ook adviseur van IJmond IJzersterk en wij hebben, eerdere keren als stichting contact proberen te krijgen met de MRA, lukt gewoon. De MRA dwingt mij naar boven het Noordzeekanaal te kijken richting Alkmaar Voor ons als raadsleden moet je je vooral op de hoogte houden van de beleidsmatige ontwikkelingen en de uitvoering. Dat wordt in de genoemde stukken gerapporteerd.