Voorstel Aanbestedingsprocedure accountantsdiensten 2022 – 2025 - Raadsvoorstel.pdf

Gemeenteraad (Het Debat en Het Besluit) GHG Raadsvoorstel Zaaknummer: 2021-0117183

Vergadering van 23 september 2021 Gemeente Hardinxveld-Giessendam Hardinxveld-Giessendam Auteur: Ruud Vink r.vink@hardinxveld-giessendam.nl

Aanbestedingsprocedure accountantsdiensten 2022 – 2025 Voorgesteld besluit 1. Akkoord te gaan met deelname aan een gezamenlijke Europese aanbesteding van accountantsdiensten van 5 gemeenten, de DG&J en de VRZHZ inclusief Spinel. 2. Het bestek voor de aanbesteding van accountantsdiensten conform de bijgevoegde conceptdocumenten vast te stellen.

Inhoud Inleiding In 2016 heeft onze gemeente, samen de andere 6 Drechtstedengemeenten en 5 gemeenschappelijke regelingen en 1 BV (Spinel) de aanbesteding van de accountant gezamenlijk gedaan voor de periode 2017 - 2019 met de mogelijkheid deze tweemaal met een jaar te verlengen. Van de optie tot verlengen met betrekking tot de boekjaren 2020 en 2021 is gebruik gemaakt. Voor 2022 dient dus een nieuwe accountant aangezocht te worden. Daar de markt wezenlijk is veranderd, heeft eerst een marktverkenning plaats gevonden. De resultaten van deze marktverkenning is besproken met de betrokken gemeenten (auditcommissies, controllers en griffiers) en heeft ertoe geleid dat 5 gemeenten (Alblaserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Sliedrecht en Zwijndrecht), de DG&J en de VRZHZ incl. Spinel gezamenlijk het aanbestedingstraject ingaan. Dordrecht, Papendrecht en de GR Drechtsteden hebben besloten met de huidige accountant een nieuw contract aan te gaan voor één jaar vanwege de transitie waarin men zit. Een aantal GR-en hebben hier ook voor gekozen. Dat nieuwe contract is niet een extra verlenging van één jaar, maar echt een nieuw contract. De 5 gemeenten hebben op basis van de resultaten van de marktverkenning besloten dat iedere gemeente een eigen kavel, een eigen perceel, is binnen de aanbesteding.

Het betreft hier op basis van de aanbestedingssom ook per gemeente een Europees traject. Alleen al daarom is samenwerking verstandig. Om op termijn weer gezamenlijk een aanbestedingstraject te kunnen volgen is de contractperiode voor deze aanbesteding gesteld op 4 jaar met tweemaal 1 jaar verlenging. De partijen die nu niet deelnemen zullen uitgaan van 3 jaar met tweemaal 1 jaar verlenging. Beoogd effect Het afsluiten van een contract met een daartoe gecertificeerd accountantskantoor voor de controle van de jaarrekening voor de periode 2022 tot en met 2025, met de mogelijkheid van verlenging voor een periode van tweemaal 1 jaar (2026 en 2027). Argumenten 1.1 Huidige contract loopt na huidige boekjaar (2021) af Het huidige contract met de accountant (BDO) loopt dit jaar af. Hierdoor is het noodzakelijk om via een

1/4

nieuwe aanbesteding een accountant te contracteren voor de periode vanaf 2022. In 2016 hebben we het Europese aanbestedingstraject ook gezamenlijk gedaan, de 7 gemeenten in de Drechtsteden en de gemeenschappelijke regelingen en 1 BV (Spinel). Omdat uit ervaringen in den lande bleek dat de markt op gebied van de accountantsdiensten veranderd is, heeft eerst een marktverkenning plaatsgevonden. Maar niet voordat we als afgevaardigde leden van de auditcommissies, controllers en griffiers eind december 2020 met elkaar aan hebben gegeven dat we in basis gezamenlijk weer wilden aanbesteden. 1.2 Aanbestedingstraject vraagt om maatwerk Uit de marktverkenning bleek dat de geraadpleegde accountants geen van allen nog gaan voor één gezamenlijk aanbestedingsbestek. Er is zeker belangstelling vanuit de markt, maar zoals we als gemeenten en verbonden partijen een accountant zoeken die bij de desbetreffende organisatie past, zoeken accountants ook opdrachtgevers die passen bij hun filosofie en werkwijze. Het wordt dus maatwerk. 1.3 Gezamenlijk aanbestedingstraject biedt voordelen Het argument voor de vorige gezamenlijke aanbestedingsprocedure is weggevallen, namelijk dat het uit oogpunt van efficiency van de controle voordelen zou hebben als gemeenten en GR-en dezelfde accountant hebben.

Een belangrijke reden om gezamenlijk aan te besteden is alleen al het feit dat het om meerjarige contracten gaat. Accountants opteren eerder voor 4 jaar dan voor 2 jaar en dan moet iedere gemeente, ook als men alleen aanbesteed, dit Europees doen. Bureau Inkoop van het SCD biedt hierin ondersteuning. 1.4 Gezamenlijk aanbestedingstraject met gemeente Hardinxveld-Giessendam als één kavel Uiteindelijk hebben 5 gemeenten, de DG&J en de VRZHZ incl. Spinel besloten samen deze aanbesteding te doen. De gemeente Dordrecht, Papendrecht en de andere GR-en hebben besloten om met de huidige accountant in gesprek te gaan om voor één jaar een nieuw contract aan te gaan. Voor de GR Drechtsteden en de gemeenten Dordrecht en Papendrecht is dit mede ingegeven door de transitie betreffende het sociale domein en de servicegemeente, hoewel uit de marktverkenning de diverse accountants hierin geen problemen voorzagen als het in één keer op de markt wordt gezet. Voor Hardinxveld-Giessendam is er geen reden om te wachten met de aanbesteding tot volgend jaar. Het moet toch gebeuren en voor een verlenging met BDO voor 1 jaar moet ook een nieuwe marktconforme prijs worden afgesproken. De 5 gemeenten, de DG&J en VRZHZ incl. Spinel hebben dus gekozen om gezamenlijk aan te besteden, maar dan wel met elke deelnemer als een apart perceel.

