01. Memo Tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK ANONIEM.pdf

Van: Verzonden: Aan:

Marnix Philips vrijdag 22 september 2023 15:56

CC:

Bijlagen:

T.a.v. de gemeenteraad en raadscommissie _ Memo Tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK Memo over de ontvangen uitkomsten voor input op de kaders bij een nieuwe regeling VRK-07.09.2023_-concept.docx; OPLEGNOTITIE -Memo tussentijdse berichtgeving iz ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK .docx

Urgentie:

Hoog

Opvolgingsvlag: Vlagstatus:

Opvolgen Met vlag

Onderwerp:

t.a.v. de gemeenteraad en raadscommissies van de gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Velsen, Zandvoort en het AB en DB van de VRK Geachte griffier, In de bijlagen ontvangt u de ‘Memo over de ontvangen uitkomsten voor input op de kaders bij een nieuwe regeling VRK’ (inclusief een concept-oplegnotitie). Zes van de negen gemeenteraden hebben het gespreksmemo* voor het reces in een commissie- of raadsvergadering besproken. De uitkomsten daarvan vindt u in het bijgaande memo samengevat. Reactie(s) die nog volgen uit de overige gemeenteraden worden toegevoegd, waarmee het memo gecompleteerd zal worden. Het gaat er nu om alle negen gemeenteraden tussentijds te informeren over de beschikbare reacties. Alle raden die bij de VRK zijn betrokken, zijn dan van elkaars uitkomsten en de algehele tussenstand op de hoogte. Ook de VRK wordt met dit bericht over de tussenstand geïnformeerd. Op 15 november a.s. wordt de eerstvolgende regionale raadsleden bijeenkomst georganiseerd. Het voorstel is om daar met de raadsleden c.s. uit de negen gemeenteraden de uitkomsten voor de kaders ten behoeve van een wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland te bespreken. Daarover volgt nader bericht.

*12 mei 2023, Gespreksmemo ten behoeve van kaders voor een wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland Met vriendelijke groet, Marnix Philips Raadsgriffier Raadsgriffie 1

2

Memo Tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK Onderwerp Ter attentie van

contact Raadsbespreking Bijlagen

Memo tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK De gemeenteraden van Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Velsen en Zandvoort en de Veiligheidsregio Kennemerland Jaap Baars Regionale raadsbijeenkomst Zuid-Kennemerland e.o. - Gespreksmemo d.d. 12.05.2023 t.b.v. kaders voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling VRK - Ontvangen reacties en standpunten ten aanzien van keuzevragen bij onderwerpen voor een nieuwe regeling - Gewijzigde planning 1. Inleiding De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) geeft regels ter voorziening in zaken waarin gemeenten een samenwerkingsverband aangaan. Deze Wgr is in juli 2022 gewijzigd met het doel de positie van de gemeenteraden te versterken. Regelingen dienen hierop met ingang van juli 2024 aangepast te zijn. In het vierde kwartaal van dit jaar zullen de gemeenten een ontwerp ontvangen voor een nieuwe regeling van de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK). Met de ontvangst van dat voorstel voor een nieuwe regeling start dan een zienswijzeprocedure. De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) is een directe aanleiding voor het opstellen van een nieuwe regeling. Daarnaast zijn er ook enkele ontwikkelingen binnen de VRK die tot wijziging van de regeling leiden.

Ter voorbereiding op de zienswijzeprocedure en ten behoeve van het opstellen van de nieuwe regeling door de VRK is vanaf de regionale raadsledenbijeenkomst van 29 maart jl. een gezamenlijk proces gestart om de raden pro-actief te betrekken bij de keuzemogelijkheden die de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) voor de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) biedt. Vanuit de griffies is een Gespreksmemo ten behoeve van kaders voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland opgesteld. Deze is op 12 mei jl. aan de raden verzonden en inmiddels in een de meeste gemeenteraden cq commissies besproken. Het memo van 12 jl is gebaseerd op de VNG handreiking Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen en de Procesaanpak Wijziging Gemeenschappelijke regeling. Hoofdstuk 4 van de handreiking is daarbij als leidraad genomen, omdat daarin wordt ingegaan op de wijzigingen die meer politiek van aard zijn en die direct raken aan de positie van de gemeenteraad: -1 - 2a. - 2b. - 2c. - 2d.

is een regionale raadsadviescommissie gewenst; zijn er onderwerpen waarop de raden vooraf hun zienswijzen willen geven; is evaluatie van de (nieuwe) gemeenschappelijke regeling gewenst; dient participatie en inspraak in de nieuwe regeling uitgewerkt te worden; zijn er onderwerpen waarover het bestuur van de VRK in het bijzonder actief dient te verstrekken en zo ja, op welke wijze wordt dat gewenst.

In het nu voorliggende memo wordt aan iedere raad en de VRK een terugkoppeling van de ontvangen reacties verzorgd. In zes gemeenten is het gespreksmemo behandeld en een inhoudelijke reactie gegeven. Omdat niet van alle gemeenteraden reactie is ontvangen kan er (nog) geen concept-voorstel van de negen raden aan het algemeen bestuur van de VRK worden verzorgd. Met dit memo wordt nu in een tussentijdse terugkoppeling van de ontvangen reacties aan alle raden én de VRK voorzien. De nog te ontvangen reacties zullen in een 2e versie worden toegevoegd. De uitkomsten kunnen met alle raden tijdens een van de volgende regionale raadsbijeenkomsten worden besproken. De eerste gelegenheid daartoe is op 15 november a.s. Hieronder volgt de samenvatting van de reacties die beschikbaar zijn gekomen uit de gemeenteraden van Haarlem, Haarlemmermeer, Heemstede, Uitgeest, Velsen en Zandvoort. In de bijlage zijn de internetlinks naar de betreffende gemeentelijke verslagen opgenomen. Gemeente Heemstede heeft zijn reactie tevens rechtstreeks aan de VRK verzonden. In de bijlagen zijn de integrale reacties opgenomen.

pagina 2

2. Uitkomsten gespreksonderwerpen 2.1 Een regionale raadsadviescommissie Een regionale raadsadviescommissie kan op gezamenlijk voorstel van alle raden van de deelnemende gemeenten door het algemeen bestuur van de VRK worden ingesteld. Zo een commissie kan zowel de gemeenteraden als het bestuur van de VRK van advies voorzien en een procesrol nemen in besluiten die bij de raden voorgelegd worden. Uitkomsten ten aanzien van een regionale raadsadviescommissie De gemeenten Heemskerk en Zandvoort zijn voorstander van het instellen van een regionale adviescommissie. De overige gemeenten geven in hun reactie aan dat een meerderheid hier vooralsnog geen voorstander van is. Gemeente Velsen stelt niettemin voor om in de nieuwe regeling al wel de mogelijkheid voor een regionale raadscommissie op te nemen. In dat geval is het wenselijk om een duidelijke beschrijving op te nemen van de rol van de raadscommissie en de verhouding tot het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en de bestuurscommissiesi. 2.2 De volgende onderwerpen raken direct aan de positie van de gemeenteraden en moeten in de geactualiseerde gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland geregeld worden: 2a) Zienswijzen Dit betreft de onderwerpen waarop de raden hun zienwijzen willen geven, in aanvulling op de reeds bestaande zienswijzenprocedures die de VRK verzorgd.

