VERVALLEN Voorstel_Uitvoering_Motie_Samen_Verder_+_inrichting_monitoringsgroep.pdf

Gemeenteraad (Het Debat en Het Besluit) GHG Raadsvoorstel Zaaknummer: 2024-0039489

Vergadering van 30 mei 2024 Gemeente Hardinxveld-Giessendam Hardinxveld-Giessendam Auteur: Sonja van der Stel sm.vander.stel@hardinxveld-giessendam.nl

Uitvoering Motie Samen Verder + inrichting monitoringsgroep Voorgesteld besluit 1. Het voorliggende plan van aanpak voor de uitvoering van de motie 'Samen Verder' te onderschrijven als basis voor het uitvoeren van de adviezen Deloitte/DeReeder 2. Vanuit ieder domein (gemeenteraad, college en organisatie) de verantwoordelijkheid te nemen en eigenaarschap te tonen voor de uitvoering van de adviezen / plan van aanpak in dat domein 3. Een monitoringsgroep in te stellen voor de uitvoering van de motie 'Samen Verder' met als samenstelling: - deelname door lid oppositie en lid coalitie uit de gemeenteraad - deelname door voorzitter Ondernemingsraad - deelname door portefeuillehouder P&O - ondersteuning en advisering door de driehoek van burgemeester, griffier en secretaris

Inhoud Inleiding Op 12 februari 2024 is het rapport 'Van verdeeld naar gedeeld leiderschap' van onderzoekers Deloitte/DeReeder aangeboden aan de voorzitter van de gemeenteraad. Op 29 februari 2024 heeft een openbaar raadsdebat over het rapport plaatsgevonden. Daarbij is unaniem de motie 'Samen Verder' aangenomen die de voorzitter van de gemeenteraad, in samenspraak met het college en het presidium, opdracht geeft om met een plan van aanpak te komen. Met dit voorstel wordt het plan van aanpak per domein (gemeenteraad, college en organisatie) aangeboden aan de gemeenteraad. Daarnaast wordt een voorstel gedaan voor de inrichting van een monitoringsgroep. Het college en de Ondernemingsraad hebben op 23 april 2024 reeds gelijkluidende besluiten genomen.

Inhoud van de motie 'Samen Verder' De inhoud van de motie 'Samen Verder' luidt als volgt: • een plan van aanpak op te stellen waarmee raad, college en ambtelijke organisatie vorm en inhoud geven aan de aanbeveling • hierin te beschrijven hoe de gemeenteraad – als opdrachtgever van het onderzoek – vanuit zijn kaderstellende en controlerende rol de voortgang kan monitoren; • in dit plan van aanpak een voorstel te doen voor prioritering van de aanbevelingen; • hierin in elk geval de bestuurlijke oriëntatie op de toekomst in een te plannen heidag voor het zomerreces van 2024 op te nemen; • dit plan van aanpak voor eind mei 2024 aan de gemeenteraad aan te bieden.

1/4

Samen als rode draad in het onderzoeksrapport De rode draad in het onderzoeksrapport zijn de woorden 'samen' en 'samenwerking'. In het voorliggende plan van aanpak wordt desondanks toch een onderscheid gemaakt in de uitvoering van adviezen door college, gemeenteraad en, onder leiding van het college, de organisatie. Die splitsing maakt de uitvoering van sommige adviezen overzichtelijker bijvoorbeeld als het gaat om eigenaarschap en prioritering van de adviezen. Er moet echter wel het besef blijven dat de uitvoering van de adviezen nauw met elkaar samenhangen en in die zin niet los van elkaar gezien kunnen worden. Dat is ook terug te zien in de thema's waaraan gewerkt moet worden en die de onderzoekers opsommen in het rapport: *ontwikkelen van een toekomstvisie *ontwikkelen van gedeeld leiderschap *ontwikkelen van collectiviteit van bestuur *versterken van de coördinatie en samenwerking *focus houden op de integraliteit en op de gemaakte afspraken in het coalitieakkoord *uitbreiden en versterken van de communicatie *werken aan cultuurverandering *stimuleren van tegenspraak (dualisme), ook in de gemeenteraad Alle uitgebrachte adviezen vallen onder een of meerdere thema's. In de kern gaat het om samen te werken aan collectiviteit, cultuur, coördinatie, consistentie en communicatie.

Beoogd effect Uitvoering geven aan de motie 'Samen Verder' en daarmee te borgen dat de adviezen uit het rapport Deloitte/De Reeder van februari 2024 worden uitgevoerd. Argumenten 1.1 Het plan van aanpak is een dynamisch document In de motie heeft de gemeenteraad gevraagd om een prioritering van de adviezen. Die prioritering is ontleend aan de mate waarin de uitvoering bijdraagt aan collectiviteit, cultuur, coördinatie, consistentie en communicatie. Daarmee kunnen we ons en elkaar goed richten op de uitvoering van de adviezen. De focus (of 'stip op de horizon') is door de samenhang in de adviezen in het rapport helder. De uitvoering van dit Plan van Aanpak leidt tot allerlei acties, deelthema's, (interne) werkgroepen enzovoorts. Dit is soms eenmalig, soms langer lopend of vraagt continue aandacht. Het plan van aanpak is geen statisch document: het ziet er over enkele maanden anders uit dan nu. 1.2 De uitvoering van het plan van aanpak hangt samen met andere processen en thema's Wat we beogen met de uitvoering van dit plan van aanpak staat uiteraard niet op zichzelf. Er is een relatie met vele andere processen en thema's.

