Voorstel Overdrachtsrapportage proces Samen Verder.pdf

Gemeenteraad GHG Raadsvoorstel Zaaknummer: 2026-0003206 Vergadering van 29 januari 2026 Gemeente Hardinxveld-Giessendam - Hardinxveld-Giessendam Auteur: Marien Jongkind Portefeuillehouder: Dirk Heijkoop

Overdrachtsrapportage proces Samen Verder Voorgesteld besluit 1. De overdrachtsrapportage proces "Samen Verder" vast te stellen en deze aan te bieden aan de nieuwe gemeenteraad als onderdeel van het overall Overdrachtsdocument gemeenteraad 2026. 2. De conclusies en aanbevelingen over te nemen, hier vervolg aan te geven en deze te borgen door: • Aandacht en opname in jaarlijks Raads- en Griffieplan • Aandacht en opname in jaarlijks teamplan College • Upgraden van het begrotingsprogramma 5 "Financiering / Algemene dekkingsmiddelen / Bedrijfsvoering / Organisatie", • Een jaarlijks gesprek met / presentatie vanuit de gemeentesecretaris voor de gemeenteraad over de organisatie en bedrijfsvoering. 3. Het instellings- en benoemingsbesluit ten aanzien van de Monitoringsgroep van 30 mei 2024 in te trekken.

Inhoud Inleiding Op 12 februari 2024 is het onderzoeksrapport ‘Van verdeeld naar gedeeld leiderschap’ uitgebracht. Het betreft bevindingen en adviezen naar aanleiding van het onderzoek naar de stand van de organisatieontwikkeling in de Gemeente Hardinxveld-Giessendam. Op 29 februari 2024 is het rapport in de gemeenteraad besproken waarbij de motie "Samen Veder!" unaniem is aangenomen. Vervolgens is in de raadsvergadering van 30 mei 2024 het raadsvoorstel "Uitvoering Motie Samen Verder + inrichting monitoringsgroep" besproken waarbij is besloten om het plan van aanpak voor de uitvoering van de motie 'Samen Verder' te onderschrijven en een Monitoringsgroep in te stellen. De uitvoering van het plan van aanpak is opgepakt en verder vormgegeven en de Monitoringsgroep is meerdere keren bij elkaar geweest. Met het zicht op de gemeenteraadsverkiezingen van 18 maart 2026 en daarmee de start van een nieuwe raadsperiode is met de monitoringsgroep de balans opgemaakt van de stand van zaken van de opvolging de bevindingen en adviezen uit het onderzoeksrapport ‘Van verdeeld naar gedeeld leiderschap’. Dit is opgenomen in het voorliggende document overdrachtsrapportage proces "Samen Verder". Kern van de conclusies en aanbevelingen in de overdrachtsrapportage is: • Drie kernbegrippen / doelen uit het eerste rapport van Deloitte & De Reeder uit 2021 waren Rust, Relatie & Regie.

Overall kan gesteld worden dat op deze drie doelen forse stappen zijn gezet.

1/3

•

Gezien de goede opvolging van de aanbevelingen van het rapport en de ontwikkelingen die in gang zijn gezet vangt een nieuwe fase aan. Een fase van doorlopende aandacht en borging. In deze fase kunnen de reguliere verbindingslijnen en verantwoordingsprocessen benut worden.

Beoogd effect Borgen van gezette stappen en verdere doorontwikkeling ten behoeve van een sterk bestuur en sterke organisatie. Argumenten 1.1 De overdrachtsrapportage biedt inzicht in de gezette stappen en effecten in vervolg op het onderzoeksrapport ‘Van verdeeld naar gedeeld leiderschap’ en geeft handvatten aan de nieuwe raad In de overdrachtsrapportage is per actie, zoals opgenomen in het plan van aanpak, een stand van zaken opgenomen als ook een duiding van het effect van de inzet / het resultaat op de hogere doelen zijnde: - Een sterk bestuur - Een sterke organisatie - Een gezonde financiële positie Dit overzicht en deze stand van zaken geeft de nieuwe raad handvatten om verdere stappen te zetten in de ontwikkeling van bestuur en organisatie. 1.2 De overdrachtsrapportage is opgesteld en geaccordeerd door de Monitoringsgroep De Monitoringsgroep bestaande uit een vertegenwoordiging van de drie domeinen (raad, college en organisatie) heeft voorliggende overdrachtsrapportage opgesteld en geaccordeerd en legt deze met een positief advies voor. De overdrachtsrapportage is tevens tijden De Ontmoeting van 20 november 2025 aan de gemeenteraad gepresenteerd.

