Raadsinformatienota tussentijdse rapportage aanbevelingen extern onderzoek.pdf

GOEDGEKEURD Vergadering van 20 april 2021 Gemeente Hardinxveld-Giessendam Hardinxveld-Giessendam

College van burgemeester en wethouders GHG Besluit

8

Tussentijdse rapportage aanbevelingen extern onderzoek - Informatienota

Samenstelling: Aanwezig: de heer Dirk Heijkoop, burgemeester; mevrouw Trudy Baggerman, wethouder; de heer Theo Boerman, wethouder; de heer Jan Nederveen, wethouder; mevrouw Sonja van der Stel, locosecretaris

Inhoud Inleiding In het voorjaar van 2020 heeft het college samen met u een belangrijke stap gezet om de dienstverlening van de gemeente te versterken. Het collegevoorstel 'Focus 2020' leidde tot een onafhankelijk onderzoek naar de oorzaken van de druk die is ontstaan op de dienstverlening. De rapportage heeft het college op 17 december 2020 uitgebreid met u besproken door middel van het raadsvoorstel 'stutten en verstevigen van de organisatie'. De belangrijkste, overkoepelende bevinding van het onderzoek luidt dat er zowel op bestuurlijk als op organisatorisch niveau een sturend collectief ontbreekt. Het onderzoek bevat aanbevelingen om dit op te lossen. In het eerste kwartaal van 2021 hebben wij u toegezegd om u regelmatig te informeren over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen uit het onderzoek van Deloitte. Via deze informatienota brengen wij u op de hoogte van de ontwikkelingen. Kernboodschap Op 30 maart heeft het college de bestuurlijke opdracht 'organisatieontwikkeling: bedrijfsvoering' vastgesteld. Deze opdracht richt zich op het doorvoeren van de aanbevelingen over de bedrijfsvoering en draagt bij aan het realiseren van de 3 R'en: Rust, Regie en Relatie. De aanbevelingen over de organisatiecultuur zijn belegd bij de nog te werven cultuurcoach/organisatiedeskundige.

Voorliggende rapportage over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen is opgebouwd rond de thema's uit de bestuurlijke opdracht. Elk thema is verder uitgewerkt naar speerpunten. 1. Personele capaciteit op orde brengen en houden 2. Deskundige en ervaren medewerkers 3. Collectieve sturing versterken 4. Overzicht, inzicht en kaderstellende wijze van prioritering 5. Werkwijzen vastleggen en vastzetten: zo werken we met elkaar 6. Vernieuwen van het personeelsbeleid 7. Informeren en rapporteren

1. Personele capaciteit op orde brengen en houden

1/4

De raadsbesluiten van 17 december 2020 en 18 februari 2021 leiden tot werving van ca. 9 FTE. In combinatie met de nog beschikbare vacatureruimte, vervanging voor inhuurkrachten en openstaande vacatures komt het totaal neer op 18 FTE. Door deeltijdfuncties komt dit neer op totaal 27 vacatures. Alle vacatures staan eerst anderhalve week open voor interne kandidaten. Hierna start de externe ronde, waarbij een eigen wervingspagina voor onze organisatie is ingericht. Daarnaast is er voor zowel het profiel van de gemeentesecretaris als nog 6 andere functies een mediacampagne opgericht om het online bereik te vergroten. Een kwart van het aantal vacatures is inmiddels ingevuld, waaronder de functie van de manager bedrijfsvoering. In de onderstaande tabel staat een overzicht van de voortgang.

Raadsbesluit 17 dec 2020* FTE

Totaal Ingevuld Nog in te vullen

14,9 4,0 10,9

Raadsbesluit 18 febr 2021

Aantal FTE vacatures (= aantal benodigde personen) 22 1,6 6 1 16 0,6

Overige Totaal openstaande vacatures Aantal FTE Aantal FTE vacatures (= vacatures (= aantal aantal benodigde benodigde personen) personen) 2 1,9 3 18,3 1 0,5 1 5,5 1 1,4 2 12,8

Aantal vacatures (= aantal benodigde personen) 27 8 19

*In het overzicht is naast de extra 7 FTE en in te vullen inhuurposities ook gebruik gemaakt van de beschikbare vacatureruimte van 0,11 FTE beleidsmedewerker B en 0,56 FTE vakspecialist D bij het team samenleving.

