10. 240116 Persbericht plus Jaarverslag Rekenkamer 2023.pdf
Tekst van het document
Rekenkamer Heemstede
datum onderwerp bijlage
13 januari 2024 Persbericht Jaarverslag 2023 Jaarverslag 2023 Hierbij biedt de rekenkamer u haar jaarverslag 2023 aan. In 2023 heeft de rekenkamer een onderzoek uit laten voeren naar de besteding van Eneco gelden. Daarnaast heeft de rekenkamer zelf een opvolgonderzoek uitgevoerd naar de sturing op duurzaamheidsdoelstellingen. Nieuwe onderzoeken zijn nog niet gepland omdat we als rekenkamer graag gebruik maken van de lokale kennis van inwoners om tot een onderzoek te komen dat zoveel mogelijk toegevoegde waarde heeft. Daarom roept de rekenkamer hierbij inwoners van de gemeente Heemstede met kennis van het onderwerp op zich te melden bij de rekenkamer via rekenkamer@heemstede.nl. De mogelijkheid bestaat om tijdelijk burgerlid te worden van de rekenkamer en deel uit te maken van de begeleidingscommissie van het onderzoek. Mocht bovenstaande nog vragen oproepen dan is de rekenkamer graag bereid deze beantwoorden. Met vriendelijke groet,
Petra Richters secretaris rekenkamer
Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2023
REKENKAMER HEEMSTEDE Jaarverslag 2023
Heemstede, januari 2024 Samenstelling 2023: Coos Appelman, voorzitter Petra Richters, secretaris Frans Crul, algemeen lid
1
Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2023
Inhoud 1 2
Inleiding .............................................................................................................................. 3 Algemeen............................................................................................................................ 4 2.1 Taken en bevoegdheden ............................................................................................ 4 2.2 Opvolgonderzoek ....................................................................................................... 4 3 Werkwijze ........................................................................................................................... 5 3.1 Vergaderingen ............................................................................................................ 5 3.2 Onderzoeken .............................................................................................................. 5 3.3 Samenwerking met andere rekenkamer(commissie)s .............................................. 6 3.4 Communicatie ............................................................................................................ 6 4 Onderzoeken in 2023 ......................................................................................................... 7 4.1 Onderzoek Besluitvorming besteding Eneco gelden .................................................
7 4.2 Opvolgonderzoek sturing op duurzaamheidsdoelstellingen ..................................... 7 5 Groslijst 2024...................................................................................................................... 8 6 Financieel............................................................................................................................ 8
2
Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2023
1 Inleiding De samenstelling van de rekenkamer Heemstede is ongewijzigd ten opzichte van 2022: Coos Appelman, voorzitter; Petra Richters, secretaris; Frans Crul, algemeen lid. De rekenkamer heeft tot taak onderzoek uit te voeren naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. De onderzoeken van de rekenkamer hebben als doel om de raad te adviseren over het gevoerde beleid. Bij de uitoefening van zijn controlerende functie gaat het de raad met name om de vragen: Hebben we bereikt wat we wilden? Hebben we gedaan wat we moesten doen? De rapporten van de rekenkamer zijn zodoende voor de raad een ondersteuning bij zijn kaderstellende en controlerende functie. In 2023 heeft de rekenkamer een onderzoek uit laten voeren naar de besteding van Eneco gelden. Daarnaast heeft de rekenkamer zelf een opvolgonderzoek uitgevoerd naar de sturing op duurzaamheidsdoelstellingen. Met dit jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over haar werkzaamheden in 2023. Het jaarverslag wordt ter kennisgeving aan de gemeenteraad en aan het college van B&W gestuurd. Het wordt onder de aandacht van de inwoners gebracht door plaatsing op de website van de gemeente en een persbericht.
3
Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2023
2 Algemeen 2.1 Taken en bevoegdheden De rekenkamer is een onafhankelijk orgaan binnen de gemeente Heemstede, belast met en verantwoordelijk voor de begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de vastgestelde onderzoeksopzet. De rekenkamer bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. De onderzoeksopzet wordt door de rekenkamer ter kennisname aan de raad toegestuurd. Voor de uitvoering van het onderzoek kunnen, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus worden ingeschakeld. De rekenkamer bestaat uit een voorzitter, secretaris en algemeen lid. De taken en bevoegdheden van de rekenkamer zijn beschreven in de Gemeentewet en in de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening Rekenkamer Heemstede (december 2019). In deze verordening is ook opgenomen dat de raad per onderzoek een burgerlid kan benoemen. 2.2 Opvolgonderzoek Het werk van de rekenkamer heeft zin en is effectief als conclusies en aanbevelingen uit haar onderzoeken invloed hebben op het beleid en de uitvoering daarvan in de gemeente. We noemen dat ‘doorwerking’. De doorwerking wordt veelal getoetst door middel van een opvolgonderzoek. In 2023 heeft de rekenkamer een opvolgonderzoek uitgevoerd naar het in 2020 uitgevoerde onderzoek naar de sturing op duurzaamheidsdoelstellingen.
