40.0 - Afdoening toezegging - Informatie duur van geheimhouding

Afdoening toezegging Afdoening toezegging

versie 1.0 feb 2024

Datum vergadering:

Soort vergadering: BC/OC/RV

Djumazaaknummer:

Djumadocumentnummer:

25-9-2024

Raadsvergadering

262529

271195

Datum afdoening:

Agendapunt + omschrijving ????

1 juni 2024

Omschrijving toezegging: (zie lijst toezeggingen en moties)

Raadslid Van der Plas vraagt op 13 maart 2024: “Waar kan de burger de informatie vinden bij het raadsvoorstel wat de duur van de geheimhouding betreft?” Wethouder Sijtsma zegt toe (namens wethouder Schoute) dat de raad het antwoord schriftelijk zal ontvangen.

Toelichting afhandeling: Bij de afhandeling van deze toezegging wordt er vanuit gegaan dat in de OC van 13 maart 2024 het raadsvoorstel “Evaluatie geheime stukken 2023” (Djumanummer: 246487) werd behandeld en de vraag van het raadslid daarop betrekking heeft. Raadsvoorstel 246487 betreft de jaarlijkse evaluatie van de op dat moment geheime documenten, in dit geval voor het jaar 2023. Als bijlage aan het raadsvoorstel is de Algemene lijst geheimhouding 2023 (hierna: de Lijst) toegevoegd. Op deze lijst staan alle geheime documenten genoemd. De Lijst bestaat uit diverse kolommen, waaronder de kolom “opheffing geheimhouding: geheel of gedeeltelijk ja/nee + motivering”. Onder deze kolom kan in een aantal gevallen gelezen worden tot wanneer de geheimhouding duurt. Soms is dat gekoppeld aan een afspraak met een wederpartij of afhankelijk van het verwezenlijken van een gebeurtenis. Er is in de Lijst van 2023 geen aparte, eigen kolom opgenomen waaruit blijkt wat de totale duur is van de opgelegde geheimhouding. Dit zal bij de jaarlijkse evaluatie voor 2024 anders zijn omdat in artikel 3, lid 3, onder d, van het Protocol geheimhouding (vastgesteld op 6 oktober 2023) opgenomen is dat bij nieuwe geheimhoudingsvoorstellen ook de zogenaamde termijn (van geheimhouding) of horizonbepaling moet worden opgenomen.

Dat is het moment waarop een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is dit niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen dat de geheimhouding voor onbepaalde tijd geldt. Er wordt dus in de Lijst van 2024 een kolom opgenomen waaruit blijkt wat de duur is van de opgelegde geheimhouding, tenzij dat niet mogelijk is. Dan wordt dat laatste gemotiveerd. Er blijft een jaarlijks evaluatiemoment van de Lijst. Zowel het raadsvoorstel als de Lijst zijn openbaar terug te vinden via de raadsstukken op de gemeentelijke website. De Lijst wordt jaarlijks online geüpdate wanneer de jaarlijkse evaluatie geheime stukken aan bod is.

Dit formulier mailen naar bestuursscretariaat@harlingen.nl