2.1 Eerste stap in aanbestedingstraject is opstellen en vaststellen van bestek De eerste stap in het aanbestedingsproces is het opstellen en vaststellen van het bestek. Ter voorbereiding hierop is een gezamenlijke bijeenkomst gehouden van de auditcommissies, griffiers en controllers van de twaalf organisaties. Op basis daarvan is een concept bestek opgesteld dat nu ter vaststelling wordt aangeboden. Het bestek bestaat uit een algemeen beschrijvend deel en een specifieke bijlage per deelnemer. 2.2 Opdrachtverstrekking accountantsdiensten is bevoegdheid raad De opdrachtverstrekking aan de accountant is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Om die reden wordt het bestek nu ter vaststelling aangeboden. Zodra het bestek is vastgesteld en de deelname aan de aanbesteding hiermee is bevestigd, wordt de Europese aanbestedingsprocedure opgestart. Alle deelnemers zijn vanaf dat moment gebonden aan de uitslag van de aanbesteding. Inhoud van het bestek In deze gezamenlijke aanbesteding is de jaarrekeningcontrole (inclusief interim controle) opgenomen. De inschrijvende partij offreert daarnaast uurtarieven waar de gemeente gebruik van kan maken bij individuele, aanvullende opdrachten. De aanbesteding heeft betrekking op een overeenkomst voor vier jaar (2022 tot en met 2025) met de mogelijkheid van verlenging van twee maal één jaar (2026 en 2027).

2/4

De GR-en, Dordrecht en Papendrecht die voor één jaar een nieuw contract aangaan met de huidige accountant zullen volgend jaar een aanbesteding doen en wellicht daarna weer in de pas lopen met de hierboven genoemde tijdsspanne. In het bestek en de bijlagen zijn opgenomen: • Beschrijving van de accountantsdiensten; • Algemene bepalingen en proces van inschrijven; • Eisen en wensen; • Beoordelingsprocedure; • Gunningscriteria; • Beschrijving van de organisaties; • Inschrijvingsbiljet (prijstabel). De beoordeling wordt uitgevoerd door (vertegenwoordigers van) de auditcommissies. Elke deelnemende organisatie heeft daarbij een gelijke stem in de beoordeling. Nr Wat Wie Wanneer (2021/2022) 1 Vaststellen bestek Gemeenteraden / Uiterlijk 4 oktober Algemeen Besturen 2 Uitvoeren aanbesteding SCD Inkoop 5 oktober – medio november 3 Beoordelen inschrijvingen Auditcommissies november 4 Bekrachtigen van de Gemeenteraden / december/januari voorgenomen gunning Algemeen Besturen 5 Bezwaartermijn van 20 januari dagen in acht nemen 6 Definitieve gunning/ Gemeenteraden / januari aangaan overeenkomst Algemeen met geselecteerde Besturen accountant Toelichting planning 1. De gemeenteraden en Algemeen Besturen stellen het bestek vast. 2. Nadat het bestek is vastgesteld vindt publicatie van de aanbesteding plaats. Partijen hebben vervolgens zeven weken om in te schrijven.

Dit is inclusief de beantwoording van vragen van inschrijvers over het bestek (via een nota van inlichtingen). 3. De aanbiedingen worden beoordeeld op de criteria zoals gesteld in het bestek. Dit leidt tot een voorstel voor een voorgenomen gunning. 4. De voorgenomen gunning wordt door de gemeenteraden en de Algemeen Besturen bekrachtigd. (N.B. Geen inhoudelijke behandeling meer van de aanbesteding). De voorgenomen gunning wordt vervolgens bekend gemaakt. 5. Er is een standstill termijn van 20 kalenderdagen. Inschrijvers die afgewezen zijn kunnen in die periode bezwaar maken tegen de voorgenomen gunning. 6. Indien geen bezwaren zijn gemaakt is de voorgenomen gunning definitief geworden. Er is dan geen verdere besluitvorming door de raden nodig. Kanttekeningen N.v.t. Financiële informatie N.v.t. De jaarlijkse accountantskosten vanaf 2022 zijn pas na gunning bekend. Communicatie N.v.t.

3/4

Vervolg Na besluitvorming door de gemeenteraden/besturen zal het aanbestedingstraject in gang worden gezet. Openbaar Ja

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten v0.5 (s) d.d. 29-7-2021.pdf Bijlage 1A. UEA Accountantsdiensten d.d. 7-5-2021.pdf Bijlage 2 Bijlagenboek aanbesteding Accountantsdiensten versie 0.2 30-07-2021.pdf Bijlage 2B Algemene inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020.pdf Bijlage 5 Hardinxveld-Giessendam v0.2 d.d. 26-7-2021.docx Raadsbesluit Aanbestedingsprocedure accountantsdiensten 2022 – 2025

4/4