4
Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2023
3 Werkwijze 3.1 Vergaderingen De rekenkamer vergadert zoveel als nodig en bespreekt de gemeentelijke actualiteit, de lopende onderzoeken en actualiseert de groslijst. De vergaderingen van de rekenkamer zijn besloten en vinden digitaal of in het raadhuis plaats. De rekenkamer Heemstede is in 2023 tien keer bijeengeweest. Daarnaast zijn er overleggen geweest met het onderzoeksbureau Goudappel in het kader van het in 2023 uitgevoerde onderzoek naar de Besluitvorming omtrent de besteding van de Eneco gelden. Daarnaast zijn er drie interviews afgenomen ten behoeve van het opvolgonderzoek naar de sturing op duurzaamheidsdoelstellingen. 3.2 Onderzoeken De rekenkamer bepaalt zelf de onderwerpen voor haar onderzoeken. Suggesties voor onderwerpen voor onderzoek kunnen worden voorgedragen door de leden van de rekenkamer, raadsleden en inwoners van de gemeente Heemstede. Deze aangedragen onderwerpen worden opgenomen in een groslijst van potentiële onderzoeken. Eénmaal per jaar inventariseert de rekenkamer bij de raadsfracties de mogelijke onderwerpen. Op basis van de groslijst en een toetsingskader op basis van maatschappelijke relevantie, aanwezige risico’s en toekomstig nut stelt de rekenkamer in januari het onderzoeksplan voor het volgende jaar vast en legt dit -als onderdeel van het jaarverslag- ter kennisneming voor aan de raad.
De rekenkamer voert per jaar minimaal één onderzoek en minimaal één opvolgonderzoek naar een door haar eerder uitgebracht onderzoek uit. De leden van de rekenkamer treden afwisselend op als projectleider van een onderzoek. De projectleider formuleert vervolgens een onderzoeksopdracht. Die opdracht bestaat uit een startdocument met daarin onder andere de aanleiding, de onderzoeksvragen en het gewenste resultaat. Alvorens de rekenkamer het startdocument met de onderzoeksvragen definitief vaststelt, wordt dit met een vertegenwoordiging van de raad besproken. Na vaststelling door de rekenkamer wordt de onderzoeksopdracht ter kennisneming aan de raad gezonden. De uitvoering van een onderzoek duurt gemiddeld 3-4 maanden. Daarbij komen dan nog de voorbereiding (circa 2 maanden) en de afrondende werkzaamheden (circa 2 maanden). In totaal dus circa 7 maanden doorlooptijd. Per onderzoek wordt een tijdsplanning gemaakt. Globaal zijn de volgende stappen te onderkennen: • Startbijeenkomst; • Tussenrapportage(s); • Oplevering conceptonderzoeksrapport; 5
Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2023 • • • • • • • • •
Vaststellen conceptonderzoeksrapport; Ambtelijk wederhoor; Vaststellen onderzoeksrapport; Concept eindrapport; Bestuurlijk wederhoor; Vaststellen eindrapport; Aanbieding aan raad / raadscommissie; Bespreken met raad / raadscommissie; Nazorg.
3.3 Samenwerking met andere rekenkamer(commissie)s De rekenkamer is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft tot doel kennis en ervaring uit te wisselen. Door deze uitwisseling kunnen de leden met goed en onafhankelijk onderzoek bijdragen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur. De NVRR houdt jaarlijks een algemene ledenvergadering en een congres. De rekenkamer is tevens lid van de regionale NVRR-kring Kennemerland. In 2023 is de kring Kennemerland niet bijeen geweest. 3.4 Communicatie Hoewel de rekenkamer in eerste instantie dient om de raad in zijn kaderstellende en controlerende functie te ondersteunen, rekent de rekenkamer het college van B&W, het ambtelijk apparaat en de inwoners van Heemstede ook tot haar doelgroepen. De communicatie met het college van B&W bestaat met name uit het bestuurlijk wederhoor op het onderzoeksrapport. Na ambtelijk wederhoor om te controleren of de feiten kloppen, wordt aan het college van B&W gevraagd om haar visie op het rapport te geven. Communicatie met de raad bestaat uit het bespreken van het startdocument en het onderzoeksrapport met aanbevelingen en reactie op bestuurlijk wederhoor. Nadat de ambtelijke en bestuurlijke reacties zijn verwerkt, biedt de rekenkamer het eindrapport aan de gemeenteraad aan.
