Commissievoorstel toekomstbestendige ODIJ (Achterliggend document)

Commissievoorstel

aan:

De raadscommissie BFE

van:

Het college van B&W, vastgesteld in de vergadering van 16 september 2025 7 oktober 2025 A. Zalinyan D/2025/739248 3

datum: portefeuillehouder: registratienr.: aantal bijlage(n):

Onderwerp: Het onderwerp van dit commissievoorstel is het programma Toekomstbestendig ODIJmond, waarbij de focus ligt op het op orde brengen van de basis binnen Omgevingsdienst IJmond (ODIJmond). Voorstel aan de commissie Aandachtspunten mee te geven aan het college met betrekking tot het programma Toekomstbestendig ODIJmond. Geheimhouding Niet van toepassing. Planning Fase & besluitvorming College Commissievoorstel (indien van toepassing) Commissie Raad Uitvoering (2027)

Jan

Feb

Mrt

Apr Mei Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

-

-

16 7

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Inleiding ODIJmond bevindt zich midden in een ontwikkeltraject om de organisatie toekomstbestendig te maken. Dit is ingegeven door landelijke ontwikkelingen, zoals aangescherpte kwaliteitseisen, en door interne en bestuurlijke signalen over de balans tussen opdracht en beschikbare middelen. Het programma Toekomstbestendig ODIJmond is opgezet om te zorgen voor structurele versterking van de organisatie. In dit voorstel wordt de commissie geïnformeerd over de voortgang van het programma, de tussenresultaten tot nu toe, en de keuzes die het Algemeen Bestuur heeft gemaakt. In de bijlage treft u een uitnodiging voor een webinar aan met een inhoudelijke toelichting. Deze is beschikbaar ter voorbereiding op de commissievergadering. Ook heeft op 30 september 2025 een informatiebijeenkomst van de ODIJmond plaatsgevonden.

pagina:

2 van 5

registratienr.:

D/2025/739248

Doel Het doel van dit voorstel is: • inzicht geven in de voortgang van het programma Toekomstbestendig ODIJmond; • informeren over de uitgangspunten die zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur (AB) voor de herziening van de Gemeenschappelijke Regeling (GR), Dienstverleningsovereenkomst (DVO) -en financieringsstructuur; • kennis te laten nemen van de financiële effecten van het herijken van het financiële volume; • de gelegenheid te bieden om aandachtspunten mee te geven voor de verdere uitwerking van het programma en de daarin te onderscheiden ontwikkellijnen. Argumenten In de begrotingswijziging 2025 van de ODIJmond is aangekondigd dat eind april 2025 de eerste tussenresultaten van het programma Toekomstbestendig ODIJmond zouden worden gepresenteerd aan de gemeenteraad. Aansluitend zou de gemeenteraad na het zomerreces worden meegenomen in de richting en uitgangspunten zoals vastgesteld door het AB. Deze planning is gevolgd met de regiopresentaties in april en de commissievergaderingen in september/oktober. Het programma bevindt zich nu in de fase waarin het AB de koers heeft bepaald voor het op orde brengen van de basis en de eerste stappen zijn gezet richting een toekomstbestendige organisatie. In dit voorstel wordt de metafoor gehanteerd van het ‘0-niveau’ als minimumniveau dat nodig is om de dienstverlening structureel op orde te brengen.

Vanuit een startsituatie die als -2 is gekwalificeerd, wordt via het herstel van de basis toegewerkt naar structurele versterking op de langere termijn, met als richtpunt 1 januari 2027. Fase 1: Inzicht (Van -2 naar -1) Begin 2024 is de bestuursopdracht; ‘twee zijden van de medaille’ opgeleverd. In deze fase is het inzicht ontstaan waar de dienst staat in de uitvoering van haar opdracht. Ook is vastgesteld dat de afspraken tussen deelnemers en dienst niet actueel zijn en de opdracht en de beschikbare middelen al meerjarig uit balans zijn. De conclusies en aanbevelingen waren aanleiding om een aantal noodzakelijke verbetermaatregelen te treffen: - Het herstellen van de centrale sturing en verbeteren van de planning & controlecyclus door het versterken van management, het sturen op de gecontracteerde opdracht en de verbetering van de rapportages. - Inlopen van achterstanden in toezicht & handhaving op de bedrijven met een potentieel hoger risicoprofiel voor de leefomgeving. - Het herijken van de financieringsstructuur inclusief het financiële volume. - De huidige GR en DVO vragen om een herijking, omdat deze niet meer aansluiten bij de huidige situatie. Historische keuzes maken de huidige governance complex.