2.1 De acties vanuit het plan van aanpak (volgend op de conclusies en aanbevelingen) zijn binnen de domeinen raad, college en organisatie voor zover mogelijk allemaal opgepakt Geconstateerd wordt dan ook dat er forse stappen zijn gezet. Ook zijn er effecten hiervan merkbaar. 2.2 Borging van de inzet en resultaten en vervolg aandacht en inzet is nodig. Er zijn forse stappen gezet maar verder inzet is nodig. Borging van bestaande inzet en resultaten is van belang als ook structurele aandacht voor de thema`s sterk bestuur en organisatie. De aanbevelingen voorzien hierin. Lijn hierbij is met name om via bestaand instrumentarium zoals raadsen griffieplan, teamplan college en de P&C producten hier invulling aan te geven en dit te borgen. Inzet van alleen instrumentarium is echter niet voldoende het vraagt ook persoonlijke en generieke aandacht en reflectie. De term "onderstromen" en het "terugvallen in oude patronen" zijn meermaals gebruikte termen. Het signaleren hiervan als ook het acteren hierop vraagt een continue aandacht als ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid. 2.3 De Motie "Samen Verder" van 29 februari 2024 is hiermee afgerond Met de vaststelling van het voorliggende overdrachtsrapportage en de borging van de aanbevelingen daaruit wordt de motie afgerond en vangt een nieuwe fase aan.

Uitvoering is gegeven aan het plan van aanpak zoals dat is opgesteld in vervolg op de aangenomen motie. 3.1 In de vervolgfase is de Monitoringsgroep niet meer nodig. De Monitoringsgroep heeft zijn meerwaarde gehad in de afgelopen twee jaar in het uitvoering geven aan het plan van aanpak en met name de afstemming tussen de domeinen raad, college en organisatie. Gezien de stand van zaken en de overgang naar de nieuwe fase waarbij borging en doorontwikkeling plaatsvindt via de bestaande structuren en processen is er geen noodzaak meer tot de inzet van de Monitoringsgroep. Voorgesteld wordt dan ook het instellingsbesluit en het benoemingsbesluit zoals dat op 30 mei 2024 is genomen in te trekken. Hiermee stopt formeel de inzet van de Monitoringsgroep. Dit voorstel wordt tevens gedaan vanuit de Monitoringsgroep zelf.

2/3

Kanttekeningen 1.1 Er is gekozen voor een zelfevaluatie, een externe evaluatie is overwogen De voorliggende overdrachtsrapportage is opgesteld vanuit de Monitoringsgroep zelf. Vooraf is overwogen of dat er noodzaak was tot een externe evaluatie. Gezien de stand van zaken, gezette stappen, doorontwikkeling die is doorgemaakt als ook de huidige goede sfeer en verstandhouding is hiervoor niet gekozen. 2.1 Inzet van alleen instrumentarium is echter niet voldoende het vraagt ook persoonlijke en generieke aandacht en reflectie. De term "onderstromen" en het "terugvallen in oude patronen" zijn meermaals gebruikte termen. Het signaleren hiervan als ook het acteren hierop vraagt een continue aandacht als ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid. 2.2 Alternatieve wijze van borging en vervolginzet zijn denkbaar Voorgesteld wordt om in basis het vervolg vorm te geven via bestaande structuren en processen waarbij wel heel duidelijk wordt uitgesproken dat dit ook vormgegeven gaat worden. Het is echter ook denkbaar om het proces "Samen verder" op een andere wijze te vervolgen bijvoorbeeld in de vorm van een vervolg plan van aanpak of een programma aanpak al dan niet nog met instandhouding van de Monitoringsgroep. Vanuit de Monitoringsgroep wordt dit echter niet als nodig en wenselijk beschouwd. Het is van belang om via reguliere structuren en processen het vervolg vorm te geven.

Dit onder andere vanuit het oogpunt van integrale sturing als ook efficiency. 2.3 Vanuit de Monitoringsgroep is de aanbeveling om een jaarlijks gesprek te hebben als gemeentesecretaris en raad. Alternatief is om hierbij nadrukkelijker de portefeuillehouder te betrekken. Insteek van de aanbeveling is nu om als raad en gemeentesecretaris een jaarlijkse ontmoeting te hebben waarbij de raad wordt meegenomen in de ontwikkelingen ten aanzien van de organisatie en bedrijfsvoering. De gemeentesecretaris heeft echter geen directe verantwoordingslijn ten aanzien van de raad. Deze verloopt via het college. De ontmoeting heeft dan ook met name een informatief karakter. Alternatief is om de portefeuillehouder personeel & organisatie nadrukkelijker te positioneren bij de beoogde ontmoeting. Dit vanuit het oogpunt van de politieke verantwoordingslijn. Binnen de voorgestelde optie verloopt de politieke verantwoording via de reguliere P&C-cyclus. Financiële informatie Voorliggend voorstel heeft geen financiële consequenties Participatie Niet van toepassing. Communicatie Over voorliggend voorstel zal niet specifiek intern of extern worden gecommuniceerd. Vervolg De drie domeinen (raad, college en organisatie) zijn verantwoordelijk voor de borging en het vervolg binnen het eigen domein. Vanuit de controlerende rol van de gemeenteraad is het de verantwoordelijkheid om hierop te monitoren.

Openbaar Ja

Bijlagen 1. Overdrachtsrapportage proces Samen Verder

3/3