Voorstel Vaststellen Verordening behandeling bezwaarschriften - Raadsvoorstel.pdf

Gemeenteraad (Het Debat en Het Besluit) GHG Raadsvoorstel Vergadering van 20 januari 2022 Gemeente HardinxveldGiessendam - HardinxveldGiessendam Auteur: Karin de Kuiper lk.de.kuiper2@hardinxveldgiessendam.nl

Vaststellen Verordening behandeling bezwaarschriften Voorgesteld besluit 1. De Verordening behandeling bezwaarschriften vast te stellen.

Inhoud Inleiding De Drechtsteden gemeenten hebben allen een eigen onafhankelijke bezwaarschriftencommissie. Jaarlijks worden bij de Drechtsteden gemiddeld 500 bezwaarschriften ingediend. Het Juridisch Kenniscentrum (JKC) ondersteunt de gemeenten bij de behandeling van de bezwaarschriften door middel van het verzorgen van het secretariaat en investeert sinds 2012 in het voeren van informele gesprekken tussen bezwaarmakers, vergunninghouder en bevoegd gezag. Daarnaast is bij 6 gemeenten het ambtelijk horen ingevoerd, dat wordt uitgevoerd door het JKC. Al deze stappen hebben ertoe geleid dat steeds minder bezwaarschriften worden afgehandeld door de bezwaarschriftencommissies zelf. Regelmatig komen de ingeplande zittingen daardoor te vervallen. Om de continuïteit en de kwaliteit van de afhandeling bezwaarschriften te waarborgen is het een logische stap om de verschillende bezwaarschriftencommissies om te vormen tot een regionale commissie. Uiteindelijk hebben 4 gemeenten (Papendrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Sliedrecht en Hardinxveld-Giessendam) aangegeven hiertoe over te willen gaan. De omvang van het aantal bezwaarschriften bij de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Dordrecht en Zwijndrecht is voldoende om een eigen commissie te rechtvaardigen (de doorlooptijd, efficiëntie en kwaliteit blijft dan voldoende gewaarborgd).

Ook Alblasserdam heeft besloten nu nog niet aan te haken. Beoogd effect Een ketenbreed efficiënter, kwalitatief beter en sneller geoptimaliseerd LEAN-proces voor de behandeling van bezwaarschriften door het instellen van een regionaal bezwaarschriftencommissie. Argumenten 1.1 De effecten van een regionale bezwaarschriftencommissie zijn positief Uit de resultaten onderzoeksfase oprichting regionale bezwaarschriftencommissie Drechtstedengemeenten (bijlage 1) blijkt dat een regionale bezwaarschriftencommissie een meerwaarde heeft. Deze meerwaarde wordt onder meer gevonden in de volgende punten: a. één commissie kan leiden tot meer uniformiteit in de advisering; b. commissieleden doen meer ervaringen; c. de commissie is minder kwetsbaar; d. frequenties vergaderingen worden vergroot waardoor de behandeltermijnen korter worden;

1/3

e. een volle agenda leidt tot minder kosten voor de deelnemende gemeenten, omdat de leden per sessie een vergoeding krijgen en niet per zaak 1.2 Een regionale commissie vereist een geharmoniseerde verordening De verordeningen van de deelnemers die reeds voor 90% gelijkluidend waren, zijn geharmoniseerd. Voorgesteld wordt de verordening op ondergeschikte punten aan te passen en praktische regels toe te voegen die in de praktijk efficiënt werken en daarmee tijdig beslissen mogelijk maken. Zo worden overbodige bepalingen geschrapt en wordt ook het gebruik van digitale middelen (zoals het gebruik van geluidsopnameapparatuur) toegevoegd. Omwille van de leesbaarheid is ervoor gekozen om in de verordening ook direct het reglement van de bezwaarschriftencommissie op te nemen. Zo wordt voorkomen dat drie of vier documenten moeten worden geraadpleegd om de werkwijze van de commissie te kunnen vaststellen. Uitgangspunt hierbij is wel dat alle deelnemende gemeenten een gelijkluidende verordening vaststellen. De gemeenschappelijkheid zit in het vaststellen van een gelijkluidende verordening én in het benoemen van dezelfde commissieleden als lid van de eigen adviescommissie. 1.3 Een regionale commissie leidt tot kostenbesparing. Doordat meerdere gemeenten deelnemen aan de regionale bezwaarschriftencommissie, kunnen per hoorzitting meerdere bezwaarschriften worden behandeld.