2. Deskundige en ervaren medewerkers Om de start van 27 collega's tot een succes te maken, stellen we een nieuw, 'coronabestendig' introductieprogramma op. Hierbij ligt de focus op het delen van kennis en het eigen maken van de systemen en werkgewoontes. Integraal werken is hierbij ook een belangrijk onderdeel.

3. Collectieve sturing versterken We werken aan het definiëren van het collectieve sturingsmodel HG. In een parallel traject geven we de onderdelen die we hebben afgerond direct vorm in de organisatie. 'Spelverdeler' is de eerste rol die we hebben gedefinieerd. Die rol wijzen we vervolgens formeel toe aan een aantal medewerkers. Ook werken we op een aantal onderwerpen al aan de hand van formeel opdrachtgever- en opdrachtnemerschap.

4. Overzicht, inzicht en kaderstellende wijze van prioritering Het jaarlijkse proces van de biedingen vormt de basis voor het thema 'Overzicht, inzicht en kaderstellende wijze van prioritering'. De dienstverlening van de gemeente Hardinxveld-Giessendam kwam de laatste jaren steeds meer onder druk te staan. Het organisatieonderzoek in 2020 noemde als belangrijkste, overkoepelende

2/4

oorzaak dat er zowel op bestuurlijk als op organisatorisch niveau een sturend collectief ontbreekt. De onderzoekers gaven ook aan dat het hele veranderproces eerder jaren dan maanden in beslag. We bevinden ons nog in de eerste fase (stutten en verstevigen) van dit veranderproces waardoor de dienstverlening nog steeds onder druk staat. In het proces van de biedingen 2021-2022 hebben wij in beeld gebracht op welke gebieden de knelpunten zich bevinden:  Ruimtelijk ontwikkeling: omgevingswet, beleidsontwikkeling voor projecten,  Projecten: participatie, financiële dekking van projecten/ongedekte projecten, wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie (DBA), contracten en privaatrechtelijke handhaving, ontwikkelen beleid biodiversiteit, deelname gebiedstafel stikstof.  Milieu: voorbereiden van gevolgen van de omgevingswet voor de milieuthema's zoals geurbeleid, inefficiëntie door ad hoc advisering, afhandeling vragen van de omgevingsdienst, financiële gevolgen van toenemend beroep op omgevingsdienst door te weinig eigen personele capaciteit.  Mobiliteit: beleidsnota Fiets, bussluis, Spindermolen-Wieling, nota bewegwijzering, raamcontract verkeerskundig advies en de behandeling van klachten en vragen van inwoners en raadsleden.

 Duurzaamheid: duurzaamheid & leefomgeving, klimaatadaptatie lokaal, duurzaamheid en mobiliteit, duurzaamheid en omgevingswet, duurzaamheid en ruimtelijke ontwikkeling, duurzaamheid & economie, inzet energiecontactfunctionaris, regionale adaptatiestrategie (RAS), actualiseren lokale energieagenda, aansturing en inzet Regionaal Energie Loket en beantwoording vragen.  Economie: regionaal overleg Deal, regionaal overleg accountmanagers, bijdrage aan duurzaamheid, behoud jongeren via mbo via maritiem opleidingstraject Triple Helix en ondernemersfonds.  Sociaal-maatschappelijk: dierenwelzijn, aansluiting sport en gezondheid, buurt bestuurt, kunst en cultuur, publieke gezondheid, inclusieagenda (met het Platform Sociaal Domein), LHBTI, sociale kaart, huiselijk geweld/kindermishandeling, geweld hoort nergens thuis, participatiewet, actualisatie handhavingsbeleid kinderopvang en onderwijsachterstandenbeleid. De komende weken behandelt het college mogelijke oplossingen voor deze knelpunten. De vertaling hiervan vindt u in de perspectiefnota. Deze perspectiefnota staat gepland voor uw raadsvergadering van 8 juli 2021.