Vanuit deze aanbeveling heeft het AB opdracht gegeven om het programma doorontwikkeling ODIJmond te starten, met daarin drie ontwikkellijnen; 1) Herijking van de financieringsstructuur 2) Herijking van de GR- & DVO-structuur 3) Verkenning van toekomstscenario’s Fase 2: Basis op orde (Van -1 naar 0) In april 2025 presenteerde ODIJmond de tussenresultaten van de 3 ontwikkellijnen van het programma aan het AB. Met het beschikbaar komen van de tussenresultaten heeft het AB vastgesteld dat het op orde brengen van de basis (de stap van -1 naar 0) een noodzakelijke eerste stap is om de

pagina:

3 van 5

registratienr.:

D/2025/739248

gecontracteerde opdracht van de deelnemers, met behoud van kwaliteit, op een minimaal noodzakelijk uitvoeringsniveau te organiseren. Er is vastgesteld dat voor alle toekomstscenario’s (zie fase 3.) de basis op orde moet worden gebracht, bij scenario’s die uitgaan van samenwerking en/of fusie dient eerst de governance en financiering op orde te zijn zodat er een reëel vertrekpunt ontstaat. Het op orde brengen van de basis levert op: • Het inlopen van achterstanden op milieu-inspecties bij de bedrijven waarvoor een vergunningsplicht of meldplicht geldt. o Het gaat om toezicht & handhaving van de hoog risico bedrijven gedurende de periode 2024-2025. De achterstanden op de bedrijven met een lager risicoprofiel en het actualiseren van vergunningen vraagt extra capaciteit. • Inzicht in waar de dienst staat met de uitvoering van de overige productgroepen. o Inzicht in welke dienstverlening deelnemers krijgen voor de ingebrachte middelen, ondersteund door een P&C-cyclus waardoor de sturing en grip op de uitvoering verbetert. o Borging dat de uitvoering van de opdracht van de deelnemers voor de korte termijn weer op het minimale niveau wordt gebracht, waarmee ook een vertrekpunt ontstaat voor keuze voor de langere termijn. •

•

Herijking GR & Governance o Een nieuwe GR die aansluit op de huidige en zorgt voor een gelijk speelveld tussen de deelnemers. Daarbij aandacht voor stemverhouding, verdeelsleutel en risicobeheersing voor bijvoorbeeld desintegratie. o Rolscherpte tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zodat vanuit beide kanten voldoende kan worden gestuurd op de realisatie van de opdracht. o Een meer uniforme en eenduidige GR- en DVO-structuur die uitgaat van uniformiteit met maatwerk alleen waar noodzakelijk. Inclusief afspraken om deze structuur actueel te houden. In de huidige situatie is er sprake van te veel maatwerk waardoor de dienst niet effectief is. o Voor de dienstverlening op Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH) bouw is er geen sprake van achterstanden maar is het nodig om de dienstverlening te uniformeren en volledig te contracteren. Daarbij zijn de huidige DVO’s niet in alle gevallen volledig, met het risico dat de uitvoering van de taak op de lange termijn onder druk komt te staan. Door de DVO’s voor VTH bouw aan te laten sluiten op de nieuwe DVO-structuur borgen we de taak toekomstbestendig. Een herijkte financieringsstructuur en een bijgesteld financieel volume o Hiermee is de balans hersteld tussen de gecontracteerde opdracht en beschikbare middelen. De deelnemers hebben gelijke uitgangspunten en voorwaarden. o

Vanuit de analyse is de noodzaak naar voren gekomen om toe te werken naar een nieuwe financieringsstructuur met aandacht voor de borging van de balans tussen de gecontracteerde opdracht en de beschikbare middelen. Het herstellen van deze balans is noodzakelijk omdat de omzet momenteel 20% te laag is en met de analyse ook inzicht is gekomen in de scheefgroei tussen de deelnemers. (Ontstaan door het hybride contracteren en de grote mate aan maatwerk).

Fase 3: Richting bepalen (Van 0 naar ...?) Een centrale vraag in het vervolg van het programma is welke organisatievormen het meest geschikt zijn om de opdracht van de deelnemers toekomstbestendig uit te voeren, en in welke volgorde deze verkend moeten worden. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de uitvoerbaarheid en duurzaamheid van de dienstverlening, maar ook naar de eisen die de Rijksoverheid stelt, zoals de landelijke

pagina:

4 van 5

registratienr.:

D/2025/739248

robuustheidscriteria waaraan omgevingsdiensten per 2026 moeten voldoen. Deze verkenning vormt de opmaat naar de ontwikkeling van scenario’s voor de langere termijn. Dit was aanleiding voor het Dagelijks Bestuur (DB) om opdracht te geven alle mogelijke toekomstscenario’s te inventariseren en een toetsingskader te ontwikkelen waartegen deze scenario’s kunnen worden afgewogen. De inventarisatie van mogelijke toekomstscenario’s leidde tot 6 scenario’s. Het bestuur koos ervoor de (voorkeurs)scenario’s uitgaande van samenwerking en fusie nader te onderzoeken met het scenario zelfstandig (basis op orde) als referentiescenario.