Dat betreft in ieder jaar het jaarverslag en de programmabegroting van de VRK en eenmaal per vier jaar het Dekkingsplan brandweer en het Regionaal risicoprofiel, in combinatie met het regionaal beleidsplan crisisbeheersing. Incidenteel gaat het om het voornemen om deel te gaan nemen aan een privaatrechtelijke rechtspersoon (zoals bijvoorbeeld is gebeurd bij de Stichting Waarborgfonds, de Stichting Risicobeheer, de Brandweerschool Noord-Holland). Uitkomsten ten aanzien van zienswijzen In de ontvangen reacties van gemeenteraden is aangegeven dat in aanvulling op de bestaande zienswijzeprocedures ook het onderbrengen van instellingen of organisaties bij de VRK onderwerp van zienwijzeprocedure dient te zijn, óók als dat (alleen) een ambtelijke organisatie betreftii. Daarnaast kan in algemene zin in de nieuwe regeling worden geformuleerd dat de raden een zienswijze moeten geven over belangrijke wijzigingen in het takenpakket van de VRK, bij strategische- en meerjarenplannen en wanneer dat vanuit de vertegenwoordiging van drie deelnemende gemeenten in het Algemeen Bestuur óf vanuit minimaal drie gemeenteraden wordt verzocht. Een aandachtspunt bij het ophalen van een zienswijze is de tijdigheid van de aanlevering van stukken aan de raden.

Bij tijdige vooraankondiging en aanlevering zijn de raden dan in staat om een moment in de regio te organiseren voor gezamenlijke beeld- en oordeelsvormingiii. 2b) Evaluatie In de regeling dient te worden bepaald of en zo ja met welke regelmaat de regeling wordt geëvalueerd door de raden. Geen evaluatie is de meest minimale variant. Het ligt het voor de hand om de evaluatie te verbinden met de vraag of de gemeenschappelijke regeling doeltreffend is voor het beoogde doel. Daarbij kan worden onderscheiden tussen de wettelijke taken van de Veiligheidsregio en de overige activiteiten. Uitkomsten ten aanzien van evaluatie

pagina 3

In de ontvangen reacties van gemeenteraden is aangegeven dat het regelen van een vast moment voor de evaluatie van de regeling gewenst is. Evaluatie van de regeling vindt bij voorkeur plaats in het derde jaar van de gemeentelijke bestuursperiode, zodat de raden goed ingewerkt zijn en op de hoogte zijn van de werking van de VRK. Door per raadsperiode in het derde jaar een evaluatie onder de aandacht van de raad te brengen kan de raad ruim voor de volgende verkiezingen een advies voorbereiden dat bij de introductie van de nieuwe raad beschikbaar is. Een praktische werkwijze is dat het dagelijks bestuur voorafgaand aan de behandeling in het algemeen bestuur van de VRK éérst een voorstel aan de gemeenteraden zendt, met onderwerpen die voor evaluatie in aanmerking komen. Daarbij dient het onderscheid te worden aangegeven tussen de wettelijke taken van de VRK en de plus-taken. De raden kunnen in reactie hierop hun zienswijze ten aanzien van de voorgestelde onderwerpen geven en aanvulling geven waar dat gewenst is. Ook hierbij geldt dat tijdige vooraankondiging én aanlevering de raden in staat dient te stellen om een gezamenlijk moment in de regio te organiseren voor hun beeld- en oordeelsvorming en gezamenlijke bespreking van de evaluatie.

De planning van deze evaluatie dient tevens aan te sluiten op de P&C cyclus van de gemeenteraden, zodat er vóór de vaststelling van de begroting van de VRK en vóór de behandeling van de Kadernota’s voor de gemeentelijke begrotingen inhoudelijke afwegingen gemaakt kunnen worden.

2c) Burgerparticipatie Burgerparticipatie gaat over de wijze waarop inwoners en belanghebbenden betrokken dienen te worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid (inwonersparticipatie en belanghebbenden participatie). De taken van de VRK zijn zeer divers, en zo ook de inbreng vanuit de samenleving. Bij sommige van de taken is inbreng van burgers wettelijk geregeld, zoals bijvoorbeeld bij de rampenbestrijdings-plannen. Met de rol van vrijwilligers bij de brandweer wordt in dat deel van de organisatie veel input vanuit de plaatselijke samenleving in de organisatie binnengebracht. Een ander voorbeeld betreft de inspectie-eisen van de GGD. Daarin is verwerkt dat de inbreng van klanten over de dienstverlening meegenomen moet worden. Ook werkt de GGD met panels, als input voor haar onderzoeken. In de nieuwe regeling dient te zijn bepaald of, en zo ja, bij welke onderwerpen er participatie door inwoners en belanghebbenden uitgevoerd dient te worden. Uitkomsten ten aanzien van Burgerparticipatie In de ontvangen reacties van gemeenteraden is aangegeven dat gezien de grote diversiteit van taken en de verschillen in participatievormen de invulling van participatie bij onderwerpen aan het bestuur van de VRK wordt overgelaten.

Raadsleden kunnen de vertegenwoordigers van hun gemeente in het bestuur aanspreken als het bestuur onvoldoende invulling geeft aan de betrokkenheid van burgers. Bij het bespreken van de zienswijzen en andere VRK-gerelateerde onderwerpen kunnen de raden er daarnaast zelf voor kiezen om lokaal inspraak en participatie te organiseren, ten behoeve van de inbreng die de gemeente aan de VRK wil geven. Burgerparticipatie kan in de toekomst een rol gaan spelen bij de evaluatie van bestaand VRK beleid. Langs die weg kunnen de raden directer bij beleidsonderwerpen betrokken worden. Om in de gelegenheid te zijn lokaal participatie met de inwoners mogelijk te maken is tijdige vooraankondiging en aanlevering van stukken nodig. Vanuit de inwoners en de raden kan dan vroegtijdig input bij de evaluatie en invloed op het beleid uitgeoefend wordeniv.

pagina 4

2d) Actieve informatie De VRK heeft de wettelijke plicht om de raden actief te informeren over alle zaken die het van belang acht voor de taken van de raden. In de nieuwe regeling dient te worden beschreven op welke wijze de inlichtingen worden verstrekt. En over welke onderwerpen de raden expliciet verwachten actief geïnformeerd te worden. Uitkomsten ten aanzien van actieve informatie op structurele en incidentele basis In de ontvangen reacties van gemeenteraden is aangegeven dat zij structureel actief geïnformeerd willen worden over de agenda’s en besluiten van het Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en de bestuurscommissies. Dat zou door middel van een nieuwsbericht vormgegeven kunnen worden, met verwijzing naar de vindplaats voor uitgebreidere informatie. In de vorm van een nieuwsbericht kan er tevens voortgangsinformatie over actuele onderwerpen worden gegeven. De data voor de vergaderingen van het bestuur van de VRK zijn bepalend voor de frequentie van de nieuwsbrieven. In ieder geval wordt eens per kwartaal een nieuwsbrief verzonden.

Vaste rubrieken die in de nieuwsbrief aan de orde kunnen komen zijn: Voorbereidingen: van belangrijke initiatieven en (verplichte) nota’s, stand van zaken van processen, informatie over de start van participatie, inbreng van derden en over betrokkenheid vanuit de gemeenten; Voortgangsinformatie: voortgang in de lopende (beleids- en participatie)processen en de uitvoering van beleid; Inhoudelijke informatie: uitkomsten van VRK-onderzoeken, uitkomsten van adviestrajecten, metingen, onderzoeken, participatieprocessen, evaluaties van majeure incidenten/branden, landelijke opdrachten aan VRK, kengetallen over productie (en duiding daarvan voor gemeenten) en ‘good practices’ van projecten waarvoor VRK van individuele gemeenten of het Rijk subsidie krijgt. Bij incidentele afwijkingen van afspraken, beleidslijnen e.d. dient daarover direct bericht aan de raden te worden verzonden met toelichting op de achtergronden. De gemeenteraden geven daarnaast aan dat in alle situaties met een gevolg voor hun kaderstellende- of controlerende taak zij adequaat en zo spoedig mogelijk geïnformeerd willen worden. Er dient te worden voorkomen dat er situaties ontstaan waarin onvoorziene tekorten ontstaan.

