03. Update burgerberaad en uitnodiging.pdf

Aan: Afzender: Onderwerp:

leden van de gemeenteraad de begeleidingsgroep die het burgerberaad organiseert Uitnodiging, resultaat loting en evaluatie (ter kennisname)

Burgerberaad Afvalinzameling Uitnodiging, resultaat loting en evaluatie Tijdens de commissievergadering op 23 mei 2023 is door raadsleden specifieke interesse getoond in de wijze van loting en de wijze van evaluatie. Over de wijze van loting hebben wij u eerder al geïnformeerd. Inmiddels is de loting uitgevoerd en zijn de deelnemers bekend dus geven we u hier graag een update over. Daarnaast is ook de wijze van evalueren nu bekend, dus kunnen we u ook hier over informeren. Maar we beginnen dit bericht met een uitnodiging om het ochtendprogramma van de eerste bijeenkomst bij te wonen. Uitnodiging bijeenkomst 9 maart Op 9 maart komen de leden van het burgerberaad voor het eerst bij elkaar. Deze dag staat vooral in teken van kennismaking met elkaar en met het onderwerp. Ook maken de deelnemers belangrijke procedurele afspraken met elkaar. In de ochtend is er ruimte voor pers en raadsleden om aan te haken. In dat deel maken de deelnemers kennis met elkaar. En er zal door Paul Nielen (namens de raad) en wethouder Anneke Grummel verteld worden waarom we in Heemstede een Burgerberaad organiseren. Vanaf 9:30 uur kunt u binnenlopen. Het programma start om 10 uur. Raadsleden en pers zijn welkom tot ongeveer 11:30 uur. Vanaf dat moment zijn de bijeenkomsten van het Burgerberaad niet meer openbaar.

Zo zorgen we ervoor dat de deelnemers niet beïnvloed worden en zich vrij voelen om te zeggen wat ze willen. Als u aanwezig wilt zijn bij dit ochtendprogramma kunt u dat doorgeven door een mail te sturen naar burgerberaad@heemstede.nl Resultaat loting Van de 7000 mensen die zijn aangeschreven, hebben 246 mensen aangegeven deel te willen nemen aan het burgerberaad. Dat is 3,5%. Landelijk ligt dit percentage tussen de 2% en 10%. Een lotingsysteem heeft uit de aanmeldingen vervolgens een representatieve groep van 100 personen geloot. Hierbij is gelet op een evenredige verdeling van leeftijd, geslacht, postcode en type woning (koop/huur). Deze loting is goed gelukt. Met het versturen van het bericht van inloting naar de 100 deelnemers, is het eerste burgerberaad van Heemstede dan ook echt gestart! Helaas is het vaak wel zo dat er nog mensen afzeggen of later in het proces afhaken. Dat is bijna niet te voorkomen.

We hebben in de begeleidingsgroep besproken of we mensen die zijn uitgeloot, alsnog vragen om deel te nemen om zo de mensen te vervangen die afzeggen. We hebben ervoor gekozen dit niet te doen omdat we dan zelf invloed uitoefenen op wie deelnemen. We moeten deze mensen dan namelijk handmatig kiezen, terwijl de loting van de 100 mensen via een lotingsysteem van een externe partij is gegaan. Dit is een computerprogramma dat op basis van de door de aanmelders ingevulde kenmerken tot een optimale verdeling komt. Daar hebben wij zelf geen invloed op gehad. De uitgelote groep nogmaals door het lotingssysteem halen is te ingewikkeld. Bovendien hebben we, als kleine gemeente, met een loting van 100 mensen ook een relatief grote groep. Dus als er mensen afvallen blijft de grootte van de groep, als je het vergelijkt met burgerberaden van 100 mensen bij grotere gemeenten, in verhouding nog steeds voldoende. Leren van het burgerberaad (evaluatie) In het raadsbesluit is opgenomen dat de begeleidingsgroep moet zorgen voor een gedegen, onafhankelijke evaluatie. Op basis van die evaluatie bepaalt de raad of en zo ja welke rol, het burgerberaad in de toekomst in Heemstede kan vervullen.

In onze zoektocht naar een onafhankelijke evaluatie zijn wij, via de landelijke pilot burgerberaden waar wij aan deelnemen, in contact gekomen met onderzoekers van De Haagse Hogeschool en De Hogeschool van Amsterdam. Zij voeren een tweejarig onderzoek uit naar burgerberaden in Nederland. Aan het onderzoek doen verschillende gemeenten, provincies en andere organisaties mee. Zij werken samen in een consortium. Heemstede neemt nu ook deel aan dit consortium. Bij een aantal gemeenten volgen de onderzoekers alleen specifieke onderdelen van het burgerberaad. Bij drie gemeenten volgen onderzoekers het burgerberaad van begin tot eind. Dat zijn de burgerberaden van Amsterdam, Utrecht en nu ook Heemstede. Het onderzoek zal zich onder andere richten op de ervaringen van deelnemers met het burgerberaad en wordt gedaan door middel van een vragenlijst-onderzoek (vooraf en achteraf) en observaties tijdens de bijeenkomsten. Na afloop worden enkele deelnemers tevens benaderd voor korte interviews. In Heemstede zullen de onderzoekers aanvullend hierop ook de leden van de begeleidingsgroep en de leden van de werkgroep Samen Besturen interviewen. Op basis van de enquêtes, observaties en interviews zullen de onderzoekers na afloop van het burgerberaad zorgdragen voor een onafhankelijk evaluatierapport met daarin adviezen voor uw raad.

We verwachten dit rapport in het vierde kwartaal van 2024 zodat u er in het eerste kwartaal van 2025 over kunt besluiten. Het onderzoek van Heemstede nemen zij vervolgens ook weer mee in het brede, tweejarige onderzoeksprogramma. Heemstede blijft hier ook bij betrokken via deelname aan het leernetwerk van het onderzoeksprogramma. Meer informatie: https://www.dehaagsehogeschool.nl/over-de-haagse/nieuws/duurzame-burgerraden