Gemeente Heemskerk Bestuurlijke reactie Managementletter 2025

datum college: adviseur:

13 januari 2026 J. Verhoeks

team: portefeuillehouder: staf:

Concerncontrol G.A. Suanet

raad: openbaar:

Nee Ja

registratie nr.: zaaknummer

D/2026/770184 Z/2025/488644

onderwerp: Managementletter 2025

samenvatting: De accountant heeft in november 2025 een interim controle uitgevoerd ter voorbereiding op de werkzaamheden voor de jaarrekening 2025 en heeft haar aanbevelingen in de managementletter vastgelegd.

voorgesteld besluit: Het college besluit: 1. de managementletter 2025 vast te stellen.

1. Inleiding In november 2025 heeft onze accountant BDO weer een interim controle gehouden ter voorbereiding op het jaarrekening traject. Daarbij wordt vooral gekeken naar de opzet, de werking en het bestaan van de meest risicovolle processen. In de Managementletter 2025 rapporteert BDO haar bevindingen. Deze bevindingen zijn in december gedeeld en besproken met de ambtelijke organisatie, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder Financiën. Deze managementletter wordt op 19 januari besproken in de auditcommissie, in het bijzijn van onze accountant BDO. 2. Kader Gemeentewet Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) Controleprotocol 2024 Controle verordening 2024 3. Onderbouwing Het college is tevreden met het oordeel van de accountant. De accountant schrijft namelijk op pagina 5 van de managementletter dat “Op basis van onze observaties concluderen wij dat de interne beheersing en controleomgeving van voldoende niveau is. Voor een organisatie met de omvang van de gemeente Heemskerk is onze norm dat de processen in opzet, bestaan en werking (inclusief IT) goed werken en getoetst worden door VIC. In opzet voldoet de gemeente Heemskerk aan deze norm.” En in de inleiding op pagina 2 wordt verder nog genoemd dat ook in het jaar 2025 de organisatie stappen heeft gezet om verder in control te komen.

BDO vermeldt namelijk het volgende: “Ten opzichte van voorgaand jaar is de documentatie bij aanvang van de interim-controle gereed en we zien ook dat er een stap voorwaarts is gemaakt in de kwaliteit van deze stukken.” Opvolging Ten opzichte van 2024 zijn de risico’s overall gedaald door de inzet van de organisatie op de verbijzonderde interne controle (VIC). En er zijn natuurlijk ook een aantal aanbevelingen in deze rapportage. Het is niet efficiënt om alle aanbevelingen onmiddellijk op te volgen. Dit leidt namelijk tot een flinke vergroting van de uitvoering van interne controles en aanvullende activiteiten in de organisatie. Dit kost meer ambtelijke capaciteit en meer geld. Er wordt daarom gericht gekozen om een aantal acties als eerste op te pakken. Voor de komende periode gaat de organisatie daarom aan de slag met een aantal aanbevelingen. Aanbevelingen De aanbevelingen van BDO staan vermeld op bladzijde 5 (A1 t/m A9) en zijn in te delen in vier algemene aandachtsgebieden; Planning & Control (A1 t/m A3) , Inkoop & betalingen (A4 t/m A6), Inkoop & aanbesteding (A7) en Sociaal Domein (A8 en A9). Per aandachtgebied volgt hieronder een korte reactie: Planning & Control Alle processen binnen Financiën zijn beschreven, maar zijn toe aan een actualisatie (A1) als gevolg van het nieuwe systeem Erp-X. Door een lagere bezetting kon hierop niet de benodigde inzet worden gepleegd.

De verwachting is dat dit in 2026 alsnog wordt opgepakt. De geactualiseerde processen worden vervolgens voor de hele organisatie beschikbaar gesteld in de applicatie Engage. Op dit moment bestaat er geen directe koppeling tussen het financieel systeem (Erp-X) en het rapportagesysteem voor de P&C-cyclus (LIAS) zoals gemeld bij A2. Het huidige pakket biedt deze functionaliteit wel maar deze wordt niet gebruikt. Momenteel loopt er een verkenning binnen team Financiën naar een nieuw rapportagesysteem waardoor het inrichten van deze koppeling nu niet efficiënt is. Naar 2

