Voorstel vergoedingssystematiek d.d. 14 april 2021.pdf

Aan :

de leden van het JUDO

Van :

Peter Buschman, adviseur Juridisch Kenniscentrum Derk Alblas, senior juridisch adviseur Juridisch Kenniscentrum

Betreft:

voorstel inzake vergoedingssystematiek i.v.m. regionale bezwaarschriftencommissie

Datum:

14 april 2021

Bijlage:

I. Overzicht voor- en nadelen van regionale samenwerking II. Overzicht vergoedingen commissieleden 2020 en 2021 III. Inventarisatie aantal inwoners, aantal bezwaren etc.

___________________________________________________________________________ 1. Aanleiding Tijdens de vergaderingen op 5 maart 2020 en 28 mei 2020 is het voorstel tot oprichting van een regionale bezwaarschriftencommissie voor de Drechtsteden besproken. Een overzicht van de vooren nadelen van regionale samenwerking is bijgevoegd (zie bijlage I). Na goedkeuring van dit voorstel door het MT Middelen op 9 juli 2020 is gestart met de uitwerking van de voorgestelde richting (onderzoeksopdracht). Het eerste uitwerkingsvoorstel is behandeld tijdens de vergadering van het JuDO op 17 september 2020 en ging over de mogelijke vergaderlocatie. Ook dit voorstel is voorgelegd aan het MT Middelen en op 7 oktober 2020 heeft het MT Middelen ingestemd met de voorgestelde oplossing. Het tweede uitwerkingsvoorstel ging over de juridische basis voor een regionale commissie. Onderdeel van de onderzoeksopdracht was een conceptverordening uitwerken die bij instelling van de regionale bezwaarschriftencommissie in elke gemeente zal gelden. In de vergadering van het JuDO op 4 maart 2021 is het aanpassingsvoorstel verordening behandeling bezwaarschriften besproken. Naar aanleiding van deze bespreking is het aanpassingsvoorstel op een aantal punten aangepast.

De aangepaste versie is weer ter goedkeuring voorgelegd aan het JuDO en tijdens de vergadering van 29 april 2021 zal de eindversie worden vastgesteld. Dit voorstel wordt niet ter instemming voorgelegd aan het MT Middelen. Met dit derde uitwerkingsvoorstel richten wij ons op de laatste stap in de uitwerking van het onderzoek, namelijk de vraag hoe de kosten voor een regionale bezwaarschriftencommissie verdeeld kunnen worden over de deelnemende gemeenten. Ook de financiële consequenties per gemeente komen hierbij aan bod. 2. Inhoud notitie De zeven Drechtsteden hebben nu alle een eigen onafhankelijke bezwaarschriftencommissie en de kosten die hiervoor worden gemaakt komen ten laste van de desbetreffende gemeente. In de nieuwe situatie zal de commissie bezwaarschriften van verschillende gemeenten gaan behandelen. Onze inschatting is dat samenwerking in regionaal verband een besparing van ongeveer 25% kan opleveren. In dit advies wordt een voortel gedaan voor de verdeling van de kosten. Hiermee wordt ook inzichtelijk welke financiële consequenties deelname aan deze commissie zal hebben. 1

2.1 Berekening kosten regionale bezwaarschriftencommissie De kosten voor de regionale bezwaarschriftencommissie bestaan hoofdzakelijk uit een vergoeding voor de voorzitter en de leden. De hoogte van de vergoeding voor de commissieleden varieert nu nog sterk tussen de verschillende gemeenten. De laagste vergoeding bedraagt € 160,00 voor de voorzitter en € 126,40 voor de leden. De hoogste vergoeding bedraagt € 241,08 voor de voorzitter en € 173,96 voor de leden. In bijlage II is een overzicht opgenomen van de huidige vergoedingen voor de commissieleden in 2020 en 2021. Deze vergoedingen zijn hoger dan de minimum vergoedingen uit de Circulaire van het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor politieke ambtsdragers van gemeenten. In deze berekening zijn wij uitgegaan van een vergoeding voor de voorzitter van € 240 per zitting en voor een vergoeding voor een lid van € 174 per zitting. De kosten per zitting bedragen dan € 588. Dit is dus slechts een indicatief bedrag. De werkelijke kosten zullen afhankelijk zijn van de nog vast te stellen vergoeding voor de voorzitter en de leden door de deelnemende gemeenten. De verwachting is dat de regionale bezwaarschriftencommissie tweewekelijks bijeen zal komen. Uitgaande van 26 zittingen op jaarbasis dient dan rekening te worden gehouden met een totaalbedrag van € 15.288 (€ 588 x 26 zittingen).