NB Vanuit gemeente Heemstede is ook aandacht gevestigd op de volgende aanvullende onderwerpenv. a. De mogelijkheid om rekenkameronderzoek uit te voeren. Een gemeentelijke rekenkamer kon altijd al onderzoek doen bij een openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie of gemeenschappelijk orgaan. Met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen is nu ook expliciet voorzien in de mogelijkheid om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur vast te stellenvi. Het besluit om gezamenlijk een rekenkameronderzoek in te stellen is aan de gemeenteraden en is in principe geen onderdeel van de gemeenschappelijke regeling. Indien alle raden tot een rekenkameronderzoek besluiten zal ook over de vraagstelling, uitvoering, financiering en verdeling van de kosten door alle raden eensluidend besloten dienen te worden.

pagina 5

b. Onderbrengen Veilig Thuis in de GR. In het gespreksmemo van de griffiers zijn hierover geen voorstellen gedaan. Wel is de feitelijke actualiteit benoemd, zoals die is besproken in het AB en DB van de VRK. Het onderwerp is in het memo van de griffiers aangehaald om zoveel als mogelijk de onderwerpen die in het nieuwe ontwerp van de gemeenschappelijke regeling opgenomen zullen worden al bekend zijn en besproken kunnen worden. De feitelijke situatie en de voorstellen ten aanzien van het onderbrengen van Veilig Thuis in de GR zijn zaken die onder de bevoegdheid van het AB en DB van de VRK vallen. Gemeente Heemstede heeft met dat oogmerk het besluit van zijn raad (tevens) rechtstreeks aan de VRK verzonden. c. Wijziging van de stemverhouding Idem als hierboven bij punt b. Samenvatting Aan de gemeenschappelijke regeling van de VRK nemen negen gemeenten deel. Op dit moment zijn de reacties van zes gemeenteraden op het gespreksmemo ontvangen.

Daaruit volgt dat er op dit moment nog geen gedeelde behoefte aan een gezamenlijke raadscommissie is.In de nieuwe regeling kan de mogelijkheid voor een raadscommissie VRK wel facultatief worden opgenomen indien een raadscommissie in de toekomst wel wordt gewenst; Er zijn geen nieuwe onderwerpen aangedragen waarop in de toekomst zienswijzeprocedures gevoerd dienen te worden; Het evalueren van de regeling van de VRK is in het derde jaar van de gemeentelijke bestuursperiodes gewenst. De beschikbaarheid van deze evaluatie dient aan te sluiten op de gemeentelijke Planning- en controlcyclus. Dat wil zeggen voorafgaand aan het opstellen van de nieuwe VRK-begroting voor het betreffende jaar beschikbaar komt, zodat raden eventueel ook op basis van de evaluatie nog aandachtspunten mee kunnen geven; Onderwerpen waarbij participatie en inspraak wettelijk verplicht is verzorgt de VRK zelf, de gemeente(raden) kunnen in aanvulling daarop zelf, lokaal, een participatieproces organiseren om hun input aan de VRK te geven wanneer er nieuwe of te actualiseren beleidsonderwerpen aan de orde zijn; De raden vinden het belangrijk om regelmatig geïnformeerd te worden over wat er in de VRK speelt. Daarmee dient te worden bereikt dat de raden goed geïnformeerd zijn over de VRKontwikkelingen in beleid en de eventuele gevolgen daarvan voor de begroting en hun bijdrage daaraan.

De herijkte begrotingscyclus van de gemeenschappelijke regelingen dient overigens te waarborgen dat er tijdig input , namelijk vóór de definitieve vaststelling van de VRK-begroting, gegeven kan worden. Het is in alle gevallen belangrijk dat de raden voor hun planning tijdige vooraankondiging en aanlevering van stukken ontvangen, zodat de raden ieder voor zich en in gezamenlijk verband in de gelegenheid zijn hun rol te kunnen nemen. 3.Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? Vanuit zes raden is voor het zomerreces reactie ontvangen over hun voorkeuren ten aanzien van de wijziging van de regeling voor de VRK. In een van de komende regionale raadsbijeenkomsten kan over de ontvangen reacties verder worden gesproken met alle gemeenteraden. De regionale bijeenkomst van 15 november a.s. biedt daar gelegenheid voor. Omdat niet van alle raden reactie is ontvangen is er geen voorstel waar alle raden mee kunnen instemmen en dat vervolgens aan de VRK overgedragen kan worden om in de nieuwe regeling te verwerken. Wel is dit memo beschikbaar, tezamen met de individuele reacties namens zes gemeenteraden. De VRK kan die uitkomsten benutten in het ontwerp voor de gewijzigde regeling. De VRK zal naar verwachting in Q4 van dit jaar een ontwerp van de nieuwe regeling naar de raden zenden voor een zienswijzeprocedure.

pagina 6

Bijlagen Uitkomsten bespreking in de raden 1 Zandvoort

2 Velsen

3 Uitgeest

4 Heemstede

Ja. Er zijn geen antwoorden, bijzondere wensen of aandachtspu nten

Ja

5 Heems kerk Nee

6 Haarlem mermeer Ja

7 Haarlem

0

besproken

Ja

Ja

Ja

1

Instellen Regionale raadscommis sie

Ja

Niet op dit moment

Ja

Nee

Nee

2

Onderwerpen voor zienswijzeprocedure(s)

Geen

Geen

Conform voorstel

Conform voorstel

Conform voorstel

3

Evaluatie van de regeling

Conform voorstel

Conform voorstel

Conform voorstel

Conform voorstel

Conform voorstel

4

Onderwerpen voor actieve informatie

Conform voorstel

Conform voorstel

Ja, Zie brief Heemstede

Conform voorstel

Conform voorstel

5

Burgerparticipatie

Conform voorstel

Geen

Conform voorstel

Conform voorstel

8 Bloem endaal Nee

9 Beverwijk Nee

Toelichting Zandvoort commissiebespreking d.d. 6.6.2023

Velsen

A. Wel of niet Invoeren van een regionale raadsadviescommissie Een meerderheid van de fracties heeft aangegeven voorstander te zijn van het invoeren van een regionale raadsadviescommissie. De voorstanders noemen daarbij het belang van samenwerken met andere raden, de klokken gelijk zetten, meer grip op de GR. De tegenstanders vinden een regionale raadsadviescommissie te weinig toevoegen. Ook de extra kosten en inzet worden genoemd als argumenten om het niet te doen. B. Actief structureel te laten informeren C. Actief incidenteel te laten informeren Een meerderheid van de fracties kan beide vormen van informatievoorziening ondersteunen. Aandachtspunten hierbij zijn dat de informatie tijdig, op hoofdlijnen en relevant moet zijn voor de gemeenteraden. D. Zienswijzen indienen Een meerderheid van de fracties heeft aangegeven dat bij belangrijke wijzigingen een zienswijze van de raden zou moeten worden gevraagd. Hierbij is ook genoemd dat het afhankelijk is van de vraag of een regionale raadsadviescommissie zal worden ingevoerd. De tegenstanders vinden het voldoende zoals het nu gaat. E. Evaluatie van de regeling Alle fracties zijn er voorstander van om deze in het derde jaar van de bestuursperiode van de raden te krijgen. F. Burgerparticipatie De meerderheid van de fracties is er voorstander van dat burgerparticipatie bij het bestuur van de VRK blijft.

