Verordening op de auditcommissie gemeente Hardinxveld-Giessendam.pdf

Interne documenten - 4865

gemeente Hardinxveld-Giessendam (4 . Datum raadsvergadering 17 februari 2011 (Het Besluit) Agendapunt nummer 4 Nummer: Ge|G/mTE>/4865 Ondenverp: Vaststellen verorde|ng op de auditcom|l'ssie gemeente Hardi|veld-Giessendam. Aan de raad Inleiding Bij raadsbesluit vall 23 deoember 2004 is een auditcomml'ssie ingesteld. Voor de samenstelling vall deze cornmissie is destijds aansluiting gezocht bij de s|enstelling van de comlàûssie Co||icatie & sturing. Over de bevoeg|eden, samenstelling, zittingsdu| eto. is niets vastgelegd, Door de nieuwe vergaderstmctuur van de gemeenteraad bestaan er geen raadsoovvl'ssies meer. Het verdient aanbeveling het invullen van de auditco|issie opnieuw te bezien en een verorde|ng vast te stellen waarin alle zaken rond een auditcomml'ssie worden vastgelegd. In de voorbereiding hierop hebben de beoogde (p1v) leden een workshop bijgewoond waarin de accountant voorlichtlg heeft gegeven over de zaken die in een verordeëng geregeld moeten worden. I-lierna is een concept-verorde|ng opgesteld die op z4januari 2011 in een vergadœing van het presitsik| is besproken. Doel De auditcom|ssie is het overlegorga| dat namens de raad periodiek overleg voert met de accoulztallt.

Dit overleg gaat onder andere over de accoulAtalztscontrole die de accotmtant voor de gemeelzteraad uitvoert, Daarnaast speelt de auditco|issie een rol bij het opstellen van het prop'arl|a van eisen voor de a|besteding van de accoulltalztscontrole en is de comrnissie nad|/elijk betrokken bij de keus voor een nieuwe account|t. Belangrijlte punten in de verortlening op de atlditcommissie gemeente Hardinxveld-Giessendam In de verordeing zijn artikelen opgenomen over de taken, bevoeg|eden, samenstelling en zittùlgsdu| van de comnéssie, en ook over de verslaglegging en de wijze waarop de raad wordt geïllformeerd. Bijzonder hierbij is dat burgel-leden, zitting lctml'lœl nemen in de auditco|ml'ssie als plaatsve|angelzd lid. Voorstel Salnenvattend stelt het presidium u voor de tverordening op de auditco|issie gemeente Hardi|veld-Giessendmn' vast te stellen, Het presidimn van de gemeente H|énxveld-Giessen|m, de voorzitter, @ kp A M. Wiebosch - Steermn t

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 4

Interne documenten - 4865

gemeente Hardinxveld-Giessendam @. De raad van de gemeente H|inxveld-Giessenda; gezien het voorstel van het Presidium, nr, GernHG/mTE|/4865; geld op artikel 84 van de Gemeentewet bes1uit: vast te stellen de verordeïng op de auditoommissie gemeente Hardi|veld-Giessend|. Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordeïng wordt verstaan onder: a. account|t: de in de Controleverordeing gemeente HardinxveldGiessendam bedoelde accotmtant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde ja|relçenl'ng' b. advies: advies van de auditcomml'ssie a| de raad; c, college: het college van bmgemeester en wethouders; d. commissie: de auétcomml'ssie; e. colztroleprotocol: het conkoleprotocol voor de account|tscontrole op de jaarrekeing; controleverorden|g'. Controleverordening gemeente Hrdinxveld-Giessendam. het Debat: de raadsbijee|çomst waadn raadsvoorstellen worden besproken in voorbereiding op de besluitvor|ng in de raadsvergadering; raad: de gelneenteraad; voorzitter: de voorzitter van de auditcommîssie. Artilkel 2 Instelling en Doel Er is een auétcommissie die de raad adviseert. De commissie heeû als dool: afstelnml'ngsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4 van de Controleverol-dening en uitvoering te geven aan de taken als omsclueven in artilûel 3 van de verordeëng op de auditcommissie gemeente Hard|veld-Giessendaln; b.

overleg te voeren met betrekking tot het aanbeste|gstraject vall de acco|tant. De commissie treedt niet in de bevoegoeden val'l raad en college. Artikel 3 Talten en bevoegdheid De commissie adviseert over de plamûng- en controlinst|melzten.

