Waardlanden - accountantsverslag 2021.pdf

Accountantsverslag 2021

Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Reinigingsdienst Waardlanden Postbus 555 4200 AN GORINCHEM

Dordrecht, 22 april 2022 Ref.: 458/JSC/AH

Geachte leden van het bestuur en directie,

Overeenkomstig uw opdracht, hebben wij de jaarrekening 2021 van Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Reinigingsdienst Waardlanden (hierna Waardlanden) gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. In overeenstemming met artikel 393 lid 4 Burgerlijk Wetboek Boek 2 en Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol WNT. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 197.000 voor fouten en voor onzekerheden op € 591.000. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn. De door ons gecontroleerde jaarrekening geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2021 van € 1,3 miljoen en een gerealiseerd resultaat over 2021 van € 233.000 positief. De reden dat u het eigen vermogen ziet afnemen (2020: € 1,5 miljoen) ondanks het positieve resultaat, komt door een uitkering aan de leden van € 463.000. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij deze jaarrekening.

Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend bedoeld is om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Externe toezichthoudende instanties en andere belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van Waardlanden en van de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten.

Hoogachtend,

drs. J. Schot RA

Accountantsverslag 2021

GR Waardlanden

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

Inleiding ..................................................................................................................................... 5

2.

Rechtmatigheidsverantwoording 2022 ........................................................................................ 5

3.

Controlebevindingen jaarverslaggeving....................................................................................... 7 3.1.

Gecorrigeerde fouten.................................................................................................................... 7

3.2.

Niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden ............................................................................... 7

3.3.

Overige bevindingen ..................................................................................................................... 7

4.

Bevindingen interne beheersing ................................................................................................. 8

5.

Overige onderwerpen................................................................................................................. 8 5.1.

Naleving wet- en regelgeving ........................................................................................................ 8

5.2.

Automatisering.............................................................................................................................. 9

5.3.

Frauderisicobeheersing ................................................................................................................. 9

6.

Onafhankelijkheid ...................................................................................................................... 9

7.

Slot ............................................................................................................................................ 9

Accountantsverslag 2021

GR Waardlanden

Pagina 4

1. Inleiding De jaarrekening 2021 sluit met een positief resultaat van € 233.000. De kosten vallen lager uit dan geraamd in de begrotingswijziging van 30 september 2021, waarin rekening werd gehouden met een nihil resultaat. In de jaarstukken is toegelicht dat de kosten als gevolg van corona lager zijn uitgevallen dan verwacht. 2021 stond intern in het teken van de routekaart. In juli 2021 heeft het bestuur een nieuwe organisatiestructuur met een bijbehorend formatieplan vastgesteld. Op het gebied van afvalinzameling is het streven om de hoeveelheden restafval naar beneden te krijgen. Nieuw Afval- en Grondstoffen beleid voor de periode 2021-2025 vormt hiervoor de basis.

2. Rechtmatigheidsverantwoording 2022 Boekjaar 2021 is het laatste jaar waarover gemeenten en gemeenschappelijke regelingen van de accountant een controleverklaring bij de jaarrekening ontvangen met zowel een getrouwheidsoordeel als een rechtmatigheidsoordeel. Door een wetswijziging wordt vanaf 2022 het college van B&W (en het bestuur bij gemeenschappelijke regelingen) zelf verantwoordelijk voor het in de jaarrekening afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid. Het betreft de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit betekent dat ook Waardlanden met ingang van de jaarrekening 2022 alleen nog een controleverklaring bij de jaarrekening ontvangt met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Wel wordt vanaf 2022 de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur onderdeel van de getrouwheidstoetsing door de accountant. De rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur maakt dan immers onderdeel uit van de jaarrekening. De daadwerkelijke invoeringsdatum is overigens nog wel onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. De wetswijziging onderstreept de politieke aanspreekbaarheid van het bestuur op rechtmatigheid. Daarnaast wil de overheid het gesprek over de rechtmatigheid verplaatsen richting het management en het bestuur.

Op die manier kan het bestuur haar controlerende rol beter invullen is de verwachting en is de accountant (weer) alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing. Voor een goede voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording moeten de volgende stappen worden gezet: actualiseren van de controleverordening; actualiseren van het controleprotocol; bepalen van de verantwoordingsgrens en rapportagegrens rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens mag maximaal 3% bedragen van de verantwoorde lasten inclusief reservemutaties; actualiseren van het normen- en toetsingskader; actualiseren van het intern controleplan. Accountantsverslag 2021

GR Waardlanden

Pagina 5

Inmiddels heeft de commissie BBV de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. In deze kadernota zijn stellige uitspraken (deze moeten gevolgd worden) en aanbevelingen (opvolging is aanbevolen) opgenomen. Een tweetal stellige uitspraken willen wij onder uw aandacht brengen: 1.

Voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

2.

Het bestuur legt in de financiële verordening vast op welke wijze om wordt gegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het bestuur.

De eerste stellige uitspraak hierboven heeft als uitwerking dat rechtmatigheidsfouten die impact hebben op het getrouwe beeld van de jaarrekening meegenomen worden in het accountantsoordeel en niet in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor deze aspecten blijft dan ook de materialiteit voor getrouwheid (1% van de lasten) van toepassing. Ten aanzien van de tweede stellige uitspraak hierboven is door de commissie BBV toegelicht dat zodra het bestuur de verantwoording en de jaarstukken vaststelt ook wordt ingestemd met alle begrotingsonrechtmatigheden. Voor deze werkwijze kan worden gekozen, waardoor geen aparte begrotingswijzigingen worden voorgelegd aan het bestuur. De algemene lijn is dat ook begrotingsonrechtmatigheden die binnen de beleidskaders van het bestuur passen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar niet worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Uitgangspunt is en blijft dat begrotingswijzigingen volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door het bestuur moeten worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is.