Het veiligheidsdomein leent zich minder goed voor burgerparticipatie. G. Kosten bij invoering bovenstaande punten Een meerderheid van de fracties begrijpt dat aanvullende regelingen extra kosten met zich meebrengen. Een presentievergoeding voor de leden van een adviescommissie wordt niet door alle fracties als noodzakelijk gezien. Een ander punt is dat bij wijziging van de GR ook meteen de bijdrage aan de VRK voortvloeide uit bestuurlijke afspraken zou moeten worden herzien naar redelijkheid en billijkheid. In Velsen is in een sessie (commissievergadering) gesproken over de VRK (en breder ten aanzien van de regionale samenwerking). Voor de VRK is aangegeven dat de raad het uitgangspunt hanteert om de regionale vraagstukken zoveel mogelijk te

pagina 7

Haarlem Vergadering commissie Bestuur 22-06-2023 Gemeente Haarlem (notubiz.nl) , zie agendapunt 6

integreren in het lokale besluitvormingsproces en niet een aparte regionaal gremium op te tuigen. Daarbij vind de raad het belangrijk om regelmatiger dan op dit moment aan de orde is geïnformeerd te worden over wat er in de VRK speelt aan thema’s. In ieder geval jaarlijks, ruim voor de nieuwe begroting om ook vinger aan de pols te kunnen houden betreft ontwikkelingen in het beleid en de eventuele gevolgen voor de begroting. Tijdens de sessie is ook aangegeven dat er op dit moment geen behoefte is om een gezamenlijke commissie van advies in te stellen bij de VRK. Het zou in de toekomst wellicht wel wenselijk zijn, dus het is verstandig als deze optie in de nieuwe gemeenschappelijk regeling wel op te nemen maar niet te effectueren. Verder is er gesproken dat het goed is dat de raden betrokken zijn bij de evaluatie van de VRK; dit zou kunnen passen in de jaarlijkse cyclus, maar wel voorafgaand aan het opstellen van een begroting zodat raden eventueel op basis van de evaluatie nog aandachtspunten mee kunnen geven. Op dit moment hebben de raadsleden aangegeven dat ze geen zicht hebben op onderwerpen die mogelijk voor zienswijze in aanmerking komen, maar vertrouwen het college dat als dat aan de orde is dit ook bij de raden ingebracht kan worden.

Tot slot wil de raad dat er werk gemaakt wordt van de herijkte begrotingscyclus zodat er daadwerkelijk nog input meegegeven kan worden op de begroting voordat deze definitief vastgesteld dient te worden. In Uitgeest is de memo besproken. De raad komt hier tot de conclusie dat zij geen antwoorden, bijzondere wensen of aandachtspunten heeft om mee te geven in dit kader Zie raadsbesluit en Commissievergadering (6 juni) 1. Kennis te nemen van het Gespreksmemo ten behoeve van kaders voor een wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland 2. De bijgevoegde reactie te geven op dit gespreksmemo en deze zienswijze te versturen naar het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Kennemerland. 3. De griffie te verzoeken de reactie van Heemstede te delen met de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten in de Veiligheidsregio Kennemerland N.t.b. De meerderheid van de raadscommissie is geen voorstander van het instellen van een regionale raadscommissie VRK. De commissie adviseert om conform de voorbeelden uit het memo de raden structureel en incidenteel actief te informeren. De informatie die reeds actief met de gemeente wordt gedeeld in de maandelijkse brief van de directeur van de GGD over adviezen en lopende zaken kan in dat kader door de VRK tevens en rechtstreeks aan de gemeenteraad worden geadresseerd.

Ten aanzien van onderwerpen voor zienswijzen, de evaluatie van de regeling en burgerparticipatie adviseert de commissie conform de voorstellen uit het memo. De raadscommissie Bestuur heeft geadviseerd om: - geen regionale adviescommissie in te stellen; - conform voorstel de raden structureel en incidenteel actief te informeren; - onderwerpen voor zienswijzen conform voorstel - evaluatie van de regeling conform voorstel - burgerparticipatie conform voorstel - geen extra kosten

Bloemendaal Beverwijk

n.t.b. n.t.b.

Uitgeest Heemstede

Heemskerk Haarlemmermeer Verslag 6 juli 2023

Bijlage 3 Gewijzigde Planning Fase 1a. maart 2023 Voorbereiding (afgerond) Fase 1b. 26 april 2023 Fase 2. april – sep 2023 Besluit over wensen en opvattingen mbt aanpassingen nieuwe regeling

Fase 3. okt-dec 2023 Besluit over Ontwerp regeling

Regionale bijeenkomst voor raadsleden VRK Raden zijn geïnformeerd over de consequenties van de aanpassingen in de nieuwe wet Wgr in het algemeen en de Vrk in het bijzonder 26 april/10 mei: Bespreken en afstemmen concept-bespreekvoorstel in griffierskring april: Verzenden bespreekvoorstel wensen t.a.v. de nieuwe GR VRK voor de negen raden mei: Verzenden bespreekvoorstel naar de negen gemeenteraad(-scommissies) mei/juni: Agenderen en bespreken in ieder van de negen gemeenteraden september Terugkoppeling van ontvangen reacties op het bespreekvoorstel aan alle gemeenteraden en VRK informeren over de tussenstand. okt: Algemeen Bestuur VRK biedt ontwerp van de regeling aan de negen gemeenten voor wensen en opvattingen aan. november: regionale bijeenkomst ter bespreking van de standpunten van de gemeenteraden en het ontwerp-voorstel van de VRK voor een nieuwe regeling.

Fase 4. feb-juni 2024 Besluit over definitieve regeling

nov-dec: Gemeenteraden geven aan hun colleges van b&w de zienswijzen over het ontwerp van de regeling (wettelijke termijn = 8 weken) feb 2024: Algemeen Bestuur VRK biedt definitief voorstel GR aan de colleges aan (met verwerking zienswijzen) maart-mei 2024 Colleges vragen toestemming van hun raad tot treffen regeling

Gereed

i ii iii

De implementatieperiode loopt tot 1 juli 2024.

Raadsvoorstel en besluit, gemeente Heemstede p4 Raadsvoorstel en besluit, gemeente Heemstede p5 Raadsvoorstel en besluit, gemeente Heemstede p5

pagina 9

iv v vi

Raadsvoorstel en besluit, gemeente Heemstede p6 Zie het Raadsvoorstel en besluit van de gemeente Heemstede VNG Handreiking Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen? , p16

Memo Tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK Onderwerp Ter attentie van

contact Raadsbespreking Bijlagen

Memo tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK De gemeenteraden van Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Velsen en Zandvoort en de Veiligheidsregio Kennemerland Jaap Baars Regionale raadsbijeenkomst Zuid-Kennemerland e.o. - Gespreksmemo d.d. 12.05.2023 t.b.v. kaders voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling VRK - Ontvangen reacties en standpunten ten aanzien van keuzevragen bij onderwerpen voor een nieuwe regeling - Gewijzigde planning 1. Inleiding De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) geeft regels ter voorziening in zaken waarin gemeenten een samenwerkingsverband aangaan. Deze Wgr is in juli 2022 gewijzigd met het doel de positie van de gemeenteraden te versterken. Regelingen dienen hierop met ingang van juli 2024 aangepast te zijn. In het vierde kwartaal van dit jaar zullen de gemeenten een ontwerp ontvangen voor een nieuwe regeling van de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK). Met de ontvangst van dat voorstel voor een nieuwe regeling start dan een zienswijzeprocedure. De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) is een directe aanleiding voor het opstellen van een nieuwe regeling. Daarnaast zijn er ook enkele ontwikkelingen binnen de VRK die tot wijziging van de regeling leiden.

Ter voorbereiding op de zienswijzeprocedure en ten behoeve van het opstellen van de nieuwe regeling door de VRK is vanaf de regionale raadsledenbijeenkomst van 29 maart jl. een gezamenlijk proces gestart om de raden pro-actief te betrekken bij de keuzemogelijkheden die de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) voor de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) biedt. Vanuit de griffies is een Gespreksmemo ten behoeve van kaders voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland opgesteld. Deze is op 12 mei jl. aan de raden verzonden en inmiddels in een de meeste gemeenteraden cq commissies besproken. Het memo van 12 jl is gebaseerd op de VNG handreiking Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen en de Procesaanpak Wijziging Gemeenschappelijke regeling. Hoofdstuk 4 van de handreiking is daarbij als leidraad genomen, omdat daarin wordt ingegaan op de wijzigingen die meer politiek van aard zijn en die direct raken aan de positie van de gemeenteraad: -1 - 2a. - 2b. - 2c. - 2d.

is een regionale raadsadviescommissie gewenst; zijn er onderwerpen waarop de raden vooraf hun zienswijzen willen geven; is evaluatie van de (nieuwe) gemeenschappelijke regeling gewenst; dient participatie en inspraak in de nieuwe regeling uitgewerkt te worden; zijn er onderwerpen waarover het bestuur van de VRK in het bijzonder actief dient te verstrekken en zo ja, op welke wijze wordt dat gewenst.

