Bijlage 2. Beoordeling provinciale archiefinspecteur in het kader van het oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) archief- en informatiebeheer 2023-2024

\MIJ

Provincie

Noord-Holland

tf:,T›;:=,-rneente

7

'*`Ã?ï$›iNoei<oineN

25 JUN 2825 L__._...-.____

„,„..__„_.___

POSTBUS 3007 2001 DA HAARLEM |

4___ _

.l

Gedeputeerde Staten

Uw contactpersoon Burgemeester en Wethouders van de gemeente Heemskerk Postbus 1

1960 AA HEEMSKERK

C.E. Shutt

BEL/BS

Telefoonnummer +31235143201 clare.graydon@noord-hol|and.n|

2/z«›z\l/ \lšflooz

U/1ol*5`l'}33§3'§l

l|2

Verzenddatum Betreft: lnterbestuurlijk Toezicht: Informatie- en Archiefbeheer

24 juni 202 5

2023-2024 voortgang opvolging aanbevelingspunten -

Kenmerk Geacht college,

2180893/2416758

Uw kenmerk Beoordeling en toelichting in deze brief stellen wij u op de hoogte van onze bevindingen van het monitoringsgesprek op 3 juni 2025 over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer door uw organisatie in 2023, met een doorkijk naar 2024. Het huidige oordeel voor uw organisatie luidt "onvoldoende". In het onderstaande geven wij een toelichting op ons oordeel.

Uw organisatie staat momenteel onder verscherpt toezicht als gevolg van de beoordeling dat uw informatie- en archiefbeheer onvoldoende naleving van de wettelijke eisen van de archiefwet maakt. Op basis van de informatie die uw Senior Adviseur lnformatiebeheer en Adviseur Dynamisch Verbinden. hebben aangeleverd tijdens ons monitoringsgesprek op 3 juni 2025 is er veel vooruitgang geboekt. Dit is een compliment waard. Het is essentieel dat de komende periode wordt ingezet op versnelling en daadwerkelijk resultaat van de onderstaande verbeterpunten. Alleen dan kan het noodzakelijke niveau worden bereikt en geborgd. Wij achten het noodzakelijk dat hier strategische aandacht voor komt en dat acties ondernomen worden om de risico's te minimaliseren en te voldoen aan de wettelijke eisen. Wij rekenen erop dat hier stevig op wordt gestuurd en er geen verdere vertraging optreedt. o

Er moet duidelijk woorden belegd wie de

(eind)verantwoorde|ijkheid heeft voor elk individueel werkproces en de informatie en archiefbescheiden die tijdens

deze processen worden gegenereerd. Bovendien moet de informatie die door werkprocessen wordt gegenereerd, wordt gecontroleerd om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de archiefwetgeving. Een onderdeel hiervan is het hanteren van een cyclisch kwaliteitssysteem op strategisch, tactisch en uitvoerend niveau.

Postbus 3007

2001 DA Haarlem

Telefoon (023) 514 3143

Houtplein 33

2012 DE Haarlem

www.noord-holland.nl

Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.0O10.03.1 24.13.08

2

|

o

Handboeken informatiebeheer moeten vastgesteld en geactualiseerd worden. Hierbij willen wij zien een verbetering in de training van medewerkers op het gebied van informatieen archiefbeheer.

~

Het opstellen van een overzicht van gemeenschappelijk regelingen en het maken van duidelijk afspraken over de voorziening van informatie-en archiefbeheer.

2

Toezicht regime Ervan uitgaande dat het plan van aanpak volgens planning wordt uitgevoerd ven/vachten wij dat uw organisatie een betere beoordeling krijgt. Naar aanleiding van een betere beoordeling zullen we het toezichtregime verzachten en gaan we van verscherpt toezicht over naar regulier toezicht. Deze beslissing wordt pas definitief genomen nadat de beoordeling over 2024-2025 heeft uitgewezen dat dit inderdaad mogelijk is. Wij ontvangen uiterlijk 15 juli 2025 graag opnieuw toezichtinformatie conform onze informatieverordening. Beleid lnterbestuurlijk Toezicht 2022-2025 Met ingang van ons 'Beleid lnterbestuurlijk Toezicht 2022-2025' beoordelen wij de prestaties van gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en waterschappen als goed (groen), enige verbetering

noodzakelijk (geel), veel verbetering noodzakelijk (oranje) of

onvoldoende (rood). Zie onze website voor meer informatie: www.noord-holland.nl[ibt Horizontale verantwoording ln het kader van horizontale verantwoording adviseren wij u deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad.

Nadere informatie Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen of opmerkingen hebben, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de contactpersoon in het briefhoofd.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland,

namens dezen,

Sectormanager Bestuur en Strategie drs. J.W. Mollema

Deze brief is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.

2180893/24l6758