Denk bijvoorbeeld aan regionale samenwerking en positionering van onze gemeente in allerlei netwerken, de prioritering en uitvoering van onze grote projecten, het opstellen van een omgevingsvisie, het verbeteren van de P&C-cyclus en verhogen van de kwaliteit en totstandkoming van P&C-producten. 2.1 De motie 'Samen Verder' vraagt verantwoordelijkheid vanuit ieder domein Ten behoeve van de uitvoering is in het plan van aanpak een onderscheid gemaakt tussen uitvoering van adviezen in of door college, gemeenteraad en organisatie. Waarbij de inhoudelijke en personele aansturing van de organisatie plaatsvindt vanuit de tweehoofdige directie. Op hun beurt maken zij de voortgang inzichtelijk richting het college. Voor de dagelijkse praktijk is er afstemming met de portefeuillehouder P&O. En voor de voortgang van de uitvoering van de adviezen vindt afstemming met de burgemeester plaats vanuit zijn rol als opdrachtnemer van de aangenomen motie. De driehoek van burgemeester, griffier en secretaris speelt een faciliterende en verbindende rol tussen college, gemeenteraad en organisatie. Steeds is van belang om vanuit de eigen rol en verantwoordelijkheid te werken: rolvast en waar dit niet gebeurt, elkaar daar op aan te spreken.

2/4

3.1 De monitoringsgroep draagt zorg voor verbinding tussen de domeinen en voortgang van de uitvoering In de monitoringsgroep komen de lijnen vanuit gemeenteraad, college en organisatie bij elkaar. De gemeenteraad kan zo invulling blijven geven aan de opdrachtgeversrol die zij voor het onderzoek vervulde. Doel van de monitoringsgroep is om de voortgang van de uitvoering van de motie 'Samen Verder' en daarmee de uitvoering van de adviezen gezamenlijk te bewaken. Tevens ontstaat onderlinge verbinding op de uitvoering van de adviezen en kan vanuit de overkoepelende rol naar het grotere geheel worden gekeken zoals dat in de motie is geduid: een toekomstbestendige organisatie en leren van de adviezen. 3.2 Verantwoordelijkheid voor terugkoppeling aan de gehele gemeenteraad De twee raadsleden die vanuit de gemeenteraad zitting hebben in de monitoringsgroep is verantwoordelijk voor terugkoppeling aan de gehele raad vanuit de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad. Daarnaast wordt van de raadsleden in de monitoringsgroep een actieve en aanjagende rol verwacht waar het gaat om de uitvoering van de adviezen die betrekking hebben op het domein van de gemeenteraad. 3.3 Inrichting monitoringsgroep markeert moment De inrichting van de monitoringsgroep markeert een belangrijk moment, namelijk de monitoring op de uitvoering van de adviezen uit het rapport.

Voor de organisatie is dit van groot belang, omdat hiermee het signaal (nogmaals) wordt gegeven dat de adviezen daadwerkelijk worden opgepakt. Voor de gemeenteraad is de inrichting van de monitoringsgroep onderdeel van het besluit in de aangenomen motie. Kanttekeningen 2.1 Gezamenlijk eigenaarschap vraagt om individueel eigenaarschap De monitoring van de uitvoering van de adviezen is een gedeelde verantwoordelijkheid. De concrete uitvoering van de adviezen is een verantwoordelijkheid van ieder domein: gemeenteraad, college en organisatie. Het vraagt rolvastheid, aanspreekbaarheid en transparantie. Financiële informatie De inrichting van de monitoringsgroep vraagt geen extra structureel budget indien wordt gekozen voor een praktische organisatie: bijeenkomsten in huis, waar mogelijk aansluiten op bestaande of al geplande overleggen. Incidenteel kan budget nodig zijn, bijvoorbeeld wanneer externe ondersteuning of advisering door de onderzoekers wordt gevraagd. Waar voor de uitvoering van de adviezen extra budget nodig is, wordt een separaat voorstel opgesteld en voorgelegd aan college en/of gemeenteraad. Communicatie Vanuit de verschillende rollen kan in iedere bijeenkomst van de monitoringsgroep worden bepaald wat vervolgstappen zijn, bijvoorbeeld een terugkoppeling aan presidium, gemeenteraad, college, achterban of organisatie.

Het is wel van belang om die vervolgstappen met elkaar te delen, zodat men dit van elkaar weet. Vervolg Organisatie van de monitoringsgroep De monitoringsgroep bepaalt de frequentie van de overleggen en doorlooptijd van de monitoringsgroep. Aanbevolen wordt op het onderdeel communicatie als vast agendapunt op te nemen om de onderlinge verbindingen te waarborgen. Waar nodig kan een incidenteel beroep worden gedaan op advies of klankbord door een of beide externe onderzoekers Deloitte/DeReeder. 1e bijeenkomst van de monitoringsgroep Na besluitvorming door de gemeenteraad en het aanwijzen van vertegenwoordigers in de monitoringsgroep zal half juni een 1e bijeenkomst plaatsvinden. Tijdens de heidag van de gemeenteraad in juli is de uitvoering van motie tevens geagendeerd. Een vertegenwoordiging vanuit

3/4

de gemeenteraad bereidt het programma voor. Openbaar Ja

Bijlagen 1. Bijlage 1 - Plan van aanpak uitvoering motie

4/4