verwachting start in 2026 de aanbesteding voor een nieuw rapportage systeem. Een koppeling tussen ons financieel systeem Erp-X en de rapportagetool zal een van de vereisten zijn bij de aanbesteding. De controle op de afloop van tussenrekeningen is momenteel onderdeel van het jaarrekeningtraject en wordt aan het einde van het jaar gedaan (A3). Vanaf het jaar 2026 wordt bekeken hoe er gedurende het jaar ook tussentijds een periodieke controle op de afloop van de tussenrekeningen kan worden ingepland. Inkoop & betalingen In 2025 is de interne controle op het proces van aanpassing van leveranciers stamgegevens aangepast (A4). Daarmee is de kans op fouten en/of fraude geminimaliseerd. Echter wordt het 4-ogenprincipe nog niet door het financieel systeem zelf afgedwongen. Dat laatste vraagt om een andere inrichting van de rollen en workflows binnen het systeem wat ingrijpt op de huidige werkprocessen. Begin 2026 wordt met de functioneel beheerder en experts van Erp-X bezien op welke wijze dat alsnog kan worden ingericht en wat de effecten zijn op de werkprocessen en de organisatie. Met deze aanpassing in de inrichting van het systeem wordt de kans op fraude geminimaliseerd. Sinds de implementatie van het nieuwe financieel pakket in 2024 wordt er al gewerkt aan het zichtbaar maken van de controle op prestatielevering (A5). Dat is in 2025 verder vorm gegeven en loopt.

Zo is het systeem daarop ingericht en er is beleid voor wat we moeten vastleggen in een prestatieverklaring. De naleving van dit beleid raakt de hele organisatie en vraagt altijd om aandacht. Dat blijft een voortdurend proces. Aanvullende nieuwe acties zijn dus niet nodig, wel monitoring. De periodiek review van de betaalbevoegdheden Rabobank (A6) is niet nodig omdat er nimmer betalingen vanaf deze bank gedaan worden. Betalingen lopen altijd via de BNG. Hierop wordt geen verdere actie ondernomen. Inkoop & aanbesteding De verwerking van contracten in het contractenregister (Decos-Join) is sinds 2024 centraal georganiseerd (A7). Hiermee wordt de kwaliteit en volledigheid van de vastlegging geborgd. De wijze waarop de aanlevering van de contractinformatie plaatsvindt staat omschreven in de nota Inkoop, welke in december 2024 is vastgesteld door de raad. In 2025 is gewerkt aan het steeds vollediger en actueler invullen van het contractenregister. Dat is een continue proces. Het blijvend aandacht vragen binnen de organisatie voor de tijdige vastlegging van (nieuwe) contracten heeft dan ook in 2026 de focus van de inkoopadviseur. Inkoop & aanbesteding is een dossier wat altijd aandacht vraagt om te voorkomen dat de opgebouwde discipline hierin verslapt.

Sociaal domein Het inrichten van een 4-ogenprincipe in het systeem bij wijziging crediteurenstamgegeven Wmo en Jeugd (A9) wordt in het eerste kwartaal van 2026 opgepakt door de functioneel beheerder van software applicatie Suite4Sociaal domein en medewerkers van team Concerncontrol. In 2025 waren er nog andere aandachtspunten binnen nieuwe versie van de Suite4Sociaal domein die voorrang kregen zodat het pakket voor de medewerkers goed werkte. De inrichting van het 4-ogen principe was daarom ten tijde van de interim controle nog niet gerealiseerd. Dat zal bij de jaarrekeningcontrole in maart 2026 wel het geval zijn. Het zichtbaar maken van collegiale toetsing bij toekenning Jeugdzorg en Wmo (A8) is een aanbeveling die al enige jaren in de managementletter wordt vermeld. Er is bij de reactie op de managementletter 2023 en 2024 al aangegeven dat er bewust voor wordt gekozen om dit niet nog uitgebreider te doen dan dat we op dit moment al doen. De keuze om het niet te doen heeft te maken met de afweging van de inspanning die het van de 3

medewerkers vraagt versus de doelstelling om de wachtlijsten zo kort mogelijk te houden. Capaciteit kan maar een maal worden ingezet. En ook de omstandigheden waarin deze zorg verleend wordt. Zo zijn er bij Jeugd cliënten die anoniem in zorg zitten, vanwege bijzondere omstandigheden. En wanneer prestaties bij Wmo onvoldoende of zelfs niet geleverd worden komen cliënten namelijk uit zichzelf in actie wanneer het geleverde niet overeenkomt met de beschikking. Cliënten verwachten namelijk ook deze zorg omdat zij zelf (of hun mantelzorgers) deze beschikking kennen. 4. Risico’s Omdat de huidige inrichting van de interne beheersing en controleomgeving van voldoende niveau is, zijn er weinig risico’s. Toch nemen we de aanbevelingen van de accountant serieus en pakken op wat er mogelijk is om het rest risico nog verder te minimaliseren. 5. Alternatieven Geen. 6. Financiële gevolgen Er zijn geen directe financiële gevolgen. Het uitvoeren van de aanbevelingen kost vooral ambtelijke capaciteit. Mocht er in een enkel geval externe expertise nodig zijn, dan kunnen de kosten daarvan worden opgevangen binnen de reguliere budgetten. 7. Communicatie/openbaarheid Het voorstel is openbaar 8. Verdere procedure De interim rapportage wordt aangeboden voor bespreking in de Auditcommissie van 19 januari 2026. 9. Bijlagen Managementletter 2025 (D/2026/770183)

4