12.3 Bijlage 3 Plan van Aanpak Programmateam Soc. Economischa actieprogramma

0

1

Plan van Aanpak, versie 002 Inhoud: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Introductie Projectopdracht Aanpak Projectinrichting en voorwaarden Financieel plan Overige plannen Bijlage: 13 business cases

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concept Plan van Aanpak, versie 002

2

1. Introductie a. Aanleiding Voor de concretisering van het Sociaal-Economisch Actieplan (SEA) van de gemeenten Harlingen en Waadhoeke wordt een uitvoeringsplan opgesteld. Het uitvoeringsplan omvat 13 business cases, de wijze van organisatie, de financiering en een planning. In dit Plan van Aanpak (PvA) wordt aangegeven op welke wijze dit uitvoeringsplan met de stakeholders vorm krijgt en wordt georganiseerd (inhoud en proces). b. Vaststelling en aanpassing. Het PvA wordt vastgesteld door de bestuurstafel SEA. Door middel van overleg, voortgangsrapportages/verslagen/memo’s kan het PvA naar behoefte en naar bevindt van zaken worden aangepast door de bestuurstafel. c. Toelichting op de opbouw van het plan. In de volgende onderdelen wordt ingegaan op de opdracht, doelstelling, de aanpak, resultaten, de projectinrichting en randvoorwaarden ingegaan.

2. Opdracht De opdracht is om door middel van dit PvA het opstellen van het uitvoeringsplan zo goed mogelijk voor te bereiden. Dat duidelijk moet zijn hoe de organisatie is opgebouwd, welke partijen betrokken zijn, welke activiteiten/business cases uitgevoerd gaan worden, welke resultaten worden gehaald, enz. a. Projectomgeving-/achtergrond Het uitvoeringsplan SEA wordt gebaseerd op 13 businesscases die in eerdere sessie van de SWOT en het SEA zijn besproken en vastgesteld; bijlage 1. Het SEA is voor de beide gemeenten nieuw. Voor de uitvoering is nog geen uitvoeringsorganisatie- en structuur beschikbaar. Wel is er een voorlopig model voor de governance.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concept Plan van Aanpak, versie 002

3 Het uitvoeringsplan heeft een sterk regionale inslag. Het is een samenwerking van de triple helix in het gebied (de 3 O’s: overheid, onderwijs en ondernemers) en omvat alle bedrijfssectoren in het gehele gebied van de gemeenten Harlingen en Waadhoeke. Het SEA waarop het uitvoeringsplan zal worden gebaseerd, kent een behoorlijke ambitie voor de regio waaraan verschillende business cases zijn gekoppeld. De drie programmalijnen zijn: Innovatie, vestigingsfactoren en onderwijs & arbeidsmarkt. Door het slim organiseren van de samenwerking van de triple helix (programmalijn 4) op deze programma’s is een ambitie haalbaar om het BRP de komende 10 jaar te laten groeien van 1,3 naar 1,5 miljard. b. Doelstelling plan van aanpak Het realiseren van een organisatie en organisatiestructuur die in staat is om de uitvoerende fase van het SEA kwalitatief, efficiënt en activiteitengericht te realiseren en zoveel mogelijk uitgaat van de kracht in de regio. c. Opdrachtformulering De doelstelling is om in samenspraak met de triple helix een goede, heldere en werkbare organisatiestructuur op te leveren en in te richten die meteen operationeel is na afronding van deze opdracht. Het betekent ook dat de governance, rollen, taken, functies, activiteiten, middelen, randvoorwaarden, planning, enz. uitgewerkt en vastgesteld zijn.

Het resultaat is dat zonder onderbreking de fase van het opstellen van het uitvoeringsplan kan beginnen. De opdracht wordt op 1 juni 2020 als voorstel opgeleverd aan de Bestuurstafel van SEA. Deze stelt het vast. Voor het nemen van beslissingen die verder gaan dan het mandaat voor dit PvA wordt afgestemd met de Bestuurstafel. d. Cruciale succesfactoren Van groot belang is de communicatie over het SEA in het algemeen en de wijze van uitvoering in het bijzonder. Er zijn heel veel partijen uit de 3 sectoren betrokken bij dit plan en om die allemaal betrokken te houden en te activeren is een intensieve communicatie noodzakelijk. Eén van de eerste prioriteiten zal zijn om deze communicatie snel beschikbaar te hebben en al tijdens de fase van kwartiermaken te ontwikkelen. In Businesscase 9 wordt deze al benoemd, namelijk: een digitaal dynamisch platform waar de governance, de activiteiten en voortgang van het project wordt aangegeven, al het openbare materiaal over en rond het SEA wordt verzameld en opengesteld, de planning zichtbaar wordt, evenementen worden aangekondigd en best practices over het voetlicht worden gebracht (ter inspiratie). Belangrijk is dat het programma niet star maar op basis van de gekozen structuur flexibel wordt ontwikkeld. Benutten van de kansen en de energie is daarbij essentieel.

