Bijlage 3. Beoordeling provinciale archiefinspecteur in het kader van het oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) archief- en informatiebeheer 2022-2023

\till

Gemeente Heemskerk

'

.

.

PrOV| n C e |

Noord-Holland POSTBUS 3007 2001 DA HAARLEM |

College van Burgemeester en Wethouders

van de gemeente Heemskerk Postbus 1

älneekomen

2 3 JAN ZUZL

ezzj/102 s'/qizo 277 U/"l0“Ul/611008 Gedeputeerde Staten

Uw contactpersoon C.D. in 't Ve|d›Janse

BEL/BS

1960 AA HEEMSKERK

Telefoonnummer +31 235145271 cora.janse@noord-holland.nl

1|2

Verzenddatum Betreft: oordeel ibt informatie- en archiefbeheer 2022/2023

Geacht college, ln deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de

1

8 „

I:>›~

../._.,.

c~›_›

cm na

=I-

Kenmerk 2178710/2178575

Uw kenmerk

uitvoering van het informatie- en archiefbeheer door uw organisatie in 2022, met een doorkijk naar 2023. Het oordeel voor uw gemeente luidt “onvoldoende'. ln het onderstaande geven wij u een toelichting op deze beoordeling. Beleid lnterbestuurlijk Toezicht 2022-2025 Met ingang van ons “Beleid lnterbestuurlijk Toezicht 2022-2025' beoordelen wij de prestaties van gemeenten als goed (groen), enige verbetering noodzakelijk (geel), veel verbetering noodzakelijk (oranje) of onvoldoende (rood). Voorheen was dit adequaat (groen), redelijk adequaat (oranje) en niet adequaat (rood). Zie onze website voor meer informatie: www.noord-ho|land.nl[ibt.

Beoordeling en toelichting U heeft ons op 11 juli 2023 de toezichtinformatie gestuurd zoals gevraagd in onze informatieverordening. Naar aanleiding hiervan hebben onze toezichthouders op 28 septemberjl. een toezichtgesprek gevoerd met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Uit de toezichtinformatie en het gesprek kwamen de volgende verbeterpunten naar voren: 1.

2.

Rond het onderzoek naar het informatiebeheer bij al uw gemeenschappelijke regelingen af en zorg voor duidelijke archiveringsafspraken met uw samenwerkingspartners. Vernietig alle informatie die daarvoor in aanmerking komt. Er is sprake van een achterstand in de vernietiging van digitale informatie in het centrale informatiesysteem en decentrale vakapplicaties.

3.

4.

5.

Breng de archieven die daarvoor in aanmerking komen over naar uw archiefbewaarplaats, het Noord-Hollands Archief. Ontwikkel een archievenoverzicht conform artikel 18 van de Archiefregeling. Dit overzicht maakt het mogelijk alle informatie in de organisatie goed te beheren. Breid de bestaande maatregelen voor het duurzaam bewaren van digitale informatie uit tot een bewaarstrategie conform artikel 1 1

Postbus 3007

2001 DA Haarlem Telefoon (023) 514 3143

Houtplein 33

2012 DE Haarlem

www.noord-hol|and.n|

Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.0010.03.124.B.08

2|2 van het Archiefbesluit. ln deze strategie legt u vast hoe u digitale informatie voor de lange termijn toegankelijk houdt. Stel als gemeenteraad voldoende gealloceerd en structureel budget beschikbaar om deze taken uit te voeren. Zodat de kwaliteit van het informatiebeheer gegarandeerd blijft.

5.

Toezicht 2022-2023 Vanwege bovenstaande punten en omdat wij onvoldoende vertrouwen

hebben gekregen uit het ambtelijk gesprek dat deze verbeterpunten voortvarend opgepakt zullen worden, zullen we uw portefeuillehouder uitnodigen voor een bestuurlijk gesprek. Hierover nemen wij binnenkort contact met u op. Horizontale verantwoording ln het kader van horizontale verantwoording en controle adviseren wij u

deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad.

Nadere informatie Voor eventuele vragen naar aanleiding van deze brief kunt u contact opnemen met C. in 't Veld-Janse. Hoogachtend,

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland,

/,

provm /'

/

_

f Jyëfefretaris .

_

.

_

voorzitter .

5,

Deze beslissing is namens Gedeputeerde Staten genomen door het lid

van het college dat met dit onderwerp is belast

22178710/2178575