In het nu voorliggende memo wordt aan iedere raad en de VRK een terugkoppeling van de ontvangen reacties verzorgd. In zes gemeenten is het gespreksmemo behandeld en een inhoudelijke reactie gegeven. Omdat niet van alle gemeenteraden reactie is ontvangen kan er (nog) geen concept-voorstel van de negen raden aan het algemeen bestuur van de VRK worden verzorgd. Met dit memo wordt nu in een tussentijdse terugkoppeling van de ontvangen reacties aan alle raden én de VRK voorzien. De nog te ontvangen reacties zullen in een 2e versie worden toegevoegd. De uitkomsten kunnen met alle raden tijdens een van de volgende regionale raadsbijeenkomsten worden besproken. De eerste gelegenheid daartoe is op 15 november a.s. Hieronder volgt de samenvatting van de reacties die beschikbaar zijn gekomen uit de gemeenteraden van Haarlem, Haarlemmermeer, Heemstede, Uitgeest, Velsen en Zandvoort. In de bijlage zijn de internetlinks naar de betreffende gemeentelijke verslagen opgenomen. Gemeente Heemstede heeft zijn reactie tevens rechtstreeks aan de VRK verzonden. In de bijlagen zijn de integrale reacties opgenomen.

pagina 2

2. Uitkomsten gespreksonderwerpen 2.1 Een regionale raadsadviescommissie Een regionale raadsadviescommissie kan op gezamenlijk voorstel van alle raden van de deelnemende gemeenten door het algemeen bestuur van de VRK worden ingesteld. Zo een commissie kan zowel de gemeenteraden als het bestuur van de VRK van advies voorzien en een procesrol nemen in besluiten die bij de raden voorgelegd worden. Uitkomsten ten aanzien van een regionale raadsadviescommissie De gemeenten Heemskerk en Zandvoort zijn voorstander van het instellen van een regionale adviescommissie. De overige gemeenten geven in hun reactie aan dat een meerderheid hier vooralsnog geen voorstander van is. Gemeente Velsen stelt niettemin voor om in de nieuwe regeling al wel de mogelijkheid voor een regionale raadscommissie op te nemen. In dat geval is het wenselijk om een duidelijke beschrijving op te nemen van de rol van de raadscommissie en de verhouding tot het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en de bestuurscommissiesi. 2.2 De volgende onderwerpen raken direct aan de positie van de gemeenteraden en moeten in de geactualiseerde gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland geregeld worden: 2a) Zienswijzen Dit betreft de onderwerpen waarop de raden hun zienwijzen willen geven, in aanvulling op de reeds bestaande zienswijzenprocedures die de VRK verzorgd.

Dat betreft in ieder jaar het jaarverslag en de programmabegroting van de VRK en eenmaal per vier jaar het Dekkingsplan brandweer en het Regionaal risicoprofiel, in combinatie met het regionaal beleidsplan crisisbeheersing. Incidenteel gaat het om het voornemen om deel te gaan nemen aan een privaatrechtelijke rechtspersoon (zoals bijvoorbeeld is gebeurd bij de Stichting Waarborgfonds, de Stichting Risicobeheer, de Brandweerschool Noord-Holland). Uitkomsten ten aanzien van zienswijzen In de ontvangen reacties van gemeenteraden is aangegeven dat in aanvulling op de bestaande zienswijzeprocedures ook het onderbrengen van instellingen of organisaties bij de VRK onderwerp van zienwijzeprocedure dient te zijn, óók als dat (alleen) een ambtelijke organisatie betreftii. Daarnaast kan in algemene zin in de nieuwe regeling worden geformuleerd dat de raden een zienswijze moeten geven over belangrijke wijzigingen in het takenpakket van de VRK, bij strategische- en meerjarenplannen en wanneer dat vanuit de vertegenwoordiging van drie deelnemende gemeenten in het Algemeen Bestuur óf vanuit minimaal drie gemeenteraden wordt verzocht. Een aandachtspunt bij het ophalen van een zienswijze is de tijdigheid van de aanlevering van stukken aan de raden.

Bij tijdige vooraankondiging en aanlevering zijn de raden dan in staat om een moment in de regio te organiseren voor gezamenlijke beeld- en oordeelsvormingiii. 2b) Evaluatie In de regeling dient te worden bepaald of en zo ja met welke regelmaat de regeling wordt geëvalueerd door de raden. Geen evaluatie is de meest minimale variant. Het ligt het voor de hand om de evaluatie te verbinden met de vraag of de gemeenschappelijke regeling doeltreffend is voor het beoogde doel. Daarbij kan worden onderscheiden tussen de wettelijke taken van de Veiligheidsregio en de overige activiteiten. Uitkomsten ten aanzien van evaluatie

pagina 3

In de ontvangen reacties van gemeenteraden is aangegeven dat het regelen van een vast moment voor de evaluatie van de regeling gewenst is. Evaluatie van de regeling vindt bij voorkeur plaats in het derde jaar van de gemeentelijke bestuursperiode, zodat de raden goed ingewerkt zijn en op de hoogte zijn van de werking van de VRK. Door per raadsperiode in het derde jaar een evaluatie onder de aandacht van de raad te brengen kan de raad ruim voor de volgende verkiezingen een advies voorbereiden dat bij de introductie van de nieuwe raad beschikbaar is. Een praktische werkwijze is dat het dagelijks bestuur voorafgaand aan de behandeling in het algemeen bestuur van de VRK éérst een voorstel aan de gemeenteraden zendt, met onderwerpen die voor evaluatie in aanmerking komen. Daarbij dient het onderscheid te worden aangegeven tussen de wettelijke taken van de VRK en de plus-taken. De raden kunnen in reactie hierop hun zienswijze ten aanzien van de voorgestelde onderwerpen geven en aanvulling geven waar dat gewenst is. Ook hierbij geldt dat tijdige vooraankondiging én aanlevering de raden in staat dient te stellen om een gezamenlijk moment in de regio te organiseren voor hun beeld- en oordeelsvorming en gezamenlijke bespreking van de evaluatie.

De planning van deze evaluatie dient tevens aan te sluiten op de P&C cyclus van de gemeenteraden, zodat er vóór de vaststelling van de begroting van de VRK en vóór de behandeling van de Kadernota’s voor de gemeentelijke begrotingen inhoudelijke afwegingen gemaakt kunnen worden.

2c) Burgerparticipatie Burgerparticipatie gaat over de wijze waarop inwoners en belanghebbenden betrokken dienen te worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid (inwonersparticipatie en belanghebbenden participatie). De taken van de VRK zijn zeer divers, en zo ook de inbreng vanuit de samenleving. Bij sommige van de taken is inbreng van burgers wettelijk geregeld, zoals bijvoorbeeld bij de rampenbestrijdings-plannen. Met de rol van vrijwilligers bij de brandweer wordt in dat deel van de organisatie veel input vanuit de plaatselijke samenleving in de organisatie binnengebracht. Een ander voorbeeld betreft de inspectie-eisen van de GGD. Daarin is verwerkt dat de inbreng van klanten over de dienstverlening meegenomen moet worden. Ook werkt de GGD met panels, als input voor haar onderzoeken. In de nieuwe regeling dient te zijn bepaald of, en zo ja, bij welke onderwerpen er participatie door inwoners en belanghebbenden uitgevoerd dient te worden. Uitkomsten ten aanzien van Burgerparticipatie In de ontvangen reacties van gemeenteraden is aangegeven dat gezien de grote diversiteit van taken en de verschillen in participatievormen de invulling van participatie bij onderwerpen aan het bestuur van de VRK wordt overgelaten.