Een andere cruciale factor is dat de betrokken partijen het uitvoeringsplan straks voor hun deel volgens plan te blijven faciliteren.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concept Plan van Aanpak, versie 002

4

3. Aanpak Na vaststelling van dit PvA door de Bestuurstafel SEA gaat het programmateam aan de slag met de volgen stappen: A. Samenstellen Bestuurstafel. B. Ontwikkelen communicatie en communicatieplatform samen met de afdelingen Communicatie van beide gemeenten. C. 1e Serie overlegrondes/interviews door het programmateam ter verdieping van de overleggen in de focusgroepen over de businesscases. Het doel ervan is inzicht en greep te krijgen op de omvang, ervaringen, behoeften en mogelijkheden tot concrete groei en samenwerking (incl. crossovers), met: a. cluster van bedrijven over het thema’s Innovatie (JdB); b. de onderwijssector en hun “klankbord”- en stagebedrijven over thema Onderwijs&Arbeidsmarkt met de bijbehorende businesscases, incl. Mbo’s, Academie Franeker, SoZaWe en Pastiel (OK); c. belangrijke partijen rond het thema Vestigingsfactoren en de aansluitende businesscases (BP). D. Uitschrijven van de resultaten en uitwerken naar eerste concept hoe, door wie en wanneer het Uitvoeringsplan wordt vormgegeven. E. 2e Overlegronde over het concept met de bestuurstafel, bedrijven, het onderwijs en de beide gemeenten over het uiteindelijke resultaat (incl de financiering). F. Oplevering resultaat.

4. Projectinrichting en voorwaarden a. Organisatie Het programmateam SEA bestaande uit Baukje Postma, Jeroen de Boer en Oene Krist, voert dit plan van aanpak (PvA) uit en initieert, regisseert de diverse stappen en activiteiten. Daarbij heeft het programmateam het mandaat voor zover dat nodig is voor uitvoeren van deze taak. Wanneer dat verder gaat, wordt de Bestuurstafel ingeschakeld. De teamleden hebben een onderlinge taakverdeling, maar treden in principe als team op. Deze werkwijze impliceert ook dat er vanuit de 3 partijen zelf er geen acties worden ontwikkeld met derden die rechtstreeks te maken hebben met deze opdracht. b. Uitvoeringsinstantie Vastgesteld moet nog worden hoe de uitvoering van het PvA en het Uitvoeringsplan wordt georganiseerd door een speciaal in het leven te roepen uitvoeringsinstantie of dat één van de gemeenten als centrumgemeente optreedt (afsluiten contracten, facturering, enz.).

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concept Plan van Aanpak, versie 002

5 c. Personeel De leden van het programmateam worden deels ingehuurd en gedetacheerd/vrijgesteld voor de periode van 1 februari-1 juni 2021 voor 2 dagen gedurende 16 weken. d. Administratieve procedures De administratie, ondersteuning Bestuurstafel, communicatie (intern en extern), verslaglegging wordt door het programmateam zelf gedaan. e. Informatie/Communicatie Het overleg met de Bestuurstafel, voortgangrapportages, memo’s, afstemming, enz. wordt door het programmateam gedaan. De bestuurstafel krijgen ter info en bijsturing de wekelijkse verslagen van hete projectteam. f.

Techniek

Centrale werkruimte: het programmateam heeft geen eigen ruimte van waaruit gewerkt kan worden, dan wel overleggen kunnen worden gehouden en de projectadministratie kan worden bewaard. De teamleden hebben weliswaar elk op verschillende locaties hun eigen werkruimte, maar zeker voor de langere termijn is het zeker aan te bevelen dat er een centrale en herkenbare werkruimte komt. CRM-systeem: Voor het uitvoeringsplan is een eigen CRM-systeem noodzakelijk; het is een centraal managementsysteem waarin alle relaties, bedrijven, stakeholders, scholen zijn opgenomen en gerubriceerd. Ook andere processen kunnen worden aangekoppeld: algemeen emailverkeer, agenda’s, activiteiten, enz. Het is geen digitaal platform zoals eerder aangegeven, maar een tool voor het programmateam om snel inzicht te hebben in relaties en netwerken.

5. Financieel plan De concept-begroting voor dit PvA over de periode 1 februari-1 juni 2021 is als volgt:

Raming kosten Plan van Aanpak

Aantal weken

Personele kosten

Uren p/w

Totaal kosten

Toelichting

gemidd

B.Postma

18

16

PM

Detachering; Waadhoeke 2/3 en Harlingen 1/3

J. de Boer

18

16

€ 12.000,00

Vast bedrag

O.Krist

18

16

PM

Gedekt door het programma Leren&Werken

Klein werkbudget

€ 2.000,00 € 14.000,00

Excl BTW, uitgangspunt: verrekenbaar

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concept Plan van Aanpak, versie 002

6

6. Overige plannen Dit Plan van Aanpak is gebaseerd op het Sociaal-Economisch-Actieplan van Harlingen en Waadhoeke, met de sociaal-economische SWOT-analyse.

7. Bijlagen Als bijlage zijn toegevoegd de 13 business cases. Deze zijn leidend voor het Uitvoeringsplan. Hieronder is de samenvatting

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concept Plan van Aanpak, versie 002

7

Bijlage: Business cases toegevoegd als separaat pdf bestand

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concept Plan van Aanpak, versie 002