Bijlage 6 Raadsmemo basis op orde update vastgoedbeheer oktober 2024

aan: datum: onderwerp: van: openbaar: registratienr.: aantal bijlage(n):

de raad 24 september 2024 Raadsmemo basis op orde update vastgoedbeheer oktober 2024 het college ja D/2024/673784 0

Hierbij treft u ter kennisname een update over het vastgoedbeheer. Huurprijsbeleid Op 18 februari 2021 is het huurprijsbeleid van de gemeente Heemskerk aangenomen. De volgende stappen zijn gezet in de uitvoering van het huurprijsbeleid: -

Stap 1 actualiseren van het implementatieplan (Q1 2023); Stap 2 opstellen subsidieregeling gemeentelijke accommodaties (Q2-Q3 2023); Stap 3 inventarisatie van alle contracten van gemeentelijk vastgoed (Q2 2024); Stap 4 implementeren/uitvoeren huurprijsbeleid (doorlopend).

De uitvoering van het huurprijsbeleid en de subsidieregeling is niet alleen een administratieve formaliteit. Het markeert een cruciale fase in het streven naar een evenwichtige en rechtmatige huurprijs binnen de gemeente Heemskerk. We hebben een inventarisatie gemaakt van alle contracten van het gemeentelijk vastgoed. In samenwerking met de juridische medewerkers grondzaken bekijken we alle contracten. We onderzoeken wat de juridische mogelijkheden tot verlengen/herzien zijn. Op basis van deze uitkomsten en de einddatum van contracten maken we een planning. Zo bepalen we welke contracten we wanneer oppakken. Huurprijsbeleid nog niet afgestemd met erfpachtovereenkomsten In de nota huurprijsbeleid staat dat dit beleid ook geldt voor erfpachtovereenkomsten. Op dit moment zijn we in de situatie waarin enkele erfpachtovereenkomsten voor sportaccommodaties verlopen of herzien moeten worden. Voor sportaccommodaties wordt in de nota een kostprijs genoemd, terwijl erfpacht impliceert dat grond wordt in gebruik gegeven, wat inherent geen kostprijs met zich meebrengt. Op grond wordt namelijk niet afgeschreven, wat resulteert in het ontbreken van een specifieke kostenpost. Om deze reden is ervoor gekozen om erfpachtovereenkomsten volgens de tarieven van de grondprijsbrief te herzien. De huidige nota huurprijsbeleid loopt af in 2024 en dient daarom herzien en geactualiseerd te worden.

Deze herziening is noodzakelijk om het beleid ook van toepassing te maken op grond en erfpacht. Hierdoor kan de nota effectief inspelen op de bijzondere aard van erfpachtovereenkomsten en een adequaat kader bieden voor het in rekening brengen van kosten met betrekking tot het gebruik van grond. Op dit moment ligt de focus op het opstarten van de uitvoering van het huurprijsbeleid.

pagina:

2 van 3

registratienr.:

D/2024/673784

Accommodatiebeleid De vorige update geeft aan dat de Kadernota Vastgoed 2020-2023 langer gebruik wordt. De prioritering heeft de afgelopen periode gelegen bij het inwerkproces van de beleidsmedewerker. Daarna het actualiseren van de Vastgoedmonitor, het opstarten van de uitvoering van het huurprijsbeleid en het actualiseren van het Geldstromenrapport. Vastgoedmonitor Volgens het beleidsbesluit is vastgoed opgenomen in de portefeuille op basis van bepaalde criteria. De Vastgoed Monitor geeft een overzicht van beleid en bijbehorend vastgoed. Het vastgoed wordt hierin ingedeeld in het beleid, in de categorieën Maatschappelijk vastgoed, Ontwikkel Vastgoed en Overig Vastgoed. De Vastgoed Monitor 2023 is een actualisatie van de Vastgoed Monitor 2022 en is op 23 april 2024 naar de raad ter kennisname gestuurd. De Vastgoed Monitor wordt jaarlijks geüpdatet. Vastgoedregistratiesysteem In 2021 is het doelmatigheidsonderzoek (ex. Art 213A) verhuur vastgoed opgesteld. Vervolgens is het onderzoek in de commissie ABF van 8 februari 2022 besproken. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat er sprake is van meerdere belemmeringen voor het professioneel kunnen uitvoeren van beheer op de vastgoedportefeuille van de gemeente Heemskerk. Dit komt door het ontbreken van een integraal vastgoedbeheersysteem. Een van de aanbevelingen is om een dergelijk systeem aan te schaffen en te implementeren.