Raadsleden kunnen de vertegenwoordigers van hun gemeente in het bestuur aanspreken als het bestuur onvoldoende invulling geeft aan de betrokkenheid van burgers. Bij het bespreken van de zienswijzen en andere VRK-gerelateerde onderwerpen kunnen de raden er daarnaast zelf voor kiezen om lokaal inspraak en participatie te organiseren, ten behoeve van de inbreng die de gemeente aan de VRK wil geven. Burgerparticipatie kan in de toekomst een rol gaan spelen bij de evaluatie van bestaand VRK beleid. Langs die weg kunnen de raden directer bij beleidsonderwerpen betrokken worden. Om in de gelegenheid te zijn lokaal participatie met de inwoners mogelijk te maken is tijdige vooraankondiging en aanlevering van stukken nodig. Vanuit de inwoners en de raden kan dan vroegtijdig input bij de evaluatie en invloed op het beleid uitgeoefend wordeniv.

pagina 4

2d) Actieve informatie De VRK heeft de wettelijke plicht om de raden actief te informeren over alle zaken die het van belang acht voor de taken van de raden. In de nieuwe regeling dient te worden beschreven op welke wijze de inlichtingen worden verstrekt. En over welke onderwerpen de raden expliciet verwachten actief geïnformeerd te worden. Uitkomsten ten aanzien van actieve informatie op structurele en incidentele basis In de ontvangen reacties van gemeenteraden is aangegeven dat zij structureel actief geïnformeerd willen worden over de agenda’s en besluiten van het Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur en de bestuurscommissies. Dat zou door middel van een nieuwsbericht vormgegeven kunnen worden, met verwijzing naar de vindplaats voor uitgebreidere informatie. In de vorm van een nieuwsbericht kan er tevens voortgangsinformatie over actuele onderwerpen worden gegeven. De data voor de vergaderingen van het bestuur van de VRK zijn bepalend voor de frequentie van de nieuwsbrieven. In ieder geval wordt eens per kwartaal een nieuwsbrief verzonden.

Vaste rubrieken die in de nieuwsbrief aan de orde kunnen komen zijn: Voorbereidingen: van belangrijke initiatieven en (verplichte) nota’s, stand van zaken van processen, informatie over de start van participatie, inbreng van derden en over betrokkenheid vanuit de gemeenten; Voortgangsinformatie: voortgang in de lopende (beleids- en participatie)processen en de uitvoering van beleid; Inhoudelijke informatie: uitkomsten van VRK-onderzoeken, uitkomsten van adviestrajecten, metingen, onderzoeken, participatieprocessen, evaluaties van majeure incidenten/branden, landelijke opdrachten aan VRK, kengetallen over productie (en duiding daarvan voor gemeenten) en ‘good practices’ van projecten waarvoor VRK van individuele gemeenten of het Rijk subsidie krijgt. Bij incidentele afwijkingen van afspraken, beleidslijnen e.d. dient daarover direct bericht aan de raden te worden verzonden met toelichting op de achtergronden. De gemeenteraden geven daarnaast aan dat in alle situaties met een gevolg voor hun kaderstellende- of controlerende taak zij adequaat en zo spoedig mogelijk geïnformeerd willen worden. Er dient te worden voorkomen dat er situaties ontstaan waarin onvoorziene tekorten ontstaan.

NB Vanuit gemeente Heemstede is ook aandacht gevestigd op de volgende aanvullende onderwerpenv. a. De mogelijkheid om rekenkameronderzoek uit te voeren. Een gemeentelijke rekenkamer kon altijd al onderzoek doen bij een openbaar lichaam, bedrijfsvoeringsorganisatie of gemeenschappelijk orgaan. Met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen is nu ook expliciet voorzien in de mogelijkheid om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur vast te stellenvi. Het besluit om gezamenlijk een rekenkameronderzoek in te stellen is aan de gemeenteraden en is in principe geen onderdeel van de gemeenschappelijke regeling. Indien alle raden tot een rekenkameronderzoek besluiten zal ook over de vraagstelling, uitvoering, financiering en verdeling van de kosten door alle raden eensluidend besloten dienen te worden.

pagina 5

b. Onderbrengen Veilig Thuis in de GR. In het gespreksmemo van de griffiers zijn hierover geen voorstellen gedaan. Wel is de feitelijke actualiteit benoemd, zoals die is besproken in het AB en DB van de VRK. Het onderwerp is in het memo van de griffiers aangehaald om zoveel als mogelijk de onderwerpen die in het nieuwe ontwerp van de gemeenschappelijke regeling opgenomen zullen worden al bekend zijn en besproken kunnen worden. De feitelijke situatie en de voorstellen ten aanzien van het onderbrengen van Veilig Thuis in de GR zijn zaken die onder de bevoegdheid van het AB en DB van de VRK vallen. Gemeente Heemstede heeft met dat oogmerk het besluit van zijn raad (tevens) rechtstreeks aan de VRK verzonden. c. Wijziging van de stemverhouding Idem als hierboven bij punt b. Samenvatting Aan de gemeenschappelijke regeling van de VRK nemen negen gemeenten deel. Op dit moment zijn de reacties van zes gemeenteraden op het gespreksmemo ontvangen.

Daaruit volgt dat er op dit moment nog geen gedeelde behoefte aan een gezamenlijke raadscommissie is.In de nieuwe regeling kan de mogelijkheid voor een raadscommissie VRK wel facultatief worden opgenomen indien een raadscommissie in de toekomst wel wordt gewenst; Er zijn geen nieuwe onderwerpen aangedragen waarop in de toekomst zienswijzeprocedures gevoerd dienen te worden; Het evalueren van de regeling van de VRK is in het derde jaar van de gemeentelijke bestuursperiodes gewenst. De beschikbaarheid van deze evaluatie dient aan te sluiten op de gemeentelijke Planning- en controlcyclus. Dat wil zeggen voorafgaand aan het opstellen van de nieuwe VRK-begroting voor het betreffende jaar beschikbaar komt, zodat raden eventueel ook op basis van de evaluatie nog aandachtspunten mee kunnen geven; Onderwerpen waarbij participatie en inspraak wettelijk verplicht is verzorgt de VRK zelf, de gemeente(raden) kunnen in aanvulling daarop zelf, lokaal, een participatieproces organiseren om hun input aan de VRK te geven wanneer er nieuwe of te actualiseren beleidsonderwerpen aan de orde zijn; De raden vinden het belangrijk om regelmatig geïnformeerd te worden over wat er in de VRK speelt. Daarmee dient te worden bereikt dat de raden goed geïnformeerd zijn over de VRKontwikkelingen in beleid en de eventuele gevolgen daarvan voor de begroting en hun bijdrage daaraan.

De herijkte begrotingscyclus van de gemeenschappelijke regelingen dient overigens te waarborgen dat er tijdig input , namelijk vóór de definitieve vaststelling van de VRK-begroting, gegeven kan worden. Het is in alle gevallen belangrijk dat de raden voor hun planning tijdige vooraankondiging en aanlevering van stukken ontvangen, zodat de raden ieder voor zich en in gezamenlijk verband in de gelegenheid zijn hun rol te kunnen nemen. 3.Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? Vanuit zes raden is voor het zomerreces reactie ontvangen over hun voorkeuren ten aanzien van de wijziging van de regeling voor de VRK. In een van de komende regionale raadsbijeenkomsten kan over de ontvangen reacties verder worden gesproken met alle gemeenteraden. De regionale bijeenkomst van 15 november a.s. biedt daar gelegenheid voor. Omdat niet van alle raden reactie is ontvangen is er geen voorstel waar alle raden mee kunnen instemmen en dat vervolgens aan de VRK overgedragen kan worden om in de nieuwe regeling te verwerken. Wel is dit memo beschikbaar, tezamen met de individuele reacties namens zes gemeenteraden. De VRK kan die uitkomsten benutten in het ontwerp voor de gewijzigde regeling. De VRK zal naar verwachting in Q4 van dit jaar een ontwerp van de nieuwe regeling naar de raden zenden voor een zienswijzeprocedure.

