12. 20240118_tkn svz voorbereiding burgerberaad.pdf

Aan: Afzender: Onderwerp:

leden van de gemeenteraad de begeleidingsgroep die het burgerberaad organiseert stand van zaken voorbereiding burgerberaad (ter kennisname)

Burgerberaad Afvalinzameling Stand van zaken voorbereiding Op 8 juni 2023 heeft uw raad besloten tot het houden van een burgerberaad over afvalinzameling. In dit besluit was ook opgenomen dat uw raad een begeleidingsgroep (bestaande uit inwoners, ondersteund door een extern adviseur en een aantal ambtenaren) de opdracht geeft om het burgerberaad te organiseren. Uw raad (niet het college) is dus opdrachtgever van de begeleidingsgroep. Twee raadsleden (Oscar Boeder en Paul Nielen) hebben hierbij de rol van afgevaardigden vanuit de raad richting de begeleidingsgroep. De begeleidingsgroep informeert de twee raadsleden regelmatig over haar vorderingen. Nu we aan de vooravond staan van het versturen van de uitnodigingsbrieven aan 7000 inwoners, sturen wij (de leden van de begeleidingsgroep) u ter kennisname deze update over de stand van zaken rondom de voorbereidingen van het burgerberaad. Activiteiten begeleidingsgroep In oktober 2023 is de begeleidingsgroep gestart met de voorbereidingen. Tussen oktober en nu is de begeleidingsgroep bezig geweest met onder andere de wijze van loten; het opstellen van de uitnodigingsbrief; het maken van een communicatieplan en communicatiemiddelen; het waarborgen van de onafhankelijkheid van het burgerberaad; de planning en basisopzet van de bijeenkomsten en de wijze van evaluatie.

De begeleidingsgroep vergadert eens in de twee weken en maakt van elk overleg een kort verslag dat zij deelt met de twee afgevaardigde raadsleden. De begeleidingsgroep bestaat uit: Inwoners • • • • • •

Suzanne Wartenbergh (voorzitter) Pascal Boekman Frans Cornelis Marcel van Heck Peter Don Hans Schönfeld

Ambtelijke ondersteuning • • •

Marieke Boor Pim van Wonderen Sarah Geraads

Extern expert

•

Jan Maessen (bureau E:M+MA.)

Loting en evaluatie Tijdens de commissievergadering op 23 mei 2023 is door raadsleden specifieke interesse getoond in de wijze van loting en de wijze van evaluatie. Met dit laatste onderwerp is de begeleidingsgroep nog bezig. Hierover ontvangt u in februari meer informatie. De keuzes die de begeleidingsgroep over de loting heeft gemaakt heeft zijn ter informatie toegevoegd als bijlage. De loting bestaat uit twee stappen. Dit staat uitgelegd in de bijlage. De eerste stap (het versturen van 7000 persoonlijke uitnodigingen per brief) gebeurt in de week van 22 januari. Mensen kunnen zich vervolgens t/m 11 februari aanmelden. Om mensen te motiveren zich aan te melden worden verschillende communicatiemiddelen ingezet. Zoals posters, sociale media en nieuwsberichten. Op basis van de aanmeldingen volgt het tweede deel van de loting. Uiterlijk 20 februari krijgen alle mensen die zich hebben aangemeld per email te horen of ze behoren tot de 100 ingelote mensen die samen het burgerberaad vormen, of dat ze zijn uitgeloot. Bijeenkomsten In het raadsbesluit stond dat het burgerberaad zou bestaan uit 4 bijeenkomsten. Op basis van informatie van andere burgerberaden en het advies van de extern adviseur, is dit verhoogd naar 5 bijeenkomsten. De begeleidingsgroep werkt momenteel aan de invulling van de bijeenkomsten. De bijeenkomsten vinden plaats in het Raadhuis, op de volgende data: • • • • •

zaterdag 9 maart 2024 (van 10 tot 16 uur) woensdagavond 3 april 2024 (van 17:30 tot 21 uur) zaterdag 20 april 2024 (van 10 tot 16 uur) dinsdagavond 21 mei 2024 (van 17:30 tot 21 uur) zaterdag 15 juni 2024 (van 10 tot 16 uur)

De planning is dat het advies tijdens de raadsvergadering van 27 juni door het burgerberaad wordt aangeboden aan de gemeenteraad. Besluitvorming over het advies vindt na de zomer plaats. Onafhankelijkheid Het burgerberaad opereert onafhankelijk. Daarbij is het bijvoorbeeld belangrijk dat deelnemers ruimte hebben om zelf invulling te geven aan de bijeenkomsten, dat de gespreksleiders onafhankelijk zijn en dat er geen politieke inmenging plaatsvindt. De bijeenkomsten van het burgerberaad zijn daarom niet openbaar. Andere inwoners, pers en politiek zijn niet welkom. Voor collegeleden en voor u als raadslid betekent dit ook dat, mocht u een uitnodigingsbrief ontvangen, u zich niet moet aanmelden voor het burgerberaad. Mogelijk wordt er bij de eerste bijeenkomst op zaterdag 9 maart bij de start wel ruimte gemaakt voor pers, collegeleden en raadsleden. Als dit inderdaad zo is, ontvangt u hiervoor te zijner tijd een uitnodiging. Meer informatie Op de gemeentelijke staat alle actuele informatie over het burgerberaad www.heemstede.nl/burgerberaad

Voor vragen over de voorbereiding van het burgerberaad kunt u contact opnemen met de begeleidingsgroep. Dit kan via de twee afgevaardigde raadsleden of bij de ambtelijk ondersteuner van de begeleidingsgroep, Marieke Boor, via m.boor@heemstede.nl.

