Voorstel Planning- en controlcyclus Hardinxveld-Giessendam - Raadsvoorstel.pdf

Gemeenteraad (Het Debat en Het Besluit) GHG Raadsvoorstel Zaaknummer: 2025-0020129

Vergadering van 27 maart 2025 Gemeente Hardinxveld-Giessendam - Griffie Auteur: Marien Jongkind mjhj.jongkind@hardinxveld-giessendam.nl

Planning- en controlcyclus Hardinxveld-Giessendam Voorgesteld besluit 1. De Planning en Controlcyclus gemeente Hardinxveld-Giessendam zoals verwoord in bijlage 1 vast te stellen waarbij uitgegaan wordt van de volgende producten en cyclus: • Perspectiefnota (raadsvergadering juli jaar 1) • Begroting (raadsvergadering november jaar 1) • Halfjaarrapportage (raadsvergadering september jaar 2) • Jaarrapportage (raadsvergadering maart jaar 3) • Jaarrekening (raadsvergadering juli jaar 3) en uitgegaan wordt van de volgende programma-indeling: • Programma 1 Dienstverlening en bestuur • Programma 2 Leefomgeving en veiligheid • Programma 3 Vitaal en sociaal • Programma 4 Ruimte en economie • Programma 5 Financiering / Algemene dekkingsmiddelen / Bedrijfsvoering / Organisatie

Inhoud Inleiding De planning en controlcyclus (P&C) is een jaarlijks terugkerende cyclus, met als doel om het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente te beheersen. De cyclus geeft inzicht in de doelstellingen van de gemeente, of ze deze bereikt en welke financiële middelen daarvoor nodig zijn. De afgelopen periode zijn er steeds stapjes gezet om de cyclus te verbeteren. Tevens zijn er nog verdere optimalisaties denkbaar waarin voorliggend voorstel voorziet. Hoewel de nieuwe raadsperiode 2026-2030 nog ver weg lijkt worden nu al de voorbereidingen getroffen om de laatste begroting voor de nu lopende raadsperiode op te stellen. Vanuit dit perspectief is het nu een logisch moment om richting te geven aan de doorontwikkeling van de P&C-cyclus. Het jaar 2025 kan dan benut worden om deze doorontwikkeling vorm te geven zodat de gewenste P&C-cyclus in basis staat voor de nieuwe raadsperiode. In bijlage 1 "P&C-cyclus gemeente Hardinxveld-Giessendam" zijn de cyclus en producten beschreven. Tevens wordt de rol geduid van de gemeenteraad bij de verschillende producten. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de huidige cyclus zijn: • Eenduidige programma-indeling voor beleidsdeel en financieel deel. • Halfjaarrapportage en jaarrapportage in de plaats van voorjaars- en najaarsnota

1/4

• •

Meerjaren Programma Grondzaken integraal onderdeel van P&C-cyclus In basis geen slotwijziging

Beoogd effect Een duidelijke P&C-cyclus met kwalitatief goede producten waarmee de gemeenteraad haar kaderstellende en controlerende taak kan versterken en het college in staat worden gesteld om uitvoering te geven aan het beleid en de inzet van de financiële middelen en hierover verantwoording kan afleggen. Argumenten 1.1 De P&C-cyclus bevat belangrijke handvatten om de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. Het is van belang dat de gemeenteraad haar kaderstellende en controlerende rol versterkt. Dit is ook een van de punten uit het rapport ‘Van verdeeld naar gedeeld leiderschap’. Belangrijk element hierbij is de rolneming van de gemeenteraad bij de behandeling van de P&C-cyclus. In de voorliggende P&C-cyclus wordt duiding gegeven aan de beoogde rolinvulling. Daarbij faciliteren de P&C-cyclus en de producten hierin de versterking van de kaderstellende en controlerende rol. Concreet gaat het dan om: • De opbouw en inrichting van de perspectiefnota en het te maken scenariokeuze daarbij waarbij het college een duidelijk kader meekrijgt voor de opstelling van de begroting. • Een eenduidige programma-indeling en het stellen van Maatschappelijke doelen met een scope van 4 jaar bij de begroting • Een halfjaarrapportage waarbij er de mogelijkheid is om bij te sturen op grond van resultaten van het eerste halfjaar.

• Een jaarrapportage waarbij er kort na afronding van het begrotingsjaar inzicht is in de realisatie van de beleidsdoelen. Dit moment vormt tevens de start voor de monitoring in het volgende begrotingsjaar en de start voor de perspectiefnota. 1.2 De P&C-cyclus bevat belangrijke handvatten om het dualistisch debat en gedrag te bevorderen. Bevorderen van het dualistisch debat en gedrag is tevens een punt uit het rapport ‘Van verdeeld naar gedeeld leiderschap’. De voorliggende P&C-cyclus biedt hiervoor handvatten. Ook hierbij gaat het voor een belangrijk deel om de rolneming van de raad. Ten aanzien van de kaderstellende rol biedt met name de hernieuwde perspectiefnota hiertoe kansen. De gemeenteraad is hier aan zet om de koers te bepalen met name in een onderling debat. Ten aanzien van de controlerende taak is het aan de gemeenteraad om nadrukkelijk het college te bevragen en dit te beoordelen. De inzet van raadsinstrumenten (politieke vragen, verkrijgen van toezeggingen, moties en amendementen) dienen nadrukkelijk overwogen te worden bij de behandeling van de P&C-producten. 1.3 Voortgebouwd wordt op de bestaande P&C-cyclus In basis wordt voortgebouwd op de huidige P&C-cyclus. Zo wordt voorgesteld om aan te sluiten bij de huidige programma indeling waarop de financiële administratie is ingericht.