pagina 6

Bijlagen Uitkomsten bespreking in de raden 1 Zandvoort

2 Velsen

3 Uitgeest

4 Heemstede

Ja. Er zijn geen antwoorden, bijzondere wensen of aandachtspu nten

Ja

5 Heems kerk Nee

6 Haarlem mermeer Ja

7 Haarlem

0

besproken

Ja

Ja

Ja

1

Instellen Regionale raadscommis sie

Ja

Niet op dit moment

Ja

Nee

Nee

2

Onderwerpen voor zienswijzeprocedure(s)

Geen

Geen

Conform voorstel

Conform voorstel

Conform voorstel

3

Evaluatie van de regeling

Conform voorstel

Conform voorstel

Conform voorstel

Conform voorstel

Conform voorstel

4

Onderwerpen voor actieve informatie

Conform voorstel

Conform voorstel

Ja, Zie brief Heemstede

Conform voorstel

Conform voorstel

5

Burgerparticipatie

Conform voorstel

Geen

Conform voorstel

Conform voorstel

8 Bloem endaal Nee

9 Beverwijk Nee

Toelichting Zandvoort commissiebespreking d.d. 6.6.2023

Velsen

A. Wel of niet Invoeren van een regionale raadsadviescommissie Een meerderheid van de fracties heeft aangegeven voorstander te zijn van het invoeren van een regionale raadsadviescommissie. De voorstanders noemen daarbij het belang van samenwerken met andere raden, de klokken gelijk zetten, meer grip op de GR. De tegenstanders vinden een regionale raadsadviescommissie te weinig toevoegen. Ook de extra kosten en inzet worden genoemd als argumenten om het niet te doen. B. Actief structureel te laten informeren C. Actief incidenteel te laten informeren Een meerderheid van de fracties kan beide vormen van informatievoorziening ondersteunen. Aandachtspunten hierbij zijn dat de informatie tijdig, op hoofdlijnen en relevant moet zijn voor de gemeenteraden. D. Zienswijzen indienen Een meerderheid van de fracties heeft aangegeven dat bij belangrijke wijzigingen een zienswijze van de raden zou moeten worden gevraagd. Hierbij is ook genoemd dat het afhankelijk is van de vraag of een regionale raadsadviescommissie zal worden ingevoerd. De tegenstanders vinden het voldoende zoals het nu gaat. E. Evaluatie van de regeling Alle fracties zijn er voorstander van om deze in het derde jaar van de bestuursperiode van de raden te krijgen. F. Burgerparticipatie De meerderheid van de fracties is er voorstander van dat burgerparticipatie bij het bestuur van de VRK blijft.

Het veiligheidsdomein leent zich minder goed voor burgerparticipatie. G. Kosten bij invoering bovenstaande punten Een meerderheid van de fracties begrijpt dat aanvullende regelingen extra kosten met zich meebrengen. Een presentievergoeding voor de leden van een adviescommissie wordt niet door alle fracties als noodzakelijk gezien. Een ander punt is dat bij wijziging van de GR ook meteen de bijdrage aan de VRK voortvloeide uit bestuurlijke afspraken zou moeten worden herzien naar redelijkheid en billijkheid. In Velsen is in een sessie (commissievergadering) gesproken over de VRK (en breder ten aanzien van de regionale samenwerking). Voor de VRK is aangegeven dat de raad het uitgangspunt hanteert om de regionale vraagstukken zoveel mogelijk te

pagina 7

Haarlem Vergadering commissie Bestuur 22-06-2023 Gemeente Haarlem (notubiz.nl) , zie agendapunt 6

integreren in het lokale besluitvormingsproces en niet een aparte regionaal gremium op te tuigen. Daarbij vind de raad het belangrijk om regelmatiger dan op dit moment aan de orde is geïnformeerd te worden over wat er in de VRK speelt aan thema’s. In ieder geval jaarlijks, ruim voor de nieuwe begroting om ook vinger aan de pols te kunnen houden betreft ontwikkelingen in het beleid en de eventuele gevolgen voor de begroting. Tijdens de sessie is ook aangegeven dat er op dit moment geen behoefte is om een gezamenlijke commissie van advies in te stellen bij de VRK. Het zou in de toekomst wellicht wel wenselijk zijn, dus het is verstandig als deze optie in de nieuwe gemeenschappelijk regeling wel op te nemen maar niet te effectueren. Verder is er gesproken dat het goed is dat de raden betrokken zijn bij de evaluatie van de VRK; dit zou kunnen passen in de jaarlijkse cyclus, maar wel voorafgaand aan het opstellen van een begroting zodat raden eventueel op basis van de evaluatie nog aandachtspunten mee kunnen geven. Op dit moment hebben de raadsleden aangegeven dat ze geen zicht hebben op onderwerpen die mogelijk voor zienswijze in aanmerking komen, maar vertrouwen het college dat als dat aan de orde is dit ook bij de raden ingebracht kan worden.

Tot slot wil de raad dat er werk gemaakt wordt van de herijkte begrotingscyclus zodat er daadwerkelijk nog input meegegeven kan worden op de begroting voordat deze definitief vastgesteld dient te worden. In Uitgeest is de memo besproken. De raad komt hier tot de conclusie dat zij geen antwoorden, bijzondere wensen of aandachtspunten heeft om mee te geven in dit kader Zie raadsbesluit en Commissievergadering (6 juni) 1. Kennis te nemen van het Gespreksmemo ten behoeve van kaders voor een wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland 2. De bijgevoegde reactie te geven op dit gespreksmemo en deze zienswijze te versturen naar het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Kennemerland. 3. De griffie te verzoeken de reactie van Heemstede te delen met de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten in de Veiligheidsregio Kennemerland N.t.b. De meerderheid van de raadscommissie is geen voorstander van het instellen van een regionale raadscommissie VRK. De commissie adviseert om conform de voorbeelden uit het memo de raden structureel en incidenteel actief te informeren. De informatie die reeds actief met de gemeente wordt gedeeld in de maandelijkse brief van de directeur van de GGD over adviezen en lopende zaken kan in dat kader door de VRK tevens en rechtstreeks aan de gemeenteraad worden geadresseerd.

Ten aanzien van onderwerpen voor zienswijzen, de evaluatie van de regeling en burgerparticipatie adviseert de commissie conform de voorstellen uit het memo. De raadscommissie Bestuur heeft geadviseerd om: - geen regionale adviescommissie in te stellen; - conform voorstel de raden structureel en incidenteel actief te informeren; - onderwerpen voor zienswijzen conform voorstel - evaluatie van de regeling conform voorstel - burgerparticipatie conform voorstel - geen extra kosten

Bloemendaal Beverwijk

n.t.b. n.t.b.

Uitgeest Heemstede

Heemskerk Haarlemmermeer Verslag 6 juli 2023

Bijlage 3 Gewijzigde Planning Fase 1a. maart 2023 Voorbereiding (afgerond) Fase 1b. 26 april 2023 Fase 2. april – sep 2023 Besluit over wensen en opvattingen mbt aanpassingen nieuwe regeling

Fase 3. okt-dec 2023 Besluit over Ontwerp regeling

Regionale bijeenkomst voor raadsleden VRK Raden zijn geïnformeerd over de consequenties van de aanpassingen in de nieuwe wet Wgr in het algemeen en de Vrk in het bijzonder 26 april/10 mei: Bespreken en afstemmen concept-bespreekvoorstel in griffierskring april: Verzenden bespreekvoorstel wensen t.a.v. de nieuwe GR VRK voor de negen raden mei: Verzenden bespreekvoorstel naar de negen gemeenteraad(-scommissies) mei/juni: Agenderen en bespreken in ieder van de negen gemeenteraden september Terugkoppeling van ontvangen reacties op het bespreekvoorstel aan alle gemeenteraden en VRK informeren over de tussenstand. okt: Algemeen Bestuur VRK biedt ontwerp van de regeling aan de negen gemeenten voor wensen en opvattingen aan. november: regionale bijeenkomst ter bespreking van de standpunten van de gemeenteraden en het ontwerp-voorstel van de VRK voor een nieuwe regeling.