Het is dus van belang dat met het bestuur goede afspraken worden gemaakt over de begrotingskaders en omgang met begrotingswijzigingen.

Accountantsverslag 2021

GR Waardlanden

Pagina 6

3. Controlebevindingen jaarverslaggeving 3.1.

Gecorrigeerde fouten Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn naar aanleiding van onze controle enkele financiële correcties doorgevoerd. Op verzoek van het controleteam zijn verder een aantal tekstuele wijzigingen en aanvullingen doorgevoerd, onder meer in het jaarverslag en de grondslagen en toelichting bij de jaarrekening. Betreft

Effect op activa €

Gevolgen nieuwe CAO MVA-in ontwikkeling

€ 688.853

Overlopende activa

-€ 688.853

Totaal

Effect op passiva €

Effect op resultaat €

Toelichting

€ 127.000

-€ 127.000

Zie hieronder

€ 0 € 127.000

Correctie van projecten in ontwikkeling van overlopende activa naar MVA -€ 127.000

Het resultaat wordt lager

Eind 2021 is een nieuwe CAO overeengekomen die begin 2022 is bekrachtigd. In deze CAO is een eenmalige vergoeding opgenomen voor iedere medewerker die op 3 november 2021 in dienst was en een loonsverhoging per 1 december 2021.

3.2.

Niet gecorrigeer de fouten en onzekerheden In de jaarrekening resteren enkele controlebevindingen die individueel en gecumuleerd lager zijn dan de materialiteit en daarom niet behoeven te worden gecorrigeerd in de jaarrekening.

3.3.

Overige bevindi ngen EU aanbestedingen Waardlanden is als GR aanbestedingsplichtig, als onderdeel voor onze rechtmatigheidsverklaring voeren wij een controle uit op het volgen van de EUaanbestedingsregels. Wij hebben hierover in 2021 geen fouten geconstateerd, wel heeft u een drietal contracten waar zonder ingrijpen in 2022 de kans groot is dat in 2022 een onrechtmatigheid ontstaat ten aanzien van deze crediteuren. Daarnaast stellen wij vast dat het achteraf aan kunnen tonen hoe de opdrachtwaarde is bepaald en op welke wijze is aanbesteed nog voor verbetering vatbaar is. Zeker bij inhuur opdrachten raden wij u aan een vast onderdeel van de aanbesteding te laten zijn om op basis van contractduur, uren per week en tarief vooraf een calculatie te maken van de opdrachtwaarde.

Accountantsverslag 2021

GR Waardlanden

Pagina 7

4. Bevindingen interne beheersing In het vierde kwartaal van 2021 is een tussentijdse controle uitgevoerd waarbij de interne beheersing van Waardlanden is beoordeeld. De bevindingen en aanbevelingen brengen we in dit accountantsverslag onder uw aandacht brengen. 1. Uit onze detailwerkzaamheden op de investeringen, verwerkingslasten en overige bedrijfslasten blijkt dat de schriftelijke vastlegging van opdrachten een belangrijk aandachtspunt is voor uw organisatie. Bij diverse ook grotere facturen blijkt er geen schriftelijke opdracht aanwezig te zijn. Hierdoor is toetsing achteraf of de factuur conform vooraf gemaakte afspraken is, lastig vast te stellen. Het gaat om: a. 3 investeringen ad. € 239.000 (5 facturen van de gecontroleerde 15 facturen). b. 43 kostenfacturen geen schriftelijke opdracht (totaal 58 waarnemingen). c. Van 7 verwerkers is geen contract ontvangen. 2. Prestatielevering is bij veel facturen niet schriftelijk onderbouwd. Uit gesprekken met uw medewerkers is gebleken dat de prestatielevering wel aannemelijk is en dat ter plaatse bijvoorbeeld door de werkplaats de levering is vastgesteld. Documentatie van deze prestatielevering is een aandachtspunt voor uw organisatie 3. De naleving van de nationale aanbestedingswetgeving is een aandachtspunt.

Bij veel opdrachten is niet aanbesteed en ontbreekt de motivering waarom in afwijking van de Gids proportionaliteit niet gekozen is voor een vorm van meervoudige aanbesteding. 4. Uit de personele controle is gebleken dat sommige medewerkers forse overuren realiseren gedurende het jaar. Het risico bestaat dat dit strijdig is met Arbowetgeving. Wij adviseren u maatregelen te treffen op dit punt.

5. Overige onderwerpen 5.1.

Naleving wet- en r egelgeving Bij onze controle van de jaarrekening houden wij rekening met het risico van materiële fouten als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving. Met name richten wij ons daarbij op het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties op het door het bestuur vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid. Onze controle heeft behalve de gerapporteerde rechtmatigheidsfouten geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving aan het licht gebracht.

Accountantsverslag 2021

GR Waardlanden

Pagina 8

5.2.

Automatisering Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Waardlanden, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd. Bevindingen en aanbevelingen aangaande de voor specifieke (administratieve) processen relevante automatiseringsaspecten zijn verwerkt in de desbetreffende paragrafen van dit verslag.

5.3.

Frauderisicobeheersing Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controleen Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van fraude. Door Waardlanden is de frauderisicoanalyse in 2020 geactualiseerd en afgestemd met het bestuur. Hiermee is invulling gegeven aan de verantwoordelijkheid van directie en bestuur ten aanzien van frauderisicobeheersing. Bij onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij geen aanwijzingen van fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden.

6. Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2021 hebben wij geen andere werkzaamheden voor u uitgevoerd.

7. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen.

Accountantsverslag 2021

GR Waardlanden

Pagina 9