Dat heeft direct een forse kostenbesparing van 25% tot gevolg. Om administratieve lasten te beperken, wordt het aandeel in de kosten per gemeente berekend op basis van het aantal inwoners van de gemeente. Uit onderzoek is gebleken dat het aantal inwoners voldoende representatief is voor het aantal te behandelen bezwaarschriften. Dit heeft tot gevolg dat een grotere gemeente met meer bezwaarschriften meer bijdraagt dan een kleinere gemeente met minder bezwaarschriften. Uitgangspunt hierbij is dat elke gemeenten afzonderlijk een besluit neemt over de kostenverdeling, maar dat dit besluit wel overal hetzelfde is. Kanttekeningen 1.1. Vergaderlocatie gaat veranderen Een regionale commissie lokaal per gemeente laten vergaderen is niet effectief, omdat daarmee onvoldoende volume per vergadering wordt behaald. Daarom zijn opties onderzocht zoals het rouleren van vergaderlocatie of een centraal gelegen vergaderlocatie. Per maand rouleren geeft een te grote administratieve rompslomp en is daarmee niet efficiënt. Per jaar of 4 jaar zou kunnen. De insteek is om eerste instantie de hoorzitting digitaal te houden. Als de bezwaarmaker dat onwenselijk vindt, wordt er vergaderd op locatie. Indien gekozen wordt voor 1 vergaderlocatie (en die niet in Hardinxveld-Giessendam is) zullen bezwaarmakers moeten reizen voor de mondelinge behandeling van hun bezwaren.

De locatiekeuze zal nog nader met de samenwerkende gemeenten bepaald worden (burgemeester zullen dit afstemmen). Er zal altijd maatwerk mogelijk zijn in bijzondere situaties. Afwijking van de standaardlocatie kan leiden tot een langere duur van de afhandeling van de bezwaren (wel binnen de wettelijke termijnen). Financiële informatie De kostenverdeling zal plaatsvinden op basis van het aantal inwoners. Deze verdeelsleutel levert voor de deelnemende gemeenten de minste schommelingen op. Ook sluit dit het beste aan bij de gedachte om in regionaal verband de afhandeling van bezwaarschriften op te pakken en hiervoor een evenredige verdeling van de kosten voor af te spreken (zie hiervoor bijlage 4 Voorstel vergoedingssystematiek). Het JKC verzorgt reeds de behandeling van de bezwaarschriften en is opgenomen in de trekkingsrechten. De voorgestelde kostenverdeling voor de regionale bezwarencommissie zal binnen deze trekkingsrechten vallen. Communicatie De gewijzigde Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Hardinxveld-Giessendam wordt gepubliceerd in het elektronische Gemeenteblad (via de applicatie DROP). Publicatie is een vereiste voor de inwerkingtreding van het besluit op grond van de Algemene wet bestuursrecht. Om de bekendmaking verder te communiceren, zal er ook een korte tekst op de website komen te staan, met de verwijzing naar het Gemeenteblad.

Tevens zullen betrokken collega's hierover worden geïnformeerd.

2/3

Vervolg x Openbaar Ja

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Verordening behandeling bezwaarschriften.docx Was wordt Verordening behandeling bezwaarschriften.docx Voorstel vergoedingssystematiek d.d. 14 april 2021.docx Aanvulling vergoedingssystematiek.docx

3/3