Bijlage 1. Tussentijdse beoordeling provinciale archiefinspecteur in het kader van het oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) archief- en informatiebeheer 2024-2025

\MIJ

elemelïalllcaHlgtsmskerk '

0

0

rd -

H ol la n d

Provincie

N oo

(9 -.\

mclekomen 9

l

DEC ZUZ5

G.

1/'?<>'235/ll“fH›95§3„ [))'2-O2'.§f3«é7Ö)}/.4_..› ff

POSTBUS 3007 2001 DA HAARLEM |

Gedeputeerde Staten

Uw contactpersoon Burgemeester en Wethouders van de gemeente Heemskerk Postbus 1

1960 AA HEEMSKERK

C.E. Shutt

BEL/BS

Telefoonnummer +31 235143201 clare.graydon@noord-ho|land.n|

Verzenddatum Betreft: Beoordeling lnterbestuurlijk Toezicht: Informatie- en

16 december 2025

Archiefbeheer 2024-2025

Kenmerk Geacht college, ln deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de

BS202Sl l8CSOl 1

Uw kenmerk

uitvoering van het informatie- en archiefbeheer door uw organisatie in 2024, met een doorkijk naar 2025.

Het oordeel voor uw organisatie luidt 'veel verbetering noodzakelijk'. In het onderstaande geven wij een toelichting op ons oordeel, u wordt geïnformeerd over de beoordeling van de ontvangen toezichtinformatie, de aanbevelingspunten en het toezichtregime voor 2025-2026.

Beoordeling ontvangen toezichtinformatie U heeft ons op 21 augustus 2025 de toezichtinformatie gestuurd zoals gevraagd in de 'Verordening systematische toezichtinformatie NoordHolland 2023'. Naar aanleiding hiervan heeft onze toezichthouder op 4 november 2025 een verificatiegesprek gevoerd met uw senioradviseur informatiebeheer en uw projectleider Archiefbeheer. Op basis van de toezichtinformatie en het verificatiegesprek zijn wij tot een beoordeling gekomen.

Bij de vorige volledige toezichtronde over 2022-2023 (brief verzonden op l8januari 2024) beoordeelden wij uw informatiebeheer als

'onvoldoende', waarbij wij constateerden dat uw informatiebeheer in grote mate niet voldeed aan de wettelijke vereisten

De beoordeling 'onvoldoende' heeft ertoe geleid dat de gemeente in het afgelopen toezichtjaar onder actief toezicht is geplaatst. Gedurende deze periode heeft de provincie het door de gemeente ingezette verbetertraject gevolgd. In dit kader zijn meerdere bestuurlijke en ambtelijke gesprekken gevoerd met de wethouder informatievoorziening, de senior-adviseur informatiebeheer en de projectleider Archiefbeheer.

Postbus 3007

i

2001 DA Haaflem Te'@f°°" (023) 514 3143

Houtplein 33

2012 DE Hamam

www.noord-holland.nl

Kvk-nummer 34362354

Btvv-nummer NL,00l 0.03.l 24.B.08

l

2|4 ln de toezichtronde 2024-2025 is het informatiebeheer opnieuw getoetst. Deze toetsing heeft geleid tot de beoordeling 'veel verbetering noodzakelijk'. Op grond hiervan wordt het toezicht teruggebracht naar

regulier toezicht.

Ondanks deze afschaling blijft de provincie, binnen het kader van

regulier toezicht, de voortgang van het verbetertraject volgen en daar waar nodig aandacht besteden aan de resultaten en mogelijke knelpunten. Dit doen we aan de hand van het verslag van uw

gemeentearchivaris.

We willen benadrukken dat we zien dat uw organisatie de afgelopen periode aanzienlijke inspanningen heeft geleverd om het informatiebeheer te verbeteren.

Uit de gevoerde gesprekken en de toegestuurde toezichtinformatie zien

wij positieve stappen die dit jaar gezet zijn

om en structurele

verbetering van uw informatie- en archiefbeheer te realiseren, zoals: ~

De inzet van een externe projectleider met inhoudelijke

expertise en focus op gedragsverandering. .

ø

De vaststelling van de 'Regeling informatiebeheer gemeente Heemskerk 2025' en het 'lnstellingsbesluit Strategisch informatie Overleg (SIO) gemeente Heemskerk 2025.' ln het bijzonder merken wij het instellen van het Strategisch

informatie Overleg (SIO) aan als een belangrijke stap in de verdere professionalisering op dit gebied. Met het SIO creëert u een vaste structuur voor het bespreken van beleidsmatige en operationele vraagstukken rondom informatiebeheer waardoor de samenhang tussen beleid, uitvoering en verantwoording wordt versterkt. Wij zijn ervan overtuigd dat deze aanpak een duurzame bijdrage levert aan de kwaliteit, transparantie en rechtmatigheid van uw informatievoorziening.

Aanbevelingspunten

Uit de toezichtinformatie en het verificatiegesprek komen de volgende

aanbevelingen naar voren: ~

ø

Graag zien we blijvende aandacht op bestuurlijk, strategisch, tactisch en uitvoerend niveau voor het overzicht archiefbescheiden, kwaliteit en duurzame toegankelijkheid van uw informatie. Hierbij hoort ook het toepassen en actueel houden van uw beleidstukken. Het team informatiebeheer beschikt niet over voldoende

structurele capaciteit om de door de archiefinspecteur

genoemde verbeterpunten binnen een acceptabel tijdsverloop

op te lossen. Zonder aanvullende inhuur zal de inwerkingtreding en vereisten van de nieuwe Archiefwet een extra inspanning van

BS202Slll8CSOl

3|4 de vaste medewerkers vragen. Wij verwachten dan ook dat uw vermogen om te voldoen aan de wettelijke eisen van de Archiefwet belemmerd zal worden. Dit personeelstekort is

bovendien extra zorgelijk in een tijdperk waarin technologische ontwikkelingen, zoals digitalisering en automatisering, essentieel zijn voor het naleven van de Archiefregeling.

ø

Het opstellen en vastleggen van een overzicht van

overeenkomsten met verbonden partijen waarin aspecten die het archief- en informatiebeheer raken, is uitgewerkt.

ø

Het is belangrijk dat in de komende periode dringend aandacht wordt besteed aan de opvolging van de aanbevelingen die de archiefinspecteurs van het Noord-Hollands Archief, namens de gemeentearchivaris, hebben opgenomen in het verslag “Verslag van het archieftoezicht Gemeente Heemskerk 2024-2025".

Toezichtregime IBT voor 2025-2026 Wij vertrouwen erop dat de aanbevelingen worden opgepakt. Uw gemeente is beoordeeld als 'veel verbetering noodzakelijk'. Omdat dit een verbetering is ten opzichte van vorig jaar, passen wij een regulier toezichtregime toe. Wij ontvangen uiterlijk 15 juli 2026 graag opnieuw toezichtinformatie conform de “Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland 2023'.

Horizontale verantwoording In het kader van horizontale verantwoording adviseren wij u deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad.

Nadere informatie Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen of opmerkingen hebben, verzoeken wij u contact op te nemen met de contactpersoon in het briefhoofd.

Meer informatie over ons beleid kunt u vinden op onze website via: www.noord-holland.n|[ibt. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland,

namens dezen,

Sectormanager Bestuur en Strategie drs. J.W. Mollema

BS2025l l8CSOl l

4|4 Deze brief is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.

BS20251ll8CS01