Namens de begeleidingsgroep, Suzanne Wartenbergh (voorzitter van de begeleidingsgroep)

Loting burgerberaad Algemene informatie over de loting

18.10.2023

Over het algemeen bestaat het proces van loting voor burgerberaden uit de volgende 5 stappen: 1. De uitnodiging + eerste deel loting (steekproef): uit alle inwoners van de gemeente wordt een eerste steekproef getrokken. In deze fase krijgen inwoners een persoonlijke uitnodiging om zich aan te melden voor het burgerberaad. Hoeveel inwoners deze uitnodiging krijgen is afhankelijk van hoe groot de gemeente is en hoeveel deelnemers aan het burgerberaad je uiteindelijk wil. 2. Aanmelden: inwoners kunnen zich aanmelden voor deelname. Ervaring leert dat tussen de 2% en 10% van de inwoners die de brief krijgt, zich aanmeldt voor het burgerberaad. Dit is o.a. afhankelijk van het vraagstuk. 3. Uitvragen eigenschappen: bij de aanmelding geven inwoners een aantal eigenschappen op voor het tweede deel van de tweede loting, zoals geslacht, wijk etc. 4. Tweede deel loting: gestratificeerde loting. Deze bepaalt welke aanmelders worden ingeloot. Uit de deelnemers die zich hebben aangemeld, wordt een gestratificeerde loting gedaan. Dit wordt gedaan aan de hand van de eigenschappen die de gemeente bij punt 3 genoemd heeft. Je zorgt ervoor dat de loting die je trekt uit de aanmeldingen, een groep is die representatief is op de gekozen eigenschappen/variabelen. Van tevoren worden maximaal 4 eigenschappen/variabelen gekozen waarop de gemeente met het burgerberaad representatief wil zijn.

Deze criteria zijn (deels) afhankelijk van het onderwerp. 5. Bevestiging en start burgerberaad: de ingelote inwoners krijgen een bericht. Beslissingen loting Heemstede Gezamenlijk is besloten dat er in Heemstede volgens de volgende uitgangspunten geloot gaat worden: ➢ Steekproef wordt getrokken vanuit de basisregistratie personen Toelichting keus: er kan geloot worden vanuit de basisregistratie adressen en gebouwen of de basisregistratie personen. In de basisregistratie adressen en gebouwen zijn gebouwen geregistreerd dus zal de uitnodigingsbrief gericht zijn aan ‘de bewoners van dit adres’. In de basisregistratie personen zijn personen geregistreerd. De uitnodigingsbrief is dan gericht aan een specifieke persoon. Dit verhoogt de kans dat mensen zich aanmelden. ➢ Er worden 7.000 brieven verstuurd Toelichting keus: om op 100 mensen uit te komen stuur je in de eerste ronde van de loting meestal zo’n 10.000 brieven. Heemstede is echter een kleine gemeente. Bij 10.000 brieven betekent dit dat elk huishouden wel één of meerdere brieven krijgt.

Bovendien verwacht EMMA (extern adviesbureau) dat de respons op de eerste uitnodigingsbrief in Heemstede hoog zal zijn, dus dat 10.000 brieven dan niet nodig zijn. Bij 7000 brieven ontvangt 1 op de 3 inwoners van 16 jaar en ouder een brief. ➢ Na een week wordt gekeken of bepaalde groepen zijn ondervertegenwoordigd en wordt daarop mogelijk extra actie ondernomen Toelichting keus: in het lotingssysteem is te zien of bepaalde groepen achterblijven in de aanmeldingen. Mocht dit zo zijn, worden gerichte acties uitgevoerd om die doelgroepen alsnog te bereiken en enthousiasmeren. Dat kunnen zowel online als offline acties zijn. ➢ Het doel is om tot een groep van 100 deelnemers te komen die representatief zijn voor de gemeente Heemstede op de volgende variabelen o Leeftijd o Gender o Geografische spreiding (d.m.v. postcode) o Koophuis/vrije sectorhuur/sociale huur/overig Toelichting keuzes: •

•

De keuze dat deelnemers 16 jaar en ouder moeten zijn om deel te nemen aan de loting, is gemaakt om twee redenen. De eerste reden is dat het belangrijk is dat zoveel mogelijk Heemsteedse inwoners deelnemen. Op deze manier wordt een grotere groep aangeschreven. Dit zorgt enerzijds voor meer deelnemers in het algemeen en anderzijds ook dat meer jongeren deelnemen. Daar hangt de tweede reden mee samen. Deze is meer technisch van aard. Omdat van de jongeren in Heemstede de groep tussen 20 en 29 jaar erg klein is, zou het aanschrijven van alleen deze groep de kans op aanmeldingen van jongeren niet groot maken. De groep onder 18 jaar is juist weer vrij groot. Door 16 jaar en ouder uit te nodigen voor de loting, vergroot je dus de groep jongeren die een brief krijgen en is de kans groter dat uit deze groep ook mensen uit deelnemen. In de variabelen is 'type woning' (hoogbouw, laagbouw, flat, etc..) niet expliciet opgenomen. Reden hiervoor is dat geografische spreiding wel een variabele is, wat er automatisch al voor zorgt dat ook de verschillende woningtypen in de gemeente Heemstede zijn gerepresenteerd. Wel wordt expliciet het onderscheid tussen koop/huur opgenomen, omdat de ervaring leert dat mensen met een huurwoning minder snel geneigd zijn deel te nemen aan een burgerberaad.

Bovendien zorgt deze combinatie er ook voor dat er automatisch al grotere kans is op verschillende woningtypen.