Hieronder hebben wij een verdeelsleutel op basis van het aantal inwoners uitgewerkt én een verdeelsleutel op basis van het aantal te behandelen bezwaarschriften.

2.2 Verdeelsleutel op basis van het aantal inwoners Op basis van deze verdeelsleutel worden de totale kosten voor de regionale commissie verdeeld over de deelnemende gemeenten op basis van het aantal inwoners. Uitgaande van 170.000 inwoners wordt per gemeente een percentage berekend en de kosten worden jaarlijks verdeeld aan de hand van dit percentage. Om een vergelijk te kunnen maken hebben wij in de onderstaande tabel ook een overzicht van de werkelijke kosten over de jaren 2018 tot en met 2020 opgenomen.

Inwoners

%

GAD GHG GHIA GPD GSD GZD

20.000 18.000 30.000 32.000 25.000 45.000

12% 10% 18% 19% 15% 26%

Tot.

170.000

100 %

Uitgaven obv aantal inwoners € 1.835 € 1.529 € 2.752 € 2.905 € 2.293 € 3.974

Werkelijke uitgaven 2018

Werkelijke uitgaven 2019

Werkelijke uitgaven 2020

Gemiddelde uitgaven over 3 jaar

€ 1.970 € 710 € 3.035 € 4.340 € 3.417 € 6.121

€ 1.970 € 710 € 3.035 € 4.340 € 3.417 € 6.121

€ 1.778 € 840 € 2.365 € 740 € 1.656 € 4.452

€ 1.906 € 753 € 2.812 € 3.140 € 2.830 € 5.565

€ 15.288

€ 19.593

€ 19.593

€ 11.831

€ 17.006

2

Terugkijkend over de jaren 2018 tot en met 2020 zien wij dat van de 217 geplande zittingen er slechts 94 daadwerkelijk zijn doorgegaan. 123 zittingen zijn geannuleerd wegens het ontbreken van bezwaren. Kortom, van alle geplande zittingen zijn er in iedere gemeenten ongeveer 60% niet doorgegaan. Gemeente:

Zittingen geweest: 15 12 15 13 26 *1 94

Alblasserdam Hardinxveld-G H-I-A Papendrecht Zwijndrecht Totaal

Zittingen geannuleerd: 23 23 22 22 9 123

Zittingen gepland: 38 35 37 35 35 217

Aantal zittingen met maar 1 zaak: 11 8 16 6 0 51

*1) Bij de gemeente Zwijndrecht hebben de meeste zittingen plaatsgevonden. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat deze gemeente geen gebruik maakt van het ambtelijk horen en dat alle bezwaren zijn voorgelegd aan de commissie. Zou dit niet het geval zijn geweest dat is het reëel om uit te gaan van 13 in plaats van 26 zittingen die zijn doorgegaan. Om een vergelijk te kunnen maken tussen de kosten voor de huidige situatie waarbij alle gemeenten een eigen commissie hebben en de kosten voor een regionale commissie hebben wij berekend wat er gebeurd zou zijn als de regionale commissie de afgelopen 3 jaar had gefunctioneerd. In onze berekening zijn wij uitgegaan van 26 zittingen per jaar. Als wij deze lijn doorzetten over een periode van 3 jaar dan komen wij uit op totaal 78 zittingen. Dit aantal ligt iets lager dan de 94 zittingen die werkelijk hebben plaatsgevonden, zie hierboven. Opvallend is dat van de 94 zittingen er 51 zittingen waren waarbij slechts één zaak behandeld is. Bij een regionale commissie is het aantal zittingen met één zaak nauwelijks aan de orde. Het is daarom te rechtvaardigen om het aantal zittingen waarbij slechts één zaak wordt behandeld voor 70% uit te sluiten van de berekening, oftewel 36 zittingen minder.

Dat betekent dat van de geplande hoorzittingen over een periode van 3 jaar er geen 78 zittingen maar 58 zittingen in de regionale commissie zouden hebben plaatsgevonden. De kosten voor de regionale commissie komen over de periode 2018 tot en met 2020 circa 25% lager uit dat gepland. In onderstaande tabel hebben wij de kostenbesparing per gemeente weergegeven. Inwoners

%

GAD GHG GHIA GPD GSD GZD

20.000 18.000 30.000 32.000 25.000 45.000

12% 10% 18% 19% 15% 26%

Tot.