5. Werkwijzen vastleggen en vastzetten: zo werken we met elkaar Medewerkersonderzoek Het streven is om komend half jaar een medewerkersonderzoek op te zetten, waarbij het dialoog aangaan in de teams het belangrijkste onderdeel is. Medewerkers voeren hierbij het juiste gesprek met als doel rust en relatie: oog en oor hebben voor de noden die er leven en de onderstromen die er zijn. Organisatiebesluit, mandaatbesluit en budgethoudersregeling De organisatie werkt al in de geest van het organisatiebesluit, het mandaatbesluit en de budgethoudersregeling, maar deze zijn nu ook vastgesteld door het college. De ondernemingsraad heeft positief geadviseerd. Deze 3 documenten vormen een belangrijke basis voor de wijze waarop we met elkaar werken. De komende periode voeren we deze in. Servicenormen In februari en maart zijn er elke week 3 servicenormen goed tegen het licht gehouden en gedeeld in de organisatie. Door middel van een spelelement zijn medewerkers gestimuleerd om te voldoen aan deze servicenormen. Ook zijn de servicenormen nog extra toegelicht in elk team.

3/4

6. Vernieuwen van het personeelsbeleid Regeling Beoordelen en Belonen Het actualiseren van het personeelsbeleid is ook gestart. Een nieuwe regeling voor zowel beoordelen als belonen is opgesteld. Een belangrijk onderdeel hiervan is de toevoeging van het ontwikkelgesprek die waarborgt dat medewerkers met elkaar in gesprek gaan over eigen regie en ontwikkeling. Ook helpt dit om de focus te behouden op de opdrachten vanuit opdrachtgeverschap in plaats van ad hoc werken. De komende periode voeren we beide regelingen in. Functiewaarderingssystematiek Het huidige functiewaarderingssysteem sluit niet meer aan bij onze huidige organisatie. Op 2 februari 2021 heeft het college daarom ingestemd om de invoer van het functiewaarderingssysteem van HR21 verder te onderzoeken. Dit systeem leidt tot marktconforme salarissen. We hebben de vacatures die nu open staan indicatief laten waarderen op basis van het nieuwe systeem. Daarmee kunnen we voor deze vacatures met een marktconform salaris werven. Hieruit volgt voor een aantal functies een hogere waardering ten opzichte van ons huidige systeem. De gevolgen hiervan voor het jaarlijks budget van € 75.000 leggen wij via de planning- en controlcyclus aan u voor. Naast de indicatieve waarderingen starten we de invoering van het volledige functiewaarderingssysteem op, waarbij instemming vanuit de OR onderdeel uitmaakt van het proces.

7. Informeren en rapporteren Door middel van deze informatienota zal het college u nu en in de toekomst blijven informeren over te voortgang. Een vergelijkbare nota deelt het college ook met de organisatie om helder en open het gesprek te voeren over de ontwikkelingen. Consequenties Risico's In het raadsbesluit van 17 december staat een aantal risico's benoemd, zoals krapte op de arbeidsmarkt en de overbelaste organisatie. Aanvullend daarop is het belangrijk om rekening te houden met invloed van de beperkingen door het coronavirus. Het ontbreken van fysieke bijeenkomsten leidt tot inefficiëntie en vertraging van processen, zowel bij bedrijfsvoeringsprocessen als inhoudelijke thema's. Financiën Wij geven deze financiële paragraaf de komende rapportages vorm. Vervolg Deze rapportage vormt de basis om u op de hoogte te houden en zal zich verder uitbreiden op basis van nieuwe ontwikkelingen. De volgende informatienota ontvangt u in juli. Daarnaast staan we op 20 mei en 24 oktober gezamenlijk stil bij de voortgang van de aanbevelingen uit het rapport. In de planning- en controlcyclus zal in de paragraaf bedrijfsvoering stil gestaan worden bij deze thema's. Aldus besloten in bovenvermelde vergadering,

4/4