Kennisnemen van de tussentijdse resultaten en uitgangspunten Met dit commissievoorstel informeren wij u over de besluiten die het AB heeft genomen op 9 juli 2025; • Vaststelling van de uitgangspunten voor de nieuwe financieringsstructuur; • Vaststelling van de uitgangspunten van de nieuwe GR; o De uitgangspunten, waaronder de keuze voor verplichte en niet-verplichte taken worden gelijkgetrokken voor de deelnemers en de richting wordt uniform waar het kan en maatwerk waar het moet. Hiermee wordt de huidige hybride en complexe structuur vereenvoudigd en wordt de dienst effectiever. • Bestuurlijke keuzes met betrekking tot de uitvoering van de gecontracteerde opdracht; o Het AB kiest ervoor om vast te houden aan het huidige niveau van uitvoering, omdat dat voor het bestuur het minimale niveau is om de kwaliteit van de leefomgeving in voldoende mate te kunnen beschermen. De keuze is gemaakt op basis van een benchmark met andere Omgevingsdiensten. . • De voorkeursscenario’s en toetsingskader om de scenario’s te kunnen wegen. o De toekomstscenario’s worden ten opzichte van elkaar vergeleken doormiddel van een toetsingskader en de adviseur, Galan Groep, geeft aan welke scenario’s op basis van de huidige informatie en situatie het meest kansrijk lijken.

Het bestuur van ODIJmond heeft besloten hierbij niet alleen naar de huidige situatie te kijken maar ook een inschatting te maken van wat er nodig is voor de komende 5 jaar.

Vervolgstappen richting 1 januari 2026 Met de besluiten die het AB heeft genomen op 9 juli is, waar het gaat om collectieve keuzes, richting ontstaan in het takenpakket en niveau van uitvoering van de gecontracteerde opdracht. Op basis van alle keuzes samen wordt de kadernota 2027 opgesteld en voorgelegd aan het DB op 26 november 2025 en het AB op 17 december 2025. Scenario’s/alternatieven Geen alternatieven. Risico’s Het programma kent risico’s op het gebied van besluitvorming, capaciteit en financiële haalbaarheid, met name als deelnemers niet tijdig instemmen met de voorgestelde wijzigingen. Ook kunnen landelijke ontwikkelingen en de complexiteit van bestaande afspraken de voortgang en uitvoerbaarheid beïnvloeden. Financiën De gevolgen van de wijzigingen in de financieringsstructuur en de GR/DVO’s worden uitgewerkt in de kadernota 2027, waarin ook de financiële consequenties van dit traject worden benoemd. Dit commissievoorstel heeft zelf geen directe financiële gevolgen.

pagina:

5 van 5

registratienr.:

D/2025/739248

Participatie Betrokkenheid gemeenteraad Op basis van de kadernota wordt de begroting 2027 opgebouwd. Deze zal voor een zienswijze ter behandeling aangeboden worden aan de gemeenteraad. Met de kadernota is er ook zicht op de benodigde structurele middelen om de stap te zetten richting de ‘basis op orde’. Om de GR te actualiseren is instemming nodig van alle individuele deelnemers. Dat betekent dat u vanaf begin 2026 - in de procedure om de nieuwe GR vast te stellen - gevraagd wordt de GR op deze uitgangspunten te toetsen en uw zienswijzen in te brengen. Voor het proces om de GR te wijzigen geldt dat dit proces gedurende geheel 2026 zal worden doorlopen. Ambtelijke betrokkenheid Binnen het programma doorontwikkeling ODIJmond wordt er nadrukkelijk ambtelijk- en bestuurlijk samen opgetrokken met de deelnemers. Er is een projectstructuur ingericht waarin alle deelnemers met een accounthoudersoverleg worden geïnformeerd over de voortgang en betrokken bij het verkennen en uitwerken van uitgangspunten en andere resultaten. Voor de voorbereiding van de accounthouders overleggen zijn werkgroepen ingericht. In deze werkgroepen participeren afhankelijk van de ontwikkellijn en/of deze inhoudelijk, financieel of juridisch is, adviseurs van een afvaardiging van de deelnemers.

De voortgang van het programma toekomstbestendig ODIJmond, de besteding van de incidentele middelen en de implementatie van de herijkte GR, DVO en nieuwe financieringsstructuur wordt gerapporteerd als onderdeel van de bestuursrapportage. Ook het op orde brengen van de basis in de uitvoering, inlopen van achterstanden en verbeteren van de interne sturing en planning & controle cyclus wordt eveneens gerapporteerd als onderdeel van de bestuursrapportage. Externe adviseurs Bij de verschillende ontwikkellijnen wordt ODIJmond en het AB geadviseerd door externe organisatieadviseurs met een specialisme op het betreffende onderdeel. • Financieringsstructuur: Seinstra & Partners. • GR- en DVO-structuur: IPR Normag. • Toekomstscenario: De Galan Groep. Uitvoering Bijlage 1. Uitnodiging Webinar (D/2025/739901); 2. Detailplanning doorontwikkeling (D/2025/739902); 3. Producten programma (D/2025/739903). Achterliggende documenten 1. Memo IPR Normag Advies verplicht en niet-verplicht (D/2025/746463); 2. Notitie IPR Normag Stemverhoudingen (D/2025/746464); 3. Takenpakket ODIJ (D/2025/746465); 4. Notitie herijking financiën Seinstra & Partners (D/2025/746467); 5. Globale Soll (D/2025/746468& D/2025/746470); 6. Voorstel uitgangspunten financiering (D/2025/746472); 7. Discussiememo bestuurlijke keuzes (D/2025/746473); 8. Toekomstscenario’s OD IJmond De Galan Groep (D/2025/746474).