170.000

100 %

Uitgaven obv 26 zittingen per jaar € 1.835 € 1.529 € 2.752 € 2.905 € 2.293 € 3.974

Uitgaven obv 25% kostenbesparing € 1.376 € 1.147 € 2.064 € 2.179 € 1.720 € 2.980

€ 15.288

€ 11.466

3

Deze verdeelsleutel heeft als voordeel dat het percentage dat een deelnemende gemeente bijdraagt vooraf vast staat. Iedere 4 jaar kunnen de percentages en daarmee de bijdrage per deelnemende gemeenten herijkt worden. Voor wat betreft de administratieve verwerking van de kosten is dit het meest eenvoudige systeem.

2.3 Verdeelsleutel op basis van aantal te behandelen bezwaarschriften Op basis van deze verdeelsleutel worden de totale kosten voor de regionale commissie verdeeld over de deelnemende gemeenten op basis van het werkelijk aantal door de commissie te behandelen bezwaarschriften. Voor het berekenen van de kosten zijn wij uitgegaan van de gemiddelde aantal bezwaarschriften over de jaren 2014 tot en met 2018 (zie bijlage III). In de onderstaande tabel is een verdeling opgenomen op basis van het aantal geplande 26 zittingen per jaar (€ 588 x 26 zittingen = € 15.288) en een verdeling waarbij de 25% kostenreductie is opgenomen. Gemiddeld aantal ontvangen bezwaarschriften 2014 - 2018 Alblasserdam Hardinxveld-G H-I-A Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht

30 18 20 20 25 55

Gemiddeld aantal door commissie te behandelen bezwaarschriften 2014 – 2018 20 10 10 10 20 30

Totaal

168

100

Uitgaven obv de totale kosten van € 15.288 per jaar

Uitgaven obv 25% kostenbesparing per jaar

€ 3.058 € 1.529 € 1.529 € 1.529 € 3.058 € 4.585

€ 2.293 € 1.147 € 1.147 € 1.147 € 2.293 € 3.439

€ 15.288

€ 11.466

Deze verdeelsleutel heeft als voordeel dat bijgedragen wordt op basis van het werkelijk aantal door de regionale bezwaarschriftencommissie behandelde bezwaarschriften. Een nadeel is dat vooraf voor een gemeente niet bekend is hoe hoog de bijdrage voor een bepaald jaar zal zijn. Voor wat betreft de administratieve verwerking van de kosten vraagt deze werkwijze meer inspanning dan de eerste verdeelsleutel. Ook zullen vooraf afspraken gemaakt moeten worden over de vraag hoe wij omgaan met een situatie als een bulk aan bezwaarschriften over één besluit wordt ingediend, zoals bijvoorbeeld in 2017 toen er 125 bezwaarschriften werden ingediend tegen een besluit in de gemeente Alblasserdam. 3

Conclusie/advies

Met een regionale bezwaarschriftencommissie in de periode 2018 tot en met 2020 hadden ongeveer 25% van de kosten bespaard kunnen worden ten opzichte van de kosten van de eigen gemeentelijke commissies. Hiermee is aangetoond dat de samenwerking financieel gezien voordeel kan opleveren. De verdeelsleutel op basis van het aantal inwoners levert voor de deelnemende gemeenten de minste schommelingen op omdat het aantal inwoners minder zal fluctueren dan bijvoorbeeld een verdeelsleutel op basis van het aantal bezwaren. Ons voorstel is om een te kiezen voor een verdeelsleutel op basis van het aantal inwoners. Dit sluit ook beter aan bij de gedachte om in 4

regionaal verband de afhandeling van bezwaarschriften op te pakken en hiervoor een evenredige verdeling van de kosten voor af te spreken. Mochten de kosten in een jaar hoger of lager uitvallen (door meer bezwaren, meer zittingen of andere oorzaken), kunnen deze op eenduidige wijze met de deelnemers worden verrekend. 4

Vervolgprocedure

Nu dit onderdeel uit de onderzoeksopdracht is behandeld rest alleen nog het opstellen van een eindvoorstel inclusief een planning. In de onderzoeksopdracht hebben wij aangegeven dat het resultaat van de voorbereidingsfase moet zijn dat alle deelnemende gemeenten op een zorgvuldige en verantwoorde wijze een besluit kunnen nemen over deelnamen aan de regionale commissie. Op basis van de verzamelde informatie bereiden wij een eindvoorstel voor ten behoeve van het MTMiddelen. Aan het MT-Middelen wordt voorgesteld in te stemmen met de resultaten uit de voorbereidingsfase en de gemeenten voorstel te stellen over te gaan tot het instellen van een regionale bezwaarschriftencommissie. Besluitvorming over deelname en vaststelling van een nieuwe verordening behandeling bezwaren regionale bezwaarschriftencommissie vindt uiteindelijk plaats door de afzonderlijke colleges van B&W en gemeenteraden.

5