Fase 4. feb-juni 2024 Besluit over definitieve regeling

nov-dec: Gemeenteraden geven aan hun colleges van b&w de zienswijzen over het ontwerp van de regeling (wettelijke termijn = 8 weken) feb 2024: Algemeen Bestuur VRK biedt definitief voorstel GR aan de colleges aan (met verwerking zienswijzen) maart-mei 2024 Colleges vragen toestemming van hun raad tot treffen regeling

Gereed

i ii iii

De implementatieperiode loopt tot 1 juli 2024.

Raadsvoorstel en besluit, gemeente Heemstede p4 Raadsvoorstel en besluit, gemeente Heemstede p5 Raadsvoorstel en besluit, gemeente Heemstede p5

pagina 9

iv v vi

Raadsvoorstel en besluit, gemeente Heemstede p6 Zie het Raadsvoorstel en besluit van de gemeente Heemstede VNG Handreiking Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen? , p16

Van: Verzonden: Aan:

Marnix Philips maandag 25 september 2023 16:06

CC: Onderwerp: Bijlagen:

omissie in memo over de ontvangen uitkomsten Memo over de ontvangen uitkomsten voor input op de kaders bij een nieuwe regeling VRK-07.09.2023_def.docx

Geachte griffier, Er is een omissie geslopen in de door mij verspreide memo op pagina 2, tweede alinea (gekaderde tekst). Er staat: Uitkomsten ten aanzien van een regionale raadsadviescommissie De gemeenten Heemskerk en Zandvoort zijn voorstander van het instellen van een regionale adviescommissie. Dit moet zijn: Uitkomsten ten aanzien van een regionale raadsadviescommissie De gemeenten Heemstede en Zandvoort zijn voorstander van het instellen van een regionale adviescommissie. Dank je wel Jacqueline Vrolijk voor het opmerken. Als bijlage de juiste versie van het memo ter verspreiding. Wellicht te overvloede: Heemskerk bespreekt de gespreksmemo op 10 oktober in de commissie. Excuses voor het ongemak. Met vriendelijke groet, Marnix Philips Raadsgriffier Raadsgriffie

Van: Marnix Philips Verzonden: vrijdag 22 september 2023 15:56

Onderwerp: T.a.v. de gemeenteraad en raadscommissie _ Memo Tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK Urgentie: Hoog t.a.v. de gemeenteraad en raadscommissies van de gemeenten Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Velsen, Zandvoort en het AB en DB van de VRK Geachte griffier, In de bijlagen ontvangt u de ‘Memo over de ontvangen uitkomsten voor input op de kaders bij een nieuwe regeling VRK’ (inclusief een concept-oplegnotitie). Zes van de negen gemeenteraden hebben het gespreksmemo* voor het reces in een commissie- of raadsvergadering besproken. De uitkomsten daarvan vindt u in het bijgaande memo samengevat. Reactie(s) die nog volgen uit de overige gemeenteraden worden toegevoegd, waarmee het memo gecompleteerd zal worden. Het gaat er nu om alle negen gemeenteraden tussentijds te informeren over de beschikbare reacties. Alle raden die bij de VRK zijn betrokken, zijn dan van elkaars uitkomsten en de algehele tussenstand op de hoogte. Ook de VRK wordt met dit bericht over de tussenstand geïnformeerd. Op 15 november a.s. wordt de eerstvolgende regionale raadsleden bijeenkomst georganiseerd. Het voorstel is om daar met de raadsleden c.s.

uit de negen gemeenteraden de uitkomsten voor de kaders ten behoeve van een wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland te bespreken. Daarover volgt nader bericht. *12 mei 2023, Gespreksmemo ten behoeve van kaders voor een wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland Met vriendelijke groet, Marnix Philips Raadsgriffier Raadsgriffie

2

Memo Tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK Onderwerp Ter attentie van

contact Raadsbespreking Bijlagen

Memo tussentijdse berichtgeving over ontvangen reacties op kaders voor een nieuwe regeling VRK De gemeenteraden van Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Velsen en Zandvoort en de Veiligheidsregio Kennemerland Jaap Baars Regionale raadsbijeenkomst Zuid-Kennemerland e.o. - Gespreksmemo d.d. 12.05.2023 t.b.v. kaders voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling VRK - Ontvangen reacties en standpunten ten aanzien van keuzevragen bij onderwerpen voor een nieuwe regeling - Gewijzigde planning 1. Inleiding De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) geeft regels ter voorziening in zaken waarin gemeenten een samenwerkingsverband aangaan. Deze Wgr is in juli 2022 gewijzigd met het doel de positie van de gemeenteraden te versterken. Regelingen dienen hierop met ingang van juli 2024 aangepast te zijn. In het vierde kwartaal van dit jaar zullen de gemeenten een ontwerp ontvangen voor een nieuwe regeling van de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK). Met de ontvangst van dat voorstel voor een nieuwe regeling start dan een zienswijzeprocedure. De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) is een directe aanleiding voor het opstellen van een nieuwe regeling. Daarnaast zijn er ook enkele ontwikkelingen binnen de VRK die tot wijziging van de regeling leiden.

Ter voorbereiding op de zienswijzeprocedure en ten behoeve van het opstellen van de nieuwe regeling door de VRK is vanaf de regionale raadsledenbijeenkomst van 29 maart jl. een gezamenlijk proces gestart om de raden pro-actief te betrekken bij de keuzemogelijkheden die de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) voor de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) biedt. Vanuit de griffies is een Gespreksmemo ten behoeve van kaders voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor de Veiligheidsregio Kennemerland opgesteld. Deze is op 12 mei jl. aan de raden verzonden en inmiddels in een de meeste gemeenteraden cq commissies besproken. Het memo van 12 jl is gebaseerd op de VNG handreiking Verbeterde democratische legitimatie bij gemeenschappelijke regelingen en de Procesaanpak Wijziging Gemeenschappelijke regeling. Hoofdstuk 4 van de handreiking is daarbij als leidraad genomen, omdat daarin wordt ingegaan op de wijzigingen die meer politiek van aard zijn en die direct raken aan de positie van de gemeenteraad: -1 - 2a. - 2b. - 2c. - 2d.

is een regionale raadsadviescommissie gewenst; zijn er onderwerpen waarop de raden vooraf hun zienswijzen willen geven; is evaluatie van de (nieuwe) gemeenschappelijke regeling gewenst; dient participatie en inspraak in de nieuwe regeling uitgewerkt te worden; zijn er onderwerpen waarover het bestuur van de VRK in het bijzonder actief dient te verstrekken en zo ja, op welke wijze wordt dat gewenst.

In het nu voorliggende memo wordt aan iedere raad en de VRK een terugkoppeling van de ontvangen reacties verzorgd. In zes gemeenten is het gespreksmemo behandeld en een inhoudelijke reactie gegeven. Omdat niet van alle gemeenteraden reactie is ontvangen kan er (nog) geen concept-voorstel van de negen raden aan het algemeen bestuur van de VRK worden verzorgd. Met dit memo wordt nu in een tussentijdse terugkoppeling van de ontvangen reacties aan alle raden én de VRK voorzien. De nog te ontvangen reacties zullen in een 2e versie worden toegevoegd. De uitkomsten kunnen met alle raden tijdens een van de volgende regionale raadsbijeenkomsten worden besproken. De eerste gelegenheid daartoe is op 15 november a.s. Hieronder volgt de samenvatting van de reacties die beschikbaar zijn gekomen uit de gemeenteraden van Haarlem, Haarlemmermeer, Heemstede, Uitgeest, Velsen en Zandvoort. In de bijlage zijn de internetlinks naar de betreffende gemeentelijke verslagen opgenomen.