De portefeuillehouder vastgoed heeft toegezegd de aanbevelingen uit het rapport over te nemen. Door te investeren in een nieuw vastgoedbeheersysteem krijgen we inzicht in de omvang van vastgoed. Hierdoor kunnen we de materiele waarde en de exploitatie opbrengsten bepalen en als balanspost beheren. Op dit moment houden we vastgoed informatie handmatig bij in verschillende systemen. Ook zijn informatiebronnen verdeeld over meerdere domeinen. Door de procesvoering verder te professionaliseren wat door het vastgoedbeheersysteem wordt ondersteunt zal de vastgoedinformatie in termen van aantal objecten, overeenkomsten, omvang, gebruik en waardering (WOZ- waarde) niet alleen eenmalig inzichtelijk gemaakt kunnen worden maar ook bijgehouden en tijdig geactualiseerd kunnen worden. Een goed functionerend vastgoedbeheersysteem zal de exploitatieopbrengsten voor gemeente Heemskerk doen toenemen en tegelijkertijd de financiële risico’s doen afnemen. Als voorbereiding op de ontwikkeling van het Vastgoedregistratiesysteem hebben we de volgende stappen gezet: -

Stap 1 Marktverkenning/Marktconsultatie Vastgoedregistratiesysteem (2023 Q1); Stap 2 Opstellen startnotitie en projectplan en samenstellen projectteam (2023 Q2/Q3); Stap 3 Opstellen programma van eisen (2023 Q4); Stap 4 Aanstellen projectleider (2024 Q3); Stap 5 Starten proces meervoudig onderhandse aanbesteding (2024 Q4).

De afdeling informatievoorziening van de gemeente Heemskerk heeft te maken gehad met onderbezetting. Het opstarten van het aanbestedingstraject is direct afhankelijk van de beschikbaarheid van vereiste capaciteit. De portefeuillehouder heeft meerdere malen aangegeven dat

pagina:

3 van 3

registratienr.:

D/2024/673784

het realiseren van het vastgoedregistratiesysteem prioriteit heeft. Ondanks deze prioritering was het qua bezetting eerder niet mogelijk om het proces voor de realisatie van het systeem op te starten. De afdeling informatievoorziening is cruciaal in dit proces omdat zij het vastgoedregistratiesysteem moeten koppelen met de huidige systemen. De afdeling informatievoorziening heeft op dit moment weer voldoende capaciteit om dit project uit te voeren. Daarom is er in juli 2024 een projectleider aangesteld. De projectleider is bezig met het inwerkproces. In Q4 dit jaar start het proces van de aanbesteding op. De volgende stap is de formele aankondiging van de aanbesteding en het versturen de uitnodigingen naar geselecteerde leveranciers. Stichting Rijk ondersteunt de gemeente bij dit proces. Zodra we de leverancier hebben geselecteerd, gaat de implementatiefase van start.

De Auditcommissie heeft specifiek om een verdieping verzocht via onderstaande vragen: 1. Welke stappen zijn er gezet in het huidige automatiseringsproces gericht op vastgoedbeheer? Deze vraag wordt beantwoord in bovenstaande alinea over het Vastgoedregistratiesysteem. 2. Wanneer komt de nota vastgoed, zodat de raad inzicht krijgt in het vastgoed, de jaarlijkse kosten, het gebruikt etc.? In april 2024 is de Vastgoed Monitor 2023 ter kennisname aan de raad gestuurd. Hierin staat een overzicht van het gemeentelijk vastgoed. Op dit moment werken we aan het Geldstromenrapport. Hierin staan de inkomsten en uitgaven van het maatschappelijk vastgoed van de jaren 2021, 2022 en 2023. De verwachting is dat dit rapport eind oktober/begin november gereed is.