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 4

Interne documenten - 4865

2. De conlmissie adviseert over het Progrnnnmn van Eisen voor de a|besteéng van de aooo|tantscontrole, zoals bepaald in artikel 2, derde lid vatl de Controleverorde|ng, Jaarlijks voorafgaand aan de aoco|tantscontrole vindt afstemml'ngsoverleg plaats tussen de commissie en de acoountêmt met de mogelij|eid om speoifieke aalldacht te besteden aan bepaalde posten of org|isatieonderdelen, zoals ook bedoeld in al-tikel 4 van de Controleverorde|ng, 4. De oonunissie adviseert over het vast te stellen conàol|rotoool. 5. De commissie bespreeld met de accountant zijn rapport vatl bevindingen over de controle van de ja|ekening zoals bepaald in artikel 7, vierde lid, van de Controleverordeëng, en brengt hierover een advies uit. 6. De oomnnissie adviseert over hd evalueren vml de werkzaamheden van de acco|tant. 7. De commissie bereidt het aanbesteingstrajeot voor van het contract met de acco|tant. 8. De comrnissie adviseert over de door de accotmtant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten. De cormnissie draagt er zorg voor dat de raad inzicht ltrijgt in het opvolgen van aanbevelillgen van de in het vorige lid van dit alïikel genoemde rapporten. 10. De comml'ssie kan adviseren over taken zoals de financiële uitg|gsp|ten, de Gnanciële positie, onderzodœn college, de lokale rdœrlkamer en beai|gingen. Artikel 4 Samenstellillg en belloeming 2.

De cornmissie bestaat uit raads- en/of b|gerleden. De raad benoemt de leden en plaatsve|angende leden van de commissie, Elke fradie çlraagt een lid en plaatsvewmlgend lid voor. Burgerl|en ltulmen alleen als plaatsvewangend lid worden benoemd. De conunissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een pl|tsve|angend voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stelmvcht. De griftier of de plaatsvervangend gfiffîœ is secretaris van de commissie. De cornmissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de oo|nissie. Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval a|gemerkt: de podefeuillehouder Financiën, de gemeentesecret|s, het hoofd Middelen en de account|t. Artiltel 5 Zlttingsduur De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad. De raad kan een comvl'ssielid tussentijds ontslaan, Een comml'ssielid 1ç.a11 te allen tijde ontslag nemen. Artikel 6 Talten van de voorzitter De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeemo|en van de commissie, het leiden van de vergaderùlgen, het bewaken van de uitg|gspunt| en het bevorderen van zorg|ldige advisering over col|ssiea|gelegellheden. De voorzitter wordt daarbij onderste|d door de secretaris van de cœmnissie.

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 3 van 4

Interne documenten - 4865

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging 5, De comrnissie vergade| n'ûnilzlîtal twee maal perjaar of zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 3 benoemde taken, De vergaderingen van de conunissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt. De besluite|ijsten, waarin de adviezen van de comnnissie zijn opgenomen, zijn openbaar, tenzij de conunissie anders bepaalt. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijlieid van de secretads. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Het vastgestelde verslag van besloten vergaderingen wordt vedrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden vall hd presidium en de overige raads- en burgerleden. Artiltel 8 Informeren raad De cornmissie informeert de raad via de vergaderlg van Ksl-let Debat'' over gemaakte afspraken met de accotmtant erl/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad mssentijds te informeren over beWndingen aangaande haar werlçzaa|eden. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de cornmissie eon toelichting in de vergadedng van ççllet Debat'' V|ouwelijlte mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Artiltel 9 Citeertitel Deze verorde|ng 1ç.ari worden aangehaald als de S%verorde|ng auitoomml'ssie H|di|veldGiessendam'' Artilœl 10 lnwerkingtreding De vœordening treedt de dag na de bekendmaldng in werking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergaderlg varl de raad van de gemeente Hard|veldGiessendam van 17 febnlal-i 201 1 . De griflier, De voorzittœ, .j *) Uzveqe A. van Vliet-v.d. Ploeg. M. Wiebosch-st eman. Afd . : GR Ref.: avl

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van 4