Tevens wordt voorgesteld om het "stoplichtenmodel" bij de verantwoordingsrapportages te blijven hanteren. 1.4 De gemeenteraad stelt de P&C-cyclus vast Het primaat van de P&C-cyclus ligt bij de gemeenteraad. Om die reden ligt deze ook voor ter vaststelling en is het voorstel niet afkomstig van het college maar vanuit de Auditcommissie. Wel is er afstemming geweest met het college want de P&C-cyclus en de invulling van de producten moet wel haalbaar en realistisch zijn. Kanttekeningen 1.1 De implementatie van de nieuwe P&C-cyclus vraagt tijd en is feitelijk een groeimodel Het doorlopen van de volledige P&C-cyclus vraagt ongeveer 2.5 jaar, dit zal ook ongeveer de periode zijn van implementatie van de nieuwe P&C-cyclus en producten. In 2025 kan een mooie basis gelegd worden voor de nieuwe raadsperiode die in 2026 start. Tussentijds evalueren is van belang waarbij voor het raadsdeel het primaat hiervan ligt bij de Auditcommissie.

2/4

1.2 Het succes van de nieuwe P&C-cyclus is in behoorlijke mate afhankelijk van de rolneming en invulling daarvan door de gemeenteraad. Het opstellen van de P&C-producten en de kwaliteit daarvan is een verantwoordelijkheid van het college. Als het gaat om de wijze van behandeling en de rolneming daarbij ligt er een grote rol bij de gemeenteraad zelf. Op onderdelen is dit nieuw, zal het wennen zijn en vraagt het wellicht training en vorming. 1.3 Op onderdelen is aanpassing van de huidige vergadercyclus nodig. Een verkorte aanlevertermijn is wenselijk op de volgende onderdelen: • Perspectiefnota: hierdoor wordt het mogelijk om de meicirculaire regulier mee te nemen in het financieel perspectief en de op te stellen scenario`s • Perspectiefnota: behandeling over twee avonden met een tussenpoos van minimaal een week. Hierdoor is het mogelijk moties en amendementen uit te werken / voor te bereiden. • Halfjaarrapportage: hierdoor wordt het mogelijk om te rapporteren per 1 juli waarbij behandeling mogelijk is in september. 1.4 Indien noodzakelijk kan gebruik worden gemaakt van een slotwijziging In basis komt de huidige slotwijziging te vervallen. Het kan in voorkomende gevallen nodig zijn om toch middels een slotwijziging financiële besluiten te nemen ten behoeve van uitvoering en voortgang van werkzaamheden. In die gevallen zal een raadsbesluit worden voorgelegd.

Generiek zal worden gezocht naar vastlegging van bevoegdheden in de financiële verordening waardoor in basis een slotwijziging niet meer nodig is. 1.5 Alternatieve cycli en producten zijn denkbaar. Voorliggend voorstel is tot stand gekomen vanuit diverse besprekingen binnen de Auditcommissie. Natuurlijk zijn er alternatieven denkbaar. Zeker als in ogenschouw genomen wordt dat wettelijk gezien alleen een begroting en een jaarrekening vereist zijn. De overige producten zijn een eigen lokale keuze. Gezocht is naar een cyclus die voortbouwt op de huidige cyclus maar waarbij wel nadrukkelijk stappen worden gezet om de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. Financiële informatie Voorliggend voorstel heeft in zichzelf geen financiële consequenties. Uitgangspunt is dat het doorlopen van de cyclus en het opstellen van de producten plaatsvindt binnen de bestaande capaciteit. Participatie Aangezien de P&C-cyclus een eigen interne werkwijze is heeft er geen bewonersparticipatie plaatsgevonden. Het college heeft in haar vergadering van 11 februari het concept voorstel besproken. Het college ziet het voorliggende voorstel als mooie doorontwikkeling van de P&C-cyclus. Aandacht is gevraagd voor een reële en haalbare planning ten aanzien van opstelling en behandeling Halfjaarrapportage en de mogelijkheid om gebruik te maken van een slotwijziging.

Ook is gevraagd om in een goede afstemming met college en organisatie de implementatie vorm te geven. De eerste twee opmerkingen zijn in voorliggend voorstel verwerkt. En nadrukkelijk zal gezamenlijk worden opgetrokken bij de implementatie. Communicatie Na vaststelling van de P&C-cyclus zal hierover gecommuniceerd worden naar de organisatie. Vervolg Het opstellen van de P&C-producten is een verantwoordelijkheid van het college. Met het vaststellen van de P&C-cyclus wordt hiertoe opdracht toe gegeven. Bij de volgende herijking / actualisatie van de financiële verordening zal voorliggend besluit worden verwerkt. Tevens is het dan van belang om de kaders nader te definiëren waarbinnen het college bevoegd is tot het nemen van financiële besluiten, onder andere ten aanzien van nieuw beleid, en budgetoverhevelingen naar het opvolgende jaar. Openbaar Ja

3/4

Bijlagen 1. Bijlage 1 - PC-cyclus gemeente Hardinxveld-Giessendam

Niet digitale bijlagen

4/4