Daarbij doet de rekenkamer het aanbod om, indien gewenst, een toelichting te geven op het onderzoek en eventuele vragen te beantwoorden. De inwoners van Heemstede worden geïnformeerd door het rapport op de gemeentelijke website te plaatsen en er wordt een persbericht uitgebracht. De rekenkamer heeft haar eigen pagina op de website van de gemeente Heemstede: https://gemeentebestuur.heemstede.nl/Rekenkamer. Op deze website zijn onder andere recente onderzoeken, jaarverslagen en het onderzoeksprotocol te vinden.
6
Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2023
4 Onderzoeken in 2023 4.1 Onderzoek Besluitvorming besteding Eneco gelden Het onderzoek naar de besluitvorming Omtrent de besteding Eneco gelden is in 2023 opgestart en afgerond en wordt op 17 januari 2024 besproken met de raadsleden in de commissie Middelen. De belangrijkste conclusie uit het rapport is dat de gekozen bestemmingen voor de Enecogelden breed worden gedragen en goed aansluiten bij de uitkomsten van de discussie die over de inzet van de gelden is gevoerd. Echter, het besluitvormingsproces zelf is in grote mate onduidelijk en ongestructureerd verlopen. Dit betreft de vorm, het tijdspad en de vraag bij wie het initiatief voor de discussie lag. Op basis van deze conclusies zijn de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Besteed aandacht aan het besluitvormingsproces, zeker als het om een groot (eenmalig) bedrag gaat. 2. Geef als raad (dus niet het college) een duidelijk normenkader mee ten behoeve van de bestedingsdoelen en de criteria waaraan de mogelijke bestedingsdoelen moeten voldoen. En maak de afweging op basis van dit normenkader. 3. Betrek de burgers bij de mogelijke bestedingsdoelen van een dergelijk groot (eenmalig) bedrag.
4.2 Opvolgonderzoek sturing op duurzaamheidsdoelstellingen In 2023 is een opvolgonderzoek naar het in 2020 uitgevoerde onderzoek over de sturing op duurzaamheidsdoelstellingen uitgevoerd. De startnotitie is in september naar de gemeenteraad gestuurd. Er zijn geen opmerkingen op de startnotitie gekomen. Het onderzoek is uitgevoerd door de leden van de rekenkamer en is in oktober gestart. Er zijn in totaal drie interviews afgenomen, met de programmamanager Heemstede Duurzaam, de klimaatburgemeester en de wethouder die het onderwerp duurzaamheid in haar portefeuille heeft. De gespreksverslagen zijn voorgelegd aan de geïnterviewden en de opmerkingen zijn verwerkt. Op basis van de gespreksverslagen en eigen onderzoek naar de besluitvorming die er met betrekking tot het onderwerp duurzaamheid is geweest is er een voorlopig rapport opgesteld dat in januari 2024 wordt voorgelegd voor ambtelijk wederhoor. Op basis daarvan wordt in februari 2024 het definitieve rapport opgesteld met aanbevelingen dat naar verwachting in maart 2024 wordt besproken met de gemeenteraad.
7
Jaarverslag rekenkamer Heemstede 2023
5 Groslijst 2024 De rekenkamer inventariseert onderwerpen die mogelijk voor onderzoek in aanmerking kunnen komen in de zogenaamde groslijst en actualiseert deze lijst elke jaar. Na drie jaar zelf de onderwerpen aangedragen te hebben vraagt de rekenkamer wederom expliciet aan de gemeenteraad om onderwerpen aan te dragen voor de groslijst. Daarnaast nodigt de rekenkamer alle burgers, bezoekers en ondernemers van de gemeente Heemstede uit om onderwerpen voor de groslijst aan te dragen.
6 Financieel De rekenkamer beschikt over een eigen budget dat jaarlijks wordt vastgesteld door de gemeenteraad via de begroting. Voor 2023 is het budget vastgesteld op € 34.800. Hieronder worden de uitgaven verantwoord Begroting 2023
Realisatie 2023
Verschil
Vergoeding voorzitter, secretaris en algemeen lid Contributies en lidmaatschappen Onderzoek
6.877 423 27.500
6.099 410 14.795
778 13 12.705
Totaal
34.800
21.304
13.496
De rekenkamer stelt voor om het overschot van €13.496 vrij te laten vallen in de algemene middelen.
8