Voorstel Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025 - Raadsvoorstel.pdf

Gemeenteraad (Het Debat en Het Besluit) GHG Raadsvoorstel Zaaknummer: 2025-0051664

Vergadering van 26 juni 2025 Gemeente Hardinxveld-Giessendam - Griffie Auteur: Thomas Vink Portefeuillehouder: Dirk Heijkoop

Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025 Voorgesteld besluit 1. De gemeenteraad van Hardinxveld-Giessendam besluit binnen haar eigen bevoegdheid het Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025 vast te stellen.

Inhoud Inleiding Op 1 april 2023 zijn de wettelijke regels over geheimhouding herzien. In de Gemeentewet zijn de oude regels vervangen door een nieuw hoofdstuk (artikelen 87 t/m 89 Gemw). De belangrijkste wijzigingen in de wet zijn: • De plicht tot het nemen van een raadsbesluit tot bekrachtiging van geheimhouding is vervallen. Een besloten raadsvergadering betekent automatisch dat er een plicht tot geheimhouding is over hetgeen in die beslotenheid wordt gezegd en aan stukken wordt overlegd. • Er wordt niet meer gesproken over geheime stukken maar over geheime informatie. Dat kan zowel schriftelijk als mondeling zijn. • Geheime informatie kan niet meer gedeeld worden met één of meerdere raadsleden. maar moet met de gehele raad gedeeld worden. • De gemeenteraad kan nadere spelregels stellen omtrent geheimhouding. In vervolg en in relatie met de wetwijziging is voorliggend protocol geheimhouding opgesteld. Beoogd effect Op een zorgvuldige en heldere wijze invulling geven aan de wet waarbij er duidelijke spelregels zijn. Argumenten 1.1 Het Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025 vormt de spelregels omtrent geheimhouding binnen de gemeente In het protocol zijn aanvullende bepalingen, afspraken en uitwerkingen geformuleerd op de formele bepalingen uit de Gemeentewet.

Op dit moment zijn in het reglement van orde van de gemeenteraad van Hardinxveld-Giessendam spelregels opgenomen omtrent de beslotenheid van vergaderingen van de gemeenteraad en de de opheffing van geheimhouding van informatie waarop geheimhouding is gelegd. De basis voor deze regels, in de vorm van een Protocol Geheimhouding ontbreekt tot nu toe echter. 1.2 Uitgangspunt van het Protocol Geheimhouding is dat de informatievoorziening van het college of de burgemeester naar de raad, en beraadslagingen tussen college, burgemeester en raad openbaarheid de regel is en geheimhouding de uitzondering.

1/3

Dit uitgangspunt vloeit een op een voort uit de wet en wordt ook voortgezet en verder ingekleurd in het protocol. Zo is opgenomen dat in voorstellen duidelijk gemotiveerd moet worden waarom er geheimhouding wordt opgelegd. Verder is bepaald dat twee keer per jaar de gemeenteraad een besluit neemt over het al dan niet opheffen van geheimhouding. Hierbij wordt iedere keer kritisch afgewogen of geheimhouding nog wel daadwerkelijk nodig is. 1.3 Het protocol voorziet in een transparant en duidelijkheid proces Met het stellen van deze nadere spelregels wordt beoogd dat de raad een duidelijk en transparant proces doorloopt. Ook al kan informatie soms niet gedeeld worden, het proces wat daarbij doorlopen wordt is open en transparant. Als voorbeeld hierbij geldt dat bij openbaar besluit geheimhouding wordt opgelegd en dat dit alleen kan in een formele vergadering die aangekondigd is. 1.4 Het protocol voorziet in een behoefte Naar aanleiding van de ervaringen met geheime stukken en geheime vergaderingen, is er zowel bij de raad als bij het college behoefte ontstaan om nadere spelregels te stellen omtrent geheimhouding. Die nadere regels hebben voornamelijk te maken met het spanningsveld tussen transparantie enerzijds en het geheim houden van informatie anderzijds.

Hierbij moet worden gedacht aan spelregels over het onderbouwen waarom bepaalde informatie geheim is, over wie geheime informatie mag delen en over hoe het opheffen van de geheimhouding verloopt. Het nu voorliggende Protocol Geheimhouding voorziet in deze nadere spelregels. 1.5 Het protocol voorziet in een reële en praktische werkwijze. Naast dat voldaan moet worden aan de formele vereisten uit de wet is het ook van belang dat zaken werkbaar en uitvoerbaar zijn. In het protocol is hier rekening mee gehouden. Als voorbeeld geldt dit bij het delen van geheime informatie met derden door het college. Dit is soms nodig voor een goede voorbereiding en/of uitvoering van een geheim besluit. 1.6 Het protocol is zowel voor het college, burgemeester en gemeenteraad van toepassing. In het kader van zuivere rolneming stelt de gemeenteraad dit protocol alleen vast voor zover dit valt binnen haar eigen bevoegdheid. Het college en de burgemeester stellen op haar beurt ook binnen de eigen bevoegdheid dit protocol vast. Gekozen is voor eenzelfde protocol omdat zaken en bevoegdheden nauw verband met elkaar houden en veelal een samenhang hebben. Het protocol is in afstemming met de organisatie, college en presidium tot stand gekomen.

Kanttekeningen 1.1 Er is geen VNG model Protocol geheimhouding beschikbaar De nieuwe wet geeft aan dat er nadere spelregels gesteld kunnen worden, maar geeft niet aan hoe dat het beste vorm kan krijgen. Ook vanuit de VNG of de brancheverenigingen is er (nog) geen model opgesteld. Bij het opstellen van dit protocol is er wel naar andere gemeenten gekeken, maar daarbij constateren we vooral dat iedereen op een eigen manier aan het zoeken is. Mogelijk komt de VNG op een later moment alsnog met een handreiking of model over dit onderwerp en geeft dat aanleiding tot het voorleggen van een gewijzigde versie. 1.2 Geheimhouding kan negatieve beeldvorming met zich meebrengen Er bestaat een spanningsveld tussen de openbaarheid en geheimhouding van informatie. Voor de inwoner kan het soms lijken dat er veel geheim is en dat daartoe makkelijk wordt besloten. Uitgangspunt van het Protocol Geheimhouding is dat bij de informatievoorziening van het college of de burgemeester naar de raad, en beraadslagingen tussen college, burgemeester en raad openbaarheid de regel is en geheimhouding de uitzondering. Met dit protocol ontstaat transparantie over de werkwijze en alle spelregels rondom geheimhouding bij de gemeente HardinxveldGiessendam. Financiële informatie Voorliggend voorstel heeft geen financiële consequenties. Participatie Niet van toepassing.

2/3

Communicatie Het protocol geheimhouding zal na vaststelling officieel gepubliceerd worden. Vervolg Het Reglement van Orde van de gemeenteraad zal bij de eerst volgende wijziging aangepast worden aan het protocol geheimhouding Recent is aan de gemeenteraad toegezegd om richting de samenleving te communiceren over het opleggen van geheimhouding en waarom dit gebeurt. Na vaststelling van het voorliggende protocol zal hier invulling aan worden gegeven. Dit gelijktijdig met de formele publicatie. Openbaar Ja

Bijlagen 1. Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025

3/3